MODULUL 5

GESTIONAREA ȘI ARHIVAREA
DOCUMENTELOR

5.1. Documente – definiție

Fiecare operaţie economică şi financiară cu privire la existenţa şi mişcarea elementelor
patrimoniale ale unei entităţi economice trebuie consemnată mai întâi în documente care să
ateste înfăptuirea lor, pentru a putea fi apoi înregistrate în contabilitate. În contabilitate sunt
respectate în mod obligatoriu două principii: „orice operaţie economică sau financiară numai pe
bază de document” şi „orice înregistrare contabilă numai pe bază de document”.
Documentele sunt acte scrise, întocmite pentru operaţiile economice sau financiare la
locul şi în momentul efectuării lor, cu scopul de a dovedi existenţa acestor operaţii, precum şi
pentru evenimente izvorâte din necesităţi organizatorice şi administrative ale entităţii economice
(exemple: actele necesare pentru angajarea şi încadrarea personalului, contractele economice
etc.).
Documentele de evidenţă sau documentele primare sunt numai acele documente care au
legătură directă sau indirectă cu înregistrările contabile.
Documentele de evidenţă reflectă toate operaţiile legate de existenţa şi mişcarea
elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor şi surselor economice antrenate în desfăşurarea
ciclului de exploatare din întreprinderi), relaţiilor de drepturi şi obligaţii generate de aceste
operaţii, precum şi rezultatele obţinute din activitatea desfăşurată.

5.2. Documente de evidenţă - importanţă

În documentele de evidenţă sunt consemnate datele şi informaţiile proprii circuitului
economic al patrimoniului întreprinderii, servind:
a) ca bază pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. Prin datele pe care le conţin,
ele fac dovada înfăptuirii operaţiilor economice şi financiare.
b) la întocmirea unor documente ce se înregistrează în contabilitate (şi documentele cu-
mulative). Astfel, documentele de evidenţă se pot utiliza succesiv şi pentru celelalte forme de
evidenţă, contribuind la stabilirea unei legături organice între ele şi la evitarea de paralelism.
c) la efectuarea controlului economic şi financiar pentru apărarea patrimoniului,
constituind mijlocul folosit în descoperirea unor nereguli în gestiunea acestuia (exemple: lipsuri
şi sustrageri de bunuri; efectuarea de cheltuieli şi plăţi fără bază legală etc.). Totodată, prin
intermediul lor, se asigură respectarea disciplinei financiare şi contractuale.
d) ca mijloc de probă în justiţie pentru descoperirea adevărului. Astfel, documentele de
evidenţă au şi o importanţă juridică prin caracterul lor de acte justificative.
e) nevoilor organizatorice şi administrative care nu au nicio legătură cu înregistrarea în
contabilitate.

5.3. Structura documentelor

Structura documentelor de evidenţă este definită prin informaţiile (elementele)
consemnate şi diferă în funcţie de caracterul operaţiilor economice înregistrate. Documentele de
evidenţă conţin două feluri de elemente:
 comune;
 specifice.

1
 Elementele comune Elementele specifice
• denumirea documentului diferă şi se completează în funcţie de
• antetul natura operaţiei economice sau
• data întocmirii documentului şi efectuării operaţiei financiare
• părţile care contribuie la efectuarea operaţiei
economice respective
• conţinutul operaţiei
• baza legală, dacă este cazul
• unitatea de măsură sau elementul în care se
exprimă operaţia economică respectivă
• semnăturile persoanelor responsabile de
întocmirea documentului
• ştampila
Acestea au un caracter repetitiv şi general, fiind de Acestea sunt specifice condiţiilor
regulă tipărite (tipizate) concrete în care se produc operaţiile
economice şi financiare (sunt în
general netipizate).

