CAPITOLUL 6

DOCUMENTELE CONTABILE, REGISTRELE CONTABILE ŞI FORMELE

DE ORGANIZARE A CONTABILITĂŢII

Obiectivele de învățare:
1)să cunosc faptul că orice înregistrare în contabilitate trebuie să aibă la bază un
document justificativ;
2)să știu care este utilitatea documentelor justificative, ce trebuie să conțină
acestea și cum se completează;
3)să știu care sunt registrele contabile obligatorii și care este rolul acestora.

6.1.Documentele contabile: utilitate, conținut, întocmire, corectare, reconstituiri,

arhivare

6.1.1.Utilitate

Tranzacțiile și evenimentele ce au loc în cursul unui exercițiu financiar și care vor face
obiectul înregistrărilor în contabilitate sunt consemnate în documente justificative.
Legea contabilității nr.82/1991, cu modificările ulterioare, prevede, la art.6 (2):

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează

răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor
care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Volumul și tipologia documentelor justificative care se constituie drept sursa primară

de informație în cadrul sistemului informațional contabil depind de o serie de factori:
a)volumul și natura activităților derulate de întreprindere;
b)nevoile de informare internă;
c)cadrul legal al întocmirii și utilizării documentelor contabile etc.

Practic, o entitate gestionează trei categorii de documente justificative:

(i)documente care vin de la terți (de exemplu, facturile de achiziții și de utilități,
contractele încheiate cu băncile pentru finanțările atrase, extrase de etc.);
(ii)documente emise sau întocmite de entitate pentru terți (de exemplu, facturi de
vânzare către clienți, ordine de plată, state de plată etc.);
(iii)documente create de entitate pentru gestiunea internă (de exemplu, situațiile privind
amortizarea imobilizărilor, liste de inventariere, situații privind estimarea deprecierilor
aferente unor active etc.)

Utilitatea documentelor justificative constă în:

(1)stau la baza înregistrărilor în contabilitate a tranzacțiilor și evenimentelor pe care le
consemnează;
(2)dovedesc realizarea unei tranzacții sau operații economico-financiare, producerea
unui eveniment etc;
(3)sunt sursă de informație în stabilirea legalității activităților desfășurate de entitate în
cazul controalelor și verificărilor exercitate de organele competente;
(4)sursă de informație în organizarea și realizarea controlului intern și a auditului intern;
(5)sursă de informații în cadrul misiunii de audit statutar;

1
(6)probă în justiție în cazul unor litigii cu terții etc;

6.1.2.Conținut
Majoritatea documentelor justificative sunt tipizate.
Forma, conținutul, formatul
și modalitatea lor sunt prevăzute în "Nomenclatorul documentelor financiar-
contabile"1.

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

(i)denumirea documentului;
(ii)denumirea/numele și prenumele și, dupa caz, sediul/adresa persoanei
juridice/fizice care întocmeste documentul;
(iii)numărul documentului și data întocmirii acestuia;
(iv)menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare
(când este cazul); 1
(v)conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci cand este necesar, temeiul
legal al efectuării acesteia;
(vi)datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate,
după caz;
(vii)numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de
efectuarea operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control
financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective, după
caz;
(viii)alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiunilor efectuate.

6.1.3.Mod de întocmire și corectare

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

În documentele justificative și în cele contabile nu sunt admise ștersături, modificări

sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise
în acestea sau file lipsă.

Documentele justificative și financiar-contabile pot fi întocmite și într-o altă limbă și

altă monedă dacă acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ (de exemplu,
Codul fiscal, referitor la factură).

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, pentru ca
acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura

persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menționandu-se și data
efectuării corecturii.

În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza
cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente

1
Nomenclatorul este inclus în anexa la OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile

2
pentru care normele de utilizare prevad asemenea restricții, documentul întocmit greșit
se anulează și rămâne în carnetul respectiv.
În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare
automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora,
menționându-se data rectificării și semnătura celui care a făcut modificarea.

Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac
modificări în fișiere sau în baza de date a unității) trebuie să fie semnate de persoanele
împuternicite de conducerea unității.

6.1.4.Reconstituiri

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente
justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24
de ore de la constatare, conducatorului unității (administratorului unității, ordonatorului
de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective).

