Sunteți pe pagina 1din 21

L

E
C

I
E
D
E
M
O
N
S
T
R
A
T
I
V

INTRODUCERE
V propun s parcurgem mpreun un curs de Secretariat Birotic util, dar i
provocator n egal msur. Considerai c totul este nou-nou. Ne am pe o alt
dimensiune a acestei ocupaii, n acord cu cele mai noi cerine de pe piaa muncii.
Acum nu mai trebuie doar s barai calea nepoftiilor, ci trebuie s v demonstrai
capacitatea de a face dintr-o rm oarecare un pion demn de luat n seam. {ah la
rege! vom juca n acest curs, n sensul c vom ncerca s ne dovedim capacitatea
de a cuceri ntreg arsenalul meseriei noastre pentru a deveni nite profesioniti n
domeniul administrativ, putndu-ne confrunta, plia pe situaii diverse pentru a ine
piept concurenei i a pune rma pentru care lucrm n valoare.
Piaa muncii din Romnia s-a dovedit foarte dinamic
dup 1990. Au aprut i au disprut foarte multe
ocupaii. Domeniile cele mai afectate de tendine
descresctoare au fost cele din sfera productiv, n
timp ce domeniul serviciilor a luat un mare avnt.
Cert este c libertatea economic a dus la apariia
multor companii care au ncercat s se impun pe
pia. Unele au reuit mai bine, altele mai puin,
dar, cu siguran, n orice afacere este nevoie de
cel puin o secretar, ntruct partea administrativ trebuie susinut de o persoan
specializat care s construiasc i s cultive relaiile unei organizaii cu mediul n
care aceasta funcioneaz. n esen, acesta este sensul ocupaiei care face obiectul
cursului nostru: s e interfaa dintre organizaie i mediu.
Cursul de Secretariat Birotic oferit de EUROCOR cuprinde 32 de lecii i este
conceput pornind de la cerinele reale, actuale, ale angajatorilor i de la nevoile
candidailor care doresc s devin funcionari administrativi. Programa i coninutul
cursului reect, pe lng cerinele prezente, i tendinele moderne n dezvoltarea
ocupaiei. Obiectivele principale ale cursului sunt: oferirea de informaie consistent
i la zi, raportat la a postului, crearea unui suport practic exerciii i teme,
ct mai adecvat situaiilor concrete de lucru, care s permit familiarizarea cu me-
diul nc din perioada de nvare, dezvoltarea contiinei profesionale n rndul
practicienilor, printr-o abordare cuprinztoare de teme i subiecte, astfel nct, la
sfritul cursului, absolvenii s e pe deplin contieni de complexitatea ocupaiei i de
necesitatea formrii permanente, ca o condiie de baz a unei cariere de succes.
Vom aborda de-a lungul cursului teme interesante i de un real ajutor pentru cei/
cele care vor s-i construiasc o carier n acest domeniu comunicarea verbal
i scris, folosirea ecient a echipamentelor de birou, n special a calculatorului,
aspecte ce in de contabilitatea primar, protocol i organizarea evenimentelor la
birou i nu numai, tehnici de negociere etc.
La nalul ecrei lecii vei putea s v vericai cunotinele nsuite prin completa-
rea temelor pentru acas, beneciind de supervizarea unui profesor personal. Dup
parcurgerea celor 32 de lecii i realizarea temelor vei putea obine certicatul de
absolvire Eurocor.
lec]ie demonstrativ\ 2 Secretariat Birotic\
Modul de organizare a cursului
Secretariat Birotic
Materialul leciilor se compune din 32 de lecii i a fost astfel conceput nct s
permit asimilarea optim a informaiilor prezentate. Structura didactic a leciilor,
care se pstreaz de-a lungul ntregului curs, debuteaz cu o mic introducere i
cu precizarea obiectivelor pe care trebuie s le atingei prin parcurgerea ecrui
material. Deniiile, noiunile noi i informaiile importante sunt marcate prin
caractere i semne speciale, pentru a asimilate cu mai mare uurin. Un element
important pentru reuita nvrii este cel al mbinrii elementelor de teorie cu
cele cu caracter practic. Astfel, vei gsi n interiorul leciilor numeroase exemple,
exerciii i teme de reecie, iar pentru vericare, la sfritul ecrei lecii vei gsi
i o seciune de rspunsuri la exerciii. Pentru a v consolida cunotinele, avei
la dispoziie seciuni de ntrebri de vericare i recapitulri, care prezint succint
cele mai importante aspecte prezentate n cadrul unei lecii, dar i o tem pentru
acas, ce constituie o modalitate ecient de vericare a gradului de nsuire a
cunotinelor prezentate. Aceasta va expediat pe adresa Institutului EUROCOR,
urmnd ca profesorul personal s aprecieze corectitudinea rspunsurilor i s v
trasmit comentariile sale pe marginea acestora. Pentru unele lecii, termenii noi
specici domeniului vor explicai n seciunea de dicionar de specialitate, iar
pentru completarea i aprofundarea cunotinelor v sunt recomandate cteva titluri
aparinnd literaturii de specialitate. Dincolo de toate aceste aspecte care in de
coninutul propriu-zis al leciilor, graca special sporete atractivitatea cursului,
prin prezena numeroaselor desene i imagini.
Pentru ca studiul dumneavoastr individual s e ct mai uor i ecient, pe
marginea textului cuprins n curs au fost utilizate urmtoarele simboluri:
desemneaz noiunile i aspectele importante prezentate n cadrul cursului
n felul acesta vor ncadrate exemplele care v pot clarica aspectele te-
oretice prezentate
semnaleaz exerciiile pe care vi le propunem spre rezolvare
desemneaz momentele de reecie propuse, crora trebuie s le acordai
o atenie deosebit
Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze
cu materialele de studiu EUROCOR. Pentru a v forma o imagine ct mai
clar asupra structurii cursului, am selectat pentru dumneavoastr cteva
fragmente din leciile acestui curs, coninnd seciuni teoretice, exerciii, un
model de recapitulare i de tem pentru acas. Din punctul de vedere al
numrului de pagini, ea reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui
caiet de studiu.
