OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE

CAPITOLUL 3
OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE

Organizarea sarcinilor de învăţare:

3.1. Reguli comune

3.2. Scrisoarea administrativă

3.3. Avizul

3.4. Nota

3.5. Referatul

3.6. Raportul

OBIECTIVE
Studiul acestui capitol vă permite să cunoaşteţi:
 Formele în care se transmit informaţiile în interiorul şi în exteriorul
administraţiei publice;

 Regulile comune de redactare a documentelor administrative;

 Particularităţile privind elaborarea scrisorii administrative, avizului, notei,

referatului şi raportului.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
Prin operaţiuni administrative de comunicare înţelegem activităţile
care au ca rezultat realizarea oricărui înscris prin care se urmăreşte
transmiterea unor informaţii, atât în interiorul, cât şi în exteriorul
administraţiei publice.
Operaţiunile administrative de comunicare fac parte din sfera
faptelor administrative nejuridice, fiind o specie din categoria operaţiunilor
tehnico-materiale.
Vom încerca o prezentare a operaţiunilor administrative de comunicare,
pe baza uzanţelor din practica noastră administrativă, a reglementărilor existente
în România, a proiectului Codului de procedură administrativă a României şi a
doctrinei franceze1.
Formele caracteristice, frecvent utilizate, în care se materializează
operaţiunile administrative de comunicare sunt:
- scrisoarea administrativă;
- avizul;
- nota;
- referatul;
- raportul.
3.1. Reguli comune
Există câteva reguli comune tuturor documentelor administrative2, chiar
dacă acestea trebuie uneori adaptate la particularităţile diferitelor categorii de
documente.
Regulile comune se referă la: antet, numărul de înregistrare şi data
documentului, indicarea destinatarului, obiect şi referinţă, semnătură şi ştampilă,
eventualele anexe şi modul de redactare.
Antetul
Antetul este „cartea de vizită oficială” a emitentului documentului. El se
plasează în partea superioară a primei pagini şi trebuie să cuprindă denumirea
exactă a autorităţii sau instituţiei, adresa sediului, numerele de telefon şi fax,
adresa de e-mail.

1 Robert CATHERINE, Le style administratif, Edition ALBIN MICHEL, Paris-1996.

2 Prin documente administrative înţelegem înscrisurile oficiale utilizate de administraţia publică.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
Antetul documentelor autorităţilor statului va conţine şi stema României,
De asemenea, autorităţile administraţiei publice locale reproduc în antet stema
judeţului, municipiului, oraşului sau comunei, după caz, dacă le-a fost aprobată o
asemenea stemă.
Mai recent, în antetul autorităţilor şi instituţiilor publice sunt utilizate
diverse sigle, care sunt reprezentări grafice, de regulă colorate, mai mult sau mai
puţin artistice, prin care se doreşte exprimare personalităţii acestora, pornind, de
regulă, de la iniţialele denumirii.
În cazul autorităţilor administraţiei publice centrale cu un număr mare de
compartimente funcţionale, antetul poate fi încărcat, dacă se coboară, potrivit
raporturilor ierarhice, până la compartimentul căruia îi aparţine funcţionarul care
a redactat înscrisul. Menţionarea nivelurilor ierarhice în antet, de la
compartimentul emitent până la vârful ierarhiei, se practică în cazul operaţiunilor
administrative de comunicare internă. În această situaţie, din antet poate să
lipsească adresa, dacă autoritatea respectivă are un singur sediu. În cazul
operaţiunilor administrative de comunicare externă, compartimentul care este
autorul înscrisului se menţionează în antet numai dacă are competenţa de a
reprezenta instituţia în problema respectivă. Exemple:
I.
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE
DIRECŢIA GENERALĂ PENTRU RELAŢII CULTURALE ŞI ŞTIINŢIFICE
DIRECŢIA PENTRU COOPERARE ŞTIINŢIFICĂ
SUBDIRECŢIA EUROPA OCCIDENTALĂ
Biroul Franţa
Str. Pache Protopopescu nr. 15, Bucureşti – 200321
Tel: 033.21.175.23.87, fax: 033.21.175.23.88, e-mail: maeseuobf@mae.ro

II.
MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELOR
DIRECŢIA BUGET
Biroul venituri
Tel: 375.22.71, fax: 175.22.72, e-mail: mefdbbv@mef.ro