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducatorul unității trebuie să

încheie un proces-verbal, care să cuprindă:
- datele de identificare a documentului dispărut;
- numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;
- data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semnează de către:
- conducătorul unității;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unității sau persoana
împuternicită să îndeplinească această funcție;
- persoana responsabilă cu păstrarea documentului; și
- șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, dupa caz.

Cand dispariția documentelor se datorează însuși conducatorului unității, măsurile

prevazute de prezentele norme metodologice se iau de către ceilalti membri ai
consiliului de administrație, dupa caz.

În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur
exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost
întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este
reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie

infracțiune, se încunoștințează imediat organele de urmărire penală.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit

separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conțină toate lucrările efectuate în legătura cu
constatarea și reconstituirea documentului dispărut, și anume:
- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a
persoanei vinovate, după caz;
- dispoziția scrisă a conducătorului unității pentru reconstituirea documentului;

3
 - o copie a documentului reconstituit.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face
de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea
emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unității solicitante, în termen de cel
mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea
"DUPLICAT", cu specificarea numărului și datei dispoziției pe baza căreia s-a facut
reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza

legală pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călatorie
nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în
contabilitate. În acest caz, vinovații de pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor suportă paguba adusă unității, salariaților sau altor unități, sumele
respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul

trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

- o factură noua, care să cuprinda aceleasi date ca și factura inițiala, și pe care să se
menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială; sau
- o fotocopie a facturii inițiale, pe care să se aplice ștampila societății și să se
menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se

stabilesc răspunderi materiale, care cuprind și eventualele cheltuieli ocazionate de
reconstituirea documentelor respective.

Gasirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui

motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în conditiile legii.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza

unui proces-verbal, și se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de
reconstituire. Conducătorii unităților vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrarii și
evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea și
evidența responsabililor de păstrarea acestora, evidența tuturor reconstituirilor de
documente, precum și pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de
păstrare a documentului reconstituit.

6.1.5.Arhivarea și păstrarea

Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul

fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Registrele și documentele justificative și contabile se pot arhiva, în baza unor contracte

de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun
de condiții corespunzatoare. Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea

4
documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau
altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.

Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va

înștiința organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate,

la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Finanțelor Publice pot interzice arhivarea

registrelor, a documentelor justificative și contabile și în alte locații decat la domiciliul
fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzator.

Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a

registrelor și a documentelor justificative și contabile este de 10 ani cu începere de la
data încheierii exercitiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Există și o serie de documente care se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani dacă
necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai
mare (aceste documente sunt prevăzute în Anexa 4 la OMFP 2634/2015 privind
documentele financiar-contabile: de exemplu, chitanța, extrasul de cont, listele de
inventariere, bonurile de consum etc.).

Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viață

mai mare de 10 ani se pastrează, de regula, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv
pe perioada de utilizare a bunurilor.

În caz de încetare a activității, documentele contabile se arhivează în conformitate cu

prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu
modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate
cu prevederile legale în materie, după caz.

Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile

legale și cu urmatoarele reguli generale:
-documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;
-gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui
exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății,
documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spații
amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii,
dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidentă, potrivit
legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și
mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face
de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite,
după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea
documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

5
6.2.Registrele contabile

Suportul informaţional al contabilităţii curente este reprezentat de Registrele contabile.

O entitate, indiferent de maniera în care îşi organizează contabilitatea va trebui, potrivit

trei registre obligatorii :
legii contabilităţii să ţină
(1)Registrul Jurnal
(2)Registrul Cartea-Mare
(3)Registrul Inventar

(1)Registrul Jurnal

Registrul jurnal consemnează în ordine cronologică, toate activităţile, operaţiile,

tranzacţiile şi evenimentele realizate de o entitate.

