Anexa nr.

1
la ordinul ANI nr.76 din 03.09.2018

INSTRUCŢIUNI
privind ținerea lucrărilor de secretariat în cadrul
Autorităţii Naţionale de Integritate
(cu modificările operate prin Ordinul nr.26 din 04.03.2020
și Ordinul nr. 110 din 28.12.2020)

Capitolul I.
Dispoziţii generale

1. Prezentele Instrucţiuni stabilesc ordinea unică de organizare a lucrărilor

de secretariat în cadrul Autorităţii Naţionale de Integritate (în continuare
Autoritate).
2. Cerinţele Instrucţiunilor se referă la documentele oficiale nesecrete.
Modul de organizare a lucrului cu documentele secrete este stabilit în
instrucţiuni speciale.
3. Organizarea şi ţinerea corectă a lucrărilor de secretariat, precum şi
păstrarea documentelor după executare în subdiviziunile structurale ale ANI, este
pusă în sarcina conducătorilor subdiviziunilor, în conformitate cu atribuţiile lor
funcţionale.
4. Controlul efectuării lucrărilor de secretariat, elaborarea şi realizarea
măsurilor de perfecţionare a modului de ţinere a lucrărilor de secretariat sunt
atribuite Direcției resurse umane și documentare a Autorităţii (în continuare
DRUD).
5. Conducătorii subdiviziunilor Autorităţii sunt obligaţi:
- să ia măsurile necesare în vederea reducerii volumului corespondenţei oficiale,
evitând emiterea documentelor în cazurile soluţionabile verbal sau direct;
- să controleze periodic starea lucrărilor de secretariat şi modul de păstrare a
documentelor;
- să aducă la cunoştinţa fiecărui nou-angajat prezenta Instrucţiune.
6. În caz de concediere sau transfer, la indicaţia şefului subdiviziunii,
executantul este obligat să transmită documentele persoanei numite în funcţia
respectivă sau celei care temporar o substituie, prin proces-verbal de predare-
primire, explicându-i etapele de soluţionare a problemelor.

Capitolul II.
Elementele constitutive la întocmirea documentelor
organizatorice şi dispoziţionale

1
 7. Drept bază juridică pentru întocmirea documentelor organizatorice şi de
dispoziţie (ordine, instrucţiuni, procese-verbale, note-informative, scrisori etc.)
servesc:
- legile Republicii Moldova;
- decretele Preşedintelui Republicii Moldova;
- hotărârile Parlamentului Republicii Moldova;
- hotărârile şi dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova.
8. Pentru întocmirea şi perfectarea documentelor se utilizează blanchete şi
hârtie format A4 (297 x 210 mm) şi A5 (210 x 148 mm).
9. Documentele trebuie întocmite şi perfectate în strictă conformitate cu
cerinţele regulilor de întocmire a documentelor organizatorice, de dispoziţie şi cele
ale prezentelor Instrucţiuni. Textul trebuie tipărit cu caracterul Times New Roman
şi corpul de litere 14.
10. Toate documentele se datează în mod obligatoriu. Drept bază serveşte
data semnării, adoptării şi aprobării documentului sau data producerii
evenimentului fixat în el.
Datarea cuprinde ziua, luna, anul, care sunt fixate prin două metode: ziua se
indică cu cifre arabe, luna se scrie cu litere, anul – cu cifre arabe (de ex: 15 iulie
2016) sau se indică numai cu cifre arabe (de ex: 15.07.16). Dacă numărul ce indică
ziua şi luna constă dintr-o singură cifră, înaintea cifrei respective se scrie „0”.
11. În documentele de dispoziţie, ordine, întocmite pe hârtie format A4 (297
x 210) se indică titlul textului, care se scrie mai sus de text în partea stângă a filei.
Titlurile trebuie să fie cât mai succinte şi clare: „Cu privire la desemnarea
persoanelor responsabile...”, „Cu privire la realizarea...” etc.
12. La expedierea documentelor adresate unităţilor, subdiviziunilor, unei
oficialităţi sau persoanelor fizice concrete este necesară respectarea următoarelor
cerinţe:
- dacă documentul este adresat unei unităţi sau subdiviziuni ale acesteia, fără
indicarea persoanei oficiale concrete, denumirea se scrie la cazul nominativ;
De exemplu: Ministerul Finanţelor,
Direcţia administrativă
- dacă documentul este adresat unei persoane oficiale, se indică prenumele şi
numele de familie cu majuscule însoţit de abrevierea „dlui” sau „dnei” (domnului,
doamnei), denumirea funcţiei la cazul nominativ şi cea a unităţii în cazul genitiv;
De exemplu: Domnului/Dlui Mihai BOTNARU,
specialist principal al
Ministerului Finanţelor

- dacă documentul este adresat conducătorului unităţii sau adjunctului acestuia,

denumirea unităţii trebuie inclusă în componenţa denumirii funcţiei destinatarului;
De exemplu: Doamnei/Dnei Victoria IFTODI,
ministru al Justiţiei

2
- în documentul expediat în mai multe subdiviziuni similare destinatarii sunt
nominalizaţi în linii generale;
De exemplu: Inspectoratelor de poliţie,
mun. Chişinău

- dacă documentul este adresat unei persoane fizice, se indică numele persoanei
destinatare, strada, numărul blocului, al apartamentului, codul poştal, localitatea;

De exemplu: Domnului/Dlui Vasile LUPU,

str. I.Creangă, 8, ap.117,
MD-2068, mun. Chişinău

- documentul poate fi adresat unui grup din cel mult patru destinatari. Nu se indică
cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al patrulea adresat;
- dacă documentul este expediat unui grup mai mare de patru destinatari, este
necesară întocmirea unei liste de expediere, pe fiecare document indicându-se un
singur destinatar.
13. Documentele oficiale trebuie confirmate de către executant, semnate,
vizate şi aprobate.
14. Parafa de vizare se aplică pe recto documentului, mai jos de elementul
„Semnătura”, cu indicarea cuvântului „COORDONAT” a prenumelui, numelui de
familie şi dăţii.

De exemplu:
COORDONAT
Şeful Direcţiei...
15.06.16 (Semnătura) Adela
GRICIUC

15. Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoarea

juridică, el trebuie certificat. Modalităţile de certificare sunt: semnarea, aplicarea
ştampilei şi aprobarea.
De regulă, este semnat numai primul exemplar al documentului. Elementul
„Semnătura“ conţine: denumirea funcţiei persoanei semnatare, semnătura
personală a acesteia, prenumele şi numele de familie, scrise fără paranteze:

- dacă documentul este dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei

semnatarului este scrisă prescurtat;
De exemplu:
Ministru (semnătura) Sabina
CERBU

- dacă documentul nu este dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei

semnatarului este scrisă în întregime;
De exemplu:
3
Ministru al Justiţiei (semnătura) Ion POPOV

- dacă documentul este semnat de câteva persoane oficiale, semnăturile se plasează

una sub alta, în dependenţă de funcţia deţinută de semnatar.
De exemplu:
Inspector superior
al Direcţiei juridice (semnătura) Ion
BUJOR

Ministru al Justiţiei (semnătura) Oleg

EFRIM

16. Dacă documentul este semnat de câteva persoane cu funcţii similare,

semnăturile se plasează la acelaşi nivel:
De exemplu:
Ministru al Economiei Ministru al Finanţelor
(semnătura) Sergiu CIOBANU (semnătura) Mihai
ROTARU
09.07.2016 10.07.2016

17. La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţia

persoanelor care au întocmit documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul
comisiei.
De exemplu:

Preşedinte al Comisiei (semnătura) Sergiu POPOV

Membrii Comisiei (semnătura) (prenumele

şi numele în ordine alfabetică)

18. Elementele "Semnătura", "Parafa de aprobare" şi "Parafa de coordonare"

vor include funcţia persoanei ce a semnat, aprobat sau coordonat documentul,
precum şi numele de familie, prenumele ei şi data.
Nu se admite folosirea prepoziţiei "Pentru" sau a barei înaintea denumirii
funcţiei, în caz de semnare de către altă persoană, ci se indică fincţia şi numele
persoanei care semnează documentul.
19. Documentele care urmează a fi aprobate de către conducător au valoarea
juridică din momentul aprobării lor.
De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamentele,
statutele, dările de seamă şi balanţele; structura şi personalul scriptic; planurile şi
programele de perspectivă şi curente; procesele-verbale de constatare, de predare-
primire, instrucţiunile acestora etc.
20. Aprobarea documentului se face prin aplicarea parafei de aprobare sau
prin emiterea unui document de dispoziţie respectivă (decizie, ordin, dispoziţie).
Ambele modalităţi de aprobare au valoare juridică identică.
4
 21. Parafa de aprobare este constituită din cuvântul „APROB” (scris cu
majuscule, fără spaţiu între ele şi fără ghilimele sau două puncte), denumirea
funcţiei persoanei oficiale care aprobă documentul, semnătura, prenumele, numele
de familie şi data.
De exemplu:
APROB
Ministrul Economiei
(semnătura) Ion Munteanu
20.07.2016
22. La aprobarea documentelor prin ordin, parafa de aprobare este constituită
din cuvântul „APROBAT”, denumirea documentului în cazul nominativ, data şi
numărul lui.
De exemplu:
APROBAT
prin ordinul Ministrului
Afacerilor Interne
nr.87 din 04.05.2016

