Leo Babauta

Mai mult cu mai puțin

Simplitatea se bazează pe 2 pași:

1. identific esențialul si 2. elimin restul.

Astfel, voi fi mai fericit, mai puțin stresat și mai productiv.

Obiectivul unic - ma concentrez pe un singur obiectiv directionand întreaga atenție

asupra lui.

Cele șase principii ale productivității simple

1. Imi impun limite

2. Identific esențialul
3. Simplific
4. Ma concentrez
5. Imi fac obiceiuri
6. Incep cu pași mici

Principiul 1: prin impunerea limitelor sunt obligat sa identific esențialul. Prin

urmare, trebuie sa ma obișnuiesc să-mi impun limite în tot ceea ce fac.

Principiul 2: prin faptul ca aleg esențialul, generez un impact major cu resurse

minime. Ma concentrez întotdeauna pe esențial, pentru a valorifica la maxim timpul
si energia de care dispun.

Cum pot ști dacă o sarcină are impact major?

1. Analizez lista de sarcini. Iau fiecare sarcină în parte și o analizez din

urmatoarele puncte de vedere:
- impactul ei va dura mai mult de o săptămână sau o lună?
- în ce măsură îmi va schimba munca, cariera sau viața?
- cum mă va ajuta sa-mi îndeplinesc un obiectiv pe termen lung? Cât de
important este acel obiectiv?
Deși inițial pare că necesită un efort mare, procedura va deveni din ce in ce mai
ușoară, iar în scurt timp voi descoperi că îmi ia doar câteva minute.

2. Încep cu obiectivele. Dacă încep prin a identifica acele lucruri pe care vreau
sa le realizez în următorul an voi putea planifica eforturile astfel incat sa fac
in fiecare zi cate putin pentru a ajunge la rezultat. Dacă am presupune că îmi
stabilesc trei obiective pe termen lung trebuie ca in fiecare zi sa aleg din lista
o sarcina care ma va duce mai aproape de aceste obiective. Astfel sunt sigur ca ma
ocup de realizarea acelor sarcini care au cel mai mare impact fiindca sunt direct
legate de un plan pe termen lung.
Metodele de mai sus nu se exclud reciproc, cea mai bună variantă este să le combin.

Câteva întrebări utile:

- care aspecte ale vieții mele mă copleșesc?
- ce mi-aș dori sa simplific?
- cu excepția sarcinilor pe care trebuie să le îndeplinesc în diverse domenii ale
vieții mele, îmi doresc sa reduc numărul obiectelor pe care le dețin, al
informatiilor pe care le primesc sau al responsabilităților pe care le am?

Cateva beneficii ale impunerii limitelor:

- simplific lucrurile, viata devine mai usor de gestionat si mai putin stresanta;
- imi directionez atenția; nu imi mai irosesc energia ocupandu-ma de mai multe
sarcini simultan;
- ma concentrez asupra lucrurilor importante, in loc sa fac de toate si sa fiu
supraaglomerat ma ocup doar de ceea ce este important pentru mine, acest lucru tava
determina o schimbare extraordinara in viata mea;
- ma ajuta sa realizez ceea ce imi doresc. de cele mai multe ori cand sunt
solicitat in toate partile, avansez foarte incet in directia scopurilor si
proiectelor pe care mi le-am propus. Insa, daca ma concentrez doar asupra catorva
lucruri importante, chiar pot sa le indeplinesc. Voi obtine mai mult concentrandu-
ma pe esential;
- le demonstrez celorlalti ca timpul meu este important. Cand incerc sa rezolv
toate sarcinile care mi se atribuie, cei din jurul meu au impresia ca timpul lor
este mai important, ca nu voi refuza nici o solicitare. Daca, dimpotriva, tresez
niste limite clare in ceea ce imi priveste munca, le transmit ca timpul si
proritatatile mele sunt importante. In consecinta, si ceilalti vor incepe sa-mi
aprecieze timpul.
- devin mai eficient. Rezolv mai putine lucruri marunte si mai multe din cele care
conteaza, depun mai putin efort si imi investesc timpul si energia, care sunt
limitate, in ceva cu impact de durata. Astfel, valorific la maxim timpul de care
dispun si ma eliberez de balastul lucrurilor marunte.
Ma gandesc la viata mea – ce aspecte imi ocupa cel mai mult timp sau ma solicita
excesiv? Ce as dori sa simplific?
Cateva exemple:
- emailul;
- sarcinile zilnice;
- timpul petrecut la telefon;
- numarul proiectelor de finalizat;
- numarul blogurilor sau al altor proiecte la care sunt abonat;
- timpul dedicat citirii de articole online;
- numarul obiectelor de pe birou.
Acestea sunt doar cateva idei…voi putea patrunde treptat si in alte zone.
Important este sa ma concentrez pe o singura schimbare pana cand aceasta devine o
obisnuinta si pot respecta cu usurinta limitele impuse.