Pentru fiecare dintre acestea, în Registrul Jurnal se înregistrează :

-data la care a avut loc operaţia ;
-documentul justificativ prin care se face dovada realizării operaţiei (felul
documentului, numărul de înregistrare şi data la care a fost emis) ;
-explicaţia naturii operaţiei care este consemnată în jurnal ;
-contul sau conturile care se debitează în urma operaţiei ;
-contul sau conturile cae se creditează în urma operaţiei ;
-suma sau sumele aferente atât conturilor debitoare cât şi conturilor creditoare ;

Exemplu
Societatea ALFA S.A. a realizat în cursul lunii martie N următoarele operaţii :
(a)la 3 martie N se achiziţionează un stoc de mărfuri la costul de 1.000 lei (factura nr.27
din 1 martie N);
(b)la 10 martie N se achită suma de 500 lei furnizorului de mărfuri, din contul
bancar (ordin de plată 134 din 10 martie N);
(c)la 17 martie N se pimeşte un credit bancar pe termen lung în sumă de 20.000
lei (contract de credit nr. 56 din 15 martie N şi extras de cont nr. 10 din 17 martie N);
(d)la 22 martie N se încasează în contul de la bancă suma de 5.000 lei reprezentând
creanţa faţă de un client (extras de cont nr. 20 din 22 martie N ) ;
(e)la 25 martie N se achită salariile în sumă de 10.000 lei, din contul bancar (ştat de
salarii nr 3 din 20 martie N).

Să procedăm la întocmirea Registrului Jurnal. Din informaţiile de mai sus se observă

că în mare parte informaţiile ce trebuie jurnalizate sunt disponibile din documentele
justificative. Şi totuşi, nu cunoaştem conturile debitoare şi creditoare aferente fiecărei
operaţii. Pentru a le găsi va trebui să realizăm analiza contabilă a operaţiilor şi să
obţinem formula contabilă pe care o vom prezenta în Registrul Jurnal.

6
Analiza contabilă a celor 5 operaţii :

(a) la 3 martie N se achiziţionează un stoc de mărfuri la costul de 1.000 lei (factura

nr.27 din 1 martie N);

(1)identificarea naturii operaţiei: achiziţie de mărfuri;

(2)elementele care se modifică în urma operaţiei şi sensul modificării acestora:

Mărfuri Activ Creşte

Furnizori Datorie Creşte

(3)Stabilirea conturilor corespondente şi aplicarea regulilor de funcţionare ale

acestora:
371 Mărfuri Cont de activ Creşte Se debitează
401 Furnizori Cot de datorie Creşte Se creditează

(4)Formula contabilă este:

371 = 401 1.000 lei 1.000 lei

Mărfuri Furnizori

(b)la 10 martie N se achită suma de 500 lei furnizorului de mărfuri, din contul
bancar (ordin de plată 134 din 10 martie N);
(1)identificarea naturii operaţiei: plată furnizor;
(2)elementele care se modifică în urma operaţiei şi sensul modificării acestora:

furnizor Datorie Scade

cont la bancă Activ Scade

(3)Stabilirea conturilor corespondente şi aplicarea regulilor de funcţionare ale

acestora:
401 "Furnizori" Cont de datorie Scade Se debitează
5121 "Cont la bancă" Cont de activ Scade Se creditează

(4)Formula contabilă este:

401 = 5121 500 lei 500 lei

Furnizori Cont la bancă

(c)la 17 martie N se pimeşte un credit bancar pe termen lung în sumă de 20.000

lei (contract de credit nr. 56 din 15 martie N şi extras de cont nr. 10 din 17 martie N);
(1)identificarea naturii operaţiei: primire credit pe termen lung;
(2)elementele care se modifică în urma operaţiei şi sensul modificării acestora:

7
 Conturi la bănci Activ Creşte
Credite bancare pe termen Datorie Creşte
lung

(3)Stabilirea conturilor corespondente şi aplicarea regulilor de funcţionare ale

acestora:

5121 Conturi la bănci Cont de activ Creşte Se debitează

1621 Credite bancare pe Cont de datorie Creşte Se creditează
termen lung

(4)Formula contabilă este:

5121 = 1621 20.000 20.000

Conturi la bănci Credite
bancare pe
termen lung

(d)la 22 martie N se încasează în contul de la bancă suma de 5.000 lei reprezentând

creanţa faţă de un client (extras de cont nr. 20 din 22 martie N ) ;
(1)identificarea naturii operaţiei: încasare client;
(2)elementele care se modifică în urma operaţiei şi sensul modificării acestora:

