Tema 7.

DOCUMENTAIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII

1. Noiuni privind documentele i clasificarea acestora

2. Coninutul i modul de ntocmire al documentelor

3. Verificarea i prelucrarea documentelor

4. Registrele i formele de contabilitate

1. Noiuni privind documentele i clasificarea acestora

Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economico-financiar i

activitatea entitilor.
Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunztor care s
permit cunoaterea fenomenelor i proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu
toate caracteristicile pe care le comport i implicaiile pe care le produc.
Procesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu aciunea de consemnare i de
culegere a informaiilor, a datelor despre patrimoniul entitii. Contabilitatea se caracterizeaz prin
fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. Nici o operaie economic nu se
poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s fie consemnat operaia respectiv.
Documentul servete la formalizarea n scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter
economic care produc modificri ale patrimoniului. Documentul care consemneaz producerea unor
fapte se nate n afara contabilitii; contabilitatea se servete de acest procedeu pentru a realiza
obiectul su de activitate n perimetrul entitii.
Documentaia, ca procedeu al metodei contabilitii, este aciunea de culegere i consemnare
n documente a datelor privitoare la operaiile economice dintr-o entitate, n momentul i la locul
efecturii lor.
Documentele sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural, bnesc
sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile economico-financiare
precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice i administrative, cu scopul de a
servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n contabilitate.
n funcie de coninutul i destinaia lor rolul documentelor se manifest pe multiple planuri.
Astfel documentele ndeplinesc urmtoarele funcii:
a) funcia de consemnare, letric i cifric, cantitativ i valoric a operaiilor economice efectuate
n cadrul entitii;
b) funcia de acte justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitatea curent a operaiilor
economice consemnate n ele;
c) funcia informativ ntruct datele coninute de documente constituie izvorul informaiilor
operative, contabile i statistice;
d) exercitarea controlului economic i financiar pentru aprarea integritii patrimoniului. Cu
ajutorul documentelor se poate urmri activitatea economic i financiar a entitii n cele mai mici
detalii. Ele servesc la verificarea activitilor desfurate, prin aceasta contribuie la ntrirea
autonomiei economico-financiare a entitilor, la controlul respectrii disciplinei financiare i
contractuale.
e) funcia de asigurare a integritii patrimoniale, att din punct de vedere al existenei bunurilor
economice, naterii drepturilor i obligaiilor etc., ct i din punct de vedere al responsabilitii
administrrii patrimoniului.
f) funcia de calculaie, ce permite calculul consumurilor de producie, costurilor, cheltuielilor i
veniturilor i al rezultatelor financiare.
g) Caracterul lor de acte justificative confer documentelor o funcie juridic, deoarece cu ajutorul
lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale entitilor. n cazul unor litigii, expertize, lipsuri,

