MANAGEMENTUL TIMPULUI

5 sfaturi care te vor ajuta sa devii mai productiv

Probabil cea mai mare problema cu care ne confruntam cu totii o reprezinta faptul ca nu avem suficient timp sa facem tot ceea ce ne-am dori. Indiferent cat de bine am incerca sa ne organizam timpul, se pare ca niciodata nu avem timp suficient sa realizam tot ceea ce ne-am propus. O calitate pe care o au in comun toti oamenii de succes este urmatoarea: toti acestia sunt foarte buni manageri ai timpului. Stiu cum sa-si foloseasca timpul la maxim, aplica zilnic tehnici de crestere a productivitatii, devenind astfel mult mai eficienti si realizand intr-o luna, cat altii intr-un an. In continuare iti voi prezenta cele mai importante 5 tehnici care te vor ajuta sa devii mai productiv si sa-ti folosesti timpul mai eficient. Acest pas este esential. Daca nu-ti planifici dinainte toate lucrurile pe care trebuie sa le faci in ziua urmatoare, atunci iti va fi foarte greu sa te concentrezi pe task-urile importante, care conteaza cu adevarat si de a caror indeplinire depinde succesul tau. Astfel, seara, inainte de culcare, alcatuieste-ti o lista cu toate activitatile din ziua urmatoare. Apoi, aplica metoda ABCDE pentru a organiza aceste activitati in functie de importanta lor. Incearca intotdeauna sa rezolvi mai intai task-urile pe care le-ai notat cu A, acestea fiind cele mai importante, apoi pe cele notate cu B, iar apoi task-urile notate cu C. Pe cele notate cu D le poti delega altor persoane care le pot face la fel de bine ca si tine, iar task-urile notate cu E le poti elimina, acestea neavand niciun impact asupra indeplinirii obiectivelor tale majore. Noi, in general, avem tendinta de a incepe cu task-urile cele mai usoare, care nu necesita foarte mult efort din partea noastra. Aceste activitati sunt de obicei foarte simple, usor de realizat, uneori placute si relaxante, insa din pacate, acestea nu ne ajuta cu absolut nimic in drumul nostru catre obiectivul principal. De obicei aceste task-uri sunt doar niste modalitati de a pierde vremea si care, in final, ne indeparteaza de telul stabilit. De aceea, este foarte important sa incepi intotdeauna sa rezolvi mai intai task-ul cel mai dificil, cel notat cu A, care va avea cel mai mare impact asupra viitorului tau. Daca iti propui sa scrii o carte, atunci primul lucru pe care-l faci in fiecare zi este acela de a incerca sa scrii cel putin 1-2 pagini, indiferent cat de mult ar dura acest lucru. Chiar daca iti ia si 5 sau 8 ore, nu conteaza, acesta este cel mai important lucru pentru tine, asa ca merita sa-i aloci tot timpul necesar. S-a constatat ca atunci cand grupezi mai multe task-uri similare, timpul necesar rezolvarii acestora scade. De aceea este bine sa iti organizezi activitatile in asa fel incat sa incerci sa le realizezi pe cele asemanatoare odata. De exemplu, daca trebuie sa realizezi task-uri de creatie, precum designul unei pagini, sa gasesti o idee pentru o campanie de promovare a unui produs, sa gasesti o solutie inovatoare pentru o anumita problema, incearca sa grupezi aceste task-uri, rezolvandu-le una dupa cealalta. In acest fel, vei reduce timpul necesar efectuarii fiecareia in parte. Apoi poti grupa toate activitatile care implica mai mult automatisme, precum semnarea unor hartii, trimiterea de mail-uri catre diversi clienti si asa mai departe. Se spune ca daca lucrezi 3 ore fara intrerupere, poti realiza in acest timp la fel de mult cat realizeaza o persoana in 8 ore la birou, care se intrerupe din jumatate in jumatate de ora, fie datorita unui client care vine pe neasteptate, fie suna telefonul sau intra un coleg in birou pentru a-ti povesti ce-a facut in seara precedenta. Toate aceste intreruperi nu fac nimic altceva decat sa creasca timpul necesar rezolvarii unei probleme. In schimb, lucrand minim 3 ore fara intrerupere, poti reduce la jumatate timpul necesar rezolvarii problemei respective. De aceea, atunci cand te apuci de lucru, da telefonul pe silentios, pune un semn Nu deranjati pe usa biroului, anunta-ti colegii ca ai treaba si nu vrei sa fii deranjat in urmatoarele 2-3 ore si apuca-te de treaba. Vei fi uimit de cat de mult vei realiza in acel interval. Probabil ai sa zici ca oricum incerc sa nu fac greseli deloc. Te cred, nimeni nu vrea sa faca un lucru gresit, insa de multe ori, din graba sau din neatentie se intampla sa facem un lucru gresit si de multe ori, timpul necesar corectarii acelei probleme este mai mare decat timpul necesar implementarii corecte de prima data. Asadar, in loc sa te grabesti sa rezolvi problema cat mai repede, mai bine aloca-ti o perioada de timp in care sa nu te deranjeze nimeni si concentreaza-te exclusiv pe rezolvarea problemei respective, fara a-ti lasa mintea sa zboare in alta parte. Cu cat vei fi mai concentrat asupra ceea ce faci, cu atat mai mari sunt sansele sa faci lucrul bun de prima oara, reducand astfel timpul necesar indeplinirii task-ului respectiv. Iti garantez ca daca vei aplica aceste tehnici zi de zi, incepand chiar de acum, in maxim 3 luni vei deveni unul dintre cei mai eficienti oameni din domeniul tau si vei putea astfel realiza in 2-3 zile, cat realizeaza altii intr-o saptamana intreaga. Daca mai ai si alte tehnici de productivitate pe care ai dori sa le recomanzi si celorlalti, astept un comentariu de la tine.

