COMUNICAREA SCRISĂ

FORMELE COMUNICĂRII SCRISE

 Este reprezentată de un act de corespondență ce poate fi: proces – verbal; minută; memoriu;
referat; dare de seamă; raport; ofertă; adresă; întâmpinare; cerere; telegramă; reclamație; invitație;
comandă; sesizare.
Procesul – verbal - Act oficial în care se înregistrează o anumită constatare sau se consemnează
pe scurt discuțiile și hotărârile unei întâlniri.
Proces verbal de contravenție: -înregistrează fapte ce constituie abateri de la legi;
-cuprinde: precizarea contravenției și sancțiunea aplicată;
-este întocmit de una sau mai multe persoane împuternicite de către un organ de stat.
Proces verbal de constatare: -consemnează aspecte ale activității cuiva, așa cum au fost constatate
în urma unei inspecții, sau o anumită constatare;
-elemente:
 data, locul, numele, prenumele, funcția celui care întocmește actul, felul, numărul actului cu care
este împuternicit, instituția emitentă;
 Relatarea faptelor constatate;
 concluzii, hotărârea adoptată;
 semnătura.
 Procesul verbal de predare primire:
 se încheie între două persoane / instituții ca urmare a transmiterii drepturilor și obligațiilor
privind gestiunea de la cel care predă la cel care primește;
 structură: data și locul, numele și prenumele, funcția, persoanelor care predă și respectiv
primește, cnsemnarea bunurilor ce fac obiectul procesului verbal, semnături.
 Proces verbal de consemnare:
se întocmește de secretarii organelor respective sau de persoanele desemnate;

înregistrează amănunțit sau succint desfășurarea unei ședințe, adunări;

structură: data, locul și felul întâlnirii,  participanții, ordinea de zi, discuții și hotărâri adoptate,

semnăturile celui care a redactat și semnăturile participanților.
Minuta - consemnează înțelegeri intervenite între două părți;
 consemnează înțelegeri mai sumare, cu privire la probleme de o importanță mai mică;
 poate avea caracter:
 intermediar: de trecere de la o constatare la alta, de la o etapă la alta;
 parțial:  minuta urmează a fi întregită ulterior prin completări
 Tipul ședinței

Minută  Data întâlnirii Ora întâlnirii Locul întâlnirii

Ședință convocată de ....      

Tip de ședință      

Moderator       

Secretar       

Participanți      

Memoriul - este o prezentare amănunțită, documentată a unei probleme, situații;

 structură: formula de adresare, numele și prenumele celui care a întocmit, prezentarea și analiza
problemei, soluții preconizate, semnătura, funcția adresantului și instituția.
Memoriul de activitate: servește pentru promovarea în muncă sau obținerea unor grade/gradații;
-bine documentat prin enumerarea unor date / fapte în susținerea gradației solicitate.
Memoriu justificativ:
-întocmit pentru a certifica și motiva o anumită acțiune săvârșită ca urmare a unei dispoziții / sarcini de
serviciu a titularului
-reprezintă fundamentarea unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic superior pentru o anumită
acțiune (cheltuirea unei sume de bani).
Referatul -lucrare în care sunt prezentate aspecte concrete dar și aprecieri în legătură cu o anumită
problemă/situație existentă.
-structură: prezentarea succintă a problemei abordate, descrierea cercetărilor, activităților, concluzii și
propuneri, semnătura.
-sunt specifice corespondenței interne;
 Tipuri de referate:
 de necesitate;
 de aprobare a cheltuielilor;
 de propunere a aplicării de sancțiuni disciplinare;
-prin referat se propun soluții tehnice și organizatorice care să conducă la îmbunătățirea muncii / unor acțiuni.
Raportul
 poate fi folosit în corespondența internă sau externă a instituției, pe cale ierarhică, de la nivelul
ierarhic inferior la nivelul ierarhic superior;
 nu necesită în mod obligatoriu răspuns sau aprobare;
 cuprinde o expunere a unui membru al organului de control cu privire la:
 îndeplinirea unei activități / sarcini;
 semnalarea unor stări de lucru;
 prezentarea situației unui compartiment de muncă;
 se face din oficiu sau la dispoziția unui organ de control sau în temeiul unor prevederi ale actelor
normative.
Referatul / raportul – elemente obligatorii
-titlu;
-număr, data, numele și calitatea celui care întocmește actul;
-în cazul raportului, actul normativ în baza căruia a fost efectuat controlul, numele și prenumele persoanei care l-a
semnat;
-constatări concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate;
-propuneri;
-formula de încheiere: „drept pentru care a fost încheiat acest raport”;
-semnăturile celor ce au efectuat controlul.
Darea de seamă -cuprinde expunerea și analiza activității unei unități;
-este prezentată de conducere în fața angajaților / acționarilor, în ședința de analiză a activității;
-se întocmește pe baza rapoartelor compartimentelor subordonate;
-prezentarea se face în spirit critic și autocritic: prezentare sarcini din planul de activități vs. Realizări obținute;
-se analizează lipsurile, cauzele acestora, se fixează sarcini precise pentru perioada următoare;
-după citirea dării de seamă se pot face completări, propuneri, se pot lua hotărâri;
 poate fi: 
 internă: cuprinde analiza activității proprii pe o anumită perioadă;
 externă: cuprinde centralizarea datelor unităților subordonate
Scrisoarea - mijloc important de coomunicare în cadrul relațiilor profesionale;
-rol: de a informa, de a solicita, de a prezenta / promova, de a transmite documentația, de a exlica, de a
răspunde / mulțumi.
-tipuri de scrisori:
-Scrisoarea familială: se remarcă o tendință de simplificare a regulilor clasice ale compoziției;
introducerea, cuprinsul, încheierea nu sunt marcate net;
-Scrisoarea amicală: exprimare caldă, afectuoasă, directă, neprotocolară;
-Scrisoarea de felicitare: cu ocazia unor aniversări, premieri; se scrie numai de mână.;
-Scrisoarea de mulțumire: constituie un răspuns la o felicitare, gest; este concisă și elegantă;
-Scrisoarea de invitație: cuprinde invitația de a participa la un eveniment;
-Scrisoarea de justificare: urmărește elucidarea unor împrejurări insuficient cunoscute, clarificarea
sau motivarea unor atitudini, gânduri, sentimente.
Cererea - Document prin care se solicită unei instituții, prin conducătorul acestuia, un anumit lucru;
 Elemente:
 formula de adresare;
 numele și prenumele, funcția și adresa completă a solicitantului;
 conținutul propriuzis și motivarea acestuia;
 formula de încheiere;
 semnătura, funcția adresantului;
 data.