1
fraude etc. sunt folosite ca mijloace de prob n justiie, pentru stabilirea adevrului i servesc ca
baz n cercetarea organelor judiciare.
Documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidenei economice: evidena
operativ, statistic i contabilitatea. Pentru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei
economice folosesc, n unele cazuri aceleai documente.
ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea
ntocmirii lor i circulaiei pn la locul nregistrrii i valorificrii lor.
Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n
ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se
in seama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul
adecvat fiecrei operaiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterii,
i anume:
1. Dup natura operaiilor la care se refer, documentele se mpart n:
a) documente privind activitatea financiar-contabil. n aceast grup se cuprind documentele
privind activele pe termen lung, activele curente, salariile, pasivele, rezultatele financiare
etc.
b) documente privind alte activiti, care nu constituie acte justificative pentru nregistrrile
contabile: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investiii, programarea i
urmrirea produciei, documente privind activitatea de control tehnic, calitate i metrologie,
personal, informatic, etc.
2. Dup caracterul i funcia pe care o ndeplinesc documentele se mpart n:
a) documente de dispoziie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operaie
economic, precum i indicaiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziia de
plat, dispoziia de livrare, ordinul de plat, comanda. Aceste documente nu fac dovada
executrii efective a operaiei respective, i, de aceea, nu pot servi ca baz pentru
nregistrarea lor n contabilitate.
b) documente justificative cuprind date cu privire la executarea operaiilor economice. De
aceea pot fi denumite i documente de execuie. Ele servesc ca baz pentru nregistrarea
operaiilor economico-financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura, chitana,
bonul de consum, etc.
c) documente mixte sau combinate reunesc trsturile documentelor de dispoziie i a celor
justificative. Ele cuprind date privind dispoziia de executare a operaiei dar i dovada
nfptuirii ei. Aceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor
cu date referitoare la executarea operaiilor respective, ele devin documente justificative,
spre exemplu: cererea dispoziie de plat, statul de calcul-plat al salariului.
3. Dup locul ntocmirii i circulaiei, documentele pot fi:
a) documente interne, se ntocmesc n cadrul entitii i consemneaz operaii economice
cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circul fie numai n
interiorul acesteia (bonul de consum, statele de salarii, etc), fie ctre exterior (facturile,
dispoziiile de plat, etc.).
b) documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice cu care se afl n
raporturi contractuale, dar circul n cadrul entitii primitoare, spre exemplu: factura
furnizorului, extrasul de cont, etc.
4. n raport de modul de ntocmire, coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional
economic, distingem:
a) documente primare consemneaz operaiile economico-financiare n momentul i la locul
producerii lor. Ele fac dovada executrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente
justificative, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum, etc.
b) documente centralizatoare, se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu
acestea n scopul gruprii i cumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-o anumit perioad.
5. Dup forma de prezentare, se deosebesc:
a) documente tipizate se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text i o
form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia
naional.
2
 b) Documente netipizate sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate
sau unor instituii. Ele se ntocmesc fie pe formulare specifice fiecrei ramuri economice,
fie pe hrtie simpl, fr a avea un format tip stabilit.
6. Dup regimul de tiprire i utilizarea formularelor folosite la ntocmirea documentelor, se
disting:
a) documente ntocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiprire,
numerotare, gestionare, eviden, folosire i pstrare., de exemplu: bonul de plat,
delegaia, factura de expediie, etc. Pentru aceste documente exist dispoziii legale cu
precizri privind modul de completare, circulaie i pstrare.

Criteriile de clasificare a
documentelor

Documente
Documente Documente
dededispoziie Documente
1 dispoziie justificativ
Caracterul justificativ Documente
Caracterulii ee Documente
mixte
funcia
funciapepecare
care mixte
oondeplinesc justificativ
ndeplinesc justificativ
ee
Documente
Documente Documente
Locul
2 Loculntocmirii
ntocmirii interne
interne Documente
externe
iicirculaiei externe
circulaiei

Singular
Singular Documente
Numrul
ee Documentecucu
3 Numrul multiple
operaiilor multiple
operaiilor operaii
operaii

Document
4 Modul e primare
Moduldede Documente
ntocmire centralizatoar
ntocmire

Document
Document
ee Documen
Documen
ntocmite tete
5 ntocmite
Tehnica manual ntocmite
Tehnica manual ntocmite
ntocmirii cucu
ntocmirii mijloace
mijloace
tehnice
tehnice
Documente
Documente
tipizate
tipizate
Documente
6 Documente
Forma
Formadede netipizate
netipizate
prezentare
prezentare
Documente
Documente
ntocmite
Regimul
Regimuldede ntocmitepepe 3
tiprire formulare
tiprireii formulare
speciale
utilizare speciale
utilizare
 Documente
Documente
fr
frregim
regim
special
special

