PROIECT DE PRACTIC

CONTABILITATEA CHELTUIELILOR
NREGISTRATE N AVANS

Absolvent

CUPRINS
1

CAPITOLUL I
FUNDAMENTE TEORETICE PRIVIND CHELTUIELILE, VENITURILE
I REZULTATELE

I.1. Definirea i sfera de cuprindere a cheltuielilor i veniturilor

I.2 Organizarea contabilitii sintetice i analitice a cheltuielilor, veniturilor i

rezultatelor

I.3. Clasificarea cheltuielilor i veniturilor

CAPITOLUL II
DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR
CONTABILE

13

II.1 ntocmirea, prelucrarea i verificarea documentelor contabile

16

II.2 Circulaia documentelor contabile

16

II.3 Registrele de contabilitate

17

CAPITOLUL III
CHELTUIELILE INREGISTRATE IN AVANS

20

III.1 Delimitarea n timp a cheltuielilor i veniturilor

22

III.2 Operaiunile contabile aplicabile cheltuielilor nregistrate n avans

23

BIBLIOGRAFIE

28

CAPITOLUL I
FUNDAMENTE TEORETICE PRIVIND CHELTUIELILE,
2

VENITURILE I REZULTATELE
I.1. Definirea i sfera de cuprindere a cheltuielilor i veniturilor
Orice activitate pe care o desfoar agenii economici necesit, n mod
obiectiv, anumite consumuri de munc vie i materializat, care poart denumirea
general de cheltuieli.
Cheltuielile sunt sume pltite sau de pltit de ctre unitatea patrimonial
pentru:
- consumurile proprii ;
- munca prestat n folosul su ;
- obligaiile contractuale i legale fat de teri ;
- alte situaii excepionale.
Pentru stabilirea rezultatului exerciiului se asimileaz acestora amortizrile
i provizioanele i cedrile sau pierderile din calamitti sau alte cauze a activelor.
Pierderile reprezint reduceri ale beneficiilor economice i pot rezulta, sau
nu, ca urmare a desfurrii activitii curente a persoanei juridice. Ele nu difer ca
natur de alte tipuri de cheltuieli.
n general, cheltuielile reprezint expresia valoric a operaiunilor
economice referitoare la cumprarea i utilizarea bunurilor economice. Structura
analitic a cheltuielilor este deosebit de diversificat, dar pot fi identificate cel
puin patru modalitti principale de formare (apariie) a acestora:
Consumul de bunuri stocabile n activitatea curent de exploatare, cum ar fi
consumul de materii prime i materiale auxiliare n procesul de producie, n scopul
obinerii de produse, lucrri i servicii.

Angajarea unei cheltuieli care intervine n momentul cumprrii de bunuri

nestocabile, lucrri, utiliti i servicii destinate produciei, cu ocazia naterii
obligaiilor fa de furnizori.
Plata unei sume de bani destinat satisfacerii unei nevoi curente a firmei,
pentru care anterior plii nu a fost nregistrat angajamentul (obligaia) de plat.
ncorporarea (includerea) n cheltuielile curente ale exerciiului financiar
expirabil a unor sume reprezentnd deprecieri economice ireversibile (amortizrile
imobilizrilor), deprecieri economice probabil reversibile (provizioane pentru
deprecieri) sau rezerve pentru acoperirea riscurilor viitoare (provizioane pentru
riscuri i cheltuieli).
Veniturile unittii patrimoniale sunt sume ncasate sau de ncasat pentru :
- pentru bunurile livarte, lucrrile executate i serviciile prestate de teri ;
- obligaii legale sau contractuale din partea unor teri ;
- alte situaii excepionale.
Pentru stabilirea rezultatului exerciiului, la venituri se adaug i veniturile
din producia stocat (pe sold) i producia de imobilizri i de asemenea cele din
cedarea activelor.
n categoria veniturilor se includ att sumele sau valorile ncasate sau de
ncasat n nume propriu din activiti curente, ct i catigurile din orice alte surse.
Ctigurile reprezint creteri ale beneficiilor economice care pot aprea sau
nu ca rezultat din activitatea curent, dar nu difer ca natur de veniturile din
aceast activitate.
Veniturile din activitti curente se pot regsi sub diferite denumiri, cum ar
fi : vnzri, comisioane, dobnzi, dividende.
Pentru reprezentarea cheltuielilor i veniturilor se pornete de la caracterul
de proces al activitilor consumatoare de resurse i productoare de rezultate.
4

