CAP. IV. DOCUMENTAREA 4.1.

Coninutul, importana i rolul documentelor justificative Documentarea - reprezint procedeul comun i altor discipline economice, care presupune ca la baza oricarei operaii economicofinanciare s existe un act scris, corect ntocmit care s justifice nregistrarea n contabilitate. n activitatea practic unitile patrimoniale utilizeaz o serie de informaii care constituie n fapt suportul deciziilor organelor competente. Pentru ca o informaie s poat fi evideniat n contabilitate, este necesar ca aceasta s fie nscris ntr-un document justificativ i numai dup nregistrarea operaiunii cu ajutorul conturilor va produce modificri asupra patrimoniului.

Informa ie

Documen te justificati ve

nregistrar ea n contabilitat e

Modificare patrimoniu

Documentele se ntocmesc att pentru operaiile care produc modificri ale mijloacelor i surselor economice, ct i pentru a dovedi existena bunurilor, a drepturilor i obligaiilor. Aceasta nseamn c documentele trebuie ntocmite pentru toate operaiile care produc modificri asupra patrimoniului. Pentru reflectarea clar, real i precis a operaiilor economice n contabilitate, este necesar ca acestea s prezinte unele caracteristici care s ateste efectuarea lor, lucru posibil de realizat doar n condiiile existenei unor documente justificative. Avnd n vedere c operaiile economice, precum i cele care au loc n cadrul unei uniti patrimoniale sunt complexe, este necesar ca un document s conin o serie de informaii obligatorii, indiferent de utilizatorul acestora.

Documentele justificative reprezint stadiul (faza) iniial de oglindire a operaiilor economico-financiare n contabilitate. Tocmai de aceea, documentele care consemneaz operaiile, procesele i activitile economice n momentul i la locul producerii lor se numesc : documente primare. mportana documentrii ca procedeu al metodei contabilitii rezult n primul rnd din avantajele pe care aceasta le genereaz, i anume : - evideniaz ntreaga activitate economic a unitilor patrimoniale; - constituie sursa de date fr de care luarea unor decizii nu ar fi posibil ; - servesc pentru verificarea gestiunilor i realizarea unui control asupra modului de gestionare a patrimoniului ; - servesc ca prob n justiie, dovedind respectarea sau nerespectarea legalitii ;

4.2. Structura documentelor justificative Pentru reflectarea unei operaii economico-financiare n contabilitate, aceasta trebuie consemnat ntr-un act scris numit document justificativ. n vederea reflectrii celor mai importante aspecte ale operaiilor consemnate, orice document va trebui s cupirnd o serie de elemente comune, cum sunt : - denumirea documentului (titlul) ex. factur, chitan, ord.plat,etc ; - antetul unitii emitente - denumirea unitii n numele creia s-a ntocmit documentul, adresa i alte date de identificare ; - numrul i data emiterii documentului ; - explicaia operaiei, adic prezentarea succint i valoarea operaiei consemnate ; - semnatura persoanei care a ntocmit documentul ; - tampila unitii emitente ; - semntura conductorului unitii.

Documentele justificative pot cuprinde pe lnga elementele comune enunate, i alte elemente specifice cum sunt : - denumirea i alte date de identificare a beneficiarului (CF,Reg.com,etc) ; - date de identificare a delegatului (nume i prenume, BI seria,nr, mijloc de transport-nr, data i ora expedierii mrfii) ; - semntura de primire,etc.. Diversitatea i complexitatea operaiilor economico-financiare consemnate cu ajutorul documentelor justificative, face necesar urmrirea acestora n mod curent, evindu-se degradarea i asigurndu-se pstrarea n condiii corespunzatoare. Structura unui document justificativ trebuie respectat strict, cei care le ntocmesc fiind obligai s completeze toate rubricile documentului.

4.3. Clasificarea documentelor justificative

Avnd n vedere complexitatea domeniilor n care se utilizeaz documentele justificative precum i diversitatea operaiilor consemnate cu ajutorul acestora, este necesara clasificarea lor n funcie de mai multe criterii : a) Dup natura operaiilor economico-financiare pe care le consemneaz : - documente privind constituirea firmei (actul constitutiv, statutul, codul fiscal, etc) ; - documente privind activele imobilizate (factura,bon micare,etc) ; - documente privind stocurile i producia n curs de execuie (ex. : fia de magazie, bon consum, etc.) ; - documente privind decontarea cu terii- adic furnizorii,clientii ,etc. (ex. : factura, statul salarii);

