PROCEDURA Nr. D-258 / 08.10.

2008
privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor bugetare n cadrul Casei de Cultur a Studenilor din Timioara

I. LEGISLAIE APLICAT
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice; Legea nr. 82/1991 privind contabilitatea; OMFP 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia; OMFP 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor bugetare n instituiile publice; HG nr. 522/2003 privind organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv; OMFP 1235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a HG nr. 146/2002 privind formarea i utilizarearesurselor derulate prin trezoreria statului; Decret 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiunilor cu numerar;

II. DESCRIEREA PROCEDURII a) Angajarea cheltuielilor

1. Achiziiile de produse, lucrri sau servicii, pentru instituiilor publice, se efectueaz numai dac acestea au fost cuprinse n Programul anual de achiziii publice, precum i n Bugetul de venituri i cheltuieli ale instituiei. 2. Pentru efectuarea unei achiziii, Compartimentul Achiziii Publice din cadrul instituiei ntocmete un Memoriu justificativ, care se semneaz de ctre solicitant. 3. Responsabilul cu achiziiile publice verific dac produsele, serviciile sau lucrrile solicitate, prin Memoriul justificativ, sunt cuprinse n Programul anual de achiziii publice, acord Viza CPV i stabilete procedura de achiziii publice, conform prevederilor din Programul anual de achiziii publice al instituiei. 4. Solicitantul va obine viza de compartiment, din partea efului de birou al entitii care a iniiat procedura de achiziie. 5. eful de birou / compartiment / serviciu, acord Viza de compartiment, care certific: necesitatea, realitatea i conformitatea operaiunii ce urmeaz a se efectua. 6. Memoriul justificativ se depune de ctre biroul-compartimentul-serviciul solicitant la contabilul ef, pe baza Registrului de operaiuni supuse vizei de control financiar preventiv, pentru acordarea Vizei CFP (Control Financiar Preventiv), care certific: legalitatea, (respectarea actelor normative), regularitatea (respectarea procedurilor) i ncadrarea n prevederile bugetare aprobate, conform dispoziiilor legale. 7. Dup obinerea Vizei CFP, biroul-compartimentul-serviciul solicitant depune Memoriul justificativ la cabinetul directorului instituiei pentru aprobarea operaiunii, n calitate de ordonator de credite.

8. Dup aprobarea Memoriului justificativ, de ctre conductorul instituiei, se poate demara efectiv procedura de achiziie a produselor, serviciilor sau lucrrilor solicitate. 9. Principalele proceduri de achiziii publice pot fi: Licitaie deschis - pentru atribuirea contractelor peste: 125.000 Euro Cerere de oferte - pentru atribuirea contractelor ntre: 10.000 125.000 Euro Cumprare direct - pentru atribuirea contractelor sub: 10.000 Euro 10. Dup finalizarea procedurii de achiziie public se ntocmete Contractul economic, care consfinete ncheierea fazei de angajare a cheltuielilor i poate fi: Contract de furnizare Contract de servicii Contract de lucrri - pentru achiziii de produse - pentru prestri de servicii - pentru executare de lucrri

11. n cazul achiziiilor publice prin cumprare direct, de regul, nu este obligatorie ncheierea unui Contract economic, fiind suficient factura fiscal a furnizorului, i nici prezentarea celor 3 oferte concurente, cu excepia achiziiilor de produse de natura activelor fixe sau achiziiilor de produse, servicii sau lucrri a cror valoare estimat este de peste 1.000 Euro / tranzacie, situaie n care sunt obligatorii att prezentarea a minim 3 oferte concurente ct i ntocmirea unui contract economic. 12. Achiziiile de servicii artistice, se pot efectua prin cumprare direct, fr prezentarea de oferte concurente, cu aprobarea conducerii instituiei. 13. n cazul achiziiilor publice exceptate conform prevederilor de la art.10, ofertele trebuie s conin obligatoriu urmtoarele elemente: datele de identificare ale ofertantului (denumire, adres, CIF, ORC, cont bancar); datele tehnice i preul cu i fr TVA (exprimat n Lei); termenul de valabilitate al ofertei; termenul de livrare; alte date relevante pentru ofert (persoana de contact, telefon, fax, etc.); semntura, calitatea persoanei i tampila ofertantului;

