Sunteți pe pagina 1din 67

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

MINISTERUL EDUCAIEI CERCETRII I TINERETULUI

Proiectul Phare TVET RO 2005/017-553.04.01.02.04.01.03

MEdCTCNDIPT / UIP

CORESPONDENA N ADMINISTRAIE I SECRETARIAT


DOMENIUL: SERVICII CALIFICAREA: TEHNICIAN N ADMINISTRAIE NIVELUL: 3

Acest material a fost elaborat prin finanare Phare n proiectul de Dezvoltare instituional a sistemului de nvmnt profesional i tehnic
Noiembrie 2008

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

AUTOR: Tanislav Cristina, profesor Colegiul Economic Ion Ghica Targoviste

CONSULTAN:

Ivan

Mykytyn, expert WYG Internaional

tefanescu Mihaela- expet CNDIPT

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Cuprins
COMPETENE................................................................................................5 OBIECTIVE....................................................................................................5 ..................................................................................................................5 INFORMAII PENTRU PROFESORI....................................................................7 S SORTEZE CORESPONDENA CONFORM CRITERIILOR GENERALE DE NTOCMIRE I EMITERE................................................................................11 S UTILIZEZE STILUL I PARTICULARITILE LEXICALE I GRAMATICALE SPECIFICE CORESPONDENEI OFICIALE.........................................................11 S UTILIZEZE ELEMENTELE CARACTERISTICE ALE STRUCTURII SCRISORILOR OFICIALE.....................................................................................................11 S REDACTEZE PRINCIPALELE TIPURI DE SCRISORI OFICIALE.........................11 S REDACTEZE DIFERITELE CATEGORII DE CERERI.........................................11 S APLICE CORECT ELEMENTELE STRUCTURALE...........................................11 S REDACTEZE DOCUMENTELE CU CARACTER JURIDIC...................................11 S REDACTEZE ACTELE DOVEDITOARE CE SE ELIBEREAZ LA CERERE............11 S NTOCMEASC DOCUMENTELE CU CARACTER INTERN...............................11 S ALEAG MODALITILE DE EXPEDIERE IN FUNCIE DE TIPUL CORESPONDENEI (SCRISORI, COLETE, TIPIZATE, STATISTICI)........................11 S NREGISTREZE CORESPONDENA INTRAT I IEIT.................................11 S UTILIZEZE MODALITILE DE CLASARE I ARHIVARE.................................11 FI DE PROGRES COLAR...........................................................................12 ACEST MATERIAL ESTE DESTINAT ELEVILOR DIN DOMENIUL SERVICII, CALIFICAREA TEHNICIAN N ADMINISTRAIE , NIVEL DE CALIFICARE 3............15 ACTIVITI DE NVARE.............................................................................19 SOLUIONAREA ACTIVITILOR....................................................................44 BIBLIOGRAFIE.............................................................................................47

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Calificrile pentru LICEUL TEHNOLOGIC sunt prezentate pentru prima dat ntr-un mod unitar, fiind cuprinse ntr-un STANDARD DE PREGTIRE PROFESIONAL (SPP), care va garanta pregtirea unitar a tuturor elevilor i adulilor care doresc s obin calificarea. Elaborarea Curriculum-ului pornete de la Standardul de pregtire profesional, pentru calificarea de nivel 3, Tehnician n administraie. Auxiliarele curriculare sunt destinate elevilor de liceu tehnologic, calificare de nivel III, precum i profesorilor implicai n pregtirea acestora .Acest material cuprinde informaii ce vin in sprijinul profesorului i al elevului. El ofer sugestii metodologice pentru activitile propuse elevilor, incluznd i exemple rezolvate de exerciii i aplicaii. Fiele de documentare pe care le gsim la anexe pot fi utilizate de ctre profesor ca folii de prezentare pentru retroproiector sau pot fi utilizate ca fie conspect, atunci cnd activitatea elevilor se organizeaz pe grupe. Fiele reprezint un alt mod de organizare i structurare a coninuturilor tiinifice, mult mai atractiv pentru elevi i mai uor de utilizat n activitatea de predare-nvare. Informaiile pentru profesor conin o serie de formulare utile profesorului, dar i elevului, formulare care pot fi utilizate exact aa cum au fost gndite sau pot constitui model pentru elaborarea altor materiale: fia de descriere a activitilor fia de feed-back a activitii plan de aciune fia de analiz sugestii metodologice

Toate activitile i exerciiile propuse elevului spre rezolvare urmresc atingerea criteriilor de performan n condiiile de aplicabilitate descrise n Standardele de pregtire profesional. Activitile prezentate n acest ghid pregtesc elevii n vederea evalurii competenelor din unitile de competen prin probele de evaluare prevzute n standarde. De asemenea, ghidul cuprinde o varietate de tipuri de evaluare, inclusiv evaluarea individual / de grup a elevilor i autoevaluarea. Sunt luate n considerare diferite stiluri de nvare i include activiti / materiale pentru lucru difereniat, care are rolul de a demonstra progresul nregistrat n procesul de nvare.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Competene UC : Corespondena n administraie i secretariat

C1: Analizeaz corespondena C2: Redacteaz scrisori oficiale. C3: Editeaz documente oficiale
Obiective

uzuale

C4: Monitorizeaz corespondena

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

OBIECTIVE

S sorteze corespondena conform criteriilor generale de ntocmire i emitere S utilizeze stilul i particularitile lexicale gramaticale specifice corespondenei oficiale. i

S utilizeze elementele caracteristice ale structurii scrisorilor oficiale. S redacteze principalele tipuri de scrisori oficiale. S redacteze diferitele categorii de cereri S aplice corect elementele structurale S redacteze documentele cu caracter juridic. S redacteze actele doveditoare cerere ce se elibereaz la

S ntocmeasc documentele cu caracter intern S aleag modalitile de expediere in funcie de tipul corespondenei (scrisori, colete, tipizate, statistici). S nregistreze corespondena intrat i ieit S utilizeze modalitile de clasare i arhivare

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Informaii pentru profesori


Felul n care profesorul i desfoar activitile sau orele va influena de o manier decisiv participarea i reacia elevului. Urmtoarele atitudini contribuie de obicei la desfurarea unor ore/activiti eficace:

asigurai-v c activitatea ncepe la timp i c toi elevii se implic de la nceput asigurai-v c obiectivele activitii le sunt dinainte clare tuturor elevilor asigurai-v c suntei deja familiar cu abilitile diferite ale elevilor asigurai-v c elevii realizeaz care sunt obiectivele personale i de grup pn la sfritul activitii sau orei asigurai-v c munca este dus la bun sfrit atunci cnd i unde trebuie asigurai-v c toi elevii sunt ateni n activiti cu ntreaga clas, asigurai-v c nu i se acord atenie unui singur elev sau unui grup restrns Apreciai n continuu efortul depus, fcnd comentarii i reacionnd la performana elevului Punei ntrebri detaliate pentru a facilita dialogul i a ncuraja elevul s vin cu observaii, explicaii i descrieri Lsai elevii s cear ajutor inei ocupai toi elevii, punndu-i s dea socoteal de felul n care i folosesc timpul Pentru ca elevii s dobndeasc competenele specificate n standardele de pregtire