lec]ie demonstrativ\
3 Secretariat Birotic\
Programa cursului Secretariat Birotic
Lecia 1 Vreau s u secretar ce trebuie s tiu, ce trebuie s fac
Lecia 2 Ce caliti trebuie s am scurt ghid de autoevaluare
Lecia 3 Comunic, deci exist ce nseamn s comunic
Lecia 4 Cheia succesului unei secretare: comunicarea n organizaie
Lecia 5 Piatra de ncercare: comunicarea scris
Lecia 6 ...Scripta manent tehnici de redactare pentru comunicarea intern
i extern
Lecia 7 {i totui, limba romn... Aspecte sensibile n lexic, morfologie i
sintax
Lecia 8 Punctuaia i vocabularul condiiile pentru a te face neles i respectat
Lecia 9 How do you do?! ct de bine folosim limba englez
Lecia 10 Dear Sir/Madam: documente de rm; reguli de redactare
Lecia 11 Pupitrul de comand organizarea i administrarea biroului, stand-
ardele de lucru
Lecia 12 Omul orchestr utilizarea aparaturii de lucru n munca de secretariat
Lecia 13 Ordine n haos arhivele
Lecia 14 Cel de-al treilea ochi cercetare n activitatea de secretariat
Lecia 15 Indispensabilul PC descrierea principalelor componente
Lecia 16 La timpuri noi, prieteni noi: Word, Power Point, Excel, Outlook etc.
Lecia 17 Un scriitor celebru Word
Lecia 18 Stilul e omul: Power Point specialistul prezentrilor de succes
Lecia 19 Un soft policalicat Excel pentru contabilitate
Lecia 20 Excel pentru baza de date
Lecia 21 Pe ce lume trim noiuni introductive despre economia de pia
Lecia 22 E timpul s facem socotelile documente de lucru n contabilitatea
primar
Lecia 23 ...Scripta manent corespondena de rm
Lecia 24 ...Cafelua efului!... manierele n afaceri
Lecia 25 E timpul s ieim n lume organizarea de evenimente
Lecia 26 {tiina divertismentului protocolul n situaii diverse
Lecia 27 Univers organizaional tipuri de companii din perspectiva resurselor
umane
Lecia 28 Omul care ne trebuie procesul de recrutare i selecie a personalului
Lecia 29 Bastonul de mareal competenele manageriale ale unei secretare
Lecia 30 Punctul pe i aspecte specice de management
Lecia 31 S lum Cezarului ce-i al Cezarului negocierea
Lecia 32 Jocul cu mrgele de sticl tactici de negociere
lec]ie demonstrativ\ 4 Secretariat Birotic\
Introducerea ecrei lecii surprinde importana temei abordate, iar
obiectivele xeaz principalele cunotine pe care le vei dobndi prin
parcurgerea materialului.
Bine v-am regsit. S facem pasul doi n de-
mersul nostru de cunoatere a ocupaiei de
secretar. S numim aceast lecie edina de
consiliere pentru carier. Mi se pare esenial s
trecem mai nti printr-o etap de autoevaluare,
nainte s pornim la acumularea unor cunotine
complexe, ca s tim pe ce trebuie s punem ac-
centul n pregtirea noastr. Poate comunicm
bine, dar avem mai puine abiliti de organizare
i atunci trebuie s dm atenie suplimentar
acestui aspect, pe baza cunoaterii adecvate a
tipului de personalitate pe care o avem. Poate
suntem buni organizatori, dar nu comunicm att de bine i nici nu stm prea bine
cu empatia (capacitatea de a te pune n situaia unui semen al tu, de a reaciona
n funcie de nevoile sau trsturile sale de personalitate).
{i pentru c tot vorbim de dezvoltarea personal, vom aborda i un alt aspect impor-
tant: cum se ia o decizie privind cariera, ce pai trebuie s parcurgem i care sunt
abilitile care sunt cerute pe piaa muncii actuale. E important s tim dac ne-am
ales direcia potrivit `n plan profesional i cum putem s rspundem ct mai bine
cerinelor actuale pentru jobul ales.
/-.//.-c- c-.//-/ .-/.- a/.
1/.a/-.-- o- .a o- - .-c.. -/ /o../-/- .-c//+// -c-
a-/ -..-/-.-.
oa-.-- 1/.a//- - .-/...- -o-./- /o../-/- -c- aa/
1.-/a .- -.,- -+ -+ .a 1-:..c/-.-- .-./-.-/
. ../c/-.-- o-/.a .-./-.+. -.-/ ../-/ .. -oc/.
- -/-/ ...-o/ac. .-/ / -.-//-/-- -.
.. 1/.a/- 1-o.- -a/..a.-/-.- ../-/ o../-/.-
c. 1-o.- 1-./:/- 1- .-./-.+ / 1-o.- o/-/- a.// / .-.-
./-.///./c- -c- -./a-c-.
Lectia 2
Ce calitati trebuie sa am scurt ghid
de autoevaluare
lec]ie demonstrativ\
5 Secretariat Birotic\
Pentru a surprinde mai uor deniiile, noiunile noi sau informaiile importante,
am folosit anumite semne grace. De asemenea, pentru a v descurca mai uor n
explorarea materialului, pe marginea textului vei gsi numeroase cuvinte-cheie.
Metoda Eurocor este una foarte accesibil pentru ecare dintre dumneavoastr!
Ce trebuie s tiu? (Lecia 1)
Descrierea ocupaiei. Coninutul muncii
Iat mai nti deniia din Codul ocupaiilor din Romnia (COR):
Secretarele realizeaz colaionarea i transcrierea corespondenei, a proceselor
verbale i a rapoartelor, la maina de scris sau la maina de prelucrare a textelor;
selecioneaz i expediaz corespondene i alte documente.
Nu a putea stabili cronologic cnd a fost conceput aceast deniie, dar este, dup
cum v dai seama, complet depit. Viziunea pe care o
ofer este la ani lumin distan de complexitatea muncii
noastre. Parc i vezi funcionara coafat clasic, stnd n
poziie corect la biroul ei, pe care troneaz o main de
scris cu vopseaua srit, cu nasul n foaia de hrtie pe
care bate texte nesrate de ntreprindere. Secretara nu
este i nici nu a fost un scrib supus i impersonal.
