COMUNICAREA ELECTRONICA

CUPRINS

1. INTRODUCERE 4
2. SCOP 4
3. RISCURI DIN PUNCT DE VEDERE JURIDIC 4
4. CERINTE LEGALE 5
5. STRUCTURA UNUI MESAJ 5
6. MANIPULAREA MESAJELOR 6
7. LISTE DE DISCUTII 6
8. RECOMANDARI SI ETICA COMUNICARII PRIN E-MAIL 5
9. OBLIGATIA DE A CITI E-MAIL-UL 8
10. FOLOSIREA E-MAIL-ULUI PENTRU UTILIZAREA PERSONALA 8
11. INFORMATII CONFIDENTIALE 8
12. SISTEMUL DE MONITORIZARE 9
13. ADRESELE DE E-MAIL 9
14. INTREBARI 9
 1. Introducere
Serviciul de posta electronica folosit in cadrul companiei Nume Companie S.A. foloseste un Server Exchange
2013 instalat pe un sistem de operare Windows Server 2012 Standar.
Pentru securizarea Serverului de Exchange, Departamentul IT din cadrul companiei Nume Companie S.A.
foloseste: Windows Firewall, Symantec Endpoint Protection, Cisco. Protocolul de trimitere al e-mail-urilor
recomandat si folosit in cadrul companiei Nume Companie S.A. este SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Toate mesajele trimise prin serviciul de posta electronica folosit de in cadrul companiei Nume Companie S.A.
sunt filtrate impotriva Spam-urilor, Virusilor. Daca server-ul detecteaza un virus sau un fisier atasat nepermis in e-
mail, acesta nu va ajunge in inbox, server-ul de e-mail pur si simplu va refuza sa-l accepte. De asemenea toate e-
mail-urile cu urmatoarele tipuri de atasari vor fi refuzate : VBS, .PIF, .HTA, .SCR, .reg, .BAT, com, .LNK, .exe,
.CMD, .CPL, .rar, .ZIP.
Pentru trimiterea/primirea de e-mail-uri utilizatorii din cadrul companiei Nume Companie S.A. folosesc clientul
de Microsoft Outlook din suita Microsoft Office 2013. Acest client de e-mail poate sa foloseasca casuta de e-mail in
doua feluri : fie se pastreze mailbox-ul pe server fie acesta este descarcat pe calculatorul local eliberand in acest
fel spatiul de pe server. Clientul Microsoft Outlook este limitat la 20 Gb. Pe server limitele sunt mai mici si sunt
luate de catre Departamentul IT in functie de capacitatea de stocare a serverul-ui de Exchange.

2. Scop
Scopul acestei politici este de a asigura utilizarea corecta a sistemului de e-mail din cadrul companiei Nume
Companie S.A. si sa faca utilizatorii constienti de ceea ce considera companiei Nume Companie S.A. ca utilizare
acceptabila si inacceptabila a sistemului sau de e-mail-ului. Departamentul IT din cadrul companiei Nume
Companie S.A. isi rezerva dreptul de a modifica aceasta politica. In cazul modificarilor, utilizatorii vor fi informati in
mod corespunzator.
Email-ul este varianta electronica a scrisorilor traditionale. Avantajul principal este viteza de livrare a
informatiei, la care se adauga si posibilitatea de trimitere de fisiere atasate.
Nume Companie S.A. are rezervat dreptul de a folosi domeniul credius.ro . Standardul folosit pentru casutele
de e-mail este prenume.nume@credius.ro.
Pentru o portabilitate crescuta Departamentul IT din cadrul companiei Nume Companie S.A. a implementat pe
serverul Exchange si serviciul de OWA ( Outlook Web Access). Astfel, angajatii Nume Companie S.A. pot sa isi
citeasca e-mail-urile accesand serviciul de OWA direct din internet folosit pagina destinata acestui serviciu:
webmail.credius.ro.Dupa autentificare, angajatul cu dreptul de a folosi o casuta e-mail are posibilitatea de a-si citi
e-mail-urile in conditii sigure.