Clienţi Activ Scade

Conturi la bănci Activ Creşte

(3)Stabilirea conturilor corespondente şi aplicarea regulilor de funcţionare ale

acestora:
4111 Clienţi Cont de activ Scade Se creditează
5121 Conturi la bănci Cont de activ Creşte Se debitează

(4)Formula contabilă este:

5121 = 4111 5.000 5.000

Coturi la bănci Clienţi

(e)la 25 martie N se achită salariile în sumă de 10.000 lei, din contul bancar (ştat de
salarii nr 3 din 20 martie N).
(1)identificarea naturii operaţiei: plată salarii;
(2)elementele care se modifică în urma operaţiei şi sensul modificării acestora:

Salarii datorate Datorie Scade

Conturi la bănci Activ Scade

(3)Stabilirea conturilor corespondente şi aplicarea regulilor de funcţionare ale

acestora:

8
 421 Personal-salarii Cont de datorie Scade Se debitează
datorate
5121 Conturi la bănci Cont de activ Scade Se creditează

(4)Formula contabilă este:

421 = 5121 10.000 10.000

Personal-salarii Conturi la
datorate bănci

Registrul Jurnal este redat în tabelul nr.1.

(2)Registrul Cartea-Mare

Registrul Cartea-Mare cuprinde totalitatea conturilor utilizate de o entitate.

Pentru fiecare cont utilizat se deschide o fişă de cont în care se consemnează :

-simbolul şi denumirea contului ;
-soldul iniţial ;
-modificările ce au loc în cursul perioadei (rulajele) şi data acestora ;
-explicaţii privind modificările ce au loc ;
-sold final.
Pentru fiecare cont se deschide o singură fiţă de cont chiar dacă el este utilizat
de mai multe ori în cursul unei perioade de gestiune. Registrul Cartea-Mare se închide
la sfârşitul fiecărei luni şi se deschide la începutul lunii următoare. Soldurile finale din
fişele de cont ale lunii expirate se preiau ca solduri iniţiale ale noii perioade de gestiune.

Exemplu
Să întocmim fişa de cont a contului 5121 "Conturi la bănci" care devine o filă
din Registrul Cartea-Mare al lunii martie N. Fişa contului 5121 este prezentată în
tabelul nr.2 (presupunem că soldul iniţial debitor al contului 5121 este de 20.000 lei).

9
 Societatea ALFA S.A
Tabelul 1
REGISTRU JURNAL

Nr. Data Document Explicaţie Denumire cont Suma

crt. înregistrării Fel Nr. Data D C D C
1. 3.03.N factura 27 1.03.N achiziţie marfă 371 401 1.000 1.000
2. 10.03.N ordin de 134 10.03.N plată furnizor 401 5121 500 500
plată
3. 17.03.N contract 56 15.03.N primire credit pe teren 5121 1621 20.000 20.000
extras 10 17.03.N lung
de cont
4. 22.03.N extras 20 22.03.N încasare client 5121 4111 5.000 5.000
de cont
5. 25.03.N stat de 3 20.03.N Plată salarii 421 5121 10.000 10.000
salarii
TOTAL 36.500 36.500
Tabelul 2
REGISTRUL CARTEA-MARE Denumirea contului Pagina
Contul: 5121 Cont la bancă 3
Nr. Data Document Explicaţie Simbol Rulaj D/C Sold
crt. Fel Nr Data cont Debitor Creditor
corespondent
SOLD INIŢIAL D 20.000
1. 10.03.N factura 27 1.03.N plată furnizor 401 500 C 19.500
2. 17.03.N contract 56 15.03.N primire credit 162 20.000 D 39.500
3. 22.03.N extras 20 22.03.N încasare 4111 5.000 D 44.500
cont client

10
4. 25.03.N stat 3 20.03.N plată salarii 421 10.000 C 34.500
salarii
5. 31.03.N SOLD FINAL 34.500

11
Registrul jurnal nu trebuie să conţină erori. Dacă se întâmplă ca o operaţie să fie contabilizată greşit
(prin imputarea ei în conturi care nu reflectă natura operaţiei şi/sau prin afectarea cu alte sume
decât cele corecte) se va proceda la corectarea greşelii. O formulă greşită se anulează prin procedeul
numit stornare.
Stornarea se poate realiza în două variante:
a)stornarea în negru – aceasta presupune scrierea inversă a formulei contabile care trebuie anulată
(conturile debitoare devin conturi creditoare şi invers);
b)stornarea în roşu – aceasta presupune rescrierea formulei contabile care trebuie anulată dar cu
trecerea sumelor în roşu sau în negru dar încadrate într-un chenar sau între paranteze. O sumă scrisă
cu roşu sau încadrată în chenar sau între paranteze este o sumă care se ia cu minus în calculul
rulajelor contului.