- documente privind operaiile de trezorerie ( ex. : chitan, registru casa, extras cont, foaie vrsmnt); - documente privind cheltuielile, veniturile i rezultatele financiare (factura, chitana, declaraie de impozite i taxe, situaie de lucrri). b) Dup coninutul i funciile pe care le ndeplinesc : - documente de dispoziie - cuprind ordinul de efectuare a unei operaii fr s se fac dovada executrii efective a acesteia (comanda, dispoziie de livrare,etc) ; - documente de execuie - cuprind informaii privind executarea efectiv a unor operaii economico-financiare ( bon de vnzare, bon de consum, etc) ; - documentele contabile evideniaz operaiile care influeneaz nivelul patrimoniului ( nota de contabilitate, fie de cont,etc) ; - documente de sintez i raportare contabil sau situaii financiare (bilanul, contul de profit i pierderi, anexa la bilan, raport de gestiune, notele la conturile anuale) ; - documente mixte - mbin trsturile i caracteristicile celorlalte documente .

c) Dup circuitul realizat : - documente interne - circul numai ntre compartimentele funcionale ale firmei ( not transfer - restituire, bon consum, stat salarii) ; - documente externe - circul n afara unitaii patrimoniale, justificnd operaii derulate cu terii ( factur, ordin plat) ; d) dup gradul de agregare(sintez) a operaiilor pe care le consemneaz : - documente primare - consemneaz operaii de acelai fel, nregistrate pentru prima data n cadrul evidenei economice ( ex. not de recepie, chitan, etc) ;

- documente centralizatoare - grupeaz operaii de acelai fel, culese din mai multe documente primare (ex. registru casa, jurnal de vnzri, jurnalul de cumprri, raport de gestiune) . e) Dupa regimul de tiprire i folosire : - documente cu regim special - au un regim strict determinat, n ceea ce privete tiprirea circulaia, completarea i pstrarea. Aceste documente se folosesc pentru operaiuni ce afecteaz patrimoniul (ex.factura , cecul, chitana, foaia de vrsmnt, not plat, monetarul, etc) . Evidena acestor documente se ine cu ajutorul Fiei de magazie a documentelor cu regim special. n cadrul acestei fie se nregistreaz fiecare document la intrarea, respectiv ieirea din gestiune, fiind necesar justificarea fil cu fil, (formular cu formular), att cele folosite, ct i cele anulate sau nefolosite. nainte de a fi date n folosin, documentele cu regim special sunt inseriate, numerotate i parafate. - documente fr regim special - se utilizeaz potrivit normelor generale privind ntocmirea i circulaia documentelor, nefiind necesar justificarea acestora, formular cu formular. 4.4. ntocmirea, circulaia i verificarea documentelor justificative Documentele justificative se ntocmesc n conformitate cu normele n vigoare cu referire la formularele i documentele comune privind activitatea economico-financiara, elaborate de Ministerul Finanelor. Aceste norme prevd obligativitatea ntocmirii unui anumit numr de exemplare pentru fiecare document, modul de completare, circuitul, verificarea i pstrarea acestora. n ceea ce privete ntocmirea documentelor , acestea se completeaz obligatoriu cu cerneal, pix cu past, la maina de scis sau la imprimant (calculator). Nu este admis completarea unui document justificativ cu creionul. ntocmirea unui document justificativ trebuie s se fac n mod cite, clar, succint i corect, fr tersturi sau corecturi, completndu-se toate rubricile documentului. Nu este admis corectarea documentelor justificative folosind pasta corectoare.

Pentru ntocmirea corect a documentelor justificative, conductorul compartimentului financiar contabil este obligat s ntocmeasc lista documentelor utilizate pentru fiecare operaie sau activitate economicofinanciar, precum i un grafic privind circulaia documentelor ntre compartimentele funcionale ale unitii patrimoniale i in afara acesteia. Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct s permit nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n timp optim. Fiecare document trebuie ntocmit n aa fel nct s poat fi uor identificat atunci cnd necesitile o impun. Conductorii compartimentelor funcionale trebuie s cunoasc care sunt documentele ce trebuie ntocmite de fiecare comopartiment, care este termenul de completare, de unde provin i cui se adreseaz. Documentele justificative trebuie s circule ntr-o anumit ordine, fr reineri inutile n cadrul unor compartimente sau servicii, n vederea asigurrii unei circulaii operative , cu scopul de a oferi informaii utile n timp optim. Cu ocazia organizrii circuitului documentelor, se impun a fi respecte urmtoarele reguli : - circulaia documentelor s se fac pe caile cele mai scurte, eviiindu-se acele compartimente sau servicii care nu sunt implicate direct n crearea fluxului informaional, util procesului decizional ; - rezolvarea documentelor s se fac complet i la termenul specificat n graficul privind circulaia acestora. nainte de a fi nregistrate n contabilitate, documentele justificative sunt supuse verificrii, urmrindu-se n mod deosebit : erorile, aciunile ilegale sau incorecte, asigurndu-se astfel exactitatea i realitatea datelor consemnate. Verificarea oricrui document justificativ trebuie s se fac sub trei aspecte : a) Verificarea formei. Const n controlul asupra folosirii corespunztoare a documentului pentru operaia consemnat. Se verific cu aceast ocazie : - dac au fost completate toate rubricile documentului; - dac documentul este autentic; - dac este completat corect ; - dac conine vizibil semntura persoanei care l-a ntocmit, - dac este vizibil tampila i semntura conducerii unitii.

