Contabilitate (Bazele contabilității)

Documentele și registrele contabile

 Documentele și registrele contabile
• Orice operație economico-financiară, pentru a putea fi înregistrată
în evidențele contabile, trebuie să fie mai întâi consemnată în
documente care să ateste înfăptuirea ei.
• În efectuarea lucrărilor, contabilitatea respectă obligatoriu două
principii:
- nici o operație economică fără document;
- nici o înregistrare contabilă fără document.
• Deoarece înregistrarea în contabilitate se face numai după ce
operațiunile economico-financiare au avut loc.
 Documentele și registrele contabile
• Documentele prezintă o importanță deosebită pentru mersul normal
al lucrărilor în contabilitate, deoarece, cu ajutorul lor, se asigură:
- legalitatea operațiunilor economico-financiare;
- controlul gestionar asupra mijloacelor materiale și bănești;
- reflectare întregii activități derulată de persoana juridică;
- furnizarea de informații către conducere;
- respectarea disciplinei financiare.
 Documentele și registrele contabile
• Întocmirea și completarea documentelor se realizează, în general,
la locul de muncă. Completarea se face manual sau cu tehnică de
calcul.
• În vederea înregistrării în contabilitate a operațiunilor
economico-financiare consemnate în documentele contabile,
trebuie efectuată analiza și înregistrarea acestora.
• Înregistrările se fac cronologic și sistematic în registrele deschise
pe feluri de conturi.
• Înregistrarea cronologică constă în înregistrarea operațiunilor
economico-financiare consemnate în documentele justificative prin
respectarea datei calendaristice înscrisă pe acestea.
• Înregistrarea sistematică se realizează cu ajutorul conturilor
sintetice și analitice prin gruparea operațiunilor
economico-financiare după criterii comune.
 Documentele și registrele contabile
• Documentele contabile sunt numeroase și au un caracter complex.
• Acestea sunt clasificate în funcție de rolul pe care îl îndeplinesc
în cadrul sistemului informațional contabil astfel:
- documente justificative – în baza lor sunt înregistrate datele de
intrare în sistemul informațional contabil;
- documente de evidență contabilă (registre contabile) –
realizează înregistrarea și stocarea datelor în structura proprie
contului și sistemului de conturi;
- documente de sinteză și raportare (situațiile financiare) – cu
ajutorul acestora sunt centralizate și transmise informațiile.
 Documentele și registrele contabile

• În categoria documentelor justificative sunt incluse:

• documente privind imobilizările: proces verbal de recepție, fișa
mijlocului fix, registrul numerelor de inventar;
• documente privind bunurile de natura stocurilor: nota de
recepție și constatare diferențe, bon de consum, fișa de magazie;
• documente privind salariile și alte drepturi cuvenite
salariaților: ștatul de salarii, lista de avans chenzinal;
• documente privind mijloacele bănești și decontările: registrul de
casă, chitanța, dispoziția de plată/încasare, ordinul de plată;
• documente privind achizițiile: factura, borderoul de achiziții;
• documente privind vânzările: factura, comanda;
• documente de contabilitate generală: note de contabilitate,
documente cumulative, balanțe de verificare.
 Documentele și registrele contabile
• Operațiunile economico-financiare consemnate în documentele
justificative sunt înregistrate și grupate în ordine cronologică și
sistematică în registrele contabile.
• Legea Contabilității nr. 82/1991, impune utilizarea obligatorie a
următoarelor registre: registrul-jurnal, registrul Cartea mare și
registrul-inventar.
• Registrul-jurnal este un document de înregistrare obligatoriu,
folosit pentru consemnarea operațiilor în ordinea efectuării lor în
timp.
• Registrul Cartea Mare este un document de înregistrare
obligatoriu care se prezintă sub formă de fișe, deschizându-se câte
o fișă pentru fiecare cont utilizat în contabilitatea entității.
• Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu, care
servește la înregistrarea anuală și gruparea rezultatelor inventarierii
elementelor entității. Se întocmește la sfârșitul exercițiului
financiar, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere și în
procesul – verbal de inventariere.
 Documentele și registrele contabile
• Conform OMFP 1802/2014 situațiile financiare anuale constituie
un tot unitar al căror obiectiv îl reprezintă furnizarea de informații
despre poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de
trezorerie ale unei entități, utile unei categorii largi de utilizatori.
• Microentitățile și entitățile mici întocmesc situații financiare anuale
care cuprind:
• bilanț prescurtat;
• cont de profit și pierdere;
• notele explicative la situațiile financiare anuale.
 Documentele și registrele contabile
• Entitățile mijlocii și mari, precum și entitățile de interes public
întocmesc situații financiare anuale care cuprind:
• bilanț;
• cont de profit și pierdere;
• situația modificărilor capitalului propriu;
• situația fluxurilor de trezorerie;
• notele explicative la situațiile financiare anuale.
• Situațiile financiare anuale trebuie să ofere o imagine fidelă a
activelor, datoriilor, poziției financiare și a profitului sau pierderii
entității.