Sunteți pe pagina 1din 22

D

EM L
O EC
N T
ST IE
R
AT
I VA

INTRODUCERE

„Un bun management al proiectelor nu garanteaza succesul fiecarui proiect, dar aplicarea
necorespunzatoare a managementului proiectelor garanteaza, de obicei, esecul.”
C. Chatfield si T. Johnnson, „Microsoft Office Project 2003”, Microsoft Press, 2004

Orice activitate umana care implica realizarea unor sarcini nerepetitive poate fi considerata
un proiect. Deci fiecare dintre noi ar putea fi considerat manager de proiect. Toti practicam
managementul de proiect, fie ca o facem pentru proiectele personale, fie pentru cele
profesionale. Dar exista o diferenta foarte mare intre un proiect simplu, care implica una
sau doua persoane, si unul complex, care implica o echipa de oameni, organizatii diferite
si sarcini multiple. Chiar si in proiectele complexe se folosesc tehnici simple de control al
resurselor si de motivare a persoanelor implicate in implementarea lor.
Cursul de Manager de proiect oferit de Institutul Eurocor va da sansa de a dobandi
cunostintele si abilitatile necesare pentru a folosi aceste tehnici, atat pentru a ordona
activitatile de natura personala, cat si pentru a imbunatati in mod substantial eficienta la
locul de munca. Principalul obiectiv al acestui curs este tocmai acela de a prezenta cat
mai clar si atractiv, printr-un continut presarat cu exemple, principalele concepte din
domeniul managementului proiectelor, conexiunile logice intre acestea, precum si modul
in care ele pot fi puse in practica. De asemenea, vor fi prezentate elemente referitoare la
solutiile informatice din domeniu, conferindu-va astfel o perspectiva integratoare, con-
forma cu standardele europene si nationale referitoare la managementul proiectelor. La
finalul acestui curs, veti putea sa aplicati metodele si tehnicile managementului modern
al proiectelor si veti putea sa va cresteti eficienta atat pe plan personal, cat si pe plan
profesional. In acelasi timp, proiectele in care veti participa sau pe care le veti conduce
vor fi mai bine organizate, deoarece veti intelege ciclul de viata al unui proiect. Atat
costurile, cat si durata de executie a unui proiect le veti evalua mai precis; de asemenea,
veti putea corela asteptarile stakeholderilor si obiectivele proiectului, veti dobandi
cunostinte in domeniul ariilor de expertiza fundamentale din domeniul managementului
proiectelor si veti sti sa folositi instrumente software care sa va permita planificarea mai
buna si controlul mai riguros al activitatilor desfasurate. O activitate specifica
managementului de proiect in Romania, in contextul integrarii tarii noastre in Uniunea
Europeana, este reprezentata de managementul proiectelor cu finantare internationala,
astfel ca prin intermediul cursului nostru veti fi pregatiti atat teoretic, cat si practic pentru
managementul acestui tip de proiecte.
La finalul cursului prin corespondenta veti putea participa la un scurt program fata-n
fata, care va va da posibilitatea ca, in urma unui examen, sa obtineti un certificat emis
impreuna cu Ministerul Muncii, certificat recunoscut la nivel national.
Cursul de Manager de proiect va poate oferi calea spre pregatirea de care aveti nevoie,
pentru a putea avea succes in proiectele profesionale, dar si in cele personale.

Mult succes!
Profesorul dumneavoastra
3 lectie demonstrativa Manager de proiect

Modul de organizare a cursului


MANAGER DE PROIECT
Materialul cursului se compune din 16 module, prezentate sub forma unor caiete.
Dorim sa va atragem atentia asupra modalitatii speciale de concepere si prezentare
a lectiilor, care va va permite parcurgerea cu maxima usurinta a materialului de
curs:

° Fiecare modul are o anumita structura didactica, care se va pastra de-a lungul
intregului curs.

° Pentru a avea foarte clar in minte obiectivele pe care trebuie sa le atingeti


prin parcurgerea materialului, la inceputul fiecarui modul va vor fi prezentate
succint principalele cunostinte si deprinderi pe care trebuie sa le dobanditi,
prin insusirea temeinica a informatiilor prezentate, la sfarsitul studiului.

° Pentru valorificarea in mod curent a cunostintelor dobandite si pentru


asigurarea unei interactivitati sporite, lectiile cuprind numeroase exemple,
exercitii si teme de reflectie. Pentru verificare, la sfarsitul modulelor va
prezentam rezolvarea exercitiilor.

° In plus, pentru a va consolida cunostintele, la sfarsitul fiecarui modul veti


gasi un rezumat, care prezinta cele mai importante aspecte analizate in cadrul
acestuia.

° Fiecare modul se incheie cu o tema pentru acasa, ce constituie o modalitate


eficienta de verificare a gradului de insusire a cunostintelor prezentate;
indicatiile referitoare la rezolvarea temelor pentru acasa si la colaborarea cu
profesorul dumneavoastra sunt mentionate la sfarsitul modulului.

