ABCDE: probabil mai mult timp bine folosit

Nu-i asa ca ar fi grozav sa avem doua ore in plus zilnic? Imagineaza-ti cum ar fi asta cate n-ai putea face Doua ore inseamna un ciclu de somn in plus, un rasfat cu relaxare, carte si ceai si/sau prajituri, o plimbare cu bicicleta in parc, un film vazut cu iubitul sau iubita, un proiect terminat, un stat la povesti (lungi) cu prietenii. Pana una-alta, nu se poate. Ce se poate este sa folosim timpul mai eficient. ABCDE este o astfel de metoda de impachetare a mai multor activitati in aceeasi cutie de 24 de ore. Sau impachetarea lor astfel incat sa mai ramana si spatiu in cutie. Creatorul ei este Brian Tracy, destul de faimosul specialist in dezvoltare personala, care se jura ca aceasta metoda l-a ajutat sa ajunga departe. Secretul metodei ABCDE: mai intai si mai intai ABCDE este o metoda de prioritizare a activitatii. Brian Tracy a plecat in elaborarea metodei de la constatarea ca adesea ne gasim in criza de timp pentru ca am evitat acea actiune foarte importanta care near aduce cele mai multe si importante rezultate. Sau care, neindeplinita la timp, are cele mai grave consecinte. Iti suna cunoscut a te apuca sa aranjezi biroul (era si asta pe lista cu lucruri de facut!) in loc sa lucrezi ACUM la prezentarea pe care o vei avea de sustinut in doua ore? Ce zici de a te ridica din cinci in cinci minute sa mai bei niste apa, sa-ti mai faci un sandvis sau sa cureti monitorul (se vede praful ala, ceva de speriat!) si, daca tot te-ai ridicat, sa demontezi si sa cureti toata tastatura (oricum, trebuia sa faci asta cat de curand) cand ai de invatat pentru un examen? Tot secretul metodei ABCDE sta in a te stimula sa faci mai intai si mai intai acea activitate care va aduce cele mai multe rezultate sau va avea cele mai neplacute/grave/dureroase consecinte daca nu o duci la indeplinire. Se elimina astfel pierderile de timp cauzate de procrastinare (amanare) si de teama de a incepe ceva cu adevarat greu. Eu folosesc de un an si fix sapte luni metoda ABCDE. Imi place pentru ca nu presupune un efort mare. Alte metode de eficientizare vor sa te scuture, sa-ti schimbe total obiceiurile anterioare. ABCDE cere doar sa sa imbunatatesti putin lista ta cu activitati de facut: sa adaugi, in dreptul fiecareia si in functie de prioritati, una din cele cinci litere. Te vei obisnui cu mica schimbare in doua-trei zile. In plus, o sa vezi ca datorita ordonarii alfabetice, ti se va parea de la sine inteles ca unele activitati sunt de facut inaintea altora. Efortul tau cu metoda ABCDE este doar unul de mobilizare, si oricum pe asta nu il poate face nimeni in locul tau. Traducere alfabeto-eficienta

