Sunteți pe pagina 1din 5

PROCEDURA DE LUCRU INTERN PRIVIND PRACTICA ARHIVISTIC PENTRU

UTILIZAREA DOCUMENTELOR

Procedura de lucru intern privind practica arhivistic pentru utilizarea i folosirea


documentelor se realizeaz conform Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi
nr.217/23.05.1996.
n cadrul unitii noastre procedura de lucru intern privind utilizarea documentelor din
arhivele,documentele i actele existente n societatea noastr se desf oarconform cerin elor
expuse n cap.II, la lit.G a instruciunilor mai sus men ionate.
Acest procedeu se realizeaz din fondul arhivistic intern, existentent la momentul solicitrii
scrise de ctre teri ( clieni) .
Metodologia de nregistrare a solicitrilor:
n momentul primirii, cererile se verific pentru a vedea dac acestea conin elementele
necesare efecturii cercetrii: numele, prenumele si adresa solicitantului, serie si nr. B.I./C.I.,
pasaport, C.N.P.- ul, eventual alte nume purtate, obiectul solicitrii, date specifice privind
identificarea actului/ actelor solicitat(e): genul actului/ actelor, instituia emitent, data emiterii,
localitatea, numele persoanei pentru care s-a eliberat actul/ actele, calitatea (persoan
ndreptit, succesor sau reprezentant legal) pe care o are solicitantul n cazul n care nu este
titularul actului respectiv. Toate solicitrile se vor ntregistra dar vor fi repartizate spre rezolvare
numai acelea care cuprind datele menionate mai sus. Pentru solicitrile incomplete se va solicita
comunicarea de informaii suplimentare iar termenul de rezolvare a acestora va curge numai din
momentul primirii acestora.
Criterii de regsire a informaiilor n funcie de obiectul solicitrii, de rezoluia superiorului
ierarhic, folosindu-i cunostinele profesionale i experiena practic, personalul cu atribuii de
rezolvare a cererilor efectueaz urmtoarele operaiuni, n vederea identificrii, n documentele
deinute, a informaiilor solicitate: - cercetarea inventarelor fondurilor i coleciilor arhivistice;
selectarea cotelor i scoaterea unitilor arhivistice ce urmeaz a fi cercetate, adic
numerele dosarelor i anii acestora; - identificarea informaiilor n cuprinsul documentelor; -
completarea registrului de depozit si a foii de folosire a unit ilor arhivistice cercetate; Vor fi
cercetate fondurile/coleciile care pot conine informaii referitoare la obiectul solicitrii. Scoaterea
documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, se consemneaz n registrul de depozit. n
locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce n raft o fi de control ; fia se va anula la
rearhivarea dosarului.
Metodologia eliberrii actelor Cele mai frecvente tipuri de documente care se elibereaz n urma
solicitrilor sunt :
- certificatul, de vechime n munc, de studii (de colaritate) ; - extrasul ; - copia
xerox/scanat
Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelo rezultate din documente,
care sunt n legtur direct cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, fr a ntregi
perioadele pentru care nu exist documente. n certificat nu vor fi expuse concluzii personale sau
generalizri n legtur cu coninutul documentelor care au stat la baza ntocmirii lui. Datele se
expun n ordine lor cronologic i nu n ordinea documentelor din care au fost extrase. Datele
privind activitatea unei persoane fizice, n diferite locuri de munc, se includ ntr-un singur
cartificat. n cazul n care petentul a lucrat sub mai multe nume, se vor meniona toate acese
