Arhivarea si pastrarea documentelor financiar-

contabile. Cum procedam la lichidarea arhivei?

contabilul.manager.ro /a/8937/arhivarea-si-pastrarea-documentelor-financiar-contabile-cum-
procedam-la-lichidarea-arhivei.html

Supunem astazi atentiei dumneavoastra cazul unei societati pentru

care administratorul decide in 2013 sa lichideze arhiva veche,
potrivit legislatiei in vigoare. Vom vedea astfel incepand cu ce an pot
fi lichidate unele documente , care va fi procedura de urmat si ce
documente se vor intocmi in acest sens.

Solutia consultantului:

Prevederi privind arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile se

regasesc in Sectiunea F din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-
contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008.

Potrivit acestora, persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia
pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a
documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la

sediile secundare, dupa caz.

Termenele de pastrare prevazute de aceasta norma sunt:

Legea 70/2015 - solutiile celor mai controversate

probleme

- Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani,

- termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si
contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului
financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:
- facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care
stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru
persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in
conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform
termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea 571/2003 privind
Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

- Documentele prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 se pot pastra pe o perioada de numai 5
ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

- documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare
de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare
a bunurilor.

Documentele prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 care se pastreaza timp de 5 ani, cu
incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva
persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata sunt:

1. Nota de receptie si constatare de diferente

2. Bon de primire in consignatie
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. Bon de consum (colectiv)
6. Fisa limita de consum
7. Dispozitie de livrare
8. Fisa de magazie
9. Fisa de magazie (cu doua unitati de masura)
10. Lista de inventariere
11. Lista de inventariere
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
13. Chitanta
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie
16. Decont pentru operatiuni in participatie
17. Ordin de deplasare (delegatie)
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21. Nota de debitare-creditare
22. Extras de cont
23. Borderou de primire a obiectelor in consignatie
24. Borderou de iesire a obiectelor in consignatie
25. Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
26. Fisa de cont pentru operatiuni diverse
27. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
28. Document cumulativ
29. Document cumulativ
30. Decizie de imputare
31. Angajament de plata

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de

prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii
corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile
revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii
unitatii beneficiare.

Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta
organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie. Cu ocazia controalelor efectuate de
organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal
documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a
documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare,
daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

In caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991
, republicata, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii 31/1990
privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la
arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu
urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar
la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei
perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest
scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt
consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul
timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie
se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de
evidenta al arhivei.

Asadar, dupa expirarea termenului legal de pastrare, documentele pot fi eliminate din arhiva, in baza
unui proces verbal aprobat de administratorul societatii.

Documentele eliminate din arhiva se predau unitatilor de colectare a deseurilor de hartie.

Data aparitiei: 25 Aprilie 2013

Autor: Mihaela Pascu

Votati articolul "Arhivarea si pastrarea documentelor financiar-contabile. Cum procedam la

lichidarea arhivei?":
Rating:
Nota: 4.29 din 7 voturi

Contabilul.ro

ClubContabilitate.ro - intrebarea zilei

Instiintare stingere obligatii fiscale

Intrebare: As vrea sa stiu unde se poate vizualiza fisa sintetica?Daca accesez dosarul fiscal de pe
ANAF,vad oar anul luna si peste tot e suma 0,inteleg ca nu am nimic de plata.
Dar as vrea sa vad cum se sting aceste obligatii pe care le platesc in contul unic si daca am ceva platit
in plus.Prin posta nu am mai primit nici o notififcare din luna augut.

Raspuns: Cea mai buna abordare este solicitarea fisei fiscale de la administratia locala, unde aveti
trecute...... » citeste tot raspunsul aici

Alte articole publicate in data de 25 Aprilie 2013 ARTICOLE SIMILARE

Adauga comentariul tau acum

Adauga acest articol in site-ul tau

Newsletter zilnic GRATUIT

Aboneaza-te la newsletterul Contabilul.ro si primesti gratuit
Raportul special "Legea 70/2015 si OUG 6/2015 - comentarii si
studii de caz".