23. Pe documentele ce necesită certificare specială a autenticităţii lor, pe

lângă semnătură, se aplică şi ştampila cu imaginea Stemei de Stat.
Amprenta ştampilei trebuie să cuprindă denumirea funcţiei şi semnătura
personală.
Anexele documentelor pot fi de trei tipuri:
- anexe aprobate sau puse în circulaţie prin anumite documente de bază;
- anexe ce explică sau completează conţinutul documentului de bază;
- anexe cu valoare documentară de sine stătătoare expediate, cu o scrisoare de
însoţire.
Anexele trebuie să conţină toate elementele obligatorii ale documentului.
Anexele menţionate în textul documentului de dispoziţie, neaprobate prin
document, conţin în colţul drept de sus al primei file următoarea menţiune:
Anexă la _________________________________
(denumirea completă a documentului
de dispoziţie)
nr. __________
din __________
Dacă documentul de dispoziţie conţine mai multe anexe, fiecăreia
dintre ele i se atribuie un număr:
„Anexa nr. 1”, „Anexa nr.2” etc.

24. Dacă documentul conţine anexele enumerate în text, menţiunea cu

privire la prezenţa lor se scrie sub text, înaintea semnăturilor şi se întocmeşte în
modul următor:

Anexă: pe _______ file în _______ ex.

5
 25. Dacă documentul conţine anexe neenumerate în text, denumirea lor se
scrie, indicându-se numărul de file în fiecare anexă şi numărul de exemplare.

De exemplu:
Anexă: Inventarul dosarelor cu termen permanent de păstrare pentru anii
2014-2015 pe 5 file în 4 ex.

26. Dacă la document se anexează un alt document cu anexă, menţiunea

despre prezenţa anexei se scrie în modul următor:

Anexă: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhivă din 17.05.14 nr. 01- 4-155 şi
anexa la ea, în total pe 7 file.

27. Dacă anexa nu se expediază pe toate adresele indicate în document,

menţiunea despre prezenţa acesteia se scrie în modul următor:

Anexă pe 6 file în 2 ex. la prima adresă.

28. Dacă anexele sunt constituite sub formă de broşuri, numărul filelor nu se
indică.
29. În documentele perfectate pe două şi mai multe file, a doua filă şi
următoarele se numerotează cu cifre arabe, fără punct şi liniuţă. Numerele se scriu,
de regulă, în colţul de jos al câmpului din dreapta la 10 mm de la marginile de jos
şi din dreapta ale filei.
30. Pe scrisori şi pe alte documente ieşite, mai jos de elementul
„Semnătura”, în colţul stâng de jos pe recto sau versoul ultimei file a
documentului, se indică obligatoriu numele executantului şi numărul telefonului de
serviciu.
31. Pentru autentificarea copiei documentului, mai jos de elementul
„Semnătura” este scris „Pentru conformitate” sau „Conform originalului” precum
şi denumirea funcţiei pe care o deţine persoana care a legalizat copia, semnătura
personală, prenumele, numele şi data.

De exemplu:
Pentru conformitate
Inspectorul Direcţiei personal
(semnătura) Ion Isac
12.07.16

32. Pe copiile rămase în dosare nu este obligatorie indicarea datei

autentificării şi funcţia persoanei care a autentificat copia.
33. Dacă copia documentului este expediată în altă instituţie sau înmânată
persoanei care a solicitat copia, semnătura de autentificare se confirmă prin
ştampilă.
6
 Secțiunea 1.
Cerinţe referitoare la întocmirea blanchetelor
34. În scopul unificării modului de întocmire a documentelor sunt folosite
numai blanchete cu elementele plasate longitudinal.
În ANI se stabilesc următoarele tipuri de blanchete: blancheta de scrisoare
(anexele nr. 1- 2), ordin (anexa nr. 3), dispoziţie (anexa nr. 4). Blancheta de
scrisoare pentru subdiviziuni se foloseşte:
- pentru corespondenţa internă între subdiviziuni;
- pentru demersurile angajaţilor din cadrul Inspectoratului de integritate.
35. Pe blanchetele ANI, în dependenţă de destinaţia lor, sunt imprimate
următoarele elemente:
- Stema Republici Moldova;
- denumirea statului;
- denumirea completă a Autorităţii în limba română și rusă;
- codul poștal, adresa poștală în limba română, numărul de telefon, e-mail,
numărul contului de decontare;
- denumirea tipului de document în limba română pe blanchete de ordin și
blanchete speciale, cu excepția celor pentru scrisori;
- semnele distinctive pentru fixarea datei, a indicelui documentului,
trimiterii la indicele și data documentului de intrare;
- locul întocmirii sau editării documentului în limba română și rusă pe
blanchetele de ordin și blanchetele generale;
- semnele distinctive pentru dactilografierea adresatului, titlul textului,
finalizarea dactilografierii textului și mențiunii de control.
Secțiunea 2.
Cerințe referitoare la dactilografierea documentelor

36. Pentru a fi dactilografiate, documentele trebuie scrise clar, cu pix de

culoare închisă și redactate minuțios.
37. La dactilografierea documentelor trebuie respectate următoarele
dimensiuni ale câmpului:
- din stânga – 35 mm;
- din dreapta – cel puțin 8 mm;
- de sus – 20 mm;
De jos:
- pentru format A4 – cel puțin 19 mm;
- pentru format A5 - cel puțin 16 mm.

38. Dacă textul documentului conține note sau trimiteri la documentul în

temeiul căruia a fost întocmit, mențiunile „Notă” și „Temei” sunt dactilografiate
din poziția 0 a tabulatorului, iar textul referitor la ele – din poziția I a tabulatorului.

Secțiunea 3.
7
 Întocmirea și perfectarea ordinelor și dispoziţiilor

39. Ordinile se emit în temeiul și pentru executarea legilor, hotărârilor

Parlamentului, a decretelor Președintelui Republicii Moldova, a hotărârilor și
ordonanțelor Guvernului.