5.4. Clasificarea documentelor de evidență

În activitatea unităţii patrimoniale sunt utilizate numeroase şi variate documente de
evidenţă în raport cu operaţiunile economice şi/sau financiare pe care le consemnează.
În funcţie de trăsăturile caracteristice ale operaţiilor economice şi financiare,
documentele de evidenţă se clasifică după mai multe criterii.
Criterii de clasificare:
1) După natura operaţiilor economice, documentele de evidenţă se împart în documente
privind:
a) imobilizările:
 corporale: Proces-verbal de predare-preluare;
 necorporale: Proces-verbal de recepţie şi punere în funcţiune;
 financiare: Proces-verbal de scoatere din funcţiune etc.
b) activele circulante:
 materiale - Notă de recepţie şi constatare de diferenţe; Bonul de consum; Fişa-limită
de consum etc.
c) disponibilităţile băneşti: Chitanţe, Dispoziţia de plată-încasare, Proces-verbal de plăţi.
d) salariile şi alte drepturi cuvenite angajaţilor: Statul de salarii, Lista de avans
chenzinal, Ordinul de deplasare, Decontul de cheltuieli etc.
e) vânzările: Factura fiscală, Dispoziţie de livrare, Aviz de însoţire a mărfii.
f) corespondenţa.
g) arhiva.
2) După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:
a) documente de dispoziţie: sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a
efectua o operaţie economică sau financiară, precum şi indicaţiile necesare executării ei.
Exemple: Ordinul de plată, Comanda, Dispoziţii de încasare sau Dispoziţii de plată etc.
b) documente justificative sau de execuţie sunt acelea care cuprind date cu privire la
executarea unei operaţii economice. Spre deosebire de documentele de dispoziţie, acestea stau la
baza înregistrării operaţiilor în conturi. Exemple: Factura fiscală, Chitanţa, Bonul de consum etc.
c) documente mixte sunt acelea care cuprind atât însuşirile documentelor de dispoziţie,
cât şi a celor de execuţie. Exemple: Dispoziţie de livrare, Aviz de însoţire a mărfii, Fişa-limită de
consum etc.
3) După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele se împart în:
a) documente singulare sunt acelea care consemnează o singură operaţie economică:
Chitanţa, Factura etc.;
b) documente cumulative sunt acelea care acumulează şi generează datele din documente
singulare, consemnează mai multe operaţii economice de acelaşi fel: Jurnalul de cumpărări,
Jurnalul de vânzări etc.

