Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
EM L
O EC
N T
ST IE
R
AT
I VA
INTRODUCERE
„Un bun management al proiectelor nu garanteaza succesul fiecarui proiect, dar aplicarea
necorespunzatoare a managementului proiectelor garanteaza, de obicei, esecul.”
C. Chatfield si T. Johnnson, „Microsoft Office Project 2003”, Microsoft Press, 2004
Orice activitate umana care implica realizarea unor sarcini nerepetitive poate fi considerata
un proiect. Deci fiecare dintre noi ar putea fi considerat manager de proiect. Toti practicam
managementul de proiect, fie ca o facem pentru proiectele personale, fie pentru cele
profesionale. Dar exista o diferenta foarte mare intre un proiect simplu, care implica una
sau doua persoane, si unul complex, care implica o echipa de oameni, organizatii diferite
si sarcini multiple. Chiar si in proiectele complexe se folosesc tehnici simple de control al
resurselor si de motivare a persoanelor implicate in implementarea lor.
Cursul de Manager de proiect oferit de Institutul Eurocor va da sansa de a dobandi
cunostintele si abilitatile necesare pentru a folosi aceste tehnici, atat pentru a ordona
activitatile de natura personala, cat si pentru a imbunatati in mod substantial eficienta la
locul de munca. Principalul obiectiv al acestui curs este tocmai acela de a prezenta cat
mai clar si atractiv, printr-un continut presarat cu exemple, principalele concepte din
domeniul managementului proiectelor, conexiunile logice intre acestea, precum si modul
in care ele pot fi puse in practica. De asemenea, vor fi prezentate elemente referitoare la
solutiile informatice din domeniu, conferindu-va astfel o perspectiva integratoare, con-
forma cu standardele europene si nationale referitoare la managementul proiectelor. La
finalul acestui curs, veti putea sa aplicati metodele si tehnicile managementului modern
al proiectelor si veti putea sa va cresteti eficienta atat pe plan personal, cat si pe plan
profesional. In acelasi timp, proiectele in care veti participa sau pe care le veti conduce
vor fi mai bine organizate, deoarece veti intelege ciclul de viata al unui proiect. Atat
costurile, cat si durata de executie a unui proiect le veti evalua mai precis; de asemenea,
veti putea corela asteptarile stakeholderilor si obiectivele proiectului, veti dobandi
cunostinte in domeniul ariilor de expertiza fundamentale din domeniul managementului
proiectelor si veti sti sa folositi instrumente software care sa va permita planificarea mai
buna si controlul mai riguros al activitatilor desfasurate. O activitate specifica
managementului de proiect in Romania, in contextul integrarii tarii noastre in Uniunea
Europeana, este reprezentata de managementul proiectelor cu finantare internationala,
astfel ca prin intermediul cursului nostru veti fi pregatiti atat teoretic, cat si practic pentru
managementul acestui tip de proiecte.
La finalul cursului prin corespondenta veti putea participa la un scurt program fata-n
fata, care va va da posibilitatea ca, in urma unui examen, sa obtineti un certificat emis
impreuna cu Ministerul Muncii, certificat recunoscut la nivel national.
Cursul de Manager de proiect va poate oferi calea spre pregatirea de care aveti nevoie,
pentru a putea avea succes in proiectele profesionale, dar si in cele personale.
Mult succes!
Profesorul dumneavoastra
3 lectie demonstrativa Manager de proiect
° Fiecare modul are o anumita structura didactica, care se va pastra de-a lungul
intregului curs.
Indica faptul ca subiectul respectiv a mai fost tratat anterior, in cadrul aceluiasi
3 (18) modul sau intr-un modul anterior (de exemplu in modulul 3, la pagina 18)
Programa cursului
MANAGER DE PROIECT
FAZELE PROIECTULUI
Introducere in managementul
proiectelor
Introducere
Organizatiile moderne au realizat din ce in ce mai mult faptul ca, pentru a avea succes,
trebuie sa fie la curent si sa foloseasca cele mai moderne tehnici de management al
proiectelor. Multe organizatii declara ca prin folosirea tehnicilor si procedurilor de
management al proiectelor obtin o serie de avantaje, cum ar fi: un control mai bun al
resurselor financiare, materiale si umane, relatii imbunatatite cu clientii, costuri mai
scazute, calitate mai buna si fiabilitate crescuta, marje de profit mai mari, productivitate
crescuta, coordonare interna mai buna, un moral mai bun al angajatilor.