1) Planifica-ti fiecare zi in avans

2) Incepe intotdeauna cu task-ul cel mai important

3) Grupeaza task-urile asemanatoare

4) Lucreaza minim 3 ore fara intrerupere

5) Fa mai putine greseli

Planificarea activitatilor Metoda ABCDE

1

Astazi vom discuta despre unul dintre cele mai importante principii ale managementului timpului si anume planificarea activitatilor. Adevarul este ca nu vom avea niciodata suficient timp sa facem tot ceea ce ne dorim, indiferent de cat de multe tehnici de management al timpului aplicam. Nu conteaza cat de multe tehnici de productivitate personala vom aplica, tot nu vom reusi sa facem toate lucrurile pe care le avem de facut. Tot ce putem face este sa ne stabilim prioritatile in asa fel incat sa acordam mai mult timp activitatilor mai importante. Cineva spunea ca niciodata nu vei avea sufiecient timp sa faci toate lucrurile pe care le ai de facut, insa intotdeauna este timp pentru lucrurile cu adevarat importante. In asta consta managementul timpului: organizarea activitatilor si prioritizarea lor astfel incat sa reusim sa ne indeplinim atributiile cele mai importante si abia apoi, daca mai ramane timp, ne ocupam de celelalte activitati, mai putin importante. Probabil va intrebati cum puteti sa va stabiliti prioritatile, cand aveti asa de multe lucruri de facut incat nici nu stiti de care sa va apucati mai intai. Secretul este sa va scrieti zilnic toate activitatile pe o foaie de hartie. Faceti-va o lista cu tot ce trebuie sa faceti in acea zi. Cel mai bun moment pentru intocmirea acestei liste este seara, inainte de culcare. Inainte sa va culcati, planificati-va toate activitatile pe ziua urmatoare. Scrieti in aceasta lista toate lucrurile pe care le aveti de facut, indiferent ca unele necesita doar 10-15 minute, iar altele 2-3 ore. Dupa ce ati intocmit aceasta lista, stabiliti prioritatile aplicand metoda ABCDE recomandata de Brian Tracy in toate programele sale de management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metoda? In dreptul fiecarei activitati puneti una din literele A, B, C, D sau E, in functie de importanta activitatii, astfel: A activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaparat sa le faceti. Un astfel de exemplu ar putea fi o intalnire cu un client foarte important al afacerii dumneavoastra. B notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiar atat de grave. C activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut sa le faceti, insa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastra. Un astfel de exemplu ar fi sa iesiti cu un coleg la o cafea. D activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altor persoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra. De exemplu, daca aveti de printat niste documente, puteti pune secretara sa se ocupe de asta, astfel ramanandu-va dumneavoastra timp sa va ocupati de alte activitati mai importante. E notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista, fara a avea nicio consecinta asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru dumneavoastra. O astfel de activitate ar putea fi sa jucati un joc sau sa urmariti un meci de fotbal (exceptand cazul in care sunteti antrenor sau activati in domeniul sportiv). Bine inteles, puteti avea mai multe activitati de tip A, B, C, D sau E. Daca aveti mai multe astfel de activitati, notati-le cu A-1, A-2, A-3 si tot asa, in ordinea importantei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastra sa-l realizati in ziua respectiva. De asemenea, aplicati aceeasi metoda si pentru celelalte activitati notate cu B, C, D si E. Ideea de baza este sa nu faci o activitate de tip B, atata timp cat inca mai sunt activitati de tip A pe care nu le-ati indeplinit. Brian Tracy recomanda aceasta metoda ca fiind una dintre cele mai bune metode pentru managementul timpului, stabilirea si planificarea activitatilor. Va invit sa o incercati si sa va convingeti singuri de importanta sa. In articolul urmator vom continua cu alte metode si tehnici de management al timpului. Pana data viitoare, va recomand sa va planificati in fiecare seara ziua urmatoare, intocmindu-va o lista cu toate activitatile pe care le aveti de indeplinit si stabiliti-le prioritatile folosind metoda ABCDE. Mult succes!