Numărul de înregistrare şi data

 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
Fiecare autoritate şi instituţie are un sistem de înregistrare şi urmărire a
circulaţiei documentelor, stabilit printr-o reglementare internă, bazat pe atribuirea
cronologică a unui număr de ordine. În unele sisteme, numărul de înregistrare
cuprinde şi codul compartimentului care a redactat documentul sau al categoriei
de activitate (de exemplu, P – activitatea de soluţionare a petiţiilor). Înregistrarea
documentelor face dovada existenţei lor şi permite identificarea locului unde se
află şi a funcţionarului responsabil cu rezolvarea problemei, precum şi controlul
respectării termenului de rezolvare. Sub numărul de înregistrare se trece
indicativul dosarului în care emitentul păstrează copia documentului.
Numărul de înregistrare şi data se înscriu sub antet, în partea stângă sau
în partea dreaptă. Se înscriu în partea stângă, în ideea de a da posibilitatea
destinatarului să aplice propria parafă de înregistrare în partea dreaptă, astfel
încât cele două numere de înregistrare să se afle pe acelaşi rând. Se înscriu în
partea dreaptă, lăsând suficient spaţiu până la începutul textului, în ideea de a da
posibilitatea destinatarului să aplice propria parafă de înregistrare dedesubt,
astfel încât cele două numere de înregistrare să se afle unul sub celălalt.

Ex.
ANTET
Nr.BV2-133/12.10.2006
Dos. I.IV

ANTET
Nr.BV2-133/12.10.2006
Dos. I.IV

Indicarea destinatarului
Destinatarul documentului se indică sub antet, în partea stângă a paginii.
Când este vorba de autorităţi sau instituţii publice, nu se trece adresa acestora,
deoarece s-ar încărca inutil documentul. Adresa se trece numai pe plic. Când
este vorba de persoane fizice se înscrie şi adresa, deoarece acestea se
identifică prin nume, prenume şi domiciliu. Nu este indicată utilizarea abrevierilor,
cum sunt Dlui, Dnei. Exemple:
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
I. Către
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