Ce este un proiect?
Indiferent ca suntem membri ai unei mari corporatii sau conducem propria afacere,
proiectele fac parte din viata noastra de zi cu zi. Un proiect este un efort de a crea
un produs sau serviciu unic, cu un rezultat care este precis definit si totodata masurabil.
9 lectie demonstrativa Manager de proiect
valoarea Aceasta parte a fazei de control este specifica proiectelor. Intelegerea acestui concept
realizata este foarte importanta pentru managementul proiectelor, deoarece ne poate permite,
(Earned Value) ca manageri de proiect, sa evaluam cum progreseaza proiectul.
Valoarea realizata (VR) reprezinta valoarea muncii care a fost terminata pana
la momentul actual.
Rezultatul final al aplicarii formulei pentru ICP este un numar zecimal, sub sau
supraunitar. Daca ICP este un numar supraunitar, atunci proiectul a evoluat mai bine
decat s-a planificat din punctul de vedere al bugetului. Daca ICP este subunitar,
atunci proiectul a evoluat mai slab decit s-a planificat, din punctul de vedere al
costurilor.
Inchiderea proiectului
La fel cum fazele precedente s-au suprapus, si fazele de control si de inchidere sunt
foarte greu de delimitat.
Exista mai multe motive pentru care proiectele par a nu se mai sfarsi. Unele dintre
acestea pot continua datorita unor ratiuni de finantare. In multe companii este mai
usor de obtinut fonduri pentru proiecte decat pentru operatiunile continue. Chiar si
atunci cand proiectul este de fapt terminat, este uneori mai usor, din ratiuni care tin
de comportamentul organizational, de obtinut fonduri pentru un proiect, chiar daca
rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat.
Atunci cand, in cadrul unei organizatii, rezultatul livrabil al unui proiect a fost
obtinut si activitatile din proiect au devenit o parte a sistemului de operatiuni al
organizatiei, proiectul este terminat.
Resursele impartite cu alte activitati sau alte proiecte pot fi extrem de dificil de
programat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil.
Manager de proiect lectie demonstrativa 12
aptitudini si Executia planurilor proiectului necesita multe aptitudini din partea managerului
cunostinte de proiect. Aptitudinile din sfera managementului general – leadership, comunicare,
necesare negociere – sunt esentiale. De exemplu, procedurile organizationale pot sa ajute
sau sa impiedice buna executie a planului proiectului. Daca organizatia are linii
directoare si recomandari in ceea ce priveste planul proiectului, precum si in ceea
ce priveste planurile pentru fiecare domeniu de expertiza si toti cei din organizatie
urmaresc aceste linii directoare, planurile vor fi mai usor de creat. Daca, de asemenea,
organizatia foloseste planurile proiectelor ca baza de pornire pentru monitorizarea
progresului in timpul executiei, atunci cultura organizationala va promova relatia
dintre o buna planificare si o buna executie. Managerii de proiect trebuie sa dea
exemplu, fiecare in propriul proiect, in ceea ce priveste urmarirea acestor linii
directoare, planificarea si executia. Managerii de proiect trebuie, de asemenea, sa
comunice bine cu echipa de proiect si cu alti stakeholderi pentru a crea si executa
planuri de proiect cat mai bune.
Bugetarea costurilor
Exercitiul 2
Imaginati-va ca sunteti directorul unui proaspat infiintat centru de certificare
Cambridge. Initiati un proiect de popularizare a centrului dumneavoastra si
trebuie sa stiti costul total al proiectului pentru a va putea calcula profitul.