Grupul de lucru pentru informare i consiliere pentru
carier, din cadrul Institutului pentru {tiine ale Educaiei, vede prolul ocupaiei ast-
fel:
Secretarul de birou este funcionarul administrativ care nregistreaz i
realizeaz prelucrarea informaiilor, execut lucrri de birou i secretariat
(pregtirea i transmiterea corespondenei i a documentelor, cu respectarea
dispoziiilor regulamentului de organizare i funcionare), opereaz cu maini
contabile i stenodactilograaz etc.
Din pcate, stenodactilograerea s-a pierdut n negura vremurilor, dei este o tehnic
minunat de scriere rapid. Acum avem reportofoane, aa c nu mai trebuie s ne
batem capul cu semne, abrevieri i alte hieroglife, dei, credei-m, stenodactilograa
presupune un studiu temeinic al limbii, ceea ce este esenial pentru o persoan cu
demnitate.
Utilizeaz instrumente i echipamente birotice, maini de scris, procesare texte, de
calcul, telefon, fax, copiator etc.
unelte,
instrumente
de lucru
lec]ie demonstrativ\ 6 Secretariat Birotic\
Ce este comunicarea? (Lecia 3)
Comunicarea poate denit n mai multe moduri. nainte de a v prezenta anumite
modele de comunicare, s vedem cteva astfel de deniii.
Comunicarea se caracterizeaz printr-un sistem de semne i printr-o relaie
de schimb ntre doi parteneri care mprtesc un anumit cod comun.
Comunicarea este un proces prin care un comunicator, adic individul care
comunic, transmite anumite semnale (stimuli, de obicei verbali prin cuvnt),
cu scopul de a schimba comportamentul altor indivizi, crora li se adreseaz
i care devin auditoriul acestuia.
Comunicarea este aciunea de trimitere i receptare a unor mesaje ce pot
deformate de diveri factori, care are loc ntr-un anumit context, presupune
anumite efecte i furnizeaz oportuniti de feedback.
Indiferent de situaia sau contextul n care are loc procesul de comunicare, schema
de realizare a procesului de comunicare este urmtoarea:
deniii
scheme de
comunicare
lec]ie demonstrativ\
7 Secretariat Birotic\
Comunicarea intern (Lecia 4)
Hai s ncepem, ca de obicei, cu un exemplu; de fapt, cu mai multe:
Exemplu
De cte ori nu ai auzit un strigt amenintor din spatele uii efului: Mi, fat, ce
i-am spus eu s faci i ce ai fcut tu?; o ntrebare printre dini de la un profesor
care v citea tema dezgustat: Domnioar, ce prostii sunt astea?! Cerinele mele au
fost altele! sau, pe la coluri: Ai auzit ceva de vreo prim de Crciun?, Am auzit
c pe {tefan l zboar..., B, i d postul la de director ?, Am auzit c..., Mi-a
zis una de la contabilitate c a ieit cu ea la crcium...
Aceasta este comunicare intern, dar de o manier
informal. Ea ne creeaz cele mai mari probleme atunci
cnd se amestec cu treaba pe care o avem de fcut.
Dar, mai nti, haidei s denim comunicarea intern:
Comunicarea intern reprezint ansamblul
actelor de comunicare care au loc n interiorul
unei organizaii. {i este acceptat faptul c poate
formal sau informal.
Teoreticienii susin c este vorba de schimbul de informaii, asigurarea nelegerii i
a comportamentului n cadrul organizaiei. Mai mult dect att, comunicarea intern
poate ajuta la mbuntirea culturii organizaionale prin participarea activ a tutu-
ror angajailor la viaa organizaiei. Ea presupune o strategie, o politic i utilizarea
integrat a canalelor de comunicare existente.
Dar ce este o organizaie i ce nseamn un om organizaional?
O organizaie este un sistem structurat de interaciune a unor persoane n
scopul realizrii unor obiective comune.
Omul organizaional e individul care aparine i acioneaz dup reguli de
via corporativ, colectiv, pe baza unor obiective comune. Cnd o persoan
se ncadreaz ntr-un loc de munc, ea se v strdui s se conformeze la
viaa colectiv.
V doare capul, nu? mi pare ru, dar este chiar aa. {i trebuie s v obinuii cu
gndul sta. Am menionat mai devreme o sintagm, un concept foarte important n
viaa noastr profesional: cultura organizaional. Ce este ea?
Zic specialitii c aceasta reunete atitudinile, experienele, credinele i valorile
unei organizaii.
lec]ie demonstrativ\ 8 Secretariat Birotic\
Exemplele sunt o cale optim de nelegere a aspectelor teoretice
prezentate. Ioana, mentorul care v ndrum de-a lungul ntregului curs, v
mprtete adesea n aceste exemple propria experien profesional.
Descrierea ocupaiei. Coninutul muncii (Lecia 1)
cerine pentru
exercitare
Cerine medicale:
rezisten la poziia eznd timp nde-
lungat
integritate anatomo-funcional a mem-
brelor superioare
vorbire normal
acuitate vizual i auditiv normal
Cerine psihice:
spirit de observaie, stabilitate i mobilitate
a ateniei
asumare a responsabilitilor
rezisten la stres
adaptare la sarcini de lucru schimbtoare
tip de personalitate: C.S.. convenional,
social, ntreprinztor
Exemplu
n cazul cerinelor psihice, am s v dau chiar eu un exemplu despre ct este de
important adaptarea la sarcini schimbtoare de lucru.
Dup primul an de activitate, rma noastr a nregistrat un prot semnicativ i a
decis s dea o petrecere prin care s marcheze acest rezultat i s recompenseze
angajaii pentru efortul lor. Bineneles c am fost cu totul prins n desfurarea de
fore necesare organizrii, dar aceasta era doar o parte a muncii mele.
nti de toate, a trebuit s fac i s prezint lista restaurantelor care organizau petre-
ceri, mpreun cu oferta lor. Dup ce patronul s-a hotrt asupra unuia dintre ele, a
trebuit s stabilesc meniul i s negociez un pre ct mai bun pentru ecare tacm.