profesional, trebuie s aib posibilitatea de a face practic. Aceast experien practic poate fi dobndit prin orele de practic profesional desfurate la agentul economic, dar si n cadrul laboratoarelor prin Firma de exerciiu Acest lucru este important, deoarece greelile fcute pe parcursul instruirii practice nu vor avea urmri nedorite de ordin financiar i nu vor afecta clienii, aa cum s-ar ntmpla dac elevii ar face practic la agentul economic. Elevii ar fi capabili s i asume desfurarea unei game mai largi de activiti la locul de munc, similar muncitorilor cu nivelul 3 de calificare, n loc s ndeplineasc doar sarcini de rutin, care nu permit dezvoltarea sau testarea tuturor competenelor. Astfel, elevii ar trebui s fie mai bine pregtii i motivai pentru primul loc de munc Firma de exerciiu este un concept didactic, bazat pe nvarea prin practic. Este o simulare a unei firme reale, care poate fi realizat prin implicarea direct a unui profesor coordonator. O firm de exerciiu este o firm simulat, care oglindete operaiunile lumii afacerilor reale, n ramura aleas. Este un concept didactic, o imitaie a unei situaii profesionale reale, cu obiective educaionale. Reeaua creat de firmele de exerciiu care i desfoar activitatea n coli, organizat i
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

condus de Centrala Firmelor de exerciiu, inclus n reeaua internaional a Firmelor de Exerciiu, rspunde cerinelor economiei naionale i mondiale printr-un nvmnt orientat la maximum ctre pregtirea practic. Acesta este dirijat spre individ i dezvoltarea personalitii lui. n firmele de exerciiu se creeaz, pe ct posibil, interconexiunile cele mai apropiate de realitate care se stabilesc ntre oameni, n cursul desfurrii diferitelor tipuri de activiti specifice procesului de producie dintr-o companie. Acest model creeaz posibiliti nelimitate pentru realizarea proceselor active i de dezvoltare, de creare de legturi reciproce, att ntre membrii colectivului ct i ntre diferitele firme din tar i din strintate . Locul de desfurare a activitii firmei de exerciiu este un cabinet dotat cu mobilier corespunztor, cu echipamente necesare nvrii, pentru efectuarea de operaii economice i comerciale care s simuleze activitatea unei firme din sfera economic real. Scopul firmei de exerciiu este ca elevii s dobndeasc competene cheie, care s le permit s se realizeze cu succes n lumea real. Scopul si sarcinile educative ale firmei de exerciiu se realizeaz prin :

Simularea proceselor de lucru dintr-o ntreprindere ; Realizarea unei legturi nemijlocite ntre teorie i practic ; Aplicarea n practic a cunotinelor de la diverse discipline i module de studiu; Cooperarea ntre elevi; Acionarea n situaii neobinuite; Se lucreaz ntr-un centru antreprenorial - care este un simulator de birou modern.

Profesorii au un rol hotrtor n procesul de pregtire IN sau PRIN intermediul Firmei de exerciiu. Ei trebuie sa aib aptitudini i cunotine de comer i de management. Conductorii de Firme de exerciiu sunt consultani i organizatori ai procesului de pregtire i trebuie s stpneasca principiul pregtirii orientate spre partea practica. Sarcini ale profesorilor coordonatori de firm de exerciiu: Atunci cnd stabilii ce sarcini pot s ndeplineasc elevii, putei considera utile urmtoarele sugestii:

Gndii-v la sarcini care se axeaz pe problemele reale aprute la un loc de munc Planificai sarcini variate, acoperind toate rolurile i funciile care trebuie ndeplinite Includei sarcini care integreaz mai multe competene ncurajai tipurile de sarcini care impun interaciune ntre angajai i clieni (prin joc de Insistai ca rezultatele s fie obinute ntr-un mediu similar celui de la locul de munc
8

(standardele de pregtire profesional sunt utile n aceast etap)

rol)

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Permitei elevilor s stabileasc ei cine va ndeplini o anumit sarcin i cnd, nu le Stabilii criterii de performan clare pentru finalizarea sarcinilor ncurajai elevii s se Integrai competenele din unitile de abiliti cheie n cadrul sarcinilor, mai ales pe

alocai dumneavoastr sarcinile implice n stabilirea acestora i s se autoevalueze n funcie de ele cele predate n discipline distincte, cum sunt informatica sau limbile strine. Lsai elevii s decid cum ar trebui rezolvate problemele nu le dai toate rspunsurile despre ce anume trebuie s fac, cine trebuie s fac, etc. Acetia sunt elevi de nivelul 3 i ar trebui s fie deja capabili s i rezolve singuri problemele. La locul de munc se ateapt din partea lor s aib iniiativ.

Metode de evaluare
Portofoliul este un instrument modern de evaluare, care ofer profesorului posibilitatea de a emite o judecat de valoare, bazat pe un ansamblu de rezultate; elevii devin parte a sistemului de evaluare i pot s-i urmreasc pas cu pas propriul progres. Portofoliul elevului ar putea fi prezentat sub forma unui dosar n care se vor aduga diferite materiale; pe prima pagin, elevul i va trece numele, disciplina, anul colar, coala, clasa, numele profesorului. Modul de prezentare trebuie s fie flexibil. Portofoliul poate cuprinde: schie, creaii proprii, lucrri scrise, teste, referate, eseuri, plane, .a. Este important ca portofoliul unui elev s conin fie de autoevaluare, aprecieri de tip eseu, scrise de profesor. Dosarul mai poate cuprinde reflecii personale ale elevului, de exemplu: Am lucrat cel mai uor cnd _________________________________ Rezultatul muncii n echip m satisface / nu m satisface pentru c _____________________________________________________

Produsele alese un instrument de m reprezint !? Referatul este pentru portofoliul meu evaluare care

permite

o apreciere nuanat a nvrii i

identificarea unor elemente de performan individual a elevului. Ca instrument de evaluare, referatul prezint urmtoarele caracteristici: are un pronunat caracter formativ i creativ are un profund caracter integrator permite abordarea unor domenii noi, ce reprezint extinderi ale coninutului, n msura n care tematica propus este interesant, justificat didactic se pot realiza conexiuni cu alte obiecte de nvmnt are un caracter sumativ, angrennd cunotine, priceperi, abiliti i atitudini diverse, acumulate pe parcursul unei perioade mai ndelungate de nvare
9

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

pot fi exersase n mod organizat activiti de cercetare bibliografic independent, care sunt utile n formarea ulterioar i n educaia permanent Proiectul este un instrument de evaluare complex, recomandat pentru evaluarea sumativ. n timpul realizrii proiectului sunt evaluate urmtoarele capaciti/ competene: alegerea metodele de lucru msurarea i compararea rezultatelor utilizarea corespunztoare a bibliografiei, materialelor i a echipamentelor corectitudinea i acurateea tehnic organizarea ideilor i materialelor ntr-un raport calitatea prezentrii Titlul/ subiectul este ales de ctre profesor, elevi sau mpreun, profesor-elevi. Este important ca elevii: s aib un anumit interes pentru subiectul respectiv; s cunoasc dinainte unde i vor gsi resursele materiale; s fie nerbdtori pentru a crea un produs de care s fie mndri; s spere c prinii vor fi nelegtori i interesai de subiect. Proiectul poate fi individual sau de grup. Pe perioada de realizare a proiectului, elevul are consultri permanente cu profesorul. Proiectul se ncheie n clas, prin prezentarea n faa colegilor a unui raport asupra rezultatelor obinute i a produsului realizat, dac este cazul.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