Planificarea activitatilor

Metoda ABCDE

Principiul Pareto Regula 80-20

Bine te-am regasit! In articolul precedent ti-am prezentat 3 tehnici pentru a deveni mai bun in managementul timpului, si anume: repetarea afirmatiilor pozitive, vizualizarea si alegerea unui model. Astazi vom discuta despre unul dintre cele mai importante principii in managementul timpului si anume Principiul Pareto (Regula 80-20). Acest principiu ii apartine economistului italian Vilfredo Pareto, care a constatat in 1906 ca 80% din averea Italiei era detinuta de 20% din pupulatie si, continuand acest studiu, a observat ca acest principiu se aplica si in celelalte tari. De asemenea, acest principiu se aplica si in alte domenii, inclusiv in managementul timpului: 80% din rezultatele pe care le obtinem provin din 20% din activitatile pe care le efectuam. Astfel, daca ti-ai facut o lista cu 10 lucruri pe care trebuie sa le rezolvi pe parcursul unei zile, 2 dintre ele vor fi mai importante decat toate celelalte 8 la un loc. Aceste 2 activitati sunt activitatile de care trebuie sa te ocupi mai intai. Acestea sunt A-urile de pe lista ta (am discutat intr-un articol anterior despre planificarea activitatilor metoda ABCDE).

Principiul Pareto (Regula 80-20)

Capacitatea ta de a rezolva mai intai cele 2 activitati si de a rezista tentatiei de a te ocupa de task-urile mai usoare (si mai putin importante) reprezinta unul dintre cei mai importanti factori care-ti vor garanta succesul, pentru ca managementul timpului este esential pentru succes, indiferent de domeniul pe care l-ai ales. Iata cum poti aplica acest principiu. Alcatuieste-ti o lista zilnica cu 10 activitati si alege 2 dintre ele care sunt cele mai importante pentru cariera ta si fa tot posibilul sa rezolvi mai intai aceste lucruri, inainte de a trece la celelalte 80%. Daca nu stii cum sa determini aceste activitati, aplica metoda ABCDE despre care am discutat anterior. Mult succes!

