Suportul teoretic privind documentația financiar contabilă

1.1 Organizarea și conducerea contabilității

Răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii revine administratorului,

ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective.
Contabilitatea se organizează şi se conduce, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către
directorul economic, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane
trebuie să aibă studii economice superioare. Prin persoană împuternicită se înțelege că trebuie să îndeplinească
funcţia de director economic sau contabil-şef potrivit legii, care are studii economice superioare şi care are atribuţii
privind conducerea contabilităţii entităţi.1
Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic,
contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din
subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu
persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor
Autorizaţi din România, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora, potrivit legii şi prevederilor
contractuale.
Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venit, definite de Codul fiscal, şi ale căror
venituri sunt determinate în sistem real au obligaţia să conducă evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în
partidă simplă sau, la opţiunea acestora, pe baza regulilor contabilităţii în partidă dublă, potrivit reglementărilor
contabile emise în acest sens, cu excepţia situaţiei în care în legislaţia fiscală se prevede altfel. În cazul de față
răspunderea pentru organizarea contabilităţii revine acestora. Conducerea contabilităţii se poate efectua de către
aceste persoane, situaţie în care răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora.2
În cazul în care contabilitatea este pe bază de contracte/convenţii civile încheiate potrivit Codului civil cu
persoane fizice care au studii economice superioare, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestor
persoane, potrivit legii şi prevederilor contractuale.
În cadrul instituţiile publice la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte sau care nu
au persoane încadrate cu contract individual de muncă sau numite într-o funcţie publică, potrivit legii, pot încheia
contracte de prestări de servicii, pentru conducerea contabilităţii şi întocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi
anuale, cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi
Contabililor Autorizaţi din România. Încheierea contractelor se face cu respectarea reglementărilor privind
achiziţiile publice de bunuri şi servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu această destinaţie.
Conform legii, deţinerea cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, precum şi efectuarea de
operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.
Contabilitatea imobilizărilor se ţine pe categorii şi pe fiecare obiect de evidenţă.
Înregistrarea, evaluarea şi prezentarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se
efectuează conform reglementărilor contabile aplicabile.
Contabilitatea cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, după natura sau destinaţia lor, după caz.
Contabilitatea veniturilor se ţine pe feluri de venituri, după natura sau sursa lor, după caz.
Contabilitatea veniturilor şi cheltuielilor bugetului general consolidat se ţine pe subdiviziunile clasificaţiei
bugetare.
Contabilitatea instituţiilor publice asigură înregistrarea drepturilor constatate, veniturilor încasate,
angajamentelor bugetare, angajamentelor legale, plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective, pe subdiviziunile
clasificaţiei bugetare, potrivit bugetului aprobat şi normelor metodologice elaborate de Ministerul Economiei şi
Finanţelor.
1
Art. 10, alin. 2 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare
2
Art. 1, alin. 5 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare
 În contabilitate, profitul sau pierderea se stabileşte cumulat de la începutul exerciţiului financiar.
Închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli se efectuează, de regulă, la sfârşitul exerciţiului financiar.
Rezultatul definitiv al exerciţiului financiar se stabileşte la închiderea acestuia.
Repartizarea profitului se înregistrează în contabilitate pe destinaţii, după aprobarea situaţiilor financiare
anuale.
Sumele aferente repartizărilor interimare de dividende se înregistrează în contabilitate şi se reflectă în
situaţiile financiare interimare drept creanţe faţă de acţionari, respectiv asociaţi.
Repartizarea trimestrială a profitului către acţionari sau asociaţi se poate efectua opţional, în cursul
exerciţiului financiar, în limita profitului contabil net realizat trimestrial, plus eventualele profituri reportate şi sume
retrase din rezerve disponibile în acest scop, din care se scad orice pierderi reportate şi sume depuse în rezerve în
conformitate cu cerinţele legale sau statutare, respectiv pe baza situaţiilor financiare interimare aprobate de
Adunarea Generală a Acţionarilor sau Asociaţilor, după caz.3
Regularizarea sumelor repartizate în cursul exerciţiului financiar trebuie să aibă loc după aprobarea
situaţiilor financiare anuale, iar dividendele repartizate şi plătite în plus în cursul exerciţiului financiar se restituie în
termen de 60 de zile de la data aprobării situaţiilor financiare anuale.
Obligaţia de restituire intervine pentru persoanele care au încasat dividende trimestrial, iar conducerea
societăţii are obligaţia de a urmări recuperarea acestor sume şi de a dispune măsurile ce se impun în acest scop.
Pierderea contabilă reportată se acoperă din profitul exerciţiului financiar şi cel reportat, din rezerve, prime
de capital şi capital social, potrivit hotărârii Adunării Generale a Acţionarilor sau Asociaţilor.
La instituţiile publice rezultatul execuţiei bugetare se stabileşte anual, potrivit reglementărilor contabile
elaborate în acest sens. Excedentul sau deficitul patrimonial se determină de către instituţiile publice, în conformitate
cu normele metodologice elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor.

