8.1.

SISTEME DE ÎNREGISTRARE
A CORESPONDENŢEI

Sistemul de înregistrare a corespondenţei, trebuie să permită cunoaşterea în

orice moment a locului unde se găsesc documentele, a persoanelor care le deţin,
precum şi a modului de rezolvare a lor.
În acest scop, se folosesc:
• registrele şi fişele de corespondenţă (se înregistrează atât corespondenţa
primită cât şi cea expediată) oferă informaţii cu privirea la identificarea,
conţinutul, mişcarea şi destinaţia actelor şi documentelor;

Fig. 8.3. Sistem de înregistrare cronologică a corespondenţei

• borderourile sau condicile de expediere şi distribuire a corespondenţei.

Corespondenţa intră într-o instituţie prin intermediul compartimentului

Registratură sau în cazul firmelor mici prin secretariat.

La primirea corespondenţei, asistentul manager realizează următoarele operaţii :

• semnează în condica de expediţie;
• verifică corespondenţa;
• sortează, delimitând: scrisori la care poate răspunde managerul/
secretara;
• introduce apoi scrisorile, în ordinea urgenţei, în mapa de corespondenţă
pentru conducere. Fiecare manager scrie pe fiecare document o
rezoluţie.
• Înregistrează într-un caiet (condică) scrisorile primite de la manageri;
• repartizează scrisorile cǎtre persoane sau departamente .

În vederea păstrării unei evidenţe clare a corespondenţei primite expediate,

secretariatul înregistrează fiecare document într-un registru de corespondenţă (în
instituţiile mari Registrul de corespondenţă se păstrează la Registratură, iar secretariatele
compartimentelor mai au, fiecare câte un registru în care îşi păstrează evidenţa
corespondenţei ce priveşte activitatea proprie).
Se practică două sisteme de înregistrare a corespondenţei:
• folosirea unui registru unic de intrare-ieşire
• evidenţierea în registre separate a intrărilor şi ieşirilor de corespondenţǎ.

În registrul unic de corespondenţă, cele două foi aşezate faţă în faţă servesc
pentru înregistrarea corespondenţei primite (stânga) şi a corespondenţei expediate
de organizaţia în cauzǎ (dreapta). În rubrici separate se înscriu: numărul de
înregistrare al scrisorii primite, data înregistrării, locul de provenienţă (denumirea
expeditorului şi adresa), esenţialul mesajului conţinut, serviciul căruia i se
repartizează, indicatorul dosarului de clasare.
 Fig. 8.4. Arhivarea copiilor scrisorilor expediate

Exemplu :
Registrul de intrare-ieşire
Intrare
Nr.înreg. Data Expeditor Nr. Nr. Conţinut Destin Obs.
Înregistrare anexe atar
expeditor
124 15 Primǎria 546 1 Ofertǎ de Servici Original
mai sect.1 servicii ul arhivat
2007 comerc
ial
125
126 15 Minister 637 - Formular Servici Multiplic
mai Finanţelor dare de ul at în 2
2007 seamǎ contabi exempla
litate re
127 15 Anghel - 1 Scrisoare Biroul Inregista
mai Pavel de intenţie resurs re C.V.
2007 e în baza
umane de date
Registru de intrare- ieşire
Ieşire
Nr. Data Expeditor Nr. Conţinut Destinatar Obs.
Înregistrare( anexe
conexare)
124
125 15 Primăria - Adeverinţǎ B.C.R. -
mai sect.2 Salariat
2007 secretariat P.Georgescu
126 15 Primăria 2 Dare de Administraţia
mai sect.2 seamă Financiară
2007 contabilitate privind
impozitele,
taxele locale

127 15 Primăria - Scrisoare de Anghel

mai sect.2 confirmare a Pavel
2007 serviciul candidaturii
personal

În unităţile cu volum mic de acte, înregistrarea se face la Registratură sau

secretariat într-un singur registru de intrare-ieşire, care poate avea mai multe
volume.
În unităţile cu un volum mare de acte, înregistrarea se face la
Registratură, concomitent în două sau patru registre de intrare-ieşire, cu soţ şi fără
soţ, cu mai multe volume fiecare. La sfârşitul fiecărui an, la terminarea unui volum
de registru de intrare-ieşire, sau chiar dacă volumul nu este complet, se întocmeşte
un proces-verbal de încheiere a registrului respectiv.

PROCES-VERBAL
(data………)

Subsemnaţii……………………… şeful biroului Secretariat- Administrativ şi

………………….., registrator din.....................(unitatea) am încheiat registru astăzi,
data de mai sus.
Registrul cuprinde înregistrările de la nr…… data…… la nr……. data......,
totalizând…........file scris.
(Semnăturile) ………………
 Registrele pot fi tipizate, realizate la comandă sau pregătite de către
persoana responsabilă din cadrul compartimentului.
Registrele au un dublu rol:
-sunt cataloage de înscriere a circulaţiei documentelor, cu valoare juridică
• sunt un ajutor pentru clasarea documentelor, facilitând căutarea acestora.
La înregistrarea documentelor în registru trebuie să se ţină seama de
următoarele reguli :
• înregistrarea se face de către o singură persoană ;
• înscrierea se face numai olograf;
• nu se lasă nici un rând liber
• dacǎ există spaţii libere, acestea se barează vizibil.
Borderou de expediţie
Nr. Nr. Nr. de Destinatar Destinaţi Gramaj Tarif
Crt. expeditor recomandare a scrisoa poştal
re
1. 4128 15896 S.C.Hidroelect Bucureşti 150 2,5 lei
rica S.A. grame

