Nimicirea documentelor contabile în lipsa controlului fiscal

Este în drept contribuabilul să nimicească documentele, dacă perioada pentru care

intenționează să nimicească actele nu a fost supusă controlului fiscal?
 
Conform art.17 al Legii contabilităţii şi raportării financiare nr. 287/2017, entitatea este obligată
să păstreze documentele contabile (documentele primare, registrele contabile, situaţiile
financiare şi alte acte) aferente organizării şi ţinerii contabilităţii, care sunt sistematizate şi
păstrate conform regulilor și termenelor stabilite de Organul de stat pentru supravegherea şi
administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. 
 
Documentele contabile se pastrează de către entitate pe suport de hârtie sau în formă electronică.
Acestea se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care contabilitatea este ținută cu utilizarea
sistemelor informatice proprii, cu condiţia accesării în orice moment, în funcţie de necesităţile
entităţii sau la cererea organelor abilitate.
 
Prin Ordinul nr.57/2016 al Serviciului de Stat de Arhivă  a fost aprobat Indicatorul documentelor
– tip și termenelor lor de păstrare pentru organele administrației publice, instituțiile, organizațiile
și întreprinderile RM, întocmit în conformitate cu prevederile Legii nr.880/1992. Indicatorul
prevede termenul de păstrare pentru fiecare tip de document, stabilind și tipurile actelor ce
urmează a fi transmise Fondului Arhivistic, dar și a documentelor ce pot fi nimicite de
întreprinderi/organizații, cu indicarea procedurii respective.
 
Actuala  redacție a Indicatorului și a Instrucțiunii nu mai stipulează necesitatea acceptării spre
nimicire
a documentelor contabile doar în situația în care contribuabilul a fost supus controlului fiscal
pentru perioada respectivă,  prevederea fiind exclusă.
 
Totodată, art. 228 din Indicator prevede perioada de 6 ani de păstrare a documentelor
primare care justifică efectuarea operaţiunilor economice: documente primare cu regim special
(factură, factura fiscală, act de achiziţie a mărfurilor, act de achiziţie a serviciilor de locaţiune şi
a cheltuielilor aferente borderou de achiziţii etc.) şi alte documente primare (documente bancare,
acte de primire-predare, deconturi de avans etc.) în instituțiile – surse de completarea Fondului
Arhivistic al RM. 
 
Conform art. 264 alin.(1) Cod fiscal, termenul general de prescripţie pentru determinarea
obligaţiilor fiscale este 4 ani. Alin. (2) al aceluiași articol stabileşte că termenul de
prescripţie nu se extinde asupra impozitului, taxei, majorării de întârziere (penalităţilor) sau
sancţiunilor fiscale aferente unui impozit, unei taxe concrete dacă darea de seamă fiscală care
stabileşte obligaţia fiscală conţine informaţii ce induc în eroare sau reflectă fapte ce constituie
infracţiuni fiscale ori nu a fost prezentată.
 
Contribuabilul la care a expirat termenul de păstrare a documentelor contabile, chiar dacă nu a
fost efectuat controlul fiscal, este în drept să inițieze procedura de nimicire și/sau remitere a
documentelor Fondului Arhivistic conform termenului și în modul stabilit în prevederile
Indicatorului, Serviciului de Stat de Arhivă.
 
Respectiv, documentele contabile care fac parte din Fondul arhivistic, până la transmiterea lor
spre păstrare permanentă în arhivele de stat se vor păstra în mod obligatoriu la contribuabil
pentru perioada de 6 ani (fiscali).  Astfel, calcularea termenului de păstrare a documentelor se
face începând cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul difinitivării dosarelor. De exemplu,
calcularea termenului de păstrare a dosarelor definitivate în anul 2020 începe de la 1 ianuarie
2021.
 
Totuşi, atragem atenţia supra faptului că termenul de prescripţie pentru compensarea şi/ sau
restituirea obligaţiilor fiscale achitate în plus este de 6 ani din data efectuării și/sau apariției
lor.
 
Contribuabilul poate solicita compensarea ori restituirea sumelor plătite în plus cu depășirea
termenului de prescrpţie de 6 ani doar dacă prezintă dovezi privind imposibilitatea respectării
termenului de prescripţie de 6 ani, iar organul fiscal îl restabileşte pe contribuabil în termenul
de prescripţie.
 
Corespunzător, în situaţia în care contribuabilul cu certitudine a stabilit că nu are plăţi ce
urmează a fi solicitate spre restituire ca fiind achitate în plus la buget şi termenul de păstrare a
actelor a expirat, poate demara procedura de nimicire și/sau remitere a documentelor Fondului
Arhivistic.