Natura juridică a facturii

Conform O 2634/2015, factura este un document justificativ care stă la baza

înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economice ale furnizorului sau prestatorului şi a
cumpărătorului, respectiv beneficiarului. Factura fiscală este un document contabil emis de
către furnizor către client, care conține lista cu produsele vândute, respective serviciile
prestate clientului de către furnizor, conform unui contract făcut în prealabil sau nu.

Ce trebuie sa cuprindă o factură

O factură fiscală conține serie, număr, dată de facturare, datele de identificare fiscală
ale furnizorului și ale clientului, lista produselor sau serviciilor, prețul unitar, cantitatea
fiecăruia, cota de TVA, totalul parțial (fără TVA) și general (cu TVA inclus).
Articolul 319 din Noul Cod Fiscal prevede următoarele:
(20) Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații:
a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în
mod unic;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans,
în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz,
codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat
serviciile;
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care
şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de
înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul
de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă
acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a
desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare
prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi
particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării
intracomunitare de mijloace de transport noi;
i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate,
pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi
 rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt
incluse în preţul unitar;
j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie
de cotele taxei;
k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului,
menţiunea “autofactură;”
l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile
din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea
de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea “taxare
inversă”;
n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea
“regimul marjei – agenţii de turism”;
o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de
artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile “regimul marjei – bunuri second-
hand”, “regimul marjei – opere de artă” sau “regimul marjei – obiecte de colecţie şi
antichităţi”, după caz;
p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale
sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea “TVA la încasare”;
r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.
(21) Facturile emise în sistem simplificat în condiţiile prevăzute la alin. (12) şi (13)
trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii:
a) data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură în conformitate cu
prevederile alin. (2), o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care
se modifică.
Conform O 2634/2015 toate operaţiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare,
corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal şi ale Normelor
metodologice de aplicare a acestuia.
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015, care cuprinde reglementările
privitoare la documentele financiar-contabile, a fost publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr.
910 din 9 decembrie 2015. Acesta le-a oferit societăților mai multe libertăți în utilizarea și
gestionarea documentelor financiar-contabile, permițându-le firmelor să își creeze propriul
regim intern de numerotare a acestor documente.
 De asemenea, societățile sunt libere să își stabilească și procedurile interne ale
circuitului documentelor financiar-contabile, locul de arhivare al acestora, precum și numărul
de exemplare în care acestea sunt emise. Anterior acestui ordin, societățile erau obligate prin
lege sa întocmească un anumit numar de exemplare dintr-un document, iar elementele
principale obligatoriu de inclus în documentele justificative nu erau clar specificate. În plus,
dispare obligativitatea societăților de a ștampila documentele financiar-contabile emise.
Trebuie făcută o precizare suplimentară cu privire la regimul intern de numerotare a
facturii, prevăzut în anexa nr. 1 din OMFP nr. 2.634/2015. Potrivit acestuia, persoanele care
răspund de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o
persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea
numerelor aferente facturilor emise de societate. Obligația trebuie îndeplinită anual, având în
vedere că la începutul fiecărui an trebuie să se stabilească numărul de la care se va emite
prima factură. Se vor elabora în acest sens proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de
numere ori serii, după caz. Dispozițiile impun existența unui număr de ordine sau a unei serii
care trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de
structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc. Procedura
presupune emiterea de către societate a unei decizii.

Emiterea facturii

Emiterea unei facturi poate avea loc:

a) fie în ipoteza unui contract deja încheiat, ale carui clauze au fost stabilite de părți
prealabil emiterii facturii;
b) fie în cazul unei oferte urmate de acceptare sau comanda urmată de executare ce
echivalează cu un contract valabil încheiat.
Potrivit prevederilor Codului fiscal, pentru livrările intracomunitare de bunuri,
persoana impozabilă are obligația de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a
lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei. Pentru alte operațiuni decât
cele menționate mai sus, persoana impozabilă are obligația de a emite o factură cel târziu până
în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, cu
excepția cazului în care factura a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie
să emită o factură pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri/prestare
de servicii cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat
avansurile, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă.
Persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă, obligată la plata taxei în
condițiile prevăzute la art. 307 alin. (2)-(4) și (6) și ale art. 308 din Codul fiscal, trebuie să
autofactureze operațiunile respective până cel mai târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în
care ia naștere faptul generator al taxei, în cazul în care aceasta nu se află în posesia facturii
emise de furnizor/prestator. De asemenea, persoana impozabilă sau persoana juridică
neimpozabilă, obligată la plata taxei în condițiile prevăzute la art. 307 alin. (2)-(4) și (6) din
Codul fiscal, trebuie să autofactureze suma avansurilor plătite în legătură cu operațiunile
respective cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a plătit avansurile, în
cazul în care aceasta nu se află în posesia facturii emise de furnizor/prestator, cu excepția
situației în care faptul generator de taxă a intervenit în aceeași lună. În aceste situații, la
primirea facturii, persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă va înscrie pe
factură o referire la autofacturare, iar pe autofactură, o referire la factură.
Emitere factură fără TVA
Persoanele impozabile din punct de vedere al TVA au obligația să emită facturi și în
situația în care aplică regimul special de scutire pentru întreprinderile mici – nu sunt
înregistrate în scopuri de TVA. Factura se emite și pentru situațiile în care nu există obligația
colectării TVA, cum ar fi de exemplu, operațiunile de livrări de bunuri și prestări de servicii
scutite cu drept de deducere a TVA sau neimpozabile în Romania. În cazul operațiunilor
scutite de TVA fără drept de deducere nu este obligatorie emiterea facturii, însa și pentru
aceste operațiuni furnizorul/prestatorul poate opta pentru emiterea facturilor.
Factura firma neplatitoare de TVA sau platitoare de TVA
În cadrul firmei dvs. trebuie să fie desemnată în scris, pe baza de decizie internă, una
sau mai multe persoane cu atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente
facturilor, documentelor justificative care se vor emite în fiecare an fiscal pentru înregistrarea
veniturilor (facturi, avize de însoțire a mărfii, monetare și alte documente specifice activității).
Emiterea acestor documente justificative se face pe baza unei proceduri interne proprii
de stabilire și/sau alocare de numere ori serii prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu
financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document. Fiecare document
va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie
secvențial(ă), stabilit(a) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura
organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
Factura se întocmește în două sau mai multe exemplare, pentru livrări de bunuri și
prestări de servicii. Daca este cazul, înscrieți pe factură numarul și data avizului de însoțire a
mărfii, data încasării avansului.
Factura se întocmește în limba română, dar și într-o limbă străină, în funcție de
opțiunea firmei emitente. Baza de impozitare a TVA o puteți înscrie în lei sau în valută, însă,
daca operațiunea este impozabilă TVA, suma taxei colectate trebuie înscrisă obligatoriu și în
lei.
Baza de impozitare în valută se convertește în lei la cursul de schimb valutar
comunicat de BNR sau la cursul utilizat de banca prin care se efectuează decontarile, din data
la care intervine exigibilitatea taxei pentru operațiunea realizată.

Factura simplificată

Factura simplificată constituie o excepție în ceea ce privește conținutul minimal de informații.

Se pot emite facturi simplificate în oricare dintre următoarele situații:
  atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro;
 în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, respectiv orice document
sau mesaj care modifică și care se referă în mod specific și fără ambiguități la factura
inițială are același regim juridic ca o factură.
În urma consultării Comitetului TVA instituit în temeiul prevederilor art. 398 din
Directiva 2006/112/CE, prin ordin al ministrului finanțelor publice se aprobă ca persoana
impozabilă care are obligația de a emite facturi conform art. 319 din Codul fiscal, precum și
persoana impozabilă care optează în acest sens să emită facturi simplificate, potrivit
procedurii stabilite prin normele metodologice:
 atunci când valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mică
de 400 euro;
 în cazul în care practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate
implicat sau condițiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor
obligațiilor referitoare la informațiile ce trebuie conținute să fie extrem de dificilă.
Potrivit Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal, în vederea emiterii de facturi
simplificate, persoanele impozabile interesate trebuie să depună o solicitare la Direcția
generală de legislație Cod fiscal și reglementări vamale din cadrul Ministerului Finanțelor
Publice. Aceasta trebuie să conțină motivația solicitării unui model simplificat de factură, din
care trebuie să rezulte cu certitudine motivele obiective pentru care nu este posibilă emiterea
facturilor ce conțin toate elementele prevăzute la art. 319 alin. (20) din Codul fiscal. Direcția
generală de legislație Cod fiscal și reglementări vamale va analiza dacă modelul propus
respectă condițiile minimale prevăzute de lege și dacă există motive obiective pentru care se
solicită un model simplificat de factură. În cazul în care nu sunt îndeplinite condițiile
prevăzute de lege și/sau se constată că nu există motive obiective pentru solicitare, aceste
informații se comunică solicitantului. Solicitările avizate favorabil de Direcție se transmit în
vederea consultării Comitetului TVA, conform prevederilor Directivei 2006/112/CE. Ulterior
consultării Comitetului TVA, ministrul finanțelor publice emite un ordin prin care aprobă
emiterea de facturi fie conform art. 319 alin. (13) lit. a) din Codul fiscal, fie conform art. 319
alin. (13) lit. b) din același act normativ.
Indiferent de situație, facturile emise în sistem simplificat vor conține cel puțin
următoarele informații:
a) data emiterii;
b) identificarea persoanei care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipurilor de bunuri ori servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informațiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură în conformitate cu
prevederile Codului fiscal, o referire specifică și clară la factura inițială și la detaliile
specifice care se modifică.
Precizare:
Facturile emise constituie documente justificative în vederea deducerii taxei numai în
situația în care au înscris și codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului. De acest
regim beneficiază bonurile fiscale, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, având
înscris codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului.
 Reconstituirea facturilor

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor

lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen
de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de
la constatarea încetării acesteia.