Procesul-verbal - este un act cu caracter oficial în care se înregistrează o anumită constatare sau se consemnează,

pe scurt, discuțiile şi hotărârile unei anumite întâlniri.

a) Procesul-verbal de contravenție înregistrează fapte care constituie abateri de la legi. În esență, el trebuie să cuprindă
precizarea contravenției şi sancțiunea aplicată. Este întocmit de una sau mai multe persoane împuternicite de către un
organ de stat.
b) Procesul-verbal de constatare consemnează aspecte ale activității cuiva, aşa cum au fost remarcate în urma unei
inspecții, sau o anumită constatare.
În structura lui regăsim următoarele elemente:
⚫ data (şi locul); numele, prenumele și funcția celui care întocmeşte actul, felul şi numărul actului cu care este îm
puternicit, precum şi instituția emitentă; („Astăzi 28 ianuarie 2018, eu, Vasilescu Ion, inspector general şcolar ISMB, in
baza delegației nr. 404 din 20 decembrie 2017, eliberată de ISMB........");
⚫ relatarea faptelor constatate; uneori se indică întâi scopul inspecției şi modalitățile de cunoaştere a activității per soanei
sau instituției inspectate;
⚫ concluzii sau hotărârea adoptată;
⚫ semnătura.
c) Procesul-verbal de predare-primire se încheie între două persoane sau între două instituții ca urmare a transmiterii
drepturilor și obligațiilor privind gestiunea de la cel care predă la cel care primeşte. Are următoarea structură:
 data şi locul;
 numele şi prenumele;
 funcția celui care predă; numele,prenumele şi funcţia celui care primeşte;
 consemnarea bunurilor care formează obiectul procesului-verbal;
 semnăturile.
d) Procesul-verbal de consemnare se întocmeşte de secretarii organelor
respective sau de persoanele desemnate cu redactarea şi înregistrează
amănunțit sau succint desfăşurarea unei ședințe, a unei adunări
şi are următoarea structură:
⚫data (locul) şi felul întâlnirii;
⚫participanții;
⚫ consemnarea ordinii de zi, a discuțiilor și a hotărârilor adoptate;
⚫semnătura celui care l-a redactat sau semnăturile tuturor participanților.
Minuta - consemnează înțelegeri intervenite cel puțin între două părți. Spre deosebire de procesul-
verbal, minut consemnează înțelegeri mai sumare, cu privire la probleme de mai mică importanță și are:
- un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etapă la alta;
- un caracter parțial; minuta urmează a fi întregită ulterior prin completări.
Memoriul - este o prezentare amănunțită şi documentată a unei anumite probleme, a unei
situații etc. și are următoarea structură:
⚫formula de adresare (Domnule Preşedinte);
⚫ numele şi prenumele, funcția și adresa celui
care l-a întocmit;
⚫ prezentarea şi analiza problemei;
⚫ soluții preconizate;
⚫ semnătura;
⚫ funcția adresantului şi instituția.
Când memoriul este trimis de o instituție, cuprinde: denumirea și adresa instituției căreia îi
este adresat; prezenta rea şi analiza problemei; soluții preconizate; semnătura
conducătorului instituției care a expediat lucrarea. Memoriul întocmit de o persoană fizică
este un document prin care aceasta expune documentat o problemă legată de persoana sa,
evenimente dintr-o perioadă trecută, legate de persoana autorului şi care explică sau
fundamentează obiectul cererii.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare)- serveşte pentru promovarea în muncă sau
pentru obținerea unor grade in serviciu. Se aseamănă cu cererea personală, având un scop
bine definit ce se arată, de obicei, în final: este bine documentat, prin enumerarea unor date
sau fapte în susținerea obiectului solicitat.
Memoriul justificativ -este folosit pentru a certifica şi motiva o anumită acțiune săvârşită ca
urmare a unei dispozi ții sau reieşind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fără să fie
o cerere propriu-zisă, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subînţeleasă)
a unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru
anumită acțiune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume de bani etc).
Referatul - este o lucrare curentă, în care sunt prezentate aspecte concrete, dar şi aprecieri
în legătură cu o anumită problemă, cu o situație existentă.
Structura lui este următoarea:
• prezentarea succintă a problemei abordate;
• descrierea cercetărilor, a activității sau a cărții;
• concluzii şi propuneri;
• semnătura.
