BAZELE CONTABILITATII (CIG I+FB I+AI I)

CURS nr.6/11.11.2021

CAP.4 DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA

Toate operațiunile economico-financiare ce au loc în firmă pe parcursul unui exercițiu financiar, se
consemnează în documente de evidență.

Întocmirea documentelor contabile la locul și la data înfăptuirii fenomenelor și proceselor economice, în

scopul de a atesta producerea lor, este o cerință impusă prin Legea contabilității nr.82/1991.

Pentru a răspunde acestei cerințe, dar și din necesitatea reală a evidenței operative (zilnice),
contabilitatea utilizează ca procedeu documentația.

1. Importanța documentelor în cadrul firmei

Înregistrarea operațiunilor economico-financiare în conturi nu este posibilă fără consemnarea acestora
prealabilă în documente ce atestă înfăptuirea lor.
O cerință de bază a evidenței contabile o reprezintă fundamentarea și justificarea tuturor informațiilor
contabile pe bază de documente de evidență.
Fără procedeul documentării, celelalte procedee de: evaluare, calculație și înregistrare în conturi nu s-ar
putea înfăptui.
Informațiile economice dobândite pe calea observării fenomenelor și proceselor economice, se culeg și
se înscriu în documente, primind astfel forma care să permită prelucrarea, vehicularea, prezentarea,
modificarea și păstrarea lor ulterioară.
Culegerea informațiilor și consemnarea lor în documente se poate face manual sau cu ajutorul tehnicii
de clacul, documentele fiind obligatoriu semnate de către persoanele care le-au întocmit. Acest fapt
atrage și răspunderea în întocmirea corectă a documentelor.
În cadrul firmei, întocmirea corectă și la timp a documentelor pentru fiecare operație economico-
financiară constituie o condiție fundamentală pentru cunoașterea reală a activității și pentru exercitarea
controlului asupra integrității și modului de gestionare a patrimoniului și asupra fiecărei operații în
parte.
Documentația cuprinde, prin urmare, totalitatea documentelor ce intervin în evidența activității firmei,
unele având un caracter primar, altele un caracter specific.
Documentele reprezintă acte scrise ce conțin informații letrice și numerice, care se întocmesc la locul și
în momentul producerii operațiilor economice.
Ele au un caracter general aplicabil în evidența contabilă, întrucât reflectă toate operațiile privind
existența și mișcarea mijloacelor economice, a surselor de finanțare și a proceselor economice (venituri
și cheltuieli), relațiile de drepturi și obligații ale firmei, precum și rezultatul activității acesteia.
Documentele constituie baza întregului sistem de evidență al firmei.
Importanța lor rezultă din următoarele aspecte:
-Documentele atestă producerea operațiilor economice, stând la baza înregistrării acestora în
contabilitate. Ele influențează direct operativitatea obținerii informațiilor contabile, exactitatea acestora
precum și modul de organizare a evidenței contabile în cadrul firmei. Documentele asigură legătura
dintre compartimentele firmei, întrucât ele nu circulă strict numai în cadrul compartimentului financiar-
contabil.
Exemplu: Operația de încasare a unei sume (creanțe) de la clienți presupune întocmirea unei chitanțe de
casă către client. Chitanța se întocmește la casierie. Un exemplar se înmânează clientului, iar altul se
anexează la Registrul de casă, la compartimentul Contabilitate.
Operația de cumpărare de materii prime presupune întocmirea unei Note de intrare – recepție
la magazia de materii prime. Un exemplar rămâne la magazie, iar altul se predă la compartimentul
Contabilitate.
-Documentele permit înfăptuirea controlului economic și financiar în vederea păstrării integrității
patrimoniului și a respectării disciplinei financiare.
Exemplu: Cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum: lipsuri și sustrageri de
bunuri, încasări și plăți ilegale – și se pot stabili răspunderile materiale pentru cei vinovați.
-Documentele constituie probă în instanță, atunci când firma se află în litigiu cu o altă firmă.
Exemplu: Dacă obiectul litigiului îl constituie lipsa de materii prime în momentul recepției de la un
anumit furnizor, se cer în instanță Facturile fiscale, Notele de intrare-recepție și Fișele de magazie.
Întrucât operațiunile economico-financiare care se produc în firmă au un caracter extrem de divers, este
de la sine înțeles că și documentele de evidență care reflectă aceste operații sunt diverse ca formă,
conținut și modalitate de întocmire.
Documentele prezintă o serie de elemente comune, după cum urmează:
- denumirea firmei ce l-a emis, adresa acesteia și compartimentul în cadrul căruia s-a
întocmit documentul;
- data întocmirii documentului (în principiu, ea coincide cu data efectuării operației);
- explicația operației pe care documentul o reflectă și baza legală în temeiul căreia a fost
întocmit documentul (actul normativ);
- informațiile cantitative și valorice (cantitate, preț unitar, valoare etc);
- semnăturile persoanelor care au întocmit documentul și care răspund pentru informațiile
înscrise în document.
Elementele specifice ale documentelor explică și detaliază informațiile consemnate, ele diferind de la o
operație la alta.
Prelucrarea informațiilor din documentele de evidență se face în general cu ajutorul tehnicii de calcul,
asigurând corectitudine și operativitate în gruparea și centralizarea acestora, în vederea înregistrării lor.