n general, veniturile reprezint expresia baneasc a produciei stocate i/sau

livrate. Similar cheltuielilor, ele au o mare diversitate, dar totui, pot fi
indentificate cel puin patru modaliti principale de formare (apariie) a lor:
Obinerea produciei fabricate n cadrul obiectului principal de activitate al
unei firme. n acest moment al circuitului economic, evaluarea produciei obinute
se face n costuri efective de producie.
Livrarea (facturarea) produciei fabricate, care constituie momentul
transferului dreptului de proprietate de la productor (vnztor) ctre client
(cumprtor). n acest moment al circuitului economic, evaluarea produciei
vndute se face n preuri de vnzare, inclusiv taxa pe valoarea adaugata (TVA).
Venitul productorului se constituie la nivelul preului negociat de vnzare, fr
TVA.
ncasarea unor sume de bani, ca urmare a facturrii de produse, lucrri,
prestaii i servicii care fac obiectul curent de activitate al firmei, dar pentru care
nu s-au nregistrat anterior creane fa de clieni (cumprtori).
ncorporarea (includerea) n veniturile curente ale exerciiului financiar
expirabil a unor sume reprezentnd venituri care au fost estimate ca probabile n
exerciiile financiare anterioare, dar care au devenit certe n exerciiul financiar
expirabil. Este vorba de veniturile constatate n avans, scadente i/sau de anularea
provizioanelor pentru deprecieri, riscuri i cheltuieli, rmase fr obiect.
Respectnd principiul independenei exerciiilor, toate operaiile care
determin cheltuieli i venituri sunt nregistrate n momentul generrii sau angajrii
lor. n mod corespunztor se organizeaza o contabilitate de angajamente. Ea
presupune individualizarea i reflectarea cheltuielilor n faza de angajare i
consum, iar a veniturilor n momentul obinerii i realizarii lor.
5

Principiul prudenei impune nregistrarea che1tuielilor cu amortizrile i

provizioanelor indiferent de existena unor rezultate financiare favorabi1e.
Principiul necompensrii interzice efectuarea de compensri ntre cheltuieli
i venituri, negistrate la conturi de rezultate diferite.
n concordan cu principiul rezultatului este necesar s se delimiteze
momentul n care cheltuielile se consider consumate i veniturile realizate, iar pe
aceast baz imputarea costului ataat n vederea determinrii rezultatului net.
n acest sens s-a creat principiul recunoaterii cheltuielilor consumate n
momentul utilizrii resurselor, iar a veniturilor realizate n momentul transferrii
dreptului de proprietate, deci al livrrii sau facturrii ctre client.
Dac veniturile nu sunt legate de vnzri (chirii, dobnzi de ncasat) sunt
considerate realizate n momentul constatrii lor.
Pornind de la venitul realizat al exerciiului, n mod corespunztor se
delimiteaz cheltuielile n calitatea lor de efort care au generat veniturile.

I.2 Organizarea contabilitii sintetice i analitice a cheltuielilor, veniturilor i

rezultatelor
Cheltuieli
Pentru contabilizarea curent a cheltuielilor, n mod sistematizat, dup
coninutul i natura lor economic, se utilizeaz clasa 6 CONTURI DE
CHELTUIELI, structurat n grupe de coturi, pe naturi relativ omogene de
6

cheltuieli, iar n cadrul fiecarei grupe de conturi s-au instituit conturile sintetice de
gradul I i/sau gradul II pentru fiecare element de cheltuial.
Pentru cheltuielile de exploatare sunt rezervate grupele de cheltuieli de la 60
la 65, astfel:
60 Cheltuieli privind stocurile
61 Cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri
62 Cheltuieli cu alte servicii executate de teri
63 Cheltuieli cu alte impozite, taxe i vrsminte asimilate
64 Cheltuieli cu personalul
65 Alte cheltuieli de exploatare
Pentru cheltuielile financiare se utilizeaz grupa de conturi:
66 Cheltuieli financiare
Pentru cheltuielile extraordinare se utilizeaz grupa:
67 Cheltuieli extraordinare
Pentru cheltuielile cu amortizarea i provizioanele se utilizeaz grupa:
68 Cheltuieli cu amortizarile si provizioanele
Pentru cheltuielile cu impozitul pe profit se utilizeaz grupa:
69 Cheltuieli cu impozitul pe profit i alte impozite
Trsturile comune conturilor de cheltuieli sunt urmtoarele:
- Au funcia contabil de activ.
- Reflect n debit cheltuielile pe care unitatea le angajeaz, pltite sau de
pltit.
- Oglindesc n credit, la sfritul fiecrei luni i implicit, la sfritul
exerciiului, transferarea sau virarea integral a cheltuielilor nregistrate n debitul
contului 121Profit i pierdere
7

