Tehnica Pomodoro, un sistem de time management care îţi propune să iei lucrurile

pe rând şi să împarţi activităţile pe care le ai de îndepinit în “felii” de lucru de 25 de

minute, între care să intercalezi pauze de 5 minute.
Pe scurt:
 Alege un task pe care vrei să-l rezolvi. UNUL singur.
 Setează un timer să sune după 25 de minute. Poţi folosi telefonul mobil.
 Timp de 25 de minute, lucrează la task-ul tău, fără să faci nimic altceva. Da, da,
fără Facebook, chat cu prietenii sau discuţii la telefon. Nu te lăsa întrerupt. Dacă
îţi aminteşti că ai ceva important de făcut şi nu vrei să uiţi, notează pe o foaie de
hârtie, dar păstrează-ţi focusul pe task.
 Când sună alarma, ia o pauză de 5 minute în care să te relaxezi. Poţi să citeşti
un articol scurt, să bei ceva bun sau doar să te întinzi. Important e să te
deconectezi de la lucru.
 După patru secvenţe de 25 + 5, ia o pauză mai mare de 20-30 de minute.
Cam asta e tehnica Pomodoro. Te ajută să te detaşezi şi să te concentrezi mai bine pe
ceea ce ai de făcut, aşa că devii mai implicat şi mai conştient de activitatea
desfăşurată. Chiar dacă nu funcţionează pentru toată lumea şi e mai greu să-ţi intri în
ritm din prima, poate fi de folos la organizare şi, exersând, s-ar putea să descoperi că e
mai bine să iei lucrurile pe rând decât să faci multitasking.

Pomodoro-ul tradiţional = 30 minute: 25 minute

muncă, 5 minute pauză.
Un pomodoro este indivizibil. Asta înseamnă că dacă ai lucrat 20 de minute
din 25, nu îl notezi ca şi îndeplinit. Nu contează că ai fost întrerupt de mama,
tata, colegul. Pur şi simplu nu îl iei în sonsiderare. După ce ai terminat acel
pomodoro, luaţi o pauză de 3-5 minute. Nu e permis să te gândeşti că mai
lucrezi „doar câteva minute” la acea activitate chiar dacă acele câteva
minute ar însemna îndeplinirea taskului.
Pauza este pauză. Nu te gândeşti în astea 3-5 minute la nimic legat de
activitatea din acel moment. Te întinzi pe canapea, bei apă, stai pe facebook,
nu contează. Important e să nu depui efort intelectual. Ai nevoie de
energie pentru a fi atent şi pregătit pentru următorul pomodoro. După ce ai
făcut 4 pomodoro trebuie să iei o pauză între 15 şi 30 de minute. Repet.
Pauza să fie pauză. După ce ai terminat activitatea, trebuie să o tai de pe foaie
cu activităţile zilnice. Dacă termini înainte ca un pomodoro să se termine
sfatul meu este să foloseşti timpul rămas pentru a revizui, pentru a te uita
din nou peste ceea ce ai făcut. Se aplică regula: Un pomodoro început,
trebuie terminat.
Se pot face şi excepţii, totuşi. Când te simţi foarte obosit, poţi mări pauza:
în loc de pauza de 3-5 minute, poţi lua una de 10 minute.  Altă variantă ar fi
să tragi de tine şi să te „reîncarci” în pauza mare, cea de 15-30 minute.
De asemenea, poţi reduce setul de la 4, la 3 roşii. Cu cât eşti mai obosit, cu
cât eşti mai în urmă, cu atât este mai important să continui. Este mai
bine să fii puţin în urmă decât să te opreşti. Vei învăţa să scapi de „panica”
faptului că nu ştii sau nu ai făcut tot în ziua respectivă.  
Explicaţie: de ce un pomodoro = 30 minute? Este dovedit faptul că activitatea
mentală între 20 şi 45 minute urmată de o pauză scurtă (10-15 minute) ne
maximizează atenţia şi concentrarea.  Probabil de aici şi durata cursurilor la
liceu/facultate. Astfel, pomodoro-ul ideal se încadrează între 20 şi 35 minute,
40 minute maxim. Dar, din experienţele celorlalţi, cel mai eficient este cel
care durează 30 minute.

Câteva mici lucruri

În primul rând, trebuie să notezi pe o foaie (hai să o denumim „Activităţi
Generale”) toate lucrurile pe care doreşti să le faci. Pe termen lung, scurt, nu
contează.
Al doilea lucru pe care trebuie să îl faci, zilnic (atenţie), este să îţi notezi tot
aşa, pe o foaie („Activităţi Zilnice”), ceea ce vrei să faci în ziua respectivă. În
dreptul activităţii trebuie să notezi şi de cât timp estimezi că ai nevoie pentru
îndeplinirea ei. Apoi „spargeţi” în mai multe pomodoro (dacă este cazul).