2. Clasificarea documentelor contabile

Firma utilizează în cadrul evidenței contabile numeroase documente de evidență, care se pot clasifica
după următoarele criterii:
a) După natura elementelor patrimoniale și a operațiilor economice pe care le reflectă, avem:
-Documente ce reflectă imobilizări corporale și necorporale (active imobilizate).
Exemplu: Proces verbal de punere în funcțiune a mijloacelor fixe; Proces verbal depredare-primire
a mijloacelor fixe; Proces verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe.
-Documente ce reflectă stocuri (active circulante materiale)
Exemplu: Notă de intrare – recepție, Bon de consum, Fișă limită de consum; Notă de predare la
magazie; Bon de transfer-restituire etc.
-Documente ce reflectă vânzările și cumpărările (creanțe/active circulante în decontare, respectiv
datorii).
Exemplu: Dispoziții de livrare, Aviz de expediere, Factură fiscală etc.
-Documente ce reflectă disponibilitățile bănești (active circulante bănești, respectiv încasări și plăți).
 Exemplu: Chitanță de casă, ordinul de plată, dispoziția de încasare/plată prin casierie, fila de CEC
etc.
-Documente ce reflectă salariile și alte drepturi de personal
Exemplu: Lista de avans chenzinal, Statul de plată, Ordinul de deplasare, Decontul de cheltuieli
etc.
b) După locul de întocmire, avem:
-Documente interne – se întocmesc în cadrul firmei și circulă în interiorul firmei sau în afara firmei.
Exemplu: Documente interne care circulă în incinta firmei: Notă de intrare-recepție, Bon de
consum, Bon de predare la magazie, Bon de transfer, Listă de avans chenzinal, Stat de plată etc.
Documente interne care circulă în afara firmei: Factura fiscală emisă către client,
chitanța de casă emisă către client, Ordinul de plată emis către furnizor etc.
-Documente externe – se întocmesc de către terți și sunt adresate firmei.
Exemplu: Factura fiscală primită de la furnizor; chitanța de casă primită de la furnizor; Ordinul de
plată primit de la client etc.
c) După modul de întocmire, avem:
-Documente primare – în care se consemnează pentru prima dată operațiile economice.
Exemplu: Notă de intrare-recepție, Bonul de Consum, Factura fiscală, Statul de plată etc.
-Documente centralizatoare – în care se grupează și se cumulează datele înscrise în documentele
primare, cuprinzând operații de același fel, în scopul înregistrării lor în conturi.
Exemplu: Centralizatorul Notelor de intrare-recepție (intrărilor), centralizatorul Bonurilor de
consum (ieșirilor), centralizatorul Statelor de plată (salariilor), centralizatorul Facturilor fiscale
(vânzărilor) etc.
d) După funcția pe care o îndeplinesc, avem:
-Documente de dispoziție – prin care se transmite ordinul de a executa o anumită operație economică.
Exemplu: Dispoziția de plată prin casierie – prin care se transmite casierului ordinul de a plăti o
anumită sumă unei persoane, pentru un scop determinat.
Nota de comandă – prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care
firma urmează a le achiziționa de la acesta.
-Documente de execuție – care fac dovada înfăptuirii unei operații.
Exemplu: Bonul de consum – dovedește utilizarea materiilor prime și materialelor în procesul de
producție.
Chitanța de casă – dovedește efectuarea unei încasări de la client, sau a unei plăți
către
furnizor.