- Unele conturi de cheltuieli se crediteaz, ca excepie, i n cursul perioadei,

inclusiv la sfritul exerciiului, pentru acele operaii care impun asemenea
nregistrri, cum este cazul plusurilor de active circulante constatate la
inventariere.
- La sfritul perioadei de gestiune, inclusiv al exerciiului, nu prezint sold,
nefiind conturi bilaniere.
- Sumele nregistrate n debitul sau ca sold debitor, atunci cnd este cazul,
cumulate de la nceputul anului pn la sfritul exerciiului, se utilizeaz pentru
determinarea indicatorilor existeni n componena bilanului contabil denumit
Contul de profit i pierdere, precum i n scopul detalierii informaiilor privind
rezultatul exerciiului.
- Conturile de cheltuieli, de regul, nu necesit dezvoltarea n conturi
analitice.

I.3. Clasificarea cheltuielilor i veniturilor

Cheltuielile se clasific dup mai multe criterii :
- dup natur respectiv natura activitaii desfaurate i natura resurselor
consumate;
- dup destinaie (n cadrul contabilitii de gestiune);
- dup momentul angajrii i consumului.
8

Contabilitatea cheltuielilor se ine pe feluri de cheltuieli, dup natura lor,

astfel :
- cheltuieli de exploatare ;
- cheltuieli financiare ;
- cheltuieli extraordinare (calamitti i alte evenimente extraordinare).
Cheltuielile de exploatare se refer la complexitatea activitilor economice
pe care ntreprinderea le poate desfura, fiind sistematizate n urmtoarele
categorii :
- Cheltuielile privind mrfurile (sau costul mrfurilor vndute ) sunt
constituite din preul de cumprare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport,
aprovizionare i alte cheltuieli accesorii legate de achiziia mrfurilor.
- Cheltuielile cu materiile prime se refer la cheltuielile cu consumul de
materii prime.
- Cheltuielile cu materiale consumabile constau din cheltuielile cu materiale
auxiliare, combustibil, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semine i
materiale de plantat, furaje i alte materiale consumabile.
- Cheltuielile cu energia i apa reprezint costul de achiziie al energiei i
apei consumate.
- Alte cheltuieli materiale care includ costul de achiziie al obiectelor de
inventar consumate sau uzura acestora, cheltuielile privind baracamentele i
amenajrile provizorii, costurile de achiziie al materialelor nestocate trecute direct
asupra cheltuielilor i costul de achiziie al animalelor i psrilor.
- Cheltuielile cu lucrrile i serviciile executate de teri reprezint
cheltuielile cu ntreinerea i reparaiile; redevene, locaii de gestiune i chirii ;
studii i cercetri inclusiv sumele pltite pentru contractele de cercetare; cheltuieli
cu primele de asigurare; cheltuieli cu alte servicii executate de teri (colaboratori,
comisioane, inclusiv cele pltite agenilor economici cu activitate de comer
9

exterior i onorarii; cheltuieli de protocol, reclam i publicitate; transportul de

bunuri i personal ; deplasri, detari i transferri, pota i taxe de
telecomunicaii; servicii bancare i altele).
- Cheltuieli cu alte impozite, taxe i vrsminte asimilate suportate de
unitatea patrimonial, indiferent de rezultatul exerciiului cum sunt : impozitul pe
cldiri i terenuri ; taxa pentru folosirea terenurilor proprietate de stat ; taxa asupra
mijloacelor de transport ; datorii i vrsminte privind fondurile speciale.
- Cheltuieli cu personalul, unde se ncadreaz : salariile i alte drepturi de
personal; asigurri i protecie social (contribuia unitii la asigurari sociale,
ajutorul de omaj, asigurri sociale de sntate i alte cheltuieli privind asigurrile
i protecia social suportate de unitatea patrimonial).
- Alte cheltuieli de exploatare, care se refer la pierderile din creane i
debitori diveri; despgubiri, amenzi i penaliti; donaii i subvenii acordate;
activele cedate i alte operaii de capital; sconturile acordate clienilor i alte
cheltuieli financiare (pierderi din creane de natur financiar).