14. Selecia ofertei ctigtoare se face de ctre o comisie de evaluare a ofertelor, numit prin Decizie de ctre conductorul instituiei, pe baza Procesului verbal de selecie a ofertelor, semnat de ctre comisie.

b) Lichidarea cheltuielilor
15. Produsele sau lucrrile astfel achiziionate se vor recepiona de ctre Comisia de recepie, din cadrul instituiei, mpreun cu gestionarul primitor, pe baza documentelor justificative nsoitoare (factur fiscal, aviz de expediiei, etc.), care va ntocmi Nota de intrare recepie (NIR), n 3 exemplare, din care cte un exemplar pentru: gestionar, serviciul contabilitate i comisia de recepie. 16. Recepia produselor sau lucrrilor consfinete faza de lichidare a cheltuielilor i se ncheie prin aplicarea vizei Bun de plat, de ctre persoana autorizat s acorde viza, pe factura emis de ctre furnizor. 17. Pentru bunurile de natura materialelor sau obiectelor de inventar, intrate n gestiune, gestionarul primitor va ntocmi Fia de magazie, iar pentru bunurile de natura mijloacelor fixe, va ntocmi Fia mijlocului fix.

18. n cazul achiziiilor de servicii nu se ntocmete Not de intrare recepie, persoana autorizat s acorde viza aplic, pe factura fiscal, doar Viza Bun de plat, care certific faptul c, serviciile au fost prestate conform prevederilor din contract sau alte forme de acord ntre pri. 19. Viza Bun de plat se acord de ctre persoana autorizat s acorde viza, prin aplicarea tampilei Bun de plat pe factura fiscal, care certific faptul c, produsele au fost livrate i recepionate, serviciile au fost prestate sau lucrrile au fost executate conform prevederilor din contract sau alte forme de acord legal stabilit ntre pri. 20. Este interzis acordarea Vizei Bun de plat n cazul produselor, serviciilor sau lucrrilor, pentru care nu s-au efectuat formalitile legale de recepie a acestora.

c) Ordonanarea la plat a cheltuielilor

21. Dup recepia produselor, serviciilor sau lucrrilor achiziionate, Compartimentul Achiziii Publice va ntocmi Referatul de necesitate, care se semneaz de ctre solicitant. 22. Solicitantul va obine viza de compartiment, din partea efului de birou al entitii care a iniiat procedura de achiziie. 23. eful de birou-compartiment-serviciu, acord Viza de compartiment, care verific i certific: realitatea operaiunii, existena documentelor justificative aprobate anterior i concordana datelor din pachetul de documente. 24. Referatul de necesitate mpreun cu Memoriul justificativ (aprobat), Factura fiscal (coninnd Viza Bun de plat), Nota de intrare recepie, Contractul economic se va depune de ctre biroul-compartimentul-serviciul solicitant la contabilul ef, pe baza Registrului de operaiuni supuse vizei de control financiar preventiv, pentru acordarea Vizei CFP. 25. Dup obinerea Vizei CFP, biroul-compartimentul-serviciul solicitant depune Referatul de necesitate, mpreun cu celelalte documente justificative nsoitoare, la cabinetul directorului instituiei pentru aprobarea acestuia, n calitate de ordonator de credite. 26. Astfel aprobat, de ctre director, Referatul de necesitate mpreun cu celelalte documente justificative nsoitoare, se depune de ctre biroul-compartimentul-serviciul solicitant la Serviciul financiar-contabilitate, pe baza Borderoului de predare-primire documente. 27. Serviciul financiar-contabilitate va ntocmi Ordonanarea de plat, n dou exemplare (un exemplar pentru instituie i unul pentru Trezorerie) i va obine toate vizele i aprobrile necesare pentru efectuarea plii.

d) Plata cheltuielilor
28. Pe baza Ordonanrii de plat, Serviciul contabilitate va ntocmi Ordinul de plat i l va depune la Trezoreria Timioara, pentru efectuarea efectiv a plii. 29. Plata furnizorilor de produse, servicii sau lucrri se efectueaz exclusiv prin conturile acestora deschise la Trezoreria statului. 30. Sunt interzise, sub sanciunea dispoziiilor legale, efectuarea plailor ctre furnizori, prin conturi deschise la bnci comerciale, cu excepia ONG i PFA.

