TO-DO-LIST

INAMICUL #1
AL PRODUCTIVITĂȚII

ȘI CE ALTE INSTRUMENTE SĂ
FOLOSEȘTI ÎN LOCUL SĂU
PENTRU A FI PRODUCTIV
DEDICATIE
DEDICAȚIE
Această carte îţi este dedicată ţie, cititorule, pentru
că ai decis să devii expert în PRODUCTIVITATE și
TIME MANAGEMENT.

Îţi mulţumesc, fără tine acest eBook nu există!

Remus Bălan

1
CUPRINS
„Pentru
productivitate nu
01 TO-DO-LIST
există substitut.
Ori ești productiv, 02 2 LISTE UTILE
ori nu ești.”
03 GOOGLE CALENDAR
- Remus Bălan

2
01
TO-DO-LIST,
INSTRUMENTUL
CARE REDUCE
PRODUCTIVITATEA

Printre primele lucruri pe care le învățăm, în

mod clasic, despre organizare și productivitate
este să producem o listă a activităților zilnice,
așa numita TO-DO-LIST (TDL).

Ceea ce este catastrofal pentru

PRODUCTIVITATE și GESTIONAREA TIMPULUI!

3
DEZASTRUL PROVOCAT STATISTICI
DE TO-DO-LIST
Dacă afirmația mea ți se pare... să zicem,
nepotrivită, te rog să îmi spui cât de familiar îți este
scenariul următor.
41%
S-a făcut luni dimineața și încep să scriu lista de
activități pentru astăzi, TDL-ul carevasăzică.
dintre sarcinile care se
Obișnuiesc să scriu liste lungi, doar sunt o persoană află în TDL nu sunt
ocupată. Mândru că am umplut o pagină (și ceva), finalizate niciodată
mă apuc vitejește de treabă. 10 ore mai târziu,
epuizat de efort, iau lista și încep să tai ceea am
realizat azi…

Pfff, iar am finalizat mai puțin de jumătate din ce

avem pe listă. Așa se întâmplă de fiecare dată! Am
muncit de-am rupt și degeaba. Mă apucă, așa, un
sentiment de neîmplinire, de dezamăgire, de „sunt
varză”. 50%
A doua zi fac altă listă, nu de la zero, ci o completez
pe cea de ieri. Pe lângă ce a rămas neterminat, adaug
activități noi. Ți-am spus că sunt o persoană ocupată!
Iar seara, după alte 10 ore, mă simt la fel ca ieri. A dintre sarcinile finalizate
treia zi o iau de la capăt, parcă trăiesc în filmul „Ziua au fost adăugate pe
cârtiței”. La finele săptămânii am o lista lungă cu parcurul zilei
sarcini, cât să îmi ajungă 20 de zile de acum înainte.

Deci, spune-mi, cunoști scenariul?

Mda… mă gândeam eu. Dar liniștește-te, stai să vezi

ce li se întâmplă oamenilor în general!

Un studiu făcut de aplicația iDoneThis și confirmat

de celelalte aplicații de profil, precum și de alte studii
15%
făcute de-a lungul anilor, ne arată că:
 41% dintre sarcinile care se află în TDL nu sunt
finalizate niciodată;
 50% dintre sarcinile finalizate au fost adăugate pe finalizăm numai 15%
parcurul zilei; dintre sarcinile pe care
 finalizăm numai 15% dintre sarcinile pe care ni le- ni le-am propus în lista
am propus în lista inițială. inițială

4
Tu îți dai seama? Realizezi ce se întâmplă?

Practic, reușim, în medie, să finalizăm NUMAI 15-30% din ceea ce ne-am

propus. Iar jumătate dintre sarcinile finalizate sunt adăugate pe parcursul
zilei!!!

Acesta este dezastrul generat de TDL-uri.

De ce?

