Ordonarea documentelor existente în

fonduri şi colecţii din perioada

modernă şi contemporană
 ORDONAREA

Operaţiunea arhivistică de grupare a documentelor şi a

unităţilor arhivistice conform unui anumit criteriu
(cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic,
alfabetic, pe probleme, pe corespondenţi etc. )
 ORDONAREA

CRITERII ÎN CADRUL
ÎN CADRUL
DE UNITĂŢII
FONDULUI ORDONARE
ARHIVISTICE
 CRITERII DE ORDONARE A DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

1. CRONOLOGIC-STRUCTURAL
- fondurile create de către instituţiile/
organizaţiile care au avut compartimente
(departamente, direcţii, secţii, servicii, birouri)
iar organigrama a fost modificată frecvent

de ex.: S.J.A.N. Botoșani, fondul Comitetul provizoriu al județului Botoșani; vezi:

http://arhivelenationale.ro/site/download/arhive_judetene/botosani/Comitetul-
Provizoriu-al-Judetului-Botosani-1949-1950.pdf

ANI COMPARTIMENTE PROBLEME

 CRITERII DE ORDONARE A DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

2. STRUCTURAL-CRONOLOGIC
- fondurile create de către instituţiile/
organizaţiile care au avut aceeaşi formă de
organizare sau au existat puţine modificări

de ex.: S.A.N.I.C., fondurile: Ministerul de Interne. Diviziunea Administrativă,

Ministerul de Interne. Direcţia Contabilităţii, Ministerul de Interne. Direcţia
Generală a Serviciului Sanitar, Ministerul de Interne. Direcţia Mobilizării şi
Organizării Naţiunii şi Teritoriului (M.O.N.T., Ministerul de Interne. Direcţia
Exploatărilor Comunale; vezi http://arhivelenationale.ro/site/cercetare/fonduri-si-
colectii/?tabul=3

COMPARTIMENTE ANI PROBLEME

 CRITERII DE ORDONARE A DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

3. CRONOLOGIC PE PROBLEME
- fondurile create de către instituţiile/
organizaţiile care nu au avut compartimente;
- nu se poate stabili căror compartimente au
aparţinut documentele;
- s-au păstrat puţine documente.
de ex.: S.A.N.I.C., fondul Consiliul de Miniştri- vezi
http://arhivelenationale.ro/site/download/inventare/Consiliul-de-Ministri.-1919-1959.-
Inv.-3117.pdf
S.J.A.N. Bacău, fondul Primăria comunei Ştefan cel Mare(1951-1989),vezi
http://arhivelenationale.ro/site/download/arhive_judetene/bacau/Primaria-Comunei-
Stefan-cel-Mare-1951-1989.pdf

ANI PROBLEME
 CRITERII DE ORDONARE A DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

4. ALFABETIC

- anumite categorii de documente: dosare de

personal, caziere, paşapoarte, dosare de
clienţi, dosare fiscale etc.
de ex.: S.J.A.N. Bacau, fondul Sfatul Popular al orasului Bacau. Dosare fiscale;
vezi http://arhivelenationale.ro/site/download/arhive_judetene/bacau/Sfatul-
Popular-al-Orasului-Bacau-dosare-fiscale-1949-1966.pdf
S.A.N.I.C., fondul Casa de administrare şi supraveghere a bunurilor inamice
(C.A.S.B.I.). Dosare persoane fizice. Judeţele: Sibiu, Someș, Suceava, Târnava
Mare; vezi http://arhivelenationale.ro/site/download/inventare/Casa-de-
Administrare-si-Supraveghere-a-Bunurilor-Inamice.-Dosare-Persoane-Fizice-
Judetele-Sibiu-Tarnava-Mare.-Inv.-3413.pdf
 CRITERII DE ORDONARE A DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

5. NUMĂRUL DE ÎNREGISTRARE SAU

NUMĂRUL DE BAZĂ

- fondurile constituite în baza sistemului de

registratură;
- documentele create în Transilvania, Banat,
Bucovina

de ex.: SJAN Alba, fondul Parohia greco-catolică Cetatea de Baltă (1872-1952) –

vezi http://arhivelenationale.ro/site/download/arhive_judetene/alba/Parohia-
greco-catolica-Cetatea-de-Balta.pdf
 ORDONAREA REGISTRELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

