Sunteți pe pagina 1din 20

Registrele contabile

Bazele Contabilitii
Registrele contabile
Registrele contabile sunt instrumente de lucru utilizate n
contabilitate pentru nregistrarea cronologic i gruparea sistematic a
datelor, preluate din documentele justificative, privind toate operaiile
economice care afecteaz patrimoniul i rezultatele financiare ale unui
agent economic asigurnd furnizarea informaiilor necesare ntocmirii i
prezentrii documentelor de sintez contabil.
Acestea se prezint sub forma unor caiete (registre legate), fie i
situaii ale cror coninut i form corespund scopului pentru care se in.
Registrele legate sunt tot mai puin utilizate pentru c ngreuneaz
divizarea muncii i nu permit prelucrarea pe calculator a informaiilor
contabile.
Registrele nelegate se prezint sub form de fie volante cu
liniatur i rubricatur special, adaptat tipului de informaii pe care le
nregistreaz sau le furnizeaz.
Legea contabilitii i Regulamentul privind aplicarea legii
contabilitii precizeaz c principalele registre care se folosesc sunt:
Registrul jurnal, Registrul inventar, i Cartea mare. De asemenea,
asociaiile familiare i persoanele fizice autorizate s desfoare
activiti independente pot s nregistreze operaiile patrimoniale numai
prin folosirea Registrului jurnal de ncasri i pli.
Registrul jurnal este documentul contabil folosit pentru
nregistrarea sub forma articolelor contabile, n ordine cronologic a
operaiilor economice i financiare i stabilirea rulajului lunar al
acestora. Pe msura nregistrrii n acest registru, a documentelor
justificative, a documentelor cumulative i notelor de contabilitate li se
atribuie un numr de ordine (de nregistrare) corespunztor datei la care
au fost nregistrate.
150
Registrele contabile

Lunar se totalizeaz Registrul jurnal, obinndu-se rulajul


lunii respective fr a se repeta n luna urmtoare. Acest total trebuie s
corespund cu totalul rulajelor debitoare i creditoare ale lunii respective
din balana de verificare sintetic.
Registrul jurnal este un document tipizat de forma:
Unitatea
Registrul jurnal
Documentul Simbolconturi Sume
Nr. Data
felul, Explicaii
crt. nreg. Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare
Nr. data
1 2 3 4 5 6 7 8

n activitatea practic, registrul jurnal se regsete n forma


denumit de baz i de not de contabilitate.
Registrul jurnal n forma sa clasic, prezentat mai sus, are un
caracter unic. El consemneaz toate operaiile economice i financiare
din cadrul unei anumite perioade de gestiune. O dat cu sporirea
volumului operaiilor contabile, implicit diviziunea muncii contabile
alturi de jurnalul unic, denumit jurnal general, sunt utilizate jurnalele
multiple, difereniate pe genuri de operaii: aprovizionare, vnzri,
financiare, operaii diverse etc. Aceste jurnale mai sunt denumite i
auxiliare sau analitice. Structura lor se difereniaz n raport de genul de
operaii de nregistrare.
Registrulgeneral se numeroteaz, se jnuruiete i se prezint
nainte de nceperea activitii, i ori de cte ori se deschide un registru-
jurnal general nou, spre parafare i nregistrare la organele fiscale.

151
Bazele Contabilitii
Registrul-general se ntocmete ntr-un singur exemplar, nu
circul, fiind document de nregistrare contabil, arhivndu-se la
unitatea patrimonial care l ntocmete i care se oblig s-l pstreze
timp de 10 ani, cu ncepere de la sfritul exerciiului financiar pentru
care s-a ntocmit, mpreun cu toate documentele justificative care au
stat la baza ntocmirii lui.
Registrul-jurnal de ncasri i pli se ntocmete i se conduce
ntr-un singur exemplar de ctre asociaiile familiare i persoanele fizice
autorizate s desfoare activiti independente, obligate s utilizeze
metodologia de nregistrare contabil n partid simpl. n acest registru
se nscriu zilnic, pe baz de documente justificative, toate operaiile de
ncasri i pli, structurate dup caz n partizi de ncasri i pli n
numerar i prin conturi bancare.
..
Unitatea
Registrul-jurnal de ncasri i pli
Nr. pagin.
Nr. Data Documentul Felul operaieie ncasri Pli
crt. (felul, nr.) (explicaii)
1 2 3 4 5 6
Report :