b) Verificarea cifric. Urmrete exactitatea i corectitudinea calculelor aritmetice, efectuate n cadrul fiecrui document. Se realizeaz prin refacerea tuturor calculelor la nivelul compartimentului de contabilitate. c) Verificarea de fond. Urmrete depistarea acelor operaiuni consemnate n documente, care s-au fcut prin nerespectarea reglementrilor legale n vigoare. Cu ocazia acestei verificri se constat dac operaiunea este legal, real, necesar i oportun.

4.5. Tipizarea i corectarea documentelor justificative 4.5.1. Tipizarea documentelor Diversitatea domeniilor n care i gsesc utilitatea documentele utilizate n activitatea economico-financiara a impus crearea unor modele individuale pe categorii de operaii specifice sectoarelor de activitate sau ramurilor economiei naionale. Tipizarea are n vedere : mrimea ; forma ; destinaia ; circuitul ; i pstrarea fiecrui document justificativ. Prin tipizarea documentelor se creaz o serie de avantaje ntre care: - se asigur un sistem unitar de eviden, crendu-se premizele prelucrrii operative a datelor ; - permite crearea unor documente unice care s poat fi utilizate n acelai timp att de contabilitate, ct i de alte discipline sau ali utilizatori de informaii ; - contribuie la reducerea cheltuielilor de imprimare ; - uureaz munca de completare ; Din punct de vedere al utilizatorului de informaii contabile, formularele tipizate se mpart n dou categorii : - Formulare comune privind activitatea financiar-contabil - emise de Min. Finanelor

- Formulare specifice pe sectoare ale economiei elaborate de ministere, departamente, direcii etc. Modelele registrelor i formularele comune privind activitatea financiar - contabil sunt prevazute n Nomenclatorul formularelor tipizate privind activitatea financiar contabil. Prin modul n care sunt concepute, documentele tipizate creaz premizele obinerii unor informaii utile n timp optim, cu maximum de operativitate, conducnd la reducerea perioadei afectat completrii.

4.5.2 Corectarea documentelor Erorile constatate cu ocazia verificrii documentelor trebuie corectate astfel: a) Pentru situaiile n care greelile nu implic operaii bneti (cedare sau primire de bani): Se taie cu o linie orizontal textul sau cifra eronat, astfel nct s se poat citi ce a fost scris nainte, iar deasupra se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele, astfel nct s nu existe posibilitatea direcionrii unor exemplare cu anumite valori ntr-o direcie, i cu alte valori n alt direcie. Corectarea se confirm prin semnatura persoanei care a ntocmit documentul, iar n unele cazuri este necesar i semntura efului ierarhic superior, al persoanei care a ntocmit documentul. -Sunt situaii cnd corectarea documentului trebuie confirmat prin tampila unitii, respectiv semntura conductorului acesteia. De fiecare dat alturi de suma scris corect se trece i data la care sa fcut corectarea. b) n situaile n care documentele justificative consemneaz operaiuni bneti(de cas sau banc). -Se anuleaz documentul n cauz, se pstreaz n cadrul cotoarelor, urmnd a se ntocmi un alt document corect. 4.6. Clasarea, pstrarea i arhivarea documentelor justificative