31. Plata unor avansuri ctre furnizori se poate efectua, numai n baza unui contract ncheiat cu acetia, n limita maxim de 30% din valoarea contractului i n condiiile garantrii de ctre furnizor a avansului acordat, cu Scrisoare de garanie bancar, eliberat de ctre banca furnizorului. 32. Angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor bugetare sunt stabilite, de lege, n sarcina ordonatorului de credite, iar plata cheltuielilor bugetare cade n sarcina Serviciului financiar-contabilitate. 33. Fazele de angajare, lichidare i ordonanare a cheltuielilor bugetare sunt supuse vizei de control financiar preventiv. 34. Operaiunile financiar-patrimoniale crora nu li s-a acordat viza de control financiar preventiv nu se pot nregistra n evidena contabil.

e) Acordarea avansurilor spre decontare

32. Plata furnizorilor de produse, servicii sau lucrri se efectueaz exclusiv prin virament, n conturile deschise de ctre acetia la Trezoreria statului. 33. Prin excepie, se pot efectua pli n numerar, n limita plafonului de pli n numerar, apobat de ctre Trezoreria Timioara, pentru plata unor drepturi cuvenite unor persoane fizice care nu au deschise conturi bancare sau pentru plata unor cheltuieli care nu se justific a fi efectuate prin virament, conform dispoziiilor legale. 34. Avansurile n numerar se acord, de regul, pentru cheltuielile de deplasare efectuate de ctre personalul angajat al instituiei sau colaboratorii acesteia, n interesul serviciului sau pentru achiziia de produse i servicii, conform prevederilor legale. 35. Acordarea avansului n numerar se efectueaz pe baza Memoriului justifivativ i a Referatului de necesitate, precum i a Ordinului de deplasare, n cazul deplasrilor n interesul serviciului. 36. Casierul acord avansul n numerar, titularului de avans, n baza Dispoziiei de plat ctre casierie, ntocmit de ctre Serviciul financiar-contabilitate. 37. Programarea ridicrii avansurilor de numerar se efectueaz la Serviciul financiar, cu cel puin 24 de ore nainte de ridicarea avansului, pe baza documentelor menionate mai sus i n intervalul orarului stabilit pentru casieria instituiei. 38. Serviciul financiar-contabilitate va lua toate msurile necesare pentru programarea ridicrilor de numerar, solicitate, din Trezoreria Timioara. 39. Decontarea avansurilor n numerar se efectueaz n termen de 24 de ore n cazul avansurilor pentru achiziii de produse, servicii sau lucrri i n maxim 3 zile de la ntoarcerea din delegaie, n cazul deplasrilor n interesul serviciului, pe baza documentelor justificative nsoitoare legale.

f) Cheltuieli eligibile
40. Se pot efectua numai acele cheltuieli care sunt cuprinse n Programul anual de achiziii publice i Bugetul de venituri i cheltuieli al instituiei, aprobate de ctre ordonatorul principal de credite i pentru care exist disponibiliti bneti n conturile bancare ale instituiei. 41. n cazul Programelor culturale sau Proiectelor ONG sunt eligibile numai cheltuielile prevzute n Bugetul programului (proiectului) i n limita acestuia.