Registrul-jurnal de ncasri i pli se numeroteaz, nuruiete i


vizeaz de ctre organele fiscale teritoriale la nceputul activitii, annual
i la ncetarea activitii i se arhiveaz la agentul economic mpreun cu
toate documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

152
Registrele contabile

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu n


care se nregistreaz toate elementele patrimoniale de activ i de pasiv,
grupate n funcie de natura lor economic, conform posturilor din
bilanul contabil. Elementele patrimoniale se nscriu n registrul-inventar
pe baza listelor de inventariere sau alte documente justificative care
atest coninutul fiecrui post din bilanul contabil.
..
Unitatea
Registrul-jurnal
la data de 31 decembrie

Nr. pagin.

Diferae din evaluare


Recapitulaia
Nr. Valoarea Valoarea de (de nregistrat)
elementelor
crt. contabil inventar
inventariate
Pariale Totale

1 2 3 4 5 6
Report :

Registrul-inventar se ntocmete ntr-un singur exemplar, la


sfritul anului, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor
cuprinse n listele i procesele verbale de inventariere, prin gruparea
acestora pe conturile sau grupele de conturi care constituie posturi
bilaniere distincte.
Chiar i n cazul prezentrii lui sub forma foilor volante, registrul
inventar se numeroteaz, leag, jnuruiete i parafeaz de ctre organul
fiscal teritorial la nceputul i ncetarea activitii, precum i cu ocazia

153
Bazele Contabilitii
epuizrii foilor i deschiderii unui registru nou. Se arhiveaz, la agentul
economic care trebuie s-l pstreze, timp de 10 ani de la ncheierea
exerciiului financiar la care se refer, mpreun cu toate documentele
justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
Registrul cartea-mare este un document contabil obligatoriu n
care se nscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente,
toate nregistrrile efectuate n registrul-jurnal, stabilindu-se situaia
fiecrui cont, respectiv, soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare,
precum i soldul final.
Cartea-mare servete la nregistrarea i gruparea operaiilor
economice i financiare n raport de natura lor, iar n cadrul fiecrei
grupri n ordinea succesiunii lor n timp i n sensul modificrii
contului (debitor/creditor).
Rolul principal al registrului cartea-mare l constituie
sistematizarea i stucturarea rulajelor fiecrui cont utilizat pe conturi
corespondente, fiind un instrument de verificare a nregistrrilor
contabile efectuate i o surs pentru furnizarea de date necesare analizei
activitii economice i financiare a activitii agentului economic.
n funcie de modalitatea practic n care se realizeaz
sistematizerea i structurarea rulajelor fiecrui cont pe conturi
corespondente, formularele folosite n acest sens pot mbrca diverse
forme:
Registrul cartea-mare clasic caracterizat prin:
Conducerea curent, n timpul exerciiului financiar a unui
registru intermediar format din totalul jurnalelor deschise pentru
creditul fiecrui cont utilizat n care se nregistreaz cronologic n
jurnalul fiecrui cont, rulajele creditoare cu defalcare pe conturi
corespondente preluate din articolele (formularele) contabile nregistrate
154
Registrele contabile

n registrul jurnal. Acest registru intermediar nu este tipizat, putnd


fi realizat sub forma grafic dorit de utilizatori, dar s permit
identificarea articolului contabil din registrul-jurnal de la care provin
sursele nregistrate n jurnalul fiecrui cont.