Aici am cam avut de furc cu toat lumea. Bineneles c eful meu dorea un anume
meniu la un pre convenabil, pe cnd cei de la restaurant supraofertau ca s ctige
ct mai mult, aa c mi-a luat vreo sptmn pn am ajuns la un numitor comun.
ntre timp, am fcut i lista invitailor de la furnizori, la angajai i invitaii lor , innd
cont de toi cei care aveau o contribuie la derularea afacerii noastre. {i lista aceasta
a suferit numeroase modicri: mai taie, mai adaug... Tot eu a trebuit s m ocup
i de invitaii de la concepie la distribuie. {i de cumprarea orilor i de DJ i...
Dar aceasta a fost doar o introducere n subiectul nostru, pentru c era doar una din
sarcinile conjuncturale de serviciu. n tot acest timp am efectuat n mod normal primi-
rea i redirecionarea apelurilor telefonice, stabilirea i urmrirea agendei de lucru a
directorului, relaia cu furnizorii, redactarea comenzilor i a ofertelor, a rapoartelor de
lucru, organizarea edinelor, rezolvarea reclamaiilor sau cererilor venite din partea
clienilor erau n sarcina mea, ele ind parte a ndatoririlor postului meu.
Ceea ce m-a ajutat s funcionez la parametrii normali a fost tocmai capacitatea de
a m adapta la sarcini diverse de lucru, cu termene stricte i, de obicei, urgente. n
plus, m-a ajutat entuziasmul pentru ceea ce fceam, cu alte cuvinte, dorina de
a-mi asuma responsabiliti, pentru ca la sfrit s culeg rezultatele.
lec]ie demonstrativ\
9 Secretariat Birotic\
Spaiul de lucru (Lecia 11)
Exemplu
Am s v dau, ca de obicei, un exemplu din experiena personal, pentru c sunt
lucruri pe care le cunosc i care mi-au inuenat existena. Vreau s v spun c de-
venirea spaiilor de lucru n Romnia are o istorie pe care a numi-o fascinant. De
fapt, ideea de design interior este ceva despre care tiam cu toii, dar modul nostru
de via la serviciu era att de meschin, nct uitasem cu desvrire de noiunile
de frumos, confortabil, practic. Doar n casele proprii oamenii se mai puteau exprima
liber, dar i acolo doar prin improvizaii i cu eforturi disperate.
Eu, de exemplu, am lucrat n spaii diverse: ntr-o hrub sinistr a unei ntreprinderi
care furniza ap oraului i ale crei birouri erau realmente sub pmnt, ntr-un de-
misol obturat de un val de pmnt. ncperile erau aliniate pe o parte a cldirii, de-a
lungul unui hol ntunecos. Birourile erau luminate de nite ferestre meschine, iar prin
geamuri se strecura cu greu o urm de lumin. Zugrveala era stass: adic, vopsea
n ulei pn la nlimea de 1,50, de preferin o culoare sordid, un verde ou de ra
sau crem sau maron pmntiu, orice i putea tia cheful de via i mai sus de ea
un var ntr-o nuan bolnvicioas de bej. Mesele de lucru erau, cred, rmase din
vremea burghezo-moierimii: masive, zgriate, mate, iar catastifele erau mbrcate
n cartoane urt colorate, cu o hrtie de o culoare gri, pigmentat cu deeuri de lemn.
Aveam la dispoziie un telefon i o main de scris care era nregistrat la poliie,
n caz c i-ar venit cuiva ideea s compun nite manifeste la repezeal. Slav
Domnului, aveam cldur. Toate acestea puse laolalt te fceau s te simi ca un
obolnel prins n cursa supravieuirii.
A urmat experiena de la Universitate. Ai putea crede c acolo atmosfera era mai
relaxat, mai vesel, dar nu era deloc aa. Locul era dominat de acelai semi-ntuneric,
aceeai zugrveal apstoare i doar uneltele de laborator mai diversicau peisajul,
dar i acelea erau vechi, insuciente i, multe dintre ele, brutalizate de o ndelungat
folosin.
Dup 1990, ani de zile s-a lucrat cu inventarul de pe vremuri. Treptat ns, dup cum
vedei cu ochiul liber, datorit exploziei afacerilor, industriei construciilor, a pieei imo-
biliare i a domeniilor conexe, mediul de afaceri, ca i stilul n afaceri, a devenit tot mai
sosticat. Bntuie o atmosfer a contrastelor
i a standardizrii: mobil din pal melaminat n
culori terne sau stichii, multe spoturi, care dau
o lumin orbitoare i obositoare, reproduceri
sau obiecte decorative ntmpltoare, dar,
dup ce tot mai muli arhiteci competeni vor
angrenai n activitile de amenajare a inte-
rioarelor, ecare organizaie va ncepe s aib
o identitate mai clar i mai bine exprimat.
Exerciiul 3
Legat de exemplul pe care vi l-am dat anterior, v rog s descriei cel mai urt interior
de rm pe care l-ai vzut sau pe cel mai frumos. Justicai-v alegerea.
lec]ie demonstrativ\ 10 Secretariat Birotic\
Echipamente de birou (Lecia 12)
Dup aceast introducere ampl referitoare la birotic ca
sistem de echipamente automatizate pe care se bazeaz
activitatea de birou n cadrul oricrei companii, putem
trece la prezentarea pas cu pas a celor mai importante
instrumente de lucru. Este important s le nelegem i
s le folosim corect, n funcie de destinaia pentru care
au fost create.
Ia s vedem cu ce ncepem... Cu telefonul, evident.
Exemplu
O regul de cpti a telefoniei mobile este durata redus a convorbirilor telefonice.
Telefonul mobil este, ntr-un fel, un instrument pentru apeluri de urgen, i n niciun
caz un mijloc de a face conversaie. E drept c n prezent companiile ofer tot felul
de formule de abonament privilegiate, dar cnd e vorba de conversaii ociale, de
serviciu, e bine s ne pstrm n limitele subiectelor specice pe o durat rezonabil.
S v dau un exemplu de conversaie pe care am avut-o cu o persoan care colabo-
rase cu rma noastr, iar acum fcea o intervenie pentru o nepoat fat foarte
bun, care avea nevoie de un serviciu s aib i ea banii ei, s-i cumpere un
ciorap, o hinu, ceva...
X: Doamna Ioana? Bun ziua! Ce bine imi pare s v reaud!