1.2 Documente de evidență financiar-contabilă

1.2.1 Aspecte generale privind îndeplinirea calității de document justificativ

În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi

elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare
fiscală şi capitalul social, după caz.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează
răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au
înregistrat în contabilitate.
Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională.
Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în
valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens. Prin valută se înţelege altă monedă decât
moneda naţională.4
Documentele financiar-contabile pot fi întocmite şi într-o altă limbă şi altă monedă, dacă
acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ.
Conform literaturii de specialitate, documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note
etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor
economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin
utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente
referitoare la:5
3
Art. 19, alin. 3 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare
4
Art. 1, alin. 8 din ORDIN nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificările și completările
ulterioare, republicată
5
Art. 1, alin. 7 din ORDIN nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificările și completările
ulterioare, republicată
 denumirea entităţii;
 data întocmirii documentului contabil;
 felul, numărul şi data documentului justificativ;
 sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
 conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
 semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
Se cunoaște faptul că, documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe
suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia întocmirii acestora potrivit prezentelor norme.
Întrucât în documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte
asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file
lipsă, erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite.
Astfel înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate şi sistematic, în conturi
sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în
contabilitate.

1.2.2 Registre contabile

Registrele de contabilitate obligatorii în orice entitate sunt: 6

 Registrul-jurnal - este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează
cronologic toate operațiunile economico-financiare efectuate de entitate ;
 Registrul-inventar - este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează
elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate în funcție de natura lor,
inventariate de entitate, potrivit legii;
 Cartea mare - este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și
sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura
activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, la un moment dat. Acesta este un document contabil de
sinteză și sistematizare și conține simbolul contului și al conturilor corespondente (debitoare sau
creditoare), rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului. Registrul Cartea mare poate conține
câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate. Acest registru stă la baza întocmirii balanței de
verificare. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.

