GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

ACADEMIA DE ADMINISTRARE PUBLICĂ

DEPARTAMENTUL DEZVOLTARE PROFESIONALĂ

MANAGEMENTUL
DOCUMENTELOR:
OBIECTIVE:
Familiarizarea cu:
aspectele organizatorice ale lucrului cu
documentele;
tipurile de documente, lucrul cu
documentele oficiale ;
regulile de lucru cu corespondența
administrativă (perfectarea scrisorilor);
aspecte de redactare a documentelor.
 Document
o reprezentare a gândirii, în formă scrisă,
prezentată sau fixată pe un suport de memorie.

provine din latină:

documentum:- act, act oficial
docere:- a învăța, preda.

act prin care:

- se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt,
- se conferă, se recunoaște un drept, o obligație.
(DEX)
 Funcția documentului
- Informativă

Juridică
(argument, dovadă, temei etc.)

Educativă
(promovarea imaginii)
 Tipuri de documente

 Document de identitate;

 Document istoric;

 Documente oficiale (acte juridice, rapoarte etc.);

 Document electronic – poate îmbrăca forma oficială sau

neoficială.
 Cadrul juridic
Pentru lucrul cu documente oficiale

 SISTEMUL UNIFICAT DE DOCUMENTAŢIE ORGANIZATORICĂ ŞI

DE DISPOZIŢIE
Instrucțiuni-tip cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în organele
administrației publice centrale și ale autoadministrării locale, aprobate
prin Hotărîrea Guvernului Republicii nr.618 din 05.10.1993

 Instrucțiuni cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în organele

administrației publice locale ale Republicii Moldova, aprobat prin
Hotărîea Guvernului nr.115 din 28.02.1996

Pentru informare
Regulamentul-cadru cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în autorităţile publice
centrale şi locale şi în instituţiile din subordinea acestora ( Aprobat prin Hotărârea
Guvernului nr. 721 din 23.07. 2007, dar nu a fost publicat în Monitorul Oficial)
Cadrul juridic
 Legea nr. 100 din 22.12.2017 cu privire la actele
normative;

 Legea nr. 91 din 29.05 2014 privind semnătura

electronică și documentul electronic;

 Legea nr. 982 din 11.05.2000 privind accesul la

informație.

 Legea nr. 133 din 08.07.2011 privind protecția datelor

cu caracter personal

 - documentele secrete, modul de întocmire şi

păstrare al cărora este reglementat prin cadru
normativ special.
 Cadrul juridic
Pentru lucrul cu petițiile
 Legea nr.190 din 19.07.1994 cu privire la petiționare;
 Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 208 din 31.03.1995
privind aprobarea Instrucțiunii privind ținerea lucrărilor de
secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice,
adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și
organizațiilor Republicii Moldova.

de la 01.04.2019 – în vigoare
CODUL ADMINISTRATIV nr.116
din 19.07.2018
CADRUL JURIDICO-ORGANIZATORIC - CONCLUZIE

Hotărârea Guvernului Hotărârea Guvernului

nr.618 din 05.10.1993 nr.115 din 28.02.1996
(APC+APL) (APL)

Legea nr. 100 din 22.12.2017

cu privire la actele normative

Pot fi elaborate
Instrucțiuni instituționale !!!!
 Dirijarea metodologiă
a modului de organizare și ținere
a lucrărilor de secretariat
este realizată de
Agenția Națională a Arhivelor
prin intermediul serviciilor
teritoriale de arhivă
( supravegherea procesului de organizare a lucrărilor de secretariat în
organele administrației publice centrale de specialitate și ale
autoadministrării locale ale Republicii Moldova)
ASISTENȚA TERMINOLOGICĂ
 Agenția Servicii Publice
SERVICII (pentru persoane juridice):
 Servicii de terminologie şi lingvistică
 Elaborarea, redactarea și aprobarea denumirilor de întreprinderi,
organizații, instituții.
 Redactarea și autorizarea textelor publicitare
 Elaborarea, redactarea și aprobarea denumirilor de produse
 Identificarea numelui de familie și/sau a prenumelui, denumirii de
localitate
 Expertiza lingvistică/terminologică
 Redactarea textelor științifice-tehnice, actelor normative, instrucțiunilor
pentru diverse domenii de activitate
 Elaborarea, redactarea și aprobarea textelor pentru ștampile
 Elaborarea, redactarea și coordonarea denumirilor de artere de
circulație și de zone de circulație publică.
 Asistența terminologică

Centrul Național de Terminologie (cnt.md)

Institutul de Filologie Română „Bogdan Petriceicu-Hasdeu” (ifr.md)
(Fondator: Ministerul Educației, Culturii și Cercetării )