Răspunsurile se află chiar în caracteristicile TDL::

 Este infinită – chiar este, fizic, nesfârșită, poți să scrii toată viața la ea,
depinde câtă hârtie ai. Oricând poți adăuga activități în aceeași listă. De
aceea generează starea de lipsă a controlului, iar creierul nu este
confortabil cu sentimentul de nesiguranță ce se naște de aici;

 Nu face diferența dintre activitățile Urgente, Importante și

Semnificative – toate activitățile din TDL par a fi URGENTE, indiferent în
care parte a paginii se află, niciodată nu terminăm de stins incendiile –
ceea ce produce adrenalină, ne dă o stare de agitație continuă și noaptea
ne împiedică să dormim adânc și suficient – de aici starea de oboseală
accentuată;

 Nu face diferența dintre activitățile importante pentru noi și cele

importante pentru alții – acest aspect ne întârzie atingerea obiectivelor
proprii și accentuează senzația că suntem folosiți, abuzați, că nu putem
spune „nu”;

 Nu evidențiază prioritățile – pentru că scriem activitățile cum ne vin în

minte, ordinea lor nu are nicio legătură cu prioritizarea. Iar pentru că sunt
multe activități, ne este greu să alegem prioritatea. Ne ocupăm de ele
după cum dictează șansa, mediul, întâmplarea, aproape niciodată după
cum ar trebui;

 Nu ține cont de timp – fii atent aici, asta e tare: cea mai utilizată unealtă de
time management nu are nicio legătură cu timpul! Nu scrie nicăieri în TDL
cât durează activitățile, când încep, când se termină – chiar e o varză totală
acolo din acest punct de vedere;

 Duce efectul Zeigarnik la cote maxime – efectul se manifestă prin faptul

că mintea ne rămâne agățată de sarcinile nefinalizate, intră într-una sau
mai multe bucle și se învârte continuu într-o roată de șoareci. Astfel,
folosim inutil o cantitate semnificativă a resurselor noastre mentale, ceea
ce ne obosește și ne împiedică să ne concentrăm pe sarcinile următoare.

5
ȘI ASTA NU ESTE TOT!

Am descoperit ceva care m-a lăsat mască:

MAI PUȚIN DE O TREIME DINTRE ACTIVITĂȚILE PE CARE LE FINALIZĂM

ÎNTR-O ZI AU LEGĂTURĂ CU OBIECTIVELE PROPRII.

Dezastru este puțin spus...

Cei mai mulți oameni lucrează numai 2, maximum 3 ore pe zi pentru a-și
atinge propriile obiective, iar restul timpului lucrează la obiectivele altora.

Acum știi părerea mea despre TO-DO-LIST: ESTE INSTRUMENTUL CARE

CREȘTE ANXIETATEA ȘI REDUCE PRODUCTIVITATEA

. . .
Dar mai vreau să știi că nu sunt împotriva listelor. Le folosesc și le recomand.

În următorul capitol îți prezint două tipuri de liste pe care le folosesc cu

succes pentru că îmi cresc considerabil productivitatea și îmi îmbunătățesc
modul în care îmi gestionez timpul

6
02
DOUĂ TIPURI
DE LISTE UTILE

„Uneori STOP-LIST trebuie să fie mai lungă decât

TO-DO-LIST.”

- Patti Digh

7
Prima recomandare puternică pe care o am pentru tine:
Fă o NOT-TO-DO LIST (NTDL)

NTDL este o listă cu activități care nu merită nici măcar o secundă din timpul
tău prețios și pe care nu le faci, indiferent ce se întâmplă. Dacă stai și
analizezi, NTDL este, în realitate, o listă de principii care îți ghidează viața, o
listă bazată pe valorile tale.

Ceea ce NU faci determină ceea ce poți face.

Atunci când spui DA unei activități, spui NU unei infinități de alte activități.
Când spui DA unor activități minore sau chiar dăunătoare, spui NU
activităților cu adevărat importante și relevante pentru scopurile mele. Păi nu
e mai bine să faci invers?

BA DA!

NTDL este personală, de aceea diferă de la individ la individ, în funcție de

obiective, valori, principii. Unii pot să treacă în listă să nu mănânce după ora
20:00. Sau să nu vorbească la telefonul mobil în weekend, ori să nu verifice
mailul mai mult de 2 ori pe zi.

Fiecare decide. Practic este un contract cu sine, ce trebuie respectat.

