CORBEANU Elena – Auditul documentelor

DEFINIŢII

Instituţie publică - orice autoritate ori instituţie publică ce utilizează sau administrează resurse
financiare publice, orice regie autonomă, societate reglementată de Legea societăţilor nr.31/1990,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare, aflată sub autoritatea sau, după caz, în
coordonarea ori în subordinea unei autorităţi publice centrale sau locale şi la care statul român
sau, după caz, o unitate administrativ-teritorială este acţionar unic ori majoritar, precum şi orice
operator sau operator regional, astfel cum aceştia sunt definiţi în Legea serviciilor comunitare de
utilităţi publice nr.51/2006, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. De asemenea,
se supun prevederilor prezentei legi partidele politice, federaţiile sportive şi organizaţiile
neguvernamentale de utilitate publică, care beneficiază de finanţare din bani publici.
Document - orice act, text scris sau tipărit, generat sau gestionat direct de către o persoană
fizică, un compartiment, serviciu şi/sau direcţie din cadrul unei institutii.
Corespondenţa diversă - reprezintă totalitatea documentelor care sunt schimbate între două sau
mai multe compartimente şi/sau instituţii, fară a avea un regim special.

Circuitul documentelor - drumul pe care îl parcurg documentele din momentul emiterii sau
intrării lor în instituţie până la arhivarea acestora.

Informaţie de interes public - orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din
activităţile unei institutii, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a
informaţiei.

Informaţie cu privire la datele personale – orice informaţie privind o persoană fizică

identificată sau identificabilă.

Solicitarea de informaţii de interes public - este acţiunea verbală sau scrisă (pe suport de hârtie
sau electronic) prin care o persoană (fizică sau juridică, română ori străină) poate cere informaţii
considerate ca fiind de interes public.

Petiţie - cererea, reclamaţia, sesizarea sau propunerea formulată in scris sau prin poştă
electronică, pe care un cetăţean sau o organizaţie legal constituită o poate adresa unei institutii.

1
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

1.Evidenţa şi circulaţia documentelor

I.1. Registratura generală a organizatiei

Atributiile secretariatelor includ urmatoarele:

-    executarea lucrarilor de registratura generala: sortarea, inregistrarea,

dotarea, distribuirea; acolo unde nu exista un compartiment de registratura, specializat;

-    lucrari de corespondenta primita si emisa de unitate; lecturarea

corespondentei primite (cu exceptia celei confidentiale, nominalizate), prezentarea la
conducere;

-    inregistrarea, repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei primite,

intocmirea unor raspunsuri pe baza documentarii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la
semnat a corespondentei cu materialul de baza; pregatirea corespondentei pentru expediere,
predarea la registratura sau expedierea directa, dupa caz, asigurarea transportului corespondentei
prin organizarea muncii curierilor;

-    atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe,

selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub forma de tabele, scheme,
statistici; clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei
unitatii.

Sistemul de înregistrare a corespondenţei, organizarea circulaţiei corespondenţei într-o

unitate este impusă de necesitatea cunoaşterii în orice moment a locului unde se găsesc
documentele, a persoanelor care le deţin, precum şi a modului de rezolvare a lor. În acest scop,
se folosesc:

2
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

- registrele şi fişele de corespondenţă (se înregistrează atât corespondenţa primită cât şi

cea expediată) oferă informaţii cu privirea la identificarea, conţinutul, mişcarea şi destinaţia
actelor şi documentelor;

- dosarele, clasoarele şi bibliorafturile în care se păstrează şi se clasează actele,

împreună cu corespondenţa compartimentelor funcţionale implicate;

- condicile de expediere şi distribuire a corespondenţei; - borderourile de expediţie a

corespondenţei.

