Corespondenţa administrativă.

1. Scrisoarea circulară.
2. Ordinul.
3. Procesul –verbal.
4. Raportul.

1.
Circularele sunt scrisorile cu acelaşi conţinut, adresate unei anume sau eventuale
clientele sau persoanelor subalterne, pentru a anunţa modificările de structură sau de
politică ale unităţii economice, schimbările de adrese, numirea unor noi
reprezentanţi etc.
În funcţie de rolul pe care îl îndeplinesc, scrisorile circulare se clasifică după
cum urmează:
1. Scrisori elaborate de un organ ierarhic superior şi adresate celor din
subordine, pentru a transmite anumite decizii, dispoziţii, reguli de
comportament sau pentru a comunica anumite schimbări de ordin general,
survenite în activitatea unităţii în cauză. Acestea sunt dispoziţia, ordinul,
decizia
2. Scrisori circulare de afaceri folosite în activitatea comercială, cu scopul de a
motiva clientul, de a-l atrage, de a anunţa diferite schimbări de preţuri, de
producţie, comerţ, transport etc.
Acestea sunt scrisorile-tip trimise numeroşilor corespondenţi, cu scopul de a
transmite aceeaşi informaţie. Ele sunt importante şi fac să se câştige mai mult timp
pentru iniţierea relaţiilor de parteneriat şi pentru rentabilizarea acestei activităţi.
Modele de scrisori circulare
Scrisoare circulară pentru anunţarea deschiderii unei societăţi comerciale.
✉ Stimaţi domni, stimate doamne,
Avem plăcerea (onoarea) să vă aducem la cunoştinţă faptul că am fondat (am deschis) de curând o
societate comercială (o casă de comerţ) având ca obiect de activitate vânzarea angro a articolelor de
marochinărie.
Existenţa unui stoc de materii prime, destul de important pentru a garanta executarea rapidă a
comenzilor, capitalul suficient pentru a oferi condiţii de plată avantajoase ne permit să solicităm comenzile
Dvs., cu convingerea fermă că le vom satisface.
Acordându-ne nouă comenzile dumneavoastră, veţi avea avantajul de a fi în relaţii cu producătorii…,
ale căror produse sunt cel mai bine situate atât sub raportul calităţii, cât şi sub raportul moderaţiei
preţurilor.
În speranţa că veţi binevoi să ne onoraţi cu corespondenţa dumneavoastră, rugăm să primiţi urările
noastre cele mai bune.

✉ Anunţarea schimbării sediului social al firmei

Domnilor,
Avem onoarea de a vă informa că, începând cu (data de…) …, birourile noastre vor fi transferate la
adresa de mai jos: ......................
...............................................................................................................

Vă rugăm ca, pe viitor, să trimiteţi pe această adresă comenzile cu care veţi avea plăcerea să ne
onoraţi. Vă asigurăm de grija şi atenţia deosebită pe care le vom acorda comenzilor dumneavoastră şi vă
rugăm să acceptaţi…

2.

Activitatea de bază a fiecărei organizații, activitate care derivă din legea lor
organică, este adusă la indeplinire de organele de conducere prin ordine, decizii,
dispoziții, și care au un caracter obligatoriu.
Ordinul este un act specific ministrului şi are valabilitate pentru ramura de
activitate pe care o coordonează. Este un act de dispoziţie, la fel ca şi decizia. În
unele unităţi economice ordinul primeşte utilitate identică cu decizia, iar elementele
pe care trebuie să le cuprindă un ordin sunt, de cele mai multe ori identice cu cele
ale deciziei.
Decizia – este un act de dispoziţie ce se emite de conducerea unităţii pentru
imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din funcţie a unor persoane care s-au
dovedit necorespunzătoare, pentru sancţionarea unor salariaţi vinovaţi etc.
Dispozitia - poate fi data de orice persoana cu functie.
Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structură similară și
cuprind:
 denumirea unității emitente;
 titlul, numărul și data actului;
 preambulul (mențiuni prealabile): prevederea legală care dă dreptul
organului respectiv de a emite asemenea acte și temeiul care justifică
emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, având în vedere ,  ,,pe
baza , ,,în temeiul
 formula de dispoziție: ,,emite următorul ordin (decizie, dispoziție),
precedată de arătarea calității emitentului;
 conținutul, grupat pe puncte numerotate;
 încheierea (numerotată în continuare), cuprinzând organul sau organele
(direcții, servicii etc) care urmează să aducă la indeplinire actul în
cauză;
 semnătura emitentului (precedată de indicarea funcției).
Astfel de acte pot cuprinde și manifestarea de voință a mai multor organe,
deci pot fi emise în comun de acestea și semnate de conducătorii fiecaruia dintre ele.

