10/29/2020

Factura. Document fiscal pentru deducere cheltuieli

si TVA. Ordin de deplasare

valabil la 27 Oct 2020

Intrebare: O societate nou infiintata in Romania, pla toare de TVA si de impozit pe profit, trimite in
deplasare o luna de zile un salariat pentru negociere achizi e cladire pentru hala produc e (pe o
distanta mai mare de 5 km). Deplasarea se in nde pe perioada 15.09-20.10.2020. Salariatul
prezinta facturi de cazare, facturi si bonuri de masa servita, bonuri de taxi etc., toate achitate de pe
cardul bancar atasat contului bancar deschis pe societate.

Cum se pot inregistra documentele in luna septembrie, daca ordinul de deplasare este prezentat si
are data depunerii doar in octombrie, dar a trimis intre mp poze cu documentele jus fica ve, iar
pla le se regasesc pe extrasul de cont al lunii septembrie? Sunt deduc bile in septembrie cheltuiala
si TVA aferenta documentelor din septembrie?

Raspuns: Avand in vedere faptul ca ordinul de serviciu este emis in data de 15.09.2020, iar salariatul
transmite in copie documentele jus fica ve care stau la baza pla lor regasite in extrasul de cont
bancar, consider ca societatea poate inregistra in evidenta contabila cheltuielile respec ve,
exercitand, concomitent si dreptul de deducere al sumei TVA inscrise in facturile emise de catre
prestatori.

Prac c, ordinul de deplasare reprezinta un document financiar contabil u lizat pentru primirea si
decontarea avansului primit, nicidecum un document pentru inregistrarea cheltuielilor. Acest
document este un document financiar contabil reglementat prin O.M.F.P. nr. 2634 din 5 noiembrie
2015 privind documentele financiar-contabile, fara a reprezenta un document fiscal, asa cum este
factura reglementata prin Codul fiscal. In acest context, de re nut este u litatea documentului de
decontare "Ordin de deplasare":

"Ordinul de deplasare (delega e) serveste ca:

- dispozi e catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de res tuit de tularul de avans;
- document jus fica v de inregistrare in contabilitate.

Ordinul de deplasare (delega e) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care
urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru jus ficarea avansurilor acordate in vederea
1/2
10/29/2020

procurarii de valori materiale cu plata in numerar. In cazul in care la decontarea avansului suma
cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre tularul
de avans se intocmeste Dispozi e de plata catre casierie (cod 14-4-4). ……."

Prac c, prin ordinul de serviciu salariatul jus fica, atat modul de consumare a avansului primit, cat si
realitatea evenimentelor, in sensul ca aduce confirmarea ca s-a deplasat, intr-adevar, in scopul
sus nerii negocierilor cu promitentul vanzator. De al el, la ordinul de serviciu, salariatul respec v
ataseaza si o nota de informare in care prezinta, pe etape, modul de aducere la indeplinire a sarcinii
de serviciu pentru care a fost trimis in deplasare de catre angajator.

In ceea ce priveste factura, de re nut sunt prevederile pct. 25 si 26 din O.M.F.P. nr. 2634/2015 prin
care se face trimitere la Codul fiscal

"25. Factura este document jus fica v care sta la baza inregistrarii in contabilitate a opera unilor
economice.

Pentru opera unile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu exista obliga a
intocmirii facturii, inregistrarea in contabilitate a acestora se efectueaza pe baza contractelor
incheiate intre par si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele opera uni,
cum sunt: aviz de inso re a marfii, chitanta, dispozi e de plata/incasare, extras de cont bancar, nota
de contabilitate etc., dupa caz.

26. Toate opera unile privind factura (intocmire, u lizare, arhivare, corectare, recons tuire) se
efectueaza conform prevederilor Codului fiscal si ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia "

As el, daca societatea de ne factura in copie, sub rezerva inlocuirii acesteia in luna imediat
urmatoare cu factura in original,aceasta poate inregistra in septembrie 2020 sumele pla te conform
extrasului de cont, reprezentand:

cheltuiala de deplasare in debitul contului 625, fara a trata suma respec va drept o cheltuiala
in avans 471 = 401 as el incat sa fie decontata pe cheltuiala efec va de exploatare in luna
octombrie 2020 (625 = 471);
suma TVA deduc bila in debitul contului 4426, fara a trata suma drept TVA neexigibila 4428,
urmand a deveni exigibila in luna octombrie 2020 (4426 = 4428), concomitent cu decontarea
cheltuielilor de deplasare.

In concluzie, documentele emise de furnizori/prestatori in septembrie 2020, inregistrate contabil si

eviden ate fiscal in jurnalul pentru cumparari intocmit pentru luna septembrie 2020 reprezinta
documente jus fica ve pentru inregistrarea cheltuielilor de exploatare, deduc bile, si exercitarea
dreptului de deducere TVA in luna septembrie 2020.

Raspuns extras din portalcontabilitate.ro

2/2