° Acolo unde va fi cazul, vor fi prevazute sectiuni de dictionar de specialitate


pentru termenii folositi sau liste cu recomandari bibliografice care va pot
ajuta in studiu.

° Folosim scheme si reprezentari grafice pentru inlesnirea insusirii


cunostintelor esentiale.

Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal.

Temele propuse in fiecare modul vor fi expediate pe adresa Institutului EUROCOR,


urmand ca profesorul personal sa aprecieze corectitudinea raspunsurilor si sa va
transmita comentariile sale pe marginea acestora, precum si sa formuleze
recomandari de continuare a studiului. Va recomandam sa rezolvati tema doar dupa
parcurgerea integrala si atenta a materialului prezentat.
Manager de proiect lectie demonstrativa 4

Pentru ca studiul dumneavoastra individual sa fie cat mai usor si eficient, pe


marginea lectiilor au fost introduse urmatoarele semne si simboluri:

Desemneaza notiunile si informatiile esentiale pe care este bine sa le retineti

In felul acesta vor fi semnalate exemplele care va pot clarifica aspectele


teoretice prezentate

Semnaleaza exercitiile pe care vi le propunem spre rezolvare

Desemneaza momentele de reflectie propuse, prin care se valorifica


experienta anterioara, sintetizandu-se astfel aspectele prezentate in curs in
modul cel mai eficient cu putinta

Indica faptul ca subiectul respectiv a mai fost tratat anterior, in cadrul aceluiasi
3 (18) modul sau intr-un modul anterior (de exemplu in modulul 3, la pagina 18)

Desemneaza lucrarile bibliografice recomandate daca doriti aprofundarea


unor aspecte din curs

Lectia de fata constituie o lectie demonstrativa, care doreste sa va familiarizeze cu


materialele de studiu EUROCOR. Pentru a va forma o imagine cat mai clara asupra
structurii cursului, am selectat pentru dumneavoastra cateva fragmente din modulele
acestui curs, continand sectiuni teoretice, exemple si exercitii, un model de
recapitulare si de tema pentru acasa. Din punctul de vedere al numarului de pagini,
ea reprezinta mai putin de jumatate din continutul unui caiet de studiu.
5 lectie demonstrativa Manager de proiect

Programa cursului
MANAGER DE PROIECT

MODULUL 1 Introducere in managementul proiectelor


Ce este un proiect?
Ce este managementul proiectelor?
Relatia intre managementul proiectelor si alte discipline
Istoria managementului proiectelor
Importanta abordarii structurate a managementului proiectelor
Rolul si responsabilitatile managerului de proiect

FAZELE PROIECTULUI

MODULUL 2 Cadrul conceptual al managementului proiectelor. Initierea


proiectelor
O abordare sistemica a managementului proiectelor
Fazele proiectului si ciclul de viata al proiectului
Principalele grupuri de procese in managementul proiectelor
Initierea si fezabilitatea proiectelor

MODULUL 3 Planificarea si Executia Proiectelor


Faza de planificare a proiectului
Specificatiile proiectului
Diferente si similitudini intre proiectele din domeniul IT si
proiectele din constructii
Structuri organizationale si impactul lor asupra executiei
proiectului
Comunicarea in faza de executie

MODULUL 4 Controlul si Inchiderea Proiectelor


Sisteme de control al schimbarilor in proiect
Sisteme informatice de management al proiectelor
Controlul versiunilor pentru diverse documente ale proiectului
Principalii indicatori de performanta ai proiectului
Inchiderea administrativa a proiectului
Inchiderea contractuala a proiectului
Arhiva „lectiilor invatate”
Acceptarea oficiala a rezultatului proiectului

DOMENII FUNDAMENTALE DE EXPERTIZ| IN MANAGEMENTUL


PROIECTELOR

MODULUL 5 Managementul Integrarii in Proiecte


Planul proiectului
Specificatiile preliminare
Procesul de elaborare a planului proiectului
Executia planului proiectului
Controlul integrat al proiectului
Inchiderea proiectului
Manager de proiect lectie demonstrativa 6

MODULUL 6 Managementul Ariei de Acoperire a Proiectului


Notiuni introductive
Planificarea managementului ariei de acoperire
Definirea ariei de acoperire a proiectului
„Work Breakdown Structure”
Verificarea ariei de acoperire
Controlul schimbarilor ariei de acoperire a proiectului

MODULUL 7 Managementul Timpului


Definirea activitatilor
Ordonarea activitatilor
Diagrama retea
Estimarea necesarului de resurse
Estimarea duratelor
Dezvoltarea unui calendar de activitati
Controlul calendarului de activitati

MODULUL 8 Managementul Costurilor si Resurselor Financiare


Notiuni introductive
Planificarea resurselor
Estimarea costurilor
Bugetarea costurilor
Controlul costurilor
Indicatori de performanta

MODULUL 9 Managementul Calitatii in Cadrul Proiectelor


Notiuni introductive
Planificarea calitatii
Asigurarea calitatii
Controlul calitatii