Corespondenţa pătrunde într-o instituţie prin intermediul compartimentului Registratura

generală, unde au loc următoarele operaţii:

• verificarea corespondenţei primite pentru a se vedea dacă scrisorile au fost bine

îndrumate pe numele şi adresa unităţii respective;

 deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal”, ,,confidenţial” nu se deschid;

plicurile nu se aruncă, ci se prind împreună cu scrisoarea în următoarele situaţii:

- dacă scrisoarea nu conţine adresa expeditorului, dar aceasta figurează pe plic;

- dacă adresa expeditorului de pe plic nu este identică cu cea din scrisoare;

- dacă semnăturile nu sunt citeţe, dar numele expeditorului figurează pe plic;

- dacă timpul scurs între data sosirii şi data expedierii este prea mare, pentru a se putea
constata dacă vina este a poştei sau a expeditorului;

- dacă o anexă lipseşte;

- dacă scrisoarea conţine o ofertă sau un acord pentru care data poştei este un punct de
plecare sau pentru care există o dată limită;

- dacă scrisoarea a fost greşit adresată, întrucât plicul justifică întârzierea răspunsului, în
cazul în care scrisoarea a ajuns la destinatar cu întârziere.

3
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

 sortarea corespondenţei;

 înregistrarea şi datarea corespondenţei;

 întocmirea unei condici interne de distribuţie;

 predarea corespondenţei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate

secretarei (asistentei director ).

La primirea corespondenţei, secretara semnează în condica de expediţie, verifică

corespondenţa, o sortează (scrisori care necesită atenţia conducerii şi scrisori care necesită
atenţia secretarei). Scrisorile sunt introduse apoi, în ordinea urgenţei, în mapa de corespondenţă
pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluţie (persoana sau
departamentul care îl va primi spre rezolvare, termenul şi eventual modalitatea de rezolvare).
După ce primeşte corespondenţa de la conducere (cu rezoluţia pe ea), secretara o înregistrează
într-un caiet (condică) şi o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe bază de
semnătură. Dacă una din scrisorile primite conţine un număr de probleme ce necesită atenţia mai
multor departamente sau persoane, se va proceda în aşa fel încât fiecare departament /persoană
să fie pusă la curent cu problema ce îl priveşte.

Modalităţi de lucru :

- se ataşează la scrisoare o notiţă în care sunt enumerate toate departamentele interesate

şi apoi scrisoarea este trimisă pe rând la toate acestea; pe măsură ce fiecare din ele îşi
îndeplineşte sarcina, îşi bifează numele pe notiţă şi o trimite mai departe;

- scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupă de majoritatea problemelor

cuprinse în ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente.

Această modalitate este cea mai indicată (scrisoarea originală rămâne la secretariat), cu
condiţia ca soluţionarea problemelor să fie coordonată.

 La sfarsitul fiecarui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-iesire, sau chiar daca
volumul nu este complet, se intocmeste un proces-verbal de incheiere a registrului respectiv.

4
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

PROCES-VERBAL

(data...)

            Subsemnatii……………………… seful serviciului Secretariat si …………………..,

registrator din …………….. (unitatea) am incheiat registru astazi, data de mai sus.

 Registrul cuprinde inregistrarile de la nr…… data…… la nr……. data….., totalizand……… file

scris.

(Semnaturile)

Registrele pot fi tipizate, realizate la comanda sau pregatite de catre persoana responsabila din
cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de inscriere a
circulatiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridica), iar pe de alta parte
reprezinta un ordonator, un adevarat ghid in cautarea oricarui document.

I.2. Repartizarea, predarea şi expedierea corespondenţei

După înregistrarea documentelor, acestea se transmit de către registratură conducerii instituţiei

(preşedinte, prefect, director, inspector şef, manager, etc.) sau după caz, compartimentelor cărora
sunt adresate, dacă acest lucru este prevăzut în regulamentul intern. Conducătorul instituţiei
deschide corespondenţa şi repartizează actele spre soluţionare, aplicând rezoluţia (apostila) în
partea superioară a fiecărui document. Întreaga corespondenţă, cu rezoluţia conducătorului, este
reluată de registratură şi predată compartimentelor sau funcţionarilor indicaţi în rezoluţie.
Deschiderea şi repartizarea actelor cu caracter „personal” ori „confidenţial” adresate

