NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

al documentelor create și primite

de către Asociația de Proprietari ....................................
aprobat prin Dispoziţia Comitetului de Conducere Executiv nr. ...........................

Direcția Serviciile, Nr. Denumirea documentelor arhivistice Termen Observati

Birourile, CR de i
Compartimentel T păstrar
e e
Documente cu termen de păstrare – PERMANENT
I) A)-Președinte 1 Dosarul cu actele de constituire, înființare, actualizare de P Legea
nr. 196/2018
Secretariatul organizare și funcționare al Asociației de Proprietari, cuprinzând
Adunării următoarele:
Generale a -Statutul de organizare și funcționare al Asociației de Proprietari;
Proprietarilor -Act constitutiv, Anexă a Statului de organizare și funcționare;
-Acordul de Asociere al Asociației de Proprietari;
-Regulamente de organizare și funcționare;
-Organigramă-schema de personal;
-Statul de funcții și personal al Asociației de Proprietari;
-Codul Fiscal al Asociației de Proprietari, emis de ANAF;
-Dosar Juridic ce cuprinde Întâmpinări, Comunicări și Încheieri/Șentințe
Civile privind organizarea și funcționarea Asociației de Proprietari; etc.
2 Dosar (Biblioraft) P Legea
nr. 196/2018
ȘEDINȚE ADUNARE GENERALĂ A PROPRIETARILOR,
cuprinzând următoarele:
1)-Dispoziția Comitet Executiv de întrunire a membrilor/proprietarilor
în Ședința Extraordinară/Ordinară a A.G.P.;
2)-Convocator - ordine de zii – a puncte ce se vor discuta în Ședința
A.G.P., Anexa nr. 1 a Dispoziției emise de C. Executiv de întrunire a
membrilor/proprietarilor în Ședința AGP;
3)-Diverse acte conexe care au stat la baza întocmirii convocatorului
(Referate, Oferte de preț, Devize estimative, Proiecte, Relevee, Memorii
tehnice, etc.) – dacă este cazul.;
4)-Tabel nominal al membrilor/proprietarilor care au luat la
cunoștință prevederile convocatorului–punctele ordinii de zii a Ședinței
Extraodinare /Ordinare a A.G.P., Anexa nr. 2 a Dispoziției emise de C.
Executiv de întrunire a membrilor/proprietarilor în Ședința AGP;
5)-Procesul-Verbal al Ședinței Adunării Generale Proprietarilor;
6)-Tabel nominal cu membri/proprietari prezenți la Ședința AGP;
7)-Hotărârii luate în Ședința A.G.P. adoptate/aprobate de către
membrii /proprietarii imobilelor care constituie Scara C, Bloc B5.
8)-Anexe a hotărârii;
9) Acte diverse care se adaugă la Procesele Verbale, unde este cazul.

II) A)-Președinte 1 Dosar (Biblioraft) P Legea

nr. 196/2018
Secretariatul ȘEDINȚE COMITETULUI EXECUTIV, cuprinzând următoarele:
Comitetului de 1)-Convocator – ordinea de zii al Ședințelor Comitetului Executiv;
Conducere 2)-Diverse acte conexe, care au stat la baza întocmirii convocatorului
Executiv (Referate, Oferte de preț, Devize estimative, Proiecte, Relevee, Memorii
tehnice, etc.) – dacă este cazul.;
3)-Procesul Verbal ale Ședinței Comitetului Executiv;
Acte diverse care se adaugă la Procesele Verbale – unde este cazul.
4)-Dispoziți emise de Comitetul Executiv, (2-3 exemplare);
5)-Diverse acte conexe care se adaugă la Dispozitiile C. Executiv.
II B)-Cenzorat 1 Raport de verificari și activități P
Comitetul de
Conducere
Executiv
Documente cu termen de păstrare – PERMANENT
II C)-Administrator 1 Dosar Resurse Umane (Biblioraft), cuprinzând următoarele: P Legea
nr. 196/2018
Comitetul de de condominiu/ Statutul de funcționare; Regulamente de organizare; Organigramă;
Conducere bloc Statul de funcții al asociației de proprietari
Executiv 2 Dosar DARE DE SEAMĂ / SITUATIE FINANCIARA al activități P Legea
nr. 196/2018
trimestraile, semestriale și anuale, cuprinzând următoarele:
-Procese-Verbale încheiate de comisia de cenzori/cenzor;
-Rapoarte de activitate ale Comitetului de Conducere Executiv:
Președinte, Vicepreședinte, Secretar; ale Cenzorului și ale Administrator
de condominiu
-Darea de seamă contabilă, financiară; -Bilanț;
-Bugetul de venituri și cheltuieli cu actele conexe;
-Situații finaciare trimestriale, anuale contabile