Doar pentru că se află pe NTDL nu înseamnă că o activitate este ceva rău în

sine, ci că poate fi redus timpul alocat ei și/sau poate fi amânată pentru a te
concentra pe activități mai productive.

Eu am construit prima “NOT-TO-DO LIST” cu doar trei activități, principalii

hoți de timp, care am observat că îmi afectează cel mai mult productivitatea,
în mod negativ.

Am adăugat în timp, pe rând, noi activități. Unele sunt pentru serviciu, unele
sunt pentru viața privată și unele sunt pentru ambele.

Primul pas în crearea NTDL a fost conștientizarea.

Am identificat activitățile toxice și modul în care îmi afectează

productivitatea. Al doilea pas a fost să le scriu, iar al treilea să respect lista în
mod disciplinat.

Simplu!

Te ajută, în special pe plan emoțional, să scrii și modul în care te afectează

dacă vei continua să le faci, ce consecințe negative au aceste activități asupra
obiectivelor și a vieții tale.

8
Mai jos sunt câteva activități pe care eu le-am scris în “NOT-TO-DO LIST”.
Unele ți se potrivesc așa cum sunt, unele deloc, iar altele merg și la tine doar
dacă le modifici puțin.

1. Nu verific mailurile la fiecare 5 minute;

2. Nu răspund imediat la apelurile telefonice;
3. Nu fac eu totul;
4. Nu iau serviciul acasă (în perioada covid am lucrat de acasă, dar am lăsat-
o așa pentru că într-o zi vom merge din nou la birou, iar dacă rămânem
acasă, este recomandat să delimităm foarte clar spațiul de muncă);
5. Nu urăsc zilele de luni și diminețile;
6. Nu muncesc ca la ocnă;
7. Nu multitask-uiesc;
8. Nu las lucrurile vraiște (la acest punct mai am încă de lucrat cu mine);
9. Nu mă uit la televizor;
10. Nu primesc „colindători” și „parașutiști”;
11. Nu interacționez cu „apocalipticii”;
12. Nu umplu “TO-DO LIST” cu 100 de activități.

[„Parașutiștii” sunt acele persoane care îți aterizează în cap fix când ai tu
treabă și te scot din ale tale ca să le rezolvi pe ale lor. „Colindătorii” sunt un
soi de parașutiști care fac asta în mod regulat. „Apocalipticii” sunt acele
persoane care, atunci când văd luminița de la capătul tunelului, spun că
este trenul – mai rău este că încearcă să te convingă și pe tine că vine
trenul.]

Lista mea „NOT-TO-DO” este mai lungă, însă cred că ți-ai făcut deja o idee
despre ce vorbesc. Uneori este mai greu de respectat întreaga listă „NOT-TO-
DO”, chiar mai greu decât pe cea „TO-DO”. Vestea bună este că se învață, la
fel ca orice altă abilitate. Te focalizezi pe una, maximum două acțiuni până
devin rutină. Apoi treci la următoarea. Și tot așa până îți intră în sânge, devin
a doua ta natură și le respecți inconștient. Dacă ai alt stil de a învăța, aplică-l,
mi-ar plăcea să aflu cum faci tu.

Ce m-a ajutat pe mine când lucram într-un un birou în care erau și alte
peroane, a fost să printez lista și să o pun la vedere. Uneori o văd și ceilalți (a
se citi „parașutiștii”, „colindătorii” și „apocalipticii” – chiar dacă de cele mai
multe ori ei nu realizează că sunt acele persoane toxice).

Indiferent cum faci și ce pui în ea, eu îți recomand să produci o „NOT-TO-DO

LIST” pe care să o respecți. Este mai eficace și mai eficient decât „TO-DO LIST”
și îți îmbunătățește viața.

Așa înveți să spui „NU”.

9
În programul PRODUCTIVITATE 2X prezint 5 STRATEGII DE
PRODUCTIVITATE.

Toate au fost testate ani îndelungați și au rezultate dovedite pentru

profesioniștii care doresc să-și depășească obiectivele în timp record, să
termine fiecare săptămână mulțumiți de progresul lor și să se bucure de mai
mult timp pentru a face ceea ce le place cel mai mult.

A cincea strategie este Dezvoltă-ți puterea de a spune "NU".

