Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
distruse
CECCAR
REZUMAT
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie
justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite. Normele generale de întocmire și
utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor
publice nr. 2.634/2015, stabilesc măsurile care trebuie luate în cazul pierderii, sustragerii sau
distrugerii documentelor justificative ori contabile, pe care le vom prezenta în cadrul acestui
articol.
Termeni-cheie: registre de contabilitate, documente justificative, documente pierdute, sustrase
sau distruse, documente reconstituite, dosar de reconstituire
Conform prevederilor art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și
completările ulterioare, orice operațiune economico-financiară realizată se consemnează în
momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate,
dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza
înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și
aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
** Documentele justificative la care facem referire sunt cele prevăzute în anexa nr. 4 la Ordinul
ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015, respectiv nota de recepție și constatare de diferențe,
bonul de consum, fișa de magazie, dispoziția de livrare, chitanța, dispoziția de plată/încasare
către casierie, ordinul de deplasare (delegație), decontul de cheltuieli, lista de inventariere,
decontul pentru operațiuni în participație, fișa de cont pentru operațiuni diverse, nota de debitare-
creditare, decizia de imputare, angajamentul de plată etc.
Regulă:
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie
justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite. În acele situații în care se prevede
prin reglementări speciale că formularul original trebuie păstrat la altă unitate, la înregistrarea în
contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
Important!
Potrivit art. 26 din legea contabilității, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a
documentelor contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30
de zile de la constatare.
Art. 41 pct. 2 lit. c) din același act normativ prevede că nerespectarea reglementărilor legale cu
privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile
efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și
arhivarea lor, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse
constituie contravenție, dacă nu este săvârșită în astfel de condiții încât, potrivit legii, să fie
considerată infracțiune, și se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.
✔Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente
justificative ori contabile trebuie să aducă la cunoștință acest lucru, în scris, în termen de 24 de
ore de la constatare, conducătorului entității (administratorului, ordonatorului de credite sau altei
persoane care are obligația gestionării societății respective).
✔În termen de cel mult trei zile lucrătoare de la primirea comunicării, conducătorul entității
dispune încheierea unui proces-verbal care trebuie să cuprindă:
● datele de identificare a documentelor dispărute;
● numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea acestora;
● data și împrejurările în care s-a constatat lipsa lor.
Procesul-verbal se semnează de către:
● conducătorul societății;
● conducătorul compartimentului financiar-contabil al acesteia sau persoana împuternicită să
îndeplinească această funcție;
● persoana responsabilă cu păstrarea documentelor; și
● șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.
În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit într-un singur exemplar, reconstituirea sa
se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se
în antetul documentului că este reconstituit și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
✔Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracțiune,
situația se aduce imediat la cunoștință organelor de urmărire penală.
✔În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă societate, reconstituirea se face de
entitatea emitentă, prin realizarea unei copii după documentul existent la aceasta. Astfel,
societatea emitentă îi trimite entității solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea
cererii, documentul reconstituit.
✔Documentele reconstituite conform normelor amintite reprezintă baza legală pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitate.
✔Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie
nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În
acest caz, vinovații de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă
entității, salariaților sau altor societăți, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor
legale.
✔În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie
să emită un duplicat al acesteia, care poate fi:
● o factură nouă cuprinzând aceleași date ca factura inițială și mențiunea că este duplicat și că
înlocuiește factura inițială; sau
● o fotocopie a facturii inițiale având aplicată ștampila societății și care să conțină mențiunea că
este duplicat și că înlocuiește factura inițială.
✔Găsirea ulterioară a documentelor originale care au fost reconstituite poate reprezenta motiv de
revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii. În cazul găsirii ulterioare a originalului,
documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu
procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
Din punct de vedere fiscal, în ceea ce privește taxa pe valoarea adăugată, la art. 301 alin. (2) din
Codul fiscal se stipulează că în situația în care nu sunt îndeplinite condițiile și formalitățile de
exercitare a dreptului de deducere în perioada fiscală de declarare sau în cazul în care nu s-au
primit documentele de justificare a taxei pe valoarea adăugată, persoana impozabilă își poate
exercita dreptul de deducere prin decontul perioadei fiscale în care sunt îndeplinite aceste
condiții și formalități sau printr-un decont ulterior, dar nu pentru mai mult de cinci ani
consecutivi, începând cu data de 1 ianuarie a anului care urmează celui în care a luat naștere
dreptul de deducere.
Exemplul 1
Taxa pe valoarea adăugată nu poate fi dedusă, iar suma de 1.190 lei este nedeductibilă la calculul
impozitului pe profit.
Exemplul 2
În cazul în care vânzătorul nu mai poate fi găsit, dosarul de reconstituire poate include:
● o copie a documentului/documentelor (contractul de vânzare-cumpărare, declarația de
impunere) pe baza căruia/cărora s-a făcut înregistrarea bunului respectiv la Direcția Impozite și
Taxe Locale;
● o copie a documentului (fișa de înmatriculare auto, contractul de vânzare-cumpărare) de la
Direcția Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor unde a fost înmatriculat
autoturismul sau un document din care să reiasă că societatea este proprietara acestuia.
Așa cum am menționat anterior, în dosarul de reconstituire trebuie să existe și:
● sesizarea scrisă a persoanei care a constatat lipsa documentului;
● procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii acestuia;
● dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate;
● dispoziția scrisă a conducătorului entității privind reconstituirea documentului.
BIBLIOGRAFIE