În cazul expedierii corespondenţei prin poştă, fiecare scrisoare se înscrie

împreunǎ cu datele ei de identificare, într-un borderou de expediţie. Borderoul se
întocmeşte separat pentru scrisorile simple şi recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se completează o condică de

expediţie.
Condică de expediţie
Anul ziua Nr. lucrării Destinatar Semnătura
2008/
luna
mai 15 126 321 Administraţia Popescu C.
financiară sect.2

De asemenea, corespondenţa care se repartizează compartimentelor din

interiorul unităţii se înregistrează în prealabil într-o condică internă de distribuţie
cu aceleaşi rubrici ca şi condica de expediţie.

MODALITĂŢI DE EXPEDIERE
A CORESPONDENŢEI
Alegerea modului de expediere a corespondenţei depinde de gradul de
urgenţă privind soluţionarea unei probleme, numărul de destinatari, natura
informaţiilor transmise, costul expedierii, echipamentele de care dispune
destinatarul pentru a comunica .
Corespondenţa poate să fie expediată fie în mod tradiţional prin poştă , prin
curier sau distribuită angajaţilor proprii, de secretară, fie utilizând faxul şi mesageria
electronică.

Serviciul poştal permite transportarea şi înmânarea la destinaţie a: obiectelor de

corespondenţă, a mandatelor, a obiecteor de mesagerie.
Trimiterile poştale pot fi însoţite de următoarele indicaţii speciale: -
recomandat, expres, par avion, post-restant, confirmare de primire, confirmare de
predare telegrafică.
Un mesaj scris poate fi transportat, şi
câteodată consultat fără a utiliza suportul hârtie.
Pentru a putea comunica prin curier electronic
este nevoie de două terminale (calculatorul
echipat cu un modem şi fax-ul) acestea putând
fi legate la o reţea, de exemplu cea telefonică sau
prin Internet.
Faxul permite transmiterea sau primirea de
copii (de fapt, fotocopii la distanţă = facsimile) ale
unui document. Transmiterea se face în câteva
secunde , indiferent de distanţa care îi separă pe
corespondenţi, şi 24 de h din 24. Recepţia
mesajului se face la destinatar chiar şi în

lipsa acestuia. Toate tipurile de documente de format A4, tehnoredactate sau manuscris
(texte, grafice, tabele, desene) pot fi transmise folosind fax-ul .

Prezentarea fax-ului ca document, uneori poate să fie acompaniată de o

pagină de gardă pe care se notează :
• informaţii referitoare la emiţător: nume şi număr de fax
• informaţii referitoare la destinatar :nume şi număr de fax
• data şi uneori ora transmisiei
• numărul de pagini transmise , inclusiv pagina de gardă (model).

Bucureşti, 15 mai 2008 FAX

Destinatar:
Primăria Bucureşti
In atenţia Dl. M. Popescu , şef serviciu
comercial
Tel 021/ 3142834
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
MESAJ
Veţi primi lista de preţuri pentru oferta solicitată.
Vă doresc o bună recepţie a fax-ului.

Bucureşti, 15 mai 2008 FAX

Expeditor: Destinatar:
S.C.Phanner Gmbh Primăria Bucureşti
Serviciul comercial In atenţia Dl. M. Popescu , şef serviciu
Tel 021/3136782 comercial
Tel 021/ 3142834
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
MESAJ
Veţi primi lista de preţuri pentru oferta solicitată.
Vă doresc o bună recepţie a fax-ului.

FAX Bucureşti, 15 mai 2008

Expeditor: Andrei Ganea Fax: 021/313 67 84
Serviciul comercial
S.C.Phanner Gmbh

Destinatar: Dl. M. Popescu Fax: 021/ 314 28 36

Serviciu comercial
Primăria Bucureşti
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
□ Urgent □ Raspuns urgent asteptat □ Copie pentru informare
MESAJ
LISTA DE PREŢURI

Mesageria electronică permite expedierea şi primirea de mesaje scrise, din

interiorul sau exteriorul organizaţiei, fără a utiliza suportul de hârtie. Transmiterea
mesajului este instantanee. Se utilizează un calculator dotat cu un modem care
permite legătura la reţeaua telefonică, la Internet sau la reţeaua internă proprie şi
de un soft care accesează memoria calculatorului, care joacă rolul de „cutie de
scrisori electronică”. Mesajul este trimis şi stocat în „cutiile de scrisori electronice”
ale mai multor corespondenţi.
Mesajele pot fi consultate în condiţii de confidenţialitate , de pe
propriul calculator la momentul şi în locul unde se doreşte. Mesajele pot fi
printate, arhivate, trimise la alţi corespondenţi sau şterse.
Mesajul de e-mail se redactează clar, simplu şi concis. Se precizează
obiectul mesajului.