Eu: Bun ziua. Cine suntei?
X: Doamna Ioana, nu v aducei aminte de mine? Vai, da ce bine am lucrat noi
amndou...Sunt Mndia...Nu mai inei minte? Lucram la depozit. Nu mai inei
minte cum veneam cu pachetele la rm....?
Eu: (Deja trecuser 3 minute) Da, bun ziua. Cu ce v pot de folos?
X: Vai, doamna Ioana, ce drgu ai fost dumneavoastr ntotdeauna. S v spun
(m iertai, v rog): am i eu o nepoat; a terminat, sraca, facultatea la particular,
dreptul, ca toat lumea, i nu-i gsete un serviciu... fat foarte bun, cuminte,
harnic, drgu. Da, dac n-ai -un dram de noroc, degeaba le ai pe toate. Daia
zic, doamna Ioana, c suntei i dumneavoastr mam... Zu, fata merit mcar s-o
vedei, s-o ntrebai ce tii dumneavoastr. Poate i gsii i ei un loc acolo la birou,
c-i fat deteapt. Doamna Ioana, v rog eu frumos s nu m lsai.
Eu: Doamna Mndia, eu nu tiu dac avem vreun post disponibil.
X: Ei, lsai c gsii dumneavoastr ceva. {tiu c nu e uor, da m bazez pe
dumneavoastr c suntei femeie serioas... Un post de secretar ar extraodi-
nar.
Eu: Doamn, s tii c nu pot sta la telefon s discutm n felul acesta despre o
astfel de situaie. S-mi trimit fata un CV i s-mi dea datele ei, s vedem ce putem
face pe viitor...
X: Doamna Ioana, v rog eu frumos. Fata asta st numai cu maic-sa....
{i tot aa. Doamna Mndia printre picturi mi-a fcut CV-ul sentimental al fetei pre
de vreun jumtate de or. Cu greu am reuit s-o opresc. Cert este c mi-a mncat
o groaz de timp fr rost. Bineneles c pe atunci nu cunoteam eticheta telefo-
niei mobile. Acum tiu, dar vroiam s v demonstrez cam cum omoar unii timpul.
Ferii-v de astfel de apeluri. Scanai cu atenie ecranul telefonului. Nu toate apelurile
telefonul
lec]ie demonstrativ\
11 Secretariat Birotic\
Exerciiile sunt foarte utile pentru valoricarea cunotinelor teoretice
prezentate i, pentru a verica soluiile dumneavoastr, avei la dispoziie
seciunea de rspunsuri la exerciii. De asemenea, vei gsi i teme de reecie,
care v invit s meditai asupra unor aspecte importante din curs.
Fia de post (Lecia 1)
Exemplu
Una dintre colegele mele de breasl s-a angajat pe la nceputurile carierei sale ca
secretar la o reputat rm de arhitectur. Directorul pentru care lucra era o persoan
distins, un brbat elegant, sobru, foarte concentrat pe afacerea sa, cu relaii n mediile
nalte ale breslei i ale societii.
Stabiliser de la nceput c principalele sale atribuii erau pstrarea agendei de lucru
zilnice calendarul ntlnirilor, calendarul activitilor, administrarea corespondenei i
a documentaiei administrative contracte, documente ociale, legislaie etc. Mai erau
i cteva ndatoriri de protocol: primirea invitailor, rezervarea meselor la restaurant,
a camerelor la hotel pentru persoanele aate n relaii de afaceri cu rma. Celelalte
evenimente erau n seama unor rme specializate. Stabiliser toate acestea prin viu
grai, iar domnul director era o persoan mult prea onorabil ca s nu te bazezi pe
cuvntul su.
Domnul arhitect avea o soie cu 20 de ani mai tnr, care i i fcuse un copil (pers-
pectiva continurii onorabilei afaceri construite de-a lungul timpului), fapt pentru care
era foarte apreciat. n consecin, mmicii i fcea mare plcere s vin cu la micu
n timpul zilei la rm pentru un prnz cu soul. Doar cu soul. Ei, i atunci, pentru
c doamna nu se deplasa cu bon cu tot, cineva trebuia s aib grij de motenitor.
Arhitecii lucrau din greu, inginerii de asemenea, departamentul nanciar i cel ad-
ministrativ la fel, plus c trebuia o persoan de ncredere care avea i o perspectiv
asupra vieii personale a vieii directorului. Aceea nu putea dect prietena mea.
Prima dat a fost o plcere. Sigur c i ea era mam de copii, plus de asta putea
de folos ntr-un mod special unor persoane pe care le respecta foarte mult i crora
le datora foarte mult (credea ea). La dou-trei zile, obiceiul s-a mpmntenit. Nu
ar fost nicio problem, dar copilul avea i el nevoile lui i rcnea tocmai cnd ea
rspundea elegant n francez unuia dintre partenerii externi. La nceput prnzul a
durat o or, apoi dou, pn cnd domnul a anunat-o c dorete s mearg mpreun
cu doamna pn la casa lor de la ar i o roag ei foarte frumos s-i atepte pn
revin. Asta a nsemnat destul de trziu n noapte, dar, cel puin, cnd au revenit prea
c puseser la punct lucruri importante. Puiul dormea de mult, Nora rezolvase mai
toate problemele, dar avea un aer cam rvit.
A doua zi i-a prezentat domnului arhitect demisia sa, dup ce i-a explicat c nu poate
susine cele dou funcii, una ocial de secretar i cealalt neocial de bon
cu jumtate de norm. Dup ase luni, n momentul gsirii unei nlocuitoare, Nora i-a
gsit un alt loc de munc, pe acelai post pentru care se considera anume fcut,
unde a avut grij ca de la nceput ambele pri, angajat i angajator, s semneze o
de post. Cel puin, toat lumea tia care sunt limitele obligaiilor pe care le aveau
unii fa de alii.
Exerciiul 6
Exemplicai n ce fel existena sau inexistena ei postului v uureaz/v
ngreuneaz viaa profesional.
lec]ie demonstrativ\ 12 Secretariat Birotic\
Bariere n calea comunicrii (Lecia 3)
Cum spuneam mai sus, jocul propus are
calitatea de a propune rezolvarea unor
situaii de non-comunicare. Deci, acolo
unde exist noncomunicare, exist i
nite bariere n calea comunicrii. Este
momentul s le identificm. Cauzele
apariiei sau manifestrii barierelor de
comunicare sunt foarte diferite, dar trebuie
s inem cont de ecare, n msura n
care poate explica eecul unei situaii de
comunicare.