Nota de intrare – recepție – dovedește încărcarea gestiunii de stocuri, prin
cumpărare.
Factura fiscală emisă către client – dovedește vânzarea de bunuri către client.
-Documente mixte – care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziție și de execuție.
Exemplu: Fișa limită de consum – reflectă simultan ordinul de utilizare a materiei prime în
procesul de producție și consumul efectiv al acestuia.
Dispoziția de livrare – Aviz de expediție – reflectă simultan ordinul de livrare și
expedierea bunurilor către client.
e) După regimul de tipărire și utilizare, avem:
-Documente cu regim special – pentru care există dispoziții legale privind modul de completare,
circulație și păstrare.
Exemplu: Avizul de expediere, Factura fiscală, Chitanța de casă, Fila de CEC numerar.
Aceste documente sunt înseriate din tipografie și necesită numerotarea și ștampilarea lor de către firmă.
Carnetele ce le conțin se șnuruiesc și se sigilează, înscriind pe ultima filă, numărul de file existente.
Evidența lor operativă are un caracter special, în sensul că se realizează cu ajutorul unor fișe de evidență
în care se înscriu zilnic:
- cumpărarea lor (cantitate, serii și preț unitar) – respectiv numărul și data Notei de
intrare – recepție;
- darea lor în consum (cantitate, serii și preț unitar) – respectiv numărul și data Bonului de
consum;
- stocul la sfârșitul fiecărei luni.
-Documente fără regim special – care se folosesc respectând normele generale de întocmire, circulație
și păstrare.
Exemplu: Bon de consum, Stat de plată, Dispoziție de încasare/plată prin casierie, Notă de
intrare – recepție etc.
f) După sfera de aplicare, avem:
-Documente de uz general – utilizate în toate domeniile de activitate.
Exemplu: Factura fiscală, Chitanța de casă, Statul de plată, Ordinul de plată etc.
-Documente specifice – utilizate numai în anumite domenii de activitate.
Exemplu: Fișa consumului de furaje, Actul de fătare – în zootehnie; Devizul de lucrări – în
construcții.
g) După rolul lor în cadrul sistemului informațional al firmei, avem:
-Documente justificative – sunt documentele primare ce se întocmesc la locul și în momentul înfăptuirii
operației economice. Ele stau la baza înregistrărilor contabile. Au formă de imprimate tipizate.
Exemplu: Notă de intrare – recepție, Bon de consum, Factură fiscală, Chitanță de casă, Stat de
plată etc.
-Registre contabile – sunt registrele ce consemnează operațiile economice în conturi, cu ajutorul
formulelor contabile.
Exemplu: Registrul Jurnal, Registrul Cartea Mare și Registrul Inventar.
-Documente de sinteză și raportare – sunt documente prin care se centralizează și se transmit
informațiile sintetice către utilizatorii interni și externi.
Exemplu: Bilanțul contabil, Contul de profit și pierderi, Notele explicative.
Aceste documente furnizează utilizatorilor informații privind structura mijloacelor și surselor firmei,
structura veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor, precum și o serie de situații anexă privind: imobilizările,
provizioanele, creanțele și datoriile, repartizarea profitului etc.
Observație: Întrucât pentru operații de același tip se folosesc documente de același fel, legislația
stabilește tipuri unitare de documente ca: mărime, conținut, formă și destinație (tipizarea
documentelor).