5
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

conducătorilor se face de către aceştia sau de către înlocuitorii lor; în aceste cazuri, registratura
aplică parafa cu numărul de înregistrare pe plic, urmând ca după restituire să se completeze în
registru datele necesare. Repartizarea corespondenţei de către registratură către fiecare
compartiment se face utilizându-se indicativul numeric al compartimentului (cifre sau numere
stabilite pentru fiecare compartiment din structura organizatorică), prin înscrierea acestuia în
colţul din dreapta sus al fiecărui act sau document. În condica de evidenţă se trec toate actele
repartizate departamentelor sau angajaţilor (care semnează de primire), fără a se admite radieri
sau ştersături. Corespondenţa transmisă greşit se restituie tot prin registratură. La nivelul
compartimentelor se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţă (chiar sumară) a actelor intrate sau
ieşite. Actele procesate sau expediate au un singur număr de înregistrare, care este cel al
registraturii generale. Toate actele care privesc aceeaşi problemă se conexează în ordine
cronologică la primul act înregistrat. Expedierea actelor ce constituie răspuns la un document
primit anterior, se face de registratura generală, cu acelaşi număr cu care a fost înregistrat actul la
intrare. Documentele create în interiorul instituţiei se înregistrează ca şi celelalte acte în registrul
de intrări-ieşiri, menţionându-se în rubrica de intrări, „din oficiu”. După semnarea
corespondenţei de către persoana/persoanele competente, aceasta se predă împreună cu condica
de evidenţă, la registratura generală, pentru expediere. Funcţionarul de la registratură
completează coloanele pentru „ieşire” din registru, după care, pe actul ce se expediază aplică
sigiliul (peste semnătura conducătorului) şi parafa cu data expedierii. Copia actului expediat se
înapoiază compartimentului care l-a întocmit, care-l păstrează până la soluţionarea definitivă şi
clasarea întregii lucrări. După rezolvarea unui caz, la nivelul compartimentului de activitate
actele se clasează în dosare, pe probleme şi se păstrează până la predarea la arhivă.

2. Informatizarea.

2.1.Avantaje şi limite actuale

Informatizarea pe scară tot mai largă a instituţiilor administraţiei publice pune la dispoziţia
managerilor instrumente noi de lucru, menite să faciliteze: supervizarea introducerii, circulaţiei,
procesării, stocării şi controlului calităţii actelor în organizaţie, detectarea cauzelor întârzierilor
în rezolvarea acestora, rapiditatea în luarea deciziilor. Posibilitatea managerilor publici de
diverse niveluri de decizie de a supraveghea în permanenţă gestiunea actelor, face inutilă
realizarea bilanţurilor periodice clasice (de obicei anuale!), dar mai mult decât atât permite

6
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

stabilirea unor criterii clare de măsurare a performanţelor. Tehnologia informatică şi a sistemelor

de comunicaţii, facilitează de asemenea, comunicarea pe orizontală a informaţiei în instituţie şi
între instituţii, cu efecte imediate în eliminarea paralelismelor, o mai bună coordonare a
acţiunilor şi posibilitatea aplicării unor metode manageriale moderne (managementul pe
proiecte), care „ignoră” ierarhia sau structura formală. Până la legiferarea unui sistem care să
consacre semnătura electronică, documentul scris rămâne la baza conducerii şi funcţionării
instituţiilor administraţiei publice. Acest fapt limitează considerabil aria de utilizare a tehnicii
informatice. În plus, păstrarea documentelor scrise, a dosarelor, în forma originală sau
prescurtată, necesită un număr sporit de personal cu o anume calificare şi o utilizare extensivă a
spaţiului.

Procesarea, crearea (conceperea) şi clasarea documentelor necesită o organizare raţională

care să asigure o manieră de tratare unitară a documentelor, o uniformitate a formularisticii,
respectarea aceloraşi reguli de clasare, etc., toate acestea fiind menite să confere coerenţă acţiunii
administrative.

Înregistrarea corespondenţei pe calculator - acest sistem de organizare presupune

existenţa unui compartiment special creat pentru preluarea întregii corespondenţe (excepţie fac
documentele cu caracter confidenţial) şi a câte unui operator omolog în fiecare dintre
compartimentele prevăzute în organigramă. Baza acestor registraturi generale este reprezentată
de un soft adecvat şi o reţea de calculatoare prevăzute cu nivele diferite de acces.