Cea mai bună modalitate de a fi productiv și a reduce zece ore din

săptămâna ta de lucru este să îți încordezi mușchiul NU. De fapt, trebuie să îți
iei centura neagră la a spune NU.

Vestea bună este că devine din ce în ce mai ușor cu cât o faci mai multși mai
des - mai ales când începi să culegi beneficiile creșterii productivitatii și a
căștigării timpului.

Acest lucru este valabil și pentru celelalte 4 strategii și tactici aferente pe care
le prezint în acest program.

Ne putem reduce săptămâna de lucru la un număr de ore gestionabil,

eliminând activitățile inutile și dezvoltând câteva obiceiuri bune.

Convingerea mea este că poți recupera zece ore din săptămâna ta de lucru
dacă folosești aceste cinci strategii în mod constant.

De aceea te invit să citești mai multe și, de ce NU, să participi la programul

PRODUCTIVITATE 2X

10
A doua recomandare puternică pe care o am pentru tine:
Fă TO-DO-LIST sub forma HIT LIST (High Impact Tasks)

HIT LIST este o listă cu proiectele și sarcinile cele mai importante.

HIT LIST este cea pe care o recomand cel mai mult. Această listă cuprinde
trei tipuri de informații: proiectul și acțiunile aferente, doar cele mai mari și
mai importante, scrise în forma unui cuprins de carte, rolul său este doar să
te ghideze. A treia informație utilă este, așa cum sunt convins că ai ghicit,
termenul-limită. Uneori eu mai scriu și cine mă poate ajuta sau notez o altă
resursă de care am nevoie.

În programul PRODUCTIVITATE 2X găsești un bonus care se numește

FORMUAL TOP 3, un model fundamental de lucru și de prioritizare a
obiectivelor și a activităților.

În acest bonus am postat un film în care explic cum îmi construiesc eu HIT
LIST și cum o leg de calendarul cu activități.

Acum să mergem mai departe la câteva informații despre liste în general.

Pe cei mai mulți oameni care folosesc liste i-am văzut scriindu-le pe foi albe
sau tipărite greșit (ca să nu le arunce, le folosesc pe rol de TDL și scriu pe
verso). Astfel adună un morman de foi, care se amestecă de nu le mai știe
nimeni ordinea. Iar când au nevoie să găsească o informație, pierd minute
bune căutând-o. Am citit statistici care spun că pierdem cel puțin o oră și
jumătate pe zi căutând lucruri.

Îți recomand să nu folosești foi volante, ci să folosești un caiet în care aloci

câte o pagină (sau mai multe, în funcție de mărimea sa) fiecărui proiect. Eu,
când și dacă sunt nevoit să folosec hârtia, prefer caietele studențești cu
pătrățele pentru că au pagini A4, încadrez mai bine scrisul și pot desena
(sunt vizual și mă ajută mult să fac diverse scheme). Astfel ai ordine în
proiecte și informația este foarte ușor de găsit.

O alternatvă și mai bună este să folosești tableta. Este mult mai productiv să
ai toate informațiile la un loc. Ceea ce crește și mai mult productivitatea este
faptul că în tabletă ai și motor de căutare. Sunt 2 opțiuni preferate de
majoritatea oamenilor productivi: reMarkable 2 și tabletele Apple / Samsung
din noua generație, care au tastatură și pix. Fiecare variantă are avantajele și
dezavantajele sale. Eu am ales o tabletă cu sistem de operare Android.

Revenind la hârtie... ai o agendă? Arunc-o! Da, arunc-o. Nu îți trebuie. Pe

bune! Mai rău te încurcă – dacă nu mă crezi, uită-te în agenda ta să vezi ce
vraiște e acolo. Este al doilea lucru, după TDL, care îți bușește gestionarea
timpului. Ceea ce ai nevoie este, pe lângă tabletă, un calendar electronic.

11
03
CALENDARUL
ESTE NOUA
SUPER-PUTERE

„Dacă o activitate nu este în calendar,

pentru mine nu există.”

- Remus Bălan

12
A treia recomandare puternică pe care o am pentru tine:
Folosește calendarul

Preferabil unul electronic pe care îl poți utiliza pe telefon, tabletă și pe

computer – eu folosesc Google Calendar pentru că este multifuncțional și
are aplicațiile Task și Keep.