Referatele sunt specifice corespondenței interne, ele neputând fi utilizate în raporturile unei
autorități cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondență al
administrației publice.
Din punct de vedere relaţional, în interiorul unei autorități administrative, referatul face
legătura între sfera execu ției și cea a deciziei. Referatul se utilizează în toate domeniile de
activitate.
Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicării de
sancțiuni disciplinare etc. Prin referate se propun soluții tehnice şi organizatorice menite să
ducă la îmbunătățirea muncii sau la buna desfăşurare a unor acțiuni. Ele se redactează din
dispoziția conducerii sau din oficiu și se prezintă sub formă scrisă originală.
Raportul - spre deosebire de referat, poate fi utilizat şi în exteriorul autorității
publice respective pe cale ierarhică, de la nivelul inferior spre nivelul superior.
Se prezintă sub formă scrisă şi nu necesită în mod obligatoriu răspuns sau
aprobare. Cerinţa majoră, pentru a se asigura eficienta rapoartelor, este de a le
prezenta într-o formă clară, cu un conţinut edificator, bazat pe cunoaşterea
temeinică a problemei, cu concluzii convingătoare, argumentate.
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere făcută de un membru al unui organ de
control cu privire la îndeplinirea unei sarcini sau atribuții de serviciu,
semnalarea unor stări de lucruri, prezentarea situaţiei activității într-un
compartiment de muncă. Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a
dispoziției date de organul căruia i se prezintă, ori în temeiul unor prevederi
exprese ale unor acte normative.
Elementele obligatorii ale raportului și referatului sunt:
- titlu (,,Raport privind desfăşurarea activității de recepție
- calitativă";,,Referat de necesitate";
- numărul şi data;
- numele şi calitatea celui care întocmeşte actul; în cazul raportului, actul
normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele şi calitatea persoanei
care l-a semnat; - constatările concrete, precise, pe marginea problemelor
prezentate, în alineate separate şi numerotate;
- propunerile; -formula de încheiere (în cazul raportului,,
drept care a fost încheiat prezentul raport");
- semnăturile, precedate de calitatea sau funcţia persoanelor
care au efectuat controlul.
Darea de seamă - este documentul care cuprinde expunerea şi analiza activităţii unei
unități, într-o anumită etapă.
Darea de seamă este prezentată de conducere în fața colectivului de salariaţi sau de
acţionari în adunarea generală, în şedinţa de analiză a muncii, şedinţă care poate avea loc
lunar, trimestrial sau anual. Se întocmeşte pe baza rapoartelor de activitate prezentate de
compartimentele subordonate şi a informațiilor organelor de conducere. Prezentarea
activității se face în spirit critic şi autocritic, confruntându-se sarcinile prevăzute în planul
de activitate cu datele concrete ale realizărilor obținute. Se analizează atent lipsurile şi
cauzele acestora, precum şi greutățile întâmpinate şi se fixează sarcini precise pentru etapa
următoare. După citirea dării de seamă, se fac completări. De asemenea, se discută
problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotărâri.
Darea de seamă se alcătuieşte în mod obişnuit după un plan şi cuprinde:
titlul,,Dare de seamă" și se specifică a cui activitate se prezintă;
perioada pentru care se prezintă darea de seamă;
introducerea (se fac considerații asupra condițiilor în care se desfășoară activitatea);
obiectivele desprinse din planul de activitate;
analiza activității pe perioada dată;
realizările;
lipsurile şi cauzele lor; greutățile întâmpinate;
concluziile şi propunerile.

Darea de seamă poate fi:

 internă - cuprinde analiza activității proprii pe o anumită perioadă;
 externă - cuprinde centralizarea datelor unităților subordonate.
Memo - (nota internă sau notă de serviciu) - folosită în general pentru comunicarea în
interiorul organizației,reprezintă o modalitate neprotocolară de a semnala un lucru
important care s-a petrecut sau se va petrece.

Model de memo

17 ianuarie 2017

Către: Andreescu Marina, director serviciul vânzări

De la: Mihai Petre, manager

Subiect: Prezentarea raportului final de evaluare a impactului proiectului „Sănătate prin

nutriție” asupra volumului vânzărilor, 27 ianuarie 2017, ora 14, în sala mare de şedinţe