evrika group www.cursonline.

eu
cursuri de perfectionare, calificare, specializare avizate de Ministerul Muncii si Ministerul Educatiei
contabilitate, expert fiscal, inspector resurse umane, inspector in domeniul sanatatii si securitatii in munca, limbi
straine: incepator, mediu, avansat, pentru afaceri si limba romana pentru straini

Elaborarea scrisorilor oficiale

Scrisoarea este o comunicare scris care circul de la expeditor la destinatar prin mijloace de
comunicare curent (prin serviciul pot, curier sau e-mail).

Scrisoarea comercial este un mesaj scris , relativ la operaii comerciale curente , redactat de
emitor n dou exemplare , din care unul l pstreaz , cellalt l transmite unui destinatar.

Forma scrisorii

O organizaie este apreciat de partenerii si i n funcie de calitatea corespondenei pe care o

trimite , astfel este necesar s se acorde atenie esteticii i corectitudinii formulrii textului.

Formatul cel mai utilizat este cel normalizat de 210 x 297mm.

Pentru scrisorile scurte poate fi folosit formatul memo , cu dimensiunile : 210 x 135 mm,
adaptnd i dimensiunile plicului.

Calitatea hrtiei

Putei alege calitatea, gramajul i culoarea hrtiei folosite pentru coresponden, cu condiia de
a crea o imagine corespunztoare organizaiei proprii.

Plicul

Dimensiunile sale uzuale sunt : 15-25 cm lungime , 9-11 cm lime.

Se recomand folosirea plicurilor cu fereastr.

Scrisoarea pentru a fi introdus n plic se pliaz n trei , cu antetul deasupra, pentru a fi vizibil
prin fereastra plicului.

Meniunile nscrise pe plic sunt :

 - pe faa plicului, n partea drept, se trece denumirea i adresa destinatarului,
nr.de ieire al scrisorii, meniunile speciale : confidenial , n
atenia , etc.
- denumirea i adresa expeditorului pot fi plasate n colul din stnga sus sau pe
verso.

Aezarea textului n pagin

REINEI

Se utilizeaz dou tipuri de redactare :

- scrierea BLOCK ( toate paragrafele ncep de la aceiai linie )

- scrierea INDENTED FORM (primul rnd al paragrafului este nceput cu 1 cm n
interior, fa de celelate rnduri din paragraf )

Marginea din stnga este de minim 2-3 cm.

Fiecare paragraf conine o idee.

Intre paragrafe se las unul sau dou rnduri libere.

Paragrafelor li se pot atribui titlu sau un numr , pentru a asigura claritate scrisorii.

Punctuaia

Se folosete pentru a-l ajuta pe destinatar, s citeasc i s neleag mesajul transmis prin
intermediul scrisorii.

REINEI

Reguli de redactare a scrisorilor :

a) Analizai situaia comercial - Cine este destinatarul ?

- Care este problema ce trebuie rezolvat ?

- Care este soluia posibil ?

b) Pregtete redactarea scrisorii - Consultai documentele utile .

- Cutai ideile pe care le vei formula.

- Clasai ideile n ordine logic . Facei un plan

al scrisorii
c) Redactarea scrisorii -Abordai o singur problem ntr-o scrisoare .

Fiecare paragraf conine o idee.

 - Formulai fraze scurte

- Utilizai vocabularul de specialitate

- n introducere folosii perfectul compus

- n cuprins i n concluzie utilizai prezentul

scriei fie n nume propriu folosind pronumele

eu, sau n numele organizaiei folosind
pronumele noi

d) Recitii scrisoarea Corectai greelile de exprimare i de

ortografie.

Elementele componente ale scrisorii

REINEI

Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.