3. Verificarea, circuitul și păstrarea documentelor

Documentele se întocmesc de către compartimentele în cadrul cărora au avut loc operațiile economice.
Completarea rubricilor cerute de formularul tipizat se face manual sau pe calculator, cu informațiile
corecte, clare și sub semnătura persoanelor care le-au întocmit.
Un document nu se întocmește niciodată într-un singur exemplar, existând posibilitatea pierderii lui.
Prin urmare, documentele de evidență se întocmesc în 2 – 3 exemplare, după caz, în funcție de
importanța și circuitul acestora.
Pentru a avea convingerea că documentele au fost corect întocmite, înainte de înregistrarea
informațiilor în conturi, se procedează la verificarea documentelor. Ea constă în controlul de formă și de
fond al condițiilor pe care documentele trebuie să le îndeplinească conform legii.
a) Verificarea de formă
Se referă la următoarele aspecte:
 - folosirea tipului de document adecvat operației consemnate (de ex.: pentru evidențierea
salariilor vom folosi statul de plată etc);
- completarea tuturor rubricilor cerute de formular (de ex.: denumire bunuri, cantitate, preț
unitar, valoare etc);
- existența semnăturilor peroanelor ce au întocmit documentul;
- existența numerelor de ordine pe fiecare exemplar (de ex.: Nota de intrare –recepție se
întocmește în trei exemplare – toate trei trebuie să poarte același număr de ordine etc);
- exactitatea sumelor înscrise și corectitudinea calculelor (de ex.: valoarea trebuie să rezulte
prin înmulțirea cantității cu prețul).
b) Verificarea de fond
Se referă la următoarele aspecte:
- legalitatea operației (de ex.: încasările sau plățile să se facă conform reglementărilor legale);
- necesitatea și oportunitatea operației (de ex.: cumpărarea unei materii prime trebuie să se
facă numai dacă stocul vechi s-a epuizat);
- realitatea operației (de ex.: consemnarea unui consum trebuie să reflecte utilizarea efectivă
în producție);
- rentabilitatea operației (de ex.: cumpărarea de bunuri la prețuri avantajoase – mici, dar
păstrând raportul preț - calitate; vânzarea de bunuri la prețuri avantajoase).
Conform legii, verificarea documentelor trebuie să se efectueze de către alte persoane decât cele ce le-
au întocmit, pentru eficiența operației.
Erorile constatate se aduc la cunoștința persoanelor ce au întocmit documentul și se corectează prin
tăierea textului/sumei eronate și înscrierea alăturată corect, însoțită de semnătura corectorului.
Documentele ce reflectă disponibilități bănești nu pot fi corectate (chitanța de casă, ordin de plată, filă
de CEC). Acestea se anulează prin tăierea cu o linie oblică și înscrierea cuvântului „Anulat”. Ele rămân
atașate la carnet și se completează un nou document.
Odată verificate și corectate, documentele de evidență intră în circuitul contabil al firmei, care trebuie
să fie un traseu prestabilit, cât mai clar și mai scurt posibil.
În acest sens, se stabilesc documentele ce trebuie întocmite de fiecare compartiment, persoanele cu
atribuții în întocmirea documentelor, termenul de întocmire și compartimentul căruia se adresează.
Circuitul documentelor diferă în funcție de: mărimea firmei; structura ei organizatorică; operațiile
consemnate și mijloacele de întocmire și prelucrare.
Exemplu:
Factura fiscală se întocmește la compartimentul financiar-contabil în 3 exemplare: originalul se
trimite clientului, o copie rămâne la contabilitate și o copie la depozitul de produse finite sau mărfuri.
Statul de plată se întocmește la biroul salarizare în 2 exemplare: originalul se trimite la
compartimentul Contabilitate, iar copia rămâne la salarizare.
Ordinul de plată se întocmește la compartimentul financiar în 3 exemplare: originalul rămâne la