Cum imi impun limite?

Prima data va fi un numar aleatoriu, caci va dura o perioada pana cand imi voi da
seama care este solutia potrivita in cazul meu. Cu toate acestea, impunerea
limitelor nu inseamna doar alegerea unui numar la intamplare, ci se bazeaza pe
experienta mea in acea activitate si pe ceea ce eu consider a fi ideal.

Trasarea limitelor, in orice domeniu, urmeaza aceeasi procedura:

1. analizez frecventa cu care desfasor o anumita activitate (cat de des fac acea
activitate intr-o zi) si poi stabilesc o limita mai joasa, bazandu-ma pe ceea ce
consider ca ar fi ideal;
2. testez limita respectiva timp de o saptamana si analizez rezultatul, pentru a
sti daca este viabila;
3. daca nu ma multumeste, ajustez frecventa si fac o noua testare timp de o
saptamana;
4. continui sa fac modificari pana cand ating nivelul optim si acesta devine o
obisnuinta;
5. odata ce am invatat sa stabilesc limite, voi ajunge sa le valorific la maxim
– prin identificarea esentialului si simplificare. Aici devine cu adevarat evidenta
puterea limitelor: cand ma obliga sa ma limitez la esential.
Identificarea esentialului printr-o serie de intrebari

1. Care sunt valorile mele? Valorile inseamna acele lucruri carora le acord cea
mai mare importanta. Ma gandesc ce conteaza pentru mine, ce calitati as dori sa le
detin, dupa ce principii imi conduc viata. Odata ce le-am identificat, toate
actiunile si alegerile mele vor fi o reflectare a acestor valori.
2. Care sunt obiectivele mele? Ce imi doresc de la viata? Dar de la urmatorii
trei ani? Dar de la urmatoarea luna? Dar de la ziua de azi? Daca stiu ce vreau sa
realizez, va fi usor sa aflu daca o actiune sau un factor ma va ajuta sa ajung unde
imi doresc.
3. Ce imi face placere? Ma gandesc la ce imi place, la persoanele cu care imi
place sa-mi petrec timpul si la ce imi place sa fac.
4. Ce este important pentru mine? Dupa acelasi model, fac o lista cu cele mai
importante lucruri din viata personala, de la serviciu sau din orice domeniu ma
preocupa.
5. Care sunt actiunile cu cel mai mare impact? Dintr-o lista de sarcini si
proiecte, le aleg pe cele care imi vor aduce cel mai mare beneficiu in viata
personala si in cariera. De exemplu, daca trebuie sa aleg intre a da niste
telefoane, a participa la o sedinta si a scrie un raport, analizez impactul
fiecarei activitati: telefoanele sunt catren iste clienti care aduc companiei cate
o suta de dolari fiecare, sedinta este programata pentru un client care poate aduce
zece mii de dolari, iar raportul poate ca nici nu va fi citit. Prin urmare, in
acest exemplu, sedinta are cel mai mare impact si devine, astfel, esentiala.
6. Care sunt actiunile cu cel mai mare impact pe termen lung? Este o diferenta
intre dimensiunea impactului si durata sa. De exemplu, o intalnire cu un client
poate genera incasari de zece mii de dolari saptamana viitoare, pe de alta parte, o
campanie de marketing de durata poate aduce incasari de sute de mii de dolari anul
urmator. Impactul nu se cuatifica doar in bani – poate fi usor inlocuit cu orice
alt lucru pe care il consider de valoare.
7. Nevoi sau dorinte. Acesta este un criteriu pe care ar trebui sa-l iau in
calcul in momentul in care intentionez sa fac o investitie: lucrul respectiv este
necesar sau doar mi-l doresc? Odata ce am identificat nevoile, pot elimina
majoritatea dorintelor, care sunt neesentiale.
8. Elimin neesentialul. Cateodata, este util sa gestionez situatia invers, daca
am dificultati in a alege esentialul: dintr-o lista de sarcini, de exemplu,
indepartez neesentialul. Este evident ca sa spal masina este mai putin important
decat sa achit facturile sau sa repar ceva ce imi poate aduce prejudicii mai mari.
Din momentul in care am scapat de neesential, voi ramane doar cu cele mai
importante sarcini din lista.
9. Un proces permanent de selectie. De cele mai multe ori, nu reusesc sa ajung
la esential de prima data. Elimin mare parte din ce este neesential si incerc sa
lucrez cu ceea ce ramane. Apoi, dupa o saptamana sau doua, analizez din nou
sarcinile si mai indepartez cateva. Continui acest proces pana cand consider ca nu
mai pot elimina nimic.