Schema 7.1 Clasificarea documentelor

b) Documente fr regim special sau numite i obinuite sunt acele care au regim de
circulaie i nregistrare specifice fiecrei entiti, le putem numi ca avnd un regim
intern de circulaie i utilizare.
7. Dup suportul care depoziteaz informaia, se disting:
a) documente pe suport de hrtie, sau
b) pe suporturi magnetice (benzi, dischete).
8. Dup numrul operaiilor economice pe care le cuprind, documentele se mpart:
a) documente singulare conin date privitoare la o singur operaie economic.
b) Documente cu multiple operaii, conin date privind mai multe operaii economice de
acelai fel. De aceea, pe lng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de
documente, acestea conin n plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative i
valorice, numrul de ordine.
9. Dup tehnica ntocmirii se deosebesc:
a) documente care se ntocmesc manual.
b) documente care se ntocmesc cu mijloace tehnice, computere.

2. Coninutul i modul de ntocmire al documentelor

Coninutul documentelor difer n funcie de caracterul operaiilor consemnate. Coninutul se

concretizeaz n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a
operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Aceste elemente se concretizeaz n anumite exprimri
care permit nelegerea operaiilor economice pe care le reflect de ctre cei care le ntocmesc, respectiv
de ctre cei care le utilizeaz. Dintre aceste elemente, unele au un caracter comun, adic se refer la
toate categoriile de documente, iar altele au un caracter specific, regsindu-se ntr-o anumit form
numai ntr-un document sau numai n legtur cu o anumit operaie economic.
Caracterele comune se refer la: denumirea documentului (atribuirea unui nume); denumirea
entitii emitente, adresa sau compartimentul care a ntocmit documentul; codul fiscal; identificarea n
timp a operaiei (numrul i data); identificarea participanilor la operaia economic consemnat n
document; coninutul operaiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei; datele
cantitative i / sau valorice aferente operaiei economice efectuate; semnturile persoanelor participante
la efectuarea operaiei economice consemnate n document, a celor care au ntocmit i a persoanelor
care rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei
economice respective; alte caractere menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n
documentele justificative.
Caracterele specifice difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei
consemnate, ele avnd un rol completativ i se refer la precizarea unor informaii care se regsesc
numai n acel document.
ndeplinirea funciilor menionate de ctre documente este condiionat de calitatea i operativitatea
ntocmirii lor i de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i pn la locul nregistrrii i valorificrii
lor.
Documentele se ntocmesc la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia economic sau
care particip la nfptuirea ei.
Mrimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de
modul de ntocmire i mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin.
4
 Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. ntocmirea manual a
documentelor se realizeaz cu cerneal, cu past sau creion chimic i prezint urmtoarele neajunsuri:
necesit un volum mare de munc, nu asigur garania exactitii datelor i nici o productivitate ridicat
i o calitate superioar. ntocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimin n mare msur aceste
neajunsuri, n schimb impune anumite limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul
documentelor, n funcie de particularitile tehnice ale echipamentelor utilizate. ntocmirea
documentelor se poate efectua cu maini de scris, cu maini de facturat sau de contabilizat i cu
calculatoare. Cu maina de scris i cu celelalte tipuri de maini documentele se ntocmesc cite, mai
rapid, ordonat i mai exact. n cazul completrii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, odat cu
scrierea documentelor, se efectueaz automat i calculele necesare, iar rezultatele sunt preluate
concomitent pe anumii supori, care permit prelucrri ulterioare a datelor din documente.
Pentru fiecare gen de operaii se folosete cte un model de document, care are o form i o aranjare
a datelor corespunztoare specificului operaiei economice respective.
La completarea documentelor ce se ntocmesc n mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie s
poarte acela numr de ordine
n documentele de cas i banc datele cifrice trebuie repetate i n litere.
Greelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor
reguli. n documente nu se admit tersturi, rzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie s se fac n
aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, nu
mai trziu, iar cei care au ntocmit documentul au cunotin de corectarea respectiv. Rectificarea
greelilor n documente se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie, n aa fel, nct s se
poat citi ceea ce a fost greit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corect, fcndu-se meniune pe
documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au
semnat iniial documentul. n documentele de cas i de banc nu se admit corectri. Dac s-au fcut
greeli n aceste documente, ele se anuleaz prin tierea cu o linie pe diagonal pe care se scrie cuvntul
ANULAT, pstrndu-se n continuare n exemplarele sale respective, fr a se detaa i se ntocmesc
apoi documentele corecte. Erorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre
serviciul de contabilitate, se aduc la cunotina celor care le-au ntocmit, precum i a prilor interesate
cu privire la operaia consemnat n documentul respectiv.
Prezint o importan deosebit ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor
regulilor privitoare la coninutul i forma lor. Ele condiioneaz calitatea i exactitatea informaiilor
contabile.
Totodat este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, pentru a asigura operativitatea
informaiilor contabile, pentru conducerea activitilor economice. De aceea, ntre producerea
operaiilor economice i ntocmirea documentelor justificative trebuie s existe o deplin concordan.
Toate operaiile economice efectuate trebuie reflectate n documente. Documentele constituie baza
nregistrrilor n contabilitate i influeneaz nemijlocit exactitatea i operativitatea informaiilor
contabile.