10

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Competene C1.Analizeaz coresponden

Obiective S sorteze corespondena conform criteriilor generale de ntocmire i emitere S utilizeze stilul i particularitile lexicale i gramaticale specifice corespondenei oficiale. S utilizeze elementele caracteristice ale structurii scrisorilor oficiale. S redacteze principalele tipuri de scrisori oficiale. S redacteze diferitele categorii de cereri S aplice corect elementele structurale

Activiti de nvare Activitatea 1.1 Activitatea 1.2 Activitatea 1.3

Activitatea 2.1 C2.Redacteaz scrisori oficiale Activitatea 2.2 Activitatea 2.3 Activitatea 2.4 Activitatea 2.5 Activitatea 2.6 Activitatea 2.7 Activitatea 2.8 Activitatea 2.9 C3.Editeaz documente oficiale uzuale S redacteze documentele cu caracter juridic. S redacteze actele doveditoare ce se elibereaz la cerere S ntocmeasc documentele cu caracter intern S aleag modalitile de expediere in funcie de tipul corespondenei (scrisori, colete, tipizate, statistici). S nregistreze corespondena intrat i ieit S utilizeze modalitile de clasare i arhivare Activitatea 3.1 Activitatea 3.2 Activitatea 3.3

C4.Monitorizeaz coresponden

Activitatea 4.1 Activitatea 4.2

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

11

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Fi de progres colar
Fiele de rezumat ale modulului ofer cadrelor didactice i elevilor mijloace de nregistrare a progresului. nregistrrile exacte reprezint un aspect important al administrrii procesului de nvare, i poate de asemenea ajuta la informarea i motivarea elevilor. Elevii ar trebui s fie ncurajai s-i evalueze propriul proces de nvare comentnd cu privire la arii care le-au plcut sau nu la un anumit subiect. Aceste comentarii pot oferi cadrelor didactice informaii valoroase referitoare la arii care cauzeaz dificulti elevilor. Elevii ar trebui de asemenea s fie ncurajai s i asume rspunderea pentru procesul de nvare. Elevul care i asum responsabilitatea pentru aspecte ce in de nregistrare pot contribui la acest obiectiv. Exemplu de copert de fi de rezumat de mai jos include o prim pagin a rezumatului progresului nregistrat de elev. Acest fapt poate fi folositor att pentru elev ct i pentru profesor i poate ajuta la motivarea elevilor oferindu-le o indicaie vizual clar a progresului pe care l-au fcut.

Exemplu de copert de fi de rezumat Titlul modulului Numele elevului: Data nceperii: Data finalizrii:

Competene Competena 1 Detalii referitoare la competena care se dezvolt. Competena 2 Detalii

Activitate de nvare Denumirea sau alt precizare referitoare la activitatea de nvare

Data ndeplinirii Data la care obiectivul nvrii a fost ndeplinit

Verificat Semntura profesorului

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

12

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

referitoare la competena care se dezvolt. Exemplu de fi de rezumat activitate O precizare pentru fiecare activitate de nvare. Competen Activitate de nvare Detalii referitoare la competena care se dezvolt. Comentariile elevului De exemplu: Ce le-a plcut referitor la subiectul activitii. Ce anume din subiectul activitii li s-a prut a constitui o provocare. Ce mai trebuie s nvee referitor la subiectul activitii. Ideile elevilor referitoare la felul n care ar trebui s-i urmreasc obiectivul nvrii. Comentariile profesorului De exemplu: Comentarii pozitive referitoare la ariile n care elevul a avut rezultate bune, a demonstrate entuziasm, s-a implicat total, a colaborat bine cu ceilali. Ariile de nvare sau alte aspecte n care este necesar continuarea dezvoltrii. Ce au stabilit elevul i profesorul c ar trebui s fac elevul n continuare lund n considerare ideile elevului despre cum le-ar plcea s-i urmeze obiectivele nvrii. Denumirea sau alte precizri referitoare la activitatea de nvare Obiectivele nvrii Obiectivul(ele) activitii de nvare Aceast activitate va

Realizat Data la care obiectivul nvrii a fost ndeplinit

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

13

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat


listei.

Aceast list de termeni va fi folositoare elevului la absolvirea modulului. Elevii vor gsi i ali termeni care nu sunt inclui i-i vor aduga la sfritul Glosarul va fi ataat portofoliului personal al elevului.

Adres

Aviz de primire

Destinaie

Email (var. e-mail)

Feedback

Ansamblul indicaiilor privind destinaia, nscrise pe o trimitere potal

pentru a putea fi predat destinatarului

Document prin care expeditorului i se confirm faptul c trimiterea

potal a fost livrat destinatarului

Locaia ctre care se ndreapt un scrisoare

Posta electronica.

cuvnt din limba engleza, `feedback` este un termen uzual in

paginile de Internet, care nseamn prere sau opinie. In cadrul sistemului Goovel, clienii care au rezervat final una din ofertele unui agent turistic nscris in acest sistem i pot expune prerea lor despre acea tranzacie precum si despre agentul turistic care a efectuat acea rezervare. mai multe detalii

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

14

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Acest

material este destinat

elevilor din Domeniul Servicii, Calificarea Tehnician n administraie , Nivel de calificare 3 Vi se solicit s obinei informaii din sursele bibliografice de referin i s ndeplinii anumite activiti la intervale regulate. Toate activitile ndeplinite cu succes pot fi folosite drept dovezi suplimentare pentru portofoliul vostru care trebuie s fie ct mai complet pentru c evaluarea competenelor profesionale s fie ct mai adecvat. Pentru a beneficia n ntregime de aceast abordare flexibil a procesului de nvare v sftuim s consultai ct mai multe materiale de referin i s elaborai o lucrare cuprinztoare pentru evaluarea formal

Atunci cnd avei activiti n echip se evalueaz:

Organizarea general a muncii n echip Eficacitatea managementului timpului i sarcinilor Eficacitatea adoptrii rolurilor n echip Eficacitatea n rezolvarea problemelor Eficacitatea diferitelor metode de lucru Monitorizarea eficacitii echipei Atitudinile individuale Nivelul de dobndire a abilitilor Nivelul cunotinelor acumulate Modul n care membrii echipei au depit problemele care au intervenit lucrnd ca echip Ce ar face altfel i de ce Msura n care produsul se conformeaz standardelor convenite Conformitatea produsului cu standardele Conceptul estetic al produsului Finisarea produsului, dac este cazul Adecvarea produsului la scopul pentru care a fost fabricat.