Cum folosesc intrebarile in practica

- Obiective pe viata: care sunt obiectivele mele principale? Aplic intrebarile

de mai sus, mai ales pe cele referitoare la valori, obiective si lucruri care imi
fac placere, reducand astfel numarul obiectivelor neesentiale.
- Obiective anuale: la fiecare inceput de an, sunt cuprins de dorinta de a
indeplini o serie de obiective. Unul din motivele pentru care nu reusesc
intotdeauna sa fac ce mi-am propus la inceput este ca imi propun prea multe. Voi
alege unul sau doua si ma voi concentra asupra lor. Voi utiliza intrebarile
esentiale pentru a determina obiectivele esentiale. Pe cele mai putin importante le
pot lasa pe mai tarziu.
- Proiecte si sarcini de serviciu. Daca lista lor este prea lunga, trebuie sa
simplific – pe baza intrebarilor esentiale imi stabilesc prioritatile. Asupra caror
proiecte ma voi concentra saptamana aceasta? Asupra caror sarcini ma voi concentra
azi? Intrebarile referitoare la obiective si impactul fiecarui proiect sau sarcini
sunt cele mai importante.
- Emailuri. Daca trebuie sa raspund la douazeci de emailuri, folosesc
intrebarile esentiale pentru a alege acele trei pana la cinci emailuri la care voi
raspunde azi. Ma voi ocupa maine de cele neesentiale sau, daca pot, le voi elimina.
- Finante. Ideea de nevoi fata de dorinte este relevanta in acest caz, insa la
fel sunt intrebarile referitoare la scopuri si valori. Daca imi adaptez tiparul de
cheltuieli la scopuri si valori, voi elimina multe cheltuieli inutile, ceea ce va
duce la imbunatatirea situatiei mele financiare.
- Dezordinea. Elimin dezordinea banzandu-ma pe ideea de nevoi in loc de
dorinte, eliminand neesentialul printr-un proces continuu de selectie. In final voi
scapa de lucrurile inutile si voi ramane doar cu ce imi este necesar, cu lucrurile
care imi plac si pe care chiar le folosesc.
- Evaluari periodice. Alegerea esentialului nu este aproape niciodata o decizie
definitiva, ci necesita o verificare regulata, pe masura ce lucrurile se
acumuleaza, valorile si obiectivele mele se schimba, si nevoile mele se reduc.
Odata ce am analizat un aspect al vietii mele si am eliminat ceea ce nu este
esential, stabilesc o data la care sa revin asupra lui si continui procesul de
evaluare. Ma voi bucura de proces si nu ma voi grabi sa ajung la o destinatie
anume.
Scopul simplificarii nu este acela de a-mi goli viata, ci de a ma ajuta sa fac loc
pentru lucrurile care imi fac placere. Le voi identifica inainte de a incepe
simplificarea.

Principiul 3: simplific – elimin neesentialul.

Odata ce am identificat esentialul, procesul de simplificare ar trebui sa fie usor
– trebuie doar sa inlatur neesentialul.
Dificultatile intervin cand ceilalti imi deleaga sarcini pe care nu le consider
esentiale. In astfel de cazuri, trebuie sa ma obisnuiesc sa refuz. Este util sa
inteleg ca refuzul este pur si simplu un angajament de a urmari esentialul, chair
daca inseamna sa spun ca nu am timp sa fac mai mult.