2
 4) După momentul întocmirii şi rolul lor, documentele de evidenţă pot fi:
a) documente primare sunt acele documente în care se consemnează pentru prima dată
operaţiile economice sau financiare. Ele se întocmesc de regulă în momentul efectuării acestor
operaţii economice sau financiare. Exemple: Chitanţa, Factura etc.;
b) documente secundare sunt documentele ce se întocmesc pe baza documentelor
primare.
5) După locul de unde se întocmesc şi circulă, documentele se împart în:
a) documente interne sunt acelea care se întocmesc în cadrul unităţii patrimoniale pentru
operaţiile economice şi financiare cu privire la activitatea ei. O parte dintre aceste documente
rămân în interiorul întreprinderii, ca de exemplu: Bonul de consum. Alte documente interne
circulă în exteriorul întreprinderii, ca de ex.: Facturile întocmite pentru produsele livrate,
lucrările executate şi serviciile prestate, Ordinul de plată, Cecul etc.;
b) documente externe sunt acelea care se întocmesc în alte unităţi patrimoniale, dar care
circulă şi în cadrul acesteia. Aceste documente reflectă relaţiile unităţii patrimoniale cu terţe
persoane fizice sau juridice, ca de exemplu: Factura primită de la furnizor, Extrasul de cont
primit de la bancă etc.
6) După sfera de aplicare, documentele de evidenţă se grupează în:
a) documente de uz general (documente generale) sunt acele documente care se folosesc
în toate unităţile patrimoniale din toate ramurile de activitate: Notă de intrare-recepţie, Chitanţă,
Factură, Bon de consum, Stat de salarii etc.;
b) documente specifice sunt acelea care se utilizează numai în anumite ramuri de
activitate, unităţi patrimoniale, cum ar fi: Devizul, Contractul de antrepriză, în construcţii etc.
7) După forma de prezentare, documentele de evidenţă se împart în:
a) documente tipizate sunt acele documente care se întocmesc pe formulare-tip şi a căror
folosire este obligatorie;
b) documente netipizate sunt acele documente care se întocmesc pe formulare specifice
fiecărei ramuri de activitate, unităţii patrimoniale în parte.
8) După regimul de tipărire şi utilizare, documentele de evidenţă se grupează în:
a) documente cu regim special sunt acele documente pentru care există dispoziţii legale
cu precizări exprese privind modul de întocmire, circulaţie şi păstrare. Pentru aceste documente
există reguli privind evidenţa şi utilizarea lor. Astfel, pentru documentele care se prezintă sub
formă de carnete se impune şi urmărirea, sigilarea şi certificarea numărului de exemplare, iar
pentru cele sub formă de foi volante se impune numerotarea şi parafarea lor. Pentru aceste
documente cu regim special, în cadrul unităţilor economice se ţine o evidenţă operativă specială.
Exemple: Factura fiscală, cecurile de numerar, Chitanţa etc.;
b) documente fără regim special sau cu regim uzual sunt documentele care se folosesc
cu respectarea normelor generale de întocmire, circulaţie şi păstrare. Exemple: Nota de
contabilitate, Borderoul de achiziţie, Ordinul de plată etc.;
c) documente cu reglementări exprese sunt acele documente care se folosesc numai
pentru anumite operaţii economice, şi anume: Mărci poştale, fiscale, Certificate medicale,
Carnete de muncă etc.
9) După modul de întocmire şi rolul pe care-1 îndeplinesc în cadrul sistemului
informaţional, contabil, documentele de evidenţă se grupează în:
a) documente justificative sunt acele documente care se întocmesc la locul şi în urma
executării operaţiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de către persoanele care le-au
întocmit, verificat şi înregistrat. Ele asigură certitudinea şi realitatea efectuării operaţiilor
respective. Aceste documente preced şi fundamentează datele cuprinse în ele, fac dovada
efectuării operaţiilor şi angajează răspunderi, drepturi şi obligaţii cu privire la existenţa şi
mişcarea elementelor patrimoniale: „orice operaţiune patrimonială se însumează în urma
efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel
calitatea de document justificativ. Ele angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit,
vizat ori aprobat, ori înregistrat în contabilitate” conform Legii Contabilităţii nr. 82/1991, art. 6.

3
 b) documente de evidenţă contabilă sunt registrele contabile în care se consemnează şi
păstrează informaţiile în structura proprie contului. În cadrul registrelor contabile propriu-zise
intră: Registrul-Jurnal, Registrul Cartea mare, Registrul-Inventar. De asemenea, registrele
contabile pot fi însoţite şi de registre de evidenţă operativă care se întocmesc pentru stocarea
informaţiilor de un anumit fel, pe locuri de gestionare, şi anume: Registrul cheltuielilor,
Registrul stocurilor, Registrul veniturilor, Jurnalul de vânzări, Jurnalul de cumpărări etc.
c) documente de sinteză şi raportare contabilă sunt acele documente prin care se
cumulează şi se transmit informaţiile în exteriorul unităţii patrimoniale şi din care amintim:
Bilanţul contabil semestrial şi anual şi Notele explicative, Balanţa de verificare sintetică la
sfârşitul lunii, Bugetul de venituri şi cheltuieli, Declaraţia privind impozitul pe profit la sfârşitul
trimestrului (anului) etc.
Documentele de evidenţă sunt elaborate în funcţie de conţinutul operaţiilor economice şi
financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmărindu-se să fie clare, să redea în formă
simplă activităţile desfăşurate de către unitatea patrimonială, cu cheltuieli materiale şi umane
minime.
În ţara noastră s-a elaborat un sistem raţional de organizare a documentelor în
conformitate cu noul sistem contabil al agenţilor economici, care cuprinde: „Nomenclatorul
privind modelele registrelor şi formularelor tipizate anume pentru activitatea financiară şi
contabilă”. Acest nomenclator cuprinde instrucţiuni precise cu privire la forma, conţinutul,
structura, întocmirea şi folosirea obligatorie a acestor documente și este cuprins în Ordinul nr.
2634/2015.