Modul de funcţionare: există un compartiment structurat pe criterii tematice pentru

fiecare corespondenţă, forma practică fiind ghişeele. Cetăţeanul se prezintă la ghişeu şi îşi
depune lucrarea. Operatorul înregistrează documentul, îl cataloghează, verifică criteriile care fac
posibilă înregistrarea şi emite un bon de registratură cu toate datele care sunt înscrise şi în baza
de date: numele depunătorului, numărul şi data de înregistrare, problematica corespondenţei,
compartimentul unde este direcţionată spre rezolvare, termenul de răspuns, indicativul celui care
a făcut înregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi să se facă
înregistrări, iar calculatorul va ordona singur numerele în câteva secunde şi abia apoi se va salva
înregistrarea şi se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu şi modifica.
Dreptul de modificare sau corectură îl are numai şeful compartimentului de registratură pe bază
de parolă.

7
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

2.2.Procesarea documentelor

Raportat la un document, funcţionarul public poate adopta una din următoarele patru atitudini:

- acţiunea – să răspundă la o adresă (scrisoare), să întocmească un raport, să caute date

complementare;

-transmiterea (redirecţionarea) către persoana sau serviciul public competent, eventual însoţită de
o adnotare;

-clasarea în vederea unei utilizări ulterioare;

-eliminarea – în cazul în care documentul nu prezintă interes. Este cazul, spre exemplu, al unor
reviste de reclamă sau profesionale, pe care de regulă nu le citeşte nimeni.

3. Conceperea de documente

Independent de formularele impuse de sediul central, de instituţiile tutelare sau de alte

organisme administrative, un serviciu public poate fi abilitat să creeze documente.

3.1. Ordine în documente

Prima operaţiune care trebuie făcută este inventarierea a tot ceea ce există şi punerea în discuţie a
finalităţii anumitor documente. Recensământul ar putea revela caracterul inadecvat al anumitor
documente.

3.2. Elaborarea

Este bine să se aibă în vedere o armonizare în modul de întocmire a documentelor. Reglementări

în această materie, există de altfel în toate administraţiile, cu variaţii de la cele exacte şi precise,
până la reglementări mai vagi sau chiar cutume. În mod normal trebuie să existe organisme
naţionale de reglementare, care să publice liste pe această temă. - fiecare document trebuie
conceput de o manieră precisă; - este necesar să i se atribuie un indicativ, ceea ce presupune un
plan de creare de documente - de asemenea este nevoie să se menţioneze o dată de creare, de
exemplu în caractere mici, într-un colţ inferior; - rubricaturile pot conferi ordine documentelor.

Plan de creare de documente clasa 0 :

DOCUMENTE COMUNE TUTUROR DEPARTAMENTELOR :

8
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

00 scrisori cu paragrafe multiple

01 informaţii interne

02 corespondenţă internă

03 documente destinate serv. de întreţinere

04 bon de comandă

05 cerere de concediu

06 scrisori cu antet A

- 07 scrisori cu antet B

DOCUMENTE EMISE DE DIRECŢIA I (Secretar General) :

-10 candidatură de angajare

- 11 fişă de personal

- 12 fişă medicală pt. angajare

-13 declaraţie accident de muncă

-14 adeverinţă de serviciu

DOCUMENTE EMISE DE DIRECŢIA A II-A (Economică) :

-20 dispoziţie de plată

-21 ordin de plată

-22 notă de recepţie

-23 notă contabilă

-24 solicitare de suplimentare a creditului

-25 document de casare

-26 ordin de imputare

-27 scrisoare tip AA

9
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

-28 scrisoare tip BB

DOCUMENTE EMISE DE DIRECŢIA A III-A

Într-o primă etapă, această acţiune prealabilă poate fi asigurată în cadrul fiecărui compartiment,
concluziile fiind comunicate la nivelul central al serviciului public, care, comparând remarcile,
va putea să ia deciziile finale, să impună modele în procesare a textelor, formulare dacă este
posibil şi să vegheze la reproducerea lor. Pentru anumite documente sau formulare de uz intern
se pot folosi diferite culori.

Scrisorile tip

Scrisorile standardizate prezintă avantajul că nu necesită decât adăugarea datei, numelui şi

adresei destinatarului, menţiunile particulare putând fi utilizate pentru corespondenţa de rutină.