MODULUL 10 Managementul Resurselor Umane in Proiecte


Notiuni introductive
Planificarea resurselor de personal
Formarea echipei de proiect
Dezvoltarea echipei de proiect
Managementul echipei de proiect

MODULUL 11 Managementul Comunicarii in Proiecte


Notiuni introductive
Planificarea comunicarii
Distribuirea informatiilor
Raportarea performantelor
Managementul stakeholderilor
Canale de comunicare
7 lectie demonstrativa Manager de proiect

MODULUL 12 Managementul Riscului in Proiecte


Procesele de management al riscurilor
Planificarea managementului riscurilor
Identificarea riscurilor
Analiza calitativa a riscurilor
Analiza cantitativa a riscurilor
Planificarea raspunsurilor la riscuri
Monitorizarea si controlul riscurilor

MODULUL 13 Managementul Achizitiilor


Planificarea achizitiilor
Tipuri de contracte
Planificarea contractarilor
Cererile de oferta
Selectia ofertantilor
Administrarea contractelor
Inchiderea contractelor

INSTRUMENTE INFORMATICE DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR

Modulul 14 Primii pasi cu Microsoft Project 2003


Introducere in Microsoft Project 2003
Crearea unei liste de sarcini
Gestiunea resurselor
Asocierea de resurse pentru sarcini
Formatarea si tiparirea planului proiectului
Urmarirea progresului pe sarcini

Modulul 15 Notiuni avansate de Microsoft Project 2003


Modificarea detaliilor sarcinilor
Modificarea resurselor si asocierilor resurse-sarcini
Urmarirea progresului pe sarcini si pe asocierile resurse-sarcini
Vizualizarea si raportarea progresului proiectului
Tehnici de redresare a unui proiect

MANAGEMENTUL PROIECTELOR CU FINAN}ARE INTERNA}IONAL|

Modulul 16 Proiecte cu Finantare Internationala


Elemente specifice proiectelor cu finantare internationala
Identificarea surselor de finantare
Metodologii utilizate in derularea proiectelor cu finantare
internationala
Rolul managerului de proiect in proiectele cu finantare
internationala
Manager de proiect lectie demonstrativa 8

Fiecare modul debuteaza cu o introducere, in care sunt prezentate


pe scurt principalele aspecte abordate in cadrul acestuia. De
asemenea, sunt precizate si principalele obiective pe care le puteti
atinge prin parcurgerea modulului. Am ales spre exemplificare
introducerea modulului 1.

Introducere in managementul
proiectelor

Introducere
Organizatiile moderne au realizat din ce in ce mai mult faptul ca, pentru a avea succes,
trebuie sa fie la curent si sa foloseasca cele mai moderne tehnici de management al
proiectelor. Multe organizatii declara ca prin folosirea tehnicilor si procedurilor de
management al proiectelor obtin o serie de avantaje, cum ar fi: un control mai bun al
resurselor financiare, materiale si umane, relatii imbunatatite cu clientii, costuri mai
scazute, calitate mai buna si fiabilitate crescuta, marje de profit mai mari, productivitate
crescuta, coordonare interna mai buna, un moral mai bun al angajatilor.

La finalul parcurgerii acestui modul ne propunem sa atingem urmatoarele


obiective:
• sa va familiarizati cu unele dintre notiunile specifice managementului
de proiect;
• sa puteti face o comparatie intre managementul proiectelor si alte
discipline;
• sa cunoasteti o parte din istoria managementului proiectelor;
• sa stiti ce presupune certificarea ca manager de proiect;
• sa fiti familiarizati cu principalele tipuri de proiecte;
• sa cunoasteti care sunt rolul si pozitia managerului de proiect pe scara
ierarhica;
• sa intelegeti care este implicarea celorlalti manageri si angajati in
implementarea proiectelor.

Ce este un proiect?
Indiferent ca suntem membri ai unei mari corporatii sau conducem propria afacere,
proiectele fac parte din viata noastra de zi cu zi. Un proiect este un efort de a crea
un produs sau serviciu unic, cu un rezultat care este precis definit si totodata masurabil.
9 lectie demonstrativa Manager de proiect

Definitiile si informatiile esentiale sunt prezente de-a lungul intregului curs si


va semnalizeaza aspectele deosebit de importante, pe care ar trebui sa puneti
accentul la insusirea materialului de studiu. Iata cateva exemple din modulul 4.

Indicatori de performanta ai proiectului

valoarea Aceasta parte a fazei de control este specifica proiectelor. Intelegerea acestui concept
realizata este foarte importanta pentru managementul proiectelor, deoarece ne poate permite,
(Earned Value) ca manageri de proiect, sa evaluam cum progreseaza proiectul.

Valoarea realizata (VR) reprezinta valoarea muncii care a fost terminata pana
la momentul actual.

Valoarea planificata (VP) reprezinta valoarea muncii care ar fi trebuit sa fie


efectuata pana la momentul actual.

Valoarea planificata se refera la planul de baza al proiectului si, de asemenea, la cea


mai buna estimare a managerului de proiect si totodata a echipei de proiect cu
privire la ce resurse vor fi necesare si folosite pentru activitatile dintr-un anumit
interval de timp.