nume, cu perioadele de timp corespunztoare. n textul certificatului nu se admit tersturi sau
completri printre rnduri.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, cu cerneal.
Referatul este ntocmit de persoana care a fcut cercetarea. El va conine datele aflate n
documente, n legtur cu cele solicitate de petent, precum i numerele tuturor documentelor
cercetate.
Certificatul se elibereaz nsoit de o adres. n adres se vor trece perioadele pentru care
lipsesc documentele sau n care nu se gsete nscris numele solicitantului.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date privind obiectul cererii, dar se cunoate
unitatea deintoare a acestor documente, cererea, n original, se va trimite spre rezolvare unitii
respective, comunicndu i-se i solicitantului acest lucru. Copia de pe cererea trimis spre
rezolvare ctre alt unitate, adresa ctre unitatea respectiv i adresa prin care se comunic
petentului acest lucru, se claseaz, ca i celelalte cereri.
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra
exactitii datelor comunicate.
Extrasul este o reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare electronic, scanare sau
dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document, care fac referire
direct la obiectul solicitrii persoanei fizice/juridice.
Prile din textul documentului care nu se transcriu, nefiind n legtur cu obiectul cererii,
vor fi indicste prin puncte de suspensie. Nu este permis s se reuneasc ntr-un singur extras
pasaje din mai multe documente.
Pasajele care pot anula total sau parial sensul coninutului vor fi, de asemenea, reproduse.
Locurile indescifrabile din documente, corecturile, tersturile, cuvintele i expresiile asupra
crora exist ndoieli se menioneaz n note. Nota va fi semnat de lucrtorul care a efectuat-o i
va purta tampila insituiei.
n cazul n care un extras este alctuit din mai multe file, la sfritul fiecrei file se va trece
./., pentru a evidenia faptul c extrasul este ntocmit din mai multe file.
Copia este reproducerea prin xerografiere, fotografiere, editare electronic, scanare sau
dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document, care fac referire
direct la obiectul solicitrii persoanei fizice/juridice.
Copiile i extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le elibereaz.
Certicatele, extrasele, copiile se elibereaz personal solicitantului sau mputernicitului legal,
pe baz de semntur, cu meniunea numrului i seriei actului de identitate i a datei eliberrii
sau se expediaz prin pot.
Certicatele, extrasele, copiile eliberate vor fi nsoite obligatoriu de o adres de naintare
ctre solicitant.
Certificatele, extrasele, copiile, adresele de naintare, se vor ntocmi n 2 (dou) exemplare,
din care unul se va nmna solicitantului sau mputernicitului legal, iar unul se va clasa mpreun
cu cererea. Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale
personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie
certificat de responsabilul cu arhiva.
n cazul n care instituia/societatea/unitatea respectiv nu deine documentele solicitate, se
va comunica solicitantului sau mputernicitului legal acest lucru. n acest caz, rspunsul ctre
solicitant, ine loc i de adres de naintare.
n cazul n care instituia/societatea/unitatea respectiv deine documente n care s-ar
putea regsi documentele solicitate, dar documentele care fac obiectul cererii nu se regsesc, se
va comunica solicitantului sau mputernicitului legal acest lucru. i n acest caz, rspunsul ctre
solicitant, ine loc i de adres de naintare.

