1

4. Etapa de formulare a proiectului 4.1. Construirea Matricei Logice

Dup cum s-a observat deja, construirea matricei logice se efectueaz n dou etape, i anume: 1) etapa de analiz, i 2) etapa de formulare / planificare. n prelegerea precedent am examinat pas cu pas metoda analizei, iar acum putem trece la etapa formulrii / planificrii, care, la rndul su, ncepe cu construirea matricei logice. nainte de a ncepe examinarea principiilor de construire a matricii logice n detaliu, trebuie s inem cont de urmtoarele. Nectnd la proprietile sale unice i utilizarea lor corect, matricea logic nu este o garanie absolut a elaborrii unui proiect de succes. Principiul ce vei semna, aceea vei culege este aplicabil n acest caz, dac ncepem a construi matricea logic pur mecanic. Cnd abordarea problemelor este corect, matricea logic ne ajut doar a lega activitile, rezultatele i obiectivele ntre ele n mod logic i firesc. Deci nu putem considera matricea logic ca un ansamblu de aciuni schematice, ci mai degrab ca pe un ndemn de a pune mintea n micare. Matricea Logic trebuie examinat n dinamic, n funcie de circumstanele permanent schimbtoare i progresul proiectului. Matricea Logic nu trebuie s fie o amprent congelat de idei ale autorului proiectului, ci un instrument viu i flexibil pentru a elabora planuri de proiecte eficiente. n cadrul reuniunii reprezentanilor factorilor interesai , care discut n comun problemele aprute, obiectivele i strategiile de baz cu ajutorul matricii logice, ei caut rspunsul la ntrebarea Ce dorim s obinem i cum vom realiza acest lucru? Prin definirea clar a obiectivelor i plasarea lor n arborele de obiective, ce indic ierarhia lor, autorii proiectului verific logica intern a proiectului, asigurndu-se de existena legturii logice ntre fiecare activitate - rezultat - scopul principal al proiectului i obiectivele generale ale proiectului. Ei trebuie s descopere supoziiile i riscurile critice, care ar putea afecta proiectul, i s identifice acei indicatori i surse de informaii pentru verificare, care vor fi utilizate n mod obligatoriu pe parcursul monitorizrii procesului de implementare a proiectului i de evaluare a ntregului proiect la finalizarea acestuia. De regul, aceste informaii sunt colectate ntr-un document rezumat, folosit ulterior pentru continuarea lucrrilor. Cu toate c cadrul logic i-a demonstrat capacitile de a fi un instrument util pentru planificarea i managementul proiectului, subliniem nc o dat c el nu este atotcuprinztor i nu garanteaz indiscutabil succesul proiectului. Procesul n sine are nevoie de timp i de o cunoatere aprofundat a conceptelor i logicii acestei abordri. Autorii proiectului trebuie s rezolve sarcini complexe privind prelucrarea i nsumarea factorilor i ideilor ce se intersecteaz, iar apoi ei trebuie s exprime toate aceste idei n fraze succinte i precise. Uneori aceste fraze sunt de neneles sau lipsite de sens. De multe ori, dorina de a juca de-a jocul completai ptrele n procesul completrii matricei logice, duce la rezultate dezolante la elaborarea unui proiect slab cu obiective ceoase, cu rezultate invizibile pentru factorii interesai. Prin ea nsi, matricea logic prezint substana unui proiect sau program ce se gsete ntr -un format coerent i uor de neles. Matricea logic este un instrument de lucru alctuit din patru coloane i patru linii, cu ajutorul crora definim dou concepte. Logica vertical: - evideniaz ceea ce urmeaz s se realizeze prin proiect; - clarific relaiile cauz-efect; - subliniaz supoziiile aspecte exterioare proiectului, care nu pot fi controlate de echipa de implementare. Logica orizontal urmrete msurarea efectelor proiectului i a resurselor utilizate n perioada de implementare, prin precizarea unor indicatori de verificare i a surselor , care permit identificarea acestor indicatori