5.5. Întocmirea documentelor de evidență

În orice unitate patrimonială, întocmirea documentelor pentru fiecare operaţie economică
şi financiară reprezintă o cerinţă majoră pentru cunoaşterea şi managementul activităţii, întrucât
aceasta reclamă un control riguros atât asupra integrităţii şi modului de gestionare a
patrimoniului în totalitate sau a părţilor componente, cât şi a fiecărei operaţii în parte.
Întocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automată,
astfel încât acestea să fie lizibile, nefiind admise ştersături, răzături, modificări sau alte asemenea
procedee, precum şi lăsarea de spaţiu liber între operaţiile consemnate în acestea. Întocmirea
documentelor are loc, de regulă, la locul unde se produce operaţia economică sau financiară.
Un rol important în întocmirea documentelor îl constituie raţionalizarea şi tipizarea
acestora, prin care se urmăreşte stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate
întreprinderile de acelaşi tip. Prin această acţiune se reduc cheltuielile de imprimare şi volumul
de muncă pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor în întocmire şi circulaţie, proiectarea
unor documente care să corespundă necesităţilor de prelucrare automată, satisfacerea cerinţelor
de informare a tuturor formelor de evidenţă.
Întocmirea manuală se poate face prin folosirea: cernelii, a pastei sau creionului chimic.
Întocmirea automată cu mijloace tehnice se poate efectua cu maşina de scris, calculatorul.
Întocmirea documentelor şi prelucrarea automată a datelor prezintă avantaje faţă de
prelucrarea manuală în ceea ce priveşte exactitatea şi operativitatea datelor, precum şi reducerea
considerabilă a volumului de muncă şi rutină.
După întocmire, documentele se supun verificării şi prelucrării.

5.6. Verificarea documentelor de evidență

Verificarea documentelor de evidenţă este operaţia premergătoare înregistrării operaţiilor
economice şi financiare în conturi şi constă în controlul respectării condiţiilor de formă şi de
fond pe care acestea trebuie să le îndeplinească. Verificarea are ca scop evitarea greşelilor,
neregulilor şi abuzurilor, precum şi pentru reflectarea realităţii în contabilitate.
Verificarea documentelor de evidenţă este de trei feluri:
1) verificare din punct de vedere al formei;
2) verificare aritmetică;
3) verificare de fond.

4
 1) Verificarea din punct de vedere al formei se referă la:
a) corespondenţa modelului de document cu natura operaţiei consemnate;
b) completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;
c) corespondenţa cu cele din anexe;
d) existenţa semnăturilor persoanelor responsabile de întocmirea documentelor şi
efectuarea calculelor;
e) întocmirea în numărul de exemplare prevăzut şi existenţa aceluiaşi număr d e ordine pe
fiecare exemplar.

2) Documentele de evidenţă se supun şi unei verificări aritmetice prin care se urmăreşte:

 exactitatea datelor cifrice înscrise;
 preluarea exactă a cantităţilor şi preţurilor;
 corectitudinea calculelor aritmetice.

3) Verificarea de fond a documentelor presupune urmărirea legalităţii, necesităţii,

