Cum se reconstituie documentele pierdute, sustrase sau

distruse
Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-
dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice, instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane
juridice cu i fr scop patrimonial, precum i persoanele fizice care desfoar activiti productoare de venituri,
subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n strintate sau n Romnia, prevzute n egea contabilitii nr!
"#/$%%$, republicat, consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n documente
justificative, pe baza crora se fac nregistrri n contabilitate &jurnale, fie i alte documente contabile, dup caz'!
(ocumentele financiar-contabile prevzute n ane)a * la +rdinul ministrului ,conomiei i -inanelor nr! ./$#/#00"
privind documentele financiar contabile &12R, bon de consum, fi de magazie, c3itan, dispoziie de plat/ncasare
ctre casierie, ordin de deplasare etc!', ntocmite i utilizate de aceste persoane se pstreaz timp de / ani, cu
ncepere de la data nc3eierii e)erciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, n ar3iva unitii! 4entru a putea
fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economico-financiare trebuie s fie justificate cu documente originale,
ntocmite sau reconstituite! 4entru acele situaii n care prin alte reglementri speciale se prevede c formularul
original trebuie s fie pstrat la alt unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate este folosit copia documentului
respectiv!
Pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile trebuie adus la
cunotin, n scris, n termen de 24 de ore de la constatare, conductorului unitii (administratorului
unitii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii respective).
n termen de cel mult ! "ile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie s nc#eie un proces$
verbal, care se semnea" de ctre conductorul unitii, conductorul compartimentului financiar$contabil al
unitii sau persoana mputernicit s ndeplineasc aceast funcie, persoana responsabil cu pstrarea
documentului i eful ierar#ic al persoanei responsabile cu pstrarea documentului, dup ca".
5nd dispariia documentelor se datoreaz conductorului unitii, msurile privind comunicarea i ntocmirea
procesului verbal se iau de ctre ceilali membri ai consiliului de administraie! 6n condiiile n care documentul pierdut
a fost ntocmit de ctre unitate ntr-un singur e)emplar, reconstituirea acestuia se face urmnd aceleai proceduri prin
care a fost ntocmit documentul original, menionndu-se n antetul documentului c este reconstituit, i st la baza
nregistrrilor n contabilitate! +ri de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie
infraciune, se ncunotineaz imediat organele de urmrire penal! Reconstituirea documentelor se face pe baza
unui dosar de reconstituire, ntocmit separat pentru fiecare caz!
%osarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea
documentului disprut, i anume7
- sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului8
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii8
- dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a persoanei vinovate8
- dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea documentului8
- o copie a documentului reconstituit!
6n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitent, prin
realizarea unei copii de pe documentul e)istent la unitatea emitent iar unitatea emitent va trimite unitii solicitante,
n termen de cel mult $0 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit!
(ocumentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil meniunea 9(:425;<=, cu specificarea numrului i
datei dispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea i constituie baza legal pentru efectuarea nregistrrilor n
contabilitate!
1u se pot reconstitui documentele de c3eltuieli nenominale &bonuri, bilete de cltorie nenominale etc!' pierdute,
sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate! 6n acest caz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau
distrugerea documentelor suport paguba adus unitii, salariailor sau altor uniti, sumele respective recuperndu-
se potrivit prevederilor legale! 6n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii e)emplarului original al facturii, emitentul
trebuie s emit un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse!
%uplicatul poate fi&
- o factur nou, care s cuprind aceleai date ca i factura iniial, i pe care s se menioneze c este duplicat i
c nlocuiete factura iniial8 sau
- o fotocopie a facturii iniiale, pe care s se aplice tampila societii i s se menioneze c este duplicat i c
nlocuiete factura iniial!
4entru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc rspunderi
materiale, care cuprind i eventualele c3eltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective! >sirea
ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanciunilor
aplicate, n condiiile legii! 6n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza unui
proces-verbal, i se pstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul de reconstituire!
5onductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei curente a tuturor lucrrilor ntocmite,
primite sau e)pediate, stabilirea i evidena responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de
documente, precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a documentului
reconstituit!
'anciuni - 1erespectarea reglementrilor emise de ?inisterul -inanelor 4ublice cu privire la pstrarea i ar3ivarea
documentelor justificative i contabile, precum i la reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se
sancioneaz n conformitate cu prevederile art! *$, alin! &$', pct! #, lit! b' din egea contabilitii nr! "#/$%%$,
republicat, cu amend de la .00 lei la *!000 lei!
(a"a legal @ +rdinul ministrului ,conomiei i -inanelor nr! ./$#/#00" privind documentele financiar-contabile,
publicat n ?onitorul +ficial al Romniei, 4artea 2, nr! "A0/#.!$#!#00"!
sursa @ finantevalcea!ro