COMUNICAREA SCRISĂ

ELEV: IANCU COSTEL BOGDAN

CLASA: ADMINISTRATOR REȚELE
LOCALE ȘI DE TELECOMUNICAȚII
 COMUNICAREA SCRISĂ

Comunicarea scrisă – reprezintă o componentă a comunicării

umane.
Regula ce ar trebui să stea la baza oricărei comunicări scrise este:
nu trebuie să scrii în aşa fel încât să te faci înţeles, ci în aşa fel
încât să nu laşi, cu nici un chip, loc unei posibile neînţelegeri.
Putem comunica, în scris, prin intermediul mai multor mijloace:
Poşta;
Fax-ul;
E-mail-ul;
Internet-ul.
 COMUNICAREA SCRISĂ
Pentru a avea o comunicare scrisă eficientă, trebuie respectate câteva reguli:
Adoptă o atitudine responsabilă cu privire la conţinutul mesajului;
Concentrează-te asupra ideii de mesaj;
Găseşte răspunsul la întrebările:  Ce vreau să spun? Cui vreau să spun? Ce
responsabilităţi am? Ce argumente pot folosi?
Foloseşte un stil propriu;
Foloseşte un vocabular adecvat;
Utilizează pluralul în loc de singular, la persoana I şi II;
Foloseşte formule de politeţe;
Utilizează timpul prezent în loc de viitor;
Evită regionalismele şi expresiile populare;
Evită argoul şi jargonul;
Foloseşte fraze şi propoziţii scurte;
Foloseşte ordinea directă în propoziţii şi fraze;
Reciteşte mesajul, înainte să-l trimiţi;
Evită să scrii negativ; fii pozitiv!
 COMUNICAREA SCRISĂ
Comunicarea prin telefon
Telefonul este, în prezent, cel mai important mijloc de comunicare; acest lucru se
observă şi numai dacă ne gândim la amploarea pe care au luat-o vânzările de
telefoane mobile.

Pentru o folosire eficientă a telefonului, este necesar să respecţi câteva reguli:

 Arată-te entuziast şi zâmbeşte în timp ce vorbeşti la telefon;
 Sună astăzi pe cineva, chiar dacă nu este nevoie;
 Răspunde întotdeauna apelurilor telefonice pe care le-ai primit;
 Foloseşte-ţi cu înţelepciune mesageria vocală sau robotul telefonic;
 Fii politicos la telefon;
 Dacă formezi un număr greşit, cere-ţi întotdeauna scuze, în loc să închizi brusc telefonul;
 Supraveghează-ţi dicţia şi calitatea vocii;
 Treci imediat la subiect;
 Nu mânca şi nu mesteca în receptor;
 Mesajul trebuie să fie scurt şi la obiect.
 COMUNICAREA SCRISĂ

Comunicarea prin telefon

În cazul în care trebuie să preluaţi un mesaj telefonic, este foarte necesar să solicitaţi
următoarele elemente:
Numele celui care a sunat;
Numărul de telefon, locul şi dacă este cazul, codul localităţii;
Numele companiei celui care a sunat;
Data şi ora convorbirii;
Numele tău sau iniţialele, în cazul în care persoana care a fost sunată doreşte să mai ceară
amănunte;
Indicaţia de a o suna imediat pe persoana respectivă, dacă apelul telefonic recepţionat este o
urgenţă.