1.2.3 Documente financiar-contabile

Cele mai cunoscute documente financiar contabile sunt următoarele: 7

 Factura – este un document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor
economice și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului Fiscal.
 Avizul de însoțire a mărfii – este un document de însoțire a mărfii pe timpul
transportului, document ce stă la baza întocmirii facturii, dispoziție de transfer al valorilor materiale de
la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități, document de primire în gestiune document
de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit, după caz.
 Notă de recepție și constatare de diferențe - serveşte ca document pentru recepţia bunurilor aprovizionate. În
situația în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi
înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de
însoţire a mărfii etc.).
6
Art. 20 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare
7
Art. 5 din ORDIN nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificările și completările
ulterioare, republicată
 Bon de consum – este un document de eliberare din magazie a materialelor, de scădere din gestiune, și de
înregistrare în contabilitate. Se întocmeşte pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum.
 Chitanța și Chitanța pentru operațiuni în valută – sunt documente justificative de
înregistrare în registrul de casă/registrul de casă în valută și în contabilitate a încasărilor și plăților
efectuate în numerar (lei/valută), precum și a depunerilor de sume la casieria entității.
 Lista de inventariere – document utilizat pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiune
și care stă la baza întocmirii Registrului-inventar, în care sunt înregistrate elementele de natura activelor
și datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanțele și datoriile entității).
 Dispoziție de livrare - serveşte ca document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor
valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau acordate pentru stimularea vânzării,
după caz.
 Dispoziția de plată/încasare către casierie – este o dispoziție pentru casierie, în
vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate
pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de încasat de către titularul de avans în cazul
justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; dispoziție
pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea
de exploatare, potrivit dispozițiilor legale; document justificativ de înregistrare în Registrul de casă și în
contabilitate, în cazul plăților în numerar efectuate fără alt document justificativ, după caz.
 Registrul de casă – este un document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar (lei sau
valută), efectuate prin casieria entității. Registrul de casă se întocmeşte zilnic, pe baza documentelor
justificative de încasări şi plăţi.
 Fișa mijlocului fix – servește ca document pentru evidența analitică mijloacelor fixe și se
întocmește pentru fiecare mijloc fix. În cazul mijloacelor fixe de aceeași natură și de aceeași
valoare, care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună, poate fi întocmită o
singură fișă a mijloacelor fixe;
 Fișa de magazie - serveşte ca document de evidenţă a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor
de bunuri materiale.
 Borderou de achiziție – este atât un document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane
fizice, cât și un document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziţii sau pentru
decontarea sumelor plătite pentru achiziţii de la persoane fizice. Borderoul de achiziție se întocmeşte de către
persoana care efectuează
aprovizionarea cu bunuri de la persoane fizice, în momentul achiziţiei.
 Decont pentru operațiuni în participație – este un document pe baza căruia se decontează cheltuielile şi
veniturile realizate din operaţiuni în participaţie, precum şi sumele virate între asociați. Cheltuielile şi veniturile
vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi venituri, potrivit planului de conturi aplicabil.
 Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)/Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale) –
servesc ca documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în
străinătate și pentru stabilirea diferenţelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia. Aceste
deconturi se întocmesc de către persoana care urmează a efectua deplasarea în vederea justificării cheltuielilor
efectuate pe întreaga durată a deplasării.
 Ordin de deplasare – servește ca dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul țării,
precum și ca document pentru decontarea cheltuielilor efectuate și pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de
restituit de titularul de avans.
 Nota de debitare-creditare - servește ca document de înregistrare a operaţiunilor de decontare intervenite între
entitate şi subunităţi care ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale aceleiaşi entități, care ţin contabilitate
proprie. Se întocmeşte pe baza documentelor justificative care stau la baza operaţiunii.
 Fișă de cont pentru operațiuni diverse – servește la ţinerea contabilităţii analitice a conturilor de
clienţi, debitori, furnizori, creditori etc.; precum și la ţinerea contabilităţii sintetice a
operaţiunilor economico-financiare.
 Balanță de verificare – servește la verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate;
controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi analitică; precum și la întocmirea situaţiilor financiare și
raportărilor contabile stabilite potrivit legii.
 Decizie de imputare – este un document de imputare a valorii pagubelor produse. Decizia de imputare se
întocmeşte pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.).
 Angajament de plată – servește ca titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor, pentru executarea silită, în
caz de nerespectare a angajamentului, precum și ca angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă
adusă entității. Acesta se întocmeşte de către persoana care îşi ia angajamentul de plată, în condiţiile în care
există documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de plată (proces-verbal de control, proces-verbal al
comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente).
 Stat de salarii - document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi
al altor sume datorate. Statul de salarii se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat
efectiv, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a concediilor de odihnă, a certificatelor medicale
etc. Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină
salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.
 Foaie colectivă de prezență - este documentul în care se înregistrează prezența individuală la lucru a
salariaților unui magazin, departament.