II. Domnului PRIM-MINISTRU

III. Domnului Ministru al Sănătăţii

Sergiu Nicolaescu

IV. Doamnei Viorica Frunzăverde

Şoseaua Căţelu nr.69bis, bl. X, ap.33, sector 6
BUCUREŞTI – 200111

Obiect şi referinţă
Sunt menţiuni care se înscriu imediat sub destinatar, cu aliniere la stânga,
pentru a da posibilitatea acestuia să cunoască rapid conţinutul documentului şi
eventualul document anterior la care se referă. Exemple:
I. Obiect: Bilanţul investiţiilor străine realizate în România în semestrul
I/2006
II. Ob: Efectuarea unui control la Prefectura judeţului Galaţi
III. Referitor la: Scrisoarea dvs. nr.____din__________
IV. Ref: Adresa noastră nr.______din_________
Precizăm că menţiunea „Obiect:” nu este obligatorie. Este indicat să se
folosească atunci când este vorba de documente voluminoase. Când
documentul este scurt şi obiectul său rezultă în mod evident din text, menţiunea
„Obiect:” încarcă inutil documentul.
Nici referinţa nu este obligatorie ca menţiune separată. Ea poate fi
încorporată în partea introductivă a documentului. Alegerea aparţine autorului
documentului.
Este indicat ca, atunci când se cunoaşte funcţionarul care se ocupă de
problema despre care tratează documentul, sub obiect şi referinţă să se
menţioneze: În atenţia domnului... În acest fel se poate evita dirijarea
documentului către o persoană care nu cunoaşte problema respectivă. Această
menţiune trebuie folosită însă cu prudenţă, pentru a nu leza raporturile ierarhice.
Astfel, nu se va folosi niciodată referitor la conducătorul unităţii şi nici în cazul
scrisorii administrative personalizate.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
Semnătura şi sigililul sau ştampila
Semnătura are rolul de a demonstra că documentul provine de la cel ce
se identifică a fi emitentul şi că documentul reprezintă manifestarea sa de voinţă.
Documentul trebuie semnat de cel în drept să o facă. Dacă este vorba de
un act intern, cum este de exemplul referatul, înscrisul va fi semnat de autor.
Dacă documentul este întocmit în baza prerogativelor de putere ierarhică, el va fi
semnat de deţinătorul acestei puteri. Când documentul este destinat comunicării
cu o altă autoritate sau instituţie a administraţiei publice sau cu o persoană fizică
sau juridică, el va fi semnat de persoana care are competenţa de a reprezenta
autoritatea sau instituţia emitentă. Semnătura va fi însoţită de indicarea funcţiei şi
a numelui şi prenumelui semnatarului, în clar. Exemple:
Ministru, Ministru,
ss. indescifrabil Petre BLAGA
Petre BLAGA ss. Indescifrabil
Numele şi prenumele nu trebuie însoţit de diverse calităţi cum sunt: ing.,
dr., jurist, economist, conf.dr.ing. etc., deoarece acestea nu au nici o relevanţă în
administraţie. Numai funcţia deţinută determină poziţia ierarhică şi se prezumă
că deţinătorul îndeplineşte toate condiţiile necesare ocupării ei. Calităţile
suplimentare nu aduc un plus de autoritate funcţiei publice, menţionarea lor fiind
doar o manifestare de vanitate sau a unor complexe de inferioritate. Fac excepţie
de la această regulă documentele create în cadrul instituţiilor de învăţământ
superior, unde precizarea gradului didactic a intrat în uzanţă, pentru a marca
poziţia în cadrul comunităţii universitare.
O situaţie des întâlnită este semnarea prin delegare. Baza legală a acestei
operaţiuni o constituie reglementările menite să asigure continuitatea activităţii în
cazul absenţei titularului dreptului de semnătură (înlocuitorul de drept), precum şi
dreptul acestuia de a delega semnătura, printr-un act administrativ unilateral,
unui subordonat, pentru anumite categorii de documente şi pentru o perioadă
determinată sau nedeterminată. De exemplu, prefectul poate delega semnătura,
pentru răspunsurile la scrisorile primite de la cetăţeni, unui subprefect.
În legătură cu semnarea prin delegare se ridică o problemă. Aceea de a
şti dacă semnatarul a fost învestit în mod legal cu această atribuţie. Prezumţia de
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
legalitate a documentelor administrative face să se considere că semnatarul
substitutiv beneficiază de împuternicirea legală. Dacă există însă suspiciuni în
această privinţă, se poate cere dovada acestei împuterniciri. Absenţa
împuternicirii legale poate conduce la nulitatea documentului. Din acest motiv
este obligatorie înscrierea în clar a numelui, prenumelui şi funcţiei celui care a
semnat actul. În lipsa acestor menţiuni, documentul nu îndeplineşte condiţiile de
formă, fiind de fapt anonim.
O tehnică des utilizată pentru identificarea autorului înscrisului, care de
regulă nu este aceeaşi persoană cu semnatarul, este înscrierea, în partea stângă
de jos a paginii pe care se află semnătura, a iniţialelor redactorului,
tehnoredactorului, a numărului de exemplare şi a datei.
Exemple: P.M./I.V.-2ex./01.02.2001; P.M.-2ex./01.02.2001.
Sigiliul sau ştampila este un instrument conceput pentru a imprima pe
hârtie sau alt material o amprentă specifică, prin care se identifică autoritatea sau
instituţia emitentă şI care serveşte ca element de siguranţă pentru autenticitatea
documentului.
De regulă, valabilitatea documentelor externe (a căror destinatar este
situat în afara autorităţii sau instituţiei emitente) este condiţionată de existenţa
semnăturii persoanei împuternicite şi a sigiliului sau ştampilei, după caz.
Partea principală a unui sigiliu sau a unei ştampile este o placă gravată
din metal, cauciuc sau material plastic, care conţine o inscripţie cu denumirea
autorităţii sau instituţiei emitente şi, după caz, o stemă sau o emblemă.
Iniţial sigiliul era instrumentul prevăzut cu o placă gravată prin incizie în
lemn, piatră sau metal, a cărei amprentă se imprima în ceară încălzită. Ştampila,
apărută mai târziu, are placa gravată prin excizie în cauciuc, iar amprenta se
imprimă cu ajutorul tuşului. Pentru că în prezent imprimarea amprentei în ceară
are caracter excepţional, s-a extins denumirea „sigiliu” şi la ştampilele
considerate importante, care lasă o amprentă pe hârtie cu ajutorul unui tuş.
Astfel, la noi, se foloseşte termenul „sigiliu” şi pentru ştampilele a căror amprentă
conţine stema ţării sau stemele unităţilor administrativ-teritoriale. Sigiliul se aplică
pe documentele importante, a căror autenticitate trebuie asigurată printr-un regim
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
cât mai strict. Pentru documentele de importanţă deosebită se utilizează tuşuri cu
o compoziţie specială şi cu un regim de fabricare şi utilizare strict controlat.
În cazul sigiliilor metalice utilizate în prezent, amprenta se imprimă într-o
ceară specială aplicată pe hârtie sau se imprimă chiar în textura hârtiei (sigiliul
sec). De exemplu, diplomele de studii superioare, care se confecţionează din
hârtie specială, au formate tipizate speciale şi sunt prevăzute cu sigiliu sec (se
utilizează şi denumirea „timbru sec”). Acesta nu lasă o simplă amprentă pe
hârtie, ci se imprimă chiar în hârtie.
În România, ca de altfel în toate ţările civilizate, confecţionarea şi
utilizarea sigiliului statului şi a sigiliilor cu stema României sunt strict
reglementate.
În ceea ce priveşte ştampilele fără stemă, acestea se confecţionează într-
o gamă largă de modele, însă toate trebuie să conţină o inscripţie cu denumirea
autorităţii sau instituţiei publice căreia îi aparţin. Ca regulă, modelul, modul de
utilizare si păstrare se stabilesc de conducătorul autorităţii sau instituţiei publice.
Anexele sunt diverse înscrisuri care pot însoţi documentul administrativ
pentru a-l completa sau care sunt considerate utile pentru susţinerea afirmaţiilor
sau argumentelor din conţinutul documentului.
Anexele pot fi menţionate în text ( Vă trimitem alăturat...) sau pot fi
menţionate în mod expres, fie ca număr, fie prin enumerare. Dacă se
menţionează doar numărul, această menţiune se poate trece sub menţiunile
„Obiect:” şi „Referinţă:” Exemplu:

MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELOR

DIRECŢIA BUGET
Str. Popa Sapcă nr.111, sector 5, Bucureşti -200666
Tel: 375.22.71, fax: 175.22.72, e-mail: mefdbbv@mef.ro
Nr.DB-133/12.10.2006
Dos. I.IV
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
Către
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

Obiect: Suplimentare credite bugetare.

Referitor la: Adresa dvs. nr.____din__________
Anexe: 3
..........................................................................................................................
Dacă se enumeră anexele, ele se pot trece pe ultima pagină, pentru a
evita încărcarea excesivă a primei pagini. Exemplu:
................................................................................................................................
Director,
ss. indescifrabil
Petre POPESCU

Anexe:
1. Defalcare pe capitole a creditelor bugetare pentru trim.I;
2. Obiectivele de investiţii aprobate;
3. Noul model de imprimat pentru raportările contabile.
Modul de redactare a documentelor administrative
Redactarea documentelor administrative se face, în primul rând, cu
respectarea scrupuloasă a regulilor gramaticii limbii române. Evident, gramatica
limbii române trebuie să se bucure de respect general. În cazul administraţiei
însă, respectarea gramaticii limbii române are o semnificaţie aparte şi anume
respectul datorat de autorităţi limbii oficiale a statului. Acesta este şi motivul
pentru care ocuparea unei funcţii publice este condiţionată de cunoaşterea limbii
române, scris şi vorbit1. Utilizarea permanentă a Îndreptarului ortografic, ortoepic
şi de punctuaţie, a Dicţionarului explicativ al limbii române, precum şi a altor
lucrări de specialitate este un imperativ al rigorii activităţii administrative.
Administraţia utilizează un limbaj specializat, cunoscut sub denumirea de
„limbaj administrativ”. Caracteristicile acestui limbaj sunt determinate de faptul că
este utilizat de autorităţile publice, care trebuie să manifeste o atitudine
1
Art.50 lit.b din Legea nr.188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată în Monitorul
Oficial al României, Partea I, nr.251 din 22 martie 2004.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
imparţială şi impersonală. Autoritatea sau instituţia publică nu se confundă cu
persoana care o reprezintă la un moment dat, motiv pentru care limbajul
administrativ este în mare măsură impersonal şi lipsit de încărcătură afectivă. În
consecinţă, acest limbaj tinde spre uniformizarea formulelor de exprimare,
dobândind astfel un caracter rigid, conservator.
Formele utilizate pentru redactarea documentelor administrative au
următoarele caracteristici principale:
 De regulă, semnatarul foloseşte persoana I-a plural (pluralul autorităţii),
pentru a arăta că documentul reprezintă poziţia oficială a instituţiei, instituţie care
este mai importantă decât persoana care o reprezintă la un moment dat. Anumite
documente se pot redacta la persoana I-a singular, şi anume atunci când se
doreşte evidenţierea caracterului personal al comunicării sau evidenţierea
poziţiei şi responsabilităţii semnatarului.
 Pentru apelarea destinatarului se utilizează întotdeauna pronumele de
politeţe (persoana II-a plural). Când se solicită ceva, în afara relaţiilor de
subordonare, se utilizează formula „Vă rugăm”.
 Se folosesc propoziţii şi fraze scurte pentru a nu genera dificultăţi de
înţelegere.
 Utilizarea abrevierilor este permisă deoarece conduce la economie de
timp de redactare şi de spaţiu în pagină, dar cu următoarele precauţii:
- folosirea corectă a abrevierilor, atât din punct de vedere al scrierii, cât
şi al poziţionării în frază;
- se pot folosi doar abrevierile consacrate;
- nu se va abuza de abrevieri pentru că se îngreunează citirea şi
înţelegerea şi se consideră o lipsă de politeţe faţă de destinatar;
- nu se vor folosi abrevieri în titulaturi (Domnule Director, nu Dl Director;
Decizia nr..., nu Dec. nr...).
Potrivit unei autoare1, particularităţile stilului administrativ sunt:
corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea şi oficialitatea, politeţea
şi demnitatea, naturaleţea şi simplitatea.