42. Cheltuieli eligibile sunt acele cheltuieli legale care sunt cuprinse n Bugetul programului (proiectului) i particip direct la realizarea acestora, de natura: Servicii de cazare, pentru invitaii sau participanii la realizarea proiectului, care se deconteaz pe baza Facturii fiscale nsoit de Tabelul nominal cu participanii, semnat (olograf) de acetia i de ctre coordonatorul proiectului . Servicii de mas, pentru invitaii sau participanii la realizarea proiectului, care se deconteaz pe baza Facturii fiscale nsoit de Tabelul nominal cu participanii semnat (olograf) de acetia i de ctre coordonatorul proiectului. Servicii de transport, pentru invitaii sau participanii la realizarea proiectului, care se deconteaz pe baza Biletelor de cltorie nsoit de Tabelul nominal cu participanii semnat (olograf) de ctre coordonatorul proiectului. Pentru studeni i elevi se deconteaz numai bilete de cltorie clasa II-a cu reducerea legal de 50% din tarif, iar pentru invitai (alii dect studeni sau elevi) se deconteaz bilete de cltorie de orice nivel, cu aprobarea prealabil a conductorului instituiei. Servicii tipografice i conexe, constau n tiprirea diverselor materiale de promovare i reclam a activitilor culturale sau a proiectului i se deconteaz pe baz de Factur fiscal. Servicii de sonorizare i lumini, constau n astfel de servicii executate de ctre persoane juridice sau fizice autorizate i specializate n domeniu, care se deconteaz pe baz de Factur fiscal. Rechizite i materiale de birotic, sunt acele materiale care concur la realizarea proiectului cu destinaia respectiv i se deconteaz pe baz de Factur fiscal. Materiale consumabile, constau n acele materiale destinate s deserveasc funcionarea sau ntreinerea unor echipamente sau utilaje, care se deconteaz pe baz de Factur fiscal. Alte materiale i servicii (nominalizate), sunt acele materiale i servicii, altele dect cele enumerate mai sus, care concur la realizarea proiectului i care se decontreaz pe baz de Factur fiscal. 43. Tabelele nominale ntocmite pentru decontarea serviciilor de mas, cazare, transport sau n cazul distribuirii materialelor de reprezentare, trebuie s conin datele cu privire la numele i prenumele beneficiarului (studeni, elevi, alte categorii de tineri), seria i numrul crii de identitate i semntura beneficiarului, i s fie aprobate de ctre conductorul instituiei. 44. Nu sunt eligibile cheltuielile de protocol de tip cocktail sau de reprezentare, ntruct instituia nu este ndreptit la astfel de cheltuieli, conform prevederilor legale. 45. Nu sunt eligibile cheltuielile cu carburanii utilizai pentru mijloacele de transport, altele dect cele aflate n proprietatea instituiei, cu excepia autovehiculelor aflate n proprietatea unor persoane juridice, utilizate de ctre instituie pe baz de contract. 46. Nu sunt eligibile cheltuielile care s-au efectuat pe baz de documente care nu respect prevederile legale sau cheltuielile efectuate fr respectarea p rocedurilor legale privind achiziiile publice de produse, servicii sau lucrri. 47. Prin documente justificative legale se neleg acele documente emise de ctre persoane juridice legal nregistrate la autoritile competente, care respect normele prevzute de lege privind ntocmirea i nregistrarea lor, semnate de ctre persoanele autorizate i purtnd tampila oficial a emitentului.

48. Pentru nregistrarea n contabilitate nu se admit documente care nu respect formatul tipizat prevzut de lege, cu tersturi sau adugiri, ilizibile , documente n copie sau documente care nu conin datele de identificare ale agentului economic sau alte elementele formale i de fond prevzute de dispoziiile legale.

III. Dispoziii finale

49. Prezentele proceduri se completeaz cu prevederile cuprinse n: HG 801/2004 privind organizarea i funcionarea Caselor de Cultur a Studenilor Statutul de organizare i funcionare a Caselor de Cultur a Studenilor Regulamentul de Ordine Interioar al instituiei (ROI) Ordinele Preedintelui Autoritii Naionale pentru Tineret Deciziile Directorului Ageniei Sociale pentru Sprijinirea Studenilor

50. Procedurile se vor comunica, n vederea aplicrii lor ncepnd cu data prezentei, tuturor birourilor, serviciilor i compartimentelor funcionale din cadrul instituiei, precum i organizaiilor studeneti sau organizaiilor de tineret care colaboreaz sau activeaz n cadrul Casei de Cultur a Studenilor din Timioara.

DIRECTOR, Popescu Sorin

CONTABIL EF, ec. Miclea Florian