Principiul 4: concentrarea este cel mai puternic instrument in cresterea

eficientei.
Conform acestui principiu, concentrandu-ma asupra unui numar mai mic de lucruri voi
deveni mai eficient. Ma concentrez pe „obiectivul unic” si-l indeplinesc. Ma
concentrez pe o singura sarcina si devin mai eficient. Ma concetrez pe prezent
pentru a reduce nivelul de anxietate si stres.
Cateva moduri de a folosi puterea concentrarii:
- ma concentrez asupra unui obiectiv. Concentrarea este factorul de care
depinde indeplinirea unui obiectiv sau crearea unui obicei. Nici autodisciplina,
nici recompensele, nici hotararea si nici macar motivatia (desi este si aceasta un
ingredient important). Daca pastrez concentrarea asupra unui scop sau obicei, voi
reusi aproape intotdeauna. In caz contrarm nu voi ajunge la acel obiectiv decat
daca este unul atat de usor incat l-as fi atins oricum. Este foarte simplu.
- ma concentrez pe ce se intampla acum. Concentrarea atentiei si energiei
asupra prezentului ma poate ajuta foarte mult. Reduce stresul, ma ajuta sa ma bucur
din plin de viata si ma poate face mai eficient. Concentrarea asupra prezentului,
si nu a trecutului sau a viitorului nu este deloc simpla si ncesita exercitiu.
- ma concentrez pe ce am de facut in acest moment. S-a intamplat de mai multe
ori sa ma concentrez atat de intens pe o anumita activitate incat nu am mai
realizat ceea ce se intampla in jur. Nu mai sunt atent la ceas si nu ma gandesc
decat la ce fac in acel moment. Aceasta este definitia starii de „flux”, un
ingredient important in gasirea fericirii. O activitate profesionala sau de
relaxare care ma aduce in aceasta stare de „flux” va contribui cu siguranta la
obtinerea ei. Oamenii se simt cel mai bine cand sunt absorbiti dfe o activitate
care-i provoaca din punct de vedere intelectual. In primul rand trebuie sa-mi
gasesc acea indeletnicire de care sa fiu pasionat. Apoi trebuie sa inlatur orice
imi poate distrage atentia si sa ma concentrez in intregime pe ceea ce fac.
- ma concentrez pe aspecte pozitive. Una dintre cele mai importante aptitudini
pe care trebuie sa le deprind este sa fiu constient de gandurile negative si sa le
inlocuiesc cu cele pozitive. Vor fi multe momente in care voi vrea sa abandonez
lupta, iar daca nu depistez gandurile negative la timp, acestea vor deveni atat de
puternice, incat voi abandona definitiv. Dar eu voi gandi pozitiv! Ma gandesc cat
de bine ma simt, ca si alti oameni au reusit si voi reusi si eu. Imi si imaginez
acum cat de bine ma voi simti cand voi vedea ca mi-am atins obiectivele. Trebuie sa
caut partea pozitiva in orice situatie, asa voi ajunge la fericire pentru ca nu ma
concentrez pe aspectele dificile sau negative ale vietii ci pe cele pozitive. Sunt
recunoascator pentru tot ce am!

Concentrarea asupra unei singure sarcini (single-tasking)

Cateva dezavantaje ale conceptului de multitasking:

- este mai putin eficient pentru ca trebuie sa modific viteza de lucru pentru
fiecare dintre sarcini;
- este mai complicat si, prin urmare, predispune la stres si erori;
- ma poate face sa-mi pierd mintile, iar in aceasta lume oricum haotica,
trebuie sa gasesc o oaza de calm si seninatate pentru a face fata tumultului.
-
Iata cum ma pot concentra pe o singura sarcina:
- primul lucru pe care trebuie sa-l fac dupa ce ma trezesc este sa aleg cea mai
importanta sarcina. Nu fac nimic altceva pana nu am rezolvat-o pe aceasta. Dupa o
pauza scurta trec la a doua sarcina importanta. Daca reusesc sa rezolv in timpul
diminetii 2-3 sarcii importante atunci restul zilei va fi floare la ureche;
- cand ma concentrez pe terminarea unei sarcini, inlatur tot ce mi-ar putea
distrage atentia. Inchid emailul si, daca e posibil, chiar ma deconectez de la
internet. Imi inchid telefonul mobil. Ma concentrez doar pe ceea ce am de facut si
nu ma gandesc la nimic altceva;
- daca simt nevoia sa deschid emailul sau sa trec la alta sarcina trebuie sa ma
abtin! Respir adanc! Ma concentrez din nou intorcandu-ma la ceea ce am de facut.
- daca intervin alte sarcini in timp ce lucrez le trec in agenda. Ma intorc la
ceea ce am de facut;
- din cand in cand, dupa ce am finalizat o anumita sarcina, le revad pe cele
notate in agenda, le adaug in lista si modific programul, daca este necesar.
Verific emailul si social media la intervale regulate si prestabilite;
- daca se intampla sa apara ceva atat de urgent, incat sa fie imposibil de
amanat pana dupa finalizarea activitatii din acel moment imi voi nota locul in care
am ramas astfel incat sa-mi fie usor sa revin cand ma intorc la acea sarcina;
- respir adanc, imi relaxez corpul si fac pauza din cand in cand. Ma bucur de
viata. Ies din birou si admir natura. Imi ingrijesc sanatatea mea psihica!