40. Proiectul de ordin trebuie să includă sarcinile concrete, executanți

concreți și măsurile practice, realizarea cărora ține de subdiviziunile structurale.
41. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din două părți: de constatare și
de dispoziție.
În partea de constatare se motivează necesitatea adoptării ordinului, scopul și
sarcinile acțiunilor preconizate. Dacă drept temei pentru emiterea ordinului a servit
un document de dispoziție al altor organe, atunci, în partea de constatare, se indică
denumirea, numărul, data, titlul documentului, relatîndu-se succint conținutul
compartimentului respectiv al documentului referitor nemijlocit la activitatea
Autorităţii.
Partea de dispoziție a ordinului începe cu cuvântul „ORDON”, care este
tipărit cu majuscule, fără spațiu între ele, după care se pun două puncte.
Partea de dispoziție se divizează în mai multe puncte, dacă executarea
ordinului presupune îndeplinirea unor acțiuni diverse. Acțiunile de același gen se
enumeră într-un singur punct.
42. Fiecare punct al ordinului trebuie să înceapă cu indicarea executantului
concret și a acțiunilor concrete, conținând termenele executării.
În calitate de executanți sunt indicate subdiviziunile structurale. Persoana
oficială se indică în calitate de executant în cazul în care rezolvarea problemei este
pusă în sarcina unei persoane concrete. În asemenea cazuri, se scrie denumirea
completă a funcției, prenumele și numele de familie ale persoanei în cauză.
Într-un punct special sunt enumerate documentele privind problema
abordată, emise anterior de Autoritate prin ordin și anulate în legătură cu semnarea
ordinului în cauză.
În ultimul punct al părții de dispoziție sunt indicate subdiviziunile structurale
sau personale, în sarcina cărora este pus controlul executării ordinului.
43. Proiectul de ordin se tipărește pe blanchetă specială, pe verso-ul căreia se
imprimă nota cu privire la avizarea, coordonarea și aducerea la cunoștință a acestuia,
conform anexei nr.5 la prezentele Instrucțiuni .
44. Dispozițiile se emit în problemele cu caracter metodico-informativ sau de
organizare a executării ordinelor, instrucţiunilor şi altor acte administrative.
Acestea se perfectează la fel ca şi ordinele.
441. Proiectele de ordine cu caracter organizatoric și dispozițiile Autorităţii sunt
elaborate de către subdiviziunile structurale pentru reglementarea unor aspecte ce fac
parte din domeniul de activitate al acestora fie conform indicației conducerii
Autorității, fie din proprie inițiativă.
Proiectele de ordine privind personalul se emit de către subdiviziunea resurse umane
întru realizarea politicilor în domeniul managementului resurselor umane, în baza
8
demersurilor, notelor de serviciu, proceselor – verbale și rapoartelor organelor
colegiale ale Autorității, altor acte parvenite de la conducătorii de subdiviziuni
structurale și cererilor angajaților, coordonate cu conducerea Autorității.
45. Până la semnare, proiectele ordinelor şi dispoziţiilor Autorităţii se avizează
de către Direcţia juridică şi se coordonează cu subdiviziunile structurale ale Autorităţii
vizate în ordin sau a căror activitate este vizată, cu autorități interesate.
Proiectele ordinelor privind activitatea de bază se avizează în cel mult 3 zile
lucrătoare.
Proiectele dispozițiilor se avizează în cel mult 1 zi lucrătoare.
Proiectele ordinelor privind personalul se avizează, de regulă, în cel mult 3 ore
din momentul prezentării.
În cazul în care, în procesul de avizare/coordonare a proiectului ordinului sau
dispoziției, se atestă probleme esențiale de formă sau conținut, care nu pot fi remediate
prin negocieri directe între factorii implicați în elaborarea/coordonarea proiectului de
ordin sau de dispoziție, Direcția juridică/subdiviziunea structurală care are un alt punct
de vedere decât cel expus în actul menționat emite aviz scris/notă, care, anexat/-ă la
proiect, se prezintă preşedintelui Autorităţii pentru a decide.
Avizul scris se întocmește în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la data
prezentării actului pentru avizare/ coordonare.
Coordonarea proiectului de ordin sau dispoziție cu alte subdiviziuni structurale
ale Autorității sau cu alte autorități, după caz, este asigurată de către executorul
proiectului în termen rezonabil.
45.1 După semnare, ordinele și dispozițiile se înregistrează, prin atribuirea
numărului respectiv, conform registrului de evidență a actelor administrative
normative/ cu caracter individual/de dispoziție.
Numerotarea odinelor și dispozițiilor se face consecutiv, cronologic, pentru
fiecare an calendaristic separat.
La ordinele cu privire la personal, după număr, se adaugă litera „p”.
Ordinele cu privire la acordarea concediilor, delegarea personalului în interes de
serviciu sau aplicarea sancțiunii disciplinare, care, potrivit Indicatorului documentelor-
tip și al termene lor de păstrare pentru organele administrației publice, pentru
instituțiile, organizațiile și întreprinderile Republicii Moldova, aprobat prin Ordinul
Serviciului de Stat de Arhivă nr.57 din 27.07.2016, au termen scurt de păstrare, se
înregistrează separat și, după număr, se adaugă, corespunzător litera „c” – pentru
concedii”, litera „d” – pentru deplasări de serviciu și litera „s” – pentru aplicarea
sancțiunii disciplinare.
45.2 După înregistrare, ordinele și dispozițiile se multiplică și se distribuie de
către Direcția resurse umane și documentare, conform fișei de repartizare.
În cazul specificării în textul ordinului/dispoziției a faptului că acesta/aceasta
urmează să fie adus la cunoștința personalului în formă scanată, Direcția resurse
umane și documentare asigură scanarea actului și remiterea la adresa electronică de
serviciu a angajaților vizați.
Angajații sunt obligați să acceseze zilnic poșta electronică pentru a face
cunoștință cu actele administrative normative parvenite la poșta electronică.

9
 45.3 Aducerea la cunoștință a actelor administrative normative intră în
responsabilitatea conducătorilor de subdiviziuni.
Faptul luării la cunoștință a actului administrativ se consemnează prin aplicarea
semnăturii angajaților în lista efectivului din subordine, care se anexează la actul
respectiv și se păstrează împreună cu acesta în cadrul subdiviziunii.
45.4 Aducerea la cunoștință a ordinelor privind personalul intră în
responsabilitatea Direcției resurse umane și documentare.
În cazul în care ordinul vizează mai mulți angajați, pentru repartizare se
perfectează extrase din ordin.

Secțiunea 4.
Întocmirea și perfectarea procesului-verbal de constatare

46. Textul procesului-verbal este alcătuit din două părţi: introductivă şi de

constatare.
În partea introductivă se indică motivul elaborării procesului-verbal şi se
enumeră alcătuitorii şi cei prezenţi. După cuvîntul "Baza" se indică documentul de
dispoziţie sau prescripţia orală.
După cuvîntul „INTOCMIT” se enumeră funcţiile, numele şi prenumele
persoanelor care au întocmit procesul-verbal.
Dacă procesul-verbal a fost elaborat de o comisie, în acest caz se
dactilografiază numele şi prenumele preşedintelui. Numele şi prenumele altor
membri ai comisiei se dispun în ordine alfabetică. După cuvîntul „AU
PARTICIPAT” se enumeră funcţiile, numele şi prenumele persoanelor care au fost
prezente la întocmirea procesului-verbal.
În partea de constatare se expun scopurile şi sarcinile întocmirii procesului-
verbal, esenţa şi caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum şi concluziile
şi propunerile.
47. Titlul procesului-verbal trebuie să reflecte laconic conţinutul faptului sau
al evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
48. Locul şi data întocmirii procesului-verbal trebuie să corespundă locului şi
datei evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
49. La sfîrşitul textului (înaintea semnăturilor) se plasează informaţia cu
privire la numărul de exemplare ale procesului-verbal şi destinaţia fiecăruia.
50. Procesul-verbal este semnat de către toate persoanele care au luat parte la
întocmirea lui fără indicarea funcţiilor lor.
51. În cazul cînd există diferite opinii ale alcătuitorilor procesului-verbal sau
ale particiipanţilor la întocmirea lui ele se notează mai jos de semnături sau pe o filă
aparte.
52. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat:
procese-verbale de recepţie, de consum, de inventariere, de revizie contabilă sau
control financiar, de constatare a lipsei unor documente sau a deteriorării
irecondiţionabile, cu privire la selecţionarea documentelor propuse pentru eliminare
etc.

10
 Secțiunea 5.
Întocmirea și perfectarea procesului-verbal al ședinței

53. Procesul-verbal al ședinței se întocmește de către persoana desemnată în

acest scop de președintele ședinței.
54. Procesul-verbal al ședinței are următoarea structură:
- titlul, cu indicarea tipului ședinței și dății ei;
- mențiuni prealabile;
- ordinea de zi;
- descrierea succintă a discuțiilor, cu indicarea persoanelor care au luat
cuvântul și a ideilor, opiniilor și propunerilor prezentate;
- deciziile luate;
- semnăturile.
55. Titlul procesului-verbal conține neapărat denumirea organului colegial.
De exemplu:
,,.. al ședinței Autorităţii”.
56. La capitolul ,,mențiuni prealabile” se indică numele și prenumele
președintelui și secretarului organului colegial; în ordinea alfabetică – ale
membrilor prezenți, invitaților, cu indicarea denumirii subdiviziunii reprezentate;
ordinii de zi, enumerarea chestiunilor de examinare, urmate de numele și funcțiile
raportorilor și coraportorilor
La procesul-verbal se anexează lista membrilor prezenți și a celor absenți.
57. Ordinea de zi cuprinde totalitatea chestiunilor care urmează a fi discutate
în şedinţă, numele şi funcţia raportorilor.
58. Textul procesului-verbal al ședinței este întocmit în baza înregistrărilor
(stenografice, magnetice etc.) efectuate în timpul şedinţei, precum şi pe baza
materialelor (tezelor, rapoartelor, cuvîntărilor, proiectelor, deciziilor etc.)
prezentate în cadrul şedinţei.
59. Consecutivitatea expunerii problemelor discutate trebuie să coincidă cu
cea din ordinea de zi.
60. Textul fiecărui compartiment al procesului-verbal poate să conțină
următoarele componente: ,,S-A EXAMINAT”, ,,AU LUAT CUVÂNTUL”, ,,S-A
HOTĂRÂT”, scrise cu majuscule.
Dacă este prezentat un raport scris, conținutul raportului nu se expune în
procesul-verbal. În acest caz, după numele și prenumele raportorului, este
menționat: ,,raportul se anexează”.
61. Procesele-verbale ale ședințelor, de regulă, sunt semnate de președintele
și secretarul ședinței.
62. Procesele-verbale ale ședințelor pot fi dactilografiate pe blanchete
generale sau pe hârtie în 2 exemplare.
Dacă procesul-verbal se perfectează pe hârtie, se indică în mod obligatoriu
denumirea deplină a subdiviziunii, titlul actului respectiv cu indicarea tipului, dății
și locului desfășurării ședinței.

11
 Dacă mersul ședinței a fost înregistrat pe bandă magnetică, în baza acesteia
este întocmit procesul-verbal, dactilografiindu-se în 2 exemplare, care sunt
semnate de către președintele ședinței.