Metode de evaluare
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

15

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Evaluarea de ctre colegi, supravegheat (consens colectiv) Raport n scris individual Interviu individual Observarea de ctre profesor

MATERIALE CE POT FI INTRODUSE NTR-UN PORTOFOLIU

Teste, lucrri Teste, lucrri scrise corectate scrise corectate Versiuni schiate, Versiuni schiate, revizuite i finale revizuite i finale ale unor lucrri ale unor lucrri

Rapoarte despre proiecte de Rapoarte despre proiecte de grup, cu comentariile privind grup, cu comentariile privind contribuia personal contribuia personal Glosar de Glosar de termeni termeni

Activiti Activiti independente de independente de nvare nvare

Referate, Referate, eseuri eseuri

Autoevaluri i Autoevaluri i evaluri n evaluri n pereche pereche

Schie, plane, Schie, plane, creaii proprii creaii proprii

Listele de verificare Listele de verificare complete ale complete ale profesorului profesorului

Recenzii ale unor Recenzii ale unor expoziii de lucrri expoziii de lucrri personale personale

Foarte important!
Citii cu atenie toate cerinele nainte de a ncerca s le rezolvai activitile! Dac observai vreo problem la una din cerine, aducei acest lucru n atenia profesorului nainte de a ncepe proba. nainte de a ncepe lucrul, asigurai-v c dispunei de toate materialele necesare. Dac nu ai neles sau dac nu tii cum s rezolvai sarcina de lucru, solicitai sprijinul profesorului care v ndrum.
Domeniul: Servicii

Rezolvai toate sarcinile date! Profesorul va ine evidena exerciiilor i problemelor pe care le-ai rezolvat i a activitilor pe care le-ai desfurat i va evalua progresul realizat.

16

Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

17

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

18

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

UC : Corespondena Activiti de nvare n administraie i secretariat C1: Analizeaz corespondena

Lucrul individual

Sortarea corespondenei
o
o o

Modulul: Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 10 minute Obiectivul activitii: Aceast activitate v ajut s nvai regulile de sortare a scrisorilor comerciale
o o

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe - fisa documentara 1

Enumerai criteriile de sortare a corespondenei. Scriei rspunsurile n csuele de mai jos

_1.___________ ______________ __ 6.__________ ____________ ____________ ___________ SORTAREA CORESPONDENTEI 5._________ ___________ _________ 2.__________ ____________ ______

4.__________ ____________ ____________

3.__________ ____________ ____________

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

19

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul individual

Sortarea corespondenei
o
o o

Modulul: Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 10 minute Obiectivul activitii: Aceast activitate v va ajuta s nvai formele textuale ale

corespondenei oficiale
o o o

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe - fia documentar 2

Completai spaiile libere Formele textuale corespondenei oficiale pot fi: : Normative:
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________

De documentare:

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________

De informare:

De serviciu:

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________

De coresponden:
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 20

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul individual

- Test de evaluare
o
o o o o

Modulul: Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru: 20 minute Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe - fia documentar 2

ncercuii rspunsul corect:


1. Legile i decretele au ca form textual: 2p

a) de documentare b) normative
c) de serviciu

d) de coresponden
2. Telegrama i anunul au ca form textual: 2p

a) de documentare b) de informare c) de serviciu d) de coresponden


3. Scrisoarea i oferta au ca form textual: 2p

a) de documentare b) de informare c) de serviciu d) de coresponden


4.

Factura i diploma au ca form textual: a) de documentare b) de informare

2p

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

21

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

c) de serviciu d) de coresponden
5.

Procesul verbal i memoriul au ca form textual: a) de documentare b) de informare c) de serviciu d) de coresponden

2p

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

22

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

UC : Corespondena n administraie i secretariat

C2: Redacteaz scrisori oficiale

Lucrul individual

comerciale
o o
o

ntocmirea

unei

scrisori

Modulul: Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii: Aceast activitate v va ajuta s nvai ntocmire a unei scrisori comerciale
o o o

regulile de

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe - fia documentar 4,5,6,7,8,9

Lucrai n cadrul secretariatului colii Nr. 4 din oraul X, Judeul Y, Nr. 23. ntocmii o not de comand prin care solicitai 590 embleme cu urmtoarea meniune Elev al colii Nr.4, nr. matricol de la 1 la 280. Propunei dou modaliti de expediere.

Tehnoredactai documentul i trimitei prin posta electronic sau e-mail la un grup de prieteni

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

23

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n individual

- Elementele scrisorii comerciale


o
o o

Modulul: Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 20 minute Obiectivul activitii: Aceast activitate v va ajuta s nvai elementele unei scrisori comerciale
o o o

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe - fisa documentara 4

Scriei n dreptul cifrelor elementele unei scrisori comerciale: 1. _________________________________ 2. _________________________________ 3. _________________________________ 4. _________________________________ 5. _________________________________ 6. _________________________________ 7. _________________________________ 8. _________________________________ 9. _________________________________ 10. ________________________________ 11. ________________________________

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

24

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n grup

- Elementele unei scrisori oficiale


o o Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Identificarea elementelor unei scrisori oficiale
o o

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe - fisa documentara 2

n grupe a cte 4 elevi citii cu atenie scrisoare comercial de mai jos. Identificai elementele componente ale unei scrisori oficiale i completai csuele libere i transmite-i scrisoarea prin email.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

25

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

1. Antet

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

2. Data

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

3. Referina

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

4. Adresa destinatarului

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

5. Formula de salut

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

__________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

26

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

6. Obiectul scrisorii

7. Formul de introducere

__________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

8. Coninutul scrisorii 9. Formul de ncheiere

__________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ _ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

10. Semntura

11. Anexe si referiri

__________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

27

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n grup

o o
o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Aplicarea regulilor la care trebuie s fie respectate la ntocmirea unei scrisori
o o o o

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: anexe fia documentar 3 n grupuri a cte 4, ncercai s reformulai textul de mai jos astfel nct s fie mai clar i mai uor de neles pentru colegii votri. Facei prezentarea la colegi prin PP.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

28

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

A fost uor sau dificil? Discutai cu toi colegii soluiile la care ai apelat pentru a face textul mai clar sau mai uor de neles

Lucrul n grup

o o
o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Claritatea i concizia elemente eseniale n realizarea unei scrisori.
o o o

Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 3

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

29

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

n grupuri a cte 4, citii textul de mai jos i ncercai s:

Adecvai coninutul i formulrile la nivelul i capacitatea de nelegere a clasei Eliminai termenii foarte specializai i nlocuii-i cu termeni cu utilizare relativ comun Scindai frazele foarte lungi i complexe n 2-3 secvene mai uor de urmrit i

de neles.

Notele de informare - reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. Exist posibilitatea folosirii notelor de informare i n exteriorul unei autoriti publice numai atunci cnd ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Coninutul lor const n prezentarea unei singure situaii concrete sau a unei sinteze a operaiunilor sau faptelor administrative ntreprinse, coninutul mai poate viza i sesizarea unor situaii materiale care afecteaz, determin sau sprijin desfurarea curent a activitii. Tot n categoria notelor de informare intr i notele verbale, care prezint aceeai form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni premergtoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de ctre directorul su de cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a demara activiti n domeniul su de competen. Aceast informare este necesar la stabilirea unor ntrevederi

FI DE ANALIZ/ RAPORTARE A ACTIVITII Nume i prenumele elevului: Activitatea:

Ce am fcut:

Ce a mers bine:

Ce modificri am adus planului:

Ce ar fi putut merge mai bine:

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

30

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat Dovezi pe care le am n mapa de lucru: Abilitile cheie pe care le-am folosit: Comunicare Lucrul n echip Gndire critic i rezolvarea de probleme

Cine m-a ajutat:

Confirm c informaiile de mai sus sunt corecte i au fost convenite cu profesorul meu.