Aezarea n pagin a elementelor componente ale scrisorii :

Elementele scrisorii Amplasare

Antetul (date de identificare a expeditorului) 1
Destinatarul denumire , sediu social 2
Zona referinelor: Ref. d-voastre= referitor la scrisoarea la care se 3
rspunde
Ref. noastre = referine ale scrisorii pe care o expediem : iniialele
celui ce a redacta scrisoarea, nr. inreg. i data
Obiectul scrisorii rezum n cteva cuvinte coninutul scrisorii 4
Locul, numrul de nregistrare i data 5
Formula de adresare fa de destinatar 6
Coninutul scrisorii cu cele trei pri :introducere , cuprins, 7
ncheiere
Formula de politee din finalul scrisorii, care reia formula de 8
adresare
Semnturile emitorilor i tampila organizaiei 9
Post-scriptum (P.S.) se redacteaz ntotdeauna sub semntur, 10
de dorit a se evita n redactarea corespondenei comerciale
ANEXE: documente care nsoesc scrisoarea 11
Iniialele celor care au elaborat i redactat scrisoarea 12
Meniunile : Secret, Strict secret, Confidenial 13

.S.C. FAVISAN S.A.

Str. Libertii, Nr.52

Lugoj, Romnia

C.U.I. R128453

Tel/ Fax : 0256-356696

E-mail :favisan @ mail.dnttm.ro

5. Nr. Inreg. 268/ 5 aprilie 2007

3.Ref. voastre : CD/ 125/ 23 martie 2007

Ref. noastre: PL/ 268/ 5.04.2007

CATRE
 2. S.C. ADIMEX INTERNAIONAL S.R.L.

Bd. M. Koglniceanu , Nr. 49, Bucureti

6. Domnule Director,

4.Ref. Solicitare documente

7. Am primit scrisoarea d-voastr nr. 125/ 23 martie 2007, prin care ne prezentai un prospect
publicitar.

Suntem realmente interesai de produsele din oferta d-voastr .

V rog s ne trimitei prin fax documentaia care s detalieze oferta din prospectul publicitar
trimis, n ceea ce privete cantitatea disponibil pentru livrare, condiiile de livrare i de plat.

Ateptm un rspuns, din partea dumneavoastr, ct mai curnd posibil, pentru a v formula o
comand.

8. V rog s primii , domnule director, salutul nostru cordial.

9.Director, L.S.

Vasile Angelescu

....................... .............................

11. ANEX: pliant prezentare firm

12. PL/ AM
 2exemplare

MENIUNILE DE LA NCEPUTUL SCRISORII

ANTETUL

n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul imprimat sau gravat, plasat n partea
superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Forma i grafica antetelor este extrem de
variat, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
REINEI
Antetul cuprinde:

elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt
folosite n antet tricolorul i stema rii.);

denumirea organizaiei, scris cu majuscule (instituie public, societate comercial, regie

autonom, companie naional);

forma sa juridic (pentru societi comerciale: S.N.C., S.C.S., S.C.A., S.A., S.R.L.) i capitalul
social;

sediul social (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);

numrul de nregistrare la Registrul Comerului;

codul unic de nmatriculare (C.U.I.);

contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, numrul de fax, e-mail-ul.

Exemplu de antet:

S.C. DESING SRL

os.Mihai Bravu nr. 45, Bucureti, Sector 2
Nr. nreg. Registrul Comerului J40/5082/1991
C.U.I. R 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 021/ 2347777, e-mail: desing@gmail.com

NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori determin identitatea scrisorii, momentul de la care
curg obligaiile i st la baza clasrii numerice i cronologice a corespondenei, pentru
ndosarierea i arhivarea acesteia.

Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n
dreapta scrisorii n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea
lunii se scrie n litere (22 martie 2007).

De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora.
Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul.

Exemplu: Nr. nreg. : 512/ 22 martie 2007

REFERINELE

Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n
partea dreapt. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care
a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum
i numrul de nregistrare al scrisorii la care se rspunde sau un numr de ndosariere .

Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (Ref. noastre)
dar i cele ale firmei destinatare (Ref. d-voastr) n scopul identificrii cu uurin a
corespondenei anterioare.