3. Verificarea i prelucrarea documentelor

Drumul pe care l parcurg documentele din momentul emiterii sau intrrii n entitate i pn la
arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulaiei raionale i unitare a
documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate precum i pentru inerea
la zi a contabilitii, se pot ntocmi grafice de circulaie a documentelor. Circulaia documentelor
trebuie s se fac ntr-o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n
mod nejustificat de ctre un compartiment sau altul. Necesitatea circulaiei documentelor este
determinat de faptul c date din acela document sunt necesare mai multor compartimente i
persoane din entitate i nu se poate asigura cte un exemplar pentru fiecare utilizator.
nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei
verificri minuioase, care are ca scop s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau
incorecte, asigurndu-se exactitatea datelor contabile. Deci, urmeaz verificarea documentelor care
se face sub trei aspecte i anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetic i
verificarea de fond.
5
 Verificarea sub aspectul formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare
corespunztoare naturii operaiei economice, completarea tuturor rubricilor, existena tuturor
semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac nu au avut loc tersturi sau corecturi fr a
fi certificate etc.
Verificarea aritmetic (cifric) const n controlul prelurii corecte n documente a datelor
cifrice i dac sau efectuat corect calculele aritmetice presupuse la ntocmirea documentului.
Verificarea de fond const n controlul realitii, necesitii, oportunitii, legalitii i
economicitii operaiilor economice consemnate n documentul respectiv. Verificarea realitii
operaiei economice are ca scop s descopere dac operaia economic s-a efectuat la data, locul i
condiiile prevzute n document, spre exemplu: se verific suma pltit pentru procurarea unor
mrfuri cu cantitatea de mrfuri recepionat. Necesitatea operaiei economice const n aprecierea
dac operaia nscris n document este util activitii entitii i se justific economic, spre
exemplu: se compar cantitatea de materiale prevzut n contractele de aprovizionare cu cea din
normele de consum. Pentru verificarea oportunitii se urmrete dac momentul ales i locul
stabilit pentru executarea unei operaii economice sunt eficiente pentru entitate, spre exemplu:
angajm o reparaie capital la un utilaj agricol vara, n plin campanie, sau iarna, sezon mort
pentru lucrri agricole. Legalitatea operaiei se apreciaz prin raportarea ei la actele normative care
reglementeaz genul respectiv de operaii economice. Aceasta nu trebuie s contravin legislaiei n
vigoare. Economicitatea const n verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dac costul
operaiei avantajeaz sau nu entitatea.
Verificarea documentelor, n general, se efectueaz de alte persoane dect cele care le-au
ntocmit. Controlul operaiilor nregistrate n contabilitate se efectueaz de ctre persoanele care
conduc contabilitatea, de cele care execut controlul financiar preventiv, controlul financiar de
gestiune sau alte persoane mputernicite de entitate.
Dup completare i verificare, documentele sunt supuse operaiei de prelucrare. Aceasta
const n gruparea documentelor pe operaii, exprimarea valoric a mrimii operaiei economico-
financiare nregistrat n document, cumularea unor documente primare i obinerea celor
centralizatoare.
Documentele cu regim special vor fi nregistrate n mod obligatoriu n fia documentelor
special deschis n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obinuite,
precum i cele cu regim special, de regul, nu vor fi puse spre utilizare, dect dup justificarea
prealabil a documentelor care au fost eliberate anterior, justificndu-se utilizarea integral i
corect. Acest fapt se poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru punerea n circulaie a
acestor documente.
n compartimentul financiar-contabilitate, documentele se conteaz, adic se nscrie pe
document formula contabil. n baza documentelor contate se completeaz registrele contabile.
Faza final a circulaiei documentelor a constituie clasarea lor la dosar, dup rezolvarea
complet i definitiv a acestora. Prin clasare se nelege aranjarea documentelor ntr-o anumit
ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a fi uor gsite
n vederea obinerii informaiilor necesare. Clasarea documentelor n dosare se poate face dup mai
multe criterii, i anume: criteriul cronologic const n gruparea documentelor n ordinea ntocmirii
lor; criteriul alfabetic impune clasarea n acela dosar a documentelor innd seama de denumirea
unitii la care se refer documentele; criteriul geografic asigur gruparea documentelor dup
adresa sediului entitii corespondente; criteriul dup obiect sau pe grupe de operaii economice
const n aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, mijloace bneti, etc.).
cel mai frecvent se folosete o combinaie ntre criteriul cronologic i criteriul pe grupe de operaii
economice.
Pstrarea documentelor trebuie s asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru
controlul operaiilor economice efectuate. Pstrarea documentelor presupune dou aspecte:
pstrarea curent, pstrarea de durat.
Pstrarea curent a documentelor justificative const n reinerea documentelor la sfritul
perioadei de gestiune de ctre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmnd s
argumenteze operaiunea economic sau financiar dispus sau executat.