3.
 Procesul-verbal – este un document oficial în care se înregistrează o
anumita constatare sau se consemnează pe scurt discuţiile şi hotărârile unei anumite
adunări.
Există mai multe tipuri:
– proces-verbal de constatare;
– proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;
– proces-verbal de consemnare a unei şedinţe.
Ţinând cont de această clasificare, procesul-verbal poate avea formă şi
conţinut diferit.
Procesul-verbal de constatare se întocmeşte de către una sau mai multe
persoane împuternicite de un organ al statului (inspectorate) din cadrul organelor
centrale sau locale de specialitate ale administraţiei publice (Inspectoratul sanitar,
Inspectoratul pentru controlul calităţii etc) Acestea pot aplica sancţiuni
administrative, în baza proceselor verbale încheiate. De regulă, procesele verbale
sunt tipizate şi au următoarea structură:
– antetul instituţiei;
– titlu şi obiectul procesului verbal (,,Proces-verbal de …..’’);
– nr. de ordine şi data;
– numele şi calitatea persoanei sau persoanelor care au făcut constatarea, cu
indicarea actului de împuternicire respectiv (legitimaţie, delegaţie etc.);
– consemnarea detaliată a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se
întemeiază (constatări personale, declaraţii, documente etc);
– propuneri de sancţionare a vinovaţilor;
– menţionarea numărului de exemplare în care a fost întocmit procesul-
verbal şi destinaţia fiecărui exemplar;
– semnăturile persoanelor care l-au întocmit.
Procesul - verbal de predare-primire a unei gestiuni – se încheie în urma
transmiterii drepturilor şi obligaţiilor referitoare la gestiune de la cel care predă la
cel care primeşte. Elementele obligatorii sunt:
– unitatea în cadrul căreia se petrece predarea-primirea;
– titlul ,,Proces-verbal de predare-primire”, urmat de ,,încheiat astăzi… ”
(data completă), ‚,pentru predarea gestiunii...” (obiectul predării);
– temeiul în baza căruia se face operaţiunea:ordin, decizie etc. Se specifică
dacă predarea are caracter temporar sau definitiv;
– numele şi calitatea persoanelor care participă la operaţiunea de predare-
primire;
– lista completă (în procesul-verbal sau în anexă) a bunurilor care fac
obiectul predării-primirii. În cazul în care lista obiectelor este separată, în procesul-
verbal se menţionează prezenţa anexei;
 – semnăturile precedate de cuvintele ,,am predat”; ,,am primit”; ,,am asistat”.
Procesul-verbal de consemnare a unei şedinţe – se întocmeşte de către
secretarul şedinţei sau de o altă persoană însărcinate cu redactarea lui. Principalele
elemente pe care trebuie să le cuprindă acest tip de proces-verbal sunt:
– antetul documentului (numele firmei, societăţii);
– denumirea documentului (,,Proces-verbal al şedinţei Consiliului de
Administraţie’’);
– data (…,,din 5 iunie 2008”);
– menţiuni prealabile (componenţa prezidiului, nr. de membri prezenţi,
absenţii, invitaţii, numele persoanei care a deschis şedinţa);
– subiectul şedinţei: ordinea de zi;
– consemnări: se notează pe scurt din luările de cuvânt şi concluziile pe
puncte din ordinea de zi (menţiuni cu privire la hotărârile luate);
– semnătura celui care a întocmit procesul-verbal. Procesele-verbale de
şedinţă se înscriu într-un registru special şi se numerotează în ordinea întocmirii lor.