4.2. Prima coloan: logica interveniei Prima coloan a matricei logice se numete logica interveniei (orice proiect este considerat o interventie) i stabilete strategia de baz care st la baza proiectului, i anume: - activitile (rndul 4, prima coloan) se implementeaz cu ajutorul mijloacelor materiale i umane (intrrile materiale i resurse umane), mobilizate pe perioada de implementare a proiectului; - rezultatele (al treilea rnd, prima coloan) se obin n urma desfurrii integrale a activitilor); - rezultatele obinute conduc la ndeplinirea scopului proiectului (al doilea rnd, prima coloan); - scopul ndeplinit al proiectului contribuie la ndeplinirea (parial) a obiectivelor generale (primul rnd, prima coloan) (vezi fig. 4.2). Cele patru niveluri ale obiectivelor din logica interveniei (liniile 1, 2, 3 i 4, prima coloan din matricea logic) sunt definite astfel: 1. Obiectivele generale ale proiectului / programului sunt obiective de amploare identificate de ctre ageniile de finanare la etap de programare (ex.: Nivel ridicat de dezvoltare socio-economic, omaj sczut), ce vizeaz beneficii semnificative i pe termen lung pentru comunitate. Acestea fac legtura ntre proiect / program i politicile naionale, regionale i sectoriale ale guvernului i ale donatorului, evideniind contribuia acestora la ndeplinirea politicilor UE. Obiectivele generale propuse vor fi doar parial ndeplinite prin proiectul propus, care va contribui la atingerea lor. Obiectivele generale pot fi realizate ca urmare a mai multor proiecte sau programe; 2. Scopul principal al proiectului esteobiectivul central, care trebuie ndeplinit prin implementarea proiectului. Este de ateptat ca scopul principal al proiectului s produc efecte dup finalizarea proiectului. Obiectivul principal ar trebui s abordeze problema de baz i s determine beneficiile pe termen lung durabile pentru grupul int. Scopul trebuie s se adreseze problemei centrale i s fie definit n termen de beneficii durabile pentru grupurile de beneficiari. Scopul trebuie s aduc beneficii echitabile pentru femei i brbai din cadrul grupului int i ale beneficiarilor finali. Cu alte cuvinte, scopul central al proiectului este problema central a proiectului, exprimat n profiturile sau beneficiile, de care se vor bucura beneficiarii sau grupul int pe un termen lung. Scopul principal al proiectului nu se refer la serviciile oferite de proiect (care sunt rezultatatul), ci utilizarea acestor servicii de ctre beneficiari. Un proiect poate avea doar un singur scop principal. Un proiect cu mai multe scopuri ar fi excesiv de complicat, care ar ntmpina dificulti de management. Multiple scopuri ale proiectului ar putea, de asemenea, s indice obiective neclare sau contradictorii. Formularea clar, concis, a Scopului unui proiect sau program poate contribui decisiv la succesul acestuia. 3. Rezultatele sunt produsele activitilor desfurate n perioada de implementare a proiectului, iar realizarea lor conduce la atingerea Scopului principal, ceea ce nseamn c ncep s apar beneficii durabile pentru grupurile int i beneficiari. Cu alte cuvinte, rezultatele snt roade ale activitilor din cadrul proiectului, care vizeaz atingerea scopului principal al proiectului; 4. Activitile proiectului (ex.: reparaia ncperilor, dotare, punere n funciune a tehnicii de calcul, organizare cursuri de formare) sunt activitile care trebuie ntreprinse, folosind resurse umane i materiale ( mijloacele) pentru a produce rezultatele propuse n cadrul proiectului sau programului. Activitile (cauza) se afl n relaie cauz-efect cu rezultatele (efectul) proiectului. Reieind din practica de implementare a proiectelor, pentru autor exist problema responsabilitii pentru atingerea rezultatelor proiectului. Cu toate c managerii de proiect sunt responsabili de furnizarea serviciilor i obinerea rezultatelor, ei nu pot controla comportamentul grupului int. Deaceea, pentru a atinge