AdministrareacoresPondenfei

8.1. . . . . . Reguli de monitorizarea corespondenfei

g.2. . . . . . proceduri specificede recepfiea corespondenfei9i aplicarealor
g.3. . . . inregistrarea datelor cu privire la corespondenfaprimiti
g.4. . . . . . Expediereacorespondenfeiprin pogti saufax
8.5. . . . . . Poqtaelectronicl
 MONITORIZAvb. I0 1. A coordona2. A urmdri cu atenlie,a supraveghea.
Din punct de vederelogic gi cronologic,monitorizareacorespondenleicuprindeurmitoarele operafii:
. verificareacorespondenlei primite;
. semnareade primire in ordineade distribufe a corespondenfei;
. sortareacorespondentei:
. datareacorespondenlei;
. inregistrareacorespondenfei;
. aplicareaparafelorde inregistrare;
. r epartizarea corespondenlei p e destinatari;
. prezentareacorespondenfei conducerii;
. intocmireacondicii interne de distribuirepe servicii;
. predareacorespondenleila servicii.

Nofiunea de corespondenfi include forma scrisdpe careo iau relaliile dintre doui
s1uqai multe persoane(de obicei,sub forma unor scrisori).corespondenlapoate fi
oficiali sauprivati gi sepoateadresapersoanelorjuridice saufizice.

Institufiile de stat sau private trebuie sirespecte o serie de principii, reguli, metode gi forme pebazaci.rora se
redacteazd, seprezint5.si sefolosescscrisorilegi acteleoficiale.
CoreEondenla oficiald cuprinde totalitatea_scrisorilor gi a actelorcarecircul6 intre persoanejuridice sau intre o
persoani fizicd gi o persoanijuridici, in scopulstabilirii unor relalii intre ele.Acteleemisede o autoritate(persoani
juridicd) sunt considerateacteoficiale.

SCRISOAREsf. scrisd
.Comunicare
ACT s.n. Documenteliberat,emisde o autoritateprin careseatestdun
fapt, o obligafie,identitateacuiyaetc.

SCRISOAREA
. esteo comunicareadresat[
in scrisunei persoane;
. scrisoripurt[toare de titlu
seintA.lnescmai rar;
r in cazulscrisorilor,tipizarea
esterar intdlnit[;
r scrisorilesunt inregistrate
in Registrulde intrare-ie;ire;
. scrisorilepot fi redactate
Eisemnatede orice
funclionar cu delegalie
de corespondent.
ACTUL
. esteo dovadi scris[ prin careseconstati un fapt, sereglemen-
teazd,o obligalie etc.;
r actul are titlu;
o actul are specificatin cuprinsul sdu titularul in folosul ciruia
sefaceconstatarea;
o majoritateaactelorsunt tipizate;
o acteleau numereproprii deordine,pe bazacirora se
line evidenla
emiterii Eicirculafiei lor (in Registrulde intrare-lqlre sunt inregis-
tratescrisorileinsolitoarealeactelor);
o actelenu pot fi intocmite si semnatedecAtde funcfionari in-
vesti{iprintr-o dispozilieexpresi a unui act normativ cu aceste
drepturi;
. actul circull de la autor la beneficiarinsolit de o scrisoare;
cAndnu se folosegtescrisoareainso{itoare,actul nu poatefi
inmAnatbeneficiaruluidecAtprin luarede semnlturd.
 Capitolul 8 o ADMINISTRAREA CORESPONDENTEI 85
Clasificareacoresponden{ei
Criteriul iil;il";;;d;;d;;ia
a) dupi criteriul I - interni - intre compartimente sau responsabiliai aceleiaqiorganizalii;
de circumscriere i - externi - citre sau de la o institulie spremediul exterior - alte institulie saupersoanl;

- juridici - contestafia,intdmpinarea,notificarea,pldngerea,cerereade chemarein judecati etc.;

r - administrativi - referatul,raportul, dareade searna,procesul-verbal,decizia,ordinul, dispozifia;
r - protocolari - invitafii, scrisori de felicitare,felicitdri, corespondenfatehnicda departamentelor
b) dupn domeniul r de protocoletc.;
de activitate I - comerciali - cerereade oferti, oferta, comanda,reclamafiaeconomici, avizul de insolire a
, mirfii, scrisoareade garanlieetc.;
. - diplomatici - nota diplomaticd, scrisorile de acreditare,protestul diplomatic, minuta diplo-
r matici, nota verbali etc.;

- .or"sporrd"nlu a" solicitare - ..r.r.u economici,juridicn;

- coresponden{ade informare - oferta, reclama,raportul, dareade seami;
, - coresponden{ade constatare - procesul-verbal;
c) dupl scopul ei
i - corespondenfa de decizie, indrumare, control - ordinul, decizia;
i - corespondenfade reclamafie - reclamaliaeconomicd,juridic[;
- coresponden{ainso{itoare de acte;
I - secreti - transmisi prin mijloacede securitateorganizate;folositi in sistemulinstitulionali-
d) dupn criteriul zat (BirouDocumenteSecrete- BDS);
accesibilitifii I - deschisi - transmisi pe caleobignuiti gi poatelua toateformelematerialeale corespondenlei
, (scrisoarea, faxul, e-mailul,telefaxuletc.);