8
1.2.4 Păstrarea și arhivarea registrelor contabile și a documentelor justificative

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza

înregistrărilor în contabilitate se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data
încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează
timp de 50 de ani.
Prin excepţie, se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului finanţelor publice,
registrele de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.
În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de
reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de
maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la
constatarea încetării acesteia.
Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte
documente financiar-contabile se face, de regulă, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la
sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
În situația în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune,
pe lângă datele arhivate în format electronic plătitorul/ contribuabilul este obligat să păstreze şi să prezinte
aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

1.3 Managementul documentelor financiar-contabile

Conform literaturii de specialitate, managementul financiar-contabil, ca parte componentă a activității

manageriale, presupune cunoaşterea normelor legale care reglementează activitatea contabilă, organizarea
optimă a acesteia, utilizarea, gestionarea şi urmărirea permanentă a folosirii mijloacelor financiare pe baza
principiului profitului maxim, precum şi analiza şi asigurarea necesarului de capital pentru perioada
următoare, care se stabileşte pe baza alegerii variantei optime.
În cadrul societăților comerciale, aplicarea în practică a managementului financiar-contabil vizează
asigurarea condițiilor actului decizional cel mai bun, pentru aceasta fiind necesare:9
 organizarea optimă a fluxului informațional (documente financiar-contabile şi informații economice);
8
Art. 25 și 26 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare
9
Pirtea M., Cristea H., Nicolescu C., Boțoc C., Managementul financiar al companiei, Editura Mirton, 2014, pag.
46
 analiza economico-financiară a rezultatelor perioadei curente şi luarea unor măsuri imediate;
 fixarea unor limite minime de profit şi rată a profitului sau, dacă nu există soluții de
rentabilizare, activitățile trebuie desființate şi mijloacele financiare îndreptate spre alte
activități rentabile;
 inventarierea tuturor elementelor ce pot împiedica sau favoriza rentabilizarea unora sau altora dintre activități;
 cunoaşterea elementelor fundamentale ale cererii şi aplicarea în practică a principiului profitului maxim în
funcție de specificul local.
Astfel documentele financiar contabile vin în sprijinul directorului de magazin
furnizându-i informații cu privire la poziția și performanța financiară a societății. Totodată aceste informații sunt
destinate utilizatorilor externi: investitorii de capital, angajații, furnizorii,
clienții, guvernul și instituțiile sale.
Documentele de gestiune sunt destinate utilizării interne de către management, descriind circuitul economic
intern al societății comerciale, definit de activitățile consumatoare de resurse și producătoare de rezultate. 10
Managementul documentelor financiar-contabile este procesul de administrare a documentelor unei
companii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de
creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la distrugerea lor.
Managementul documentelor face parte din strategia comunicaţională şi informaţională a unei companii,
asigură flexibilitatea şi adaptarea companiei la dinamica evoluţiei tehnologiei
informaţiei (IT), și influenţează şi este influenţat de sistemul de management şi cultura
organizaţională.11
Coordonarea și conducerea unei entități se poate realiza prin urmărirea cu o anumită periodicitate
(lunar, săptămânal, zilnic) a indicatorilor de activitate și încadrarea acestora în buget (venituri și cheltuieli)
pentru desfășurarea unei activități rentabile.
Pentru a realiza funcția de control și evaluare a documentelor, managerul are nevoie să cunoască ce
documente se întocmesc în cadrul entității, forma și formatul, conținutul lor, rolul în cadrul sistemului
informațional, locul și momentul întocmirii, destinația lor, regimul de folosire. Totodată, facilitează respectarea
prevederile legale și a normelor interne. Această funcție îi ajută pe manageri să realizeze analiza SWOT, pe baza
căreia să adopte cele mai bune decizii care să conducă la sporirea averii entității.

10
Ristea M., Dumitru C.G., Ioanăș C., Irimescu A., Contabilitatea societăților comerciale, vol.1, Editura
Universitară, 2013, pag. 54
11
Drăgușin C.P., Management financiar-contabil în instituțiile publice de educație academică, Editura Economică,
2016, pag. 128