1. Registrele care constituie instrumente

contemporane de evidenţă şi informare
COMPARTIMENTE/
CRONOLOGIC
SERII

2. Alte tipuri de registre – în continuarea dosarelor

a. CRONOLOGIC
b. COMPARTIMENTE CRONOLOGIC

c. CRONOLOGIC la sfârşitul fondului

 ORDONAREA DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

Planurile de muncă anuale, bilanţurile,

rapoartele şi dările de seamă se ordonează la
anul la care se referă, nu la anul când au fost
întocmite

Anexele şi referatele se conexează la

documentul de bază
 ORDONAREA DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL FONDULUI

Mitricele şi registrele de stare civilă se

constituie în colecţii

LOCALITĂŢI ALFABETIC

NĂSCUŢI CĂSĂTORIŢI DECEDAŢI

 ORDONAREA DOCUMENTELOR
CREATE DE CĂTRE INSTITUŢIILE
JUDECĂTOREŞTI

1. Documentele care au caracter administrativ-

economic se ordonează conform criteriilor
generale de ordonare

2. Dosarele cauzelor :

SECŢII ANI NUMERE

OPISELE –utilizate ca instrumente de evidenţă

 ORDONAREA DOCUMENTELOR
CREATE DE CĂTRE INSTITUŢIILE
BANCARE

1. Documentele care au caracter administrativ-

economic se ordonează conform criteriilor
generale de ordonare
 ORDONAREA DOCUMENTELOR
CREATE DE CĂTRE INSTITUŢIILE
BANCARE

2. Corespondenţa - clienţii interni şi externi

CRONOLOGIC ALFABETIC

SAU

ALFABETIC CRONOLOGIC
 ORDONAREA DOCUMENTELOR
CREATE DE CĂTRE INSTITUŢIILE
BANCARE

3. Registrele

a. CATEGORII CRONOLOGIC
b. COMPARTIMENTE CRONOLOGIC

c. La sfârşitul fondului CRONOLOGIC

 ORDONAREA DOCUMENTELOR
ÎN CADRUL DOSARULUI

ANI LUNI ZILE

Data actelor se stabileşte astfel:

- data înregistrării pentru documentele intrate/primite;

- data emiterii pentru documentele expediate;
- data rezoluţiei în cazul în care un act a fost rezolvat
înainte de a fi înregistrat.
 CONSTITUIREA DOSARELOR

- actele cele mai vechi se află la începutul dosarului iar

actele recente la sfârşitul acestuia;

- îndepărtarea părţilor metalice şi de plastic, a dubletelor

şi a filelor nescrise;

- documentele se vor lega (prin coasere cu aţă mai tare,

folosindu-se în acest scop mecanisme de găurire) între
două coperte de carton, astfel încât să se asigure citirea
completă a textului, inclusiv a rezoluţiilor sau notelor
marginale;
 CONSTITUIREA DOSARELOR

- Pe Copertă se înscriu următoarele elemente:

denumirea creatorului fondului şi a compartimentului,
numărul unităţii arhivistice şi rezumatul din inventar,
datele extreme, numărul filelor;

- Dosarelor preluate de la creatori, care au coperte cu

valoare artistică sau istorică, li se adaugă coperte noi;

- În cazul dosarelor, care cuprind pe copertă toate

elementele şi primesc o nouă cotă, se barează
numerele vechi
 CONSTITUIREA DOSARELOR

- dosarele nu trebuie să cuprindă mai mult de 250-300 de

file; în cazul depăşirii acestui număr se vor constitui mai
multe volume ale aceluiaşi dosar; fiecărui volum i se
atribuie un număr propriu de identificare;

Dosarele trebuie numerotate şi certificate

- filele dosarului se vor numerota cu creion negru în

partea dreapta sus; în cazul dosarelor compuse din mai
multe volume, filele se numerotează începând cu cifra 1
pentru fiecare volum;
 CONSTITUIREA DOSARELOR

- Certificarea – pe o filă ataşată la sfârşitul dosarului sau

pe verso-ul ultimei file a dosarelor preconstituite, prin
formula:

“Prezentul dosar cuprinde .....file” (în cifre şi între

paranteze rotunde în litere) şi prin înscrierea datei
certificării, a numelui şi prenumelui persoanei care
efectuează certificarea
Vă mulţumesc pentru atenţie!