Administrator
PROCEDURA DE LUCRU INTERN PRIVIND PRACTICA
ARHIVISTIC PENTRU PSTRAREA I CONSERVAREA
DOCUMENTELOR

Procedura de lucru intern privind practica arhivistic pentru pstrarea i conservarea


documentelor se realizeaz conform instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi
nr.217/23.05.1996.
Societatea SC DEPOZITAR INFOARHIVE SRL i desfoar activitatea la punctul de lucru din
Arad, Calea Iuliu Maniu nr.71A, att activitatea de pstrare i conservare a documentelor i
arhivelor,ct i organizarea depozitelor de arhiv. De asemenea n func ie de necesit i
beneficiem de spaiu de pstrare n bune condi ii a documentelor i la sediul firmei str.Gladiator
nr.6, Arad conform memoriilor tehnice ataate

Reguli privind sistematizarea depozitului de arhiv:


Materialele arhivistice se introduc la nceput ntr-un spaiu n care se verific cu inventarele de
preluare, se desprfuiesc i se introduc n mijloace de pstrare, nainte s intre n depozit.
Mijloacele de protecie trebuie dimensionate dup materialul arhivistic ce urmeaz a fi introdus,
astfel nct s se evite orice fel de solicitri care l-ar putea deteriora. ncrcarea materialului
arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectnd urmtoarele reguli: - sensul ncrcrii
depozitului i mijloacelor de pstrare urmeaz regula scrierii, stnd cu spatele la punctul de acces
principal, respectiv, dup caz: - din fa n spate - de sus n jos - de la stnga la dreapta. - se va
asigura compatibilitatea suporturilor; legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentar
aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediul
instrumentelor de evident. - n legtur cu compatibilitatea de coninut a materialului documentar
dintr-un depozit, se poate opta pentru una din urmtoarele variante: - soluia tematic: fondurile
aparinnd unei ramuri de activitate sau documentele aparinnd unui fond de mari dimensiuni se
pstreaz fizic n acelai spaiu de depozitare. Pentru acest lucru, se va avea n vedere gruparea
fondurilor rezultate din activitatea aceleia i ramuri economice sau asigurarea corespondenei ntre
mrimea fondului i mrimea depozitului; asigurarea spaiilor de rezerv, pentru preluri ulterioare
etc. - soluia economic: documentele vor fi a ezate n depozit fr a ine cont de provenien, iar
legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentaraparinnd aceluia i fond, dar
depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediul instrumentelor de evident. Aezarea
materialului arhivistic n mijloacele de pstrare se face n funcie de formatul i caracteristicile
suportului. Aezarea materialelor arhivistice pe raft sau n cutie n poziie detensionat i uor
manevrabil. Aezarea pe orizontal a unitilor arhivistice. Aceasta este specific unitilor de
format mare (registre, hri), dar trebuie evitat gruparea mai multor uniti care ar ngreuna
scoaterea din raft sau din cutie. Fotografiile trebuie puse n cmi sau plicuri individuale, cu folie
special de protecie peste partea imprimat. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color.
Cele de format mare trebuie aranjate orizontal Aezarea pe cant, pe latura lung a unitilor
arhivistice i respectiv a cutiilor i pachetelor. La volumele foarte grele aezarea n raft se face pe
cotorul registrului, deoarece n acest fel greutatea volumelor se descarc pe o suprafa mai mare
dect dac volumele s-ar aeza pe latura scurt i nu este forat linia de mbinare dintre scoare
i blocul de file. n cutii materialele arhivistice vor fi introdus n grupuri de uniti arhivistice la care
toate dosarele au aceeai orientare, de preferin cu cotorul n jos. Cnd cotorul este mai gros
dect faa dosarului se mparte grupul de dosare n dou din care o parte va sta cu cotorul n jos,
iar o alt parte va fi plasat cu faa n jos. Se recomand ca brourile i foile volante s fie
introduse n cutii. Foile volante trebuie introduse n cma de protec ie. O cma poate conine
mai multe documente, dar nu trebuie s depeasc grosimea de 2,5 cm. Dac o cutie este
aranjat vertical n raft i nu este n ntregime umplut, foile se deformeaz. Se recomand
folosirea unui material de umplere (deeuri de carton i hrtie cu caracteristici fizico-chimice
corespunztoare) pentru a pstra materialele n poziie vertical. Dac o cutie este prea plin sau