6
 Pstrarea curent a documentelor se afl n corelaie cu arhivarea curent, iar pstrarea de
durat arhivarea general n cadrul unitii sau la arhivele statului.
La finele perioadei de gestiune documentele pstrate n cadrul compartimentelor se predau la
arhiva unitii. n cadrul arhivei documentele se pstreaz grupate pe domenii i n cadrul acestora,
cronologic. Termenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n
funcie de natura i importana documentului. Dup predarea documentelor la arhiv, acestea mai
pot fi consultate numai n condiiile prevzute n regulile de organizare i funcionare a arhivelor:
dup aprobarea prealabil a conductorului entitii; dup efectuarea unor copii, extrase etc.; pe
baz de procese verbale n cazul eliberrii documentelor originale. Dup expirarea termenului de
pstrare documentele se scot din arhiva general a unitii i se predau la arhiva statului, dac
prezint interes sau dac nu mai prezint importan atunci sunt valorificate ca produse reziduale.
n condiiile dezvoltrii sistemelor de prelucrare electronic a datelor apar tot mai multe
probleme legate de arhivarea purttorilor de informaii, respectiv a informaiilor regsite pe
suporturi magnetice ca benzi magnetice, dischete, etc. n unele cazuri se procedeaz la arhivarea
prin microfilm n condiiile asigurrii integritii acestor suporturi.