Acest tip de scrisoare (adresă) prezintă avantaje pentru administraţie – economie de timp, şi
pentru destinatari – primire rapidă a răspunsului. Aceştia din urmă nu se vor formaliza, mai ales
dacă avem grijă să se introducă un paragraf care să justifice acest procedeu. O metodă similară
este aceea a paragrafelor (casetelor) pretipărite care se bifează după necesităţi.

Identificarea sistematică a sarcinilor şi procedurile obişnuite pot determina crearea de alte

formulare (fişe de transmitere a informaţiilor, dosare de completat, note) de uz intern . Anumite
formulare concepute, pot fi pretipărite pe suport de hârtie autocopiativă, acest procedeu fiind
adesea mai ieftin şi mai rapid decât fotocopierea.

4. Clasarea documentelor

Clasarea documentelor presupune un efort de echipă de care managerul nu se poate dezinteresa.

Atunci când căutarea unui act nu dă rezultatul dorit, când aceasta ţine de ghicit ori de intuiţie sau
o singură persoană ştie unde se află documentul râvnit, nu trebuie să incriminăm colaboratorii.
Cauza este absenţa unui plan raţional de clasare sau imprecizia în exploatarea acestuia.

4.1. Categorii de documente :

- documentele operaţionale – sunt cele consultante curent pentru bunul mers al organizaţiei: texte
reglementare, dosare în curs, corespondenţă, note utile, procese-verbale a căror urmărire trebuie
asigurată...

10
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

- documente intermediare – dosare procesate, dar de care ar putea fi nevoie pentru activităţi
ulterioare;

- documente care nu mai sunt practic folosite pentru administraţie, dar care trebuie conservate
într-un scop istoric sau din raţiuni juridice.

4.2. Sisteme de clasare :

a. Sistemul alfabetic, numeric şi cronologic sunt inevitabile în administraţie pentru anumite

documente, fişe şi dosare.

b. Sistemul ideologic şi zecimal prezintă multiple avantaje, printre care figurează posibilităţile
multiple de aranjare, facilităţi de căutare şi mai ales posibilităţile de extensie fără a perturba
ordinea stabilită. Acest sistem nu exclude alte sisteme şi poate chiar să le încorporeze parţial
pentru anumite documente. El necesită elaborarea unui plan director.

4.3.Plan de clasare a documentelor pentru un serviciu social

In administraţia românească, după procesare la nivelul compartimentului de activitate, actele cu

acelaşi termen de păstrare se clasează în dosare, pe probleme, conform unui „nomenclator-
indicator” asemănător planului de clasare. Indicatorul termenelor de păstrare se întocmeşte sub
forma unui tabel în care se redau grupele de documente pe diferite activităţi ale organizaţiei, cu
specificarea termenului de păstrare al fiecărei grupe. Grupele de documente se redau pe capitole,
subcapitole şi subdiviziuni ale acestora. Capitolele se numerotează cu cifre romane, subcapitolele
cu litere majuscule, subdiviziunile acestora cu litere mici, iar grupele cu cifre arabe. (Exemplu:
II/B/a/6). În dreptul grupelor de documente cu regim de păstrare permanent se trece cuvântul
„permanent”, iar pentru cele care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul
anilor cât se păstrează. Documentele se păstrează astfel până la predarea lor la arhivă, care se
face de regulă în prima lună a anului următor. La stabilirea termenelor de păstrare se are în
vedere importanţa istorico-documentară şi utilitatea practică a documentelor. Nomenclatorul
dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura
organizaţiei.

Pentru o exploatare eficace este necesar să se stabilească:

11
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

- persoana sau persoanele abilitate să claseze sau să arhiveze documentele primare;

- periodicitatea clasării;

- metoda de clasare.

Dincolo de teorie, este important să existe un plan director care să fie aplicat şi explicat
colaboratorilor.

5.Arhivarea şi selecţionarea documentelor

Documentele care nu mai sunt exploatabile dar care trebuie păstrate din raţiuni juridice, sunt
arhivate. Pentru aceasta sunt prevăzute spaţii speciale care să ofere condiţii corespunzătoare de
rezistenţă, igienă, temperatură umiditate şi de securitate. Dosarele constituite în baza
nomenclatorului se predau la arhiva generală a organizaţiei, pentru fiecare an expirat.