Recomandarea mea puternică, dacă gestionezi doar timpul tău, este să nu

folosești nicio altă aplicație care se laudă că te ajută să salvezi timp – nu te
ajută, din contră, mai rău te încurcă. Dacă lucrezi în echipă, poți lua în
considerare și alte aplicații dedicate, dar nu este obligatoriu. Google
Calendar este foarte bun și la așa ceva.

O dată, pe când explicam aceste lucruri unui împătimit al hârtiei, m-a

întrebat:„Încă nu mi-e clar de ce Google Calendar este mai eficient decât
scrierea în agendă a activităților de făcut?!”

Este o întrebare foarte, foarte bună. Iată ce i-am răspuns:

 Google Calendar poate fi sincronizat pe toate echipamentele. Îl am cu
mine tot timpul, chiar dacă uit un anume echipament. Agenda nu. Dacă o
uit sau o pierd... ghinion.

 Am posibilitatea să scriu sarcini mai mari (le trec în calendar, pe ore) și mai
mici (cele care nu necesită programare, pe care le fac oricând doresc) în
sectoare separate. Agendele nu au suficient loc.

 Eu știu ce voi face pe 27 ianuarie 2023. Și în încă alte zile din 2023 și chiar
2024 (discuția a avut loc la finele lui 2021). Agenda nu permite acest lucru,
este doar pentru un an.

 Google îți dă notificări. Agenda nu.

 Poți împărtăși calendarul (sau numai porțiuni din el) cu alte persoane -
agenda nu îți permite.

 Poți, printr-o singură postare, să blochezi timp în calendarul Google

pentru o serie lungă de evenimente - în agenda trebuie să le scrii pe
fiecare în parte.

 În Google Calendar alegi culori diferite pentru tipuri diferite de activități și

apoi rezolvi cu 1 click. În agenda trebuie să cari un snop de culori după
tine.

 Dacă vreau să fac o schimbare la o serie de evenimente, o fac în 10

secunde la toate. În agenda trebuie să întru la fiecare în parte.

 În Google Calendar pot să văd imaginea de ansamblu pe zi, săptămână,

lună, an. În agendă văd maximum 2 zile.

13
 Pot să informez o persoană drect din calendar dacă fac un event sau
modific un event. Și văd dacă acceptă să participe sau nu. DIn agenda nu
pot face asta, trebuie să îl sun, să îi dau email, sms etc.

 Google Calendar se conectează cu emailul. Agenda nu.

 Dacă cineva mă invită să particip la un eveniment, primesc email. Dacă

dau accept, evenimentul se duce direct în calendar. Ei, fă tu asta cu
agenda!

Cred că am dat suficient de multe argumente.

„Gata, m-ai convins, nici nu mai am nevoie de alte argumente!:”

Între noi doi fie vorba, mai aveam o serie legată de folosirea aplicațiilor Task
și Keep.

Ți-aș mai spune doar atât: folosirea calendarului te ajută să nu mai faci
multitasking, să nu procrastinezi și să spui NU atunci când și cui trebuie.

[Evident, folosirea unui instrument sau al altuia este o alegere personală.

Dacă ai încercat să lucrezi cu Google Calendar și nu este pentru tine, e OK.
Dar dacă lucrezi cu agenda, îți recomand să fie una cu zile și ore tipărite.
Să imite măcar puțin calendarul.]

Extrage din HIT LIST activitățile zilnice și blochează în calendar timpul

pentru fiecare. Poți și chiar te încurajez să o faci, să blochezi timpul pe o
perioadă mai lungă – mai multe zile - pentru fiecare obiectiv, proiect, sarcină
importantă. Bugetează-ți timpul!

Alege culori diferite pentru tipurile distincte de sarcini, ca să le vezi mai bine
dintr-o singură privire.

Folosirea calendarului este una dintre cele mai importante tehnici de

productivitate și time management pentru că este simplă și eficientă.

Unul dintre cele mai mari beneficii ale acestui mod de lucru este că vezi în
ce perioade din zi ai timpul ocupat în mod strategic și productiv. Vezi, de
asemenea, când ai timp liber în care poți adăuga activități.