4. Registrele i formele de contabilitate

Ciclul contabil de prelucrare a datelor impune un sistem de formulare corelate ntre ele care
servesc la nregistrarea, dup anumite reguli, a operaiilor economico-financiare ce au avut loc ntr-
o entitate, pe o anumit perioad de timp. n categoria formularelor contabile se cuprind
documentele primare, registrele contabile, balana de verificare i situaiile financiare.
Registrele contabile reprezint nite foi volante sau fie, care au destinaia de a acumula
datele curente din documentele primare n scopul generalizrii acestora i determinarea indicatorilor
respectivi.
Teoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul registrelor.
Astfel, n raport cu forma pe care o pot avea registrele contabile pot fi:
1. Registre sub form de cri, numerotate, semnate i parafate, pe a cror ultim pagin se
menioneaz destinaia, numrul de file i se aplic semntura persoanelor n drept. Prezint
avantajul c lucrrile nregistrate n aceste registre sunt n siguran, dar sunt din ce n ce mai
puin utilizate, pentru c ngreuneaz diviziunea muncii, fiind nlocuite odat cu introducerea
evidenei contabile pe calculator;
2. Registre sub form de fie (foi volante, situaii), nltur dezavantajele celor sub form de
cri, ntlnite de regul sub forma fielor volante, ce se pstreaz pe parcursul utilizrii n
cartoteci sau bibliografturi sub forma foilor volante cu liniatur i rubrictur adecvat
necesitilor de utilizare pentru nregistrarea prin transcopiere sau computerizat;
Dup criteriul modului de nregistrare n conturi;
1. Registre de contabilitate pentru nregistrri cronologice, care servesc la nregistrarea
operaiilor economice n ordinea succesiunii lor n timp. Ele servesc ca documente
obligatorii de nregistrare cronologic a micrilor patrimoniale, precum i ca mijloace de
prob n relaiile cu organele fiscale sau n litigii.
2. Registre de contabilitate pentru nregistrri sistematice servesc la nregistrarea operaiilor
economice, grupate dup coninutul i natura economic, respectnd ordinea succesiunii n timp
Dup sfera de cuprindere a datelor contabile registrele contabile pot fi;
a) Registre de eviden sintetic, care servesc la nregistrarea, centralizarea i generalizarea
datelor contabile, privind ntreaga activitate a unitii patrimoniale, necesare ntocmirii i prezentrii
rapoartelor financiare. De exemplu, registrul jurnal-order (modelul se prezint n tabelul 1), este un
document contabil obligatoriu n care se nregistreaz sub forma de articole contabile toate
operaiile patrimoniale, fie n ordinea cronologic a ntocmirii documentelor contabile, fie n
ordinea intrrii n entitate (n cazul documentelor contabile provenite de la teri). nregistrrile
operaiilor patrimoniale n Registrul Jurnal-Order cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i
data documentului justificativ, sumele pariale i toate operaiile i conturile debitoare i creditoare
corespunztoare operaiilor efectuate.

7
Tabelul 1

Jurnal order
Credit contul 242 Cont curent n moned naional

Nr. Coninutul operaiei

docum economice Rulaj creditor
entului
sau n coresponden cu debutul conturilor
data 241 243 521 522 Total

Ca exemplu de registru sintetic servete i registrul cartea-mare al crui model se prezint n

tabelul 2, este un registru sistematic contabil obligatoriu, utilizat pentru nscrierea lunar, direct
sau prin gruparea pe conturi corespondente, a nregistrrilor efectuate n jurnal-ordere, stabilindu-se
astfel, situaia fiecrui element patrimonial la un moment dat, respectiv soldul iniial, rulajele
debitoare i creditoare i soldul final. Registru cartea-mare deine un rol important n sistematizarea
i structurarea rulajelor fiecrui cont utilizat, pe conturi corespondente. Este totodat, un instrument
de verificare a nregistrrilor contabile efectuate i de asemenea, o surs pentru furnizarea datelor
necesare analizei bilanului contabil. Registrul cartea-mare se utilizeaz de asemenea pentru
ntocmirea balanei de verificare lunar. Se arhiveaz la unitatea patrimonial, alturi de celelalte
documente contabile.
Tabelul 2

Cartea mare

Contul 242 Cont curent n moned naional

Total Sold
Luna Rulaj debitor rulaj
creditor
n coresponden cu creditul conturilor
241 611 612 total debit credit

b) Registre de contabilitate analitic, care servesc la nregistrarea i urmrirea detaliat a

diferitelor elemente patrimoniale, n etalon natural i n etalon valoric.

