Clasificarea corespondenţei oficiale

O repartizare sistematică a corespondenţei în anumite tipuri este efectuată corect, dacă se ţine cont de
anumite caracteristici, particularităţi comune, reguli şi principii.
Or, în funcţie de diferite criterii, corespondenţa poate fi clasificată după cum urmează:
1. după natura emitentului:
a) corespondenţa de afaceri privată (sau de afaceri personală), întocmită de persoane fizice, care include
solicitări de prospecte de vară, rezervarea unei camere de hotel, abonamente la ziar; scrisori de felicitare,
scrisori de mulţumire, telegrame etc.;
b) corespondenţa oficială, întocmită de persoane juridice (cereri de ofertă, oferte, reclamaţii, somaţii,
comenzi etc.).
2. după modul de întocmire:
a) Documente tipizate, care sunt redactate pe formulare-tip şi conţin un text tipărit cu elemente de
rigoare. Aici se includ şi unele documente economice tipizate. Redactarea lor se face prin completarea
spaţiilor libere, a coloanelor cu datele sau textul cerut, ţinându-se cont de caracterul documentului şi
de indicaţiile referitoare la completare.
b) documente netipizate sau întocmite în mod liber, la a căror dresare sunt aplicate anumite reguli de
redactare. Acestea includ toate scrisorile de afaceri: cereri de ofertă, scrisori de ofertă, comenzi,
reclamaţii, reclame, delegaţii, adeverinţe, ordine, contestaţii, procese-verbale etc.
3. în conformitate cu obiectul scrisorilor distingem:
− corespondenţa de solicitare: demersul, comanda, cererea de ofertă;
− corespondenţa de dispoziţie: decizia, ordinul, dispoziţia;
− corespondenţa de informare: oferta, raportul, darea de seamă, referatul, avizul, referinţa;
− corespondenţa de constatare: procesul-verbal, actul, minuta, încheierea;
− corespondenţa însoţitoare de acte: scrisoarea de însoţire personalizată;
− corespondenţa de reclamare: scrisorile de avertizare, reclamaţia;
− corespondenţa doveditoare: adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa, procura.
4. din punctul de vedere al intenţiei, distingem:
− corespondenţa de iniţiativă: cererea de ofertă, cererea oficială, reclama etc.;
− corespondenţa de răspuns: cererea de ofertă bazată pe o ofertă, oferta având ca temei o cerere de
ofertă, remedieri etc.;
− corespondenţa de revenire: scrisorile de revenire, avertizările, reclamaţiile.
5. după natura exemplarelor sau a modului de întocmire:
− originalul. Acesta este primul exemplar al documentului care se trimite destinatarului;
− copia simplă, care se face cu indigo sau la computer, odată cu originalul. Copia se face cu scopul de
a servi ca probă de control în cazul pierderii originalului. Ca şi originalul, ea este semnată şi
confirmată cu amprenta sigiliului.
− copia de pe original. Se deosebeşte de cea precedentă prin faptul că textul este copiat direct de pe
original, având menţiunile „Copie” şi „Locul sigiliului”, care se notează cu abreviatura „L.S.”, şi “S-
a semnat” – cu abreviatura “S.S.”. O astfel de copie este folosită drept mijloc de protejare a
originalului. În unele cazuri, originalul se reconstituie pe baza copiei certificate.
− duplicatul se eliberează în cazul pierderii originalului (de obicei, a unui act). Procedura eliberării lui
constă în:
a) anunţarea unităţii care a eliberat actul original pierdut;
b) publicarea în pagina unui monitor republican privind pierderea actului şi declararea nulă a
acestuia;
c) eliberarea actului nou pe baza avizului publicat.
Actul nou eliberat are menţiunea „Duplicat” şi are aceeaşi valoare ca şi originalul.
− extrasul este şi el o copie, dar numai a unei părţi dintr-un act de dimensiuni mari. Este valabil numai
dacă a fost semnat şi certificat (în funcţie de scopul eliberării) cu ştampila unităţii.
6. după modul de transmitere:
− corespondenţa obişnuită, care se expediază prin poştă sau prin curier;
− corespondenţa telegrafică, transmisă prin telegraf, telegramă;
 − corespondenţa telex, transmisă şi recepţionată prin teleimprimator;
− corespondenţa publicistică, publicată în mass-media.
7. după criteriile poştale sau regimul de circulaţie:
− corespondenţa simplă;
− corespondenţa cu indicaţii speciale (recomandat, expres, cu răspuns plătit, cu valoare declarată, cu
confirmare de primire etc.);
− corespondenţa cu regim special (secretă).

Notă: Această clasificare este convenţională şi incompletă, dar poate fi pusă la baza clasificării corespondenţei în
orice unitate economică.