Semnturi: Elev: Profesor: Data:

ACEAST FI VA FI ATAAT PORTOFOLIULUI ELEVULUI!

RAPORT DE ACTIVITATE (pentru elevi cu cerine educaionale speciale)


Numele i prenumele: elevului Activitatea: _________________________________________________________ Ct de mult i-a plcut activitatea? foarte mult: Ce i-a plcut ? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ ________________________________ Ce nu i-a plcut? _________________________________________________________________________________________
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Data:

mult: puin:

deloc:

31

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

_________________________________________________________________________________________ ________________________________ Ce crezi c ai realizat? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _____________________________________________ Ct de mult ai fost ajutat? foarte mult: mult: puin: deloc:

Ct de mult ai ajutat pe alii? foarte mult: mult: puin: Scrie o scurt prezentare a ceea ce ai fcut. _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ ___________________________________________ ______________________________________________________________________ Semntur elev, Semntur profesor, Data: deloc:

Adaug testul la portofoliul personal

Lucrul in grup

- ntocmirea oferte comerciale


o
o o o o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii Modaliti de redactare a scrisorilor oficiale Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________

n grupe a cte 4 elei realizati un proiect cu titlul Corespondena i imaginea instituiei

FIA DE MONITORIZARE/EVALUARE PROIECT

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

32

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Nr. crt. 1

Enun/criteriu
Au fost avute n vedere ideile indicate

DA

NU

Obs./comentarii

2 3 4

Au fost accesate toate cile de documentare indicate n plan Sunt realizate toate fiele de documentare stabilite n planul de activiti S-au identificat toate soluiile posibile de abordare a temei

5 6

S-a realizat analiza soluiilor identificate prin evidenierea avantajelor/dezavantajelor S-a argumentat corect varianta aleas

7, 8. 9. 10. 11. 12.

Au fost selectate grupele de lucru pe subiecte Au fost numii responsabilul de proiect i liderul de grup Au fost alocate responsabilitile n cadrul proiectului S-a realizat planificarea activitilor pe grupe de lucru S-au ntocmit diagramele Gantt corespunztoare S-au respectat planurile stabilite

13. 14,

S-au asamblat sub-proiectele n proiectul final S-a analizat i validat proiectul final

15. 16.

S-a realizat prezentarea i argumentarea proiectului S-a elaborat o comunicare/articol la revista colar ori s-a participat la vreo expoziie pentru diseminarea rezultatelor proiectului

17.

S-au primit sugestii i recomandri pentru


33

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

mbuntirea activitilor similare n viitor

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

34

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

FI DE APRECIERE A CALITII PROIECTULUI Criteriul Da/Nu Observaii

1. Proiectul are validitate n raport cu: tema, scopul, obiectivele, metodologia abordat 2. Proiectul demonstreaz completitudinea i acoperire satisfctoare n raport cu tema aleas 3. Elaborarea i redactarea prii scrise a proiectului au fost fcute ntr-un mod consistent i concomitent, conform planificrii. 4. Opiunea elevului pentru utilizarea anumitor resurse este bine justificat i argumentat n contexul proiectului 5. Redactarea prii scrise a proiectului demonstreaz o bun consisten intern 6. Redactarea prii scrise a proiectului demonstreaz o bun logic i argumentare a ideilor. 7. Proiectul reprezint, n sine, o soluie practic, cu elemente de originalitate n gsirea soluiilor. 8. Proiectul are aplicabilitate i n afara colii. 9. Realizarea proiectului a necesitat activarea unui numr semnificativ de uniti de competene, conform standardelor de pregtire profesional.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

35

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul individual

- ntocmirea oferte comerciale


o o
o o o o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 12

Corelai tipurile de scrisori din coloana A cu formulrile de introducere corespunztoare din coloana B

A 1. Scrisori iniiale: 2. Scrisori de rspuns 3. Scrisori de confirmare

B a. Urmare a convorbirii noastre b. Obiectul scrisorii noastre este.. c. Domnule Popescu.. d. Referitor la corespondena dumneavoastr..

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

36

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul individual

- ntocmirea oferte comerciale


o
o o o o o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 13

Caracterizai pe scurt urmtoarele formele de prezentare a scrisorii


2p 1. Forma dantelat

__________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Forma bloc


_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ .

2p

2p

Forma semi - bloc


_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2p 4.

Forma de bloc modificat

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Oficiu

2p

Lucrul individual
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

37

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

- ntocmirea oferte comerciale


o o
o o o o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 6, 7, 8, 9, 10 Test de evaluare
1.

Data emiterii corespondenei este plasata ?

2p

a. n partea stng b. sub antet c. n partea stng jos d. n partea dreapt jos
2.

Referinele se plaseaz n ?

2p

a. n partea stng partea stng a colii de hrtie sub data b. sub antet c. n partea stng jos d. n partea dreapt jos
3.

Adresa destinatarului este trecuta n ?

2p

a. partea stng a scrisorii sub referine b. n partea stng jos c. n partea dreapt jos d. sub antet
4.

Formula de salut se plaseaz n ?

2p

a. n partea dreapt jos b. sub antet c. cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului d. spre mijlocul paginii e.
OFICIU

UC : Corespondena n administraie i secretariat

2p

C3:Editeaz documente oficiale uzuale

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

38

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n grup

uzuale
o o
o o o o

Editeaz documente oficiale

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Exersarea ntocmirii de documente oficiale uzuale Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 19 n scoala voastr se realizeaz Targul firmelor de exercitiu. Fiecare firma de exerciiu trebuie s invite firma mama le eveniment.ntocmiti o invitatie respectnd structura, tehnoredactai-o si expediai-o prin posta electronic.

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

39

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n grup

uzuale
o o
o o o o

Editeaz

documente

oficiale

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Exersarea ntocmirii de documente oficiale uzuale Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 20

n scoala voastr se realizeaz Targul firmelor de exercitiu. Fiecri firme de exerciiu i este dat n primire un stand, o mas, dou scaune, calculator i un suport pentru materiale promoionale. Firma voastra are diferite nruniri n cadrul echipei pentru stabilirea nprirea sarcinilor. ntocmii : Procesul-verbal de predare-primire Procesul-verbal de consemnare a unei edine Pentru cine termin nainte de termenul limit folosii mijloace moderne de expediere la firmele partenere

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

40

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n grup

uzuale
o o
o o o o

Editeaz

documente

oficiale

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Exersarea ntocmirii de documente oficiale uzuale Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 22

Suntei secretar/r la un liceu tehnologic. Un fost elev dorete s ii eliberai o adeverin prin care s se ateste ca a absolvit 12 clase. Tehnoredactai adeverina i realizai si un ante al liceului.