Concentrarea asupra prezentului

Cele mai bune cai de a exersa concentrarea asupra prezentului:

- cand mananc ma concentrez asupra mesei. In timpul mesei nu citesc si nu ma
gandesc la altceva. Pur si simplu mananc. Ma bucur de experienta – de gust, de
textura. Nu ma grabesc. Acelasi lucru este valabil si in alte activitati: cand spal
vasele, cand fac dus, cand conduc, lucrez sau ma joc. Nu voi face mai multe
activitati simultan – ma concentrez doar asupra ceea ce fac in acel moment;
- trebuie sa fiu constient. Un alt pas important este sa fiu mai constient de
gandurile mele. Ma voi gandi inevitabil la trecut si viitor. Nu e nici o problema.
Trebuie doar sa fiu constient. Constientizarea este conditia schimbarii;
- trebuie sa fiu ingaduitor cu mine insumi. Daca incep sa ma gandesc la trecut
sau la viitoar nu trebuie sa ma pedepsesc pentru asta. Nu incerc sa-mi scot cu
forta gandurile din minte. Doar le constientizez si le las sa iasa usor din minte,
apoi revin la prezent;
- exersez in permanenta. Sportul trebuie sa fie o forma de meditatie pentru
mine. Cand alerg, ma concentrez doar pe asta. Sunt atent la respiratie, la
miscarile corpului, la nimic altceva decat la prezent. Este un exercitiu
extraordinar;
- am obiceiuri zilnice. Pot alege orice forma de meditatie. Cand spal vasele am
ocazia sa sxersez, si aceasta poate deveni forma mea de meditatie. Cand umblu ma
concentrez asupra mersului. Orice fac poate deveni o forma de exercitiu;
- iau notite. Folosesc servicii care sa ma anunte ca am ceva planificat;
- nu exista esec. Voi gresi dar nu e nici o problema pentru ca este imposibil
sa esuez. Singurul lucru care conteaza este ca exersez. Cu timpul, cand perseverez,
voi invata sa ma concentrez asupra prezentului mult mai des decat o fac acum. Nu
pot esua, chiar daca fac o pauza. Simplul fapt ca fac asta inseamna ca am reusit.
Ma bucur de orice succes indiferent cat de mic este el;
- exersez in permanenta. Daca sunt complesit de frustrare voi respira adanc.
Raspunsul la intrebarea „ce ar trebui sa fac acum?” este „exerseaza in
continuare!”.

Principiul 5: imi formez obiceiuri noi pentru imbunatatiri de durata.

Singurul mod in care imi pot crea obiceiuri de durata este sa aplic arta limitarii
la esential: imi concentrez toata atentia si energia asupra unui singur obicei,
timp de o luna.

Iata cum functioneaza:

1. Imi aleg un obicei. Nu mai mult de unul pe luna. Pot alege orice obicei –
atat timp cat are cel mai mare impact asupra vietii mele.
2. Concep un plan. Voi specifica obiectivul fiecarei zile, ora/orele la care il
voi realiza, care va fi „factorul determinant” (evenimentul imediat anterior
obiceiului care a devenit parte din rutina – de exemplu, fac exercitii fizice
imediat dupa ce m-am spalat pe dinti) si cine este persoana care ma va supraveghea.
3. Fac public obiectivul propus. Spun la cat mai multe persoane ca mi-am facut
un obicei nou.
4. Raportez progresul zilnic. In fiecare zi imi anunt grupul daca mi-am
indeplinit sau nu obiectivul.
5. La finalul celor treizeci de zile, am dobandit un obicei nou. Va trebui, in
continuare, sa exersez zilnic, insa imi va fi relativ la indemana dupa aceasta
perioada.