Costul real (CR) reprezinta suma cheltuita in realitate in proiect pe parcursul


perioadei de timp pe care dorim sa o analizam.

Sa presupunem ca avem un proiect ce se desfasoara pe parcursul a opt luni si ca ne


aflam la sfarsitul celei de-a patra luni a proiectului. Trebuie sa luam in consideratie
suma de bani care s-a cheltuit in realitate si sa o comparam cu ceea ce initial s-a
planificat pentru perioada respectiva. Daca s-a cheltuit mai mult decat ceea ce am
planificat inseamna ca am depasit bugetul. Daca s-a cheltuit mai putin decat ceea
ce am planificat inseamna ca ne aflam in limitele bugetului.

Varianta costurilor (VC) reprezinta indicatorul care arata evolutia proiectului


relativ la costurile planificate. Varianta costurilor este reprezentata de formula
VR-CR.

Daca VC este negativa inseamna ca proiectul a depasit bugetul. Daca VC este


pozitiva inseamna ca proiectul se afla in limitele bugetului alocat.

Indicele cost/performanta (ICP) este folosit pentru a determina eficienta


proiectului din punctul de vedere al costurilor. Formula dupa care este calculat
este VR/CR.
Manager de proiect lectie demonstrativa 10

Rezultatul final al aplicarii formulei pentru ICP este un numar zecimal, sub sau
supraunitar. Daca ICP este un numar supraunitar, atunci proiectul a evoluat mai bine
decat s-a planificat din punctul de vedere al bugetului. Daca ICP este subunitar,
atunci proiectul a evoluat mai slab decit s-a planificat, din punctul de vedere al
costurilor.

Trebuie mentionat faptul ca, in majoritatea proiectelor, realizarea unei analize


riguroase pe baza valorii realizate este extrem de dificila. De cele mai multe ori,
precizia prezentata in lucrarile teoretice nu poate fi aplicata in practica la fel de usor
ca in teorie. Este totusi important ca managerul de proiect sa aiba la dispozitie un set
de instrumente cu ajutorul carora sa poata analiza modul in care proiectul evolueaza
si analiza valorii realizate este un astfel de instrument.

Inchiderea proiectului
La fel cum fazele precedente s-au suprapus, si fazele de control si de inchidere sunt
foarte greu de delimitat.

In experienta profesionala a aproape oricarui manager de proiect pot fi regasite proiecte


care par a nu se mai termina. Chiar daca de multe ori managerii de proiect si-au
concentrat deja atentia asupra unui alt proiect, proiectul initial pare ca are un fel de
personalitate proprie si nu se sfarseste niciodata.

Exista mai multe motive pentru care proiectele par a nu se mai sfarsi. Unele dintre
acestea pot continua datorita unor ratiuni de finantare. In multe companii este mai
usor de obtinut fonduri pentru proiecte decat pentru operatiunile continue. Chiar si
atunci cand proiectul este de fapt terminat, este uneori mai usor, din ratiuni care tin
de comportamentul organizational, de obtinut fonduri pentru un proiect, chiar daca
rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat.

Atunci cand, in cadrul unei organizatii, rezultatul livrabil al unui proiect a fost
obtinut si activitatile din proiect au devenit o parte a sistemului de operatiuni al
organizatiei, proiectul este terminat.

Este un fenomen relativ raspandit ca un grup de angajati sau un segment al unei


companii, odata implicati intr-un proiect, sa isi doreasca sa continue procesul pe
care l-au inceput; in majoritatea cazurilor insa, compania nu beneficiaza cu nimic
daca activitatile respective sunt denumite in continuare „proiect”.

Cum poate fi stopat acest fenomen? La inceputul procesului de planificare, managerul


de proiect trebuie sa colaboreze indeaproape cu toti stakeholderii proiectului, pentru
a determina cat mai precis ce se va intelege prin „proiect terminat”, cu alte cuvinte,
care sunt caracteristicile rezultatului livrabil care, odata indeplinite, proiectul va fi
declarat incheiat.
11 lectie demonstrativa Manager de proiect

Cu scopul de a va facilita intelegerea aspectelor teoretice prezentate,


modulele contin numeroase exemple si momente de reflectie. Iata o
selectie din modulul 7 (referitor la managementul timpului) si din
modulul 5 (care se refera la executia planului proiectului).

Dezvoltarea unui calendar de activitati (Modulul 7)

Dezvoltarea unui calendar de activitati este procesul determinarii unor date


realiste de incepere si terminare a unui proiect.

Asta nu inseamna ca programarea care rezulta va fi pe placul sponsorului proiectului,


dar cel putin el reprezinta un punct de plecare. Dezvoltarea calendarului de activitati
este un proces iterativ care aduce laolalta toti pasii discutati anterior, plus intrari
suplimentare, venite din alte zone, cum ar fi estimari ale costului. Cei mai multi
manageri de proiect realizeaza celelalte procese ale managementului timpului simultan
cu dezvoltarea calendarului de activitati. Folosirea unui soft de gestionare a
proiectului, cum ar fi Microsoft Project, face combinarea acestor procese mult mai
usoara.