Adaug testul la portofoliul personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

41

Modulul: Corespondena

UCn administraie i secretariat : Corespondena n administraie i secretariat

C4: Monitorizeaz corespondena


Lucrul individual

o o
o o o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 30 minute Obiectivul activitii : Monitorizeaz coresponden Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 23

n tabelul de mai jos descriei principalele modaliti de expediere _______________________________________________________ _______________________________________________________

_______________________________________________________ _______________________________________________________

_______________________________________________________ _______________________________________________________

_______________________________________________________ _______________________________________________________

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

42

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Lucrul n grup

o
o o o o o

Modulul : Coresponden n administraie i secretariat Timp de lucru 15 minute Obiectivul activitii : Monitorizeaz coresponden Nume i prenume elev __________________________________. Data__________________________ Surs de documentare: vezi - fisa documentar 24

n grupe a cte patru prezentai modalitile de clasare i arhivare a corespondenei

Modalit i de clasare si arhivare

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

43

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Soluionarea activitilor

Activitate 1.1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Scopul corespondenei: Modul de ntocmire Valoare juridic Etapa din procesul comunicrii Natura actului Organ emitent

Activitate 1.2.

normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc

Activitate 1.3.

R 1. b, 2. b, 3. d, 4. c. 5.a

Activitate 2.1.

Unitatea colara Nr. 4 Localitatea Trgovite Judeul Dmbovia Nr. 23 (12.mai. 2001) Ctre, Societatea Comerciala Apulum S.A. Cluj-Napoca Str. Marin Preda 24 Ref: Nota de comanda Va rugam a ne executa un nr. de 590 embleme colare conform modelului nr. 238 din oferta dv. , cu urmtoarea inscripie "Elev al Scolii Nr.4".
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

44

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Emblemele vor avea nscrise cu numerele . matricole ale elevilor ncepnd cu 1, pana la 280, n cate 2 exemplare. n cazul n care lucrarea nu va rspunde calitativ, ne rezervam dreptul de a refuza comanda. Director, Popescu Ion Secretar, Anastasia Dana

Activitate 2.2.

1. Antet 2. Data 3. Referina 4. Adresa destinatarului ( adresa interioara ) 5. Formula de salut 6. Obiectul scrisorii 7. Formul de introducere 8. Coninutul scrisorii 9. Formul de ncheiere 10. Semntura 11. Anexe si referiri

Activitate 2.7 R. 1- b, 2- d, 3 - c Activitate 2.9 R . 1 b, 2 a, 3 a, 4 c

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

45

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Activitate 3.1
R.

denumirea i sigla firmei; numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia; formularea invitaiei; evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); scopul ntlnirii (petrecerii); data, ora; locul; instruciuni speciale; unde se poate rspunde. Activitate 3.2 R Elementele lui obligatorii ale procesului verbal de predare primire sunt: unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea; titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data complet), ,pentru predarea gestiunii... (obiectul predrii); temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea se face cu caracter temporar sau definitiv; numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predare-primire; lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii; n cazul n care lista obiectelor este separat, n procesul-verbal se menioneaz prezena anexei; semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat. Elementele lui obligatorii ale procesul-verbal de consemnare a unei edine sunt antetul documentului (numele firmei, societii; denumirea documentului (proces-verbal); subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie; data ,,din 5 iunie 2003; meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, nr. de membri prezeni, abseni, invitai); subiectul edinei: ordinea de zi; consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni cu privire la hotrrile luate); semntura.

Activitate 3.3 R. Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la), semntura (semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

46

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Bibliografie
Aldea, Dorin ; Barghiel, Virginia - Ghid de comert international si corespondenta de afaceri in limbi straine vol. I-II : Corespondenta de afaceri in engleza, franceza, germana. Dictionar...- Tribuna Economica, 199 Boelcke, Jurgen ; Carrere, Christel - Corespondenta comerciala in limba germana, Niculescu, 2001 Berciu, Lucia - Corespondenta comerciala in limba germana cu sau fara profesor, Editura Didactica si Pedagogica, 1997 Le Bras, Florence - 50 de modele de scrisori pentru gasirea unui loc de munca MM - 576 scrisori de afaceri pentru anul 2006 - Rentrop & Straton, 2006 Nina Vrgolici redactare i coresponden Radu, Marcela ; Crivat, Rozica - Corespondenta comerciala : modele si comentarii : in limbile romana, franceza, engleza si germana, Total Contract, 1995

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

47

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

ANEXE Competena 1: Analizeaz corespondena

S O R T A R E A Valoare juridic originalul, copia, duplicatul, copie certificat, copie legalizat, fotocopie, extrasul. Modul de ntocmire tipizate, netipizate Scopul corespondenei: de solicitare, informare comand, constatare, ndrumare i control , reclamaie , nsoitoare de acte.

C O R E S P O N D E T E I
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

Etapa din procesul comunicrii scrisoare iniial , de rspuns ,de revenire

Natura actului cerere, contestaie , plngere, ntmpinare , adeverin , delegaie , chitan, certificat.

Organ emitent acte oficiale emise de organele puterii de stat, organele administraiei publice, ageni economici , persoane fizice
48

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

FISA DOCUMENTAR 2

Stilul i particulariti lexicale ale corespondenei oficiale


Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc). Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

49

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Competena 2:

Redacteaz scrisori oficiale

CARACTERISTICI ESENTIALE ALE UNEI SCRISORI


Claritate Concizie Corectitudine Curtoazie Politee Stil

REGULI PENTRU NTOCMIREA UNEI SCRISORI


Paginarea textului n funcie de mrimea paginii folosite astfel nct sa asigure un echilibru al paginii n stnga trebuie s aib o bordura de 3 cm n dreapta textul trebuie sa fie aliniat i cel puin 1 cm Dispunerea textului n paragrafe Evitarea despririi n silabe Continuarea pe fila nou dac sunt cel puin dou rnduri de scris

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

50

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

ELEMENTELE COMPONENTE ALE UNEI SCRISORI


1. Antet 2. Data 3. Referina 4. Adresa destinatarului ( adresa interioara ) 5. Formula de salut 6. Obiectul scrisorii 7. Formul de introducere 8. Coninutul scrisorii 9. Formul de ncheiere 10. Semntura 11. Anexe si referiri

1. ANTETUL

Denumirea ntreprinderii, firmei, societii, bncii, etc.

Domeniul de activitate Adresa si sediul central (strada, numr, tara, jude, ora, cod potal) Numerele de telefon Adresa telegrafica Numrul de fax Numrul csuei potale Banca, eventual contul

Adresa e-mail, adresa web opional

2. DATA Data emiterii corespondenei este plasata sub antet i poate fi scrisa sub mai multe forme. Pentru Domeniul: Servicii
Calificarea:

corespondenta n limba romana este destul de simplu. n cazul n care adresarea este internaionala regulile se schimba. n ceea ce privete ziua Tehnician n administraie emiterii ea va fi urmat de o terminaie 1-st, 2-nd, 3-rd, 4-th, etc

51

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

3. REFERINELE

Referinele se plaseaz n partea stng a colii de hrtie sub data sau pe aceeai linie cu data n funcie de forma folosita. n cazul formei britanice pe aceeai linie, n cazul formei americane dedesubt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurina a direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocupa de problema respectiva. Ele totodat faciliteaz mprirea corespondentei. EX : Ref CG/ MA 221

4. ADRESA DESTINATARULUI Adresa destinatarului este trecuta n partea stng a scrisorii sub referine. Scopul introducerii acestui element este identificarea corecta de ctre serviciile potale a adresei n cazul plicurilor cu decupaj transparent. Elemente: 5. Numele destinatarului FORMULA DE SALUT Calitatea se Formula de salut sa plaseaz cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului. Sediul instituiei Modul de exprimare depinde de formula care am folosit-o ctre destinatar.