Estimarile timpului proiectului sunt facute pornind de la durata propusa a
cursurilor si testarilor, in primul rand, determinata prin luarea in consideratie a
ceea ce trebuie acumulat si testat in acele ore. Acestea sunt corelate cu necesarul
de munca pentru a stabili costurile directe. Programul are nevoie de un instructor
care sa faca trei zile de traininguri in valoare de 400 RON pe zi, sa fie sustinut
de un manager de training, care asigura si functia de PR si care implica niste
costuri de 30 RON pe zi. Calculati costurile directe considerand ca va bazati
pe un numar minim de 30 de cursanti. Cursul cere sa existe provizii de articole
de birotica si papetarie, care au un cost variabil (cu cati mai multi cursanti, cu
atat costurile sunt mai mari) de 11 RON pe cursant. Calculati si aceste costuri
variabile, luand in calcul numarul de cursanti mentionat mai sus. In costurile
indirecte cu munca si materialele sunt incluse si costurile generate de timpul
necesar aranjarii cursului (5 zile de munca ale managerului de training), si
cheltuielile pentru chirie, incalzire, iluminat si fonduri pentru asigurarea
necesarului de materiale. Aceste cheltuieli sunt adaugate la costul total
printr-o rata de 50%. Calculati costul total al proiectului.
Controlul costurilor
Controlul costului reprezinta ultimul proces din managementul costului unui proiect.
Acest proces se preocupa de influentarea factorilor care creeaza schimbarea in planul
de baza al proiectului, pentru a ne asigura ca schimbarile sunt asteptate si nu ne iau
prin surprindere.
Manager de proiect lectie demonstrativa 14
Exercitiul 3
Sa se completeze urmatorul tabel al valorii adaugate. Subliniati bugetul
proiectului in faza finala (BAC).
Exercitiul 4
Se dau urmatoarele informatii despre un proiect desfasurat in 2006:
– Activitatea A consta in cercetarea cerintelor sistemului informational al
organizatiei. Ea dureaza de pe 15 Ianuarie pana pe 7 Martie si implica
folosirea a 2 cercetatori al caror salariu lunar este de 751 RON si a unui
manager de birou care primeste 1100 RON lunar;
– Activitatea B incepe pe 8 Martie, se termina pe 22 Martie si presupune
crearea unui soft de gestionare a e-mail-urilor la nivelul firmei. In cadrul
ei este nevoie de aportul a 3 programatori, dintre care doi debutanti si unul
senior. Acestia au nevoie de aparatura care va fi inchiriata de la o firma de
computere contra sumei de 5.000 RON pe luna. Salariul unui programator
debutant este de 354 RON pe luna, iar al unuia senior – de 785 RON
lunar. La finalul acestei activitati aparatura inchiriata va fi returnata;
– Activitatea C presupune testarea soft-ului pe sistemul firmei. Ea se va
desfasura intre 23 Martie si 25 Martie. Este necesar aportul unui singur
programator debutant si instalarea unui server in valoare de 6.000 RON;
– Activitatea D inseamna instruirea membrilor organizatiei in utilizarea
noului sistem informational, in vederea utilizarii sale. Ea se va desfasura
intre 29 Martie si 27 Aprilie. Un instructor platit cu 3.000 RON pe luna va
efectua aceasta activitate si va avea nevoie de produse de papetarie in valoare
de 20 RON pentru fiecare dintre cei 55 de participanti (angajatii firmei).
Calculati estimarile de cost si completati un tabel al valorii adaugate pe baza
lor, stiind ca toate costurile bugetate ale volumului de munca programat au
fost cu 5% mai mici decat costurile reale ale volumului de munca executat si
cu 10% mai mari decat costurile bugetate ale volumului de munca programat.
Calculati bugetul total al proiectului.
15 lectie demonstrativa Manager de proiect
Informatiile cel mai des oferite ca detalii suplimentare includ, dar nu se limiteaza la:
cerintele de resurse in functie de perioadele de timp, deseori sub forma de
histograme ale resurselor;
calendare de activitati alternative: cazul cel mai bun, cazul cel mai rau,
resursa uniformizata sau nu, activitate cu sau fara termen limita;
rezerve de timp si estimari ale riscului.
Figura 7.20 – Intrari, instrumente si tehnici, iesiri in procesul de dezvoltare a unui calendar
de activitati
17 lectie demonstrativa Manager de proiect
RASPUNSURI LA EXERCITII
Exercitiul 1
Raspunsul corect este C.
Exercitiul 2
Raspunsul corect este A. Acesta este primul document care integreaza proiectul
in sine, cu strategiile si obiectivele organizationale.
Exercitiul 3
Raspunsul corect este D. Punctul de pornire al oricarui proces de planificare
trebuie sa fie planificarea strategica a organizatiei. Doar dupa ce scopul si
obiectivele generale au fost stabilite, managementul poate sa determine ce
proiecte vor fi executate.