n cheltuielile activitii financiare sunt incluse:

- Pierderi din creane legate de participaii reprezint pierderile din creanele
imobilizate ale ntreprinderii.
- Cheltuielile privind investitiile financiare cedate, respectiv valoarea
imobilizrilor financiare, cedate sau scoase din activ ; diferena nefavorabil dintre
valoarea contabil a investiiilor financiare pe termen scurt i preul de cesiune.
- Cheltuieli din diferene de curs valutar, reprezentate de diferenele
nefavorabile de curs valutar, rezultate n urma lichidrii creanelor i datoriilor n
valut, diferenele nefavorabile de curs valutar aferente disponibilitilor n devize
existente n casierie ct i existentul n conturile de acreditive n devize.
10

- Cheltuielile privind dobnzile, respectiv dobnzile curente aferente

mprumuturilor primite i altor datorii privind exerciiul n curs.
- Alte cheltuieli financiare, reprezentate de sconturile acordate clienilor,
debitorilor i alte cheltuieli financiare.
Cheltuielile extraordinare reprezint acele cheltuieli care nu sunt legate de
activitatea normal, curent a unitii patrimoniale.
Ele se refer la calamiti i alte evenimente extraordinare sau altfel spus la
piederile din calamiti i exproprieri de active.
Cheltuielile cu amortizrile i provizioanele sunt grupate, n funcie de
natura lor, pe activitile care le ocazioneaz, de exploatare i financiar, i
cuprind : cheltuieli ce privesc amortizarea imobilizrilor necorporale i corporale,
provizioane pentru riscuri i cheltuieli de exploatare i deprecierea imobilizrilor
corporale, necorporale i financiare, activelor circulante de natura stocurilor i
celor financiare.
Cheltuielile cu impozitul pe profit i alte impozite reprezint sumele de
aceast natur datorate bugetului statului de ctre toate entitile economice,
inclusiv microntreprinderi.
Cheltuielile se afl ntr-o conexiune cu veniturile deja recunoscute, proces
cunoscut sub denumirea de matching.
Toate cheltuielile angajate n cursul exerciiului care nu se pot ataa
veniturilor realizate sunt activate sau recunoscute ca active, fiind imobilizate,
stocate sau repartizate asupra mai multor exerciii.
Generaliznd, se poate aprecia c n contabilitatea financiar cheltuielile se
grupeaz n:
cheltuieli curente,
11

 cheltuieli nregistrate n avans,

cheltuieli de repartizat pe mai multe exerciii,
cheltuieli de plat.
Prima categorie, cheltuielile curente, cuprinde cheltuielile angajate i
recunoscute de rezultatul exerciiului curent sau n curs.
Cheltuielile nregistrate n avans i cele de repartizat pe mai multe exerciii
sunt, dup caz, cheltuieli constatate sau angajate n exerciiul N, dar recunoscute
de rezultatul exerciiului N+1.
n ceea ce privete cheltuielile de plat sunt consumurile constatate efectiv
pentru care nu s-au primit pn la nchiderea exerciiului documentele de
constatare (exemplu: drepturile cuvenite angajailor la nchiderea exerciiului cu
titlu de concedii de pltit, impozite i taxe datorate, dobnzi datorate).

CAPITOLUL II
DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR
CONTABILE
Organizarea contabilitii nu poate fi conceput far existena unui sistem de
documente contabile judicios elaborate i utilizate dup reguli bine stabilite.
Potivit articolului 6 aliniatul 2 din Legea contabilitii nr.82/1991,
republicat, modificat si completat prin Ordonana de Guvern nr.61/2001,
precum i a celorlalte prevederi legale privind ntocmirea i utilizarea formularelor
comune i a celor cu regim special, utilizate n activitatea financiar i contabil,
orice operaiune economic se consemneaz ntr-un document care st la baza
nregistrrii lor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ.
12