A Neaparat. Ai mai putea spune si Arde, intre noi fie vorba. Daca nu faci, nu o sa fie bine. Un raport urgent, ce trebuie predat ieri, daca se poate. Sa platesti factura pe spatele careia esti amenintat cu intreruperea alimentarii cu energie electrica. Sa cumperi un cadou pentru petrecerea de peste trei ore (iti tin pumnii, mai ales daca sarbatoritul e barbat!). B E bine sa. Nu arde, dar se vede si se simte fumul. Daca rezolvi treaba asta, actionezi preventiv. Iti reinnoiesti buletinul sau pasaportul inainte sa expire, platesti impozitele inainte de ultimele doua saptamani, cand se inghesuie toata lumea la cozi infernale. C Nu ar strica sa. Brian Tracy incadreaza aici activitati pe care daca le faci, e mai bine decat daca nu le faci. Insa daca nu le faci, totul e in regula. Nu exista consecinte neplacute. Suna pe cineva drag sau pe cineva cu care nu ai mai vorbit de multa vreme. Du-te si schimba cateva vorbe cu un coleg simpatic. Exact, trece activitatea asta pe to do list. E placuta, o faci daca ai timp si daca vrei sa-ti reincarci bateriile si in acelasi timp faptul ca o treci pe lista te ajuta sa nu uiti ca esti mult mai mult decat ceea ce faci. D Pasezi altcuiva. S plateasca ei factura de telefon si internetul (uite cum poti scapa de activitatea A de care povesteam mai sus, daca ai la cine apela). Sau sa restituie cartile imprumutate la bibliotec si sa treaca sa ia si formularele alea de inscriere. E Deloc. Nu mai trebuie sa te ocupi de asta. Poate ca s-a rezolvat de la sine sau s-a ocupat altcineva. Poate pur si simplu nu mai e nevoie de acea activitate. Asa ca nici nu-ti mai bati capul cu ea. Nu mai exista. Cateva amendamente si observatii Pune codul activitatii la inceput, inaintea liniutei sau bullet-ului. Vorba lupului, ca sa o vezi mai bine. Nu o sa ai nevoie de E. Destul de rar vei simti nevoia sa-ti treci pe lista cu lucruri de facut ceva ce s-a rezolvat deja. Iar daca se rezolva intre timp ceva ce aveai de facut, o sa-ti fie si mai usor si mai placut sa bifezi actiunea respectiva sau pur si simplu sa o tai de pe lista. Mai conteaza daca ai rezolvat-o tu sau s-a rezolvat de la sine? Bine ca nu mai e pe lista si ce sentiment placut sa mai tai ceva de pe lista aia, mai ales daca era o actiune A! ABCD e si mai simplu. Legatura dintre A si grupul vitaminelor B. Daca si tu ai multe de facut intr-o zi si toate sunt importante, o sa vezi ca A-ul o sa fie cel mai des folosit. Eu am observat asta si am facut asa: am ierarhizat in functie de consecinte si importanta rezultatelor fiecare activitate de tip A. Au rezultat A1, A2, A3 si-asa mai departe. De-acum incolo, analog. A de la Arde. Cel putin la inceput tentatia de a face ceva mai placut decat nesuferita si complicata activitate A va fi mAAAre. Tine minte ca A vine de la Arde. Si nu vrem asta. Singura exCeptie. S-ar putea incadra la trisat daca nu ar fi ceva placut si care te ajuta sa nu fii doar un robotel care rezolva sarcina dupa sarcina dupa sarcina dupa program. Te ajuta sa ramai uman si echilibrat chiar si cand ai multe-multe de facut, pentru ca iti reaminteste ca esti mult mai mult decat ceea ce faci. Mai strecoara cate o activitate C printre A-urile alea. O sa te umple de energie.

Planificarea activitatilor
Astazi vom discuta despre unul dintre cele mai importante principii ale managementului timpului si anume planificarea activitatilor. Adevarul este ca nu vom avea niciodata suficient timp sa facem tot ceea ce ne dorim, indiferent de cat de multe tehnici de management al timpului aplicam. Nu conteaza cat de multe tehnici de productivitate personala vom aplica, tot nu vom reusi sa facem toate lucrurile pe care le avem de facut. Tot ce putem face este sa ne stabilim prioritatile in asa fel incat sa acordam mai mult timp activitatilor mai importante. Cineva spunea ca niciodata nu vei avea sufiecient timp sa faci toate lucrurile pe care le ai de facut, insa intotdeauna este timp pentru lucrurile cu adevarat importante. In asta consta managementul timpului: organizarea activitatilor si prioritizarea lor astfel incat sa reusim sa ne indeplinim atributiile cele mai importante si abia apoi, daca mai ramane timp, ne ocupam de celelalte activitati, mai putin importante. Probabil va intrebati cum puteti sa va stabiliti prioritatile, cand aveti asa de multe lucruri de facut incat nici nu stiti de care sa va apucati mai intai. Secretul este sa va scrieti zilnic toate activitatile pe o foaie de hartie. Faceti-va o lista cu tot ce trebuie sa faceti in acea zi. Cel mai bun moment pentru intocmirea acestei liste este seara, inainte de culcare. Inainte sa va culcati, planificati-va toate activitatile pe ziua urmatoare. Scrieti in aceasta lista toate lucrurile pe care le aveti de facut, indiferent ca unele necesita doar 10-15 minute, iar altele 2-3 ore.

Metoda ABCDE
Dupa ce ati intocmit aceasta lista, stabiliti prioritatile aplicand metoda ABCDE recomandata de Brian Tracy in toate programele sale de management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metoda? In dreptul fiecarei activitati puneti una din literele A, B, C, D sau E, in functie de importanta activitatii, astfel:

A activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaparat sa le faceti. Un astfel de exemplu ar putea fi o intalnire cu un client foarte important al afacerii dumneavoastra. B notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiar atat de grave. C activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut sa le faceti, insa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastra. Un astfel de exemplu ar fi sa iesiti cu un coleg la o cafea. D activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altor persoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra. De exemplu, daca aveti de printat niste documente, puteti pune secretara sa se ocupe de asta, astfel ramanandu-va dumneavoastra timp sa va ocupati de alte activitati mai importante.

E notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista, fara a avea nicio consecinta asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru dumneavoastra. O astfel de activitate ar putea fi sa jucati un joc sau sa urmariti un meci de fotbal (exceptand cazul in care sunteti antrenor sau activati in domeniul sportiv).

Bine inteles, puteti avea mai multe activitati de tip A, B, C, D sau E. Daca aveti mai multe astfel de activitati, notati-le cu A-1, A-2, A-3 si tot asa, in ordinea importantei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastra sa-l realizati in ziua respectiva. De asemenea, aplicati aceeasi metoda si pentru celelalte activitati notate cu B, C, D si E. Ideea de baza este sa nu faci o activitate de tip B, atata timp cat inca mai sunt activitati de tip A pe care nu le-ati indeplinit. Brian Tracy recomanda aceasta metoda ca fiind una dintre cele mai bune metode pentru managementul timpului, stabilirea si planificarea activitatilor. Va invit sa o incercati si sa va convingeti singuri de importanta sa. In articolul urmator vom continua cu alte metode si tehnici de management al timpului. Pana data viitoare, va recomand sa va planificati in fiecare seara ziua urmatoare, intocmindu-va o lista cu toate activitatile pe care le aveti de indeplinit si stabiliti-le prioritatile folosind metoda ABCDE. Mult succes! Din cand in cand, prinsa in munca de zi cu zi, ma intreb: Cat de importanta este de fapt aceasta activitate? Si dupa ce am evaluat importanta, decid sa o continui, sa o aman pentru o data ulterioara, sa o deleg sau sa o abandonez Am invatat aceasta intrebare esentiala datorita lui Stephen Covey cel care a revolutionat modul in care mediul de business percepe (si aloca) timpul. Stephen Covey sustine ca ne petrecem timpul cu activitati ce pot fi clasificate in functie de urgenta si importanta. Astfel, urgent este ceva care trebuie sa se intample acum si ne cere o atentie imediata. Urgentele ne provoaca, ies in evidenta, aproape ca tipa la noi. Pe de alta parte, o activitate importanta este cea are substanta in timp, care aduce o contributie pe termen lung. Iata cele 4 cadrane (descrise de Stephen Covey in Eficienta in 7 trepte, Editura Allfa, 2002):

Stephen Covey - important si urgent

Fiecare cadran este diferit si include un anumit tip de activitati. Cadranul I (urgent si important) este cadranul oamenilor dominati de crize si probleme. Un om pe care l-am defini ca stresat isi petrece probabil mare parte din timp aici, rezolvand urgente si avand un stil de manager pompier (mereu in cautarea unui incendiu care trebuie stins). In mediul profesional, multe organizatii isi petrec majoritatea timpului in acest cadran, avand chiar valori organizationale de tipul sense of urgency (simt al urgentei). Cadranul I contine activitati importante, insa a sta foarte mult timp aici este extrem de obositor si aduce multa tensiune si oboseala pe termen lung. Cadranul III (urgent si neimportant) este destinat activitatilor care se intampla repede (sau altii ne cer sa se intample repede) dar care nu au o importanta foarte mare in sine. Este esential sa diferentiem intre cadranul I si III, deoarece multi manageri si multe organizatii fac aceasta confuzie dau o importanta prea mare unor activitati in esenta banale. De exemplu, in organizatiile de vanzari este deseori considerat nepotrivit sa nu raspunzi pe loc la telefon, indiferent de momentul zilei in care te-ai afla. Aceasta asteptare iti poate induce presiunea de a te intrerupe intotdeauna cand suna cineva, chair daca apelul respectiv este relativ neimportant si poate fi amanat la un interval de timp rezonabil. Cadranul IV (nici urgent, nici important). Aici regasim activitatile care ne manaca sau ne pierd timpul. Includem aici emisiunile la televizor la care privim fara un interes real, doar ca sa treaca timpul, a treia cafea cu colegul de serviciu, surfing-ul pe Internet fara a urmari ceva util, fumatul etc. Este important sa programam in agenda noastra activitati si timp pentru relaxare benefica, care sa ne aduca placere (care pot fi sport, dans, timp cu familia si prietenii, pauza la locul de munca etc). In cazul in care nu vom include acest timp, inconstient ne vom lua pauze (de tipul activitatilor nici important, nici urgent) dar timpul petrecut asa nu va fi neaparat de calitate. Cadranul II (important dar nu urgent) A petrece cat mai mult timp aici este solutia unui management personal eficient. In acest cadran regasim activitatile care ne definesc, care sunt cu adevarat importante pentru noi. Cadranul II cuprinde acele activitati care nu ard, dar a caror amanare la nesfarsit ne va costa. Aici includem timpul de calitate pe care il petrecem pentru a ne indeplini rolurile noastre fundamentale. Si iata cateva exemple: timpul de calitate petrecut cu familia, joaca impreuna cu copii, momentele de intimitate petrecute impreuna cu partenerul, impartasirea bucuriilor dar si a framantarilor alaturi de prietenii dragi, activitatile profesionale care ne aduc cu adevarat valoare si care ne imbogatesc Cum putem sta mai mult in cadranul II (important dar nu urgent): 1. Asuma-ti responsabilitatea cu privire la timpul tau (si la viata ta). Timpul este viata ta iar tu decizi care este cel mai bun mod de a petrece acest timp pentru tine.