Intelegerea termenilor de „avans” si „intarziere” este importanta pentru dezvoltarea


calendarului de activitati. Aceste doua notiuni regleaza legaturile dintre sarcini prin
compensarea sau suprapunerea sarcinilor.

Intarzierea se transpune intr-o prelungire a activitatii necesare pentru realizarea


sarcinilor care se afla in afara controlului dumneavoastra sau care doar face
parte din natura activitatilor desfasurate.

Puteti avea o intarziere de doua saptamani intre comandarea serverelor dedicate


si instalarea lor din cauza procesului de livrare.

intrari Ca intrari pentru acest proces, enumeram:


• diagrama retea a proiectului;
• estimarile duratelor activitatilor;
• necesarul de resurse;
• descrierea parcului de resurse. Cunoasterea resurselor disponibile si a timpului
pe care acestea il au la dispozitie este vitala pentru crearea unui calendar de
activitati.

Resursele impartite cu alte activitati sau alte proiecte pot fi extrem de dificil de
programat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil.
Manager de proiect lectie demonstrativa 12

Executia planului proiectului (Modulul 5)

Multi oameni au o impresie foarte proasta privind planificarea datorita


experientelor pe care le-au avut. Managerii de cel mai inalt nivel cer de cele
mai multe ori un plan, dar de foarte multe ori nimeni nu mai verifica daca
planul a fost respectat. De exemplu, un manager de proiect si-a propus sa se
intalneasca pe parcursul a doua luni cu fiecare lider de echipa din proiect,
pentru a evalua planurile pe care acestia le-au creat. Managerul de proiect a
creat o programare detaliata pentru aceste intalniri. Prima intalnire a fost anulata
datorita unei alte intalniri de afaceri. A doua intalnire a fost amanata din motive
personale neexplicate. Doua luni mai tarziu, managerul de proiect nu se intalnise
nici macar cu jumatate dintre liderii echipei de proiect. In acest caz, de ce ar
mai trebui membrii echipei de proiect sa se simta obligati sa urmeze planurile,
cand managerul de proiect nu le respecta?

aptitudini si Executia planurilor proiectului necesita multe aptitudini din partea managerului
cunostinte de proiect. Aptitudinile din sfera managementului general – leadership, comunicare,
necesare negociere – sunt esentiale. De exemplu, procedurile organizationale pot sa ajute
sau sa impiedice buna executie a planului proiectului. Daca organizatia are linii
directoare si recomandari in ceea ce priveste planul proiectului, precum si in ceea
ce priveste planurile pentru fiecare domeniu de expertiza si toti cei din organizatie
urmaresc aceste linii directoare, planurile vor fi mai usor de creat. Daca, de asemenea,
organizatia foloseste planurile proiectelor ca baza de pornire pentru monitorizarea
progresului in timpul executiei, atunci cultura organizationala va promova relatia
dintre o buna planificare si o buna executie. Managerii de proiect trebuie sa dea
exemplu, fiecare in propriul proiect, in ceea ce priveste urmarirea acestor linii
directoare, planificarea si executia. Managerii de proiect trebuie, de asemenea, sa
comunice bine cu echipa de proiect si cu alti stakeholderi pentru a crea si executa
planuri de proiect cat mai bune.

Managerii de proiect pot uneori sa considere necesar sa incalce regulile


organizatiei, pentru a produce rezultate palpabile cat mai repede.

Atunci cand managerii de proiect incalca regulile, de obicei jocurile politice au un


cuvant important de spus in interpretarea rezultatelor.

Daca un anumit proiect foloseste componente care nu sunt standard,


managerul de proiect trebuie sa isi foloseasca relatiile si influenta pentru a
convinge stakeholderii implicati asupra nevoii de a incalca regulile care spun
ca trebuie sa se foloseasca doar componente standard. Incalcarea regulilor
organizationale – fara consecinte negative – necesita aptitudini excelente de
leadership, de comunicare si aptitudini politice.
13 lectie demonstrativa Manager de proiect

Exercitiile reprezinta un instrument util de verificare a cunostintelor


teoretice dobandite in cadrul cursului. Astfel de exercitii apar in toate
modulele. Mai jos, am selectat exercitii din cadrul modulului 8, legat de
managementul costurilor si resurselor financiare.

Bugetarea costurilor

Bugetarea costului este procesul de distribuire a costului catre articolele


individuale de volum de munca din cadrul proiectului. Performanta proiectului
va fi determinata pe baza bugetului alocat diferitelor parti ale proiectului.
Rezultatul procesului de bugetare a costului reprezinta planul de baza al costului
proiectului.