Cu ajutorul documentelor contabile se formalizeaz n scris i se organizeaz

faptic procesele de culegere, prelucrare, stocare i transmitere a informaiilor
privind patrimoniul. Ele reprezint piesele sau suporturile materiale ale
contabilitii. Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau
netipizate.
Ministerul Finantelor, n carul reglementrilor referitoare la noul sistem de
contabilitate, a elaborat Nomenclatorul privind modelele registrelor i
formularelor comun privind activitatea financiar i contabil .
Persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii trebuie
s asigure potrivit legii, condiiile necesare pentru ntocmirea documentelor
justificative privind oreraiile economice, organizarea i conducerea corect i la zi
a contabilitii, organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de
pasiv, precum i valorificarea rezultatelor acesteia: respectarea regulilor de
ntocmire a situaiilor financiare anuale simplificate, depunerea la termen a
acestora la organele n drept i publicarea lor; pstrarea documentelor justificative,
a registrelor i situaiilor financiare anuale simplificate, organizarea contabilitii
de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.
Coninutul documentelor contabile variaz n funcie de caracterul
operaiilor consemnate, concretizat n anumite elemente obligatorii, care trebuie s
asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se
ntocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de
documente economice, iar altele sunt specifice anumitor documente.
Elemente comune se refer la:
- denumirea documentului;
- denumirea i sediul persoanei juridice care ntocmete documentul;
13

- numrul i data ntocmirii acestuia;

- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei economice (cnd
este cazul);
- coninutul operaiunii economice i, dac este cazul, temeiul legal al
efecturii acestuaia ;
- datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate;
- numele, prenumele i semnturile persoanelor care le-au ntocmit, vizat i
aprobat, dup caz;
- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor
efectuate.
Elementele specific difer de la o categorie de documente la alta i asigur
detalierea operaiei consemnate ele avnd un rol completativ.
De exemplu, factura conine ca elemente specifice, date privitoare la
comand, contract, aviz de nsoire, document de transport, conturile de la bncile
prilor etc.
Funciile documentelor contabile sunt:
Consemnarea - este nscriea datelor referitoare la procese i fenomene
economice consumate ntr-un anumit loc i la o anumit dat; se face de regul n
mod cronologic i apoi se sistematizeaz;
Justificarea - documentele atest producerea operaiei sau fenomenului ce a
avut loc;
Verificarea - urmrete necesitatea, oportunitatea, realitatea i exactitatea
operaiilor sau fenomenelor consemnate;
Asigurarea integritii patrimoniale - realizeaz evidena cantitativ i
valoric a mrimii fiecui element patrimonial i a ntregului patrimoniu;
Calculul costurilor - realizeaz cuantificarea micrilor i transformrilor i
a rezultatelor acestora;
14

Funcia juridic - documentele sunt dovezi de prob n justiie pentru

drepturile i obligaiile create n legtur cu patrimoniul unitii.
ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de
operativitatea ntocmirii lor i de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i
pn la locul nregistrrii i valorificrii lor.

II.1 ntocmirea, prelucrarea i verificarea documentelor contabile

Documentele se ntocmesc pe formulare tipizate manual sau cu mijloace
tehnice, la locul de munc n cadrul creia se produc operaiile economice.
Indiferent de modalitatea de ntocmire a documentelor contabile, aceasta
trebuie s fie clar i complet, respectnd toate regulile privitoare la coninutul i
forma lor condiionnd calitatea i exactitatea informaiilor contabile.
Prelucrarea documentelor, const n sortarea documentelor pe operaii,
exprimarea n etalon monetar, cumularea unor documente primare i obinerea
documentelor centralizatoare, verificarea de form, aritmetic i de fond privind
legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea i economicitatea operaiilor
consemnate n documente, iar n final nregistrarea n contabilitate.
Verificarea

documentelor,

este

operaia

premergtoare

nregistrrii

operaiilor economice n conturi i const n controlul respectrii condiiilor de

form i de fond pe care acestea trebuie s le ndeplineasc.
15

Verificarea se face n scopul evitrii unor nereguli, eliminrii unor abuzuri i

al reflectrii realitii n contabilitate.
II.2 Circulaia documentelor contabile
Circulaia documentelor const n parcursul acestora din momentul
ntocmirii sau intrrii n unitatea patrimonial i pn la predarea lor la arhiv.
Circulaia documentelor n cadrul unitii patrimoniale difer n funcie de
structura organizatoric, coninutul operaiilor economice reflectate n documente,
organizarea compartimentului contabil i mijloacele utilizate pentru executarea
lucrrilor n contabilitate.
Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct s respecte
urmtoarele reguli:
-circulaia documentelor trebuie s se fac pe cile cele mai scurte, printr-un
numr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea i utilizarea
informaiilor;
-circulaia documentelor trebuie s se fac n flux continuu;
-prelucrarea documentelor trebuie s se fac complet i la termenul
specificat n graficul de circulaie a documentelor.
II.3 Registrele de contabilitate
Registrele de contabilitate, au caracter obligatoriu pentru toate unitile
patrimoniale i asigur nregistrarea cronologic i sistematic a operaiunilor
consemnate n documentele justificative.