2. Formele de contabilitate

8
 Forma de contabilitate exprim modul de organizare a ciclului contabil de prelucrare a datelor
n scopul obinerii fondului de informaii care s caracterizeze n expresia valoric, starea i
micarea patrimoniului.
Ciclul contabil de prelucrare a datelor constituie totalitatea etapelor de prelucrare a datelor n
contabilitate. n scopul obinerii de informaii privind situaia patrimoniului i rezultatele perioadei
de gestiune ciclul contabil se realizeaz prin implementarea unei forme de contabilitate.
Instrumentele de lucru ale formei de contabilitate sunt: documentele contabile (documente primare
i registre contabile); listele de inventariere; balanele de verificare; bilanul.
Avnd n vedere coninutul formei de contabilitate i instrumentele de lucru ale acesteia, forma
de contabilitate poate fi definit drept un sistem de documente corelate ntre ele ce servesc la
nregistrarea i prelucrarea, dup anumite reguli, a strii i micrii elementelor patrimoniale, ca
urmare a operaiilor economice.
Legea contabilitii prevede c orice entitate are obligativitatea de ai organiza i conduce
contabilitatea proprie asigurnd:
ntocmirea documentelor justificative n care s se consemneze la locul i momentul producerii
lor
toate operaiile care afecteaz patrimoniul;
Prelucrarea i nregistrarea operaiilor economico-financiare n sistemul de conturi;
Inventarierea anual a patrimoniului unitii;
ntocmirea situaiilor financiare anuale compuse din bilanul, raportul privind rezultatele
financiare i anexele la situaiile financiare;
Controlul asupra operaiilor patrimoniale efectuate;
Furnizarea, publicitatea i pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimonial.
Un alt element, ce determin forma de contabilitate este cel al structurii nregistrrii
contabile. n acest sens se pot folosi dou variante:
a) prin dezvoltarea pe conturi corespondente a debitului i creditului fiecrui cont;
b) prin dezvoltarea pe conturi corespondente numai a creditului fiecrui cont.
Formele de contabilitate folosite de entiti sunt urmtoarele: memorial-order; jurnal-order;
automatizat;
Forma memorial-order prevede urmtoarele registre i procedee n reflectarea operaiilor
economice din perioada de gestiune. n baza documentelor primare se ntocmesc documente
centralizatoare, n care datele snt grupate i totalizate dup anumite criterii de grupare. De exemplu
dup cile de intrare sau de ieire. Conform datelor totalizate n aceste documente centralizatoare,
se ntocmete un memorial-order.

