Fisa de documentare

CLASIFICAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Urmare a diversităţii operaţiilor economice consemnate în documentele contabile

acestea se clasifică după mai multe criterii:
 După natura elementelor patrimoniale a căror mişcare o reflectă prin operaţiile
economice, se disting:
a) Documente ce reflectă imobilizările
- corporale: Exemplu: Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe;
- necorporale (active imobilizate). Exemplu: Proces verbal de receptie
si punere în funcţiune
- financiare. Exemplu: Proces verbal de scoatere din functiune
b) Documente ce reflectă active circulante (stocuri materiale). Exemplu: Bon de
primire, Bon de consum, Fisă limită de consum, Notă de predare la magazie etc.
c) Documente ce reflectă vânzările (creanţe/active circulante în decontare).
Exemplu: Dispoziţii de livrare; Aviz de expediere; Factură fiscală; Factura etc.
d) Documente ce reflectă disponibilităţile băneşti (active circulante băneşti-
încasări şi plăţi). Exemplu: Bonul de plată; Ordinul de plată; Dispoziţia de
încasare/plată prin casierie etc.
e) Documente ce reflectă salariile si alte drepturi de personal. Exemplu: Lista de
avans; Statul de plată; Ordinul de deplasare; Decontul de avans etc.
 După funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:
 Documente de dispoziţie – prin care se transmite ordinul de a executa o anumită
operaţie economică. Exemplu: Dispoziţia de plată prin casierie – prin care se transmite
casierului ordinul de a plăti o anumită sumă unei persoane, pentru un scop determinat.
Nota de comandă – prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care
entitatea urmează a le achiziţiona de la acesta.
 Documente de execuţie – care fac dovada înfăptuirii unei operaţii. Exemplu:
Bonul de consum – dovedeşte utilizarea materiilor prime şi materialelor în procesul de
producţie. Dispoziţia de casă – dovedeşte efectuarea unei încasări de la client, sau a unei
plăţi către furnizor. Bonul de primire – dovedeşte încărcarea gestiunii de stocuri, prin
cumpărare. Factura fiscală emisă către client – dovedeşte vânzarea de bunuri către client.
 Documente mixte – care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziţie şi de
execuţie. Exemplu: Fisa limită de consum – reflectă simultan ordinul de utilizare a
materiei prime în procesul de producţie şi consumul efectiv al acestuia. Dispoziţia de
livrare, avizul de expediţie – reflectă simultan ordinul de livrare si expedierea bunurilor
către client.

 După numarul operatiilor economice pe care le cuprind documentele pot fi:

 Documente singulare – in care se consemneaza o singura operatie economica:
Exemplu Chitanta, factura etc.
 Documente cumulative – care acumuleaza si genereaza datele din documentele
singulare, consemneaza mai multe operatii economice de acelasi fel. Exemplu: Jurnalul
de cumparaturi, jurnalul de vinzari etc.

 După momentul intocmirii si rolul lor documentele pot fi:

  Documente primare – in care se consemneaza pentru prima data operatiunile
economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii acestor
operatii. Exemplu Chitanta, factura etc.
 Documente secundare – care se intocmesc pe baza documentelor primare.

 După locul de întocmire documentele pot fi:

 Documente interne – se întocmesc în cadrul entităţii şi circulă în interiorul sau în
afara ei. Exemplu de documente interne care circulă în incinta entităţilor economice:
Bon de primire; Bon de consum; Bon de predare la magazie; Listă de avans; Stat de plată
etc. Exemple de documente interne care circulă în afara entităţii: Factura fiscală emisă
către client; Dispoziţia de casă emisă către client; Ordinul de plată emis către furnizor etc.
 Documente externe – se întocmesc de către terţi şi sunt adresate entităţii.
Exemplu: Factura fiscală primită de la furnizor; Dispoziţia de casă primită de la furnizor;
Ordinul de plată primit de la client etc.
Documentele interne si externe atestă relaţiile entităţii cu terţii (furnizori, clienţi etc.).
 După sfera de aplicare se disting:
 Documente de uz general – utilizate în toate domeniile de activitate. Exemplu:
Factura fiscală, Dispoziţia de casă, Statul de plată, Ordinul de plată etc.
 Documente specifice – utilizate numai în anumite domenii de activitate. Exemplu:
Fisa consumului de furaje, Actul de fătare – în zootehnie; Devizul de lucrări – în
construcţii.