Secțiunea 6.
Întocmirea și perfectarea procesului-verbal de predare-primire

63. Procesele-verbale de predare-primire au următoarea structură:

- denumirea unităţii în cadrul căreia se efectuează predarea-primirea;
-   titlul de "proces-verbal de predare-primire";
-   data;
- temeiul în baza căruia se face operaţiunea de predare-primire;
- menţiuni în problema caracterului operaţiunii de predare-primire (temporar,
concediu de odihnă sau medical, sau definitiv);
- numele şi funcţia persoanelor care au participat la operaţiunea de predare-
primire;
- lista completă a obiectelor ce fac obiectul predării-primirii. Lista trebuie să
descrie starea obiectelor predate-primite, gradul de uzare, elementele lipsă, în cazul
unor maşini instalaţii, mobilier. În situaţia în care lista obiectelor predate-primite
este sub formă de anexă în procesul-verbal se menţionează prezenţa anexei,
- semnăturile precedate de cuvintele “a predate”, „a primit”, „a asistat”.
Secțiunea 7.
Întocmirea și perfectarea notelor informative

64. Notele informative și memoriile adresate altor organizaţii sunt

dactilografiate pe blanchetele generale ale Autorităţii.
65. Notele informative (notele de serviciu) se întocmesc de funcţionarii
Autorităţii la indicaţia conducerii pe hârtie format A4 (210 x 297).
66. Titlul trebuie să reflecte laconic conţinutul faptului descris în notă.
67. Textul notei informative este constituit din două părți. În prima parte se
expun faptele care servesc drept motiv la elaborarea documentului, iar în cea de-a
doua - concluziile și propunerile autorului.
68. Evidenţa notelor informative este prevăzită în capitolul III al prezentelor
Instrucţiuni.
Secțiunea 8.
Întocmirea şi perfectarea scrisorilor oficiale

69. Scrisorile oficiale sunt întocmite în scopul expunerii unui motiv, unei
rugăminţi, răspunderii unei cereri, precum şi comunicării unei informaţii.
Scrisorile de însoţire se întocmesc în cazul în care sunt necesare explicaţii
privind modul de soluţionare sau redare a scopului expedierii documentului anexat.
70. Textul scrisorii este alcătuit, de regulă, din două părţi legate logic între
ele.
12
 În prima parte sunt prezentate faptele sau evenimentele ce constituie drept
motiv pentru întocmirea scrisorii. În partea a doua sunt formulate concluziile,
propunerile sau rugămintea.
71. Scrisorile oficiale sunt elaborate având drept subiect o singură problemă,
fiind dactilografiate pe blanchete de scrisori.
72. Indicarea datei, formularea titlului, notarea adresei, certificarea şi
semnarea scrisorii sunt făcute în conformitate cu punctele 10-12 ale prezentelor
Instrucţiuni.

Capitolul III.
Organizarea circulaţiei documentelor

73. Organizarea circulaţiei documentelor în Autoritate trebuie să corespundă

următoarelor cerinţe:
- exercitarea operativă, având un scop bine determinat şi realizarea optimă;
- evitarea emiterii documentelor nedictate de necesităţi stringente.

Secțiunea 1.
Ordinea şi modul de înregistrare a documentelor de intrare

74. Recepţionarea, înregistrarea şi distribuirea întregii corespondenţe

adresate Autorităţii şi subdiviziunilor structurale ale acesteia se efectuează de către
DRUD.
75. La primirea corespondenţei este verificată integritatea împachetării şi
corespunderea adresei destinatarului.
76. Corespondenţa parvenită greşit la adresa ANI este transmisă
destinatarului sau restituită expeditorului.
77. Petiţiile cetăţenilor, actele normative, corespondenţa fără indicarea
denumirii subdiviziunii precum şi corespondenţa adresată preşedintelui sunt
înregistrate de către DRUD, cu responsabilităţi în domeniu.
78. Corespondenţa primită nemijlocit de funcţionarii Autorităţii de la alte
instituţii şi organizaţii, adresate ANI (sau unui conducător concret al ANI) sunt
înregistrate de către DRUD, cu responsabilităţi în domeniu.
79. Coletele cu corespondenţa nesecretă primită de către DRUD (cu excepţia
corespondenţei cu menţiunea „personal”) sunt deschise, care, după înregistrare,
sunt transmise destinatarului.
80. Corespondenţa primită este înregistrată în registrul de evidenţă a
documentelor de intrare și în sistemul de management a documentelor electronice
„e-Management”, după care se scanează și se atașează la fișierul sistemului
documentelor electronice. Pe ştampilă este indicată data înregistrării şi numărul de
ordine de înregistrare.
13
 Nu se scanează și nu se atașează la fișierul sistemului documentelor
electronice corespondența adresată inspectorilor de integritate ca raspuns la
scrisorile de control.
81. Nu sunt înregistrate documentele conform listei (anexa nr. 6 la
instrucţiunile privind ţinerea lucrărilor de secretariat în cadrul ANI).
Pe documentele care nu pot fi înregistrate se scrie numai data primirii lor.
82. Corespondenţa înregistrată se raportează preşedintelui, de regulă, în ziua
primirii ei.
83. Rezultatele examinării documentelor sunt reflectate în rezoluţiile
aplicate. Documentele trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţiile ulterioare
ale conducătorilor sunt necesare pentru concretizarea procedurii de rezolvare a
documentelor.
84. Documentele primite, în urma examinării de către preşedinte, sunt
restituite DRUD pentru a fi luate sub control, apoi sunt repartizate conform
destinaţiei.
85. Dacă, prin rezoluţie, documentul este destinat la mai multi executanţi /
subdiviziuni ale Autorităţii, el este multiplicat de către DRUD şi este transmis
contra semnătură în registrul documentelor de intrare, originalul fiind transmis
primului executatnt pentru soluţionare şi/sau convocare, după caz.
86. Documentele pentru executare se înmânează funcţionarilor ANI contra
semnătură în registrul documentelor de intrare.
87. Documentele primite pentru a se lua cunoştinţă de ele urmează a fi
repartizate imediat.
88. Proiectele actelor normative sau ale scrisorilor remise subdiviziunii
pentru reexaminare, rectificare vor fi transmise preşedintelui împreună cu varianta
iniţială.
89. În registrul documentelor de intrare se fac menţiunile respective
referitoare la executarea documentului.
Documentele executate, cu excepţia celor supuse remiterii, se păstrează în
serviciile ANI, în conformitate cu nomenclatorul aprobat.
Secțiunea 2.
Înregistrarea şi circulaţia documentelor de ieşire

90. Documentele de ieşire, împreună cu ex. nr. 2, care este vizat de executor,
sunt predate în DRUD pentru înregistrare și expediere.
91. Corespondența de ieşire este înregistrată în Registrul documentelor de
ieșire și în sistemul de management a documentelor electronice „e-Management”,
după care se scanează și se atașează la fișierul sistemului documentelor electronice.
Nu se scanează și nu se atașează la fișierul sistemului documentelor
electronice corespondența de ieșire emisă de inspectorii de integritate, ce constituie
parte a dosarelor de control.
92. Corespondenţa de ieşire este expediată cu număr de înregistrare, care
constă din indicele subdiviziunii şi numărul de ordine de ieşire sau numerele de
evidenţă cu care au fost înregistrate anterior. De exemplu: 03/254, unde 03- este
14
indicele subdiviziunii, iar 254- numărul de ordine de ieşire. Indicele subdiviziunii
şi numărul de ordine de ieşire este scris de către persoana responsabilă a DRUD.
Se stabileşte utilizarea indicelui Inspectoratului de integritate în ansamblu cu
indicele personal al inspectorului de integritate, atribuit prin ordinul de numire în
funcţie, potrivit modelului: 04-01/000, unde 04 este indicele Inspectoratului de
integritate, 01 – indicele inspectorului, 000 – numărul de înregistrare a
documentului.
93. Exemplarul nr.2 al documentelor ieşite se păstrează:
- pentru corespondenţa înregistrată cu indicele conducerii Autorității - în DRUD ;
- pentru corespondenţa înregistrată cu indicele subdiviziunilor Autorităţii – la
aceste subdiviziuni;
- pentru corespondenţa cu indicele Consiliului de Integritate – la persoana
responsabilă de asigurarea lucrărilor de secretariat al Consiliului de integritate.
94. DRUD asigură repartizarea corespondenţei prin intermediul serviciilor
de curieri şi poşta.
95. Documentele, dosarele şi indicaţiile „pentru uz de serviciu” se
expediază, de regulă, în colete recomandate prin intermediul serviciului de curieri.
Documentele şi ediţiile cu parafa „pentru uz de serviciu”, pentru expediere
sunt împachetate în colete din hârtie groasă ori sunt ambalate. Pe ambalaj (colet)
este indicată adresa şi denumirea (convenţională sau deplină) a destinatarului şi
expeditorului, numerele documentelor din colet cu indicarea parafei „D/S”.
96. Corespondenţa este expediată şi primită de DRUD în baza borderoului
de predare a corespondenței Biroului de Curieri Speciali, sau în baza listelor
corespondenței predate la Poșta Moldovei.
97. Certificatele eliberate la cererea cetățenilor interesați sunt întocmite pe
blanchete generale, semnate de către preşedintele Autorităţii și autentificate cu
ștampilă.