Model orientativ de PROCES-VERBAL

Societatea Comercială „MOLDOVA”

Controlul financiar Serviciul

preventiv……. comercial…..

PROCES-VERBAL
DE LICHIDARE DE LOT

Subsemnaţii:
1. (Numele şi prenumele, funcţia, semnătura)
2. ……..
3. ……..
Constituiţi în comisie la …, în baza Deciziei… din…, având în vedere sesizarea făcută de… la
data de…, avizată de serviciul comercial, am procedat la stabilirea situaţiei finale rezultate în urma
lichidării stocului de…, refarisirii lotului de… şi am constatat următoarele:
Lotul lichidat a intrat în secţie la data de …, cu actul de recepţie nr. …, sosit de la…, lichidat
la data …, iar refarisirea a început la data de….

Nr Explicaţia Nr. Cantita Greutate Cantita Legum

. de tea a tea e
crt lăzi brută ambalaje netă alterate
. lor
 în
lad
tota kg %
ă
l
1. Cantitatea - -
recepţionată - - - -
2. Cantitatea
livrată
(rezultată din
refarisire) - - - - -
3. Diferenţa - - - - -

S-a constatat:
1. S-a recuperat şi s-a valorificat cantitatea de … kg;

2. Cantitatea de … kg fructe / legume alterate, fără posibilitate de cumpărare, respectiv…%

din cantitatea netă, s-a denaturat în prezenţa comisiei şi s-a transportat la … cu mijlocul de
transport… la data de …,

3. Cantitatea recuperată, respectiv … kg, s-a valorificat la preţul … lei/kg, conform aprobării
nr…, şi s-a încasat suma totală de … lei.

Concluziile comisiei: ………………….

4.
Un raport constituie o expunere făcută în scris, în care cineva prezintă cuiva
informaţii despre o activitate sau despre un aspect al ei, adunate, examinate şi
aranjate într-un anumit text.
Există mai multe tipuri de rapoarte, în funcţie de situaţia prezentată şi de
persoanele care le redactează sau le solicită. De cele mai multe ori, prin raport sunt
prezentate informaţii cu privire la anumite stări de lucruri din unitate sau cu privire
la modul în care au fost îndeplinite sarcinile decurgând din actele de dispoziţie.
Redactarea unui raport necesită anumite competenţe. Principala calitate a
acestui document este aceea de a prezenta faptele corect şi complet, într-o formă
inteligibilă.
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere făcută de un membru al unui organ
de control cu privire la îndeplinirea unei sarcini sau atribuţii de serviciu, semnalarea
unor stări de lucruri, prezentarea situaţiei activităţii într-un compartiment de muncă.
Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a unei dispoziţii date de organul
căruia i se prezintă, ori în temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative.
Elementele obligatorii ale raportului şi referatului sunt:
− titlu ,,Raport privind desfăşurarea activităţii de recepţie
calitativă…...” ,,Referat de necesitate”;
− numărul şi data;
 − numele, prenumele şi funcţia celui care întocmeşte referatul. În cazul
raportului se specifică şi actul normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul,
numele şi calitatea persoanei care l-a semnat; constatările concrete, precise, pe
marginea problemelor prezentate, în alineate separate şi numerotate; propunerile;
formula de încheiere (în cazul raportului ,,pezentul raport a fost înheiat în
………’’); semnăturile precedate de calitatea sau funcţia persoanelor care au
efectuat controlul.