scopul principal al proiectului snt necesare opiniile beneficiarilor, care determin i apreciaz modul n care grupul int se folosete de serviciile proiectului, transformndu-le n profit pentru ei nii (vezi fig. 4.5). ns aceste opinii i comportamentul beneficierilor nu scutete pe deplin managerii de rspundere pentru atingerea scopului principal al proiectului, deoarece serviciile acordate trebuie s satisfac ntotdeauna nevoile i aspiraiile beneficiarilor. Dup cum s-a menionat mai sus, matricea logic recomand ca, pentru a evita complicaiile n proiect, s se aleag doar un singur scop principal al proiectului i nu mai multe. Uneori, prezena a mai multor obiective ale proiectului indic lipsa de claritate i scopuri controversate. Definiia exact i nelegerea comun: ce va servi drept mrturie a succesului proiectului, - este un aspect extrem de important al elaborrii proiectului. Dup ce reprezentanii grupurilor int (factorii interesai) s -au neles asupra scopului principal al proiectului, obiectivele i rezultatele selectate prin analiza strategic pot fi transferate din arborele obiectivelor n matricea logic. Aici, din nou, se face analiza logic a legturii mijloace rezultate cu posibilitatea ntroducerii, dac este cazul, a unor activiti i rezultate suplimentare.

4.3. Coloana a doua: indicatori de verificare a obiectivelor (IVO) n coloana a doua a Matricei Logice se descriu indicatorii, reprezentai n termeni cantitativi i calitativi. Acetea snt indicatorii, care vor fi verificai att n procesul de implementare a proiectului, ct i dup finalizarea acestuia. Indicatorii reflect n ce msur au fost ndeplinite: - obiectivele generale ale proiectului; - scopul principal al proiectului; - rezultatele proiectului. Aceti indicatori descriu n parametri calitativi, cantitativi i temporari modul n care implementarea proiectului va contribui la obinerea obiectivelor generale ale programului, formulate la un nivel superior, precum i la atingerea scopului principal al proiectului i rezultatelor necesare grupurilor - int. Aceti indicatori trebuie s fie determinai n conformitate cu anumite criterii, adic ei ar trebui s fie: specifici - s descrie n mod clar indicatorii pentru msurarea crora acetea sunt destinai, s fie msurabili, realizabili i reali pentru atingerea obiectivelor proiectului. Deci ei trebuie s ndeplineasc cerinele SMART: Specifici - s fie concrei; Msurabili s poat fi msurai; Accesibili s fie disponibili la un pre acceptabil; Relevani s fie relevani pentru obiectivele proiectului; i Timp s fie la momentul oportun. Mijloacele materiale i umane (numite intrri sau inputs - engl.) sunt resursele necesare pentru desfurarea activitilor planificate n proiect i snt plasate n coloana a doua, rndul al patrulea. n aceast caset (caseta - dreptunghi) trebuie prezentat estimarea resurselor necesare. De remarcat c n Matricea Logic nu exist indicatori ai activitilor. \

4.4. Coloana a treia: surse de verificare (confirmare) Sursele de verificare (ex.: Raportul anual al Camerei de Comer a Republicii Moldova, Rapoartlele Ageniei pentru Ocuparea forei de munc, diferite alte rapoarte i sondaje publicate n mass-media etc.) indic unde i n ce forma se pot gsi informaii despre ndeplinirea obiectivelor generale, scopului principal al proiectului. Se confirm, de asemenea, obinerea de ctre beneficiari a rezultatelor preconizate n proiect. Msura ndeplinirii acestora este oglindit de Indicatorii de verificare a obiectivelor. Cheltuielile i sursele de finanare (CE, Guvernul Republicii Moldova, Banca Mondial, USAID, BERD etc.) conform bugetului proiectului, snt plasate n rndul de la baza coloanei a treia a Matricii Logice. Astfel, sursele de verificare indic unde putem gsi informaiile, care confirm atingerea obiectivelor generale, scopului principal al proiectului i rezultatele, precum i n ce form aceste informaii sunt prezentate.