realităţii, oportunităţii şi economicităţii operaţiilor economice şi financiare pentru care acestea s-
au întocmit.
Legalitatea operaţiei consemnate se apreciază prin raportarea acesteia la actele
normative ce reglementează operaţiile respective (legi, ordonanţe, ordine, instrucţiuni etc.).
Necesitatea operaţiei consemnate se apreciază prin raportarea acesteia la cerinţele
activităţii unităţii patrimoniale, deoarece nu orice operaţie economică sau financiară care este
legală este şi necesară întreprinderii.
Realitatea datelor înregistrate se apreciază prin controlul reciproc al acestora, pentru a se
confirma executarea operaţiei. (Exemplu: Bonul de predare produse se compară cu Bonurile de
lucru pentru cantităţile de produse obţinute.)
Oportunitatea şi economicitatea operaţiei au în vedere faptul că ea trebuie să se
realizeze cu cheltuieli minime şi la momentul oportun (optim). Exemplu: efectuarea unei
reparaţii la exteriorul unei clădiri presupune efectuarea acesteia în sezonul cald, care influenţează
atât costul lucrărilor, cât şi calitatea acestora.
Verificarea documentelor de evidenţă se efectuează în general de către alte persoane
decât cele care le-au întocmit şi prelucrat. După verificare, documentele corect întocmite sunt
supuse analizei contabile şi contării, adică înscrierii pe ele a conturilor sintetice şi analitice
debitoare şi creditoare în care urmează a se înregistra operaţiile economice sau financiare.
Contarea şi înregistrarea în contabilitate se fac document cu document sau după o centralizare a
documentelor care se referă la operaţii de aceeaşi natură şi din aceeaşi perioadă.
Din punct de vedere metodologic, înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economice
şi financiare se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor individuale sau
centralizatoare, în funcţie de data întocmirii sau intrării în unitate şi sistematic în registrele
deschise pe conturi sintetice şi analitice.
În urma verificării, documentele care se constată că nu îndeplinesc condiţiile şi cerinţele
se înapoiază compartimentelor sau unităţilor de unde provin pentru a fi corectate sau completate
corespunzător.

5.7. Corectarea documentelor de evidență

Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:
 să se permită recunoaşterea momentului când s-a produs greşeala (la întocmire sau la
prelucrare);
 să se aducă la cunoştinţă celor care au întocmit documentul;
 să se efectueze corectarea prin tăierea cu o linie a textului sau a sumei greşite, în aşa fel
încât să se poată citi ce s-a greşit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma corectă,
făcându-se menţiunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt;

5
  datele corecte să fie certificate prin semnăturile persoanei care a completat iniţial
documentul sau a corectorului, când eroarea s-a constatat la prelucrare.
În documentele referitoare la mijloace băneşti (Registrul de casă, Chitanţă, Cec etc.)
dacă se fac greşeli, nu se admit corecturi. Ele se anulează şi se păstrează în carnetele respective
fără a fi detaşate, cu menţiunea anulat.

5.8. Circuitul documentelor de evidenţă

Pentru a-şi îndeplini menirea lor, documentele de evidenţă, din momentul întocmirii/
primirii şi până în momentul arhivării, trebuie să parcurgă un circuit.
Definiţie
Prin circuitul documentelor se înţelege mişcarea succesivă a acestora prin diferite verigi
ale unităţii patrimoniale, din momentul întocmirii sau primirii în unitate şi până la predarea
acestora în arhivă.
Condiţii de circulaţie a documentelor:
1) să se facă pe căile cele mai scurte, parcurgând un traseu bine stabilit, într-o anumită
ordine de succesiuni, cu reţineri şi opriri minime la un număr redus de verigi şi numai acolo unde
este necesară completarea, semnarea, verificarea, corectarea şi înregistrarea lor.
2) mişcarea documentelor de evidenţă să fie continuă, studiată şi formalizată pentru a nu
genera cheltuieli inutile sau îngreunarea procesului de prelucrare şi utilizare a lor.
3) să ofere posibilitatea prelucrării datelor din documente.
Organizarea circulaţiei documentelor se face prin intermediul graficului de circulaţie care
cuprinde:
1) documentul care trebuie întocmit în cadrul fiecărui compartiment;
2) persoanele care le întocmesc;
3) termenul de executare;
4) compartimentul căruia îi sunt destinate.
Graficul de circulaţie a documentelor de evidenţă diferă de la o întreprindere la alta, în
funcţie de dimensiunea şi structura organizatorică a unităţii economice, de natura operaţiunii
consemnate, de mijloacele folosite pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
După întocmirea, verificarea şi înregistrarea lor în conturi, documentele de evidenţă
ajung la punctul final al circuitului, şi anume clasarea şi arhivarea.