Exemplu
La începutul lunii martie soldul contului 371 "Mărfuri" este de 1.000 lei iar soldul contului
401 Furnizori este de 2.000 lei. În cursul lunii a avut loc o achiziţie de mărfuri la costul de 2.000
lei pe care contabilul a înregistrat-o eronat în Registrul Jurnal. Acesta a făcut înregistrarea:
(i)
345 = 401 2.000 2.000
Produse finite Furnizori

Înregistrarea este un nonsens deoarece produsele finite nu provin de la furnizori ci sunt obţinute
din producţie proprie. Potrivit naturii operaţiei contul debitor ar fi trebuit să fie 371 "Mărfuri". Să
procedăm la corectarea greşelii:

Soluţia 1: NEGRU
(ii) stornare în negru

(iii) înregistrarea corectă a achiziţiei de mărfuri:

Situaţia în conturi este următoarea:

Contul 345 Contul 401

Produse finite Furnizori
DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT

12
 Contul 371
Mărfuri
DEBIT CREDIT

Se poate observa că suma de 2.000 lei trecută eronat în debitul contului 345 "Produse finite" este
anulată prin trecerea ei în credit ca urmare a stornării în negru. Soldul final este zero iar efectul
erorii este înlăturat. Imputarea eronată a sumei de 2.000 lei în creditul contului 401 pus în
corespondenţă cu 345 este şi ea anulată ca urmare a stornării în negru. Stornarea în negru este o
corecţie prin solduri deoarece doar la momentul calculării soldului final se anulează eroarea. Ea
are dezavantajul că alterează volumul şi semnificaţia rulajelor. Pentru cine citeşte suma de 2.000
lei din creditul contului 345 "Produse finite" există tentaţia de a atribui acesteia semnificaţia de
valoare a producţiei vândute. În realitate nu a existat nici o vânzare de produse finite. Contul 401
"Furnizori" se debitează de regulă cu plăţile către furnizori. Suma de 2.000 lei din debitul acestui
cont şi care provine din stornarea erorii ar putea fi asimilată unei plăţi. Dacă citim creditul contului
401 "Furnizori", aflăm că rulajul creditor este de 4.000 lei. În realitate datoria a crescut în cursul
perioadei cu 2.000 lei ca urmare a achiziţiei de mărfuri. Cu alte cuvinte, prezentarea din contul 401
semnifică o creştere a datoriei cu 4.000 lei şi o plată de 2.000 lei. Această semnificaţie este eronată.

Soluţia 2: ROȘU
(ii)stornare în roşu:

(iii)înregistrarea corectă a achiziţiei de mărfuri:

Situaţia în conturi este următoarea:

Contul 345 Contul 401

Produse finite Furnizori
DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT

13
 Contul 371
Mărfuri
DEBIT CREDIT

Eroarea din debitul contului 345 este corectată prin trecerea sumei tot în debit dar cu minus (adică
între paranteze). Astfel, se evită alterarea rulajelor contului. Corecţia se face prin rulaj şi nu prin
sold. Este suficient să calculăm rulajul debitor al contului 345 pentru a ajunge la zero, ca şi când
eroarea nu ar fi existat. În contul 401, suma de 2.000 lei trecută eronat în credit este anulată de
suma trecută între paranteze (cu minus). Rulajul contului nu este alterat.

Stornarea în negru permite o corecţie prin solduri. Ea are dezavantajul că alterează volumul şi
semnificaţia rulajelor conturilor implicate. Stornarea în roşu permite o corecţie prin rulaje. Ea
nu alterează rulajele conturilor.

(3)Registrul Inventar

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu care are rolul de a înregistra rezultatele
inventarierii elementelor de activ, datorii şi capitaluri proprii la momentul acestei operațiuni.

Se întocmeşte într-un singur exemplar, putând fi completat la începutul activităţii, la sfârşitul

exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, pe baza datelor cuprinse în listele de
inventariere şi respectiv procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ, datorii şi
capitaluri proprii, grupate pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

Scopul inventarierii este să se compare situația faptică (reală) cu privire la elementele de active,
datorii și capitaluri proprii și valoarea acestora la inventar cu cea scriptică (contabilă) a acestor
elemente, respectiv cu valorile contabile înregistrate în conturile aferente și să constate dacă există
eventuale diferențe.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ, datorii şi

capitaluri proprii grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. Dacă sunt identificate
diferențe valorice sau/și cantitativ-valorice între elemenelele inventariate și situația existentă în
contabilitate vor fi necesare înregistrări contabile specifice în contextul operațiunilor de
regularizare la inventar.

14
Modele de liste de inventar și registru inventar sunt prezentate mai jos:

Unitatea LISTĂ DE INVENTARIERE Gestiunea Pagina

……….
Magazia Data…………………….. Loc de depozitare

Nr. crt. Denumir Codul U/ CANTITĂŢI Preţ VALOAREA Valoar DEPRECIEREA

ea sau M unit CONTABILĂ ea de
bunurilor număr ar invent Valoar Motiv
inventari ul de ar ea ul
ate invent Stocuri Diferenţe Valoar Diferenţe (cod)
ar ea
Fapti Scripti Plu Min Plu Min
ce ce s us s us
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Numele Comisia de Gestionar Contabilitate

şi inventariere (Responsabil
prenum mijloace fixe)
ele
Semnăt
ura

Model registru inventar

........................................... Nr. Pagina ..............
(Unitatea)
REGISTRUL-INVENTAR
la data de ........................
Nr. Recapitulația Valoarea Valoarea de Diferențe din evaluare (de înregistrat)
Crt elementelor contabilă inventar
inventariate Valoarea Cauze diferențe
0 1 2 3 4 5

Întocmit, Verificat,

15
6.3. Formele de organizare a contabilităţii

În funcţie de natura şi volumul activităţilor întreprinderii, de nevoile de informare şi de gestiune,

de nivelul de descentralizare a lucrărilor de contabilitate şi de gestiune, sistemul de jurnale se poate
dezvolta la nivelul conturilor sintetice sau se poate proceda la întocmirea pe lângă registrele
generale obligatorii şi a unor registre auxiliare. Primul caz defineşte forma clasică de organizare
a contabilităţii. Contabilitatea bazată pe jurnalele generale obligatorii presupune următorul circuit
informaţional :

Tranzacţii, Utilizatori Situaţii

Evenimente, etc. financiare

se consemnează

Documente Registrul
justificative Inventar
General

înregistrare
cronologică

Alte surse
regularizări
Registru Jurnal de
General informaţii

înregistrare
sistematică

control Balanţa de
Registrul verificare
General
Cartea-Mare

Al doilea caz defineşte forma dezvoltată de organizare a contabilităţii. Pe lângă registrele

generale se utilizează registre auxiliare cum ar fi:
-registre auxiliare Cartea-Mare pentru clienţi şi furnizori dacă întreprinderea are un număr
mare de pateneri comerciali;

16
 -registre jurnal auxiliare pentru vânzări, pentru cumpărări, pentru operaţiile prin conturile
bancare, prin casierie etc.
-registre inventar auxiliare pe locuri de gestiune sau pe gestionari.
Pe baza registrelor auxiliare se întocmesc registrele generale sau centralizatoare

Tranzacţii,
Evenimente,
etc.
Documente
justificative

Registru Registru Registru Registru Registru

Cumpărări Vânzări Bancă Casă Operații diverse

Registru
Jurnal
General

Registrul
General
Cartea-Mare

Balanţa de
verificare

6.4.Soluții de organizare a sistemului informațional contabil în era digitală

Organizarea unui sistem informațional contabil sigur, eficient, flexibil și oportun se face utilizând
fie aplicații informatice dedicate acestei funcții, fie sisteme integrate care gestionează și răspund,
parțial sau total, nevoilor informaționale ale diferitelor funcții ale unei entități, fie sisteme de tip
Enterprise Resource Planning (ERP) respectiv "Planificarea Resurselor Companiei".

Adesea, soluțiile informatice, sub forma unor programe de contabilitate pe care le folosesc
entitățile din România, sunt aplicații care răspund nevoilor informaționale ale utilizatorilor si
rezolvă atât sfera contabilității financiare (prin automatizarea înregistrărilor contabile, a
documentelor și registrelor contabile, întocmirea situațiilor financiare și altor rapoarte), cât și
cerințele privind raportările fiscale către ANAF și/sau alte autorități, prin generarea diferitelor
17
declarații fiscale. În plus, unele programe integrează și soluții pentru gestiunea analitică a
stocurilor și a imobilizărilor, calculul salariilor, precum și pentru a acoperi sfera contabilității de
gestiune, cum ar fi: calculul și determinarea costurilor de producție pe produse, repartizarea
cheltuielilor pe centre de cheltuieli și/sau de profit,etc.

Printre programele de contabilitate folosite de entitățile din țara noastră amintim:

➢ Saga C - este o soluţie care permite informatizarea activităţii contabile pentru întreprinderi
mici şi mijlocii (IMM).

Acest program conține :

▪ Contabilitate financiară (fişe de cont, balanţe, registrul jurnal, registrul inventar, bilanţ cu
generarea fişierelor pentru raportare, calcul impozit pe profit, declaraţiile 100, 101, 392,
094).
▪ Imobilizări.
▪ Clienţi / Furnizori (situaţii facturi, scadenţar, situaţie avize de expediţie, jurnale, declaraţiile
300, 301, 390, 394).
▪ Casa (lei, valută) / Banca (lei, valută) / Deconturi.
▪ Salarii (cu generarea declaraţiilor în format electronic şi a registrului de evidenţă, plata pe
card).
▪ Producţie (inclusiv pe baza de reţetar şi/sau comenzi).
▪ Operaţii interne cu stocuri (bonuri de consum, bonuri de predare/primire, transferuri,
inventariere etc.).
▪ Suport pentru operaţiuni în valută (intrări, ieşiri, calcul diferenţe de curs).
▪ Urmărire pe centre de profit, situaţii grafice.
▪ Suport pentru legătură cu case de marcat în regim printer fiscal (Datecs, Euro, Elka, Eltrade,
Optimus, Samsung, Daisy, CHD).

Pentru detalii, vezi https://www.sagasoft.ro/saga-c.php.

➢ WizCont – este un soft inegrat de contabilitate pentru IMM, acesta având mai multe
module cum ar fi:
• modulul de raportări contabile;
• modul multi valute;
• modul reconciliere cu băncile și cu clienții;
• modul de gestiune a stocurilor;
• modul administrare contracte , etc.

Pentru detalii, vezi https://www.wizrom.ro/ro/solutii-software-wizrom/wizcount_2.

➢ Ciel – oferă soluții informatice pentru întreprinderi mici, medii și mari, sub forma unor
programe informatice adaptate nevoilor acestora, de la aplicații dedicate doar nevoilor
contabilității financiare, la sisteme inegrate și soluții ERP.

18
 Pentru detalii, vezi https://ciel.ro/ciel-pentru-companii/.

Sistemul de tip ERP este un sistem software care gestionează integral toate operațiunile unei
companii, pentru a crește performanța business-ului.

Un astfel de sistem, ca urmare a posibilitățiilor de stocare, prelucrare și centralizare prin

inermediul unei baze de date unice, permite editarea, modelarea și utilizarea tuturor informațiilor
cu privire la procesele, activițățile, tranzacțiile și operațiunile de business ale unei entități,
incluzând: resurse umane, investiții, achiziții, producție, vânzare, finanțare, relațiile cu clienții,
fluxuri de încasări și plăți, marketing, etc., astfel încât toate informațiile de business și tranzacțiile
sunt monitorizate în timp real.
Un sistem ERP încorporează diverse module, care pot fi folosite de către companii pentru a
înregistra, stoca, gestiona și interpreta datele cu privire la toate activitățile, procesele și
tranzacțiile necesare unui business.
Principalele module ale unui sistem ERP pot fi :