Exercitiul 2
Imaginati-va ca sunteti directorul unui proaspat infiintat centru de certificare
Cambridge. Initiati un proiect de popularizare a centrului dumneavoastra si
trebuie sa stiti costul total al proiectului pentru a va putea calcula profitul.
Estimarile timpului proiectului sunt facute pornind de la durata propusa a
cursurilor si testarilor, in primul rand, determinata prin luarea in consideratie a
ceea ce trebuie acumulat si testat in acele ore. Acestea sunt corelate cu necesarul
de munca pentru a stabili costurile directe. Programul are nevoie de un instructor
care sa faca trei zile de traininguri in valoare de 400 RON pe zi, sa fie sustinut
de un manager de training, care asigura si functia de PR si care implica niste
costuri de 30 RON pe zi. Calculati costurile directe considerand ca va bazati
pe un numar minim de 30 de cursanti. Cursul cere sa existe provizii de articole
de birotica si papetarie, care au un cost variabil (cu cati mai multi cursanti, cu
atat costurile sunt mai mari) de 11 RON pe cursant. Calculati si aceste costuri
variabile, luand in calcul numarul de cursanti mentionat mai sus. In costurile
indirecte cu munca si materialele sunt incluse si costurile generate de timpul
necesar aranjarii cursului (5 zile de munca ale managerului de training), si
cheltuielile pentru chirie, incalzire, iluminat si fonduri pentru asigurarea
necesarului de materiale. Aceste cheltuieli sunt adaugate la costul total
printr-o rata de 50%. Calculati costul total al proiectului.

Controlul costurilor

Procesul de influentare a factorilor care genereaza variatii ale costurilor si de


schimbare controlata a bugetului proiectului.

Controlul costului reprezinta ultimul proces din managementul costului unui proiect.
Acest proces se preocupa de influentarea factorilor care creeaza schimbarea in planul
de baza al proiectului, pentru a ne asigura ca schimbarile sunt asteptate si nu ne iau
prin surprindere.
Manager de proiect lectie demonstrativa 14

Exercitiul 3
Sa se completeze urmatorul tabel al valorii adaugate. Subliniati bugetul
proiectului in faza finala (BAC).

Tabelul 8.3 Tabel de valoare adaugata

Exercitiul 4
Se dau urmatoarele informatii despre un proiect desfasurat in 2006:
– Activitatea A consta in cercetarea cerintelor sistemului informational al
organizatiei. Ea dureaza de pe 15 Ianuarie pana pe 7 Martie si implica
folosirea a 2 cercetatori al caror salariu lunar este de 751 RON si a unui
manager de birou care primeste 1100 RON lunar;
– Activitatea B incepe pe 8 Martie, se termina pe 22 Martie si presupune
crearea unui soft de gestionare a e-mail-urilor la nivelul firmei. In cadrul
ei este nevoie de aportul a 3 programatori, dintre care doi debutanti si unul
senior. Acestia au nevoie de aparatura care va fi inchiriata de la o firma de
computere contra sumei de 5.000 RON pe luna. Salariul unui programator
debutant este de 354 RON pe luna, iar al unuia senior – de 785 RON
lunar. La finalul acestei activitati aparatura inchiriata va fi returnata;
– Activitatea C presupune testarea soft-ului pe sistemul firmei. Ea se va
desfasura intre 23 Martie si 25 Martie. Este necesar aportul unui singur
programator debutant si instalarea unui server in valoare de 6.000 RON;
– Activitatea D inseamna instruirea membrilor organizatiei in utilizarea
noului sistem informational, in vederea utilizarii sale. Ea se va desfasura
intre 29 Martie si 27 Aprilie. Un instructor platit cu 3.000 RON pe luna va
efectua aceasta activitate si va avea nevoie de produse de papetarie in valoare
de 20 RON pentru fiecare dintre cei 55 de participanti (angajatii firmei).
Calculati estimarile de cost si completati un tabel al valorii adaugate pe baza
lor, stiind ca toate costurile bugetate ale volumului de munca programat au
fost cu 5% mai mici decat costurile reale ale volumului de munca executat si
cu 10% mai mari decat costurile bugetate ale volumului de munca programat.
Calculati bugetul total al proiectului.
15 lectie demonstrativa Manager de proiect

Pentru facilitarea insusirii de noi cunostinte, lectiile cuprind imagini,


scheme si tabele sugestive care pot stimula invatarea. Va oferim
asemenea fragmente din modulul 7 al cursului.

Dezvoltarea unui calendar de activitati

In cadrul unui proiect de constructii, detaliile suplimentare vor include aproape


sigur elemente cum ar fi histogramele resurselor, proiectii ale fluxului de numerar
si calendarul lansarii comenzilor si livrarilor.
Pentru un proiect din domeniul electronicelor, detaliile suplimentare vor include
doar histogramele resurselor.

Informatiile cel mai des oferite ca detalii suplimentare includ, dar nu se limiteaza la:
 cerintele de resurse in functie de perioadele de timp, deseori sub forma de
histograme ale resurselor;
 calendare de activitati alternative: cazul cel mai bun, cazul cel mai rau,
resursa uniformizata sau nu, activitate cu sau fara termen limita;
 rezerve de timp si estimari ale riscului.