bancă, o copie se trimite clientului, iar o copie rămâne la firmă.
Chitanța de casă se întocmește la casierie în 3 exemplare: originalul se înmânează clientului la
încasarea sumei; o copie se trimite la compartimentul Contabilitate, iar o copie rămâne la casierie.
Nota de intrare – recepție se întocmește la depozit în 3 exemplare: originalul se trimite la
compartimentul Contabilitate, o copie la compartimentul aprovizionare, iar o copie rămâne la depozit.
Bonul de consum – se întocmește la depozit în 2 exemplare: originalul se trimite la
compartimentul Contabilitate iar copia rămâne la depozit.
Păstrarea documentelor se realizează prin îndosariere și așezare în rafturi, într-o ordine bine stabilită
după următoarele criterii:
-după natura operațiilor pe care le reflectă:
 -documente privind intrări de bunuri (note de intrare – recepție, procese verbale de
punere în funcțiune a mijloacelor fixe, rapoarte de fabricație pentru produse finite etc.);
-documente privind consumuri (bonuri de consum, fișe limită de consum);
-documente privind vânzări (avize de expediție, facturi fiscale);
-documente privind salarii (liste de avans chenzinal, state de plată);
-documente privind încasări și plăți prin casierie (registrul de casă la care se anexează:
chitanțe de casă, foi de vărsământ, dispoziții de plată/încasare etc);
-documente privind încasări și plăți prin contul bancar (extrasul de cont la care se
anexează ordinele de plată etc).
-după data întocmirii – pe luni și ani calendaristici;
-după alfabet – conform denumirii firmelor colaboratoare;
-după amplasarea geografică – conform localităților în care se află firmele colaboratoare.
În practică se utilizează combinația primelor două criterii (de ex.: Documente lunare și anuale privind:
intrări, consumuri, vânzări, salarii, casa, banca etc).
Documentele se păstrează în arhiva curentă, iar după un an calendaristic, se predau la arhiva generală a
firmei, unde se păstrează pe termene diferite, în funcție de natura lor și de reglementările legale.
Exemplu: Documentele justificative se păstrează timp de 5 ani, iar registrele contabile și
bilanțurile se păstrează timp de 10 ani de la încheierea exercițiului financiar pentru care au fost
întocmite. Fac excepție statele de plată a salariilor care se păstrează în arhivă 50 ani.
Observație: Conform legii, documentele pierdute, sustrase sau distruse din diverse motive (calamități,
furturi etc) – trebuie reconstituite în maxim 30 zile de la constatare.
4. Completarea documentelor pentru principalele operațiuni economico-
financiare
Ne vom referi la documentele justificative uzuale, care reflectă operațiunile economico-financiare cel
mai des întâlnite în activitatea firmei, prezentând și macheta acestora.
1) Bonul de consum
Reprezintă documentul ce consemnează ieșirea prin consum în producție a stocurilor de: materii prime,
materiale consumabile, obiecte de inventar.
Se întocmește la magazia de materiale în 2 exemplare.
Circulă: originalul la compartimentul Contabilitate, o copie la magazie, unde gestionarul o înscrie în fișa
de magazie.
Se arhivează la compartimentul Contabilitate.

2) Nota de intrare – recepție

Reprezintă documentul ce consemnează intrarea în gestiune prin cumpărare a stocurilor de: materii
prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, mărfuri sau ambalaje având la bază factura fiscală
primită de la furnizori.
Se întocmește la magazia de materiale, în 3 exemplare.
Circulă: originalul la compartimentul Contabilitate, o copie la compartimentul Aprovizionare și o copie la
magazie, unde gestionarul o înscrie în fișa de magazie. Se arhivează la compartimentul Contabilitate.