2. Planifica. In mod paradoxal, pentru a avea mai mult timp este nevoie sa stim ce vrem sa facem cu el. Ia-ti regulat timp pentru planificare (de exemplu 2 ore pe saptamana) in care sa nu faci nimic, ci doar sa te gandesti la ce iti doresti sa faci. Timpul pentru planificare este cel putin la fel de important ca si timpul pentru actiune! 3. Echilibru. Viata noastra este rotunda si implicit avem nevoie de o paleta suficient de mare de activitati si interese. Suntem in cadranul II in cazul in care activitatile noastre sunt suficient de diverse si se impart intre casa, relatie de cuplu, familie, activitate profesionala, relaxare, prieteni si spiritualitate. Din tot ceea ce am citit despre timp, cea mai tulburatoare afirmatie pentru mine a fost: Timpul inseamna viata mea. Iar asa cum aleg sa imi traiesc viata, aleg sa imi traiesc timpul ce mi s-a dat. Timpul este unul dintre putinele daruri distribuite democratic. Dar, desi aparent egal, il folosim diferit, in functie de prioritatile dar si de stilul nostru personal. Am descris in articolele trecute stilurile personale de lucru in echipa (aici si aici), definite conform Analizei Tranzactionale. Nu intamplator, stilurile personale au o influenta foarte mare asupra modului nostru specific in care ne gestionam timpul. Astfel, daca suntem Fii perfect este posibil sa dedicam foarte mult timp atingerii perfectiunii. Petrecem mult timp planificand, evitand posibile riscuri si greseli. Avem tendinta de a nu ne incadra in timp, pentru noi calitatea fiind mai importanta decat respectarea termenelor. Daca suntem Fii puternic folosim timpul pentru a face ceea ce avem de facut. Ne concentram foarte puternic si folosim timpul pentru atingerea scopului propus. De obicei lucram singuri si acest lucru ne ia mai mult timp decat daca am delega sau am implica si alti colegi din echipa. Daca suntem Grabeste-te suntem intr-o cursa contra cronometru permanenta. Ni se pare ca timpul se scurge prea repede pentru ceea ce vrem noi sa facem si suntem mereu in viteza. Avem probabil dificultati in a ne incadra in timp, ajungem prea tarziu la intalniri si plecam in graba deoarece trebuie sa ajunga in graba la evenimentul urmator Daca suntem Straduieste-te din greu avem senzatia ca timpul este destinat doar inceputurilor, cu entuziasmul si energia lor inerenta. Este important sa invatam ca avem nevoie sa acordam timp si finalizarii. Si sa nu uitam ca exista un timp pentru toate. Daca suntem Multumeste-i pe ceilalti le vom acorda celorlalti cu multa usurinta timpul nostru si ne va fi destul de greu sa spunem NU. Uneori, ne vom regasi in situatii in care am rezolvat treburile tuturor, dar le-am amanat pe ale noastre. Timpul este acelasi si se scurge inevitabil, insa din cand in cand, ne putem intreba: Care este stilul MEU de gestiune a timpului, cu punctele mele bune si cele mai putin bune si cum pot trai un TIMP mai frumos?