• Managementul Procesului de Aprovizionare

• Managementul Producției
• Managementul Serviciilor
• Managementul Distribuției
• Managementul Resurselor Umane (HRM)
• Managementul Relației cu Clienții (CRM
• Contabilitate Financiară și raportare financiară
• Gestiunea Mijloacelor Fixe
• Management financiar
• Venituri și Cheltuieli
• Contabilitate de gestiune
• Managementul Depozitelor stocurilor
• Salarizare
• Managementul Vânzării cu amănuntul
• Design-ul de produs
• Vânzări
• Marketing
• Facturare (Electronică)

Aplicațiile ERP se caracterizează prin flexibilitate, ele se adaptează și răspund nevoilor specifice
fiecărei companii, fiind soluții sigure, ușor de folosit, cu viteză mare de încărcare și de operare
a datelor.

ERP-urile în Cloud

19
ERP-urile în Cloud, cunoscute și sub denumirea de SaaS (Software as a Service) reprezintă, la
această dată, una ditre cele mai des întâlnite soluții pentru care optează companii din întreaga
lume. Avantajele unui ERP în Cloud sunt următorele:

✓ utilizează resursele disponibile online, pentru a facilita operațiunile de business în Cloud;

✓ poate fi disponibilă într-un timp foarte scurt, pentru că nu există necesitatea de a fi instalată
pe un server local, ca în cazul achiziției unei aplicații cu licență pe un anumit dispuzitiv
(On-Premise);
✓ este mult mai ușor de actualizat la noile versiuni ale aplicației decât varianta instalată pe un
server local;
✓ nu este necesară achiziția și mentenanța unui echipament hardware;
✓ costul este reprezentat de un abonament anual sau lunar, de obicei în funcție de numărul
de useri;
✓ accesul la datele de business se poate face de pe orice device, din orice loc și în orice
moment.

În contextul tehnologiei informației, statul, rolul și metoda specifică de reprezentare a

contabilității pe baza partidei duble sunt teme de dezbatere și reflecție atât pentru normalizatorii
contabilității, profesia contabilă, utilizatorii de informații financiare, cât și pentru comunitatea
științifică. Contabilitatea va trebui să asimileze, să integreze și să exploateze eficient noile
tehnologii pentru a răspunde cu exactitate și promptitudine nevoilor informaționale tot mai
numeroase și mai diverse venite din partea managementului entității, a investitorilor și a altor
utilizatori.

OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile stabilește o serie de criterii

minimale pe care programele informatice utilizate în activitatea financiar contabilă trebuie să le
îndeplinească. Prezentăm mai jos cateva din aceste criterii.

➢ Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei entităţi trebuie să

asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările
contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

➢ Programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să asigure

listarea în orice moment a documentelor financiar-contabile solicitate de organele de
control.

➢ Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil

trebuie să răspundă la o serie criterii considerate minimale, cum ar fi
✓ să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu
prevederile actelor normative care le reglementează;
✓ să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de
siguranţă;

20
 ✓ fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul
unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele
de control;
✓ să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente
justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se
inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
✓ să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute
anterior;
✓ să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte
prevederile legii contabilităţii;
✓ să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a
produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor
documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
✓ să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă
închisă;
✓ să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru documente;
✓ să nu permită:

▪ deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;

▪ modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost
înregistrate date în acel cont;
▪ suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent
sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta
conţine înregistrări sau sold;
▪ editarea a două sau a mai multe documente de acelaşi tip, cu
acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul
aceluiaşi exerciţiu financiar;

✓ să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare

şi tipul sistemului de prelucrare:
▪ monopost sau multipost;
▪ monosocietate sau multisocietate;
▪ reţea de calculatoare;
▪ portabilitatea fişierelor de date.

➢ Contractele care stau la baza achiziţiei de programe informatice utilizate în activitatea

financiar-contabilă trebuie să prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor
livrate, precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit modificarea
procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

➢ Utilizatorul trebuie:

✓ să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale

produsului-program;
✓ să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de
prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;

21
 ✓ să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare
complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
✓ dacă, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul,
respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere
între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program şi ale
echipamentelor de calcul.
✓ Să actualizeze arhivele pe suport magnetic periodic pentru a asigura
accesibilitatea datelor.

22