1
 -Situații de venituri și cheltuieli, etc.
3 Registru unic de control, emis de către ANAF. P Legea
nr. 252/2003
Registrul unic de control este un document eliberat de către Agenția
Națională a Administrației Fiscale, obligatoriu pentru toate persoanele
juridice pe care il vor prezenta organelor abilitate in cazul unui control.
4 Dosar cu dovada acționăriii în judecată a restanțierilor, cuprinzând P
următoarele: Cerere, chitanțe, acte referitoare la chemarea în judecată a
restanțierilor, etc.
5 Dosar PROIECTARE (memorii tehnice, devize și planuri, relevee), se P
atașeză la Cartea Tehnică a Blocului
6 CARTEA TEHNICĂ P Baza legală:
-HG nr.
- LUCRĂRI DE MODERNIZARE COMPLEXĂ A BLOCULUI, A 273/1994
SPATIILOR COMUNE, ORI A INSTALATIILOR COMUNE -Legea nr.
Cartea Tehnică cuprinde următoarele: 10/1995;
-
-Proiectarea (solicitari oferte de preț proiectare, Oferte de pret Regulamentul
proiectare, Memorii tehnice, planuri, relevee, schițe, expertize tehnice Construcțiilor,
etc.); din 2017
-Certificate de Urbanism + Avize/Acorduri specifice + Autorzația de
construire)
-Execuția tehnică a lucrării, (solicitare ofertă de preț, devize
estimative de lucrări, contracte de lucrări, garanții lucrări, recepția
lucrărilor);
-Garanția lucrărilor executate, precum și a materialelor folosite;
Pe parcursul înaintării lucrărilor de construcție, în Cartea Tehnică
se adaugă:
-Procesele-verbale de recepție a terenului pe care este realizată fundația;
detaliile tehnice și alte informații referitoare la fundație;
-Toate informațiile legate de elementele tehnice ale suprastructurii;
-Procesele-verbale pentru fiecare dintre etapele construcției;
-Expertizele tehnice periodice;
-Concluziile constatărilor de verificare din teren;
-Cercetările suplimentare și concluziile acestora, apărute în timpul
realizării construcției, și motivele care au stat la baza lor;
-Jurnalul principalelor evenimente;
-Declarațiile de conformitate și agrementele tehnice referitoare la
materialele folosite.
-Aici se anexează și toate documentele cu privire la modificările aduse
proiectului inițial, pe perioada execuției. Sunt vizate diferențele care se
referă atât la planul, compartimentarea și structura casei, cât și la
dotările suplimentare ce nu au fost menționate inițial în proiect.
-Exploatarea, întreținerea, repararea și urmărirea comportării în
timp, plus un jurnal al evenimentelor.
7 Dosar INVESTIȚII – MODERNIZARE ȘI REPARAȚII P
COMLEXE LA BLOC, ORI A INSTALAȚIILOR COMUNE
Investiții propuse a fi efectuate fie din Fonduri proprii, Fonduri de
la stat ori Fonduri Europene
-Dosar PROIECTARE (solicitări oferte de proiectare, contracte de
proiectare, memorii tehnice, devize și planuri, relevee, dispozitii șantier,
etc.), dacă este cazul.
-Dosar LUCRARI DE MODERNIZARE ȘI REPARAȚII A
BLOCULUI, LIFT/ASCENSOR, INSTALAȚII TERMICE,
SANITARE, ELECTRICE, ETC. (solicitări oferte de preț, oferte de
preț, deviz estimativ de pret, contractul lucrării, situația lucrărilor
efectuate, procesul verbal de recepție lucrări, etc.)
II C)-Administrator 8 CARTEA DE IMOBIL, P Baza legală
Comitetul de de condominiu/ conform OG nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința și OG nr.
Conducere bloc actele de identitate ale cetățenilor români, locatarii imobilelor au 97/2005
HG nr.
Executiv următoarele obligații: 1375/2006
-Responsabilul cărții de imobil are obligația să înscrie, pe baza Legea nr.
actului de identitate, persoanele care domiciliază sau au reședința în 196/2018
imobilul respectiv și să o prezinte, la cerere, polițiștilor sau lucrătorilor
serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor (art. 38, alin. 4)
-Persoanele care își schimbă domiciliul sau își stabilesc
reședința sunt obligate să ceară înscrierea în cartea de imobil la noua
locuință în termen de 15 zile de la mutare (art.39, alin. 1)
-Persoanele care locuiesc în imobil sunt obligate să prezinte
actul de identitate responsabilului cărții de imobil, la solicitarea acestuia,
pentru actualizarea cărții de imobil (art. 39, alin.2)
-Nerespectarea prevederilor ordonanței constituie contravenție
și se sancționează conform legii.
Conform Legii 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea
asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor, au următoarele
obligații:
-Proprietarii din condominii au obligația să notifice
președintelui orice schimbare intervenită în structura și numărul
membrilor familiei prin deces, căsătorii sau nașteri, persoanele luate în
spațiu, precum și locatarii/comodatarii ca urmare a închirierii sau a
împrumutării locuinței (art.30, alin 1)
-Notificarea prevăzută la alin. (1) se face în scris în termen de
10 zile de la schimbarea intervenită, de la luarea în spațiu, respectiv de
la semnarea contractului de închiriere/comodat. (art.30, alin. 2)
Documente cu termen de păstrare – 50 ani