prea mic, apar deformri. Se recomand nlocuirea mijlocului de protecie. Aezarea rolelor (de
film, casete, benzi magnetice) pe una din feele circulare i nu pe linia de rulare. Aezarea
discurilor de orice fel se face pe cant. Este interzis aezarea arhivei n vrac direct pe pardoseal,
indiferent dac este sau nu introdus n mijloace de protecie, ori dac aceasta este organizat
sau neorganizat. Singurele excepii de la aceast regul sunt ocazionale i sunt determinate de
necesiti de transport i de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioad foarte scurt de timp i
numai dac exist posibilitatea aezrii acestora pe palei.
n vederea regsirii u.a. aezate n depozite, trebuie realizat o legtur ntre o adres fizic
(topografic) i u.a. a). alocarea adreselor topografice se realizeaz prin stabilirea unei identiti
unice a fiecrui spaiu de depozitare arhiv existent ntr-un depozit. n acest sens: - depozitele se
numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrul unitii. - rafturile (sau alte
echipamente de depozitare)se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n
cadrul depozitului. - poliele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n
cadrul raftului. - numerotarea rafturilor i polielor se face n ordinea scrierii, de la intrarea n
depozit, de la stnga la dreapta i de sus n jos. b). fiecare u.a. se caracterizeaz prin: -
apartenena la un fond (o colecie) i/sau o preluare - apartenena la un instrument de eviden
fizic i/sau intelectual - cot, identificat n instrumentul de eviden. Necesarul de instrumente
de eviden topografic la depozit poate varia, n funcie de situaia concret, dispunerea
depozitului etc. Minimal, se vor ntocmi urmtoarele instrumente:
Ghid topografic de depozit, la nivel de depozit, n cazul n care dispunerea materialului arhivistic
este fcut tematic Ghidul va fi realizat sub forma unui tabel sau a unei baze de date i cuprinde
urmtoarele informaii minimale: - denumirea fondului/coleciei, numrul prelurii i denumirea
prii structurale (n ordine alfabetic); - numrul fondului, prelurii i prii structurale (unde e
cazul); - adresa topografic (rafturile i poliele) pe care se regse te; - nr. instrumentului de
eviden asociat. Ghidul va fi actualizat de ctre persoana desemnat ori de cte ori situaia de la
depozit se modific.
Ghid topografic de raft, pentru toate rafturile dintr-un depozit, n cazul n care dispunerea
materialului arhivistic este fcut economic. - ghidul va fi realizat sub forma unui tabel sau a unei
baze de date i cuprinde urmtoarele informaii minimale: - numrul unitii de pstrare (cutia,
pachetul etc.)
cotele (fond/preluare/parte structural sau preluare, nr. u.a.) cuprinse n mijlocul de protec ie -
instrumentul de eviden asociat - adresa topografic (polia i raftul) pe care se regse te - n
cazul n care ghidul topografic de raft se ntocme te n sistem manual, este obligatorie i
realizarea ghidului topografic de depozit, pentru imaginea de ansamblu a fondurilor i coleciilor;
Daca u.a. nu sunt cotate, se va trece denumirea fond/preluare/partea structural (ct mai scurt i
precis posibil), n care acestea unt integrate, urmate de meniunea fr cot i lungimea n m.l.
a secvenei de u.a. considerate.
n cadrul unitii noastre, att organizarea depozitului de arhiv, ct i procedura de lucru
intern privind pstrarea i conservarea documentelor din arhivele ce urmeaz a fi de inute de
societatea noastr se desfoar conform prerogativelor stipulate de la art.81 la art.108.
Documentele depozitate n cadrul unitii noastre vor fi pstrate n condi ii corespunztoare,
asigurndu-le mpotriva distrugerii, sustragerii ori comercializrii n alte situa ii dect cele
prevzute de lege.
Ca i amplasament, punctual de lucru cuprinde activit iile de pstrare, conservare i organizare
deposit de arhiv, fiind situate n central municipiului Arad, cu spa ii ce au ca destina ie deposit de
arhiv, achiziionate prin contract de comodat spa ii cu destina ie birouri i hale la data de
15.06.2016.
Astfel, n cadrul incintei complet mprejmuite de gard de beton cu intrare din dou sensuri (nord-
sud) se afl amplasate urmtoarele construcii pentru desf urarea activit ii de baz biblioteci, i
arhive: cldire administrativ C1 compus din 3 birouri, magazie i grup sanitar n suprafa total