 După regimul de tipărire si utilizare se disting:

 Documente cu regim special – pentru care există dispoziţii legale
privind modul de completare, circulaţie şi păstrare. Exemplu: Fila de CEC numerar,
Factura fiscală; Factura; Registrul de casă etc. De regulă, aceste documente sunt
înseriate din tipografie şi necesită numerotarea şi ştampilarea lor de către entitate.
Carnetele (cărţile) ce le conţin se şnuruiesc şi se sigilează, înscriind pe ultima filă, numărul
de file existente.
 Documente fără regim special – care se folosesc respectând normele generale
de întocmire, circulaţie şi păstrare. Exemplu: Bon de consum, Stat de plată, Dispoziţie de
încasare/plată prin casierie, Bon de primire
 Documente cu reglementari exprese – care se folosesc numai pentru anumite
operatii economice. Exemplu: Marci postale, fiscale, certificate medicale, etc.
 După rolul lor în cadrul sistemului informaţional al entităţii documentele se clasifică în:
 Documente justificative – sunt documentele primare ce se întocmesc la locul şi în
momentul înfăptuirii operaţiei economice. Ele stau la baza înregistrărilor contabile. Au
formă de imprimate tipizate. Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factură fiscală,
Dispoziţia de casă, Stat de plată etc.
 Registre contabile – sunt registrele ce consemnează operaţiile economice în
conturi, cu ajutorul formulelor contabile. Exemplu: Jurnalul de înregistrări cronologice,
Registrul Cartea Mare.
 Documente de sinteză şi raportare – sunt documente prin care se centralizează
şi se transmit informaţiile sintetice către utilizatorii interni si externi. Exemplu: Bilanţul
contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative.
Aceste documente furnizează utilizatorilor informaţii privind structura mijloacelor şi
surselor entităţii, structura veniturilor, cheltuielilor şi rezultatelor, precum şi o serie de
situaţii anexă privind: imobilizările, provizioanele, creanţele şi datoriile, repartizarea
profitului etc.
 DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL
Principalele formulare privind activitatea contabila sint:
1. Avizul de insotire a marfii
2. Factura fiscala;
3. Chitanta
4. Bonul de comanda- chitanta
5. Fisa de magazine a formularelor cu regim special
1. Avizul de insotire a marfii serveşte ca:
 document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz (ex. în
cazul expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; în cazul valorilor
materiale trimise pentru prelucrare la terţi şi returnarea acestora după procesare, caz în
care este necesară pe aviz menţiunea "Pentru prelucrare la terti")
 document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz (în cazul bunurilor
livrate în cadrul unei operaţiuni de vânzare – cumpărare, atunci când furnizorul nu are
posibilitatea de a emite factura, aceasta urmând să fie întocmită ulterior);
  dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi (în cazul în care bunurile sunt transferate între
două gestiuni aflate în incinta unităţii, se întocmeşte Bon de transfer, nu aviz)
2. Factura si Factura fiscala;
Factura serveste ca : document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate, ca
document de insotire a marfii pe timpul transportului, ca document justificativ de
inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului
3. Chitanta;
Chitanta este un act scris prin care se dovedeste primirea unei sume de bani.
Chitanta reprezinta documentul cel mai des utilizat de catre agentii economici.
Chitanta mai poate fi definita si ca un document avand valoare contabila, emis cu ocazia
vanzarilor produselor sau prestarii serviciilor cu plata in numerar. Chitanta trebuie sa
includa in pret si TVA -ul aferent.
Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si contabilitate.
4. Bonul de comenda
serveste ca document pentru contractarea serviciilor, confirmarea primirii si
evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client,
determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate
1. Fisa de magazine a formularelor cu regim special
   - document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim
special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;
   - document de evidenta a formularelor anulate;
   - document pentru stabilirea grupelor de serii, in vederea numerotarii formularelor;
   - sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.
B DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL
1. Documente de evidenta a imobilizarilor
2. Documente de evidenta a stocurilor
3. documente de evidenta a salariilor
4. documente de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar si fara numerar