16

Ele se prezint sub forma unor registre sau foi volante i listri informatice
legate sub form de registru, cu coninut i form adecvate scopului pentru care
sunt elaborate.
Registrele de contabilitate obligatorii sunt : registru-jurnal, registru-inventar,
cartea mare.
Acestea se utilizez n strict concordan cu destinaia acestora i se
prezint n mod ordonat i astfel completate ncat s permit, n orice moment,
identificarea i contolul operaiunilor contabile efectuate.
Registrul-jurnal are caracter de document cu regim special i se utilizeaz
numai de compartimentul financiar contabil.
Se ntocmete ntr-un singur exemplar, se numeroteaz, se nuruiete, se
parafeaz, se nregistreaz la organele fiscale i pote fi folosit ca prob n litigii.
n acest registru se consemneaz toare operaiile economice i financiare din
cadrul unei anumite perioade de gestiune, n ordinea n care acestea s-au efectuat n
timp.
Registrul-inventar se ntocmeste cu prilejul efecturii inventarierii generale a
patrimoniului i anume : la nceputul activitii, cel puin o dat pe an, n cazul
fuzionrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege.
El asigur stabilirea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum i a
coninutului unor posturi din bilan, putnd fi folosit ca prob n litigii.
Se ntomeste ntr-un singur exemplar, se numeroteaz, se nuruiete, se
parafeaz de organul fiscal la nceperea activitii, la ncetarea activitii, precum i
n cazul nceperii unui nou registru.
Registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu prin
intermediul caruia se nscriu lunar, direct sau prin regruparea pe conturi
corespondente, nregistrrile care s-au efectuat n registruljurnal.
17

n registrul Cartea mare se stabilete situaia fiecrui cont cu datele privind

soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare i soldul final.
Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare prin intermediul
creia se valideaz corectitudinea aritmetic a nregistrrilor efectuate pe parcursul
unei luni i de la nceputul anului n registrul-jurnal i Cartea mare.
Potrivit prevederilor articolului 25 din Legea contabiliii 82/1991,
republicat, modificat si completat prin Ordonana Guvernului nr.6/2001,
registrele de contabilitate, precum i documentele justificative, care stau la baza
nregistrrilor in contabilitate se pstreaz, timp de 10 ani, n arhiv, cu ncepere de
la data ncheierii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor
de salarii, care se pstreaz timp de 50 de ani.
Registrele de contabilitate i documentele justificative se pstraz n arhiv,
de regul, n forma lor original grupate n funcie de natura operaiunilor i n
ordine cronologic, n cadrul exerciiului financiar la care acestea se refer.
n caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se
vor lua msuri de reconstituire a acestora n termen de 30 de zile de la constatare.
Documentele contabile reconstituite vor purta meniunea reconstituit .

18

CAPITOLUL III
CHELTUIELILE INREGISTRATE IN AVANS
Cheltuielile inregistrate in avans reprezinta o arie a contabilitatii care lasa
loc liber rationamentului profesional in recunoasterea si repartizarea lor. De altfel
reprezinta una din zonele in care se manifesta contabilitatea creativa.
Cheltuielile efectuate n cursul exerciiului financiar, dar care sunt aferente
unui exerciiu financiar ulterior, trebuie prezentate sub titlul de Cheltuieli n
avans.
Cheltuielile inregistrate in avans sunt reprezentate de cheltuielile anticipate
si de cheltuielile constatate in avans; ele trebuiesc excluse din cheltuielile curente
ale exercitiului si incorporate apoi in cheltuielile exercitiului la care acestea se
refera.
Contul cu ajutorul caruia se tine evidenta acestor cheltuieli anticipate este
471 Cheltuieli nregistrate n avans.
Contul 471 "Cheltuieli nregistrate n avans" tine evidenta cheltuielilor
efectuate anticipat, n avans, n perioada curenta de gestiune, care privesc si
19

perioadele viitoare: plati anticipate pentru abonamente la publicatii, plati anticipate