Vor veni către tine persoane care îți vor solicita, direct sau indirect, să faci
ceva pentru ei și obiectivele lor. Vor să le dai o bucată din timpul tău prețios.
Dar tu, pentru că folosești calendarul, te uiți în calendar și introduci sarcini
noi numai dacă mai ai loc. Astfel eviți să suprapui sarcinile deja programate
cu cele noi. Și vezi în ce zi și interval orar poți adăuga sarcini noi.

Pe pagina următoare poți vedea cum arăta calendarul meu pe vremea când
lucram la cartea NU MÂNCA BROASCA!

14
Lasă-ți timp necompletat (spațiile albe din calendarul meu), nu este zi în
care să nu apară activități neprevăzute. Astfel lași un pic de spațiu pentru
aceste chestiuni care apar pe neașteptate – și dacă nu apar într-o zi, ce?
Oricum ai cu ce să umpli timpul.

Completează calendarul seara – astfel reduci efectul Zeigarnik (cel

menționat în capitolul 1) și îți liniștești creierul. Chiar și numai dacă treci
activitatea în calendar, pentru creierul tău este suficient să înțeleagă că ai
închis o buclă și se poate odihni.

Revin asupra programării timpului pe perioade mai lungi: blochează

calupurile de timp corespunzătoare oricât de îndepărtate în timp sunt
programate activitățile – eu pot să îți spun cu exactitate ce voi face fix peste
4 luni, la ora 12:40 – și zău că nu mă simt rigid; din contră, sunt foarte relaxat.

Eu dețin controlul asupra timpului meu!

În programul PRODUCTIVITATE 2X am adăugat, ca bonus, 2 filme în care

arăt cum folosesc Google Calendar, plecând de la Formula TOP 3 – obiective
anuale, trimestriale, săptămânale și zilnice – și HIT LIST.

. . .
Concluziile acestui eBook sunt:
1. TO-DO-LIST este un instrument care sabotează productivitatea
2. Creează NOT-DO-DO-LIST, o listă bazată pe valorile și principiile tale
3. Folosește HIT LIST pentru proiectele tale
4. Folosește GOOGLE CALENDAR

Și închei cu urarea mea pentru toți cei care vor să fie productivi:
DĂ VALOARE MARE TIMPULUI TĂU!

15
Îți mulțumesc pentru faptul
că ai citit acest eBook!
Te felicit că ai ales să investești în
dezvoltarea ta și că îți dorești să dai
valoare mare timpului tău!

Eu cred cu tărie în ceea ce spunea

Nelson Mandela :

„Educația este cea mai puternică armă pe care o poți folosi

pentru a schimba lumea.”

Și în ce spunea Peter Drucker:

„Până nu înveți să îți gestionezi timpul nu poți gestiona nimic
altceva.”

Puse cap la cap, aceste două afirmații nasc întrebarea:

„Și acum ce urmează, cum mă pot educa să îmi gestionez mai
bine timpul și să schimb lumea mea în ceea ce visez?”

Răspunsul meu este o provocare pentru tine. Ce zici, te bagi?

Provocarea are 2 părți:

1. citește cartea .NU MÂNCA BROASCA! Pentru mai multe detalii
dă click aici: https://www.remusbalan.ro/cartea-nu-manca-
broasca
2. Aplică cele 5 STRATEGII PENTRU DUBLAREA
PRODUCTIVITĂȚII + FORMULA TOP 3 + GOOGLE CALENDAR
(mai multe detalii dă click pe: PRODUCTIVITATE 2X )

Iar dacă vrei să ne conectăm, datele mele de contact sunt:

• Website: www.remusbalan.ro ;
• Video – podcast: 1440 – MAKE EVERYMINUTE MATTER
• Email: contact@remusbalan.ro
• Facebook: https://www.facebook.com/remus.balan.user/ :
https://www.facebook.com/RemusBalan/
• Linkedin: https://ro.linkedin.com/in/remusbalan
• Instagram: https://www.instagram.com/remusbalan/
• Tik Tok: https://www.tiktok.com/@remus.balan