Secțiunea 3.
Înregistrarea şi circulaţia documentelor de uz intern

98. Documentele de uz intern, emise de funcţionarii Autorităţii (note

informative, note de serviciu, rapoarte, etc.) sunt înregistrate de către DRUD în
Registrul de evidenţă a documentelor de uz intern și în sistemul de management a
documentelor electronice „e-Management”, după care se scanează și se atașează la
fișierul sistemului documentelor electronice.
99. În partea de sus a primei pagini se aplică ştampila „Autoritatea Naţională
de Integritate”, iar mai jos se scrie numărul de înregistrare, care constă din indicele
subdiviziunii şi numărul de înregistrare scris prin bară (ex. 07/88).
100. Documentele de uz intern, în urma examinării de către preşedinte, sunt
restituite DRUD pentru a fi repartizate conform destinaţiei.
101. Dacă, prin rezoluţie, documentul este destinat la mai multi executanţi ai
Autorităţii, el este multiplicat de către DRUD şi este transmis contra semnătură în
registrul de evidenţă al documentelor de uz intern, originalul fiind transmis
primului executatnt pentru soluţionare şi/sau convocare, după caz.
15
 102. Transmiterea de la o subdiviziune la alta a documentelor înregistrate şi
examinate de către conducerea Autorităţii se efectuează numai prin intermediul
DRUD.

Secțiunea 4.
Termenii de examinare a documentelor

103. Se stabilesc următoarele termene de examinare a documentelor

parvenite la adresa Autorităţii Naţionale de Integritate:
- Legile Republicii Moldova, hotărârile Parlamentului şi Biroului permanent al
Parlamentului, decretele şi ordonanţele Preşedintelui Republicii Moldova,
hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova: - în conformitate cu
termenul stabilit în ele sau pe parcursul unei luni din momentul semnării;
- Indicaţiile, însărcinările şi scrisorile Preşedintelui Republicii Moldova şi ale
Guvernului Republicii Moldova: - în conformitate cu termenul stabilit sau pe
parcursul unei luni din momentul semnării, iar cele cu parafa „urgent" – 5 zile;
- Deciziile şi dispoziţiile organelor autoadministrării locale: - în conformitate
cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnării;
- Interpelările, cererile şi scrisorile deputaţilor Parlamentului Republicii
Moldova şi consilierilor organelor autoadministrării locale ce vizează activitatea
lor: - fără amînare la scrisorile deputaţilor în Parlament şi consilierilor organelor
administraţiei publice locale, dacă nu necesită studiere şi control suplimentar; -
pînă la 30 zile – la scrisorile ce implică studiere suplimentară;
- Ordinele şi dispoziţiile Autorităţii Naţionale de Integritate : - în conformitate
cu termenul stabilit;
- Hotărârile organelor colegiale ale Autorităţii Naţionale de Integritate: - la data
indicată în ele;
- Scrisorile-interpelări şi scrisorile-însărcinări ale organelor ierarhic superioare,
precum şi scrisorile altor unităţi cu rezoluţia conducerii ANI: - în conformitate cu
termenul stabilit; - 10 zile;
- Documentele de iniţiativă cu privire la activitatea de bază: - la data indicată în
ele;
- Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor: - fără amînare (dacă nu implică
studiere şi control suplimentar), dar nu mai tîrziu de 15 zile de la data primirii lor; -
pînă la o lună, dacă e nevoie de un control special, verificare suplimentară a unor
materiale etc;
- Telegrame şi telefonograme: - de la 2 pînă la 5 zile.
- Documentul, însărcinarea trebuie să fie executate în termenul stabilit sau în
cel mult 30 de zile. Dacă în rezoluţie este indicat „Rog, mă informaţi”, atunci ele
urmează să fie executate în termen de 10 zile.
- Decretele, ordonanţele şi însărcinările Preşedintelui Republicii Moldova cu
misiuni concrete, în care nu este indicat termenul executării, sunt executate în
termen de cel mult 30 de zile.
- Documentele cu parafa „urgent” sunt executate în termen de 5 zile.

16
 - Termenele de rezolvare a documentelor şi însărcinărilor Autorităţii sunt
stabilite din ziua primirii lor de către Direcția resurse umane și documentare.
104. Dacă termenul de executare a documentului, însărcinării expiră într-o zi
nelucrătoare, sfârşitul termenului de executare se consideră ziua de muncă
următoare.
105. Documentul, însărcinarea se consideră executată atunci când sunt
soluţionate toate chestiunile abordate, când conducerea şi corespondentul sunt
informaţi despre executare.

Secțiunea 5.
Controlul asupra executării documentelor

106. Controlul asupra executării însărcinărilor Autorităţii referitoare la actele

normative ale organelor superioare ale puterii de stat şi conducerii ţării, a
documentelor parvenite de la instituţii şi organizaţii, a însărcinărilor preşedintelui,
a indicaţiilor şefilor subdiviziunilor structurale în vederea soluţionării petiţiilor
cetăţenilor este efectuat de către DRUD.
107. Controlul executării însărcinărilor preşedintelui, date la şedinţa ANI,
precum şi în cadrul şedinţelor operative, sunt efectuate de către Direcţia evaluare,
prevenire şi implementare a politicilor sau de către o persoană desemnată de
preşedinte.
108. În partea dreaptă de jos a primei pagini a documentului sau însărcinării
luate la control este aplicată ştampila de control corespunzătoare.
109. În termen de nu mai târziu de 3 zile pînă la expirarea termenului de
executare a documentului sau însărcinării, executantul este informat de
funcţionarul DRUD.
110. În scopul îndeplinirii sarcinilor stabilite, DRUD informează cel puţin o
data pe lună sau după caz, conducerea Autorităţii despre mersul executării
documentelor luate la control.
111. La raportarea către conducerea ANI a documentelor şi altor materiale
neexecutate în termenele stabilite, DRUD prezintă un raport, cu câteva zile de
întârziere a executării documentului şi care subdiviziune este însărcinată în atare
activitate.
112. În perioadele de dare de seamă (trimestru, semestru, an), DRUD
analizează etapa executării documentelor, însărcinărilor şi petiţiilor cetăţenilor,
luate la control, informează despre chestiunea în cauză şi elaborează propuneri
corespunzătoare.
113. Documentul sau însărcinarea neexecutată din anumite motive poate fi
scoasă de la control doar de preşedinte.
114. În cadrul subdiviziunilor Autorităţii, controlul termenelor de executare
al documentelor este exercitat de către funcţionarii responsabili din cadrul DRUD.
115. Asigurarea controlului asupra executării ordinelor, hotărârilor
Autorităţii, indicaţiilor şi planurilor de lucru ale Autorităţii, este încredinţată
subdiviziunilor structurale.

17
 Capitolul IV.
Întocmirea nomenclatorului dosarelor şi constituirea acestora

116. Modul de sistematizare a documentelor, de întocmire coresctă a

dosarelor şi de perfectare a nomenclatorului dosarelor este prevăzut în
Instrucţiunea cu privire la lucrările de arhivă în cadrul Autorităţii Naţionale de
Integritate, coordonat cu Arhiva Naţională a Republicii Moldova şi aprobat prin
ordinul ANI.
Capitolul V.
Asigurarea integrităţii documentelor

117. Asigurarea integrităţii documentelor este încredinţată şefilor

subdiviziunilor structurale ale Autorităţii.
118. Funcţionarii împuterniciţi cu păstrarea documentelor poartă răspundere
personală pentru integritatea lor.
119. Dosarele şi documentele sunt păstrate în safeuri (dulapuri de metal)
încuiate, construcţia cărora este prevăzută pentru protejarea împotriva prafului,
umezelii şi acţiunii razelor solare.
120. Safeurile (dulapurile de metal) pentru păstrarea documentelor trebuie să
aibă câte două exemplare de chei. Exemplarele de rezervă ale cheilor respective,
aflate într-un penar sigilat, sunt păstrate în safeul Direcției resurse umane și
documentare.
121. Exemplarele de lucru ale cheilor de la safeurile personale le păstrează
asupra lor executanţii. Executanţii păstrează, de asemenea, sigiliile personale
pentru sigilarea safeurilor şi altor depozite de documente.
122. Evidenţa şi starea perfectă a sigiliilor este exercitată corespunzător
instrucţiunilor speciale.
123. Funcţionarilor Autorităţii li se interzice păstrarea documentelor secrete,
strict secrete şi pentru uz de serviciu în mese şi lăsarea la sfârşitul zilei de lucru în
safeuri deschise, luând cu sine cheile.
124. În caz de concediere a funcţionarilor, transfer la un alt serviciu, plecare
în concediu sau plecare în deplasare, documentele în curs de executare sunt
transmise altui executant printr-un act de primire-predare făcându-se remarca
respectivă.
125. În caz de eliberare a funcţionarilor sau demisie din funcţie a angajatului
DRUD, toate dosarele, documentele de serviciu, fişele, registrele de evidenţă,
sigiliile şi ştampilele, trecute după angajatul DRUD, sunt transmise persoanei nou-
numite, conform procesului-verbal aprobat de preşedinte.