2
II C)-Administrator 9 Dosar de Personal Resurse Umane (Biblioraft) 50 ani
Comitetul de de condominiu/ -Registru de evidență a Dosarelor de personal salariați;
Conducere bloc -Dosare de personal salariat – resurse umane – ce cuprind următoarele
Executiv (Acte identitate: CI, Certificat de Naștere, Certificat de căsătorie,
Diverse acte medicale, Diverse Hotărâri AGP: de angajare, demisie,
încetarea raporturilor de muncă; Dispoziții emise de către Comitetul
Executiv: de angajare, de încetare a CIM, demisie, etc. Fișă de post,
Acte de studii: Diplome, Certificate de calificare, Atestate, Contracte
Individuale de Muncă, Acte Adiționale a CIM, Contracte de Mandat,
acte diverse)
10 Dosare Contracte Individuale de Muncă – Resurse Umane 50 ani
(Biblioraft)
-Registrul de evidență a salariaților, a Contractelor Individuale de
Muncă – REVISAL;
-Contractele Individuale de Muncă (3 exemplare)
-Extras REVISAL;
-Contracte de Mandat – Comitetul Executiv: Președinte, Vicepreședinte,
Secretar; Cenzor
-Fișele de post-activitate;
11 Dosar Contabilitate Ștate de plată lunare (Biblioraft) 50 ani
State de plată lunare – salarii, împreună cu acte conexe (Fișă lunare de
pontaj – lunar; Cereri de concedii, Certificate Medicale; Ordine de plată
trezorerie; Chitanță de plată trezorerie, Declarații fiscale salariale
(Declarația 112-ANAF)
Documente cu termen de păstrare – 10 ani
II C)-Administrator 12 Dosar (Biblioraft) al Registrului general de evidență, de intrare- 10 ani
Comitetul de de condominiu/ ieșire a documentelor arhivistice, corespondență.
Conducere bloc -Registru de evidență, intrare-ieșire a documentelor, corespondență;
Executiv -Dosar cu documente, corespondență;
13 Dosar (Biblioraft) CONTRACTE ÎNCHEIATE CU FURNIZORI ȘI 10 ani
PRESTAȚII SERVICII – UTILITĂȚII de la
-Contracte furnizori de utilități: (Curent Electric; Apă rece și încetare
canalizare; Apă caldă și caldură; Telefonie, CATV și internet; Gunoi-
salubrizare, etc.)
14 Dosar (Biblioraft) CONTRACTE ÎNCHEIATE CU FURNIZORI ȘI 10 ani
PRESTAȚII SERVICII – DIVERSE, INTRETINERE de la
INSTALATII, REPARATII (Mentenență lift; Mentenanță instalații încetare
sanitare; Mentenanță instalații termice și sanitare; Mentenanță Interfon;
Mentenanță alte instalații; Lucrari de construcții, lucrări de zugrăveli,
etc.
15 Dosar (Biblioraft) al A.N.A.F., DECLARATII FISCALE 10 ani
-Marea majoritea de Declarații se păstrează 10 ani
-Alte Declarații fiscale lunare (Declarația nr. 112) se atașeză la Statul 50 ani
lunar de plată și se păstrează 50 ani
-Alte Declarații se pătrează Permanent P
16 Dosar (Biblioraft) al REGISTRULUI JURNAL DE OPERAȚIUNI 10 ani
LUNARE DE ÎNCASĂRI ȘI PLĂȚI, cuprinzând următoarele:
-Registrul Jurnal lunar de operațiuni încasări și plăți;
-Dosar lunar cu documentele conexe finaciar-contabile (Facturi,
Chitanțe, Note explicative, Referate de necesitate, Extrase de cont, etc.);
-Extras de conta bancar; -Situațiile lunare de încasări-plăți
-Situațiile lunare restanțieri; -Situația lunară a cititii indexilor
contoarelor individuale de apă rece și caldă;