Bine v-am regasit! Intr-unul dintre primele articole pe care le-am scris pe acest blog, am discutat despre managementul timpului si importanta sa si despre rolul important pe care il joaca stabilirea obiectivelor in managementul timpului. Astazi va voi prezenta 3 tehnici excelente, care va vor ajuta sa va organizati timpul mai bine si sa va folositi la maxim fiecare minut din fiecare zi, urmand ca in articolul viitor sa va prezint alte 3 tehnici foarte importante. Deoarece am mai discutat in doua articole precedente despre importanta afirmatiilor pozitive si caracteristicile esentiale ale afirmatiilor pozitive, astazi nu vom mai intra in detaliu despre acest subiect, ci doar va voi reaminti trasaturile pe care trebuie sa le aiba acestea. Astfel, afirmatiile pozitive trebuie sa fie: la timpul prezent scurte si concise si clare credibile si cel mai important lucru, si de multe ori trecut cu vederea, trebuie sa fie POZITIVE. Chiar daca pare un joc de cuvinte, si va ganditi ca e normal ca afirmatiile pozitive sa fie pozitive, foarte multa lume foloseste afirmatii negative. De exemplu, in loc sa spuneti nu mai vreau sa fiu gras(a), spuneti sunt cu x kilograme mai slab(a). Sau in loc de nu vreau sa pic examenul auto, spuneti am luat examenul auto (tineti minte, afirmatiile trebuie sa fie la timpul prezent. Dupa aceasta scurta recapitulare, iata cateva exemple de afirmatii pozitive pe care le puteti folosi pentru a deveni mai bun in managementul timpului: Sunt excelent in managementul timpului (organizare timpului). Sunt intotdeauna punctual. Imi folosesc timpul la maxim. Sunt foarte organizat. Imi duc cu usurinta la indeplinire toate task-urile care-mi sunt atribuite. Si lista poate continua. Puteti sa folositi cat mai multe astfel de afirmatii, cu conditia ca acestea sa respecte cele 4 trasaturi esentiale. Despre vizualizare am discutat mai in detaliu in cadrul articolelor despre Legea Atractiei. Daca doriti sa aflati mai multe detalii despre acest proces, va recomand articolul Legea Atractiei Vizualizarea. Astazi nu vom mai intra in detalii despre vizualizare, ci va voi prezenta doar cum sa aplicati vizualizarea pentru a deveni mai bun in managementul timpului. Dimineata, dupa ce ati luat micul dejun, intindeti-va in pat pentru 5-10 minute si incercati sa vizualizati cum vreti sa decurga ziua care abia a inceput. Imaginati-va cum va organizati timpul in asa fel incat sa realizati toate activitatile pe care le-ati notat pe lista in seara precedenta. Vizualizati cum va indepliniti eficient si repede fiecare taks pe care-l aveti de rezolvat si cum va creste increderea in sine si cum capatati mai mult curaj si aveti impresia ca puteti realiza orice v-ati propune. Cheia acestui exercitiu este sa simtiti cu adevarat ca reusiti sa va folositi timpul la maxim si sa traiti sentimentul de multumire oferit de indeplinirea tuturor task-urilor in cel mai scurt timp posibil. Aceasta este o alta tehnica foarte importanta si presupune sa alegeti o persoana pe care o respectati foarte mult si care sa fie un model pentru dumneavoastra din punct de vedere al managementului timpului. De exemplu, multi tineri, cand se apuca de antrenamentele de culturism, si-l aleg ca model pe Arnold Schwarzenegger si se antreneaza foarte tare, sperand ca intr-o zi vor arata ca idolul lor (foarte multi, la inceput, nu stiu exact ce presupune culturismul si care sunt factorii care determina dezvoltarea masei musculare la un asemenea nivel cu cel al profesionistilor, insa ceea ce conteaza cu adevarat e ca siau ales un model si fac tot ce le sta in putinta pentru a deveni ca el). Probabil multi dintre agentii imobiliari il au ca model pe Donal Trump, micii tenismeni viseaza sa devina la fel de buni ca Federer sau Agassi, cei care se apuca de jucat la bursa spera sa obtina o avere ca cea a lui Warren Buffett. Nu conteaza despre ce domeniu este vorba, ideea este ca trebuie sa va alegeti un model si sa incercati sa deveniti cel putin la fel de bun ca si el. Faceti ce face el, imbracati-va la fel ca el, comportati-va ca el, incercati sa il imitati in absolut tot ceea ce face. In articolul urmator vom discuta despre alte 3 tehnici importante pentru a deveni mai bun in managementul timpului.