1
Nina Vârgolici, Redactare şi corespondenţă, www.unibuc.ro/StiinteCOM/comunicare/index.htm
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
În ceea ce priveşte conţinutul documentelor administrative, trebuie avută
în vedere, ca regulă, funcţia de persuasiune. Aceasta implică prezenţa motivării
şi fundamentării, adică prezentarea argumentelor de drept şi de fapt ale poziţiei
exprimate.
3.2. Scrisoarea administrativă
Scrisoarea administrativă este instrumentul cel mai des utilizat pentru a
comunica diverse informaţii, atât între autorităţile şi instituţiile administraţiei
publice, cât şi de la acestea către terţi.
Există două categorii principale de scrisori administrative: scrisoarea
impersonală şi scrisoarea personalizată.
În limbajul nostru administrativ, ambele categorii sunt denumite, de obicei,
„adresă”.
Scrisoarea administrativă sau adresa impersonală este aceea care se
adresează pur şi simplu unei autorităţi sau instituţii publice ori altei persoane
juridice, fără a preciza persoana din cadrul acesteia, căreia îi este destinată. Prin
modul impersonal de adresare se arată că adresa respectivă nu este necesar să
ajungă la conducătorul unităţii, întrucât este vorba de o problemă de rutină, care
se rezolvă după o procedură consacrată. Atunci când se cunoaşte
compartimentul care se ocupă de rezolvarea problemei ce face obiectul adresei
impersonale, este bine ca acesta să fie precizat, pentru a facilita repartizarea
corespondenţei.
Redactarea adresei impersonale se face potrivit regulilor comune, cu
precizarea că nu conţine formulă de apelare (adresare) şi nici formulă finală de
politeţe.
Scrisoarea administrativă sau adresa personalizată se adresează unei
persoane determinate, care se precizează sub antet, fie cu aliniere la stânga, fie
centrat.
Redactarea adresei administrative personalizate se face potrivit regulilor
comune, cu precizarea că începe printr-o formulă de adresare (apelare) şi se
încheie cu o formulă finală de politeţe.
Nu există, în prezent, reglementări privind eticheta, în sensul de reguli de
politeţe diferenţiate în funcţie de calitatea destinatarului, în ceea ce priveşte
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
formula de apelare sau de încheiere a unei scrisori administrative personalizate
şi nici nu s-a conturat încă o anumită uzanţă în acest sens. Din acest motiv, se
vor utiliza formulele simple, de uz general în corespondenţă.
Cea mai utilizată formulă de apelare este „Stimate domn”, respectiv
„Stimată doamnă”. Atunci când este vorba de deţinătorul unei funcţii publice este
obligatorie menţionarea acesteia. De exemplu, când scrisoarea este adresată
unui prefect, formula de apelare este „Domnule Prefect” sau „Stimate Domnule
Prefect”, nicidecum „Domnule” sau „Stimate domn”.
Cea mai utilizată formulă de încheiere este „Cu stimă”. Totuşi, în
corespondenţa administrativă se marchează, prin formula de încheiere, respectul
datorat funcţiei. Din acest motiv se utilizează şi formule de genul: „Cu deosebită
stimă”, „Cu deosebită consideraţie”. Pentru a exprima deferenţa, în cazul unor
funcţii importante, se pot utiliza şi formule mai complicate, de sorginte franceză,
ca de exemplu: „Vă rog să primiţi, Domnule Ministru, expresia înaltei mele
consideraţiuni.” Formulele de acest fel trebuie folosite însă cu prudenţă, pentru a
nu da impresia unei nuanţe de ironie şi pentru a nu exprima o atitudine umilă sau
linguşitoare.
O problemă delicată, ridicată de scrisoarea administrativă personalizată,
este feminizarea funcţiilor sau profesiunilor. Dacă în Franţa, această problemă
este soluţionată printr-o reglementare detaliată, de nivel guvernamental, în
România ne ghidăm mai mult după ureche. Astfel, se pot folosi formulele
„Doamnă Directoare” sau „Doamnă profesoară”, dar în nici un caz „Doamnă
Ministră” sau „Doamnă Primară”.
Atât scrisoarea administrativă impersonală, cât şi cea personalizată se
poate trimite din proprie iniţiativă sau ca răspuns la o scrisoare primită. Un
aspect foarte important, privind scrisoarea administrativă de răspuns, este
răspunsul provizoriu. Atunci când se primeşte o scrisoare al cărei răspuns final,
de fond, necesită un timp mai îndelungat, se trimite imediat un răspuns
provizoriu, prin care se înştiinţează expeditorul că administraţia a primit
scrisoarea sa, că se ocupă de rezolvarea problemei şi care sunt circumstanţele
ce determină întârzierea soluţionării. În acest fel, expeditorul este asigurat că
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
problema sa a fost luată în considerare şi că administraţia se ocupă de
rezolvarea ei, evitându-se astfel o revenire sau o reclamaţie.