Etape
Planificarea : trebuie să te decizi asupra activităţilor din ziua respectivă; se
face mereu la începutul zilei.
Urmărirea şi înregistrarea: pe parcursul zilei, pe parcursul activităţilor tale
îţi notezi lucruri care merg bine sau care nu merg bine; scopul acestei etape
este de a-ţi îmbunătăţi performanţa, eficienţă;
Procesarea: observaţiile pe care le-ai notat în cadrul etapei 3 (înregistrarea)
le transformi în informaţie.
Vizualizarea: citeşte la sfârşitul fiecărei zile ceea ce ai făcut bine/rău în acea
zi; astfel eviţi ca în zilele următoare să faci aceleaşi greşeli.

Progres
Este foarte important să ţii cont de numărul de pomodoros
făcute integral. Va rezulta efortul tău real. Sfatul meu este să îţi notezi
zilnic câte minute (efectiv) ai lucrat, iar la sfârşitul lunii să vezi dacă a existat
vreo evoluţie. Ca exemplu, poţi observa câte minute ai acordat studiului, câte
progresului propriu etc. (criteriile vi le stabiliţi voi; depinde în ce sens vreţi să
evoluaţi).
Puneţi următoarele întrebării: Cum? Ce trebuie să fac? Care activităţi sunt
într-adevăr folositoare? Cum le pot reorganiza pentru a fi mai eficient? Stilul
acesta de întrebări te vor ghida către evoluţie.

Obstacole. Întreruperile: interne şi externe.

Interne: când te întrerupi pe sine; chiar dacă un pomodoro (deja urăsc să ii tot
zic aşa; de acum o să ii zic „o roşie”, „două roşii”) ţine 25 minute, este foarte
greu să rămâi concentrat fără să te întrerupi. Ori dai scroll aiurea pe
facebook, ori te apucă foamea sau setea, ori nevoia de a da un telefon sau să
îţi verifici mailul. Aceste întreruperi ţin de concentrarea ta (dacă sunt foarte
dese, înseamnă că abilitatea de a te concentra este foarte mică). Te poţi uita
pe facebook, da un telefon, bea apă în pauza mică (3-5 minute) sau în cea
mare (15-30 minute). Nu e nicio grabă.
De fiecare dată când te întrerupe ceva sau ai dorinţa de a o face, notează-ţi
pe o foaie acel lucru, iar la finalul zilei reciteşte lucrurile ce te-au „deranjat”.
Dacă este cazul, pune-le pe lista de activităţi generale sau pe cea de activităţi
zilnice. După ce ai notat, termină roşia (pomodoro; 25 minute, 5 minute
pauză), dar nu o lua în calcul la finalul zilei,  când vei număra roşiile terminate
integral.
Externe: eşti întrerupt de alţii; diferenţa faţă de cele interne constă în faptul că
există nevoia de a comunica cu ceilalţi. Mecanismul, însă, va fi acelaşi:
să nu mai fi tu dependent de aceste întreruperi, ci ele să fie de
tine. Dacă un prieten te va suna, îi vei închide şi îl vei suna în „pauză”. Însă,
nu trebuie dus la extrem acest lucru. Dacă te sună şi a doua oară, sfatul meu
este să ii răspunzi, poate este o urgenţă. Totuşi, urgenţele sunt destul de rare
astfel că nu vei avea prea multe probleme de genul. Ori de câte ori
cineva/ceva te întrerupe notează-ţi asta. După ce ai notat, concentrează-te să
termini roşia.
Pentru a scăpa de aceste întreruperi este nevoie de disciplină.
Observaţi-le, acceptaţi-le şi apoi scăpaţi de ele.

Estimarea timpului necesar

Estimează la începutul săptămânii (sau ori de câte ori adaugi altă activitate)
cam de câte roşii ai nevoie pentru a realiza fiecare activitate din „Activităţi
Generale”. Este foarte importantă acurateţea estimării. Dacă estimarea este
mai mare de 6 roşii înseamnă că activitatea este prea complexă; astfel,
trebuie să o „spargi” în mai multe activităţi. Ca un exemplu: ai de învăţat
pentru un examen, iar pe lista de activităţi ai „materia X”. „Spargerea” în cazul
ăsta poate fi reprezentată de „cursurile 1-3”, „cursurile 4-7” etc.
La începutul fiecărei zile, estimează cam cât timp ai la dispoziţie pentru a te
ocupa de aceste activităţi. Apoi, timpul ăsta îl calculezi în roşii. Dacă ai 3 ore la
dispoziţie, înseamnă că ai 6 roşii disponibile; şi tot aşa. În funcţie de cât timp
ai la dispoziţie şi de ce priorităţi ai, vei nota în „Activităţi Zilnice” ceea ce vrei
să realizezi în ziua aia.