Exercitiul 4
Raspunsul corect este A.
Exercitiul 5
Raspunsul corect este D. Asumptiile care nu sunt notate si bine documentate
sunt foarte periculoase pentru succesul proiectului.
Exercitiul 6
Raspunsul corect este C. Deoarece planul proiectului arata ce trebuie facut
pentru a executa proiectul, diversi membri ai echipei pot sa comunice cu
privire la progresul realizat, facand referire la acesta.
Exercitiul 7
Raspunsul corect este C. Orice resursa care poate fi refolosita ca un instrument
util este parte din metodologia organizationala pentru planificarea proiectelor.
Exercitiul 8
Raspunsul corect este C. Actiunile corective sunt luate dupa ce a aparut o
varianta fata de planul proiectului.
Manager de proiect lectie demonstrativa 18
REZUMATUL MODULULUI 6
6.1 In acest modul am examinat notiunea de arie de acoperire, in principal
aplicata unui proiect, desi ea se regaseste si atunci cand vorbim despre un
produs in sine sau despre un serviciu prestat. In esenta, aria de acoperire a
unui proiect determina totalitatea actiunilor ce trebuie intreprinse pentru
realizarea rezultatelor livrabile ale proiectului.
6.2 Avem de-a face cu cinci zone ale ariei de acoperire a proiectului, care au
fost explorate in acest modul, si anume:
• planificarea ariei de acoperire;
• definirea ariei de acoperire;
• crearea de Work Breakdown Structures;
• verificarea ariei de acoperire;
• controlul ariei de acoperire.
6.3 Fiecare dintre aceste zone are propriile intrari, instrumente si tehnici folosite
pentru obtinerea unor iesiri specifice. Toate acestea au fost mentionate in
cadrul sectiunilor corespunzatoare. Raspunsul la intrebarea „De ce ne
intereseaza sa cunoastem zona de acoperire a unui proiect?” este foarte simplu:
niciun proiect nu poate fi demarat fara sprijinul forului conducator al
organizatiei. Pentru a obtine aportul oamenilor din conducere, acestia trebuie
convinsi ca proiectul se inscrie in linia generala strategica a firmei. In plus,
exista in prezent tendinta de a judeca un proiect numai in functie de rezultatul
sau, de performanta sa. De exemplu, un proiect prin care se realizeaza un
stadion la timp si in limitele bugetului stabilit difera foarte mult de unul prin
care se realizeaza acelasi stadion, dar cu un an mai tarziu decat se astepta sau
depasind cu 20% bugetul stabilit sau amandoua situatiile la un loc.
6.4 Pe langa timp, cost si specificatii, incepe sa isi faca simtita tot mai pregnant o
a patra dimensiune in functie de care trebuie sa judecam un proiect –
asteptarile clientului. Cu cat mai bine sunt acestea transpuse in aria sa de
acoperire, cu atat mai aproape va fi rezultatul acestuia de ceea ce asteapta
clientii si, concomitent, cu atat mai mare va fi succesul proiectului. Ca manager
de proiect, trebuie sa va informati cat mai clar asupra a ceea ce asteapta clientii
de la dumneavoastra, pentru a evita un eventual esec al proiectului pe care il
conduceti. De asemenea, va va fi mult mai simplu sa scrieti planul proiectului
odata ce veti detine toate informatiile referitoare la aria de acoperire a acestuia.
6.5 Inainte de scrierea efectiva a planului de proiect, este necesara construirea
unei descrieri initiale a proiectului – acel document care recunoaste formal
existenta proiectului („certificatul lui de nastere”).
19 lectie demonstrativa Manager de proiect
DICTIONAR DE SPECIALITATE
analiza sistemelor – este o abordare folosita pentru analiza
problemelor, care necesita definirea sferei de
activitate a sistemului de studiat, impartindu-l in
parti componente, apoi identificarea si evaluarea
problemelor, oportunita-tilor, constrangerilor si
nevoilor acestora. Analistul examineaza solutiile
alternative de imbunatatire a situatiei curente,
identifica un nivel optim sau satisfacator, solutia
sau planul de actiune si examineaza planul
raportat la intregul sistem
021.33.225.33; www.eurocor.ro
22 lectie demonstrativa Manager de proiect