Operaţiunile premergătoare predării sunt:

- ordonarea cronologică sau după alte criterii stabilite, a documentelor în dosar;

- îndepărtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) şi filelor nescrise;

- legarea documentelor în coperţi de carton în dosare, cu un număr care să nu depăşească 250-

300 de file;

- scrierea indicativului pe copertă;

- numerotarea filelor din dosar, numărul acestora fiind înscris sub semnătura arhivarului pe o
pagină- sigiliu.

Predarea la arhivă se face pe bază de proces-verbal, care va fi supus spre aprobare conducerii
organizaţiei şi spre confirmare Filialei locale a Direcţiei Arhivelor Statului. Eliminarea
documentelor cărora le-a expirat termenul de păstrare, se face de către comisia de selecţionare
constituită la nivelul organizaţiei. În aprecierea importanţei documentelor, comisiile de
selecţionare au în vedere respectarea termenelor de păstrare conform indicatorului aprobat.

Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite de

procesul-verbal aprobat de conducătorul organizaţiei, se înaintează spre confirmare la Direcţia

12
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

Arhivelor Statului. După primirea confirmării, documentele pot fi eliminate pe baza unui proces-
verbal, în care se menţionează categoria de documente, anii extremi şi cantitatea.

Dincolo de teorie, ceea ce este foarte important referitor la toate etapele procesului de gestionare
a documentelor, este de a avea un plan director, de a-l aplica şi de a afecta timp suficient pentru
a-l explica colaboratorilor.

Registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor

contabilitate trebuie pastrate in mod obligatoriu in arhiva institutiilor publice.

Operatiunile economico-financiare trebuie sa fie inscrise in documente originale, intocmite sau

reconstituite, conform legii, pentru a fi inregistrate in contabilitatea institutiilor publice.

Registrele de contabilitate ,documentele justificative si contabile se pot arhiva in conformitate cu

prevederile legale in vigoare, in baza unor contracte de prestari servicii, cu titlu oneros, de catre
alte persoane juridice romane, care dispun de conditii corespunzatoare.

Ordonatorul de credite sau alte persoane care au obligatia gestionarii unitatii beneficiare vor
rapunde de pastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile. Acestea vor fi pastrate la
arhiva timp de ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu
exceptia statelor de salarii si a situatiilor financiare anuale, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Institutiile publice au obligatia predarii documentelor la arhivele statului sau arhivele militare,
dupa caz, in cazul incetarii activitatii.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative
sau contabile trebuie sa instiinteze in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorul
de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective.

In cazul in care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se

instiinteaza imediat organele de urmarire penala. Reconstituirea documentelor se face pe baza
unui "dosar de reconstituire".Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil

13
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

mentiunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a

facut reconstituirea.

Documentele reconstituite potrivit legii constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitate.

Reglementari legale privind modul in care se efectueaza arhivarea,pastrarea si reconstituirea

documentelor in cadrul institutiilor publice sunt cuprinse in OMFP 1917/2005 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice,
Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, actualizat, cu
modificarile si completarile ulterioare prin OMFP 2002/2013 si OMFP 2021/2013.

14
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

Bibliografie:

1. Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 2 aprilie 1996, publicată în Monitorul Oficial al
României VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996;

2. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de

conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;

3. Regulament privind organizarea şi funcţionarea Comisiei de atestare a personalului de arhivă,

aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 219 din 3 iunie 1996;

4. Codul Penal, Infracţiuni contra autorităţii, art. 242 şi art. 243. 5. M. Amiel, F. Bonnet, J.
Jacobs – Management de l′ administration, De BoeckUniversité, 1998.

5. OMFP 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea

contabilitatii institutiilor publice

6.Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, actualizat, cu

modificarile si completarile ulterioare prin OMFP 2002/2013 si OMFP 2021/2013.

7. Margit, Gatjens-Reuter; Claudia, Behrens. Manual de secretariat si asistenta

manageriala, Bucuresti:  Editura Tehnica, 2001.

15
 CORBEANU Elena – Auditul documentelor

16