Figura 7.16 – Diagrama retea a proiectului cu datele care definesc activitatile


• Planul de management al calendarului de activitati. Defineste modalitatile
de gestionare a schimbarilor intervenite in calendarul de activitati. Poate fi formal
sau informal, detaliat complet sau abia schitat, pe baza necesitatilor proiectului.
Este un element subsidiar al planului proiectului.
• Actualizari ale necesarului de resurse. Uniformizarea resurselor si actualizarea
listei de activitati pot avea un efect semnificativ asupra estimarilor preliminare
ale necesarului de resurse.
Manager de proiect lectie demonstrativa 16

Figura 7.17 – Diagrama retea a proiectului cu datele care definesc activitatile

Eveniment Au g Sept O ct No v Dec I an Feb M ar


~ncheierea p lanului cl\d irii
~ncep erea lucrului la fund a]ie
Rid icarea p rimului p erete
Montarea instala]iei electrice
Montarea p rimului g eam
~nmânarea cheii

Figura 7.18 – Grafic al evenimentelor cheie

Figura 7.19 – Diagrama retea temporala

Pentru a rezuma, intrarile, iesirile si instrumentele folosite de procesul de dezvoltare


a calendarului de activitati sunt:

Figura 7.20 – Intrari, instrumente si tehnici, iesiri in procesul de dezvoltare a unui calendar
de activitati
17 lectie demonstrativa Manager de proiect

La finalul fiecarui modul veti gasi raspunsuri la exercitiile din


cuprinsul acestuia, care va pot ajuta sa va verificati astfel
cunostintele asimilate. Si in cazul in care exista exercitii subiective,
veti primi cateva sugestii de rezolvare.

RASPUNSURI LA EXERCITII
Exercitiul 1
Raspunsul corect este C.

Exercitiul 2
Raspunsul corect este A. Acesta este primul document care integreaza proiectul
in sine, cu strategiile si obiectivele organizationale.

Exercitiul 3
Raspunsul corect este D. Punctul de pornire al oricarui proces de planificare
trebuie sa fie planificarea strategica a organizatiei. Doar dupa ce scopul si
obiectivele generale au fost stabilite, managementul poate sa determine ce
proiecte vor fi executate.

Exercitiul 4
Raspunsul corect este A.

Exercitiul 5
Raspunsul corect este D. Asumptiile care nu sunt notate si bine documentate
sunt foarte periculoase pentru succesul proiectului.

Exercitiul 6
Raspunsul corect este C. Deoarece planul proiectului arata ce trebuie facut
pentru a executa proiectul, diversi membri ai echipei pot sa comunice cu
privire la progresul realizat, facand referire la acesta.

Exercitiul 7
Raspunsul corect este C. Orice resursa care poate fi refolosita ca un instrument
util este parte din metodologia organizationala pentru planificarea proiectelor.

Exercitiul 8
Raspunsul corect este C. Actiunile corective sunt luate dupa ce a aparut o
varianta fata de planul proiectului.
Manager de proiect lectie demonstrativa 18

Fiecare modul contine la final un rezumat al cunostintelor


prezentate in cadrul sau. Am ales pentru exemplificare rezumatul
modulului 6.

REZUMATUL MODULULUI 6
6.1 In acest modul am examinat notiunea de arie de acoperire, in principal
aplicata unui proiect, desi ea se regaseste si atunci cand vorbim despre un
produs in sine sau despre un serviciu prestat. In esenta, aria de acoperire a
unui proiect determina totalitatea actiunilor ce trebuie intreprinse pentru
realizarea rezultatelor livrabile ale proiectului.
6.2 Avem de-a face cu cinci zone ale ariei de acoperire a proiectului, care au
fost explorate in acest modul, si anume:
• planificarea ariei de acoperire;
• definirea ariei de acoperire;
• crearea de Work Breakdown Structures;
• verificarea ariei de acoperire;
• controlul ariei de acoperire.
6.3 Fiecare dintre aceste zone are propriile intrari, instrumente si tehnici folosite
pentru obtinerea unor iesiri specifice. Toate acestea au fost mentionate in
cadrul sectiunilor corespunzatoare. Raspunsul la intrebarea „De ce ne
intereseaza sa cunoastem zona de acoperire a unui proiect?” este foarte simplu:
niciun proiect nu poate fi demarat fara sprijinul forului conducator al
organizatiei. Pentru a obtine aportul oamenilor din conducere, acestia trebuie
convinsi ca proiectul se inscrie in linia generala strategica a firmei. In plus,
exista in prezent tendinta de a judeca un proiect numai in functie de rezultatul
sau, de performanta sa. De exemplu, un proiect prin care se realizeaza un
stadion la timp si in limitele bugetului stabilit difera foarte mult de unul prin
care se realizeaza acelasi stadion, dar cu un an mai tarziu decat se astepta sau
depasind cu 20% bugetul stabilit sau amandoua situatiile la un loc.
6.4 Pe langa timp, cost si specificatii, incepe sa isi faca simtita tot mai pregnant o
a patra dimensiune in functie de care trebuie sa judecam un proiect –
asteptarile clientului. Cu cat mai bine sunt acestea transpuse in aria sa de
acoperire, cu atat mai aproape va fi rezultatul acestuia de ceea ce asteapta
clientii si, concomitent, cu atat mai mare va fi succesul proiectului. Ca manager
de proiect, trebuie sa va informati cat mai clar asupra a ceea ce asteapta clientii
de la dumneavoastra, pentru a evita un eventual esec al proiectului pe care il
conduceti. De asemenea, va va fi mult mai simplu sa scrieti planul proiectului
odata ce veti detine toate informatiile referitoare la aria de acoperire a acestuia.
6.5 Inainte de scrierea efectiva a planului de proiect, este necesara construirea
unei descrieri initiale a proiectului – acel document care recunoaste formal
existenta proiectului („certificatul lui de nastere”).
19 lectie demonstrativa Manager de proiect