Exemplu
Iat nc un exemplu. L-am primit chiar astzi de la o prieten care a trecut printr-o
experien traumatizant ntr-o companie n care se angajase la insistena patronului.
Acesta considerase c prin angajarea ei va conferi echipei un plus de profesionalism
i de maturitate. Ea ns, prietena, a nimerit ntr-un cuib de viespi.
Fiecare zi era un ir nesfrit de conicte, injurii care nu o vizau direct, dar la care era
martor i, uneori, arbitru n ncercarea de a readuce lucrurile pe un fga normal,
de a avea un climat acceptabil de lucru, cci doar pentru asta venise, de a putea
respira, pur i simplu. {i nu erau dect trei femei. Trei femei care ipau una la alta din
orice, se jigneau, se acuzau reciproc pn li se ridica tensiunea i triau numai cu
pastile. n mijlocul acestei nebunii, a decis dup o lun s demisioneze. Ajunseser
s ipe i la ea. Cu toate rugminile patronului, a plecat, e i numai pentru a-i
regsi linitea i a se regsi pe sine.
Am fcut amndou o analiz a ntregii situaii i am gsit rspunsurile. Ea chiar
dorea s neleag de ce.
Exerciiul 7
V lansez o provocare. Voi ce credei despre aceast situaie? Pentru a rezolva
acest exerciiu, v mai dau cteva informaii ajuttoare:
este vorba de o rm strin care activeaz n Romnia pentru parten-
erii si de aceeai naionalitate de pe pia, crora le asigura servicii de
consultan;
rma pltete bine i ofer toate condiiile pentru promovare i dezvol-
tare;
prietena mea venise pe o poziie superioar celorlalte trei angajate; avea
mai mult experien profesional, o pregtire superioar i ar trebuit s
le coordoneze activitatea;
patronul nsui ntreinea starea conictual i nu avea autoritatea necesar
pentru a ine lucurile sub control sau, pur i simplu, nu-i psa. Nu le respecta,
ci doar le folosea, fr a le elimina.
Credei c prietena mea a procedat corect fa de organizaie, fa de ea nsi,
ca om i ca profesionist? S v mai spun un amnunt: este psiholog. La ce
lec]ie demonstrativ\
13 Secretariat Birotic\
Oferta (Lecia 6)
De regul, o comand are la baz o ofert. Deci, trebuie s ne oprim i asupra
acestui document care are o natur mai complex, ntruct el trebuie s conin att
informaia referitoare la produsele sau serviciile la care se refer, ct i elemente de
marketing formulri care s conving destinatarul/receptorul de beneciile ofertei
i s-l determine s fac o comand (cum este cea de mai sus).
Spuneam de marketing. A vrea s v lmuresc c acest domeniu are ca scop satis-
facerea nevoilor consumatorilor. Cum se ntmpl acest lucru? Cu ajutorul cercetrii.
Oamenii de marketing trebuie s tie permanent ce i doresc clienii unui anumit pro-
dus. De exemplu: tinerele de douzeci de ani folosesc n special un anumit ampon.
Acesta are anumite proprieti, dar cum gusturile sau preteniile clientelei se schimb
zi de zi, specialitii n marketing trebuie s e mereu la curent cu ceea ce gndesc i
i doresc consumatoarele sale. n felul acesta i mbuntesc produsul, satisfac o
anumit nevoie, iar pentru a determina achiziionarea acelui produs (sau serviciu), el
trebuie ambalat la propriu, dar i la gurat, ct mai atractiv i convingtor. Cuvintele
i imaginile sunt o arm foarte important.
Exerciiul 5
V rugm s compunei o ofert pentru o gam de produse sau servicii. Pentru
cei care lucreaz, evident, oferta se va referi la produsele sau serviciile rmei
sale, iar pentru cei care nu lucreaz, oferta se va referi la produse cosmetice:
rimel, ruj de buze, fond de ten.
ATENIE!
Folosii o formul de introducere adecvat.
Identicai sursa mesajului (serviciu clieni, departament vnzri/marketing).
Identicai produsele sau serviciile oferite.
Evideniai caracteristicile/calitile lor.
Evideniai beneciile pentru destinatarul/rii mesajului.
Includei gama de preuri sau facei o sugestie privind acestea.
Oferii informaia complet de contact.
S e prezent logo-ul companiei/organizaiei.
lec]ie demonstrativ\ 14 Secretariat Birotic\
Farmecul cursului este sporit de partea grac, care abund n imagini,
desene amuzante, tabele sau schie.
Calitile unei secretare (Lecia 2)
Foarte motivat
Sun bine, dar ce nseamn motivaie sub aspect psiho-
profesional?
n general, motivaia ncepe cu dorina de a liber i de a
nu depinde de alii, de a tri i munci aa cum i doreti;
motivaia nseamn i libertatea de a experimenta pro-
priile idei n practic. Efortul de a ne atinge propriile
idealuri n via reprezint baza motivaiei.
Puterea motivaiei se bazeaz pe visul pe care l avem. Deci, raportul dintre
visul nostru i capacitatea obiectiv sau subiectiv de a-l realiza l reprezint
motivaia.
1. Exist vise acceptabile n plan social bazate pe abilitile profesionale i
pe aptitudinile personale care se bucur de mult respect n societate.
2. Exist aspiraiile care sunt motorul oricrei iniiative.
3. {i exist visele inacceptabile n plan social de exemplu, ideile originale
care nu sunt acceptate pn nu i dovedesc validitatea. De aceea, cei care
nu pot face fa simului critic al celorlali nu vor nutri idei inovatoare. Pentru
ele este nevoie de oameni curajoi.
1. Motivaia pornete de la o nevoie, o viziune, un vis, o dorin de a re-
aliza, aparent, imposibilul. Pentru aceasta este nevoie de creativitate, ceea ce
nseamn idei, proiecte i scopuri toate putnd considerate ci spre libertatea
personal interioar i exterioar.