SERVICII
• redactare de texte specializate;
• identificarea numelor de persoane;
• consultaţii terminologice.
tel. (022) 29 58 98
 SUPORTUL DOCUMENTULUI
 Prevederile Instrucțiunii se aplică
în documentele pe suport de hîrtie.
Tehnica ţinerii lucrărilor de
secretariat pe suport electronic este
prevăzută în actele normative
speciale, aprobate de Guvern, ce
reglementează crearea şi
implementarea Sistemului integrat
de circulaţie electronică a
documentelor
 DUPĂ TIPUL SUPORTULUI
1. Clasic (hîrtie, format A4 (de
regulă))

2. Telegrafic (fax, telegramă,

telex)

3. Electronic (e-mail, site )

 FUNCȚIONARII PUBLICI
poartă răspundere personală pentru
respectarea cerinţelor instrucţiunilor în
lucrul cu documentele
şi pentru integritatea documentelor ce se află
în posesia lor.

Important:
La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor
structurale/funcționarului
predarea-recepţionarea dosarelor
şi a documentelor în curs de executare se efectuează
prin întocmirea unui proces-verbal, care se
păstrează în serviciul responsabil de documentare al
subdiviziunii și/sau cel al instituției
Formularul documentului
 formularul general (notă informativă, raport, fișa
de post, schema de încadrare etc.)

 formularul pentru scrisoare

 formularul special - pentru un anumit tip de

documente (ordin, dispoziție)
Tipul documentului
se indică pe fiecare document,
cu excepţia scrisorii

(proces-verbal, hotărâre, ordin, dispoziţie, informaţie,

plan de activitate, dare de seamă, fişă de post, schemă
de încadrare, nomenclator al dosarelor etc.)
 Corespondența
După criteriul de circumscriere:

corespondenţa
corespondenţa externă
internă (către/de la o instituţie
(între subdiviziunile spre mediul exterior)
aceleiaşi instituţii) Scrisoare de
Notă de serviciu/ intenție/revenire/
Internă/ răspuns…
Informativă/ Mesaj de
Explicativă…. felicitare/gratitudine
Invitație…
După domeniul de activitate:
 corespondenţa juridică
(contestaţia, cererea prealabilă, notificarea…);
 corespondenţa administrativă
(raport, informație, procesul-verbal, ordin, dispoziţie);
 corespondenţa protocolară
(invitaţii, mesaje de felicitare, de gratitudine);
 corespondenţa comercială
(oferta, reclamaţia economică, scrisoarea de garanţie);
 corespondenţa diplomatică
(nota diplomatică, scrisorile de acreditare…)
Destinatarul documentului
 - organizaţii - persoane juridice;
 - subdiviziunile acestora;
 - conducătorul instituției - persoane cu
funcţie de răspundere;
 - persoane fizice.

(nu mai mult de 4 destinatari pe un document)

Destinatar – persoane juridice
(subdiviziunile acestora)
Ministerul Finanțelor
al Republicii Moldova
str. Constantin Tănase 9
mun. Chişinău, MD-2005

 Reguli:
- formularea – nominativ/prezent
- nu se recomandă utilizarea „Către Ministerul….”
- adresa poștală – după caz
- alinierea pe linia din dreapta
- divizarea corectă a textului
Destinatar – conducătorul instituției
 Dlui Ion MORARU,
 Ministru al Finanțelor/ Ministrul Finanţelor
al Republicii Moldova
Șef al Aparatului Guvernului
Reguli:
- formula de adresare poate fi deplină (Domnului);
- nu se admit abrevieri la scrierea prenumelui (de ex. Dlui I.MOCANU);
- numele - cu majuscule (recomandare)
- corectitudinea scrierii numelui;
- posibilitatea utilizării formulelor protocolare de adresare/de încheiere;
- utilizarea formulelor de adresare a funcțiilor administrative - la
masculin (de ex. doamnă director/ministru/deputat…);
- posibila evitare a formulelor de adresare compuse
- ( de ex. Stimate Șef al Direcției protecția socială și familie)
Destinatar – mai multe instituții
 Reguli:
I.- instituții cu același statut/același document:
Consiliilor raionale (conform listei)

Primarilor satelor (comunelor)(conform listei)

II.- nu mai mult de 4 destinatari diferiți ,

- nu se indică cuvîntul "Copie" înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al
patrulea adresant.
De ex: - Curtea de Apel Chișinău
- Academia de Administrare Publică
- Primăria mun. Chișinău
- Procuratura mun. Chișinău
- SRL Orizont
Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, "este
necesar să fie alcătuită lista de exptediere, iar pe fiecare document se
indică numai un singur destinatar.
Destinatar – persoană fizică (petiționar)
Cet. Ion Moraru,
str. Codru 24, ap.2
mun. Bălți, MD- 2031