, - scrisoareainitiali;
e) dupi inifiativa
: - de riLspuns;
trimiterii scrisorii i
- de revenire:
I - coresponden(aclasici - scrisoarea;
f) dupn criteriul
, - coresponden{atelegrafici - telegrama,telexul;
suportului - coresponden{aelectronici - e-mailul;

g) dupnmodul de , - documente tipizate;

intocmire , - documente netipizate;

r - originalul - primul exemplarcaresetrimite destinataruluicu semnituri gi gtampili, numar

r de inregistrare;
- copia simpli - de arhivl saude dosar;sescrieodatdcu originalul la indigo; nu are gtampili,
nici semndturaoriginal[; are num[r de inregistrare;
- duplicatul originalului pierdut seelibereazinumai dup[ publicareapierderii originalului in
, Monitorul Oficial. Duplicatul esteeliberattot de unitateacarea eliberatgi originalul.Peactul
i nou eliberatsemenlioneazi ,,duplicat";are putereaoriginalului;
: - copia dupi original - se copiazdexacttextul de pe original; sescrie ,,copie",,,locul sigiliului"
h) dupn natura . (LS),,,s-asemnat"(SS)gi poatefi :
. copia certificati - are configurareaci estevalabild;se foloseEtepentru pistrarea origi-
gi destina{ia
, nalului,sesemneazigi seelibereazdde secretariatulunitdlii carepdstreazdoriginalul.Dupi
exemplarelor
colalionarese scrie ,,conform cu originalul", ,,pentru conformitate'i Obligatoriu, copia
poarti semnitura gi gtampilain original;
r . copialegalizati - esteeliberati de notariat.Ea confine reproducereaexacti a conlinutului
i actului,dactilografiat[in gir indian sauxerox,precum gi incheiereade legalizare,sub sem-
, ndtura notarului gi gtampilabiroului notarial. Documentelelegalizatese inscriu intr-un
: registruspecialla notariat;
, . fotocopia - are valoare numai in cazul legalizdrii de notariat;
: . extrasul- constituiecopia unei pirfi, a unui pasajdintr-un act de dimensiuni mai mari.
, Valabilitatealui esteconditionat[ de certificare.
86 ETICA $I COMUNICARE PROFESIONALA

pentru a pdstrao evidenfi clardacorespondenleicareintrl in unitate,precumgi a celeiemise,secretariatulinregis-

treazdfiecare document intr-un registru de corespondenfi:
> in unitifile cu volum mic deicte, inregistraiease facela registraturdsausecretariatintr-un singur registru de
intrare-ieqire,eventualin mai multe volume. La sfArgitulfiecirui an, la terminareaunui volum de registru de intra-
re-ieqire,iau chiar daci volumul nu estecomplet,seintocmegteun proces-verbalde incheierea registruluirespectiv
> in cazulinstituliilor mari, registrul de corespondenll se pdstreazd' la registraturagenerall, iar secretariatele
compartimentelormai au, fiecare,.at. ,rn registruin careigi plstreazi evidenlacorespondenfei ce privegtedomeniul
respectiv.Se practici doui sisteme:unul care foloseqteun registru unic de intrare-ieEiregi altul careevidenfiazi in
registreseparateintririle gi ieqirile.
"in fa![ in fa1l servescpentru inregistrarea-corespondenlei
regisirul unic de corespondenfi, celedoui foi aEezate
(stAngafgia corespondenfei ixpediate (dreapta).Acesttip de registruestefoarte practic,deoareceoferdposibilitatea
informerii imediaiegi concomitenteasupracorespondenfeiprimite gi expediate'
in rubrici separatese inscriu: numlrul de inregistrareal scrisorii careintri in unitate, data inregistrlrii, locul de
provenien|i (denumireaexpeditoruluigi adresa),iezumatul conlinutului ei, serviciulcdruiai serepartizeazd,indica-
torul dosaruluide clasare.
in cazul in carese expediazlrdspunsulla o scrisoareintrati, pe acelagirAnd cu inregistrareaacesteiain stdnga,se
evidenliazain parteadreaptnmodul in cares-arezolvat,datala careseexpediazl,denumireadestinatarului;scrisoa-
rea de iispuns primegteacelaginumlr cu carea fost inregistrati la intrare scrisoareacireia i-a fost expediatrispunsul
(aceastar. tr".a la rubrica ,,num[r de conexare").in locul acestuinum[r, la scrisorileexpediate,,din oficiu" se trece
numirul nou caresed[ scrisoriiemisede unitate.
Registrelepot fi tipizate,rcalizatelacomandi saupregitite de citre persoanaresponsabilldin cadrulcompartimentului.
Registrele au un dublu rol:
- srlnt cataloagede inscrierea circulafieidocumentelor,fiind un martor obiectiv (au valoarejuridici);
- reprezintS,unordonator,un adevirat ghid in c[utarea oricirui document.
La inregistrarea documentelor in registru trebuie si se {ini seamade urmitoarele reguli:
f. inregistrareasefacede cltre o singurl persoani;in cazulabsenlei,va fi inlocuiti mereu de aceeaqi persoanl.
2. inscriereasefacenumai olograf.
3. Nu sepistreazi niciun rAnd-iiber- in cazulin careexisti resturi de spafiipe o paginS',acesteasebareazivizibil'
4. Nu seinregistreazi: dirile de seami periodice,acteleexpediatecareau numdr propriu de ordine,scrisorile 9i
actelede coresp6nden![interni gi nici copile dupi scrisoriEi actecarese transmit de la un serviciula altul (pentru
corespondenlainterni'fiecaredeparturtrentline evidenlasa),imprimatelesauformulareleprimite, registrelesaucon-
dicile,revisteie, ziarelegialtepublicalii(evidenlaacestorafiindlinutilamagaziesaubibliotecd,dup|caz)..
5. in cazulexpedieriicorespondenlei prin pogti, fiecarescrisoareseinscrienominalizatcu dateleei de identificare,
intr-un borderiu de expedieie.Borderoulselntocmegteseparatpentru scrisorilesimple 9i recomandate.