2. Dezvoltarea plcerii de a nva, de a ntreprinde aciuni neobinuite i de a
cuta noi oportuniti. Succesul se bazeaz pe nvarea a ceea ce se poate
i a ceea ce nu se poate.
3. Dezvoltarea capacitii de a depi barierele i de a continua n ciuda
descurajrii sau a eecului.
1 Stabilii-v un el important, dar i o cale ctre
atingerea lui. Pe parcurs vei descoperi scopuri
mai mici care duc n direcii diferite. Cnd vei
nva s atingei scopurile mici, vei motivai i
capabili s le abordai pe cele mari.
2 Asociai-v cu cei asemenea vou. Susinerea
reciproc este motivant. Dac avem cinci prieteni
care au euat ei nii, atunci vom eua i noi. Dac
ne asociem cu cinci prieteni care au reuit, vom
reui i noi.
construirea
motivaiei
cele apte
reguli ale
motivrii
lec]ie demonstrativ\
15 Secretariat Birotic\
Comunicarea nonverbal (Lecia 3)
Of, ce greoi sun! {i nu e vorba dect de gesturi, mimic, zgomote nearticulate. Fie-
care gest pe care l facem, privirea, poziia minilor i picioarelor, ticurile sunt expresia
personalitii noastre i a atitudinii fa de contextul n care ne am. Ele spun mult
att despre tririle noastre, ct i despre felul n care evalum ce auzim, ce vedem
n jurul nostru. Comunicarea nonverbal are o puternic component psihologic, de
aceea, atunci cnd suntem n situaia de comunicatori, trebuie s premeditm gama
de sensuri pe care le transmitem prin gesturile, poziia corpului, privirea adresat
interlocutorilor, respiraia noastr, chiar i intonaia.
La ce ne folosete comunicarea nonverbal? Sigur i voi tii, dar haidei s le punem
ntr-o ordine care s ne rmn n minte: prin comunicarea nonverbal ne exprimm
adeziunea sau dezacordul fa de mesajele verbale, ilustrm starea de spirit n care
ne am entuziasm, apatie, furie; comunicarea nonverbal ajut i la claricarea,
sublinierea unor idei enunate; de exemplu, datul din cap pe vertical, cnd susinem
o idee, sau pe orizontal, cnd o negm. Dar mai bine s v prezint cteva guri
cu o anumit expresivitate:
Gesturile transmit un mesaj, substituindu-se cuvn-
tului, iar atribuirea unei semnicaii depinde de situaia
de comunicare.
Postura/poziia corpului constituie un mod de
relaionare cu ceilali i ofer informaii despre ati-
tudinea, emoiile, gradul de curtoazie, implicarea
afectiv i statutul social pe care l dein indivizii.
Expresia feei mimic, zmbet, privire; partea
de sus a feei (sprncene, frunte) este asociat
cu gndirea, zona medie (ochi, pleoape) cu viaa
emotiv, iar partea inferioar (nas, obraji, gur,
brbie) cu fora instinctelor.
lec]ie demonstrativ\ 16 Secretariat Birotic\
Pentru a v sistematiza mai bine cunotinele acumulate de-a lungul
leciilor, avei la dispoziie att seciuni de ntrebri de vericare dup
ecare capitol, ct i o recapitulare.
ntrebri de vericare
1. Conform deniiei COR, care sunt activitile desfurate de o secretar?
2. Care sunt principalele atribuii i responsabiliti ale secretarei, conform Grupului
de lucru din cadrul Institutului pentru {tiine ale Educaiei?
3. Care sunt principalele activiti zice ale secretarei?
4. Care sunt instrumentele/uneltele de lucru ale secretarei?
5. Care este nivelul minim de pregtire colar a unei secretare? Dar cel optim?
6. Ce conine pachetul salarial?
Recapitularea leciei 1
n prima lecie am aat:
1.1 Deniia ocupaiei dintr-o perspectiv comparat:
Secretarul de birou este funcionarul administrativ care nregistreaz i
realizeaz prelucrarea informaiilor, execut lucrri de birou i secretariat
(pregtirea i transmiterea corespondenei i a documentelor, cu respectarea
dispoziiilor regulamentului de organizare i funcionare), opereaz cu maini
contabile i stenodactilograaz etc.
1.2 Principalele atribuii i responsabiliti ale unei secretare sunt:
Lucrri de coresponden primit i emis de unitate (citirea i prezentarea
coninutului conducerii, primirea deciziilor, ntocmirea scrisorilor, pregtirea
pentru registratur).
Documentare (detectarea surselor interne i externe, selectarea materia-
lului, difuzarea lui i clasarea documentaiei).
Multiplicarea materialelor (dactilo sau copiator).
Scriere rapid (stenograerea discuiilor din edine, conferine, transcrierea
stenogramelor).
Traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, material documentar.
Probleme de protocol i relaii (primire a vizitatorilor, organizarea desfurrii
n bune condiii a contactului cu vizitatorii strini, organizarea desfurrii
n bune condiii a contactului cu vizitatorii strini, pregtirea felicitrilor cu
ocazia diferitelor evenimente etc.).
1.3 De asemenea, munca de secretariat are anumite cerine pentru exercitare
(medicale i psihice) i solicit anumite aptitudini, deprinderi transferabile,
o anumit educaie i pregtire profesional.
lec]ie demonstrativ\
17 Secretariat Birotic\
Pentru a verica soluiile gsite de dumneavoastr la exerciiile propuse n
ecare lecie, avei la ndemn seciunea de rspunsuri la exerciii.
Rspunsuri la exerciii
Lecia 4
Exerciiul 1
Identicai o companie pe care o apreciai i ale crei servicii le utilizai cu
plcere ntruct v satisface o nevoie (dorin) important pentru voi. Care au
fost motivele pentru care aceast afacere s-a impus n contiina voastr?
Exerciiul 1
Indicai compania, specicai produsele/serviciile pe care le folosii, cine/ce v-a convins
s le utilizai, liderii pe care i cunoatei, dac e cazul, i impresia pe care v-o fac,
evenimente pe care le-a organizat, alte benecii pe care le-ai obinut de la companie:
bonusuri, premii etc.