Exemplu:

Ref. d-voastre : VN /315/ 19.03.2007

Ref. noastre: PD/ 512/ 22.03.2007

DENUMIREA I ADRESA DESTINATARULUI

Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru formatul BLOCK), fie n partea dreapt
(pentru formatul INDENTED FORM) i se scrie dup sistemul block.

Aceasta cuprinde:

denumirea unitii, scris cu majuscule (inclusiv biroul, serviciul,direcia creia i este

destinat scrisoarea);

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti),
ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune
virgul).

REINEI

Cele mai utilizate formule de adresare sunt:

1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi
precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau
onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Economist Mihai Popescu Director
ASIROM S.A.

2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne
adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. n atenia Directorului General / Serviciului
Import Export;

3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:

Domnului Nicolae Nicescu, Manager

SC DESING SRL
os. Mihai Bravu. 45
Bucureti, Romnia

Sau

CATRE

S.C. DESING SRL

os. Mihai Bravu 45, sector 2
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export

FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)

Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Se

plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune
virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Formula cea mai uzitat
este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom
aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc.

Formula de politee urmat de titlul funciei nu trebuie completat i de nume. Primarului

unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar.

:tiai c.

ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc
bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule director i stimate
coleg).

Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna
Ministru, Doamna Judector, etc.
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni,
Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).

OBIECTUL SCRISORII

Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la
sau Ref.. Rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea
respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei.

CONINUTUL SCRISORII

Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.

REINEI

Coninutul scrisorii cuprinde: - paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- ncheierea;

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu de unu sau dou rnduri.

INTRODUCEREA
REINEI

Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o
scrisoare anterioar etc.

n corespondena comercial, introducerea prezint succint, n formule tip, dar ntr-o manier
precis , subiectul scrisorii . Redactarea sa variaz n funcie de situaie.

1. Dac scriem pentru prima oar destinatarului , trebuie s abordm

imediat subiectul i s formulm clar cerinele noastre.
2. Dac scrisoarea este trimis ca urmare a unui document sau unei
situaii , trebuie s se fac referiri la acestea.

3. In anumite situaii fraza introductiv poate conine mulumiri.

Exemple:

1) Pentru scrisorile iniiale

Prin prezenta v informm c

V aducem la cunotin c

Pentru a confirma scrisoarea dumneavoastr, v comunicm c

Ne folosim de acest prilej pentru

2) Pentru scrisorile de rspuns :

Ca rspuns la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

3) Pentru scrisorile de revenire :

Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de

ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .

MESAJUL (CUPRINSUL)

Cuprinsul include mai multe paragrafe , care expun metodic i n detaliu faptele enunate n
introducere.

Mesajul poate s cuprind mai nti o motivare i apoi o concluzie(este metoda clasic, direct,
de redactare). Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul
scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acesteia.

Exemplu:

Prin prezenta Domnul ,este mputernicit s contraceze fondului de marf pe semestrul II

2007 i concilierea litigiilor generate de restanele n livrrile pe primul semestru.
REINEI

n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:

metoda direct : motivare concluzie

ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona

metoda indirect : concluzie motivare

Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ

:tiai c.
Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n
aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii,deoarece se ncepe cu concluzia
, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea.

De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului
(ton i impact):

pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i

explicaii),

pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea
promovrii),

pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.).

Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare
sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .

n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru a putea primi vestea negativ.

Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie
de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea
este simpl se folosete metoda indirect.

REINEI

Reguli de redactare a cuprinsului :

- evitarea nceperii paragrafelor cu pronumele Noi;

- utilizarea de cuvinte de legtur specifice care s permit nlnuirea logic a
frazelor;
- evitarea nceperii unei fraze printr-un participiu prezent , ce poate duce la
formulri incorecte.

NCHEIEREA

ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n

mesaj. Fraza de ncheiere trebuie s fie scurt. Ea are scopul de a atrage atenia
corespondentuluiasupra a ceea ce se ateapt de la el.

Exemplu:

Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.

V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat

V rugm s primii/acceptai scuzele noastre

Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i
sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.

Anexm acestei scrisori