Raportul de afaceri
Spre deosebire de rapoartele obişnuite, rapoartele de afaceri (de audit, de
cercetare de piaţă, de constatare comercială etc.) sunt mai complexe, având o
structură mai sofisticată, inserând următoarele paragrafe:
I. Preambulul
1. Pagina de titlu;
2. Prefaţa;
3. Cuprinsul;
4. Lista schemelor, tabelelor, figurilor.
II. Rezumatul
III. Concluziile şi recomandările
IV. Tratarea propriu-zisă
1. Introducere;
2. Probleme, fapte, demonstraţii, probe, afirmaţii;
3. Concluzii detaliate;
4. Propuneri, recomandări.
V. Suplimente
1. Anexe;
2. Referinţe bibliografice;
3. Index.
Preambulul cuprinde informaţiile de bază pentru perceperea şi acceptarea
conţinutului ca atare.
Pagina de titlu cuprinde titlul raportului, numele unităţii/secţiei/ serviciului
care l-a solicitat, numărul deciziei administrative, al contractului sau comenzii,
numele raportorilor, data şi locul elaborării raportului.
Prefaţa include lista capitolelor şi a paragrafelor care sintetizează întregul
conţinut şi logica structurii raportului.
Rezumatul cuprinde ideile generale ale raportului.
Bibliografia cuprinde lista lucrărilor şi autorilor la care s-a făcut apel în
redactarea raportului.
 Anexele sunt un adaos sau un supliment la raport, care includ informaţii şi
documente invocate în sprijinul afirmaţiilor aduse în raport.
Indexul cuprinde explicarea unor cuvinte, a unor nume sau cifre care
facilitează asimilarea informaţiilor.
Unul dintre tipurile de rapoarte mai des întocmite de către unităţile
comerciale este cel de constatare a modului de păstrare şi aranjare a produselor de
consum sau a modului de recepţie a produselor.
Structura acestui raport trebuie să conţină următoarele elemente:
1. Titlul;
2. Numele persoanelor care au efectuat controlul;
3. Menţiuni cu privire la actele (ordin, declaraţie, decizie etc.) ce permit
efectuarea controlului;
4. Constatările (concrete, precise) referitoare la problemele prezentate (în
alineate separate şi numerotate);
5. Propunerile, urmărind aceeaşi ordine ca şi constatările;
6. Formula de încheiere „drept care a fost încheiat prezentul raport,
astăzi…”;
7. Semnăturile, precedate de funcţia persoanelor care au efectuat
controlul.

Model orientativ:

Raport
PRIVIND VERIFICĂRILE EFECTUATE LA ….

În baza ordinului / deciziei… privind…, …, subsemnaţii…, în calitate de …, am constatat

următoarele:
– Mărfurile sunt (sau nu sunt) depozitate corespunzător, pentru a se evita degradările /
alterarea;
– Expunerea în rafturi se face / nu se face potrivit regulilor comerţului modern;
– Vesela din butique-urile ”…”, “…” nu este spălată şi dezinfectată corespunzător;
– Paharele din plastic de unică folosinţă sunt refolosite;
– Temperatura din frigiderele în care se păstrează majoritatea produselor este mai joasă decât
cea prevăzută de normă;
– Lipsesc aparatele de condiţionare a aerului în butique-uri. Aceasta ar putea constitui una
din cauzele reducerii numărului de clienţi;
– În butique-urile… lipsesc chiuvetele pentru spălatul pe mâini;
– În baza celor constatate, propunem:
1. …
2. …
 3. …
Prezentul a fost întocmit la (data)... de către subsemnaţii:

1.…
2.…
3. …

Prezentul raport a fost întocmit de către subsemnaţii _______, la __________ .

(semnături)

Model de raport privind

controlul financiar intern

Raport
PRIVIND DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢII DE RECEPŢIE CALITATIVĂ A
MATERIALELOR INTRATE ÎN DEPOZITUL ÎNTREPRINDERII „…………………….”

În perioada …, ca urmare a Deciziei nr. … din… a Societăţii Comerciale..., a fost efectuată de

către subsemnaţii… o verificare a felului cum s-a desfăşurat activitatea de recepţie calitativă a
materialelor intrate în depozitele întreprinderii…, în perioada …

A fost verificată activitatea următoarelor depozite:

1. Depozitul de covoare al fabricii „Floare”;
2. Depozitul de preşuri al fabricii „Floare”.

În tabelul de mai jos sunt inserate numărul de loturi de materiale intrate în cele 2 (două)
depozite ale întreprinderii, numărul de covoare admise şi respinse la recepţie.
Nr. total Nr. de loturi şi Covoa
de covoare recepţionate re
Depozit Loturi covoare Admise Respinse nerece
ul intrate (în p-
loturi) lot cov lot cov ţionat
intrate e
1 Depozit
ul de
covoare
“Floare (5x900) 400
” 900 4500 895 0 5 25 100
2 Depozit 650 (5x650) 600 300 4 20 250
ul de 3250 0
preşuri
“Floare
 ”

Cauzele nerecepţionării produselor:

1. 5 loturi de covoare (25 de covoare) au fost respinse, fiindcă au deficienţe care depăşesc
prevederile contractului nr. 214 (clauzele din art. 12 şi 13);
2. 4 loturi de preşuri „Floare” au fost respinse, pentru că au deficienţe care depăşesc
prevederile contractului nr …, din… (art. 12 şi 13);

Concluzii şi propuneri:

S-a constatat că activitatea de recepţie calitativă a covoarelor în depozitele întreprinderii s-a

desfăşurat corespunzător. Totodată, s-au atestat unele lipsuri.
Pentru remedierea situaţiei constatate, propunem:
1. Comisia de recepţie să verifice şi să întocmească actele pentru loturile nerecepţionate: 5
loturi de covoare „Floare” şi 4 loturi de preşuri “Floare”. Termenul de întocmire a actelor
este de…
2. Serviciul … să urmărească trimiterea imediată de către furnizori a certificatelor de calitate.
Termen…
3. Serviciul … să avertizeze furnizorii cu privire la înlocuirea şi expedierea promptă a celor 5
loturi de covoare „Floare” şi
4 loturi de preşuri „Floare” respinse la recepţie.
4. Serviciul … să anunţe prin notă scrisă serviciul …, dacă au fost făcute remedierile propuse.
Termen…

Prezentul raport a fost întocmit la … de către subsemnaţii:

1. … (semnături)
2. …
3. …

Darea de seamă – este documentul care cuprinde expunerea şi analiza

activităţii unei instituţii, într-o anumită etapă. Darea de seamă este prezentată de
conducere în faţa colectivului de salariaţi sau de acţionari în cadrul Adunării
generale, în şedinţele de analiză a muncii, care pot avea loc lunar, trimestrial sau
anual. Se întocmeşte pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele
subordonate şi a informaţiilor organelor de conducere. Prezentarea activităţii se face
în spirit critic şi autocritic, confruntându-se sarcinile prevăzute în planul de
activitate cu datele concrete ale realizărilor obţinute. Se analizează atent lipsurile şi
cauzele acestora, precum şi greutăţile întâmpinate şi se fixează sarcini precise pentru
etapa următoare.
 În Adunarea generală, după citirea dării de seamă, se fac completări. De
asemenea, se discută problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotărâri. Darea de
seamă se întocmeşte după un plan şi cuprinde:
− titlul ,,Dare de seamă” şi se specifică a cui activitate se prezintă);
− perioada pentru care se prezintă darea de seamă;
− introducerea (se fac consideraţii asupra condiţiilor în care se desfăşoară
activitatea);
− obiectivele desprinse din planul de activitate;
− analiza activităţii pe perioada dată;
− realizările; − lipsurile şi cauzele lor;
− greutăţile întâmpinate;
− concluziile şi propunerile.
Darea de seamă poate fi: internă (cuprinde analiza activităţii proprii pe o
anumită perioadă) şi externă (cuprinde centralizarea datelor unităţilor subordonate);
de asemenea, poate fi: statistică şi contabilă.
Exerciţii şi studii de caz

1. Redactaţi un raport de afaceri de verificare a unui magazin în care se vând

produse lactate. Relevaţi părţile pozitive şi negative ale modului de păstrare şi
de vânzare a produselor.

2. Redactaţi un raport cu obiectul: „Recepţia unor produse (sparte) perisabile

(din sticlă şi ceramică)”. Verificaţi loturile admise şi respinse. Scrieţi
concluziile şi propunerile.

3. Întocmiţi un proces-verbal cu conţinut economic având următorul obiect:

„Lichidarea loturilor de produse sparte: veselă din sticlă şi ceramică”.

4. Întocmiţi un protocol privind predarea-primirea unor produse alimentare,

evidenţiind următoarele:
– persoana care predă şi recepţionerul (persoane / unităţi economice);
– numărul / volumul produselor predate;
– valoarea produselor predate;
– menţiuni cu privire la numărul exemplarelor întocmite şi modul de
repartizare a lor;
– semnăturile.