3) Ordinul de plată
Ordinul de plată este un instrument emis de către plătitor pentru a achita diverse datorii față de terți
dând dispoziție băncii unde are contul deschis să plătească sumele înscrise pe formularul întocmit în trei
exemplare. Circulă: la plătitor care îl emite pentru achitarea datoriilor; la unitatea bancară unde are
firma deschis contul; la banca beneficiarului care va pune suma respectivă la dispoziția clientului său.
Pe drumul parcurs de OP de la plătitor la beneficiar se pot interpune mai multe societăți bancare,
acestea efectuând succesiv operațiuni de recepție, autentificare, acceptare și executare a OP. Se
arhivează: la firma plătitoare; la beneficiar.
Macheta ordinului de plată se prezintă astfel:

4) Factura fiscală
Reprezintă documentul ce consemnează vânzarea de bunuri către clienți.
Se întocmește la compartimentul financiar-contabil în 3 exemplare.
Circulă: originalul se trimite clientului, o copie rămâne la Contabilitate și o copie se trimite la depozit.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5) Cecul numerar
Este emis de către compartimentul financiar – contabil, într-un singur exemplar și servește pentru
ridicarea numerarului din cont în scopul efectuării diverselor plăți prin casierie (salarii, furnizori etc.)
Circulă: la departamentul financiar – contabil care îl emite; la unitatea bancară unde are firma contul
deschis;
Cecul este plătibil numai la vedere.
Macheta cecului numerar se prezintă astfel:

6) Dispoziția de plată prin casierie

Se întocmește în două exemplare la compartimentul financiar.
Servește ca: dispoziție către casierie pentru a plăti delegatului suma necesară în efectuarea deplasării;
document pentru stabilirea diferențelor de primit/restituit de către delegat; document justificativ de
înregistrare în contabilitate.
Circulă: la casierie, pentru efectuarea plății către delegat; la controlul financiar-preventiv pentru viză; la
conducătorul unității pentru aprobare.
Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil

Macheta este următoarea:

7) Monetarul
Monetarul se utilizează numai în cazul vânzării mărfurilor cu amănuntul. Valoarea înscrisă în monetar
trebuie să corespundă valorii înscrise în raportul de gestiune.
În condițiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, suma înscrisă în monetar trebuie să
coincidă cu suma din registrul de casă emis de aceste aparate, inclusiv suma înregistrată în registrul de
casă, în cazul defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.
Servește ca:
- document justificativ pentru evidențierea la sfârșitul zilei a numerarului existent în casierie,
corespunzător mărfurilor comercializate;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate;
- document justificativ pe baza căruia se predă firmei numerarul încasat prin casă de către
casieri, respectiv de vânzător.
Se întocmește în două exemplare de către casier sau de persoana împuternicită la sfârșitul zilei, prin
inventarierea numerarului pe categorii de bancnote și de monede.
Circulă: exemplarul 1, pentru înregistrarea în Registrul de casă și exemplarul 2 rămâne la carnet.

8) Registrul de casă
În Registrul de casă se înregistrează numai operațiunile în numerar.
Servește ca:
- document de înregistrare a încasărilor și plăților;
- document de stabilirea a situației financiare a firmei;
- probă în litigii.
Se întocmește într-un singur exemplar de către contribuabili, persoane fizice, făcându-se înregistrarea
operațiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct pe fiecare operațiune, fără a lăsa
rânduri libere, după ce a fost numerotat, șnuruit și parafat.
Se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Fața:
Nr. pagină ………
REGISTRUL DE CASĂ
Nr. Documentul Felul operațiunii Încasări Plăți
crt. Data (felul, nr.) (explicații) numerar numerar
1 2 3 4 5 6
1 Sold la începutul zilei 3.000
2 25.04 Listă de avans chenzinal Plată avans 2.000
3 25.04 Monetar nr. 1234 Vânzare produse 15.650