pentru chirii si locatii de gestiune, reparatii capitale, curente si revizii tehnice care
se vor include esalonat n cheltuielile perioadelor urmatoare pe baza de scadentar
unde se trece lunar pe cheltuiala partea care revine perioadei curente.
Astfel se va sti in orice moment detalierea soldului contului 471, necesara
mai ales la inventarierea patrimoniului.
Dupa continutul economic este un cont de cheltuieli, iar dupa functia
contabila este un cont de activ.
Se debiteaza cu cheltuielile efectuate n avans, care trebuie delimitate n
timp (pentru mai multe perioade de gestiune) n corespondenta cu creditul
conturilor:
a) 5121 "Conturi la banci la banci n lei" - cnd cheltuielile n avans
reprezinta o plata efectuata prin banca;
b) 5311 "Casa n lei" - cnd cheltuielile n avans sunt achitate n numerar;
c) 401 "Furnizori" - pentru reparatiile capitale, curente si reviziile tehnice
efectuate anticipat de terti.
Se crediteaza cu sumele repartizare conform scadentarului, aferente
exercitiului n curs, n corespondenta cu debitul conturilor care arata natura
cheltuielilor:
a) 611 "Cheltuieli de ntretinere si reparatii";
b) 605 "Cheltuieli de ntretinere si reparatii";
c) 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal";
d) 666 "Cheltuieli cu dobnzile".
Soldul contului 471 "Cheltuieli nregistrate n avans" este debitor si
reprezinta cheltuielile de repartizat n exercitiile viitoare.
Schematic, functionarea contului 471 se prezinta astfel:
20

D 471
5121

C
611

5311

605

401

624
666

S.F.D.

III.1 Delimitarea n timp a cheltuielilor i veniturilor

Pentru stabilirea corect a rezultatului exerciiului este necesar separarea n
timp a cheltuielilor i veniturilor nregistrate n cursul exerciiului financiar sau
preluate ca sold din exerciiul precedent.
n sfera regularizrii cheltuielilor i veniturilor se cuprind:
operaii privind nregistrarea cheltuielilor de plat;
operaii privind nregistrarea veniturilor de realizat;
operaii privind regularizarea cheltuielilor determinate de facturi
primite fr bunuri materiale i prestaii;
operaii privind regularizarea veniturilor pentru facturi ntocmite fr
expedierea bunurilor materiale sau recepia prestaiilor;
operaii privind regularizarea cheltuielilor i veniturilor nregistrate n
avans;
operaii privind repartizarea cheltuielilor pe mai multe exerciii.
471
Cheltuieli nregistrate n

= 6
Conturi de cheltuieli

avans
21

= 471

Conturi de venituri

Venituri nregistrate n
avans

III.2 Operaiunile contabile aplicabile cheltuielilor nregistrate n avans

1 nregistrarea n contabiliate a operaiunii privind sumele reprezentnd
abonamentele, chiriile, certificatele de emisii de gaze cu efect de ser achiziionate
i alte cheltuieli efectuate anticipat:
471. Cheltuieli nregistrate n avans / analitic distinct = %
401. Furnizori/ analitic
distinct
512. Conturi curente la
bnci/ analitic distinct
531.

Casa/

analitic

distinct
2.

nregistrarea n contabiliate a operaiunii privind sumele repartizate n

perioadele/exerciiile financiare urmtoare pe cheltuieli, conform scadenarelor:

471. Cheltuieli nregistrate n avans/ analitic distinct = %
401. Furnizori/ analitic
22

distinct
512. Conturi curente la
bnci/ analitic distinct
531.

Casa/

analitic

distinct

3. nregistrarea n contabiliate a operaiunii privind sumele repartizate n

perioadele/exerciiile financiare urmtoare pe cheltuieli, conform scadenarelor
%

= 471. Cheltuieli nregistrate

n avans/ analitic distinct

605. Cheltuieli privind energia i apa

611. Cheltuieli cu ntreinerea i reparaiile
612. Cheltuieli cu redevenele, locaiile de gestiune i chiriile
613. Cheltuieli cu primele de asigurare
614. Cheltuieli cu studiile i cercetrile
621. Cheltuieli cu colaboratorii
622. Cheltuieli privind comisioanele i onorariile
623. Cheltuieli de protocol, reclam i publicitate
624. Cheltuieli cu transportul de bunuri i personal
625. Cheltuieli cu deplasri, detari i transferri
626. Cheltuieli potale i taxe de telecomunicaii
627. Cheltuieli cu serviciile bancare i asimilate
628. Alte cheltuieli cu serviciile executate de teri
652. Cheltuieli cu protecia mediului nconjurtor
658. Alte cheltuieli de exploatare
23

666. Cheltuieli privind dobnzile

Plecnd de la faptul c profesionistul contabil asigur calitatea nregistrrilor

contabile, acesta nu trebuie s se evidenieze n contabilitate elemente care s pun
n discuie sau s pun la ndoial coerena sau credibilitatea structurilor prezentate
n cadrul situaiilor financiare anuale (conturilor anuale).