3.3. Avizul
În sens general, avizul este înscrisul prin care se exprimă o opinie, o
atitudine, o poziţie faţă de o anumită problemă. De regulă are o formă
impersonală. Ca documente administrative, avizele sunt de trei feluri: facultative,
consultative şi conforme. Avizele facultative sunt cele care pot fi cerute sau nu şi
respectarea lor nu este obligatorie; avizele consultative trebuie cerute, dar
respectarea lor nu este obligatorie; avizele conforme trebuie cerute şi respectate.
Acestea din urmă sunt echivalente acordurilor.
Ca şi conţinut, avizul poate fi favorabil sau nefavorabil unui fapt
administrativ determinat, condiţionat sau necondiţionat ori poate conţine
prescripţii tehnice1.
Redactarea avizelor, respectiv a acordurilor, se face potrivit regulilor
comune, cu excepţia celor expres reglementate. Un exemplu de domeniu în care
avizele şi acordurile sunt strict reglementate, atât ca procedură de emitere, cât şi
ca formă şi conţinut, este autorizarea executării lucrărilor de construcţii2.

3.4. Nota
Nota este înscrisul folosit pentru comunicarea în interiorul unei autorităţi
sau instituţii administrative, atât între şefi şi subordonaţi, cât şi între
compartimentele funcţionale.
După conţinutul lor, notele se împart în 3 categorii:
- note prin care se exercită puterea ierarhică;

1 Prin „prescripţii tehnice” înţelegem soluţii tehnice care trebuie respectate.

2 A se vedea Ordinul nr.1430/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii
nr.50/1991 privind autorizarea executării lucrărilor de construcţii, emis de Ministrul transporturilor,
construcţiilor şi turismului, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.825 din 13
ianuarie 2005.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
- note de coordonare;
- note de informare.
Nota prin care se exercită puterea ierarhică, numită şi „Notă de serviciu”
este instrumentul uzual de organizare internă ierarhic descendentă. Cu alte
cuvinte, notele de acest fel sunt înscrisurile prin care se transmit instrucţiuni
subordonaţilor.
Nota de coordonare se utilizează pentru realizarea colaborării între
compartimentele funcţionale ale unei autorităţi sau instituţii.
În ambele cazuri, se utilizează, ca regulă, forma personalizată, pentru a se
individualiza responsabilitatea.
Aceste note urmează regulile comune de redactare a documentelor
administrative, cu unele adaptări privind indicarea destinatarului.
Indicarea destinatarului cunoaşte două forme, care corespund tonului ce
se doreşte a fi imprimat notei, şi anume cu dominantă oficială sau cu accent pe
relaţia directă. De asemenea, modul de indicare a destinatarului arată dacă nota
a fost emisă în cadrul relaţiilor de subordonare sau al celor de colaborare.
Exemple:
1. Notă cu dominantă oficială, prin care se accentuează autoritatea şi
responsabilitatea funcţiei destinatarului, emisă în cadrul relaţiilor de colaborare:
NOTA
pentru Domnul Director al Direcţiei Economice