(Unitatea)
JURNALUL CONTULUI
SimbolDenumire..
Nr. articol CONTURI CORESPONDENTE
Data Sume
contabil din
operaiei creditoare
registruljurnal

nregistrarea lunar a registrului cartea-mare propriu-zis n


care, pe foaia deschis pentru fiecare cont se preia:
- ntr-o singur sum rulajul creditor din jurnalul contului
respectiv, fr defalcarea pe conturi corespondente;
- sumele pariale cu care contul respectiv a fost debitat n
diferite jurnale ale celorlalte conturi astfel nct prin
nsumare s se formeze rulajul creditor cu defalcare pe
conturi corespondente;
n urma acestor preluri se poate stabili soldul final debitor sau
creditor, pentru fiecare cont utilizat, n funcie de rulajele debitoare sau
creditoare ale contului respectiv i de soldul su iniial nscris pe un rnd

155
Bazele Contabilitii
distinct destinat acestui scop. Registrul cartea-mare propriu-zis este
tiprit n foi volante, pe ambele fee:

--------------
(Unitatea)
CARTEA MARE
CONTUL.
Conturi corespondente creditoare SOLD
Total rulaj Total rulaj
Cont. Cont. Cont. debitor debitor D C
Lunile
Jurnal Jurnal Jurnal
La 1 ian.
Ianuarie
Februarie
Martie
TOTAL
TRIM. I
.
.
.
Octombrie
Noiembrie
Decembrie
TOTAL
GENERAL
(I IV)

Registrul cartea-mare ah caracterizat prin:


Conducerea curent n timpul exerciiului a dou registre
intermediare:
- cartea-mare ah debitoare i
- cartea-mare ah creditoare.
Pentru fiecare cont utilizat se deschide cte o fie sintetic ah
att pentru debit ct i pentru credit n care se preiau, pentru
156
Registrele contabile

fiecare cont n parte, sumele debitoare i respectiv, creditoare din


registrul-jurnal cu defalcare pe conturi corespondente.
Fiele sintetice cartea-mare ah sunt tipizate n foi volante,
tiprite pe ambele fee:

CARTEA MARE (AH) Simbol cont Debit Pag.


Denumirea contului.. Credit

Nr. din
Data Conturi corepondente
Registrul
operaiei Suma
Jurnal

ntocmirea lunar a registrului cartea-mare propriu-zis, care


n aceast variant poate fi nlociut cu Fia de cont pentru
operaii diverse:
FIA DE CONT Simbol cont Pag.
Contul

Rulaj
Document
Simbol cont D/C Sold
Data Explicaii
Corespondent Debitor Creditor
Fel Nr.

Spre deosebire de celelalte registre de contabilitate, registrul


cartea-mare, indiferent de versiune, nu se numeroteaz, nu se jnuruiete
i nu se parafeaz sau vizeaz de ctre organele fiscale teritoriale.
Registrul cartea-mare st la baza ntocmirii balanei de verificare
care se ntocmete lunar.

157
Bazele Contabilitii
Registrul cartea-mare se arhiveaz la unitatea patrimonial,
pstrndu-se zece ani de la expirarea exerciiului financiar la care se
refer.
Tipurile de registre prezentate mai sus se folosesc n cadrul tuturor
tehnicilor de prelucrare i nregistrare a datelor. Ceea ce difereniaz un
registru de altul, n condiiile folosirii unor tehnici de prelucrare diferite,
este forma pe care o mbrac, coninutul rmnnd acelai.
Toate registrele de contabilitate trebuie utilizate n strict
concordan cu destinaia lor, ntruct ele reprezint prob n justiie. n
caz de pierdere, sustragere sau distrugere, registrele de contabilitate
trebuie reconstituite n 30 de zile de la constatare.
Formele de contabilitate utilizate
nterfaa dintre documentele contabile se realizeaz prin forma de
contabilitate. Aceasta reprezint un sistem de formulare, corelate ntre
ele, care servesc la nregistrarea i prelucrarea, dup anumite reguli a
datelor privind starea i micarea elementelor patrimoniale. n
categoria formularelor ca elemente componente ale formei de
contabilitate se cuprind: documentele justificative, registrele contabile,
purttorii tehnici de date (cartele i benzi perforate, benzi i discuri
megnetice, microfilme etc.), balana conturilor, registrul inventar i
situaiile financiar-contabile.
Discutat prin prisma sistemului informaional, forma de
contabilitate acoper prin sfera sa de cuprindere i d expresie
subsistemului documente fie rapoarte. O asemenea interpretare se
poate exprima schematic astfel:

158
Registrele contabile

Operaiuni Analiza nregistrare Centralizerea Sintetizare


patrimoniale contabil sistematic i controlul i
(jurnalizare) exactitii raportare
conturilor

DOCUMENTE JURNAL CONTURI BALANA SITUAII


JUSTIFICATIVE CARTEA MARE FINANCIAR-
CONTABILE
n contabilitatea rilor apusene, noiunea de form contabil este
nlocuit prin cea de sistem contabil. Prin sistemul contabil se
organizeaz i materializeaz structura intern a metodei contabilitii,
implicit a procedeelor sale de lucru. Contabilitatea n partid dubl este
un concept abstract care se formalizeaz i materializeaz prin sistemul
contabil, interpretat ca ansamblu de tehnici de prelucrare a datelor i
documente contabile corelate ntre ele.
Formele contabile adoptate n cadrul actualului sistem contabil al
ntreprinderii sunt: forma clasic; forma centralizat sau pe jurnale
multiple; forma maestru-ah i forma informatic. Fiecare form de
contabilitate se distinge prin procedura sau modul de prelucrare a
datelor i prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea
nregistrrii cronologice i sistematice. De subliniat c n cadrul tuturor
formelor de contabilitate se folosesc, n principal, aceleai genuri de
registre, i anume: registurl-jurnal, registrul inventar, cartea-mare i
balana conturilor.

Forma de contabilitate clasic sau jurnal unic


Se aplic n ntreprinderile mici unde volumul operaiilor ce pot fi
nregistrate zilnic este limitat, fr a fi necesar diviziunea muncii
contabile. Se utilizeaz ntr-o form corelat urmtoarele registre:

159
Bazele Contabilitii
jurnalul unic, pentru nregistrarea cronologic; cartea-mare, pentru
evidena sistematic i analitic; registrul inventar, pentru inventarierea
patrimoniului; balana contarilor, pentru centralizarea i verificarea
periodic a exactitii datelor i situaiilor financiare, pentru sintatizarea
informaiilor privind situaia patrimoniului i rezultatele obinute

INVENTARIERE DOCUMENTE
PATRIMONIULUI JUSTIFICATIVE

LISTELE DE
INVENTARIERE NREGISTRAREA
CRONOLOGIC

REGISTRU
NREGISTRAREA JURNAL

NREGISTRARE
SISTEMATIC

CARTEA MARE

CENTRALIZARE
I VERIFICARE
CENTRALIZARE
I VERIFICARE
BALANA
PROVIZORIE

BALANA
DEFINITIV

SISTEMATIZARE

BILANUL
CONTABIL

160
Registrele contabile

Forma de contabilitate centralizat sau pe jurnale multiple


Reprezint un sistem de jurnale i cri mari adaptat diviziunii
muncii contabile n condiiile creterii i repetabilitii volumului de
operaii. n aceast situaie jurnalul unic este nlocuit cu un sistem de
jurnale auxiliare (denumite i analitice), structurate pe tipuri de operaii
repetitive. Totodat fiecare tip de jurnal trebuie s corespund unui
singur cont care s fie debitat sau creditat, prin debitul sau creditul a o
serie de alte conturi. Exemplu, jurnalul pentru vnzri este pentru debitul
contului Clieni. n cazul aprovizionrilor, jurnalul va fi pentru
creditul contului Furnizori.
n general, se utilizeaz urmtoarele jurnale auxiliare: jurnalul
pentru vnzri, jurnalul pentru aprovizionri (cumprri), unul sau mai
multe jurnale de trezorerie (operaii de cas, operaii bancare); juenalul
pentru operaii diverse.
Pentru fiecare tip de jurnal se creeaz o carte-mare analitic care
grupeaz i nregistraz pe debit i credit operaiile specifice contului n
cauz.
La sfritul fiecrei luni se fac operaii de report i de nchidere a
jurnalelor analitice. n acest scop, toate nregistrrile din jurnalele
analitice sunt grupate i nsumate la nivel de cont sintetic, fiind
transcrise n jurnalul unic denumit jurnalul general sau centralizator.
nregistrrile efectuate n jurnalul centralizator sunt apoi transcrise
n cartea mare general deschis pentru fiecare cont sintetic, cu
structur similar celei din sistemul clasic.
Ciclul de prelucrare a datelor proprii acestei forme :

