PREZENTAREA CORESPONDENŢEI

DE AFACERI

Imaginea unei firme se construieşte, pas cu pas, timp îndelungat. Un rol important în această „piesă” îl are
şi papetăria firmei, tipăriturile şi corespondenţa scrisă: hârtia de corespondenţă, hârtia de fax, cărţile de vizită,
plicurile, invitaţiile, somaţiile, ofertele, documentele comerciale, ambalajele, etichetele, afişele şi alte tipărituri
(pliantele, broşurile, cataloagele etc.). Design-ul mărcii unei unităţi, simbolul sau însemnul firmei, alegerea
copertei şi a culorilor folosite la textul scrisorii şi felul în care este utilizat însemnul pe toate comunicările
enumerate mai sus reprezintă, împreună, faţa publică a firmei.
În realitate, însă, papetăria se referă, în mod expres, la ceea ce, în general, se numeşte foaie cu antet.
Tipărirea acesteia poate fi considerat primul pas profesionist într-o strategie, unitară şi coerentă, de comunicare
globală a designului unităţii. Foaia cu antet poate produce efecte sau de fineţe, sau de neglijenţă faţă de
activitatea întreprinderii înseşi.
Despre hârtia cu antet, creatorii de imagine spun că ea este primul act de design comercial al unei unităţi
economice, ea fiind considerată de către specialişti un fel de „cap de pod” în strategia de comunicare vizuală
a acesteia.
Articolele de papetărie trebuie să reflecte corect imaginea unei unităţi economice, mai ales a celei
comerciale.
Orice scrisoare sau act expediat de un funcţionar îl caracterizează în mod absolut atât pe el, cât şi
imaginea firmei sau a companiei, incluzând:
− calitatea hârtiei folosite pentru redactarea scrisorii;
− calitatea design-ului grafic;
− caracterul îngrijit al textului tipărit;
− calitatea scrisului şi exprimarea mesajului.
O firmă trebuie să ştie ce fel de imagine vrea să aibă şi să facă tot posibilul ca s-o creeze. Spre exemplu:
− Unităţilor ce se ocupă de afaceri conservatoare - bănci, companii farmaceutice, companii de asigurări,
agenţii de schimb, avocaţi, medici, contabili, editori de manuale etc. - li se recomandă hârtie de calitate
(nu contează structura), de culoare albă sau ocru; dactilografiere tradiţională, originală sau latină veche,
cu litere negre.
− Unităţile care comercializează tehnică modernă - automobile, computere şi industrii de mobilier pentru
case, firme de design, agenţii de reclamă şi companii de comunicaţii; cluburi de sănătate; restaurante,
baruri etc. - trebuie să folosească hârtie de calitate, cu structură deosebită, de culori fumurii (gri, cafeniu,
oliv), scriere modernă, adesea neobişnuită, cu litere de culoare închisă.
− Unităţilor cu imagine modernă, care practică comerţul cu amănuntul sau produc textile, confecţii pentru
bărbaţi şi dame, cosmetică, saloanele de coafură etc. li se recomandă să folosească, în exclusivitate,
hârtie de calitate, cu sau fără „curiozităţi” în structură, de culori neobişnuite sau contrastante (de ex.,
hârtie de culoare roz cu margine închisă sau hârtie bleu cu scrisul bleumarin), cu spaţii mari între rânduri
şi cu scris colorat.
Aşadar, cel care iniţiază o afacere proprie sau deschide un birou trebuie să se decidă ce tip de hârtie va
folosi şi să aleagă un designer adecvat (în majoritatea oraşelor mari există numeroase firme de design
competente şi consultanţi grafici independenţi). Cerinţele pe care urmează să le respecte oricare manager
privind alegerea design-ului se referă la:
− design-ul antetului, simbolului sau mărcii întreprinderii;
− calitatea şi structura hârtiei;
− culoarea ei;
− dimensiunile;
− modul de imprimare folosit.