de 71.30 mp, cu srtuctur din bolari de beton, planseu din beton armat, acoperi cu arpant
lemn cu nvelitori din plci de azbociment.n cadrul acestor birouri se desf oar activitatea de
secretariat registratur, relaii cu publicul, preluare arhiv. n cadrul acestor birouri se gsesc
amenajate dulapuri cu cri de munc, actele de secretariat, inventarele arhivelor existente etc.
De asemenea sunt prevzute rafturi care sunt orientate perpendicular pe sursa de lumin natural
i artificial care ofer astfel, o mai bun lumin ntre rafturi. ntre pere i i rafturi ct i ntre rafturi
i rafturi, este asigurat un spaiu liber de circa 70-80cm l ime pentru manevrarea cu u urin a
documentelor i pentru a se facilita accesul personalului ct i evacuarea acestuia c mai urgent
posibil.
n toate ncperile din cldirea administrativ sunt prevzute sisteme de alarm antifoc ( de
propagare a fumului), antiefracie, (u i i geamuri cu gratii exterioare), ct i sta ii meteo ce
msoar gradul de umiditate i temperature att din interior ct i din exterior.
Cldirea C2 din hala funcional depozit arhiv are o suprafa util de 167,58mp cu structur
din zidrie portant de crmid i bol ari din beton, cu perete exterior din tabl metalic, structur
din stlpi de beton armat, contavnturi i pane din profile metalice, cu acoperi cu structur
metalic cu nvelitori din plci bituminoase, fiind prevzute la o nl ime de circa 2.4m cu rafturi
nalte din fier i structure metalice.La intrare n partea dreapt a incintei s-a prevzut o camer de
lucru pentru o mai bun i eficient organizare a activit ii de lucru.
Camera de lucru se menine zilnic la standardele de cur enie i ordine,fiind ntodeauna pstrat
liber calea de acces, a locurilor din apropierea gurilor de ap i a instala iilor de stingere a
incendiilor.
Barca metalic n suprafa de 17.3mp este folosit strict la depozitarea diferitelor material
auxiliare (de curenie, spltorie,etc.) i a materialelor de construc ii i consolidare a
rafturilor.Magazia C4 cldire tip hal cu func iunea de arhiv n suprafa de 82,31 mp cuprinde
rafturi metalice prelucrate cu vopsea ignifug, amplasate la o nl ime de cca.3m. Cldirea este
prevzut cu ui metalice, avnd grilaje metalice la geamuri.
Magazia C5 de tip hal pentru arhiv are o suprafa de 51,70 mp fiind compus din dou ncperi
cu funcionarea de depozit arhiv, cu un hol deschis de acces ce faciliteaz u urin a intrrii i
ieiriii din incint. Cldirea are structura din zidrie de crmid i bol ari de beton, cu plan eu din
beton armat prefabricat, acoperi metallic i nvelitoare bituminoas. Fiind o cldire nalt, este
prevzut cu rafturi metalice nalte, personalul avnd la dispozi ie scar metalic lung.
n mijlocul incintei se afl poziionat cabina paznicului. Aceasta are o structur metalic cu
acoperi din metal i nvelitoare bituminoas. Fiind prevzut cu geamuri, din interiorul acesteia
se observ intrarea principal i ambele pori metalice, att cea de nord care este mai des utilizat,
ct i cea de la sud unde se intrde regul cu autovehicole mari.n tote ncperile mai sus
prezentate se efectueaz zilnic curenie i se men ine ordine, att n documente, ct i n
materialele auxiliare, pentru evitatrea instalrii insalubrit ii. Uzual se efectueaz desprfuirea
documentelor i alocurilor murdare, iar de cte ori este necesar se aspir cu utilajele din dotare.
De obicei, dezinfecia, reparaiile, zugrvelile .a. se efectueaz ori de cte ori este necesar, sau
cel puin o dat pe an sunt luate aceste msuri de ntre inere general.
n cadrul tuturor depozitelor i ncperilor din incinta unit ii se gsesc stingtoare portabile ,
instalaii tip alarm, asigurndu-se condi iile de prevenire i stiingere a incendiilor.Acestea sunt
controlate periodic privind starea lor de func ionare. De asemenea n tote depozitele i birourile de
arhiv sunt prevzute aparate de control a temperaturii i umidit ii, fiind nregistrate zilnic ntr-un
caiet de depozit.
n incinta depozitelor accesul orcror personae neaotorizate este strict interzis. La sfr itul
fiecrei zile de program, responsabilul din arhiv mpreun cu paznicul unit ii verific tote
ncperile privind nchiderea acestora i luarea tuturor msurilor de prevenire mpotriva spargerii i
degradrii acestora.

Cu stim
Administrator