Bo-rderoude exPeliere n;r,

. Numlr de Greutate Num[r

NI. CTT. Data Destinatar Localitate Taxa(lei)
inregistrare (grame) recipisd

2654 04.04.2018 CEV Bucuregti 55 6.50 13257

6. pentru scrisoriledifuzateprin curier se lntocmeqteo condici de expediere,in care se trec dateleimportante:

anul, ziua,luna, numirul lucririi, destinatarul,semn[tura.

Condici de expedierenr.

Numir de Nume gi
Nr. crt. Data Destinatar Semnitura
inregistrare Prenume

I 04.04.20r8 224564 CEV VasilescuIon

7. Corespondenlacareserepartizeazicompartimentelordin interiorul unitifii se inregistreazdinprealabilintr-o

condici inierni de distributiecu aceleaqirubrici ca gi condicade expedilie.
 Capitoluls o ADMINISTRAREACORESPONDENTEI 87

Model de registru deintrare=ieqire

r i Nr'
, Data . Expeditor i Nr' de inreg-' al . r continut : Destinatar i obs. i
Y:"
f n f e g . : : - ,E ^ P E u rrvru ru ri i !
iexpeditorului.anexe

i i MEN-direcfia n:l::
62e .s.0 4.,,o
.2 018i ;;;i ;.f#.: i zzge
22 i, z
2 , c o m is iig r I. ' rSecretariat
icomggne"q , i p , ar e i
i . I

: ; li. ii.
:i
'r1 ::
z . ^ i l i : ti i l
o
O trvi . iiii
U ' ! ,,t,i
::|i::
!:i!
:i:
iil

iI : i i i Cererecon- i i. i:
i
' 631 i7.04.2018'iIvanlon i
i l
i t *ti:-?'u : cA
-^
i i i i
, , l- - .- - - *:- - Plttg - - .- - ;- - --i

Adeverinfi
6.04.2018i CEV secretariat i CNAS i
salariat Popa Ion

Model de registru de intrare-iegire tipizat

i**-..--**------- --

:INTRARE
Compartiment I
care primegte
corgspondcnJa l

;; ;;;";";,;;;," ;;;;,;;;;;-- i
iniicativul dosarului i
88 ETICA $I COMUNICARE PROFESIONALA

Model PROCES-VERBAL
(d a ta .... .......................)
Subsemnalii, geful serviciului Secretariat qi registrator din
.. (unitatea),am incheiatregistrulastdzi,........ ........ (datade mai sus).
Re g i s t r ulc upr indeinr e g i s tri ri l ed e l a n r. data ............ l a nr data ........................,totali-
2 d n d .... . . . . . . fi l e s c ri s .
Semniturile

Odati cu aparifiacalculatorului,tot mai multe institulii careau un volum mare de corespondenfi(primiriile, ad-
ministraliile financiare,ministerele,marile companii) inregistreazi toati coresponden{ape calculator. Acestsistem
de organizarepresupuneexistenfaunui compartimentspecialcreatpentru preluareaintregii corespondenle(excepfie
fac documentelecu caracterconfidenfial)gi a cAteunui operatoromolog in fiecaredintre compartimenteleprevdzute
in organigramd,.Baza acestorregistraturigeneraleestereprezentatide un soft adecvatgi o releade calculatoarepre-
vdzutecu niveluri diferite de acces.
Operatorul inregistreazl documentul, il catalogheazd,, verificd criteriile care fac posibild inregistrareagi emite un
bon de registraturi cu toatedatelecaresunt inscrisegi in bazade date:numeledepun[torului, numirul qi data de in-
registrare,problematicacorespondenfei, compartimentulunde estedirecfionatdsprerezolvare,termenulde r[spuns,
indicatil'ul celui care a frcut inreqistrarea.

Registrulde intriri gi ieEirisepoate realizasi electronic,folosind software-ulspe-

cializat REGISTA, care asigurd clasificarea,distribuirea gi repartizarea registraturii
electronicecitre angajafipentru puncte de vedere,rezolufii, informare si rezolvare.