În mod clar, unele estimări vor fi eronate, dar pe parcursul aplicării tehnicii,

vei deveni din în ce mai bun în a aproxima timpul. Pentru a estima cât mai
exact în viitor trebuie să notezi efortul pe care îl estimezi şi efortul
efectiv pe care l-ai depus în acea activitate. Aceste lucruri le poţi nota în
dreptul activităţii pe foaia cu „Activităţi zilnice”. Atenţie. Nu fiecare activitate
poate fi estimată. Dacă aveţi un nou proiect sau o nouă, este de preferat să
„descoperiţi” ce presupune acea materie. Apoi, puteţi estima.
Pomodoro la un alt nivel: îmbunătăţirea tehnicii
Se spune că pentru a te adapta la această tehnică nu ai nevoie decât
de minim 7, maxim 12 zile de aplicare constantă.  
După ce aţi ajuns la un anumit nivel de confort cu această tehnică, o puteţi
îmbunătăţi. Ştii deja că un set este format din 4 roşii (pomodoros). Poţi folosi
o parte din prima roşie şi o altă parte din ultima roşie
pentru repetare (prima roşie) şi revizuire (ultima roşie). Aceste două
procese, folosite sistematic, vor fi foarte utile pentru întipărirea informaţiei.
Dacă pentru o activitate ai avut nevoie de 4 roşii când tu estimasei de fapt 2,
nu este important faptul că tu ai estimat greşit ci important este să realizezi
cum să ajungi de la 4 la 2. Munceşte, observă, notează şi schimbă ceea ce
crezi tu în abordare pentru a fi mai eficient.

Timpul – obstacol sau prieten?

Este clar faptul că nu vei avea acelaşi timp la dispoziţie săptămânal pentru că
se mai întâmplă şi lucruri neprevăzute. Lucruri de care trebuie să te ocupi.
Astfel, te îndemn să nu fii dezamăgit dacă în unele săptămâni vei avea
mai puţin timp de lucru decât în altele. Tot ceea ce contează este raportul
dintre timpul disponibil şi efortul efectiv depus. Exemplu: dacă într-o zi
avem 15 ore la dispoziţie şi depunem efort doar 5 ore, iar în alta avem 7 ore
la dispoziţie şi depunem efort 4 ore, în cel de-al doilea caz ai fost mai eficient.
Senzaţia de a avea timp suficient pentru a face lucruri şi de a nu-l folosi în
consecinţă este frustrantă. Mintea îţi va fugi de la trecut la viitor („Cum ar
fi fost dacă mă apucam de învăţat acum 2 săptămâni?”).  Astfel te vei simţi
vinovat, frustrat şi nu vei putea fi la fel de eficient.  Atenţia ta trebuie să fie
în prezent. Roşie cu roşie. Câte un pas, pe rând.

Această tehnică nu trebuie aplicată în ceea ce

priveşte timpul tău liber. (film, lectură – pasiuni)
Pentru a fi mai bun, trebuie să te provoci pe sine constant. Să termini
ceea ce ai de făcut mai repede decât ai estimat. Dacă, însă, depăşeşti
timpul estimat, important este să nu intri în panică. Trebuie să fii
curajos şi să continui să munceşti calm şi concentrat pentru a atinge
succesul. Stimulând continuitatea vei ajunge la productivitate şi
creativitate. Fiecare roşie este o invitaţie de a continua, de a rămâne
concentrat, alert, atent
Rezultatele vin roşie după roşie.