Este posibil să fii nevoit să foloseşti robotul telefonic; în acest caz se pot formula câteva reguli
pentru o utilizare cât mai eficientă a acestuia:
Fii concis;
Înainte de a-ţi înregistra vocea, repetă ceea ce vrei să spui;
Vocea ta trebuie să sune entuziast şi optimist;
Nu încerca să faci pe deşteptul sau pe amuzantul.
 COMUNICAREA SCRISĂ
Redactarea unui mesaj scris
 Scrisul este cel mai important mijloc utilizat în comunicarea
internă.aproximativ 90% din mesajele interne ale întreprinderii circulă prin
intermediul suporturilor de comunicare scrisă.
 Mesajele trebuie să dispună de claritate, lizibilitate şi eficacitate la nivel de
structură, stil şi vocabular.
Vocabularul corespondenţei are un caracter eterogen, fiind format din:
* cuvinte şi expresii din limbajul general;
* cuvinte şi expresii de specialitate;
* cuvinte şi expresii cu caracter tehnic.
Redactarea unui mesaj scris presupune parcurgerea unor etape:
- stabilirea oportunităţii transmiterii mesajului;
- precizarea scopului mesajului;
- adaptarea informaţiilor la tipul de receptor;
- structurarea cât mai bună a ideilor;
- ierarhizarea ideilor;
- informaţiile să fie corecte;
- anticiparea reacţiei receptorului.
 COMUNICAREA SCRISĂ
 Calităţile pe care trebuie să le respecte stilul corespondenţei sunt următoarele:
- corectitudinea;
- claritatea;
- concizia;
- precizia;
- sobrietatea şi oficialitatea
- simplitatea.
Raportul formal
 Corespondenţa este o formă a comunicării scrise.
 Corespondenţa comercială cuprinde totalitatea scrisorilor care se schimbă între agenţii
economici sau între aceştia şi diferite persoane fizice.
Clasificarea corespodenţei:
1. După domeniul de activitate:
- corespondenţă juridică;
 - corespondenţă administrativă ;
 - corespondenţă protocolară ;
    - corespondenţă comercială.
 COMUNICAREA SCRISĂ
2. După scop:
 - corespondenţă de solicitare (cererea)
 - corespondenţă de informare (oferta, reclama, raportul etc)
- corespondenţă de constatare (procesul verbal)
 - corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia)
3.După criteriul accesibilităţii:
- corespondenţă secretă
- corespondenţă deschisă (scrisoare, fax, e-mail)
4. După iniţiativă:
 - scrisoarea iniţială
-scrisoarea de răspuns
- scrisoarea de revenire
5. După modul de întocmire:
       - corespondenţă tipizată
      - corespondenţă netipizată 
6. După natura şi destinaţia exemplarelor:
   - originalul (primul exemplar)
   - copia (exemplarul al doilea)
7. După suportul pe care se depozitează informaţia:
   - documente pe suport de hârtie
    - documente pe suport optico-magnetic dischetă, CD, DVD
 COMUNICAREA SCRISĂ
FORME DE COMUNICARE SCRISĂ
 PROCESUL VERBAL – este un document oficial, in care se inregistrează o anumită constatare
sau se consemnează succint discuţiile şi hotărârile unei adunări.
      Tipuri de procese verbale: 
   a. proces verbal de constatare          
 b. proces verbal de predare-primire
   c. proces verbal de consemnare a unei şedinţe
 Procesul verbal de constatare   -se întocmeşte de persoanele împuternicite de un organ de stat. In
baza acestor procese verbale se aplică sancţiuni administrative. Se intocmeşte pe forumulare
tipizate.
  Strucura unui proces verbal de constatare : 
 -antetul firmei; 
 -titlul si obiectul procesului verbal; 
-numele si calitatea persoanelor care au făcut constatarea; 
 -consemnarea detaliată a faptelor; 
 -menţionarea numărului de exemplare în care s-a întocmit; 
 -semnăturile persoanelor care l-au întocmit.
 COMUNICAREA SCRISĂ
Proces verbal de consemnare a unei gestiuni
Structura: 
   -firma în cadrul căreia se face predarea-primirea; 
 -titlul cu indicarea datei in care are loc evenimentul; 
   -temeiul in baza căruia se face operaţiunea (decizie,  ordin); 
   -numele şi calitatea persoanelor care participă la operaţiune;
   -lista completă cu toate datele de identificare a bunurilor care fac obiectul predării-primirii; 
   -semnăturile persoanelor, precedate de cuvintele “Am predat”,  “Am primit” 
Proces verbal de consemnare a unei şedinţe
-se consemnează într-un Registru de către secretarii organelor respective (AGA, Consiliul de administraţie
etc)
 Structura: 
    -denumirea documentului  “Proces verbal”; 
  -indicarea subiectului : “.. al şedinţei AGA” 
  -indicarea datei:   “din data de .... “ 
   -menţiuni prealabile ( numele personei care a deschis    şedinţa, număr membri prezenţi, absenţi, invitaţi); 
  -ordinea de zi ( subiectele care se vor discuta în şedinţă); 
   -consemnarea discuţiilor cu indicarea persoanelor care   au luat cuvântul şi concluziile privind ordinea de
zi; 
 -semnăturile celor care au participat la şedinţă
 COMUNICAREA SCRISĂ
2. NOTA INTERNĂ -reflectă comunicarea între compartimente, birouri, persoane din aceeaşi instituţie.Mesajul trebuie să fie cât mai scurt,
fiind format, de obicei, dintr-o singură idee.
3. REFERATUL –este un document scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date şi aprecieri în legătură cu o anumită problemă, dar şi
propuneri de modificare a situaţiei existente.
4. MINUTA  -este un document care înregistrează o propunere sau acţiune întreprinsă la un moment dat, care urmează a fi completată ulterior. 
5. MEMORIUL –este o prezentare amănunţită şi documentată a unei probleme, a unei situaţii.
     Cuprinde: 
         -formula de adresare; 
         -numele şi prenumele; 
         -funcţia şi adresa celui care l-a întocmit; 
         -prezentarea şi analiza problemei ; 
         -soluţii preconizate; 
         -semnătura; 
         -funcţia adresantului şi organizaţia
6. DAREA DE SEAMĂ- constă în prezentarea şi analiza activităţii unei organizaţii, într-o anumită etapă sau justificarea unei gestiuni. Se prezintă de
către conducere în faţa salariaţilor la diferite intervale de timp ( luna, trimestru, anual)
7. NOTA INFORMATIVĂ   
    -este o comunicare în cadrul unei firme. 
    -se desfăşoară atât pe verticală, cât şi pe orizontală.
    -cuprinde prezentarea unei situaţii concrete a operaţiunilor întreprinse. 
8. RAPORTUL 
 cuprinde relatarea unei activităţi personale sau de grup
 se face din oficiu sau la cererea unui organ ierarhic
 are ca scop analiza situaţiei activităţii unei firme
 
 COMUNICAREA SCRISĂ
 La întocmirea unui raport trebuie să se respecte următoarele reguli: 
 -să furnizeze date precise, clare despre subiect
 -ideile să fie logice, să cuprindă argumentări şi aprecieri personale -prezentarea unor propuneri practice, eficiente.
 Structura unui raport poate fi simplă sau complexă.
 Structura unui raport simplu presupune două părţi distincte: 
    *prezentarea (partea introductivă): 
          -datele de identificare ( in antet)
          -obiectul raportului 
   *textul raportului : 
           -continutul raportului descrierea şi analiza faptelor
          -concluziile (propuneri, recomandări)
 Structura unui raport complex
  Raportul complex cuprinde mai multe pagini.
  Structura:
   * partea introductivă 
       -  pagina de titlu     
                 -datele de identificare a emitentului şi destinatarului 
                 -data emiterii 
             -titlul raportului 
       - pagina de cuprins- cuprinsul raportului sau un scurt rezumat 
     * textul propriu-zis al raportului 
             - expunerea 
             - corpul raportului –o analiză detaliată a faptelor