CAPITOLUL VI
Asigurarea lucrărilor de secretariat ale Consiliului de Integritate

126. Lucrările de secretariat ale Consiliului de Integritate sunt asigurate de

către Autoritate.
18
 127. Documentele Consiliului de Integritate se întocmesc şi se perfectează în
strictă conformitate cu cerinţele regulilor de întocmire a documentelor
organizatorice, de dispoziţie şi cele ale prezentelor Instrucţiuni.
128. Oragizarea circulaţiei documentelor de intrare şi de ieşire ale CI este
pusă în sarcina persoanei responsabile din cadrul DRUD şi se efectuează în
conformitate cu cerinţele prezentelor Instrucţiuni.
129. Corespondenţa Consiliului de Integritate se ţine pe blanchete/formulare
aprobate de acesta.
130. Documentele de intrare şi de ieşire ale Consiliului de Integritate se
înregistrează în registrele de evidenţă a documentelor de intrare şi de ieşire ale ANI.
131. Documentele de ieşire sunt predate în DRUD pentru înregistrare şi
expediere. Corespondenţa de ieşire este expediată cu număr de înregistrare, care
constă din indecele CI şi numărul de ordine de ieşire. De ex. – 02/144, unde 02 este
indicele CI, iar 144 nr. de ordine de ieşire. Exemplarul nr.2 al documentelor de
ieşire se păstrează la persoana responsabilă de asigurarea lucrărilor de secretariat
ale CI.
132. Corespondenţa de intrare înregistrată, se raportează membrilor CI prin
intermediul postei electronice şi/sau în cadrul şedintelor Consiliului, după caz.
133. Controlul asupra executării hotărârilor emise de CI, precum şi
asigurarea integrităţii documentelor este efectuată de către persoana responsabilă
din cadrul DRUD.

19
 Anexa nr. 1 la
Instrucţiunile privind ţinerea
lucrărilor de secretariat în cadrul ANI

AUTORITATEA NAŢIONALĂ DE INTEGRITATE

A REPUBLICII MOLDOVA

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ОРГАН ПО НЕПОДКУПНОСТИ

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

MD-2005, mun. Chișinău, str. Mitropolit Gavriil Bănulescu-Bodoni, 26

Tel.(373 22) 820 601, fax (373 22) 820 602, www.ani.md, e-mail: info@ani.md

mun. Chişinău мун. Кишинёв

Nr.______ ________________ 2020

La nr.____din _____________ 2020

20
 Anexa nr. 2 la
Instrucţiunile privind ţinerea
lucrărilor de secretariat în cadrul ANI

AUTORITATEA NAŢIONALĂ DE INTEGRITATE

A REPUBLICII MOLDOVA

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ОРГАН ПО НЕПОДКУПНОСТИ

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

INSPECTORATUL DE INTEGRITATE
MD-2068, mun. Chişinău, str. Alecu Russo, 1
Tel.(373 22) 820 613, fax (373 22) 820 602, www.ani.md, e-mail: radion.buzu@ani.md

Nr. _________din _________________ 2020

la nr. din _________________ 2020

21
 Anexa nr. 3 la
Instrucţiunile privind ţinerea
lucrărilor de secretariat în cadrul ANI

AUTORITATEA NAŢIONALĂ DE INTEGRITATE

A REPUBLICII MOLDOVA

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ОРГАН ПО НЕПОДКУПНОСТИ

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

ORDIN
ПРИКАЗ

mun. Chişinău мун. Кишинёв

________ ___________ 2020 Nr.

_______

22
 Anexa nr. 4 la
Instrucţiunile privind ţinerea
lucrărilor de secretariat în cadrul ANI

AUTORITATEA NAŢIONALĂ DE INTEGRITATE

A REPUBLICII MOLDOVA

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ОРГАН ПО НЕПОДКУПНОСТИ

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

DISPOZIŢIE
РАСПОРЯЖЕНИЕ

mun. Chişinău г. Кишинёв

_____ ______________ 2020 Nr. ______

23
 Anexa nr. 5 la
Instrucţiunile privind ţinerea
lucrărilor de secretariat în cadrul ANI

Executat: _________________________ _____________

(Prenumele, Numele) (semnătura)

COORDONARE
Nr.
Numele, Prenumele, funcția Semnătura
crt.
1.
2.

REPARTIZARE
Nr. Numele
Nr. de Data
crt. Denumirea subdiviziunii recepționarului,
exemplare recepționării
semnătura
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
TOTAL: .

24
 Cu prezentul ordin a luat cunoştinţă:
_________________________ _____________ ___ _______________ 20___
(Prenumele, Numele) (semnătura) (data, luna, anul)

_________________________ _____________ ___ _______________ 20___

(Prenumele, Numele) (semnătura) (data, luna, anul)

_________________________ _____________ ___ _______________ 20___

(Prenumele, Numele) (semnătura) (data, luna, anul)

_________________________ _____________ ___ _______________ 20___

(Prenumele, Numele) (semnătura) (data, luna, anul)

_________________________ _____________ ___ _______________ 20___

(Prenumele, Numele) (semnătura) (data, luna, anul)

Anexa nr. 6 la
Instrucţiunile privind ţinerea
lucrărilor de secretariat în cadrul ANI

LISTA – MODEL
a documentelor care nu se înregistrează

1. Documente de contabilitate
2. Publicaţii periodice (ziare, reviste)
3. Anunţuri publicitare, placarde, programe ale conferinţelor
4. Scrisori de felicitare, vederi, telegrame
5. Comunicări privitoare la şedinţe, consfătuiri şi ordine de zi
6. Cataloage de preţuri
7. Programe de studii
8. Telegrame, scrisori privind deplasările, concediile
9. Bilete de invitaţii
10. Formulare de evidenţă statistică
11. Scrisori expediate în copie pentru informaţie
12. Norme de consum materiale
13. Graţie, comenzi
14. Informaţiile expediate pentru a se lua act
15. Dări de seamă trimestriale, semestriale.

25
 Anexa nr. 2
la ordinul ANI
nr. ___ din
_________

INSTRUCŢIUNI
privind ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile persoanelor
fizice, adresate Autorităţii Naţionale de Integritate a Republicii Moldova

I. Dispoziţii generale
1. Prezentele Instrucţiuni stabilesc modul unic de ţinere a lucrărilor de
secretariat privind evidenţa şi examinarea petiţiilor persoanelor fizice şi cele
colective, depuse în scris sau în formă electronică, precum şi efectuarea controlului
asupra examinării şi primirii  în audienţă a petiţionarilor în Autoritatea Naţională de
Integritate (în continuare Autoritate).
Prezentele Instrucţiuni nu se extind asupra ţinerii lucrărilor de secretariat
aferente petiţiilor, modul de examinare al cărora este prevăzut de legislaţia de
procedură penală, de procedură civilă, de procedura de executare, legislaţia cu
privire la contravenţiile administrative şi de legislaţia muncii.
Prin petiţie, în sensul prezentei Instrucțiuni, se înţelege orice cerere, inclusiv
de acces la informație, reclamaţie, propunere, sesizare, adresată Autorității
Naționale de Integritate, inclusiv cererea prealabilă prin care se contestă un act
administrativ sau nesoluţionarea în termenul stabilit de lege a unei cereri.
Petiţia se depune în scris sau în formă electronică în limba de stat sau într-o
altă limbă în conformitate cu Legea cu privire la funcţionarea limbilor vorbite pe
teritoriul Republicii Moldova.
2. Conducătorii subdiviziunilor structurale ale Autorităţii sînt obligaţi să ia
măsuri de rigoare pentru respectarea prezentelor Instrucţiuni.
3. Evidenţa, înregistrarea, efectuarea controlului asupra soluţionării şi
păstrării petiţiilor, organizarea audienţei petiţionarilor sânt puse în sarcina Direcţiei
resurse umane şi documentare (în continuare – DRUD) a Autorității.