De reportat:

Verso:
Nr. Documentul Felul operațiunii Încasări Plăți
crt. Data (felul, nr.) (explicații) numerar numerar
1 2 3 4 5 6
Report:

Total: 18.650 2.000

Sold la sfârșitul zilei 16.650

9). Chitanța de casă

Reprezintă documentul ce consemnează încasarea cu numerar a creanței de la clienți.
Se întocmește la casierie în 3 exemplare.
Circulă: originalul se trimite clientului, o copie rămâne la casierie, o copie la Contabilitate.
Se arhivează la compartimentul Contabilitate.

10) Lista de avans chenzinal

Se întocmește lunar în două exemplare, de către compartimentul care are această atribuție, pe baza
documentelor de evidență a muncii, a timpului efectiv lucrat, a certificatelor medicale prezentate și se
semnează pentru confirmarea exactității calculelor de către persoana care a calculat avansurile
chenzinale și a întocmit lista.
Lista de avans chenzinal servește ca:
-document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților ca avansuri chenzinale;
-document pentru reținerea în statul de salarii a avansurilor chenzinale plătite;
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Circulă: la persoanele autorizate să exercite controlul financiar și să aprobe plata (exemplarul 1); la
casieria firmei pentru plata avansurilor cuvenite (exemplarul 1); la compartimentul financiar – contabil,
ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1); la
compartimentul care a întocmit lista de avans pentru a servi la întocmirea statelor de salarii la sfârșitul
lunii (exemplarul 2).
Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă
(exemplarul 1); la compartimentul care a întocmit lista de avans (exemplarul 2).
Macheta listei de avans chenzinal se prezintă astfel:
.......... SC Alfa SA ………………………
.......... Biroul financiar-contabil………………
(secția, serviciul etc.)
LISTĂ DE AVANS CHENZINAL
pe luna …aprilie…anul …2016 .........
Timp efectiv
Nr. Numele și Salariul Avans de
Marca Concediu
crt. prenumele de bază Lucrat plată
medical
0 1 2 3 4 5 6
Oprea
1 1.000 22 400
Ș tefan

.
.
.

Conducătorul unității Conducătorul compartimentului Întocmit

financiar-contabil

11) Statul de salarii

Se întocmește în două exemplare, lunar, pe secții, ateliere, servicii etc. de compartimentul care are
această atribuție, pe baza documentelor de evidență a muncii și a timpului lucrat efectiv, pe baza fișelor
de evidență a salariului, a documentelor privind reținerile legale, listelor de avans chenzinal,
certificatelor medicale etc. și se semnează pentru confirmarea exactității calculelor de către persoana
care determină salariul cuvenit și întocmește statul de salarii.
Pentru centralizarea la nivelul unității a salariilor, se utilizează aceleași formulare de state de salarii.
Plățile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizațiile de concediu etc., se
includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate și toate reținerile
legale din perioada de decontare respectivă.
Statul de salarii servește ca:
-document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor
privind asigurarile sociale, asigurarile de sanatate și al altor datorii;
-document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Circulă: la persoanele autorizate să exercite controlul financiar și să aprobe plata (exemplarul 1); la
casieria unității, pentru plata sumelor cuvenite (exemplarul 1); la departamentul financiar-contabil ca
anexă a exemplarului 2 al registrului de casă, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1
împreună cu exemplarul 1 al borderoului de salarii neridicate); la compartimentul care a întocmit statele
de salarii (exemplarul 2).
Se arhivează: la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative (exemplarul 1);
la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2).
Macheta documentului este următoarea:
12) Ordinul de deplasare
Se întocmește într-un exemplar, pentru fiecare deplasare a delegaților în interesul serviciului, precum și
pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale în numerar.
Servește ca: dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea; document pentru decontarea de
către titularul de avans a cheltuielilor efectuate; document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de
restituit de către titularul de avans; document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Circulă: la persoana împuternicită să dispună deplasarea pentru semnare; la persoana care efectuează
deplasarea; la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea, pentru a confirma sosirea
și plecarea persoanei delegate; la compartimentul financiar contabil pentru cerificarea decontului, pe baza
actelor justificative anexate la acesta de către titular la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării
materialelor, stabilind diferența de primit sau de restituit, avându-se în vedere eventualele penalizări și
semnând pentru verificare; la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză; la
conducătorul unității pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhivează: la departamentul financiar-contabil.
Macheta ordinului de deplasare se prezintă astfel:

Față:

… SC Alfa SA… Depus decontul (numărul și data)

(Unitatea) …….23/03.04.2016……….

Ordin de deplasare (delegație) nr. …15…

Dl. (D-na) ..........................................Popescu Marian............................................................

având funcția de .....................................................maistru.....................................................
este delegat pentru.....................................achiziții materii prime...........................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
la ................................................București...............................................................................
...................................................................................................................................................
rata deplasării de la ................ 15.04.2016...................... la ............... 17.04.2016.......................
Se legitimează cu ....................BI...................Seria................GN...........nr. ...........684314.........
Ștampila unității și semnătura
Data.........................................03.04.2016....................................................................................
Sosit*.........15.04...............ora ......1530............. Sosit*............ora .................................
Plecat*.......15.04...............ora ......1530........... Plecat*.........ora .................................
Cu (fără) cazare..................................................
Ștampila unității Cu (fără) cazare......................................
Ștampila unității
și semnătura și semnătura

Sosit*............ora ................................. Sosit*............ora .................................

Plecat*.........ora ................................. Plecat*.........ora .................................
Cu (fără) cazare..................................................
Ștampila unității Cu (fără) cazare......................................
Ștampila unității
și semnătura și semnătura

Verso:
Ziua și ora plecării...........30.04......1130............... Avans spre decontare:
Ziua și ora sosirii 02.05.......1330........................... Primit la plecare.........................1.000...........lei
Data depunerii decontului.............03.05............. Primit în timpul
Penalizări calculate.............................................. deplasării.......................................................lei
TOTAL.......................................1.000............lei
Decont de cheltuieli efectuate conform documentelor anexate
Felul actului și emitentul Nr. și data actului Suma
Chitanță cazare 15/15.04 300
Bilet tren 15.04; 17.04 300
Diurna 2 zile × 17 lei/zi 34

TOTAL CHELTUIELI 634

primit
Diferența de restituit s-a depus
Diferență de.............................. 366 lei
cu chitanța nr. .........16....din......30.04
restituit
Se aprobă, Control financiar Verificat decont Șef compartiment Titular Avans
Semnăt.

conducătorul unității preventiv

 SEMINAR nr.6

1.Se dau urmatoarele documente contabile:

-Nota de intrare-receptie (NIR)

-Devizul de lucrari;

-Chitanta de casa primita de la furnizor;

-Factura fiscala emisa catre client;

-Bonul de consum;

-Ordinul de plata primit de la client;

-Fisa de consum pentru furaje;

-Statul de plata a salariilor;

-Monetarul;

-Fisa-limita de consum;

-Dispozitie de plata din casierie;

-Centralizator de NIR-uri;

-Registrul de casa:

-Extrasul de cont;

-Fisa de magazie;

-Fila de CEC primita de la client;

-Decont de cheltuieli;

-Chitanta de casa emisa catre client;

-Ordin de plata emis catre furnizor;

-Fisa mijlocului fix.

Sa se incadreze fiecare document contabil in functie de criteriile de clasificare invatate si sa se precizeze

operatiunea economica pe care o reflecta fiecare document.