PROCES VERBAL DE INSTRUIRE

Privind modul de efectuare a inventarierii, conform Legii contabilitatii nr. 82/1991 si OMF nr.1753/2004.
Anexa la decizia nr......................./............................... Scop principal al inventarierii il constituie stabilirea situaiei reale a patrimoniului unitii i cuprinde toate elementele patrimoniale, precum i bunurile i valorile deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii bilanului contabil care trebuie s asigure o imagine fidel, clar i complet a patrimoniului, a situaiei financiare i a rezultatelor obinute. Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisia de inventariere, formata din cel puin dou persoane, numite prin decizia scrisa a conducatorului unitatii economice, la propunerea conducatorului compartimentului financiar contabil in care se arata: - componenta cu desemnarea responsabilului comisiei, - modul de efectuare a inventarierii - gestiunea supusa inventarierii - bunurile supuse inventarierii, - data de incepere si terminare a inventarului. La unitile mici, inventarierea poate fi efectuat de ctre o singur persoan. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena gestiunii respective, cu excepia unitilor mici. Inventarierea valorilor materiale se efectueaza la locul de depozitare si pastrare a bunurilor supuse inventarierii, in prezenta obligatorie a gestionarului sau a persoanei care il reprezinta pe gestionar. Inainte de inceperea operatiei de inventariere gestionarul trebuie sa prezinte comisiei o declaratie scrisa din care sa rezulte daca : In afara de bunurile unitatii economice al carui salariat este, mai are asupra sa bunuri apartinand tertilor ; Are plusuri in gestiune despre a caror cantitate si valoare are cunostinta ; A primit sau eliberat bunuri fara documente ; Are bunuri nereceptionate sau care trebuiesc expediate pentru care s-au intocmit documentele aferente ; Are documente de primire eliberare care nu au fost operate la zi in evidenta gestiunii care nu au fost predate la contabilitate ; Gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare ; Detine numerar din vanzarea marfurilor aflate in gestiune. 1

Declaratia se semneaza de catre gestionar si comisie. Inainte de a proceda la stabilirea stocurilor faptice, comisia de inventariere este obligata sa verifice exactitatea instrumentelor si aparatelor de masura, sa bareze fisele de magazie. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau evaluare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac decat prin sondaj, acest lucru urmeaza a fi mentionat si in listele de inventariere respective si in procesul verbal. Inventarierea bunurile aflate asupra angajatilor se face pe liste separate, specificandu-se persoanele care raspund de pastratea lor. Cu ocazia inventarierii se identifica si se consemneaza stocurile de bunuri care sunt deteriorate total sau partial, precum si cele fara miscare. Toate bunurile care se inventariaza se inscriu in listele de inventariere, care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri. Bunurile apartinand altor unitati (nchiriate, n leasing, n custodie, cu vnzare n consignaie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si inscriu in liste separate. Listele de inventariere pentru bunurile n custodie vor conine informaii cu privire la numrul i data actului de custodie i ale documentului de livrare (factur), precum i alte informaii utile. O copie de pe aceste liste se trimit si unitatilor economice carora le apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii. Creanele fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor, soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi sau punctajelor reciproce n funcie de necesiti. Nerespectarea acestei proceduri, precum i refuzul de confirmare constituie abateri de la normele privind organizarea si efectuarea inventarierii. Disponibilitile aflate n conturi la bnci se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bnci cu cele din contabilitate. n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie puse la dispoziie de unitile bancare clienilor vor purta n mod obligatoriu tampila oficial a bncii. Disponibilitile n lei i n valut din casieria unitii se inventariaz n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu cele din contabilitate. Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ i pasiv, cu ocazia inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare, care se vor ataa la listele respective, dup primirea confirmrii. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare sau greu vandabile, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu se ntocmesc liste de inventariere separate.

Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor care atest proprietatea acestora i a schielor de amplasare. Cldirile se inventariaz prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a dosarului acestora prin inspectarea i compararea constatrilor cu datele prevzute n documentele respective. Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de energie electric, termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii i altele similare se inventariaz potrivit regulilor stabilite de deintorii acestora. n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale aflate n curs de execuie se menioneaz pentru fiecare obiect n parte, pe baza constatrii la faa locului: denumirea obiectului, descrierea amnunit a stadiului n care se afl acesta, pe baza valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii. n cazul produciei n curs de execuie se inventariaz att produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrrii impuse de procesul tehnologic de producie, ct i produsele care, dei au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele i accesoriile lor. n cadrul produciei n curs de execuie se cuprind, de asemenea, lucrrile i serviciile, precum i studiile n curs de execuie sau neterminate. Formularele cu regim special se nscriu n listele de inventariere n ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu uurin integritatea acestora, n conformitate cu dispoziiile legale. Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, daca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa, precum si eventualele obiectiuni pe care le are de facut si pe care comisia are obligatia sa le analizeze, mentionand la sfarsitul listei de inventariere concluziile la care a ajuns. Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre membri comisiei de inventariere si de catre gestionar. Determinarea rezultatelor inventarierii in plus sau in minus se face direct pe listele de inventariere semnate de comisie. Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere, dup confirmarea de ctre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, ntr-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie s conin, n principal, urmmoarele elemente: data ntocmirii; numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere; numrul i data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariat; data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile i propunerile

comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i la persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere asigurat i propuneri de msuri n vederea reintegrrii lor n circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar i declasare sau casare a unor stocuri; constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritii bunurilor din gestiune, precum i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. Compensarea se admite numai pentru aceiasi perioada de gestiune si acelasi gestionar, aspecte pe care comisia le va consemna in dosarul de efectuare a inventarierii ce se va depune la registratura firmei ce va contine: proces verbal de inventariere decizia de inventariere declaratia gestionarului listele de inventar notele explicative ale gestionarului. Rezultatele inventarieri trebuie inregistrate atat in evidentele depozitelor cat si in contabilitate, in termen de 5 zile de la data primirii deciziei de la organele competente, termen in care acestea trebuie comunicate in scris gestionarului si celor interesati. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de nregistrare anual i de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. n el se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme i grupate dup natura lor, conform posturilor din bilanul contabil. Elementele patrimoniale nscrise n registrul-inventar au la baz listele de inventariere centralizatoare i procesele-verbale de inventariere care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil.

Director

Comisia de inventariere
Luat la cunostinta:

Nume si prenume ______________________________ Semnatura ____________ Nume si prenume ______________________________ Semnatura ____________ Nume si prenume ______________________________ Semnatura ____________