2. Notă cu accent pe relaţia directă. În acest caz se precizează numele şi

prenumele, fără a se specifica funcţia, pentru a marca latura personală a relaţiei.
Exemplul are în vedere relaţiile de colaborare:
NOTA
pentru Domnul Cezar IONESCU
3. Nota cu dominantă oficială, emisă în cadrul relaţiilor de subordonare:
NOTA
în atenţia Domnului Director al Direcţiei Economice
4. Notă cu accent pe relaţia directă, emisă în cadrul relaţiilor de
subordonare:
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
NOTA
în atenţia Domnului Cezar IONESCU
Observăm că diferenţa dintre raporturile de subordonare şi cele de
colaborare este marcată prin utilizarea expresiei „în atenţia”, care are aici
semnificaţia de atenţionare, de dispoziţie bazată pe puterea ierarhică.
În fine, nota de informare, care poate purta chiar titlul „Informare”, are, ca
regulă, un caracter impersonal, nu are un destinatar determinat. Ea este un
document tehnic de informare, care poate fi ataşat la un alt document pe care îl
completează. Se utilizează în relaţiile subaltern – şef sau în relaţiile de
colaborare. Exemplu:
NOTA
privind realizarea programului de pregătire a şcolilor pentru
începerea noului an şcolar, la data de 1 septembrie 2006
În privinţa stilului de redactare a notelor de informare, precizăm că, pe
măsură ce urcă în ierarhie, ele trebuie să fie cât mai scurte, să fie modele de
sinteză şi precizie. Un ministru nu are timp să citească materiale lungi. Pe el îl
interesează mai mult concluziile notei de informare, nu toate argumentele şi
detaliile.
3.5. Referatul
Referatul este operaţiunea de comunicare internă care se utilizează în
relaţiile ierarhic ascendente, adică de jos în sus, de la subordonat la superiorul
ierarhic. El urmăreşte întotdeauna să determine intervenţia superiorului ierarhic
pentru rezolvarea unei probleme de serviciu.

Referatul se prezintă sub forma unui document administrativ1, întocmit

potrivit regulilor comune, cu următoarele precizări:
 Antetul poate fi simplificat, în sensul că nu este necesară precizarea
adresei sediului, a numerelor de telefon şi de fax şi a adresei de e-mail,