4.5. Coloana a patra: ipoteze i supoziii Pe parcursul etapei de analiza autorii proiectului neleg c prin intermediul unui proiect nu pot ndeplini toate sarcinile identificate n arborele obiectivelor. De aceea, conform strategiei de proiect alese, unele obiective, prezente n Arborele obiectivelor, rmn n afara proiectului, nefiind incluse n Logica interveniei pentru proiectul propus (ex.: implicare sporit la nivel local; comunicare eficient ntre actorii locali; acces sporit la credite). Acestea ar putea influena implementarea proiectului i durabilitatea rezultatelor ce vor fi produse, dar se situieaz n afara controlului echipei de management. Ca urmare, aceste obiective i altele asemntoare lor, pot fi considerate drept condiii externe sau factori externi proiectului i trebuiesc avute n vedere ca Supoziii, pentru ca propunerea de proiect s aib succes. Locul lor este n a patra coloan a Matricii Logice. Astfel, n coloana Supoziii i ipoteze (precondiii) vom rspunde la ntrebarea: Ce factori externi din afara sferei de aplicare a proiectului ar putea afecta succesul implementrii lui i durabilitatea efectului exercitat de proiect dup finalizarea acestuia? n Matricea Logic la nivelul Obiectivelor Generale nu exist supoziii. Absena lor este justificat de faptul c Obiectivele Generale, aa cum s-a menionat mai sus, sunt identificate n faza de Identificare i Programare, cnd se ia n consideraie o viziune mai complet a problemelor comunitii, de a cror soluionare depinde realizarea unui numr mai mare de proiecte, dect cel n discuie. Prin urmare, adugnd toate celelalte intervenii necesare pentru ndeplinirea integral a Obiectivelor Generale ale proiectului, s-ar introduce prea multe condiii i factori externi (dintre care muli nu au nici o legtur direct cu intervenia propus), care ar face improbabil implementarea proiectului propus. Precondiiile, poziionate n ultima caset la baza coloanei a patra din Matricea Logic i n afara ei reprezint acele condiii iniiale, independente de proiect, care trebuie s fie deja ndeplinite nainte de nceperea activitilor i fr de care implementarea efectiv a proiectului este imposibil. Precondiiile rspund la ntrebarea: Ce trebuie s existe deja, ca proiectul s poat ncepe? De exemplu, n cazul unui proiect care propune restaurarea unei cladiri pentru a i se da o destinaie social (Centru de asisten social pentru persoane n vrst), precondiiile ar putea fi: - existena cldirii n proprietatea consiliului local, posibil de reamenajat i dotat (n parametri legali i reglementari) pentru proiectul propus; - existena unei hotrri a consiliului local, prin care cldirea este destinat scopului propus n proiect; - existena resurselor financiare la nivel local pentru co-finanarea reabilitrii cldirii. Rolul supoziiilor critice (precondiiilor) n abordarea logic i structurat la elaborarea proiectului este prezentat n urmtoarea schem Identificarea problemelor siguranei sistemului i ambianei Factorii, pe care managerul de proiect nu intenioneaz s-i verifice Influena din exterior asupra proiectului Extrem de important pentru proiect: existena precondiiilor necesare Supoziiile de tipul Rezultat-scop snt factori cheie pentru succesul proiectului Deci ultima caset din colul jos din dreapta a Matricei Logice trebuie s conin supoziiile sau precondiiile, care trebuie deja s fie ndeplinite pn la nceperea proiectului i fr care este imposibil implementarea lui cu succes. Aceste supoziii snt nite condiii strategice i politice, fr de care nici nu putem ncepe realizarea proiectului. Aprecierea probabilitii i importanei supoziiilor trebuie s fie considerat ca parte integrant a estimrilor riscului n proiect. Logica vertical din Matricea Logic se poate descrie n felul urmtor: 1. Dac precondiiile sunt ndeplinite, activitile pot ncepe; 2. Dac activitile au fost desfurate integral i dac supoziiile de la acest nivel (al activitilor) snt ndeplinite, rezultatele propuse sunt obinute; 3. Dac rezultatele propuse prin proiect au fost obinute integral i dac supoziiile de la acest nivel (al rezultatelor) snt ndeplinite, scopul proiectului este ndeplinit; 4. Dac scopul proiectului a fost ndeplinit i supoziiile de la acest nivel (al scopului) snt ndeplinite, proiectul a contribuit la ndeplinirea pariaal a obiectivelor generale propuse n proiect.

4.6. Cum se identific Logica interveniei Dup ce factorii interesai au ajuns la un acord privind ideea de proiect i au convenit asupra formulrii Scopului proiectului, Obiectivelor generale, Rezultatelor i Activitilor, aceste formulri se transpun n Matricea Logic, pe prima coloan a acesteia numit Logica Interveniei; este important s se verifice c aceste formulri snt plasate n casetele de pe cele patru niveluri din coloana Logica Interveniei urmnd logica cauz-efect: 1. Identificarea Scopului (obiectivul central). Se selecteaz din Arborele obiectivelor acel obiectiv care produce beneficii durabile pentru grupul beneficiarilor, incluznd deopotriv femeile si brbaii. Pentru aceasta este util s se porneasc de la baza arborelui. Avansnd ctre vrful arborelui, pot fi identificate obiectivele care reflect beneficii durabile i dintre acestea se va selecta, printr -un acord al factorilor interesai, obiectivul central care devine Scopul proiectului (exemplu: Capacitate managerial sporit); 2. Identificarea Obiectivelor Generale. Se selecteaz din arborele obiectivelor unul sau mai multe obiective de la vrf, obiective globale (exemplu: Nivel sporit de dezvoltare economico-social; Nivel sczut al omajului), a cror ndeplinire va genera beneficii pe termen lung pentru comunitatea local sau pentru acel sector, la a crui dezvoltare va contribui proiectul sau programul propus. Implementarea proiectului contribuie la ndeplinirea parial a Obiectivelor Generale selectate; 3. Identificarea Rezultatelor. Se selecteaz din arborele obiectivelor, de la baza acestuia, acele obiective care - n relaia logic cauz-efect- dac sunt ndeplinite, conduc la ndeplinirea Scopului identificat i sunt, n consecin, rezultate (exemplu: Centru de afaceri funcional). Se pot aduga i alte rezultate care contribuie la ndeplinirea Scopului, urmare unei analize suplimentare a oportunitilor i riscurilor situaiei n discuie; 4. Identificarea Activitilor. Se selecteaz din Arborele obiectivelor, de la baza acestuia (n situaia unui arbore al obiectivelor construit n detaliu, stufos, cu multe obiective la baz) ac ele obiective care, n relaia cauz-efect, produc rezultatele prezentate i aceste obiective sunt formulate ca Activiti. Exemple de activiti: Organizarea i desfurarea unor cursuri de formare profesional, Dotarea cu tehnic de calcul, Punerea n funciune a echipamentului tehnic; Se pot aduga i alte activiti identificate dup analiza suplimentar a oportunitilor i riscurilor situaiei n discuie, analiz realizat prin studii adiionale, ntlniri suplimentare cu factorii interesai, acordnd atenie intereselor specifice ale grupurilor slab reprezentate; 5. Dup analize repetate ale relaiilor cauz-efect la nivelul Arborelui obiectivelor, pot fi identificate rezultate i activiti suplimentare care se pot ncorpora n Logica Interveniei. Not: - n Matricea Logic se includ numai activitile principale; - activitile sunt numerotate, corespunztor rezultatelor la ndeplinirea crora contribuie, atribuind numere fiecrei activiti (ex.: Activitatea 1.1, Activitatea 1.2, Activitatea 1.3 se refer la Rezultatul 1; Activitatea 4.1, Activitatea 4.2, Activitatea 4.3 se refer la Rezultatul 4 i aa mai departe). Acest mod de numerotare a activitilor, corespunztor rezultatelor, reflect relaia logic cauz -efect dintre activiti i rezultate. n procesul elaborrii proiectului este necesar o analiz a probabilitii de ndeplinire a condiiilor externe proiectului (supoziiilor), care snt n afara controlului echipei manageriale, dar care au o inflen simitoare asipra succesului proiectului. Unele condiii externe pot avea un impact semnificativ, n timp ce altele vor avea o importan marginal. Una din metodele de analiz recomandate pentru proiecte cu complexitate ridicat este Analiza riscului. O modalitate util de analiz a gradului de importan a supoziiilor pentru succesul proiectului este redat n schema de mai jos (vezi fig. 4.9). Dup formularea supoziiilor, ele pot fi verificate prin algoritmul dat , reieind din situaia dorit n proiect.

4.7. Factorii ce garanteaz durabilitatea proiectului Un proiect este durabil dac rezultatele pe care le-a produs sunt, pe termen lung, la ndemna beneficiarilor, cnd grupurile int i beneficiarii continu s profite de rezultate pe parcursul unei perioade ndelungate dup ncheierea implementrii proiectului. Eecul multor proiecte poate fi explicat prin faptul c s-au ignorat factorii critici de succes. De exemplu, proiectul Construirea calitativ a oselei din punctul A spre punctul B, poate avea dou componente: 1. Construirea oselei cu ajutorul donatorilor (etapa interveniei n proiect); 2. Toi cei ce se ocup cu transportul (oamenilor, mrfurilor) exploateaz oseaua bun i capt folos, inclusiv ntreprinderile comerciale, gospodriile hoteliere i de diferite servicii etc., care snt situate de-a lungul acestei osele. Etapa interveniei durez numai 2-3 ani, ns imediat dup aceast perioad nu putem estima durabilitatea ei. Aceasta devine posibil numai printr-o analiz financiar i econimic, peste 10 - 15 ani de durat a proiectului. Experiena acumulat pe parcursul a mai multor ani a demonstrat c durabilitatea proiectului depinde de irmtorii factori: 1. Sprijinul politicilor nivelul sau marginea, pn la care guvernul rii sau regiunii demonstreaz sprijinul su proiectului, chiar i dup sfritul interveniei; 2. Tehnologie corespunztoare dac tehnologiile utilizate n proiect pot continua s opereze pe termen lung (ex.: Asigurarea cu piese de schimb i servicii de ntreinere i reparaii, suficiena regulilor de siguran etc.); 3. Capacitatea instituional i de management abilitatea i dedicaia Contractantului de a implementa cu succes proiectul sau programul, a furniza servicii n aceeai direcie i dup etapa ajutorului donatorilor; 4. Viabilitatea economic i financiar dac beneficiile proiectului sau programului cntresc n termeni socio-economici mai mult dect cheltuielile, iar proiectul reprezint o investiie profitabil pe termen lung; 5. Aspecte socio-culturale cum proiectul ine cont de normele i obiceiurile socio-culturale locale i ce msuri au fost luate pentru a se asigura c toate grupurile beneficiare vor avea acces corespunztor la serviciile i beneficiile proiectului n timpul i dup implementarea lui; 6. Protecia mediului gradul n care proiectul urmrete s protejeze i nu s deterioreze mediul ambiant i, prin aceasta, s asigure dezvoltarea durabil. Factorii durabilitii se estimeaz cu ajutorul algoritmului demonstrat i se includ ca supoziii n Matricea Logic; ei nu se includ ca supoziii dac nu influeneaz asupra desfurrii proiectului, iar uneori analiza lor implic necesitatea revizuirii ntregului proiect. Procesul de estimare a factorilor durabilitii este att de important, nct fr el proiectul poate fi apreciat ca necalitativ, sau poate demara i se realiza cu dificulti enorme sau poate avea rezultate catastrofale la finele su.