Cnd destinatarul este persoana fizic. formulele vor fi: Stimate domn - pentru un brbat Stimata doamna - pentru o femeie Daca ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n formula de salut, menionnd eventualele titluri i funcii. ( ex Stimate domnule director Ionescu ).

Domeniul: Servicii
Calificarea:

Cnd destinatarul este o instituie. formulele vor fi: Tehnician n administraie Stimai domni Stimate doamne ( pentru firme care se tie ca sunt conduse de femei )

52

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

6. OBIECTUL SCRISORII Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul paginii la un rnd sub formula de salut. Ea se subliniaz. Rolul ei este de a trata succint problema expusa n corespondenta, este o fraza de esena asupra scrisorii. In uzana se folosea i referirea, ca forma sub abrevierile Re: sau Ref: cnd se dorea atragerea ateniei destinatarului asupra unor scrisori anterioare, dar corespondenta moderna nltura aceste modaliti i ele sunt tot mai rar ntlnite. Includerea obiectului n corespondenta este opional i poate fi omisa n cazul n care primul paragraf al scrisorii face referire la acesta. Ca o concluzie, obiectul nu trebuie s lipseasc din corespondenta nsa forma lui de prezentare poate fi fcuta n cele doua moduri ( rnd sau paragraf scurt ). 7. CONINUTUL SCRISORII Textul n sine sau coninutul scrisorii reprezint partea eseniala a corespondentei. Acesta trebuie redactat cu foarte mare grij. Cuprinde: paragraful de introducere mesajul scrisorii ncheierea 1. Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau care l include. Acesta este o referire la o corespondenta anterioara . 2. Mesajul scrisorii cuprinde din punctul de vedere al expeditorului fata de problemele tratate. Ideile sunt exprimate ntr-o ordine logica, vocabularul ales cu grija i tonul corespunztor. Frazele trebuie sa fie scurte i directe i este preferabil ca fiecare idee sa fac obiectul unui nou paragraf. Domeniul: Servicii 3. ncheierea trebuie s reprezinte concluzia logica a mesajului. n plus Calificarea: Tehnician fa de acesta se va exprima o promisiune, o dorina de continuare a n administraie relaiilor sau a comunicrii, mulumiri, recomandri de rezolvare, scuze pentru erori, etc.

53

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

8. FORMULARI DE INTRODUCERE:
1. Scrisori iniiale: o Obiectul scrisorii noastre este ... o Avem plcerea ... o Suntem incantat / bucuroi / fericii / o Dorim s... o Prin prezenta ne permitem ... 2. Scrisori de rspuns: o Ca rspuns la scrisoarea / faxul / e-mailul o Suntem ncntai s aflam ... o Referitor la corespondena dumneavoastr ... o Ca urmare a scrisorii... o Ne pare ru c scrisoarea nu a sosit la timp ... o Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoastr ...

3. Scrisori de confirmare: o Prin prezenta confirmam o Urmare a convorbirii noastre... o Suntem ncredinai ca ai primit... o Ne grbim sa confirmam ...

9. Forma de prezentare a scrisorii


1. Forma dantelat
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

54

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng. Rndurile constituind adresa interioar, formula de

ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.

2. Forma bloc
-

Toate

elementele

scrisorii

(adresa

interioar,

formula de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia marginal stng. ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri.

3. Forma semi-bloc -

Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n forma dantelat. Rndurile constituind adresa interioar, plasate n

stnga i rndurile constituind formula de ncheiere 10. FORMULARI DE INCHEIERE i semntura, deplasate la dreapta, se 1. Exprimri generale: dactilografiaz n forma bloc. o n ateptarea rspunsului dumneavoastr rmnem ndatorai o V-am fi ndatorai dac am primi un rspuns urgent 4. Forma de bloc modificat o Ateptm cu mare interes rspunsul/ confirmarea/ hotrrea dvs o Anexam acestei scrisori ... - Textul se dactilografiaz integral n forma bloc. o Ateptm rspuns 2. Exprimarea mulumirilor: - Data i rndurile constituind formula de ncheiere i o V mulumim pentru bunvoina/ ncrederea/ sprijinul/ confirmarea semntura sunt deplasate la dreapta. dvs o Mulumim clduros/ anticipat/ nc o data o Va mulumim pentru ncrederea acordata o Cu mulumirile cele mai clduroase 3. Exprimarea dorinei de colaborare: o Speram ntr-o colaborare fructuoas / permanent/ ndelungat i avantajoas pentru ambele pri o n sperana c vei gsi oferta noastr favorabil o Sperm s primim un rspuns favorabil de la dvs 4. Exprimarea unei recomandri: o Contm pe primirea unor vesti/ pe rspunsul dvs/ pe confirmarea dvs o V informm c o rezolvare prompt ar fi de apreciat o V-am fi obligai dac ne-ai transmite o Sperm s rezolvai chestiunea ct mai curnd posibil Domeniul: Servicii 5. Exprimarea de scuze: Calificarea: Tehnician n administraie o V rugm s primii scuzele noastre o V rugm s ne iertai pentru ... o Scuzndu-ne nc o data

55

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

11.SEMNATUR Semntura se plaseaz sub formula de ncheiere i salut i este precedata de numele firmei. Sub numele firmei este trecut numele complet al celui care semneaz corespondena indicndu-se calitatea i funcia acestuia i, dac este cazul i titlul. n cazul femeilor se va aduga i starea civila. Aceasta cerina apare din aspectele juridice care decurg din angajarea de drept a Domeniul: Servicii companiei/ instituiei respective prin semntura reprezentantului ei. Calificarea: Tehnician n administraie

56

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA Introducerea: A = Atenia. Aceasta poate fi:

un titlu care s capteze atenia; un paragraf scurt dar captivant.

I = Interesul. Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care s rspund imediat i satisfctor la ntrebrile pe care n mod obinuit i le pune destinatarul.

ce este, n ce const bunul/serviciul; cum i poate fi de folos.

D = Dorina Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt. Puini oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung, respectiv care continu pe mai multe pagini. Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul: s devin nemulumit cu ce are similar; s devin nemulumit pentru c nu are produsul sau serviciul respectiv. Mizai pe inducerea emoiei i prezentai entuziasmul dumneavoastr. n general, entuziasmul este contagios.
A = Aciunea.

Un paragraf, cel mult dou, care s ndemne la aciune i s sugereze ce este de fcut pentru a obine bunul / serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de afaceri nu conduce, de obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la dezvoltarea contactului prin cerere de lmuriri suplimentare, stabilirea unei ntlniri.