Când am întâlnit prima oară tehnica Pomodoro mi s-a părut

o glumă. Tehnica roșiei? Ei bine, roșia aceasta este una dintre
cele mai bune tehnici existente în lume pentru a deveni mai
eficient.
De câte ori nu ți s-a întâmplat să termini ziua simțind că nu ai
realizat aproape nimic? Că ai alergat în toate părțile, dar
mâine va trebui să o iei cu toate de la început? Zi de zi,
aceeași poveste, aceeași lipsă de satisfacție.
Împarte-ți timpul în pomodoros
Pomodoro pornește de la împărțirea timpul în mai multe
intervale ( = pomodoros), în care te focalizezi pe o singură
sarcină. În loc să lucrezi la raport, să arunci un ochi pe mail,
să dai rapid câteva telefoane la clienți și eventual să vezi pe
messenger ce mai face partenerul de viață, te concentrezi să
faci un singur lucru într-un interval de timp definit.
Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a
unui pomodoro este de 25 de minute. În aceste 25 de minute
realizezi un singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol,
sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și
nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci.
Cum funcționează?
În primul rând, dimineața stabilește-ți prioritățile: pietrele mari
și cele mici. Apoi definește cu ce vei începe: alege să începi
ziua cu sarcina cea mai importantă pentru tine. Pune-o prima
în lista zilei. Alege a doua sarcină, a treia ș.a.m.d.
1. Folosește un timer
Când ești gata să începi prima sarcină, pornește un
cronometru, şi setează-l să îți semnalizeze când s-au terminat
cele 25 de minute. Nu folosi un ceas obișnuit! Trebuie ca în
intervalul unui pomodoro să nu te uiți în continuu cât timp mai
ai, ci să te concentrezi doar pe a termina ce ai de făcut.
Poți folosi un ceas de bucătărie obișnuit, cum este acesta (îl
rotești la 25 de minute, iar apoi îl ignori până când timpul s-a
scurs) sau un software care să te anunțe, vezi aici un exemplu.
Ar putea fi și un timer digital.
Eu am folosit pînă acum software-ul de mai sus și nu sunt
mulțumit, având tendința de a mă uita mereu pe ecran să
verific cât timp mi-a mai rămas. Caut un timer digital, pe care
vreau să îl folosesc de acum încolo. Are și avantajul că este
mai mic și îl pot purta cu mine acasă, la lucru sau în deplasări.
2. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut
Odată pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de
făcut. Nu începe nici un alt task în paralel. Te vei confrunta de
acum cu două tipuri de întreruperi posibile:
– întreruperi interioare: deodată îți amintești că luna
viitoare este ziua unui coleg și simți nevoia urgentă să suni să
verifici exact când va fi. Este ca și cum nu ai putea suna mai
târziu să afli, ci trebuie acum. Revino la ce făceai!
Lasă-ți la îndemână o foaie de hârtie și un creion. De acum,
notează aici tot ce îți apare în minte și trebuie să faci ulterior.
Le vei face când vei avea timp liber.
– întreruperi exterioare: Sună telefonul, prietenii îți scriu pe
messenger sau skype, te caută cineva etc. Spre exemplu, în
timp ce scriam m-a sunat un prieten. Nu am răspuns, îl voi
suna mai târziu. Am un prieten care nu răspunde la nici un
telefon când lucrează, indiferent de la cine este. O face de
câțiva ani și a ratat o singură urgență în atâția ani.
Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de
lucru încearcă să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu.
Închide mess-ul și skype. Celor care îți bat la ușă cere-le să
aștepte 20 de minute (le poți spune cinstit că ești implicat în
ceva ce nu poți întrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reuși
mereu, uneori va trebui să întrerupi ce făceai și să răspunzi la
telefon, poate este directorul comercial :). Pe măsură ce vei
experimenta, vei constata însă că 95% dintre evenimentele
urgente care apar și îți solicită intervenția, nu sunt chiar
urgente și pot aștepta.
Dacă ești în timpul liber, abordarea este mult mai simplă:
închide messenger, skype, scoate cablul de internet, închide
telefonul (sau pune-l pe silențios) și spune-le celor din
apropiere că lucrezi și nu vrei să fii deranjat pentru o perioadă.
După ce încerci de câteva ori vei vedea că toate urgențele vor
dispărea în mod miraculos.
Cu riscul de a mă repeta, este esențial ca în timpul fiecărui
interval de lucru  să îți dezvolți obiceiul de a te focusa doar pe
ceea ce ai de făcut și să elimini distracțiile. Succesul tehnicii
stă tocmai în alternanța efort intens – relaxare. Tony Schwartz,
în cartea sa “The power of full engagement” detaliază foarte
bine beneficiile acestei alternanțe la marii performeri. O carte
excelentă, pe care ți-o recomand.
3. Fă pauză, iar apoi reia
Când s-a terminat un pomodoro, fă o pauză de 5 minute.
Obligatoriu! Poți să te întinzi, să bei apă, să mănânci un fruct,
să vorbești la telefon, să citești ceva etc. Dar oprește-te din
ceea ce făceai.
Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai,
să permiți creierului să se  elibereze de la aspectele pe care
era concentrat. Eu obișnuiesc să fac puțin stretching, eventual
să citesc ce a apărut pe feed-urile RSS la care sunt abonat.
După pauză, ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și
următoarea sarcină, sau continuarea celei începute. În special
la început, dacă ți se pare prea lung intervalul de 25 de
minute, scurtează-l la 10-15 pentru a ți se potrivi mai bine
propriei personalități, până vei reuși să stai concentrat timp de
25 de minute.
4. Încheie un ciclu
Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de
rigoare), iar când l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauză de
20-30 de minute. După două ore de activitate trebuie să te
relaxezi, pentru a putea începe un nou ciclu focusat din nou.
Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat
pe ceea ce faci și îți îmbunătățești rezultatele. O să poți să
realizezi mult mai multe în perioade mai mici decât o făceai
până acum, fiind însă focusat doar pe ce vrei să obții. Încearcă
tehnica și lasă-mi un scurt mesaj: cum a funcționat la tine? Ce
a mers și ce nu? Ce rezultate ai obținut?