3. Riscuri din punct de vedere juridic

Email-ul este un instrument de comunicare pentru afaceri iar utilizatorii sunt obligati sa foloseasca acest
instrument intr-o maniera responsabila, eficienta si legala. Desi, prin natura sa, comunicarea prin e-mail pare a fi
mai putin formala decat comunicarea scrisa, comunicarea prin e-mail se supune acelorasi legi. Prin urmare, este
important ca utilizatorii sa fie constienti de riscurile juridice la care sunt supusi in momentul cormunicarii prin e-mail:
 Daca utilizatorul trimite e-mail-uri cu remarci calomnioase, defaimatoare, ofensive, rasiste sau obscene,
utilizatorul si compania pot fi trasi la raspundere.
  Daca utilizatorul retransmite e-mail-uri cu remarci calomnioase, defaimatoare, ofensive, rasiste sau
obscene, utilizatorul si compania pot fi trasi la raspundere.
 Daca in mod ilegal utilizatorul retransmite informatii confidentiale, utilizatorul si compania pot fi trasi la
raspundere.
 Daca in mod ilegal utilizatorul retransmite sau copiaza un mesaj fara permisiunea persoanelor autorizate,
utilizatorul si compania pot fi trasi la raspundere pentru incalcarea drepturilor de autor.
 Daca utilizatorul trimite un e-mail cu atasament care contine un virus, utilizatorul si compania pot fi trasi la
raspundere.
Respectand aceasta politica, utilizatorul poate minimiza riscurile juridice care pot aparea in utilizatea e-mail-
ului. In cazul in care utilizatorul nu ia in considerare normele stabilite in aceasta politica de e-mail, acesta va fi
pe
deplin raspunzator, iar compania se va disocia de raspunderea comuna.

4. Cerinte Legale
Urmatoarele norme sunt obligatorii si trebuie sa fie respectate cu strictete:
 Este strict interzis trimiterea de e-mail-uri care contin remarci calomnioase, defaimatoare, ofensatorii,
rasiste sau obscene. Daca primiti un e-mail de aceasta natura, trebuie sa anuntati imediat superiorul
dumneavoastra sau departamentul IT al companiei Nume Companie S.A..
 Nu retransmite un mesaj cu informatii importante sau confidentiale fara a dobandi permisiunea de la
expeditorul e-mail-ului.
 Nu transmite e-mail-uri sau mesaje nesolicitate.
 Nu transmite e-mail-uri folosind contul altei persoane fara acordul acesteia.
 Nu copiati un e-mail sau un atasament care apartine altei persoane fara acordul acesteia.

5. Structura unui Mesaj

Un mesaj este compus din 3 parti majore:
 Antetul mesajului
 Corpul mesajului
 Fisierul atasat

5.1 Antetul
Aceasta parte a mesajului contine date referitoare la adresa expeditorului, adresa destinatarului, subiectul
mesajului si adresa server-ului de e-mail de pe care a fost transmis mesajul.
 To: - adresa destinatarului
 CC: - Carbon Copy. In cazul in care mesajul este adresat mai multor destinatari, adresele acestora vor
fi trecute in acest camp
 BCC: - Blind Carbon Copy. Are acelasi rol cu campul de mai sus, dar destinatarii nu vor putea vedea
cine a mai primit mesajul
 Subiect:- Subiectul mesajului, incercati sa il concepeti cat mai scurt si concis. Acesta trebuie sa fie un mic
sumar al mesajului si trebuie sa capteze interesul destinatarului.
5.2 Corpul mesajului
Reprezinta mesajul in sine. Poate contine text normal sau text formatat in format HTML. Orice alt format se poate
trimite folosind fisierele atasate. Lungimea liniei sa nu depaseasca 60 de caractere (astfel mesajul va putea fi
vizualizat pe aproape orice terminal). Nu folositi caractere inclinate , ingrosate, etc., generatoare cu procesare de
text (nu toate terminalele pot procesa aceste caractere).

5.2.1 Fisierul atasat

Este un mod de a trimite prin e-mail diferite fisiere in diferite formate (documente, imagini, etc.)

6. Manipulare mesajelor
Mesajele primite se regasesc in directorul Inbox si sunt sortate dupa data si ora primirii lor, mesajele necitite
fiind marcate ca atare. E-mail-urile trimise sunt stocate in directorul Sent Items. In directorul Outbox sunt pastrate
copii ale mesajelor in curs de trimitere. Serverul de Exchange din cadrul companiei Nume Companie S.A. este
configurat astfel incat sa nu trimita e-mail-uri cu un fisier atasat mai mare de 10 MB. Aceasta limita este o limita
standard acceptata de majoritatea serverelor din lume.

7. Listele de discutii (Grupuri )

Listele de discutii sunt grupuri de utilizator care primesc mesajele la o anumita adresa de e-mail. Deci un e-
mail trimis de un membru al unei liste de discutii catre adresa acelei liste de discutii este primit de toti membrii listei
respective. Pe server-ul de Exchange avem configurate urmatoarele liste de discutii (grupuri) : Bucuresti, Credius.
Prin aplicarea butonului Reply All se raspunde catre lista de discutii nu doar catre expeditorul unui anumit mesaj.

8. Recomandari si etica comunicarii prin e-mail

Companiei Nume Companie S.A. considera corespondenta prin e-mail ca fiind un mijloc important de
comunicare si recunoaste importanta lui. Prin urmare, companiei Nume Companie S.A. doreste ca utilizatorii sai sa
respecte urmatoarele reguli.
Scrierea E-mail-urilor :
 Este obligatoriu completarea minima a antetului ; campurile To si Subiect.
 Folositi subiecte scurte si descriptive, usor de inteles
 Stilul de trimitere al e-mail-urilor in Domeniul Credius este informal. Puteti incepe un e-mail cu “Buna”,
precum si numele persoanei si, de asemenea puteti termina un e-mail cu “ O zi buna “. Utilizarea
abrevierilor folosite pe internet si a caracterelor pentru exprimarea emotiilor nu sunt incurajate de catre
companiei Nume Companie S.A..
 Semnaturile trebuie sa includa numele expeditorului, functia, numele companiei, adresa, numarul de
telefon si de fax, adresa de e-mail, adresa de web. In cazul in care cititorul vrea sa contacteze scriitorul in
orice alt mod, acesta sa aiba la indemana toate informatiile necesare.
 Nu trimiteti atasamente inutile. Comprimati atasamentele mari inainte de a le trimite.
 Nu utilizati Cc: sau Bcc: cu exceptia cazului in care destinatarul este constient de faptul ca o copie a e-
mail-ului ajunge la Cc / Bcc si stie ce masuri , daca este cazul , sa ia.
 Daca retransmiteti un e-mail, explicati cat mai clar destinatarului ce actiuni trebuie sa efectueze.
  Trimiteti numai e-mail-uri ale caror continuturi ar putea fi afisate pe un panou de informare publica. Daca
acestea nu pot fi afisate in mod public, in starea lor actuala, luati in considerare reformularea e-mail-urilor
prin alte mijloace de comunicare, sau de protejare a informatiilor prin utilizarea criptarii.
 Inainte de a marca e-mail-urile ca fiind importante asigurati-va ca ele sunt intradevar importante.
 Daca primiti un e-mail din greseala , nu il stergeti. Raspundeti expeditorului pentru a redirectiona e-mail-ul
catre destinatarul corect.
 Subliniati anumite cuvinte care pot schimba sensul propozitiilor incadrandu-le precum: *cuvant*; sau
scriindu-le cu majuscule.
 Atentie la tasta Caps Lock. Evitati sa scrieti mesajele cu majuscule, deoarece denota un ton imperativ.
 Raspundeti la un e-mail citind partile importante la care va referiti.
 Recititi mesajele inainte de a apasa butonul Send, pentru ca odata trimis mesajul, este aproape
instantaneu primit de destinatar.
 Serverul de e-mail din cadrul companiei Nume Companie S.A., in functie de evenimentele ce apar poate
returna
o Atentionari (worning) care semnifica faptul ca mesajul nu a putut fi transmis din diferite motive (de
obicei nu a putut fi gasit server-ul destinatie), dar insa se mai incearca trimiterea lui. Nu trebuie sa
intreprindeti nici o actiune.
o Erori (fatal errors) care semnaleaza o eroare ce a determinat ca mesajul sa nu poata fi transmis
destinatarului (cont de e-mail neexistent al destinatarului; spatiul alocat pentru destinatar pe
serverul destinatie depasit, etc.)
 Pentru listele de discutii (grupuri ):
o Trimiteti mesajele NUMAI care se incadreaza in tematica listei
o In cazul grupurilor evitati trimiterea de e-mail-uri din afara ariei de interes general.
o Discutati folosind un limbaj civilizat
o Dati Reply All, doar daca si restul persoanelor ar putea fi interesate de mesaj. Altfel raspundeti
doar expeditorului mesajului respectiv.
o Citati din mesajul la care raspundeti DOAR strictul necesar.

Raspunsul la E-mail-uri:
 Nu raspendeti la Spam sau e-mail-uri automate primite de la “noreply “. La sfarsitul e-mail-ului Spam nu
rspundeti la dezabonare. Daca raspunzi, server-ul de Spam inregistreaza adresa de e-mail si te va asalta
cu e-mail-uri nedorite. Totodata serverul de spam iti poate trimite adresa de e-mail si altor servere din
aceeasi categorie de Spam.
 Raspundeti la toate e-mail-urile primite. Timpul de raspuns pentru un e-mail este de cel mult 24 de ore, si,
de preferinta in aceeasi zi lucratoare. In cazul in care e-mail-ul este complicat, trimite un raspuns prin care
confirmi primirea e-mail-ului si ca in cel mai scurt timp vei raspunde tuturor solicitarilor. Pentru e-mail-urile
catalogate urgente trebuie sa raspundeti in termen de 4 ore.
Grupuri de stiri / Forum :
 Fara aprobarea Departamentul IT din cadrul companiei Nume Companie S.A. persoanele care au cont de
utilizator in Domeniul Credius nu au voie sa se inscrie la nici un buletin de stiri Online (Newsletter)
 Nu posta adresa de e-mail din Domeniul Credius pe un site personal.
 Nu posta / incarca comentarii, fisiere sau clipuri video pe site-uri de socializare (Facebook, MySpace,
YouTube, etc ) utilizand adresa de e-mail din cadrul companiei Nume Companie S.A..

Intretinere :
 Stergeti toate e-mail-urile care contin copii ale corespondentei cu acelasi subiect.
 In cazul in care primiti e-mail-uri cu atasamente salvati atasamentul pe calculator impreuna cu textul
aferent si apoi stergeti e-mail-ul.
 Setati clientul de e-mail sa goleasca “ elementele sterse “ la inchidere.

9. Obligatia de a citi e-mail-ul

Imposibilitatea de a primi sau a citi o notificare in timp util nu scuteste angajatul companiei Nume Companie
S.A. de a cunoaste si respecta continutul acestuia. Angajatul trebuie sa isi verifice frecvent e-mail-ul pentru a
ramne la curent cu toate comunicarile din cadrul companiei Nume Companie S.A.

10. Folosirea e-mail-ului pentru utilizarea personala

Desi sistemul de posta electronica configurat in cadrul companiei Nume Companie S.A este destinat pentru
utilizarea profesionala, Credius permite folosirea rezonabila a e-mail-ului pentru utilizarea personala, dar numai in
cazul in care sunt respectate urmatoarele reguli :
 Utilizarea personala a e-mail-ului nu trebuie sa interfereze cu utilizarea profesionala.
 E-mail-urile personale trebuie sa respecte de asemenea regulile din aceasta politica.
 E-mail-urile personale sunt pastrate intr-un folder separate numit “Personal “. E-mail-urile din acest folder
trebuiesc sterse periodic astfel incat sa nu blocheze clientul de e-mail. In cazul in care clientul de e-mail
este blocat personalul Departamentului IT goleste acest folder fara nici o avertizare.
 Retransmiterea de scrisori in lant, junk mail, glume si fisiere executabile este strict interzisa.
 Toate mesajele distribuite prin intermediul sistemului de e-mail al companiei, chiar si e-mail-urile personale,
sunt proprietatea companiei Nume Companie S.A.

11. Informatii Confidentiale

Evitati trimiterea de informatii confidentiale prin e-mail. Daca totusi trebuie sa trimiteti astfel de informatii e
necesar sa le securizati. Salvati informatia intr-un document Word sau Excel si protejati-l cu o parola. Furnizati apoi
destinatarului parola prin alte mijloace de comunicare, de exemplu, prin telefon.

12. Sistemul de Monitorizare

Nu trebuie sa ai asteptari legate de confidentialitate in ceea ce creezi, stochezi, trimiti sau primesti pe
calculatorul/laptopul companiei. E-mail-urile tale pot fi monitorizate fara notificare daca Nume Companie considera
acest lucru necesar. Daca se demonstreaza ca nu respecti regulile impuse prin aceasta politica, Nume Companie
isi rezerva dreptul de a lua masuri disciplinare, inclusiv incetarea contrctului de munca si/sau actiuni legale.

13. Adresele de E-mail

Toate adresele de e-mail aflate pe server-ele Nume Companie sunt proprietatea companiei Nume Companie
S.A. Parola adresei de e-mail nu trebuie comunicata altor persoane si trebuie sa fie schimbata o data la 60 de zile.
Adresele de e-mail care nu sunt utilizate timp de 30 de zile vor fi dezactivate si dupa 150 de zile vor fi sterse.

14. Intrebari
Daca aveti intrebari sau comentarii despre aceasta politica , va rog sa contactati Departamentul IT. Daca nu
adresati intrebari, compania Nume Companie S.A considera ca ati inteles si sunteti constienti de regulile acestei
politici si le veti respecta.