Chitanta serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in

casieria unitatii. Aceasta suma poate reprezenta o suma incasata de la un client, o

ridicare de numerar de la banca, o restituire a avansului dat cu ocazia deplasarii, o
incasare de sume necuvenite la salar sau alte cazuri similare. Prin urmare, chitanta
este intocmita de casierul unitatii, in momentul incasarii sumei de bani respective.

Chitanta mai poate fi definita si ca un document avand valoare contabila, emis cu

ocazia vanzarilor produselor sau prestarii serviciilor cu plata in numerar. Chitanta
trebuie sa includa in pret si TVA -ul aferent.

Elementele obligatorii pe chitanta, sunt urmatoarele:

- denumire furnizor,
- CIF furnizor,
- nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului,
- adresa furnizor,
- suma incasata (in cifre si litere) si ce reprezinta aceasta,
- denumire client,
- adresa client.

Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), ctre o alt

companie sau persoan (clientul), document ce conine lista cu produsele vndute sau
serviciile prestate clientului de ctre furnizor. O factur mai conine datele de
identificare fiscal a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana fizic sau
juridic), cota de TVA, precum i preul, cantitatea i valoarea fiecrui produs vndut.
Moduri de realizare a facturilor noi:
a. Metoda conservatoare: firmele pot cumpra nc facturi tipizate de la diferite
tipografii particulare. Acestea nu mai sunt documente nseriate oficial de instituiile
statului, au doar rolul de ablon ce urmeaza a fi completat de firma respectiva n
momentul emiterii.
b. abloane n Word sau Excel: este o metod de mijloc, ntre metoda conservatoare
i programele de facturare. Se realizeaz abloane de facturi n diverse programe ca
Word, Excel, etc. Aceste abloane conin deja cmpurile ce trebuiesc completate, i n
plus datele furnizorului. Se completeaz informaiile in fiierul respectiv (sau daca nu,
se printeaz i se completeaz cu pixul). Daca este un program de calcul tabelar (de
exemplu Excel) se pot realiza formule de calcul pentru valorile facturii.
c. Programe de facturare offline: majoritatea programelor de contabilitate existente
au fost adaptate pentru emiterea facturilor in format printabil. Dar pentru scopul
facturrii programele de contabilitate sunt mult prea complexe. Au aparut intre timp
programe doar dedicate facturarii, care se instaleaz pe PC, avnd licene la preuri
acceptabile.
d. Programe de facturare online: incepnd cu 2007, au aprut aplicaii online
bazate exact pe facturare. Diferena ntre programele online i programele de
facturare/contabilitate clasice este ca programul online funcioneaz ca un website,
deci se acceseaza prin browserul cu care navigai pe internet i poate fi accesat de la
orice calculator, i autentificarea se face pe baza de nume de utilizator i parola, n
timp ce programele clasice se instaleaz pe calculator.

Ce date trebuie sa contina o factura ?

a)seria si numarul facturii;
b)data emiterii facturii;
c)numele, adresa si codul de inregistrare fiscala al persoanei care emite
facura;
d)numele, adresa si codul de inregistrare
fiscala, dupa caz, al beneficiarului;
e)denumirea
si cantitatea bunurilor livate, denumirea serviciilor prestate;
f)valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe valoarea adaugata;
g)cota de tax pe valoarea adaugata sau mentiunea scutit cu drept de
deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabil sau neinclus in baza de
impozitare, dupa caz;
h)valoarea taxei pe
valoarea adaugata, pentru operatiunile taxabile.

FACTURA

Cumparator.....................................
Nr.ord.reg.com/an..................................
C.I.F.......................................................
Sediul.....................................................
Judetul....................................................
Cod IBAN..............................................
Banca......................................................

Furnizor ........................................
Nr.ord.reg.com./an............................
C.I.F..................................................
Sediul...............................................
Judetul..............................................
Capital social....................................
Cod IBAN........................................
Banca...............................................

Nr.
Facturii.............................
.....
Cota T.V.A ....................... %

Nr
crt

Denumirea
produselor sau a
serviciilor

U.M.

Cantitatea

Pretul unitar
(fara T.V.A)
-lei-

Valoarea
-lei-

Valoare
T.V.A
-lei-

5(3x4)

x
Semnatura
de primire

Total de plata
(col. 5+col.6)

Bonul fiscal este documentul emis numai de aparatul de marcat electronic

fiscal cu ocazia efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si detaliaza
informatiile referitoare la acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate, se
mentioneaza in HG nr. 479/2003 privind aprobarea Normelor de aplicare a OUG nr.
28/1999.
Acelasi act normativ stabileste ca bonul fiscal cuprinde trei parti: antet, continut
si parte finala.

Antetul bonului fiscal contine cel putin denumirea si codul fiscal/codul unic de
inregistrare ale comerciantului, adresa de la locul de instalare a aparatului sau, dupa
caz, mentiunea "comert ambulant" ori "taxi".
Mai departe, continutul bonului fiscal, cu exceptia bonurilor fiscale emise cu
aparatele de marcat electronice fiscale destinate activitatilor de schimb valutar si de
taximetrie, cuprinde:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

data, ora si minutul emiterii bonului fiscal;

numarul de ordine al acestuia, la nivelul zilei de lucru;
numele sau codul operatorului;
denumirea fiecarui bun livrat sau a serviciului prestat;
pretul sau tariful unitar;
cantitatea;
valoarea pe fiecare operatiune, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, cu indicarea

cotei acesteia;
h. valoarea totala a bonului, inclusiv taxa pe valoarea adaugata;
i. valoarea totala a taxei pe valoarea adaugata pe cote ale acesteia, cu indicarea
nivelului de cota;
j. valoarea totala a operatiunilor scutite de taxa pe valoarea adaugata;
k. valoarea altor taxe care nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea
adaugata, daca este cazul.

Partea finala a bonului fiscal cuprinde logotipul si seria fiscala a aparatului, iar in
cazul cand acesta opereaza in cadrul unui sistem de gestiune, numarul aparatului de
marcat electronic fiscal.

Bonul de predare este documentul pe baza caruia se inregistreaza

predarea productiei finite la magazia de produse finite.
Bonul de predare va include obligatoriu:

codul si denumirea unitatii primitoare si ale celei predatoare;

denumirea si codul produselor predate;
numarul de serie;
numarul ordinului de productie din care provine predarea;
unitatea de masura si cantitatea de produse predate;
valoarea acestora la costul standard sau la costul previzionat de
productie.

Bilantul reprezinta un document contabil de sinteza in care sunt prezentate

elemente de activ, datorii si capital propriu ale unei companii/institutii la un anumit
moment, acesta fiind un raport static (asemanat adeseori cu o fotografie facuta la un
moment dat) spre deosebire de contul de profit si pierdere care prezinta un flux de
venituri si cheltuieli aferente unei perioade (raport dinamic). Asadar, bilantul
contabil reflecta scriptic o sinteza in expresie baneasca a patrimoniului unei
societati.
Elementele bilantului sunt activele, capitalul propriu si datoriile, ultimele
doua elemente fiind denumite si pasive bilantiere.
Contul de profit si pierdere impreuna cu bilantul si situatia fluxurilor de
trezorerie (cash-flow statement) reprezinta cele mai importante situatii financiare
utilizate in analiza unei companii.
Dupa cum s-a observat, bilantul unui companii cuprinde active, datorii si
capitaluri proprii, intre aceste trei elemente stabilindu-se relatia:
Activ = Datorii + Capitaluri proprii
Relatia arata ca utilizarile sau resursele economice reprezentate de active sunt
egale cu datoriile si capitalurile proprii care reprezinta resursele atrase sau
drepturile asupra activelor companiei. In mod firesc, cele doua parti ale relatiei sunt
egale intotdeauna, singurul aspect care prezinta un interes fiind de mix-ul in care
datoriile si capitalul propriu se combina pentru a finanta achizitia activelor.
Aceasta relatie este cunoscuta si sub forma: Activ = Pasiv

Avizul de insotire a marfii este documentul ce insoteste marfurile pe timpul

transportului, daca factura de livrare este intocmita ulterior.
Avizul de insotire a marfii sta la baza intocmirii facturii si insoteste marfa pe tot
parcursul transportului marfii. Avizul de insotire a marfii se foloseste si in cazul
transferului valorilor materiale de la o gestiune la alta ale aceleiasi firme aflate in zone
diferite. Totodata reprezinta un document de primire in gestiunea clientului.
Avizul de insotire a marfii poate fi definit si ca un document de incarcare respectiv
descarcare a gestiunii . Avizul poate fi intocmit si in momentul in care se transporta
marfa in cadrul aceleiasi unitati , dar intre subunitati diferite , cat si in momentul in
care se trasnporta marfa de la furnizor la client.
Avizul de isotire a marfii contine:

seria si numarul avizului de insotire a marfii

data emiterii avizului
Denumire furnizor
CIF furnizor
Numarul de la Registrul Comertului al furnizorului
Adresa sediu firma furnizor
Denumire Client
CIF/CNP client
Nr.Reg Comertului Client
Adresa Sediu Firma Client
date privind expeditia:nume delegat, Carte identitate delegat,numar
inmatriculare autoturism, ora expedierii.

Avizul de insotire se va arhiva in functie de caz, adica poate fi arhivat la furnizor, la

unul din compartimentele "desfacere" sau "financiar-contabil" sau la cumparator la
departamentul "financiar-contabil".

Dispozitia de plata-incasare catre casierie serveste ca :

dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit

dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare,
precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii
unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu
reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in
cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Dispozitia de plata-incasare se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul

financiar-contabil:

in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care
se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de
deplasare, procurare de materiale etc.;
in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin
care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.
Dupa efectuarea platii sau incasarii ,casierul va completa rubricile de pe verso.
Dispozitiile de plata / incasare circula:

la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in

cazurile prevazute de lege;
la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;
la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se
semneaza de casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit
suma;
la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru
efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registru de casa.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al dispozitiei de plata:

denumirea unitatii;
denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului de
dispozitie de plata / incasare;
numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care
incaseaza/restituie suma;
suma incasata/restituita (in cifre si in litere); scopul incasarii/platii;
semnaturi: conducatorul unitatii, viza de control financiar preventiv,
compartimentul financiar-contabil;
date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita,
data si semnatura;
casier; suma platita/incasata; data si semnatura.

Fiele de magazie sunt formulare cu ajutorul carora se tine evidenta stocurilor,

fara regim special, adica se pot completa si pe un formular care contine toatele
necesare. Fisa de magazie serveste la evidenta cantitativa a stocurilor.
Este document de evidenta a stocurilor la locul de depozitare a intrarilor, a
iesirilor, si este un document de contabilitate analitica.
Se intocmeste intr-un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de material,
materie prima, produs finitetc, de catre compartimentul financiar-contabil, daca
acesta este raspunzator de respectivele stocuri, sau de catre gestionarul desemnat sa
tine evidenta respectivelor stocuri. Se completeaza intr-un singur exeplar, nu circula,
adica sta doar la locatia unde se afla respectivele stocuri, si se arhiveaza la
departamentul financiar-contabil a companiei.
Elementele minime obligatorii pentru fisa de magazie sunt:

-datele de identificare a companiei, cu datele gestiunii-magazia;

-datele legate de respectivul produs stocabil;
-denumirea formularului si numarul paginii;
-denumirea produsului stocabil, cu cateva caracteristici;
-unitatea monetara, sau pretul unitar;
-data miscarii, a intrarii sau a iesirii cantitatii din gestiune,
-explicatia fiecarei miscari;
-data si semnatura de control.
Respectivul document este obligatoriu sa se afle la locul unde se stocheaza

produsele, pentru a putea facilita procesul de verificare a acestora atat a gestioarului, a

conducerii respectivei companii, dar si a organelor de control abilitate.

Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de
avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care
urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in
vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme
sosirea si plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in
vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai
mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se
intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici
decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la
casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz);
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea si numarul formularului;
- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata
deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; stampila unitatii;
semnatura conducatorului unitatii;
- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate;
avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
- numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
- semnaturi: conducatorul unitatii, controlul financiar preventiv, persoana care verifica
decontul, seful de compartiment, titularul de avans.

Statul de plata sau statul de salarii, cum mai este denumit, este un document
inregistrat in contabilitatea unei companii, care cuprinde calculul drepturilor banesti
ale salariatilor, inclusiv contributiile de asigurari sociale, impozitul si alte datorii.
Acesta nu trebuie confundat cu fluturasul de salariu, ce cuprinde informatii
similare si se inmaneaza angajatului.
Conform Ordinului nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiarcontabile, un model de stat de plata trebuie sa contina urmatoarele detalii:
1. numele unitatii;
2. numele formularului;
3. luna si anul pentru care este realizat;
4. numele salariatului;
5. venitul brut;
6. contributia individuala la sistemul de asigurari sociale;
7. contributia la bugetul asigurarilor pentru somaj;
8. contributia la sistemul asigurarilor sociale de sanatate;
9. cheltuieli profesionale;
10. venitul net;
11. deducerea personala de baza;
12. deduceri suplimentare;
13. venitul baza de calcul;
14. impozitul calculat si retinut;
15. salariul net;
16. semnatura conducatorului unitatii, a directorului compartimentului financiarcontabil si a persoanei care realizeaza statul de plata.
Pe baza statelor de plata, se vireaza salariile angajatilor, livrarea sumelor de bani
facandu-se cel putin o data pe luna. In cazul angajatorilor care platesc salariile de doua
ori pe luna, termenii folositi in resurse umane sunt avans si lichidare. Aceste sume
de bani, descrise ca avansuri si lichidari, trebuie sa apara, de asemenea, pe statul de
plata.
Departamentele si persoanele implicate in realizarea unui stat de salarii sunt:

persoanele acreditate sa exercite controlul financiar preventiv;

casieria unitatii (in cazul platilor in numerar);
departamentul financiar-contabil;
departamentul care a intocmit statul de salarii (in general, este vorba despre
departamentul de resurse umane).

Balanta contabila este o imagine a unei firme la un moment dat. Practic, daca
stim s-o interpretam, ea ne spune situatia respectivei firme. Daca avem cunostinte mai

solide de a o interpreta, ne poate spune povestea respectivei companii. Pe baza balantei

contabile se ntocmeste bilantul contabil semestrial si anual.
n balanta vom gasi o serie de conturi cu diferite sume nregistrate n dreptul
fiecaruia. De regula balanta contabila are 4 serii de egalitati adica 4 coloane principale,
fiecare cu doua subcoloane debit si respectiv credit. Aceste serii de egalitati sunt 1.
Solduri initiale (soldurile de nceput de an), 2. Rulajul curent (rulajul luni respective),
3. Total sume (rulajele lunior precedente cumulate cu soldul initial) 4. Sold final
(sumele la sfrsitul perioadei la care se refera balanta respectiva). n unele balante se
gaseste si o a 5-a coloana cu Rulaj cumulat reprezentand rulajul total al lunilor
precedente fara a include soldurile de nceput. Adica miscarile nregistrate pe
respectivele conturi.