161
Registrele contabile

Jurnalul Cartea mare


auxiliar de auxiliar a Control
cumprri clienilor

Jurnalul
auxiliar de Cartea mare Balan
Documente Centra- Jurnal
justificative nregistrare vnzri Report general Report general
lizare general
Jurnalul
auxiliar de
trezorerie Control
Cartea mare
Jurnalul auxiliar a
auxiliar de furnizorilor
operaii
diverse
Bazele Contabilitii
n contabilitatea din ara noastr, sistemul de contabilitate
centralizat se regsete prin formele de contabilitate denumite pe jurnale
i maestru-ah.
Formele de contabilitate pe jurnale aplicate n contabilitatea din
Romnia
Trstura de baz a acestei forme de contabilitate este cea a folosirii
jurnalelor multiple pentru nregistrarea cronologic i sistematic numai n
creditul conturilor dezvoltate pe conturi corespondente debitoare. Prin
centralizarea i cumularea debitului fiecrui cont ce se regsete n diferite
jurnale, n funcie de conturile-creditoare cu care are coresponden, se
realizeaz nregistrarea sistematic n Cartea-mare la sfritul lunii,
pentru rulajul debitor al contului respectiv.
Formularele folosite n cadrul acestei forme de contabilitate sunt:
jurnalele multiple, situaiile pentru debitul unor conturi i cartea-mare.
Jurnalele multiple servesc la nregistrarea cronologic i sistematic
proprie conturilor sintetice, iar n unele cazuri i pentru conturile analitice.
nregistrrile n jurnale se fac n tot cursul anului sau numai la
sfritul lunii, direct pe baza documentelor justificative.
Pentru unele conturi, pe lng jurnalul privind operaiile de credit se
ntocmesc situaii pentru operaiile de debit: exemplu, pentru debitul
conturilor de cas i banc.
Contabilitatea analitic se ine direct pe jurnale (pentru unele
conturi), sau cu ajutorul altor formulare specializate n acest sens (fie de
cont analitic pentru valori materiale, fie de cont pentru operaii diverse
etc.)
Cartea-mare se utilizeazpentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor
pe conturi sintetice din planul de conturi.

164
Registrele contabile

Ciclul de prelucrare a datelor n cadrul acestei forme este urmtorul:


DOCUMENTE
JUSTIFICATIVE

PRELUCRARE
VERIFICARE
CONTARE

NREGISTRARE
CRONOLOGIC I
SISTEMATIC

FIE I SITUAII SITUAII PENTRU JURNALE PENTRU


PENTRU EVIDENA DEBITUL UNOR EVIDENA SINTETIC
ANALITIC CONTURI UNEORI I ANALITIC

CENTRALIZARE I CENTRALIZARE I
VERIFICARE NREGISTRARE

CENTRALIZARE I
CARTEA MARE
VERIFICARE

BALANA CONTURILOR

GRUPARE I SISTEMATIZARE

BILAN CONTABIL

165
Bazele Contabilitii

Pe baza jurnalelor multiple deschise pentru creditul conturilor se


ntocmete registrul-jurnal general. n acest scop formulele contabile
(articolele contabile) centralizatoare se stabilesc direct pe baza jurnalelor
multiple.
n continuare, pe baza jurnalului general se fac nregistrrile n
cartea-mare folosind ca modele de formulare registrele cartea-mare
centralizatoare specifice acestei forme de contabilitate, cartea-mare ah
sau fia de cont pentru operaii diverse.
Forma de contabilitate maestru-ah sau pe conturi corespondente
Trstura de baz a formei de contabilitate maestur-ah este cea a
deuvoltrii pe conturi corespondente att a rulajului debitor ct i cel
creditor al conturilor sintetice. n ceea ce privete contabilitatea analitic,
aceasta capt deverse structuri n raport de metodele folosite pentru
evidena activelor i pasivelor, evidena i calculul conturilor i
rezultatelor.
nainte de a fi nregistrate, documentele justificative sunt supuse
prelucrrii contabile (sortarea pe feluri de operaii, verificarea, evaluare i
control). Dac pentru acelai fel de operaii exist mai multe documente
justificative, acestea se totalizeaz zilnic sau la perioade scurte cu ajutorul
formularelor de tipul Document cumulativ, ntocmit fie pentru debitul, fie
pentru creditul contului care reflect asemenea operaii.
Pentru nregistrrile care nu au la baz documentele cumulative se
ntocmesc note de contabilitate.
Principalele formulare care se utilizeaz sunt: jurnalul de
nregistrare, fia sintetic ah, balana conturilor i registrele auxiliare
folosite pentru evidena analitic.
Registrul-jurnal este folosit pentru nregistrarea cronologic a
operaiilor economice i financiare i stabilirea ralajului lunar al acestora.
Cartea mare ah (cu conturi corespondente) servesc la
evidena sintetic a operaiilor economice i financiare. Att pentru
166
Registrele contabile

debitul, ct i pentru creditul fiecrui cont sintetic se folosete acelai


model de fi.
Registrele de contabilitate analitic capt forma fielor de
cont analitic pentru valori materiale, fielor de cont pentru operaii
diverse, situaiilor i altor formulare specifice folosite n acest scop.
Balana conturilor se ntocmete lunar pe baza fielor sintetice
ah. n cadrul su se stabilesc soldurile i rulajele cumulate de la nceputul
anului, pentru fiecare cont sintetic n parte. De asemenea, pe baza
nregistrrilor din contabilitatea analitic se ntocmesc balane lunare
pentru conturi analitice.
DOCUMENTE BALANA
JUSTIFICATIVE CONTURILOR
PERIOADA

NREGISTRARE SE TRANSCRIU
CRONOLOGIC SOLDURI
INIIALE

NREGISTRARE NREGISTRARE
SISTEMATIC
SISTEMATIC

FIE SAU SITUAII REGISTRUL JURNAL FIA SINTETIC


EVIDEN ANALITIC AH

SE CENTRALIZEAZ
SE
SOLDURI SI RULAJE
CENTRALIZEAZ

BALANA CONTURI SE CONFRUNT BALANA


ANALITICE CONTURILOR

GRUPAREA UNOR GRUPARE


BILAN CONTABIL SOLDURI I
SOLDURI I RULAJE
RULAJE

167
Bazele Contabilitii
Forma de contabilitate informatic
Reprezintm adaptarea formelor de contabilitate prezentate
mai nainte prin folosirea tehnicii electronice de calcul. Ciclul contabil de
prelucrare a datelor are la intrare n calculator formula contabil. Pe baza
ei, se cldete ntregul sistem de stocare i prelucrare a datelor.
Pe baza datelor introduse n calculator se editeaz obligatoriu
registrul-jurnal, care constituie evidena cronologic. Acelai jurnal
servete i la verificarea i validarea datelor introduse n calculator.
Editarea registrelor cartea-mare este, dup caz, obligatorie sau
facultativ, n raport cu decizia utilizatorului de sistem informatic. Dac se
reine varianta facultativ, registrele sunt editate selectiv la cererea
consumatorului de informaie.
n mod obligatoriu sunt editate, lunar, balanele conturilor,
care n cele mai multe cazuri preiau i funcia registrelor cartea-mare.

168