Memorial-order Nr.___pentru luna_______

Numrul Coninutul economic
operaiei Debit Credit Suma

Acest memorial order se ntocmesc pe formulare tipizate, pentru fiecare grup omogen de
operaii, De ex. Pentru operaiile de cas se ntocmete memorialul order Nr. 1, pentru operaiile de
decontare memorialul order Nr.2 s.a.
Evidena analitic se ine n diferite fie sau registre. Acestea snt completate n baza
documentelor centralizatoare, sfritul lunii, n scopul verificrii datelor analitice i sintetice. n
baza registrului memorial-order se fac nregistrri n Cartea Mare. Aici se calculeaz soldurile la
sfritul lunii. Dup verificarea datelor prin intermediul balanei de verificare a conturilor analitice,
i a balanei de verificare a conturilor sintetice, n baza datelor din Cartea Mare se ntocmete
bilanul contabil.
Forma de contabilitate jurnal-order (des.1.) se caracterizeaz prin nregistrarea succesiv a
informaiilor contabile, mai nti cronologic n documente primare i apoi sistematic n registrele
contabile.
9
 Trstura esenial a acestei forme de contabilitate este cea a dezvoltrii creditului fiecrui cont
n coresponden cu conturile debitoare respective. Formularele principale sunt jurnalele-ordere.
Acestea se deschid lunar pentru creditul conturilor i oglindesc toate operaiile din cursul lunii n
creditul unui sau mai multor conturi, n coresponden cu conturile debitoare, respective. Debitul
fiecrui cont desfurat pe conturi corespondente creditoare se obine ntr-o form centralizat la
sfritul fiecrei luni prin gruparea datelor din jurnale. n acest scop se ntocmete cartea-mare, n
cadrul creia se stabilesc lunar rulajele debitoare desfurate pe conturi corespondente creditoare,
rulajul creditor ca total valoric i soldul fiecrui cont, pentru unele conturi se ntocmesc situaii
speciale privind debitul n coresponden cu conturile creditoare.
Formularele proprii acestei forme de contabilitate sunt: documentele justificative; jurnalele-
ordere pentru creditul conturilor; cartea-mare, pentru debitul i creditul conturilor; fie sau situaii
pentru evidena analitic; balana de verificare; listele de inventariere; bilanul i anexa la bilan;
nregistrrile n jurnal, situaii i fie se fac cronologic i sistematic direct din documentele
justificative, contate anterior. La sfritul lunii prin centralizarea i gruparea datelor din jurnalele-
order se realizeaz nregistrarea n cartea-mare ca instrument pentru evidena sintetic sistematic.
La sfritul lunii se ntocmesc balane de verificare a conturilor sintetice i analitic

DOCUMENTE
JUSTIFICATE

PRELUCRARE,
VERIFICARE,
CONTARE

NREGISTRARE
CRONOLOGIC I
SISTEMATIC

FIE I SITUAII SITUAII PENTRU JURNALE PENTRU

PENTRU EVIDENA DEBITUL UNOR EVIDENA SINTETIC
ANALITIC CONTURI UNEORI I ANALITIC

CENTRALIZARE I CENTRALIZARE I
VERIFICARE NREDISTRARE

CENTRALIZARE I
VERIFICARE
CARTEA MARE

BALANA
CONTURILOR

GRUPARE I
SINTETIZARE

BILAN 10
 Desenul 1 Forma de contabilitate pe jurnale-ordere

Forma automatizat de contabilitate a adaptat formele de contabilitate la utilizarea

tehnicii de calcul electronic. Ciclul de prelucrare a datelor are la intrare n calculator formula
contabil. Pe baza ei, se cldete ntregul sistem de stocare i prelucrare a datelor. Pe baza datelor
introduse n calculator se editeaz obligatoriu registrele contabile. n mod obligatoriu sunt editate,
lunar, balanele de verificare ale conturilor. Forma de contabilitate automatizat este n form de
program. La rndul su ea cuprinde mai multe compartimente sau sub programe: contabilitatea
materialelor; contabilitatea numerarului; contabilitatea costurilor i cheltuielilor; contabilitatea
decontrilor. Informaia din documentele primare n conformitate cu programa dinainte ntocmit
este nserat n memoria calculatorului. Aceast nserare se face sub form de dialog a operatorului
contabil cu calculatorul. Dup programul respectiv operatorul d comand de a evalua datele, de a
le grupa i respectiv se ntocmesc registrele contabilitii. n rezultatul acestor operaii se obin
registre de eviden sintetic i analitic n form de mainograme. Operatorul poate obine aceste
mainograme n diferite forme n funcie de necesitile sale. n baza acestor mainograme se
ntocmete Cartea Mare. Dac n program este prevzut registrul Cartea Mare atunci acestea la fel
se elaboreaz n mod automat. n baza Crii Mari se ntocmete bilanul.

11