1. Documente de evidenta a imobilizarilor

a) Registrul numerelor de inventar

Serveste ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe
existente in unitate, in vederea identificarii lor.
b) Fisa mijlocului fix
Serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloacelor fixe.
c) Proces verbal de receptie
- procesul-verbal de receptie provizorie (cod 14-2-5/a) se intocmeste pentru utilajele
care necesita montaj, dar care nu necesita probe tehnologice, precum si cladirile si
constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se
puse in functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei;
- procesul-verbal de punere in functiune (cod 14-2-5/b) se intocmeste pentru
utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si cladirile si
constructiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse
in functiune la terminarea probelor tehnologice.
 2. Documentele de evidenta a stocurilor

a) Nota de receptie si constatare de diferente

Serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
b) Bonul de consum
Serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scadere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
c) Bonul de predare-transfer, restituire
 In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la deposit
Serveste ca:
- document de predare la magazie a produselor finite;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;
- sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
 In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii
Serveste ca:
- dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;
- document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in
gestiunea primitorului.
 In cazul utilizarii ca bon de restituire
Serveste ca:
- dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si
semifabricate) de sectiile de fabricatie principale si auxiliare;
- document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
d) Fisa de magazine
Serveşte ca:
– document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor
bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz;
– document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe
solduri).
e) Raportul de gestiune
Evidenta operative a marfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se
tine cu ajutorul Raportului de gestiune zilnic sau periodic
 Raportul de gestiune zilnic
Documentele pe baza carora se intocmeste raportul de gestiune pot fi: NIR,
monetar, inventar de schimbare de pret, proces verbal de scadere din gestiune, etc.
 Raportul de gestiune periodic
f) Registrul stocurilor
Serveste ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a
concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.
 3. Documente de evidenta a salariilor

a) Statul de salarii
Serveste ca:
- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al
contributiilor si al altor sume datorate;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
b) Ordinul de deplasare
Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti

a) Documente privind decontarile in numerar

 Dispozitia de plata-incasare catre casierie
Serveste ca:
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit
dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum
si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari
decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu
reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul
platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

 Bonul de vinzare si monetarul

Bonul de vinzare se intocmeste in trei exemplare de catre vanzator. Casierul
primeste bonul de vinzare si inscribe in Borderoul bonurilor de vinzare numarul si valoarea
bonului, Numara in prezenta cumparatorului suma primita, aplica pe verso stampila
“Achitat”. Pe baza bonului se elibereaza marfa cumparatorului, impreuna cu exemplarul I.
La sirsitul zilei, vinzatorii isi centralizeaza bonurile emise si achitate
Serveste ca:
- document pentru incasarea numerarului;
- document pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce in prealabil
valoarea acestuia a fost achitata la casa;
- document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare.
Monetarul se utilizeaza numai in cazul vanzarii marfurilor cu amanuntul.
Serveste ca:
- document justificativ pentru evidentierea la sfarsitul zilei a numerarului existent in
casieri, corespunzator marfurilor comercializate;
- document justificativ de inregistrare in conilitate;
- document justificativ pe baza caruia se preda contribuabilului numerarul incasat
prin casa de catre casier, respectiv de catre vanzator.
  Registrul de casa
Serveste ca:
- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin
casieria unitatii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.
b) Documente privind decontarile fara numerar
Instrumentele de plată fără numerar sunt
- Cecul
- ordinul de plata
- cambia și biletul la ordin
- acreditivul
C DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA

1. Registre pentru evidenta cronologica

Asigura inregistrarea operatiilor patrimoniale in ordinea in care acestea au fost

effectuate in timp. Din aceasta categorie fac parte:
a) Registrul jurnal;
b) Registrul-jurnal de incasari si plati;
a) Registrul jurnal
Serveşte ca:
- document de înregistrare a încasărilor şi plăţilor;
- document de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce evidenţa
contabilă în partidă simplă;
- probă în litigii.
2. Registre pentru evidenta sistematica
Din aceasta categorie fac parte:
a) Registrul-inventar;
b) Registrul Cartea mare;
 Registrul Cartea mare;
 Registrul Cartea mare sah.

a.Registrul-inventar ------Serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a

rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv.
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila
b.  Registrul Cartea mare- documentul contabil care stă la baza:
– stabilirii rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la entităţile care aplică
forma de înregistrare “pe jurnale”;
– verificării înregistrărilor contabile efectuate;
Inregistrarea sistematica se realizeaza cu ajutorul registrului Cartea Mare
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.
Cartea Mare (ŞAH)

C.Cartea mare (şah) este documentul contabil care se utilizează pentru:

–ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare la entităţile care utilizează
forma de înregistrare contabilă “maestru-şah”.

–serveşte la întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice.