PROCEDURI SPECIFICE

DE RECEPȚIE A
CORESPONDENȚEI
 Orice document care ajunge/pleacă din unitate trebuie
să fie înregistrat. La nivelul fiecărei unități există mai multe
tipuri de registre de intrare.
Indiferent de tipul acestora, ele trebuie să cuprindă
obligatoriu următoarele câmpuri:
• numărul curent - număr de înregistrare
• data - an, lună, zi
• numărul de înregistrare al expeditorului
• numărul de intrare al beneficiarului
• conținutul (la ce se referă)
• numele instituției sau al persoanei care l-a expediat.
La registratură sau secretariat au loc următoarele operații:
• verificarea corespondenței primite - pentru a se vedea dacă
scrisorile au fost bine îndrumate pe numele și adresa unității
respective
• Sortarea corespondenței
• Înregistrarea și datarea corespondenței
• Întocmirea unei condici interne și distribuție
• Predarea corespondenței la departamente, iar pentru
conducere sunt predate secretarei (asistent manager)

Deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal”,

,,confidențial" nu se deschid; plicurile nu se aruncă, ci se prind
împreună cu scrisoarea în următoarele situații:
 Dacă semnăturile
nu sunt citețe, dar Dacă o anexă
Dacă scrisoarea lipsește
numele Dacă scrisoarea a
nu conține adresa
expeditorului fost greșit
expeditorului, dar
figurează pe plic adresată, deoarece
aceasta figurează Dacă scrisoarea
pe plic conține o ofertă plicul justifică
Dacă timpul scurs sau un acord întârzierea
între data sosirii și pentru care data răspunsului, în
Dacă adresa poștei este un cazul în care
data expedierii este
expeditorului de punct de plecare scrisoarea a ajuns
prea mare, pentru
pe plic nu este sau pentru care la destinatar cu
a se putea constata
identică cu cea din există o dată limită întârziere
dacă vina este a
scrisoare
poștei sau a
expeditorului
ÎNREGISTRAREA DATELOR CU PRIVIRE
LA CORESPONDENȚA PRIMITĂ

În cadrul unității economice se pot folosi

următoarele variante de înregistrare a corespondenței
primite.
Registrele și fișele de corespondență – se înregistrează
corespondența primită cât și cea expediată – oferă informații cu
privire la identificarea, conținutul, mișcarea și destinația actelor și
documentelor

dosarele, clasoarele și bibliorafturile în care se păstrează și se

clasează actele, împreună cu corespondența compartimentelor
funcționale și implicate

Condicile de expediere și distribuire a corespondenței

Borderouri de expediție a corespondenței.

 EXPEDIEREA CORESPONDENȚEI PRIN
POȘTĂ ȘI FAX
• Corespondenţa poate să fie expediată fie în mod tradiţional
prin poştă, prin curier sau distribuită angajaţilor proprii,
de secretară, fie utilizând faxul şi mesageria electronică.

• Serviciul poştal permite transportarea şi înmânarea la

destinaţie a obiectelor de corespondenţă, a mandatelor, a
obiecteor de mesagerie.

• Trimiterile poştale pot fi însoţite de următoarele indicaţii

speciale: - recomandat, expres, par avion, post-restant,
confirmare de primire, confirmare de predare telegrafică.
• Faxul permite transmiterea sau primirea de copii (de fapt,
fotocopii la distanţă = facsimile) ale unui document.

Transmiterea se face în câteva secunde, indiferent de

distanţa care îi separă pe corespondenţi, şi 24 de h din 24.

Recepţia mesajului se face la destinatar chiar şi în lipsa

acestuia. Toate tipurile de documente de format A4,
tehnoredactate sau manuscris (texte, grafice, tabele, desene)
pot fi transmise folosind fax-ul.
Prezentarea fax-ului ca document, uneori poate să fie acompaniată de o
pagină de gardă pe care se notează:

informaţii referitoare la emiţător: nume şi număr de

fax

informaţii referitoare la destinatar: nume şi

număr de fax

data şi uneori ora transmisiei

numărul de pagini transmise, inclusiv pagina de

gardă (model).
Bucureşti, 15 mai 2008 FAX
Destinatar:
Primăria Bucureşti
In atenţia Dl. M. Popescu , şef
serviciu
comercial
Tel 021/ 3142834
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
MESAJ
Veţi primi lista de preţuri pentru
oferta solicitată.
Vă doresc o bună recepţie a fax-ului.
Bucureşti, 15 mai 2008 FAX

Expeditor: Destinatar:
S.C.Phanner Gmbh Primăria Bucureşti
Serviciul comercial In atenţia Dl. M. Popescu, şef
Tel 021/3136782 serviciu
comercial
Tel 021/ 3142834

Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta

MESAJ
Veţi primi lista de preţuri
pentru oferta solicitată.
Vă doresc o bună recepţie a
fax-ului.
Expeditor: Andrei Ganea Fax: 021/313 67 84
Serviciul comercial
S.C.Phanner Gmbh
Destinatar: Dl. M. Popescu Fax: 021/ 314 28 36
Serviciu comercial
Primăria Bucureşti
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
□ Urgent □ Raspuns urgent asteptat □ Copie pentru
informare
MESAJ
LISTA DE PREŢURI
Utilizarea faxului este relativ ușoară:
• Documentele se introduc în dispozitiv cu fața în jos
• Limitatoarele laterale se potrivesc pe lățimea
documentului
• Se formează numărul alocat abonatului care trebuie să
primească mesajul
• Se așteaptă tonul caracteristic de fax, se activează
butonul de START/SEND
• Receptorul poate fi așezat în furca telefonului, chiar dacă
faxul abia a început transmiterea.