3 tehnici pentru organizarea timpului

tehnici pentru a deveni mai bun in managementul timpului

Repetarea afirmatiilor pozitive

Vizualizarea

Alegeti-va un model

Managementul Timpului
Introdu mai jos adresa ta de email si aboneaza-te GRATUIT la Newsletter-ul nostru, pentru a primi cele mai noi articole publicate si alte resurse gratuite:
Timpul este cea mai pretioasa resursa a noastra, este cel mai valoros lucru pe care il avem. Este perisabil, nu poate fi inlocuit si nu poate fi salvat. Putem doar sa-l realocam de la activitati de o mai mica importanta catre activitatile mai importante. Orice lucru doriti sa realizati necesita timp. Simplul fapt de a petrece cateva minute gandindu-va la timpul dumneavoastra, inainte sa-l irositi, va va ajuta sa va imbunatatiti modul in care va folositi timpul. Pentru a va folosi timpul la maxim, trebuie sa deveniti expert in managementul timpului. Pentru aceasta, trebuie sa va ganditi la ce este cu adevarat important in viata dumneavoastra. Cheia este sa va organizati timpul in functie de lucrurile importante pe care doriti sa le realizati. Trebuie sa va stabiliti obiective in 5 domenii importante. Acestea sunt: financiar, relational, mental, fizic si spiritual. Stabiliti-va mai intai obiectivele pe plan financiar, ceea ce include nu doar bani, ci si celelalte bunuri care pot fi cumparate cu ajutorul banilor. Hotarati-va cat vreti sa castigati lunar, ce suma veti avea in banca peste 5 ani, peste 10 ani, peste 20 de ani. Ce fel de casa va doriti? Poate doriti sa va cumparati o masina noua, sau sa faceti o calatorie in jurul lumii. Notati-va pe o foaie de hartie toate lucrurile pe care doriti sa le aveti sau pe care vreti sa le faceti si necesita bani. Stabiliti-va apoi obiectivele pe plan relational. Aici nu este vorba doar de relatia cu persoana iubita, este vorba de doua tipuri de relatii: Trebuie mai intai sa incepeti cu relatia cu dumneavoastra insiva, cu propria persoana. Ce fel de persoana vreti sa fiti? Poate vreti sa fiti mai rabdator, mai optimist, mai intelegator, mai vesel, mai dinamic, mai hotarat. Hotarati-va exact ce anume vreti sa schimbati la dumneavoastra. Continuati apoi cu relatia dumneavoastra cu persoanele dragi si celelalte persoane din jurul dumneavoastra. Poate vreti sa petreceti mai mult timp cu sotul/sotia, sau vreti sa dedicati mai mult timp copiilor dumneavoastra, sau sa va propuneti sa luati legatura cu prietenii dumneavoastra o data pe saptamana, sau sa incercati sa zambiti si sa fiti amabil cu toate persoanele pe care le intalniti. Apoi stabiliti-va obiectivele pe plan mental, intelectual. Aici veti include activitati precum cititul unei carti pe saptamana, sau sa invatati o noua limba, sa urmariti documentare despre lucrurile care va pasioneaza, sa cititi zilnic minim jumatate de ora in domeniul dumneavoastra. Dupa aceea trebuie sa va stabiliti obiective legate de sanatate si aspectul fizic. Propuneti-va sa slabiti un anumit numar de kilograme, sau sa faceti exercitii de x ori pe saptamana, sa aveti o alimentatie mai sanatoasa, sa dormiti x ore pe noapte. Si cel de-al cincilea domeniu in care trebuie sa va stabiliti obiective este cel spiritual. Indiferent de cultul sau religia de care apartineti, alocati saptamanal cateve ore pentru a va ruga sau a medita. Incercati sa va intariti legatura cu Puterea Creatoare, cu Divinitatea, cu Inteligenta Infinita, cu Fiinta Suprema. Dupa ce v-ati stabilit obiectivele in toate aceste 5 domenii, urmeaza sa aplicati tehnici de management al timpului pentru a putea folosi la maxim timpul de care dispuneti. In articolul urmator vom discuta cateva dintre cele mai eficiente tehnici de management al timpului. Iata ce puteti face chiar acum: luati o foaie de hartie si un pix si notati-va toate obiectivele din cele 5 domenii amintite mai sus. Tineti minte, dupa cum am mentionat in articolul despre stabilirea obiectivelor, nu este suficient doar sa va ganditi la lucrurile pe care vreti sa obtineti. Este esential sa le notati pe hartie. Asa ca incepeti chiar acum sa scrieti tot ceea ce doriti sa realizati. Daca va vine mai usor, mai intai puteti nota toate obiectivele si apoi le impartiti in functie de cele 5 domenii. Important este sa aveti stabilite clar obiectivele pentru fiecare domeniu in care vreti sa obtineti succesul.

Timpul cea mai pretioasa resursa

Deveniti expert in managementul timpului

Obiective financiare

Obiective pe plan relational

Obiective pe plan mental si intelectual Obiective legate de sanatate Obiective pe plan spiritual

Exercitiu