II C)-Administrator 17 Dosar (Biblioraft) al Registrului Inventar bunuri 10 ani

Comitetul de de condominiu/ -Registrul de Inventar – mijloace fixe;
Conducere bloc -Registru de Inventar – obiecte de inventar;
Executiv -NIR-uri Mijloace Fixe și Obiecte de Inventar
-Listă de Inventar – Mijloace Fișe și Obiecte de Inventar;
-Situații anuale inventar (Liste de inventar);
-Situații anuale casări
-Proces Verbal de scoatere din evidență, din funcțiune a mijloacelor fixe
18 Dosar (Biblioraft) al Registrului de evidență a COTELOR DE 10 ani
ÎNTREȚINERE SAU DE CONTRIBUȚIE, cuprizând:
-Registrul special de evidență a COTELOR DE INTREȚINERE SAU
DE CONTRIBUȚIE; -Cotor Chitanțier de încasare; -Extras de cont
bancar;
19 Dosar (Biblioraft) al Registrului de evidență a FONDULUI DE 10 ani
REPARAȚII
-Registrul de evidență a Fondului de Reparații;
-Cotor Chitanțier de încasare a Fondul de Reparații;
-Acte de scoare a sumelor colectate din Fondul de reparații – plata
lucrarilor de reparații sau modernizare;
-Sumele colectate pentru Fondul de Reparții nu se restituie;
-Extras de cont bancar;
20 Dosar (Biblioraft) 10 ani
al Registrului de evidență a FONDULUI DE RULMENT
-Registrul special de evidență a Fondului de Rulment;
-Cotor Chitanțier de încasare a Fondului de Rulment;
-Acte de scoare a sumelor colectate din Fondul de Rulment – ca urmare
a vanzarii imobilului sumele reținute se restituie;
-Extras de cont bancar;
3
 21 Dosar (Biblioraft) 10 ani
al Registrului de evidență a FONDULUI DIN SUME SPECIALE –
CHIRII SPAȚII COMUNE, RECLAME, ETC.
-Registrul de evidență a Fondului de Evidență a Sumelor Speciale;
-Cotor Chitanțier de încasare a sumelor speciale care vor constitui
Fondul de Evidență a Sumelor Speciale;
-Acte de scoare a sumelor colectate din Fondul de chirii sau reclame –
plata lucrarilor de reparații sau modernizare;
-Extras de cont bancar;
22 Dosar (Biblioraft) 10 ani
al Registrului de evidență a FONDULUI DE PENALIZĂRI
-Registrul de evidență a Fondului de Penalizări;
-Cotor Chitanțier de încasare a penalităților – Fondul de Penalizări;
-Extras de cont bancar
23 Dosar (Biblioraft) al LISTELE LUNARE DE PLATA 10 ani
-Lista lunară de plată a cotelor de contribuție sau de întreținere la
cheltuielile asociației
24 Dosar (Biblioraft) al SITUAȚILOR LUNARE A SOLDURILOR 10 ani
ELEMENTELOR DE ACTIV ȘI DE PASIV
Situația lunară a soldurilor elementelor de activ și de pasiv
25 Dosar (Biblioraft) FIȘĂ MIJLOACE FIXE 10 ani
Documente cu termen de păstrare – 5 ani
II C)-Administrator 26 Cotor Chitanțiere; Cotor Facturi; Cotor NIR-uri; 5 ani
Comitetul de de condominiu/ Cotor Bonuri de consum, transfer, etc.; Corespondenta, copii xerox,
Conducere bloc Note contabile; Fisa de magazie; Dispozitie de incasari si plati-cotor
Executiv 27 Dosar (Biblioraft), constituit pe ani. 5 ani
Dosar corespondență păstrată cu instituțile statului centrale, județene și
locale, cu organizații nonguvernamentale, cu alte societati comerciale și
altele pe diverse probleme de organizare și desfășurarea activității, fra
mare importanță
28 Dosar (Biblioraft), Dosar corespondență păstrată cu instituțile statului 5 ani
centrale, județene și locale, cu organizații nonguvernamentale, cu alte
societati comerciale și altele pe diverse probleme de organizare și
desfășurarea activității, de mare importanță