26
 II. Evidenţa petiţiilor
4.  Petiţiile primite se înregistrează centralizat în aceeaşi zi de către DRUD
pe fişa de evidenţă şi control (anexa nr.1 la Instrucţiune) în sistemul de
manegement a documentelor electronice „E-Management”, conform machetei fişei
de evidenţă şi control a ecranului, în corespundere cu numărul de înregistrare, acolo
unde este utilizat computerul, iar versiunea electronică parvenită se înregistrează în
arhiva electronică a Autorităţii.
Plicurile în care s-au aflat petiţiile se păstrează în cazurile când pot fi utilizate
la stabilirea adresei expeditorului sau când ştampila poştală este necesară  pentru
confirmarea datei de expediere şi primire a petiţiei.
Pentru petiţiile primite în timpul audienţei se stabileşte aceeaşi ordine de
înregistrare, iar suportul electronic al petiţiei se păstrează 3 ani în baza de date a
arhivei electronice a Autorităţii în versiunea înaintată de autor pe suport electronic.
Petiţiile depuse în scris, pe suport de hîrtie, trebuie să fie semnate de autor,
indicându-se numele, prenumele şi domiciliul.
Petiţiile în formă electronică, remise la adresa electronică a Autorității
Națională de Integritate, trebuie să corespundă cerinţelor faţă de documentul
electronic, să fie semnate digital și să conţină informaţii privind numele, prenumele,
domiciliul şi adresa electronică a petiţionarului.
Petiţiile ce nu întrunesc condiţiile specificate mai sus se consideră anonime,
nu se înregistrează și nu sunt supuse examinării”.
5. La înregistrarea petiţiilor, pe prima pagină se aplică ştampila de
înregistrare în care se indică  data primirii petiţiei şi indicele de înregistrare.
Indicele de înregistrare constă din litera iniţială a numelui petiţionarului,
numărul şi anul de înregistrare a petiţiei (de exemplu: D - 404/04). Indicele de
înregistrare poate fi constituit ori completat cu alte semne distinctive care
asigură  sistematizarea  şi integritatea petiţiilor, facilitează selectarea şi analiza
acestora.
6. Petiţiilor  repetate, de regulă, li se atribuie indicele de înregistrare  de rând,
iar în rubrica respectivă a fişei  de evidenţă şi control se indică indicele de
înregistrare al primei petiţii. În colţul drept de sus al petiţiilor repetate şi pe fişa de
evidenţă şi control se face inscripţia "Repetată" şi se selectează corespondenţa
precedentă.
Repetate se consideră petiţiile care sânt înaintate de  una şi aceeaşi persoană,
abordează una şi aceeaşi problemă, în cazul în care de la data  înregistrării primei
petiţii a expirat termenul de examinare stabilit de legislaţie şi petiţionarul  nu a
primit răspuns sau nu este de acord cu răspunsul primit.
7.  Petiţiile unei persoane în care se abordează una şi aceeaşi problemă,
expediate către diferiţi adresanţi şi primite pentru examinare în una şi aceeaşi
organizaţie, se înregistrează cu indicele primei petiţii, adăugându-se numărul de
ordine, scris prin bară (de exemplu, D-401/1, D-401/2, D-401/3).
8. Pentru fiecare petiţie se completează fişa de evidenţă şi control în format
electronic, care se semnează de către executor şi care se plasează în fişierul
informaţional de control conform datelor de soluţionare.    

27
 III. Procesul de examinare şi termenele de soluţionare a petiţiilor
9. Petiţiile  înregistrate se transmit spre examinare Preşedintelui Autorităţii în
ziua în care au fost primite.
Rezoluţia, numele de familie al  autorului rezoluţiei şi termenul de
soluţionare se trec în mod obligatoriu în fişa de evidenţă şi control.
În cazul în care în rezoluţie sunt indicaţi câţiva executori, responsabilitatea
pentru soluţionarea corectă şi în termen o poartă în măsură egală toţi executorii
indicaţi.
Primul  executor dintre cei indicaţi în rezoluţie este responsabil pentru
convocarea celorlalţi coexecutori şi organizarea soluţionării tuturor problemelor
abordate în petiţie.
Transmiterea petiţiilor spre soluţionare se efctuează exclusiv prin intermediul
DRUD, cu indicarea numelor de familie ale executorilor în fişa de evidenţă şi
control, iar petiţiile parvenite în formă electronica se copiază în fişierul de arhivă cu
indicarea datei şi orei de recepţie şi se transmit spre executare în aceeaşi zi
executorului desemnat de preşedintele Autorităţii în forma accesibilă de informare a
acestuia.
Transmiterea petiţiilor spre soluţionare dintr-o subdiviziune interioară în alta se
efectuează numai cu autorizaţia preşedintelui Autorităţii şi cu notarea obligatorie a
acestui fapt în fişa de evidenţă şi control.
Se interzice scrierea pe textul petiţiei (rezoluţii, indicaţii, etc.)
10. Petiţiile se examinează în termen de o lună, iar cele care nu necesită o
studiere şi examinare suplimentară – fără întârziere sau în termen de 15 zile de la
data înterigistrării.
În cazuri deosebite, termenul de examinare poate fi prelungit de către
președintele Autorității cu cel mult o lună, fapt despre care este informat
petiţionarul.
Dacă petiţia ţine de competenţa altui organ, ea se expediază acestui organ în
termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării petiţiei, fapt despre care este
informat petiţionarul.
Se interzice remiterea petiţiilor organelor sau persoanelor oficiale, acţiunile
ori deciziile cărora sânt atacate.
Indicaţiile, dispoziţiile şi ordonanţele Preşedintelui Republicii Moldova
referitoare la petiţiile cetăţenilor, expediate spre examinare Autorităţii, în care nu
sunt indicate termenele concrete, sunt executate în termen de până la 30 zile.
Petiţiile cu menţiunea „Urgent” sunt executate în termen de 5 zile, iar
rezoluţis „A informa personal” – 10 zile.
Petiţiile cu rezoluţia Preşedintelui Republicii Moldova sunt transmise
executantului în aceeaşi zi.
11. Lipsa executorului nemijlocit (incapacitatea temporară de muncă, aflare
în delegaţie, concediu etc.) nu scuteşte subdiziunea Autorităţii de examinarea în
termen şi adecvată a petiţiilor.
 Dacă executorul nu poate examina petiţia în termenul stabilit, se adresează în
scris Preşedintelui Autorităţii cu o rugăminte argumentată privind prelungirea
termenului.
28
 12. Toate datele privind desfăşurarea examinării petiţiei (permisiunea de
amînare a termenelor, interpelarea suplimentară, înştiinţarea executorului, cui i s-a
dat răspunsul, data şi indicele răspunsului etc.) trebuie incluse în rubricile
respective ale fişei de evidenţă şi control, inclusiv în fişierele de control ale
petiţiilor în formă electronică.
    
IV. Controlul asupra examinării petiţiilor
13. Controlul asupra examinării în termen a petiţiilor în Autoritate se pune în
sarcina funcţionarilor special desemnaţi, care sînt obligaţi să asigure examinarea
exhaustivă, reglementară şi în termen a petiţiilor şi executarea deciziilor luate în
legătură cu acestea.
14. Petiţiile primite prin intermediul altor organe, la care se  solicită
comunicarea rezultatelor, se iau sub un control special. În aceste cazuri, în colţul de
sus din dreapta al tuturor exemplarelor fişei de evidenţă şi control se
aplică  ştampila "Control" sau semnul controlului "C".
15. Petiţiile parvenite în formă electronică se iau sub un control special. În
acest caz, în colţul de sus din dreapta al fişei de evidenţă şi control se face
menţiunea “Forma electronică” sau se aplică marcajul “F.E”.   
16.  Fişele  de evidenţă şi control ale petiţiilor luate sub control sânt aranjate
într-un fişier aparte conform datelor de executare.
17.  Controlul asupra executării documentelor se efectuează cu ajutorul
computerului sau verificând  zilnic fişierul de control.
Persoanele  responsabile sânt obligate să avertizeze executorii, cu o
săptămână înaintea expirării termenului, despre prezentarea rezultatelor.
18. Dacă la petiţie se dă un răspuns intermediar, aceasta continuă să fie sub
control. Controlul se consideră încheiat numai după adoptarea deciziei şi luarea de
măsuri eficiente în vederea soluţionării tuturor chestiunilor abordate în petiţie şi
expedierea răspunsului conform legislaţiei în vigoare. Decizia privind suspendarea
controlului asupra rezolvării petiţiilor o adoptă preşedintele Autorităţii.
Data expedierii răspunsului este considerată data suspendării controlului
asupra soluţionării petiţiei, iar data executării petiţiei electronice este considerată
data expedierii răspunsului, la adresa electronică, a autorului petiţiei.    