Sectiunea dictionar de specialitate are rolul de a va face cunoscut


sensul termenilor de specialitate care apar de-a lungul cursului.
Pentru ilustrare, am selectat dictionarul modulului 2.

DICTIONAR DE SPECIALITATE
analiza sistemelor – este o abordare folosita pentru analiza
problemelor, care necesita definirea sferei de
activitate a sistemului de studiat, impartindu-l in
parti componente, apoi identificarea si evaluarea
problemelor, oportunita-tilor, constrangerilor si
nevoilor acestora. Analistul examineaza solutiile
alternative de imbunatatire a situatiei curente,
identifica un nivel optim sau satisfacator, solutia
sau planul de actiune si examineaza planul
raportat la intregul sistem

ciclul de viata al proiectului – reprezinta o colectie de faze ale proiectului

procesul de afaceri – reprezinta o colectie de activitati intercorelate,


care au ca obiectiv producerea de valoare pentru
organizatie, pentru clientii acesteia sau pentru
principalii stakeholderi. Un proces de afaceri, este,
de exemplu, modalitatea in care o organizatie isi
livreaza serviciile catre clienti

punctele de finalizare – sunt evaluari periodice facute de management


asupra proiectelor in derulare, pentru a estima
evolutia, succesul probabil si compatibilitatea
continua cu scopurile organizatiei

rezultatele livrabile – sunt documente, produse sau servicii care


constituie iesirile unei faze a proiectului sau a
proiectului, in ansamblu

sistemele – reprezinta seturi de elemente interconectate, care


lucreaza sau functioneaza intr-un mediu, pentru
a indeplini un anumit scop

work breakdown structure – in managementul proiectelor, WBS este o structura


(WBS) arborescenta a rezultatelor livrabile si a sarcinilor
care sunt necesare pentru a termina un proiect.
Scopul WBS este sa identifice elementele
terminale (ceea ce trebuie efectiv facut intr-un
proiect). Ca urmare, WBS serveste ca baza pentru
munca de planificare a proiectelor
Manager de proiect lectie demonstrativa 20

Toate modulele sunt insotite de o tema pentru acasa, cu rolul de a


va verifica insusirea cunostintelor prezentate. Iata ca exemplu tema
modulului 5.

TEMA PENTRU ACASA 5


A. Raspundeti la urmatoarele intrebari:

5.1 Primul tip de planificare ce apare cand se executa procesul


organizational de alegere a proiectelor este:
a) planificarea proiectelor;
b) planificarea tactica;
c) programarea activitatilor;
d) planificarea strategica.

5.2 Comunicarea, abilitatile de leader si negocierea sunt exemple de


aptitudini:
a) de management de proiect;
b) de management general;
c) de management al echipelor;
d) de management executiv.

5.3 Planificarea aditionala apare atunci cand:


a) este aprobata o cerere de schimbare in proiect;
b) managerul de proiect crede ca este necesara;
c) sponsorul crede ca este necesara;
d) managerul de proiect este schimbat.

B. Redactati o lucrare de o pagina bazata pe exemplul prezentat in


deschiderea acestui modul. Raspundeti la urmatoarele intrebari:
• Care credeti ca a fost problema reala in acest caz?
• Prezinta cazul un scenariu realist? De ce da sau de ce nu?
• Alexandru Popescu a fost un bun manager de proiect? De ce da sau de
ce nu?
• Ce ar fi putut Alexandru sa faca pentru a fi un manager de proiect mai
bun?
• Ce ar fi trebuit sa faca managementul de nivel superior pentru a-l ajuta
pe Alexandru?
21 lectie demonstrativa Manager de proiect

Temele se rezolva pe formulare speciale, pe care le gasiti in


interiorul caietelor de curs si pe site, in contul de cursant.

Cu prezentarea formularului de tema pentru acasa


se incheie lectia demonstrativa a acestui curs.
In speranta ca materialul prezentat v-a convins
de accesibilitatea si atractivitatea cursului nostru,
va asteptam sa deveniti cursant al Institutului Eurocor,
inscriindu-va la cursul de Manager de proiect !

021.33.225.33; www.eurocor.ro
22 lectie demonstrativa Manager de proiect