Not important: Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal i semnate personal;
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie mai Nimic nu are un efect

57

puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui ce i se adreseaz scrisoarea.

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

CERERILE OFICIALE I PERSONALE


Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-se cererea oficial i cererea personal. Cererea oficial - este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii. Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare etc. Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De exemplu: ,,V rugm a aviza.; Prin prezenta v supunem spre aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n conformitate cu s ne etc. Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un anumit lucru) i continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judectoreti sau altor organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri, n care se solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este ntotdeauna necesar. Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai persoanei a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de la nceput, compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema enunat n cerere. Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se cere, iar din motivare pe ce baz se cere. Cererea personal - este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean sau salariat, solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor de stat care ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de lege. Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul, prevzut de lege, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care garanteaz exercitarea lui. Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nesocotesc acest drept.
Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

58

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

CEREREA DE OFERT
Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri. Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt: 1) calea publicitar cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor i revistelor, Internetul; 2) calea discuiilor directe ntre parteneri; 3) calea comunicrilor telefonice; 4) calea scrisorilor (cereri de ofert); ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial: a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor; b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare; n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre livrare i ambalaj, condiii de plat etc. Cererea de ofert poate fi: 1) Cerere de ofert circular - n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj. 2) Cererea de ofert general - beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis. 3) Cererea de ofert special - se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis. Cererea de ofert trebuie astfel conceput nct destinatarul s nu aib impresia c afacerea a fost ctigat n favoarea lui. n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun efort personal, pentru gsirea clienilor.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

59

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

CORESPONDENA PROTOCOLAR
Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri, scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituiei respective. Acest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omologi. INVITAIILE Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei persoane din conducere. Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai, ziua porilor deschise etc. Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este obligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri.

Competena 3: Editeaz documente oficiale uzuale

Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de afaceri nu trebuie doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie s pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. Individualitatea i creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului. Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente: denumirea i sigla firmei; numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia; formularea invitaiei; evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); scopul ntlnirii (petrecerii); data, ora; locul; instruciuni Domeniul: Servicii speciale; unde Tehnician n administraie Calificarea: se poate rspunde.

60

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

61

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

CORESPONDENA ADMINISTRATIV Principalele tipuri de scrisori Notele de informare - reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. Tot n categoria notelor de informare intr i notele verbale, care prezint aceeai form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni premergtoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui mi Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni, discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri. Exist mai multe tipuri: Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane mputernicite de un organ de stat, inspectorate i inspecii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraia public (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calitii etc) Acestea pot aplica sanciuni administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De obicei se ncheie pe formulare tipizate i au urmtoarea structur: antetul instituiei; titlu i obiectul procesului verbal; nr. de ordine i data; numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea actului de mputernicire respectiv; consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se ntemeiaz (constatri personale, declaraii, documente etc); menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui exemplar; semnturile persoanelor care l-au ntocmit. Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni se ncheie n urma transmiterii drepturilor i obligaiilor referitoare la gestiune, de la cel care pred la cel care primete. Elementele lui obligatorii sunt: unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea; titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data complet), ,pentru predarea gestiunii... (obiectul predrii); temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea se face cu caracter temporar sau definitiv; numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predareprimire; lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii; n cazul n care lista obiectelor este separat, n procesulverbal se menioneaz prezena anexei; semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

62

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Procesul-verbal de consemnare a unei edine se ntocmete de ctre secretarii organelor respective sau de alte persoane nsrcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie s le cuprind acest tip de proces-verbal sunt: antetul documentului (numele firmei, societii; denumirea documentului (proces-verbal); subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie; data ,,din 5 iunie 2003; meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, nr. de membri prezeni, abseni, invitai); subiectul edinei: ordinea de zi; consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni cu privire la hotrrile luate); semntura. Protocolul consemneaz discuiile sau nelegerile intervenite ntre subuniti ale aceleiai uniti, ntre persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale agenilor economice. Astfel de nelegeri pot interveni cu privire la folosirea n comun i n anumite condiii a unor bunuri de ctre dou sau mai multe persoane sau uniti de desfacere. Protocolul poate fi ntocmit, de exemplu, i pentru nelegerile intervenite ntre unitile de desfacere a mrfurilor i a societilor de asigurare, n vederea asigurrii bunurilor de valori ridicate desfcute populaiei de ctre societile comerciale sau pentru asigurri de persoane. n acest document se consemneaz condiiile n care se face asigurarea i vrsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum i comisionul ce revine celui care ncheie documentul, ncaseaz sumele i le vars n contul societii de asigurare Minuta administrativ - este folosit n instituii, pentru rezolvarea problemelor n urmtoarele situaii: ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia ncercrii acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document ncheiat n scopul de a consemna discuiile i nelegerile ntre delegaii agenilor economici, cu ocazia ncheierii unor contracte; ca document ncheiat la recepionarea parial a unor lucrri i servicii. Referatul este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete, dar i aprecieri n legtur cu o anumit problem, cu o situaie existent. Referatele sunt specifice corespondenei interne, ele neputnd fi utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul exterior; este cel mai important instrument de coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti administrative, referatul face legtura ntre sfera execuiei i cea a deciziei. Referatul se utilizeaz n toate domeniile de activitate. Raportul - spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris i nu necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asigura eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator, bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convingtoare, argumentate. Elementele obligatorii ale Raportului i Referatului sunt: titlu ,,Raport privind desfurarea activitii de recepie calitativ... ,,Referat de necesitate; numrul i data; numele i calitatea celui care ntocmete actul; n cazul raportului, actul normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l-a semnat;

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

63

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Ordinul - este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. n unele uniti economice (n funcie de dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei. Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare, pentru sancionarea unor salariai vinovai etc. Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie. Caracteristici de redactare: o denumirea unitii emitente; o titlul, numrul i data actului; o preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care justific emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, avnd n vedere, ,,pe baza, ,,n temeiul; o formula de dispoziie: ,,emite urmtorul ordin (decizie, dispoziie), precedat de artarea calitii emitentului; o coninutul, grupat pe puncte numerotate; o ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd organul sau organele (direcii, servicii etc.) care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz; o semntura emitentului (precedat de indicarea funciei). Circulara - este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de dactilografiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valoarea originalului, se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.

Acte de dispoziie i decizie

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

64

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Actele doveditoare
Sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice, n scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi. Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atest un drept, un fapt, o situaie. Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, documente, registre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la), semntura (semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate. Certificatul - este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc. Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care sunt extrase, n general, din registre. Delegaia - este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat. Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres n delegaie. Este un act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc. Chitana - este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a primit. Chitana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat (chitana de plat a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

65

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

Competena 4: Monitorizeaz coresponden

MODALITI DE EXPEDIERE

n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;

transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat -

preluat personal.

scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat

al destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii;

transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager

personal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

66

Modulul: Corespondena

n administraie i secretariat

cronologic alfabetic

Modalit
alfanumeric

i de clasare si arhivare
numeric

zecimal

Domeniul: Servicii Calificarea: Tehnician n administraie

67