Completarea corespunztoare a actelor contabile, confirmat prin acceptarea acestora ca documente justificative, produc modificri asupra patrimoniului. Aceasta ne conduce la concluzia c utilizarea lor n cadrul perioadei de gestiune s-a finalizat, urmnd ca acestea s fie clasate i apoi pstrate in locuri sigure, care s le asigure securitatea i descoperirea cu uurin, la nevoie. n cadrul acestui proces complex , prima operaie necesar este clasarea documentelor. Prin clasare se nelege aranjarea documentelor ntr-o ordine strict, care s asigure o bun pstrare i care s fac posibil descoperirea cu uurin, atunci cnd informaiile i datele cuprinse n cadrul acestora devin necesare unitii. Clasarea presupune, gruparea documentelor n funcie de anumite criterii, pe baza crora s se creeze o anumit ordine n ceea ce privete intrarea, ieirea i pstrarea acestora n cadrul unitii patrimoniale. n vederea clasrii, documentele se ndosariaz ntr-o anumit ordine, consemnndu-se ntr-o list (nomenclator), la nceputul fiecarui dosar. Nomenclatorul va cuprinde numrul de ordine(nr. paginii) al fiecrui document n cadrul dosarului. n funcie de momentul clasrii i de durata pentru care se realizeaz, aceasta poate fi : - Clasare provizorie - are n vedere documentele rezolvate n cadrul sectoarelor, birourilor, compartimentelor i serviciilor funcionale, realizate n timpul anului. Se face la nivelul acestor compartimente. - Clasare definitiv - se face n cadrul arhivei generale, dup ce documentele au fost complet i definitiv rezolvate n cadrul compartimentelor funcionale. Clasarea definitiv se face dup ncheierea exerciiului financiar. Documentele predate arhivei generale se vor nscrie n Registrul de intrareieire al arhivei Gruparea documentelor n cadrul arhivei generale poate fi realizat dup urmtoarele criterii : a) Dup coninutul i natura operaiilor consemnate : - documente privind aprovizionarea ( not de receptie, proces verbal de predare - primire) ; - documente privind vnzarea (factura, contractul de vnzare cumparare ) ; - documente privind producia ( raportul de producie, fia tehnologic, etc.) ;

- documente privind ncasrile i plile ( chitana, ordinul de plat) ; b) Dup denumirea(titlul) documentelor (criteriu nominal) : - facturi; - note de recepie; - bonuri de consum: - chitante, etc.. c) Criteriul corespondenilor : - are n vedere gruparea documentelor pe dosare, deschise pe fiecare unitate economic, cu care se ntrein relaii comerciale. d) Criteriul geografic : - presupune gruparea documentelor pe ri, judee, localiti, iar n cadrul acestora pe unitai patrimoniale (societi comerciale, regii autonome.etc). Pstrarea documentelor trebuie s asigure integritatea lor deplin, deoarece servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate, a exactitii acestora i pentru informare conducerii i a terilor privind activitatea desfurat. n cadrul arhivei unitii se pstreaz toate documentele, att cele originale ct i copiile acestora. Documentele de cas, documentele contabile precum i alte documente care produc modificri asupra patrimoniului, trebuie pstrate n case de fier sau n dulapuri metalice, sub controlul direct al contabilului ef. Dup expirarea exerciiului financiar(anului), documentele pstrate n cadrul compartimentelor funcionale, se predau arhivei generale pentru a fi pstrate o perioad mai ndelungat, i anume : - registrele de contabilitate, documentele justificative precum i orice document care implic rspunderea patrimonial a unitii, se pstreaz o perioad de cel puin 10 ani de la nchiderea exerciiului la care se refer. - bilanul contabil i statele de salarii se pstreaza o perioad de 50 de ani. Ieirea (scoaterea) din arhiv a documentelor pentru consultarea temporar, se face doar cu acordul conductorului unitii, operaiunea fiind consemnat n Registrul de intrare - ieire al arhivei . 4.7. Reconstituirea documentelor justificative

n activitatea agenilor economici pot aprea situaii n care, din diverse motive, s se constate dispariia unor documente, motiv pentru care este necesar reconstituirea acestora. Reconstituirea documentelor justificative se face n cazul pierderii, distrugerii sau sustragerii, n termen de 30 zile de la data constatrii, n baza unui dosar de reconstituire, ntocmit pentru fiecare caz n parte. Un asemenea dosar cuprinde : - Sesizarea scris n termen de 24 ore de la constatare, din partea persoanei care gestiona documentul sau care a constatat dispariia acestuia,n care se vor arta mprejurarile n care s-a constatat pierderea, sustragerea sau distrugerea documentului ; - Sesizarea scris organelor de urmrire penal, atunci cnd sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infraciune ( rea intenie ); - Procesul verbal de constatare a pierderii, distrugerii sau sustragerii, n termen de 3 zile de la depunerea sesizrii ; - Declaraia scris a responsabilului cu pstrarea documentului, din care s rezulte mprejurrile n care acesta consider c a avut loc dispariia documentului ; - Dispoziia scris a conductorului unitii patrimoniale, prin care se dispune reconstituirea documentului ; - Documentul reconstituit, n copie. Atunci cnd documentul care trebuie reconstituit provine de la o alt unitate, reconstituirea se va face de ctre aceasta, la cererea scris a unitii care a descoperit dispariia documentului. Documentul reconstituit va purta vizibil mentiunea RECONSTITUIT, mentionndu-se i data reconstituirii. Vinovaii de dispariia documentelor rspund pentru faptele lor, administrativ sau penal, n funcie de situaie.