Reguli:
- Respectarea cadrului normativ în domeniu
- Formule protocolare (după caz);
 Academia de Administrare Publică
Dlui Oleg BALAN

 Stimate domnule rector,

 Fdfdfdfdfdfdfdfdfdfdfdfgdgkgkgkkkkgkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkgkggjg

_____________________________________________________________

Academia de Administrare
Publică
or. Chişinău, str. Ialoveni 100
Administratorului, dlui Andrei
Groza
 Academia de Administrare Publică
Str. Ialoveni 100
MD-207O Chişinău

 „Ox.Tor-Prim” SRL
MD-2012 Chişinău
str. Liviu Deleanu. 50 ap. 44

Centrul TI în Educație
Str. A. Russo 11
MD-2009 Chişinău

 SA Franzeluța
str. Sarmizegetusa 46
MD- 2072 Chişinău
 Ministerul Educaţiei
Ministerul Culturii
Ministerul Tineretului şi Sportului
Ministerul Muncii, Protecţiei Sociale şi Familiei
Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene
Academia de Ştiinţe a Moldovei
Instituţia Publică Naţională a Audiovizualului
(IPNA) Compania „Teleradlo-Moldova"
Academia de Administrare Publică
Cancelaria de Stat
  Ministerul Afacerilor Interne
 Ministerul Finanţelor
 Ministerul Economiei şi Comerţului
 Ministerul Tehnologii Informaţionale
 Ministerul Administraţiei Publice Locale
 Ministerul Educaţiei şl Tineretului
 Inspectoratul Fiscal Principal de Stat
 Serviciul de Stat de Arhivă
 Serviciul Informaţi şi Securitate
 Serviciul Grăniceri
 Serviciul Vamal
 Agenţia Relaţii Funciare şi Cadastru
 Procuratura Generali
 Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice şi Corupţiei
 Institutul Național de Justiţie
 Academia de Administrare Publică pe lingă Preşedintele Republicii Moldova
 Centrul de Telecomunicații Speciale
Formule protocolare
 De adresare (stimate domnule, Distinsă Doamnă,
Excelență)
 De salut (în numele Consiliului raional primiți
expresia deosebitei stime)
 De invitație (vom fi onorați de prezența Dvs,
Vă invităm să participați,)
 De încheiere (Cu respect, cu stimă, cu alese
considerațiuni, În speranța soluționării problemei
abordate, Vă mulțumim anticipat)
Semnătura
 De regulă, se semnează doar primul exemplar al
documentului.
 Elementul „Semnătura” conţine:
- denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul;
- semnătura personală;
- prenumele şi numele (se indică fără paranteze).

Primar (semnătura personală) Tudor MUNTEANU

Ministru (semnătura personală) Tudor MUNTEANU
 Nu se admite folosirea prepoziţiei "Pentru" sau
a barei înaintea denumirii funcţiei, în caz de
semnare de către altă persoană, ci se indică
fincţia şi numele persoanei care semnează
documentul. (HG 618/1993)
 Nu se admite aplicarea barei înaintea
denumirii funcţiei.
 Utilizarea facsimil-ului – nu pe documente
oficiale
Executantul

Se practică mai des: Ex . L. Ionașcu,

Tel. . 022 22 22 22

 Se recomandă
Ex. Lilia Moraru
Tel. 022 22 22 22
E-mail: liliamoraru@mf.gov.md (după caz)

Pot fi indicați 2 executanți

Nu se admit alte însemne/ imagini:
Forma de prezentare
 plasarea echilibrată a textului pe coala de hârtie;

Times New Roman 14 12

int. 1,5 1,0
(Continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine un
gînd încheiat. )

 păstrarea unei margini fixe în partea stângă a colii de hârtie

(3-cm);
2,0 cm

2,5-3,0 cm 1,5 cm

2,0 cm
 Evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul
rândului.
 Dispunerea textului în paragrafe, lăsând între
acestea un interval suplimentar faţă de rândurile
din text, dacă scriem la un rând.
 Continuarea textului pe o filă nouă numai dacă
acesta conţine minimum două rânduri.
 Distanţa dintre rânduri trebuie să ţină cont
atât de cantitatea de text care trebuie să intre pe
pagina respectivă, cât şi de scopul scrisorii.
 Alegerea din multitudinea de fonturi a celor
corespunzătoare cu scopul scrisorii.
CONTROLUL
executării documentelor
 Termenele tip (de regulă pentru categoriile generale de
documente)

 Termenele individuale (se stabilesc pentru documentele

de importanţă majoră )

 Termenul de executare poate fi prelungit în situații de

caz deosebite, cu acordul instituției ierarhic
superioare//conducătorului, la prezentarea
argumentelor respective.