1 Menţionăm că în cadrul relaţiilor ierarhice, atât ascendente cât şi descendente, se utilizează

frecvent forma de comunicare verbală. Se recurge la forma scrisă atunci când este vorba de
probleme importante sau când se doreşte un mijloc de probă, o dovadă a demersului.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
deoarece referatul circulă în interiorul autorităţii sau instituţiei administraţiei
publice; trebuie însă menţionată structura internă din care face parte emitentul.
 Referatul se înregistrează ca orice document administrativ şi este
personalizat, fie prin precizarea funcţiei destinatarului, fie prin menţionarea atât a
funcţiei, cât şi a numelui şi prenumelui titularului acesteia.
 Formula de adresare este înlocuită de titulatura REFERAT sau
REFERAT privind..., atunci când se precizează sintetic şi obiectul.
Exemplu:
INSPECTORATUL DE STAT IN CONSTRUCŢII
Serviciu control
Nr.251/21.10.2001
Domnului şef serviciu
(Marin POPESCU)
REFERAT
privind asigurarea unui mijloc de transport pentru
acţiunea de control din 26.10.2006
.................................................................................................................................
 Referatul se semnează de cel care l-a redactat, cu menţionarea
funcţiei, numelui şi prenumelui.
 În ceea ce priveşte conţinutul referatului, este necesară descrierea
stării de fapt sau prezentarea problemei care trebuie rezolvată, este obligatorie
înscrierea unei propuneri de soluţionare argumentate (dacă sunt mai multe soluţii
posibile se prezintă toate şi se propune soluţia considerată ca fiind cea mai
bună), iar în final se solicită intervenţia destinatarului. În funcţie de situaţie, se
utilizează formule de genul: „Faţă de cele prezentate, vă rog să dispuneţi.”,
„Drept urmare, vă rog să dispuneţi...”, „...vă rog să binevoiţi a dispune...”, „...vă
rog să interveniţi pentru...”.
Referatul se redactează la persoana I singular, cu utilizarea pronumelui de
politeţe şi a formulei de politeţe finale („Cu stimă,”).
3.6. Raportul
Raportul este operaţiunea administrativă de comunicare, de regulă
internă, prin care se relatează modul de îndeplinire a unei sarcini. Autorul
raportului poate fi o structură sau un funcţionar din cadrul unei structuri dintr-o
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
autoritate sau instituţie a administraţiei publice. Sarcina este întotdeauna o
obligaţie de serviciu a autorului raportului, care poate fi prevăzută de acte
normative sau poate fi stabilită ierarhic descendent. Este vorba, de regulă,
despre o problemă, o activitate sau o situaţie încredinţată spre studiu, analiză,
urmărire, realizare sau verificare.
Precizăm că în practica administrativă, raportul se mai numeşte şi „dare
de seamă”.
Menţionăm că există reglementări legale în care se foloseşte în mod
impropriu denumirea de „raport”, pentru documente administrative care au un
conţinut specific altor operaţiuni administrative. Un exemplu în acest sens îl
constituie Legea nr.215/2001 privind administraţia publică locală. Potrivit art.45
din această lege, proiectele de hotărâre înscrise pe ordinea de zi a şedinţelor
consiliului local nu pot fi dezbătute dacă nu sunt însoţite de „raportul”
compartimentului de resort din cadrul aparatului de specialitate al primarului,
precum şi de „raportul” comisiei de specialitate a consiliului. Art. 56 alin.4 din
legea invocată prevede: „Comisiile de specialitate analizează şi avizează
proiectele de hotărâri din domeniul lor de activitate.” Din cele arătate rezultă că
„rapoartele” de care vorbeşte legea sunt de fapt avize.
Raportul se redactează potrivit regulilor comune, cu următoarele
observaţii:
 Ca regulă, antetul este simplificat, în sensul că, fiind vorba de o
operaţiune administrativă de comunicare internă, nu este necesară indicarea
adresei sediului, a numerelor de telefon şi de fax şi a adresei e-mail. Trebuie
însă să figureze compartimentul de la care emană raportul sau compartimentul
din care face parte funcţionarul care îl semnează.
 Ca orice alt document administrativ, raportul poartă număr de
înregistrare şi dată.
 De regulă, raportul se înaintează, fie şefului compartimentului din care
face parte autorul, situaţie în care nu este necesară precizarea destinatarului, fie
unei structuri superioare sau unui superior ierarhic compartimentului din care
face parte semnatarul, cu adresă de înaintare. În acest caz se înregistrează
numai adresa de înaintare.
 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
 Obiectul raportului se precizează în titlu. Exemple:
RAPORT
privind activitatea desfăşurată în luna octombrie 2006
.................................................................................................................................
RAPORT
privind controlul desfăşurat la...în ziua (perioada)...
.................................................................................................................................
 În cazul raportului nu se utilizează formula de adresare şi nici formula
finală de politeţe.
 Raportul poate fi însoţit de anexe.
 Raportul se semnează de cel care l-a întocmit, cu precizarea, în clar, a
funcţiei, numelui şi prenumelui, fără a fi necesară aplicarea ştampilei. Dacă este
vorba de raportul unui compartiment pentru o structură superioară sau un
superior ierarhic, din cadrul aceleiaşi autorităţi sau instituţii administrative,
raportul se semnează de şeful compartimentului emitent. Dacă destinatarul
raportului nu face parte din autoritatea sau instituţia de care aparţine emitentul,
atunci se aplică ştampila.
 Raportul trebuie să cuprindă concluzii şi, dacă este cazul, propuneri.
Dacă problema, la care se referă raportul poate fi rezolvată prin decizia
destinatarului, fără a fi necesar un act administrativ de o anumită formă,
aprobarea raportului echivalează cu o decizie. În acest caz, se înscrie aprobarea
pe prima pagină, în dreapta, sus. Exemple:

Se aprobă, DA
Director, 22.10.2006
ss. indescifrabil SS. indescifrabil
Data____________

 Raportul trebuie să reflecte cât mai fidel realitatea şi să fie redactat

într-un stil sintetic, adică să cuprindă numai elementele semnificative.

ÎNTREBĂRI DE AUTOEVALUARE

1. Ce se înţelege prin „operaţiuni administrative de comunicare”? Detaliaţi.

 OPERAŢIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
2. Care sunt formele caracteristice, frecvent utilizate, în care se materializează
operaţiunile administrative de comunicare?
3. Prezentaţi, pe scurt, regulile comune tuturor documentelor administrative.
4. Care sunt caracteristicile limbajului administrativ şi cele ale formelor utilizate
pentru redactarea documentelor administrative?
5. Ce reprezintă scrisoarea administrativă? Detaliaţi.
6. Ce reprezintă nota? Detaliaţi.
7. Ce reprezintă referatul? Detaliaţi.
8. Ce reprezintă raportul? Detaliaţi.