Lecia 7
Exerciiul 5
n textul urmtor s-au strecurat cteva verbe greite; descoperii-le i corectai-le.
Mi-ar displace s am un ef care s nu aibe deloc spirit organizatoric i carei
ignoreaz pe subalternii si i aaz un aer de superioritate. N-ai putea i
secretara unui asemenea om, m ndoi c a putea suporta s-i acceptez or-
dinele. Pentru nimic n lume n-a rmnea n rma respectiv, chiar n-a fcea
nici un compromis.
Exerciiul 5
Mi-ar displcea s am un ef care s nu aib deloc spirit organizatoric i care-i ignor
pe subalternii si i aeaz un aer de superioritate. N-a putea secretara unui
asemenea om; m ndoiesc c a putea suporta s-i accept ordinele. Pentru nimic n
lume n-a rmne n rma respectiv, chiar n-a face niciun compromis.
Lecia 11
Exerciiul 1
V rog s folosii tactica pas cu pas i s descriei spaiul existenial, spaiul
perceptiv i spaiul pragmatic n care trii. Evident, v cer acest lucru n cali-
tatea voastr de persoane active, e c suntei studeni, e angajai.
Exerciiul 1
ncepei simplu: Locuiesc n oraul D. Facei o descriere a principalelor sale carac-
teristici. Apropiai-v: Lucrez n zona B, la o rm de..., ocup poziia Z. Trecei la
pasul trei: Biroul/sala mea de curs este..., spaiul meu de lucru este compus din...,
folosesc urmtoarele aparate etc. Putei face i un desen.
lec]ie demonstrativ\ 18 Secretariat Birotic\
Pentru anumite lecii au fost prevzute seciuni de dicionar de specialitate,
n care v sunt explicai termenii noi, dar i de literatur de specialitate
recomandat, care v ajut s aprofundai unele aspecte.
Vocabular leciile 11 i 12
birotic echipamentele electronice i aplicaiile (programe)
folosite pentru a crea, colecta, arhiva i utiliza
informaia necesar realizrii sarcinilor de lucru i a
scopurilor n activitatea unei companii
browser aplicaie ce permite accesul unui utilizator la pagini
web
design conceperea ntr-un spaiu a tuturor amenajrilor i
utilitilor pentru a-l face ct mai funcional pentru
cei care l locuiesc. n afara amenajrilor i utilitilor,
organizarea sistemului de comunicare, poziionarea
i alegerea obiectelor de interior, inclusiv decoraiuni,
controlul sunetului i al luminii se refer tot la plani-
carea spaiului
ergonomie studiul interaciunii unei persoane cu un aparat
(main, utilaj)
iluminare cantitatea de lumin care atinge un obiect sau o
suprafa i se msoar n candela i lux (msura
metric n sistemul internaional)
Intranet versiune privat a Internetului, dedicat unei
organizaii; n particular, site-ul unei organizaii prin
intermediul creia participanii la reea pot comu-
nica
managementul informaiei colectarea i administrarea informaiei dintr-una
sau mai multe surse i distribuirea ei ctre una sau
mai multe audiene care sunt interesate de aceast
informaie sau au drept de acces la ea
motor de cutare un sistem de recuperare a informaiei pentru gsirea
informaiei nmagazinate pe un sistem de computere,
ntr-o reea de computere a unei companii sau pe un
computer personal
pot electronic metod de nmagazinare i transmitere, compunere,
trimitere, stocare i primire de mesaje prin sistemul
de comunicaii electronice
template model de document preexistent n compoziia
aplicaiei/programului
lec]ie demonstrativ\
19 Secretariat Birotic\
Fiecare lecie se ncheie cu o tem pentru acas, care veric toate
cunotinele asimilate ntr-o lecie.
Tema pentru acas 6
1. Iat mai jos un formular de comand. V rog s-i facei corecturile nec-
esare, conform formularului nostru.
SUN TZU STRATEGII DE MARKETING-12 PRINCIPII ESENIALE PENTRU
C{TIGAREA BTLIEI DE ATRAGERE A CLIENILOR 33 LEI
Numrul de exemplare dorite:
PENTRU ELIBERAREA FACTURII:
adresa: _____________________________________________________
____________________________________________________________
contul i banca: ______________________________________________
PENTRU EXPEDIA PACHETULUI:
adresa complet _____________________________________________
numele persoanei de contact: __________________________________
2. Avei mai jos o ofert. V rog s-i facei o analiz critic i s menionai
punctele sale forte i slabe:
Bun ziua!
V trimitem oferta noastr de credite bancare pe care a dori s o prezentai
angajailor dvs., n msura n care putei i dorii acest lucru. Pentru mai multe
detalii, nu ezitai s m contactai. V mulumesc anticipat.
V doresc o zi plcut n continuare,
Consultant nanciar Gemina Management,
Cea mai bun ofert de produse bancare ale bncilor din Romnia
Consiliere nanciar personal
Asisten n ntocmirea dosarului de credit
Realizarea documentaiei necesare
Urmrirea dosarului pn la acordarea creditului
Contact permanent cu clientul
Te ajutm s alegi formula de creditare potrivit
Credit nevoi personale sau card de credit
Credit de nevoi personale cu ipotec
Credit pentru investiii imobiliare
Credit renanare
lec]ie demonstrativ\ 20 Secretariat Birotic\
021/33.225.33; www.eurocor.ro
Temele se rezolv pe formularele speciale din interiorul caietelor de curs, pe
care le putei trimite spre corectare profesorului personal. Vei primi astfel un
feedback asupra cunotinelor pe care le-ai dobndit de-a lungul studiului.
Cu acest exemplu de formular de tem se ncheie lecia demonstrativ a cursului
Secretariat Birotic. Sperm c am reuit prin toate fragmentele selectate s v convingem de
structura facil a cursului nostru, dar i de utilitatea tuturor informaiilor prezentate. Parcurgnd
toate leciile cursului vei reui s devenii un bun profesionist n munca de secretariat, o adevrat
provocare, cci pregtirea, calitile i profesionalismul unui secretar fac adesea ca lucrurile s
mearg cu adevrat bine ntr-o companie.
Noi v dorim mult succes i v ateptm s devenii cursant al Institutului nostru nscriindu-v la
cursul Secretariat Birotic!