V. Perfectarea răspunsurilor la petiţii şi constituirea dosarelor

19. Răspunsurile la petiţii se perfectează în scris sau în formă electronică pe
blanchete care să corespundă Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice
şi de dispoziţie, aprobate prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr.618 din
5 octombrie 1993 şi cerinţelor faţă de documentul electronic, inclusiv faţă de
aplicarea semnăturii digitale, în conformitate cu legislaţia în vigoare.   
20. În răspunsul expediat petiţionarului se indică mai  întîi numele de familie
şi prenumele acestuia, apoi adresa.
De exemplu Dlui Bujor Alexandru,
bd. Doina, 10, bl.5, ap.15                                         
MD-2068, or. Chişinău.
                                         
29
 Răspunsul la petiţii se aduce la cunoştinţa petiţionarului în scris şi este
semnat de preşedintele sau vicepreşedintele Autorităţii ori în formă electronică, cu
aplicarea semnăturii digitale.
21. Răspunsul la petiţie este expediat, de regulă, de către DRUD a Autorităţii.
Indicele  răspunsului constă din indicele subdiziunii care a executat petiţia şi
indicele de înregistrare al petiţiei (ex. 07/D-104/18). În unele cazuri indicele
răspunsului poate fi completat cu indicele personal al executorului (ex. 07-05/D-
104/18).
În cazul petiţiilor primite în formă electronică, se constituie dosarul
electronic care se păstrează în arhiva electronică a petiţiilor în modul stabilit de
prezentele Instrucțiuni.    
22. În cazul în care rezultatele examinării petiţiei urmează a fi comunicate şi
organului ierarhic superior, acestuia i se expediază o informaţie amplă despre
rezultatele examinării şi copia de răspuns prezentat petiţionarului.
23. DRUD verifică corectitudinea perfectării răspunsurilor (semnătura, data,
indicele, adresantul, vizele etc.) şi  face consemnările necesare în fişa de evidenţă şi
control.
24. Petiţiile examinate, toate materialele necesare pentru constituirea
dosarelor, se restituie în subdiviziunea documentare cel târziu a doua zi după
examinare. Constituirea şi păstrarea dosarelor de către executori este interzisă.
După examinarea şi soluţionarea  definitivă, pe fiecare petiţie  trebuie să fie
operată menţiunea "La dosar" şi aplicată semnătura persoanei responsabile de
efectuarea controlului.
Originalele actelor (carnetul de muncă, buletinul de identitate, certificatul de
sănătate etc.) se restituie petiţionarului.
25. Petiţiile, copiile de pe răspunsurile la acestea şi documentele cu privire la
examinarea petiţiilor, precum şi documentele privind audienţa petiţionarilor se
constituie în dosare conform nomenclatorului dosarelor aprobat de ANI.
În dosare documentele se aranjează în ordine cronologică ori alfabetică.
Fiecare petiţie şi toate documentele privind examinarea ei constituie în dosar o
grupă aparte. În cazul primirii unei petiţii repetate sau prezentării unor documente
suplimentare, acestea se cos la grupa respectivă de documente.
26.  La constituirea dosarelor, se verifică corectitudinea ordonării
documentelor în  dosar, deplinătatea  lor. Petiţiile neexaminate şi documentele
perfectate incorect nu se pun în dosar.
27.  Dosarele cu petiţiile şi documentele respective, precum şi informaţia în
bazele de date ale sistemului informaţional automatizat se păstrează timp de 3 ani.
28.  Documentele cu privire la petiţii, precum şi informaţia din bazele de date
ale sistemului informaţional automatizat se nimicesc în modul stabilit, la expirarea
termenelor de păstrare.

VI. Organizarea audienţei petiţionarilor

29. Audienţa cetăţenilor în cadrul Autorităţii este asigurată de către
preşedinte şi vicepreşedinte, conform graficului aprobat.

30
 Audienţa se organizează în timpul comod pentru cetăţeni. La stabilirea
programului de audienţă se ia în consideraţie regimul de lucru al Autorităţii.
Conducerea Autorităţii este obligaţă să asigure audienţa tuturor cetăţenilor în
ziua adresării acestora.
30. Audienţa cetăţenilor se efectuează în numele Autorităţii. Pentru început,
vizitatorului i se propune să-şi comunice numele de familie, prenumele,
patronimicul, domiciliul, locul de muncă şi să expună esenţa chestiunii cu care se
adresează, dacă a avut anterior adresări similare şi unde, care este rezultatul.
Problemele cu care se adresează cetăţenii, în măsura posibilităţii, sunt
soluţionate în timpul audienţei.
Persoana care audiază, călăuzindu-se de legislaţie şi alte acte normative ale
Republicii Moldova, în limitele competenţei sale, are dreptul să adopte una dintre
următoarele decizii:
- să satisfacă cererea, comuncându-i vizitatorului procedura şi termenele de
executare a deciziei adoptate;
- să refuze satisfacerea cererii, explicîndu-i motivele refuzului şi procedura de
contestare a deciziei adoptate;
- să primească declaraţia scrisă, în cazul în care chestiunile aprobate de vizitatori
necesită o studiere sau un control suplimentar, explicându-i cauzele care împiedică
soluţionarea solicitării în procesul audierii, ordinea şi termenul examinării.
Pentru asigurarea unei decizii competente asupra problemelor abordate de
vizitator, persoana care exercită audienţa poate antrena în soluţionarea lor
funcţionarii subdiviziunilor corespunzătoare ale Autorităţii sau să solicite
consultaţii acestora.
Dacă soluţionarea chestiunii adresată de vizitator nu ţine de competenţa
Autorităţii, responsabilul de audienţă îi indică instanţa în care ar putea să se
adreseze şi în limita posibilităţilor, îl îndrumă.
31. Audienţa persoanelor străine este exercitată în acelaşi mod.
32. Evidenţa cetăţenilor cu indicarea problemelor adresate şi a rezultatelor
examinării lor este exercitată în baza fişelor de primire a cetăţenilor (anexa nr.2 la
instrucţiunea despre ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile
persoanelor fizice).
Fişele de primire a cetăţenilor, care au fost anterior audiaţi la conducerea
ANI sau expediate pentru soluţionare subdiviziunilor, după executarea lor sunt
restituite în DRUD.
33. Petiţiile înaintate în procesul audierii sunt înregistrate, examinate şi
soluţionate în corespundere cu cerinţele prezentelor Instrucţiuni. Asupra
soluţionării lor este instituit controlul corespunzător.

VII. Analiza lucrului cu petiţiile şi a audienţelor acordate

34. Adresările verbale şi scrise ale cetăţenilor sunt analizate şi generalizate
sistematic în scopul luării măsurilor în vederea înlăturării cauzelor şi condiţiilor
care generează petiţii.

31
 O atenţie deosebită se atrage înlăturării cauzelor care generează reclamaţii
repetate şi colective, precum şi cele care impun cetăţenii să se adreseze în instanţele
ierarhic superioare cu chestiuni care ar putea fi soluţionate la faţa locului.
35. Starea de lucruri pe viitor asupra petiţiilor şi audienţei cetăţenilor în
cadrul subdiviziunilor din subordine sunt controlate în procesul examinării.
În procesul controalelor este studiată organizarea lucrului respectiv,
relevându-se neajunsurile cu acordarea ajutorului practic în vederea înlăturării lor.
Fiecare funcţionar, pe lângă executarea misiunii de bază, este obligat să ia
cunoştinţă de examinarea şi soluţionarea petiţiilor, organizarea audienţei
cetăţenilor, să întreprindă măsuri în vederea înlăturării încălcărilor depistate.
36. Dacă în procesul de examinare a petiţiilor şi a adresărilor, precum şi în
cadrul audienţei cetăţenilor s-au înregistrat elemente de birocratism, faptul trebuie
elucidat la şedinţele operative.
37. Potrivit rezultatelor analizei, dărilor de seamă, DRUD întocmeşte note
informative cu propuneri concrete în vederea înlăturării neajunsurilor constatate şi
perfecţionării procesului de executare a petiţiilor şi organizării audienţei cetăţenilor,
care sunt examinate în cadrul şedinţelor în prezenţa preşedintelui.

Anexa nr.1 la Instrucţiunile

privind ţinerea lucrărilor de secretariat
referitoare la petiţiile persoanelor fizice

FIŞĂ DE EVIDENŢĂ ŞI CONTROL

Clasificare: Registru petiţii

Nr. înregistrare:
Data înregistrare: Data document:
Categorie:
Parvenit:
Coordonator:
Rezoluţia:
Termen examinare:
Data executare:
Note despre
executare:

32
 Anexa nr.2 la Instrucţiunile
privind ţinerea lucrărilor de secretariat
referitoare la petiţiile persoanelor fizice

FIŞA DE PRIMIRE A CETĂŢENILOR

Nr. _______________________________Data primirii _____ _____________________ 2017

Numele de familie, prenumele şi patronimicul reclamantului ___________________________

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Adresa ______________________________________________________________________
Locul de muncă _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Conţinutul adresării ____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Numele de familie al responsabilului de primire ______________________________________
Indicaţiile conducerii ____________________________________________________________

33