5.9. Clasarea și păstrarea documentelor de evidenţă

Definiție
Clasarea este operaţia de aşezare (aranjare) a documentelor într-o anumită ordine strict
determinată, în scopul păstrării şi al găsirii lor cu uşurinţă atunci când sunt căutate pentru
furnizarea informaţiilor necesare organelor de evidenţă, conducere şi control.
În activitatea unităților patrimoniale, clasarea documentelor presupune respectarea
anumitor criterii, cum ar fi:
 criteriul cronologic, care constă în gruparea documentelor în ordinea datei întocmirii şi a
înregistrării lor;
 criteriul alfabetic, care constă în aşezarea documentelor după denumirea unităţilor la care
se referă;
 criteriul privind natura operaţiunilor economice conform căruia documentele se grupează
în dosare separate pentru active imobilizate, active circulante, materiale, active circulante
băneşti etc.;
 criteriul geografic conform căruia documentele sunt aranjate după localitatea în care se
află corespondenţii.
Clasarea poate fi definitivă sau provizorie, în funcţie de durata de timp.

6
 5.10. Arhivarea documentelor de evidenţă
Arhivarea documentelor este reglementată prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr.
2634/2015 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile. Potrivit acestei legi,
documentele justificative, registrele de contabilitate și alte documente financiar-contabile trebuie
arhivate la sediul social sau la cel secundar, pe hârtie sau în format electronic. 
Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale vine în completarea ordinului de mai
devreme, cu detalii privind arhivarea documentelor contabile. Aceasta prevede că:
 Arhivarea trebuie să se facă respectând prevederile legale în vigoare;
 Documentele trebuie grupate în mod cronologic și sistematic în dosare numerotate și
parafate;
 Documentele contabile și justificative trebuie păstrate în spații speciale pentru arhivare,
dotate cu mijloace de prevenire și stingere a incendiilor, precum și asigurate împotriva
degradării, distrugerii și sustragerii;
 Documentele trebuie eliminate din arhivă după expirarea termenului legal de păstrare.
Acest lucru se realizează prin întocmirea unui proces-verbal, care va fi adăugat la
Registrul de evidență de către o comisie coordonată de administrator sau de un ordonator
de credite. 
În plus, Legea nr. 31/1990 mai prevede că arhivarea documentelor se aplică în cazul
următoarelor entități: societăți comerciale; societăți și companii de stat; regii autonome; instituții
naționale de cercetare-dezvoltare; societăți cooperatiste; instituții publice, asociații și persoane
juridice cu sau fără scop patrimonial; subunități fără personalitate juridică, ce aparțin unor
persoane juridice, în cazul în care sediul persoanelor juridice și cel al subunităților se află unul în
țară și unul în străinatate; organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv. În
această categorie intră pensiile facultative, cele private și alte entități organizate potrivit Codului
Civil.
Documentele de evidenţă de orice natură trebuie păstrate în condiţii care să asigure
integritatea deplină a lor pentru o anumită perioadă de timp.
De aceea se constituie un compartiment special de arhivare în care se păstrează:
documente originale, copii, fotocopii, filme, corespondenţe, planuri, schiţe etc.
Păstrarea documentelor se realizează prin arhivarea lor, care poate fi de două feluri:
a) arhiva curentă este organizată în cadrul fiecărui sector şi serviciu din întreprindere şi
permite consultarea documentelor în cursul exerciţiului financiar.
b) arhiva generală este organizată la nivel de unitate patrimonială şi la care se predau
documente după expirarea exerciţiului financiar.
Arhivarea documentelor de evidenţă se face în conformitate cu prevederile legale și cu
respectarea următoarelor reguli:
 documentele se grupează în dosare, numerotate, numite şi parapete;
 gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui
exerciţiu financiar la care se referă acesta. În cazul fuziunii sau al lichidării unităţii,
documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
 evidenţa documentelor de analiză se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, în care sunt
ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora
în decursul timpului.
Documentele de casă şi unele documente contabile cum sunt: bilanţul, balanţa de
verificare, fişele de cont se păstrează în casa de fier sau în spaţii special amenajate, pe
răspunderea contabilului-şef sau a altei persoane competente în acest sens, asigurate împotriva
degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
În cazul utilizării tehnicii de calcul, clasarea şi păstrarea informaţiilor se realizează cu
ajutorul compact-discurilor, dischetelor şi poartă denumirea de arhivă electronică.
După expirarea exerciţiului financiar şi aprobarea bilanţurilor financiare anuale (bilanţul
contabil), documentele se predau la arhiva generală a unităţilor.
Din arhiva generală, documentele nu se scot decât cu aprobarea persoanelor competente,
la cererea instanţelor judecătoreşti şi a organelor de control.

