Codul bunelor maniere in era tehnologiei moderne

de Marina Rasnoveanu
Odata cu aparitia modalitatilor moderne de comunicare si comportamentul nostru a fost nevoit sa se
adapteze. Atotstiutorul Google, retelele de socializare Facebook si Twitter, blogul personal sau site-ul
profesional Linkedin - toate necesita un cod al bunelor maniere imbunatatit si updatat vremurilor.

Real Simple a consultat mai multi experti in maniere si social media pentru a realiza un cod al bunelor maniere
adaptat generatiei online. Citeste in continuare noile reguli in materie de tehnologie moderna.

Este permis sa iti verifici emailurile pe telefon atunci cand esti in vizita?

Daca iti vizitezi un prieten apropiat si ai nevoie urgenta sa iti verifici emailurile, atunci te poti scuza cateva minute. De
asemenea, in cazul in care in email ai unele informatii de ajutor in cadrul acelei vizite, este iarasi in regula sa te
conectezi la Internet. Totusi, cand stai online prea mult si fara motiv, e semn ca esti plictisit sau dezinteresat de
persoanele din jur.

Cat de repede sa raspunzi la un email? Emailuri profesionale vs. emailuri personale

Cu cat mai repede, cu atat mai bine - aceasta ar fi regula generala. In cazul in care ai mult de lucru si stii ca nu vei
putea raspunde cateva ore bune, ar fi bine sa iti activezi in cadrul emailului acea notificare de "out of office". Studiile
au aratat ca trecerea orelor creste frustrarea si nemultumirea expeditorului, fie el prieten sau partener de afaceri.

Asadar, incearca sa iti iei masuri de precautie in cazul in care nu poti fi prompt.

Daca cineva te suna, ii poti raspunde printr-un email sau SMS?

In cazul in care nu e vorba de ceva urgent sau de o persoana importanta, nu e deloc nepoliticos sa raspunzi printr-un
SMS sau email. Alege cea mai buna varianta in contextul dat. Un email poate contine si o harta, de exemplu, asa ca
poate fi chiar mai util decat un telefon.

De cealalta parte, daca trimiti SMS sau email si te trezesti cu un telefon in replica, nu raspunde la telefon daca nu esti
intr-o dispozitie prea buna (motiv pentru care, de altfel, nici nu ai sunat) si crezi ca acea stare va razbate pana la
interlocutor.

Cat de periculos este sa folosesti optiunile CC si BCC din cadrul unui email?

Campurile respective sunt pentru destinatarii secundari ai emailurilor (CC) si pentru cei care nu se vad atunci cand
emailul se trimite (BCC). Expertii spun ca pericolul apare doar daca cineva de la BCC va apasa pe "reply all"
(raspunde intregului grup) pentru ca atunci toti destinatarii le vor vedea emailurile.

Optiunea BCC se foloseste deseori in mediul profesional atunci cand dorim sa ne tinem la curent seful cu anumite
detalii ale vreunui proiect.

Cum pui capat unui schimb de emailuri prea lung?

La un moment dat, atunci cand simti ca schimbul de emailuri nu-si mai are rostul sau ca s-a incheiat din punctul de
vedere al informatiei transmise, e mai bine sa ii pui capat elegant, diplomat si convingator. Prieten sau partener de
afaceri, exprima-ti regretul ca trebuie sa te retragi, dar ca speri sa reluati la un moment dat discutia.

Ai cautat pe Google informatii despre o persoana pe care o intalnesti prima data. Este ok sa amintesti de
acele date in intalnirea voastra?

Lasa deoparte orice informatie prea personala pe care ai citit-o, mai ales daca este vorba de o intalnire de afaceri. Iti
poti felicita interlocutorul pentru anumite premii obtinute, dar nu depasi niciodata limita.

In schimb, in cadrul intalnirilor personale, poti aduce in discutie si detalii gasite pe Net doar daca esti sigur de
veridicitatea sau actualitatea acestora.

Este bine sa folosim emoticoane in emailuri de serviciu?

Si aici depinde foarte mult de context si de persoana cu care vorbesti. Astfel, emoticoanele pot da o tenta
prietenoasa si amabila unor remarci sau recomandari care, altfel, ar putea fi luate prea personal. Este bine sa le
folosesti sporadic, doar in emailurile catre persoane pe care le cunosti de ceva vreme, fie si virtual.

Putem omite formulele de inceput si pe cele de incheiere, in cadrul emailurilor oficiale?

Daca nu este vorba despre o serie de mesaje, acest lucru este categoric interzis. Nici la telefon nu incepi direct
discutia fara a saluta persoana respectiva. Ba mai mult, deseori, emailurile de serviciu sunt printate si aratate altor
oameni, asa ca asigura-te ca incluzi formule de inceput si de incheiere, dar si numele tau intreg, functia, compania si
informatiile de contact.

Accidental, ai forwardat unei prietene emailul in care ii vorbeai de rau partenerul. Ce este de facut?

Singura solutie ar fi sa iti asumi greseala, sa o suni si sa ii explici ce s-a intamplat, cerandu-ti scuze. Nu intra in detalii
sau explicatii penibile, ci doar exprima-ti regretul sincer si spera ca acea greseala iti va fi iertata. Data viitoare fii mai
atent sau nu iti mai "comenta" cunoscutii in emailuri.

Vestile importante se pot transmite si prin email sau SMS?

Un nou job, o promovare, un premiu castigat sau o sarcina, toate sunt trecute la categoria "vesti importante". Ei bine,
in cazul in care prietenii tai sunt plecati din tara sau SMS-ul si emailul sunt cai uzuale prin care comunicati, e ok sa
compui un text haios si sa il trimiti pentru a da de veste. Bineinteles, persoanele foarte apropiate ar trebui anuntate
personal.

Cum ii spui unui prieten ca dezvaluie prea multe informatii pe blogul personal?

Oricat de personal ar fi, un blog este de cele mai multe ori public. Ceea ce inseamna ca anumite detalii si informatii
furnizate nu vor fi intelese in totalitate de userii "externi". Daca tu crezi ca un prieten face greseala de a dezvalui prea
mult, iar asta ii poate dauna in cariera sau poate fi chiar periculos, spune-i. Diplomat, astfel incat sa nu se supere.

In cazul in care prietenul respectiv are o atitudine defensiva, inseamna ca nu accepta niciun fel de sfat exterior, asa
ca retrage-te.

Esti "obligat" sa accepti cererile de prietenie ale colegilor, in cadrul site-urilor profesionale?

Profilul pe astfel de site-uri reprezinta cartea noastra de vizita. Daca acea conexiune crezi ca "ar da bine la CV" si ti-
ar creste credibilitatea in mediul profesional, atunci e in regula sa accepti cererile de prietenie ale colegilor. Altfel,
acest lucru nu este unul obligatoriu.

Cum sa iti rogi politicos interlocutorul sa astepte la telefon?

Seful sau vreun partener important de afaceri nu se incadreaza la aceasta categorie. De fapt, in mediul profesional ar
fi bine sa eviti aceasta solutie pretabila doar intre prieteni. Daca stii ca s-ar putea sa fii sunat si de altcineva,
avertizeaza-ti interlocutorul inca de la inceput ca s-ar putea intampla asta.

Pe de alta parte, daca tu esti lasat prea mult sa astepti, e in regula sa inchizi pentru ca, asa cum spun americanii,
"time is money".