Prevederile Legii nr.

31/1990 și ale Ordinului MFP 2634/2015 privind arhivarea documentelor se

aplica urmatoarelor entitati:
•Societati comerciale;
•Societati si companii nationale;
•Regii autonome;
•Institute nationale de cercetare-dezvoltare;
•Societati cooperatiste;
•Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
•Subunitati fara personalitate juridica ce apartin unor persoane juridice, daca sediul persoanelor
juridice si cel al subunitatilor sunt unul in tara si unul in strainatate;
•Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv (fonduri de pensii facultative
sau private si alte entitati organizate conform Codului Civil).

ORDIN Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile

NORME GENERALE de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile
38. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a
registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data
încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct.
39 şi 40.
39. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile
în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai
mare.
40. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai
mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.
41. În caz de încetare a activităţii societăţilor, documentele financiar-contabile se păstrează în
conformitate cu prevederile Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în
materie, după caz.
42. Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie se face în conformitate cu
prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale: - documentele se grupează în
dosare, numerotate şi şnuruite; - gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic,
în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează
în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate
cu mijloace de prevenire a incendiilor. Evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul
Registrului de evidenţă, potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt
consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul
timpului.
43. Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen de păstrare
prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor
proprii ale entităţii. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează
scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.
Legea arhivelor nationale 16/1996
In baza prevederilor art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin.
1 si art. 23 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare, administratorul
societatii comerciale (ce are calitatea de creator de documente cu valoare practica) este obligat sa
ia masuri pentru intocmirea nomenclatorului documentelor de arhiva, tinerea evidentei intrarilor si
iesirilor din arhiva si numirea comisiei de selectionare a documentelor de arhiva.
Documentele se elimina din arhiva de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe baza
de proces-verbal.
Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996
si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor
de hartie.

ANEXA 4 DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE care se păstrează timp de 5 ani, cu începere

de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor
prevăzute la art. 1 alin. (1) - (4) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată cu modificările şi
completările ulterioare
______________________________________________________________________________
|Nr. | Denumire | Cod | |crt.| |_____________________| | | | Bază | Variantă | |____|
___________________________________________________|__________|
1.| Notă de recepţie şi constatare de diferenţe | 14-3-1A | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
2.| Bon de predare, transfer, restituire | 14-3-3A | | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
3.| Bon de consum | 14-3-4A | | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
4.| - Bon de consum (colectiv) | |14-3-4/aA | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
5.| Lista zilnică de alimente | |14-3-4/dA | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
6.| Dispoziţie de livrare | 14-3-5A | | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
7.| Fişă de magazie | 14-3-8 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
8.| Listă de inventariere | 14-3-12 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
9.| - Listă de inventariere | |14-3-12/b | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
10.| - Listă de inventariere (pentru gestiuni | |14-3-12/a | | | global-valorice) | | | |____|
___________________________________________________|__________||
11.| Chitanţă | 14-4-1 | | |____|___________________________________________________
12.| - Chitanţă pentru operaţiuni în valută | |14-4-1/a | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
13.| Dispoziţie de plată/încasare către casierie | 14-4-4 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
14.| Borderou de achiziţie | 14-4-13 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________| |
15.| - Borderou de achiziţie (de la producători | |14-4-13/b | | | individuali) | | | |____|
___________________________________________________|__________
16.| Decont pentru operaţiuni în participaţie | 14-4-14 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
17.| Ordin de deplasare (delegaţie) | 14-5-4 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
18.| - Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate | |14-5-4/a | | | (transporturi internaţionale) |
____|___________________________________________________|__________|__________
19.| Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) | 14-5-5 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
20.| - Decont de cheltuieli valutare (transporturi | |14-5-5/a | | | internaţionale) | | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
21.| Notă de debitare-creditare | 14-6-1A | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
22.| Fişă de cont pentru operaţiuni diverse | 14-6-22 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
23.| - Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în | |14-6-22/a | | | valută şi în lei) | | | |____|
___________________________________________________|__________||
24.| Decizie de imputare | 14-8-2 | | |____|
___________________________________________________|__________|__________|
25.| - Angajament de plată | |14-8-2/a | |____|
___________________________________________________|__________|________

La art. 11 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se

prevede ca:
"Art. 11
(1) In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de
selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din:
un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii.
Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare
unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se
consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca
fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se
inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de
documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in
cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.
(3) Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-
verbale ale comisiilor prevazute la alin. (2).
(4) In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor
ce urmeaza a fi arhivate."
De asemenea, conform art. 18 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si
completarile ulterioare, in cazul desfiintarii unui creator de documente, asa cum este cazul unui
societati comerciale radiate, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii,
certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale
cetatenilor, sunt preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

Asadar, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de
catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal. Acest proces-verbal
se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996
mentionate si dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a
deseurilor de hartie.
Potrivit Legii nr. 31/1990, arhivarea documentelor justificative si contabile presupune:
•Respectarea prevederilor legale in vigoare;
•Gruparea cronologica si sistematica a documentelor in dosare numerotate si parafate;
•Pastrarea dosarelor justificative si contabile in spatii special amenajate pentru arhivare, cu
mentiunea ca spatiile trebuie sa fie dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, dar si
asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii;
•Pastrarea unei evidente a documentelor arhivate, respectiv a celor mutate in alte destinatii, cu
ajutorul Registrului de evidenta;
•Eliminarea din arhiva a documentelor dupa expirarea termenului legal de pastrare, cu proces
verbal adaugat in Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator sau de un
ordonator de credite.
Daca societatea fuzioneaza sau este lichidata, documentele pentru ambele statute vor fi arhivate
separat. Asta inseamna ca, daca societatea isi inceteaza activitatea, poate preda documentele
inca neexpirate arhivelor statului.
Legea arhivarii a fost revizuita, modificata si a intrat in vigoare pe 1 ianuarie 2016, prin Ordinul
Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015. Modificarile prevad ca documentele financiar-
contabile pot fi arhivate pe hartie sau, daca evidenta contabila se realizeaza prin mijloace
informatice, pe suport electronic, cu conditia de a fi disponibile oricand pentru afisare la nevoia
entitatii sau la solicitarea organelor de control.
In ceea ce priveste arhivarea electronica si tinerea evidentei contabile prin mijloace electronice,
exista o serie de prevederi, printre care si asigurarea ca prelucrarea datelor inregistrate in
contabilitate este realizata conform legilor contabile in vigoare.
Selecționarea sau eliminarea documentelor se realizează numai cu aprobarea Comisiei de
Selecționare din cadrul organizației creatoare şi după obținerea avizului Arhivelor Naționale.

Selecționarea documentelor de orice fel, fără avizul Arhivelor Naționale sau serviciilor județene,
după caz, atrage după sine răspundere civilă sau penală (legea 16/1996 prin art. 34, stipulează
fără echivoc faptul că ,,nerespectarea dispozițiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea
contravențională, civilă sau penală”).

Potrivit prevederilor Legii nr 16/1996 ,va prezentam documentele ce trebuie intocmite

Anexa nr 1

Aprob
Președintele Consiliului de
administrație,
(director)
Se confirmă
Directorul general al Arhivelor
Naționale (Directorul Direcției
Județene . . . . . a Arhivelor
Naționale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAȚIONAL

aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. . . . . din . . . . .

Denumirea
dosarului
Termenul
(conținutul pe
Direcția Serviciile de Observații
scurt al
păstrare
problemelor la
care se referă)
Direcția A. Serviciul 1. . . . . . . . . . . . . Permanen
secretariat și secretariat . . t
administrativă 2. . . . . . . . . . . . .
10 ani
..
3. . . . . . . . . . . . .
5 ani
..

B. Serviciul 1. . . . . . . . . . . . . Permanen
administrativ . . t
2. . . . . . . . . . . . .
10 ani
..
3. . . . . . . . . . . . .
5 ani
..
 ANEXA Nr. 2

.................................. INVENTARUL PE ANUL ........

pentru documentele care se
(denumirea creatorului)
păstrează
.................................. permanent sau temporar
(denumirea compartimentului)

Indicativul Conținutul pe scurt al

Nr. Datele Numărul
dosarului după dosarului, registrului Observații
crt. extreme filelor
nomenclator etc.

Prezentul inventar format din ....... file conține ........ dosare, registre, condici, cartoteci etc.

Numerele ............ au fost lăsate la ................., nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...........

Astăzi .................. s-au preluat ............. dosare.

Am predat, Am primit,

Format
A4

ANEXA Nr. 3
Instituția ...........................

(regie autonomă, societate comercială)

PROCES-VERBAL
de predare-primire a
documentelor

Astăzi, ........., subsemnații ............................................., delegați ai

compartimentului ......................., și ......................, arhivarul instituției ......................., am procedat
primul la predarea și al doilea la preluarea documentelor create în perioada ................ de către
serviciul menționat, în cantitate de ........ dosare.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ........ pagini dactilografiate,
conform dispozițiilor legale.

Am predat, Am primit,

ANEXA Nr. 4
REGISTRU DE EVIDENȚĂ
a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice

Numărul de
Denumirea Datele extreme dosare
Nr. Preluări Ieșiri din
compartimentul ale
crt. Data După Primite arhivă
ui documentelor
inventar efectiv
1 2 3 4 5 6 7

ANEXA Nr. 5

...................
(denumirea creatorului)
...................
...................
(sediul)

PROCES-VERBAL Nr. . . .

Comisia de selecționare, numită prin Ordinul nr. . . . din . . . .

. . . . , selecționând în ședințele din . . . . . . . . documentele
din anii*) . . . . . . avizează ca dosarele din inventarele
anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le
termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unității.

Președinte, Membri, Secretar,

........... ........... ...........
(numele și (numele și prenumele) (numele și
prenumele) prenumele)

Semnătura Semnătura Semnătura

........... ........... ...........
........... ........... ...........
...........
...........