7
 În vederea scoaterii din arhivă a documentelor se întocmeşte un proces-verbal în care se
arată:
 cine a cerut documentul respectiv;
 cine a aprobat eliberarea documentului respectiv;
 scopul eliberării documentului etc.
În locul documentului solicitat se duce copia certificată de pe document, procesul-verbal
încheiat, aprobarea de eliberare a documentelor şi dovada semnată de persoana care a ridicat
originalul.
Termenele de păstrare a documentelor în arhiva întreprinderii sunt stabilite prin dispoziţii
legale şi sunt diferite, în funcţie de natura, destinaţia şi categoria din care acestea fac parte.
Astfel, documentele specifice unor ramuri au termen de păstrare stabilit prin instrucţiuni
departamentale, de ramură, iar cele comune pe economia naţională au termene stabilite de
Direcţia generală a arhivelor statului.
În general, documentele trebuie arhivate pe o perioada de 5, 10 sau 50 de ani, în funcție
de caz. 
Astfel, se păstrează pe o perioadă de cinci ani, începând cu data încheierii exercițiului
financiar în cursul căruia au fost întocmite, în cazul în care necesitățile proprii ale entității nu
impun păstrarea pe o perioadă mai lungă de timp, următoarele documente: nota de recepție și
constatare de diferențe; bon de predare; transfer, restituire; bon de consum; bon de consum
(colectiv); lista zilnică de alimente; dispoziție de livrare; fișa de magazie; lista de inventariere;
lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice); chitanța; chitanța pentru operațiuni în
valută; dispoziție de plată/încasare către casierie; borderou de achiziție; borderou de achiziție (de
la producători individuali); decont pentru operațiuni în participație; ordin de deplasare
(delegație); ordin de deplasare (delegație) în străinătate (în cazul transporturilor internaționale);
decont de cheltuieli (pentru deplasări externe); decont de cheltuieli valutare (pentru transporturi
internaționale); nota de debitare/creditare; fișa de cont pentru operațiuni diverse; fișa de cont
pentru operațiuni diverse (în valută și lei); decizie de imputare; angajament de plată.
Este bine de știut că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri
cu durata de viață mai mare de cinci ani se păstrează pe perioada aferentă duratei de viață utile a
acestora.
Mai apoi, registrele de contabilitate obligatorii, așa cum sunt registrul-jurnal, registrul-
inventar și cartea mare, precum și documente justificative care stau la baza înregistrării din
contabilitatea financiară, cu excepția celor care trebuie păstrate timp de 5 ani, se păstrează pe o
perioadă de 10 ani începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost
întocmite. 
În fine, statele de salarii se păstrează pe o perioadă de 50 de ani. 
Păstrarea acestor documente este necesară:
 Pentru a avea acces rapid la informațiile dintr-o anumită perioadă din trecut;
 Pentru a face dovada tuturor activităților/operațiunilor efectuate de entitate într-o anumită
perioada trecută;
 Pentru a servi drept bază materială informativă de verificat în cazul unei inspecții finale;
 Pentru a se folosi ca probă în justiție. 
Documentele cu valoare istorică, ştiinţifică şi politică se dau spre păstrare la arhivele
statului.
Restul documentelor se predau la arhiva întreprinderii pentru topire, la expirarea
termenului de păstrare, întrunindu-se o comisie sub conducerea administratorului sau
ordonatorului de credite, după caz. Cu acest prilej, se întocmeşte un proces-verbal şi se operează
scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă curentă a arhivei.
În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se iau măsuri de
reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare şi aceste documente
poartă în mod obligatoriu şi vizibil pe ele menţiunea „RECONSTITUIT", cu specificarea
numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.