Exemple:
O societate comerciala achita in avans un abonament pentru accesul la
continutul on-line al unui website pretul este 1.200 lei + tva. Abonamentul este
valabil pentru un an si se achita in octombrie anul n.
Notele contabile sunt:
La client:
1. Inregistarea facturii:
%

401 Furnizori

471 Cheltuieli inregistrate in avans

1.488
1.200

4426 Tva deductibila

288

2. Inregistrarea cheltuieliilor lunare incepand cu luna octombrie, anul n:

628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti = 471 Cheltuieli inregistrate in
avans 100
Idem se inregistreaza lunar cheltuielile pana in septembrie anul n+1.
La furnizor:
4111 Clienti

1.488
24

472 Venituri inregistrate in avans 1.200

4427 Tva colectata

288

Inregistrarea lunara a veniturilor :

472 Venituri inregistrate in avans = 704 Venituri din lucrari executate si servicii
prestate 100 lei
2. O societate comercial pltete contravaloarea unei facturi n valoare de 8 000
lei, TVA 24%.
%

471

5121

9 920 lei

Conturi la bnci n lei

Cheltuieli nregistrate n avans

8 000 lei

4426
TVA deductibil

1 920 lei

3. O societate comercial achiziioneaz n rate un mijloc de transport n valoare de

55 000 lei, TVA 24%, pentru o perioad de 3 ani. Societatea acord un avans
furnizorului n valoare de 19 000 lei.. Dobnda aferent este de 10% pe an.
Primirea facturii
* calcul Dobnd : 55 000 x 10 % x 3 ani = 16 500 lei
%
2131

404

84 700 lei

Furnizori de imobilizri

Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru)

55 000 lei

4426
TVA deductibil

13 200 lei
25

471
Cheltuieli nregistrate n avans

16 500 lei

nregistrarea avansului
404

5121

Furnizori de imobilizri

19 000 lei

Conturi la bnci n lei

Plata I rata
*Calcul I-a rat - ((55 000 lei + 13 200 lei) - 19 000 lei )/ 3 ani = 16 400 lei
404

5121

Furnizori de imobilizri

16 400 lei

Conturi la bnci n lei

Dobnda primului an
666

471

Cheltuieli privind dobnzile

5 500 lei

Cheltuieli nregistrate n avans

4. n anul 2013, o societate comercial pltete chiria pentru anul n curs n valoare
de 27 000 lei, i n avans chiria pentru anul 2012 n valoare de 36 000 lei.
Plata chiriei pentru anul 2014
612

5121

Cheltuieli cu redevenele,

27 000 lei

Conturi la bnci n lei

locaiile de gestiune i chiriile

Plata chiriei n avans:
471

5121

Cheltuieli n avans

Conturi la bnci n lei

nregistrarea cheltuielilor n avans - n anul 2014

26

35 000 lei

612

471

Cheltuieli cu redevenele,

35 000 lei

Cheltuieli n avans

ocaiile de gestiune i chiriile

BIBLIOGRAFIE
1. Darie Vasile " Manualul expertului contabil i al contabilului autorizat
Editura Agora Bacau

2009.

2. Feleag Nicolae " Sisteme contabile comparate " , Ediia a- II a Vol:

1,2,3, Editura Economic Bucureti 2010.
3. Hoant Nicolae

" Economie i finante publice , Editura Poliron, Iai

202012.
4. Lazr Tudor Dan " Finane i bugete publice ", Editura Accent, ClujNapoca 2011.
5. Pleea Doru" Buget i contabilitate public ", Editura Sigma Bucureti
2008.
6.

Ristea Mihai " Contabilitatea societilor comerciale ", Editura

C.E.C.C.A.R. Bucureti 2007.

7. Tulai Constantin " Finanele publice i fiscalitatea ",Editura Casa Crii
de tiin, Cluj -Napoca 2008.
8. Vcrel Iulian Finanele publice ediia a II a, Editura Didactic i
Pedagogic, Bucureti 2011

27