UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN TIMIOARA

Piaa Victoriei Nr.2 Tel: 40-256-40.30.16 Fax: 40-256-40.30.26 TIMIOARA - ROMNIA Cod potal: 300006 E-mail: florian.miclea@rectorat.upt.ro

Nr. 14.321 / 1 Octombrie 2010 PROCEDUR DE LUCRU privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor n conformitate cu prevederile Legii finanelor publice nr. 500/2002 i OMFP 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor precum i evidena angajamentelor legale i angajamentelor bugetare, OMF nr. 1917/2005 privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice i Planul de conturi din instituiile publice, precum i OG nr. 34/2006 privind achiziiile publice i HG 925/2006 pentru aplicarea OG 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare, se dispun urmatoarele: 1. ncepnd cu data de 1 Octombrie 2010 iniierea procedurilor privind achiziiile de bunuri, servicii i lucrri se efectueaz de ctre entitile achizitoare n baza Notei justificative ntocmit, n format electronic, conform modelului din anexa la prezenta. 2. Modelul Notei justificative este disponibil, n format electronic, la Serviciul Achiziii Publice i pe site-ul UPT: www.upt.ro seciunea: Achiziii publice. 3. Nota justificativ se ntocmete de ctre solicitant i se semneaz att de ctre acesta ct i de ctre persoana mputernicit s exercite viza de compartiment, de regul: conductorul entitii achizitoare (decan, prodecan baz material, director, ef serviciu, ef birou,) sau alte persoane legal autorizate n mod expres i se nregistreaz la Registratura fiecrei entiti achizitoare. 4. n funcie de natura achiziiei i sursa de finanare a acesteia Nota justificativ poate s conin i alte vize, astfel:
Viza pentru contractele de cercetare care se acord de ctre Biroul Evidena Cercetrii prin care se certific existena unui contract de cercetare nregistrat n evidena analitic i tehnic-operativ i c s-au identificat disponibilitile de finanare a contractului de cercetare; Viza pentru regia de cercetare care se acord de ctre Biroul Contabilitate prin care se certific existena disponibilitilor de finanare din regia aferent contractelor de cercetare; Viza pentru contractele de sponsorizare care se acord de ctre Biroul Financiar prin care se certific existena unui contract de sponsorizare nregistrat n evidena analitic i tehnic-operativ i c s-au identificat disponibilitile de finanare a activitilor sponsorizate; Viza pentru lista de investiii care se acord de ctre Serviciul Achiziii Publice prin care se certific faptul c bunurile de natura activelor fixe ce urmeaz a fi achiziionate sunt cuprinse n Lista de investiii, aprobat de ctre ordonatorul principal de credite; Viza pentru alte situaii care se acord de ctre diferite compartimente funcionale prin care se certific caracterul special a activitilor sau al surselor de finanare;

5. Dup obinerea prealabil a vizelor, menionate mai sus, Nota justificativ, nsoit i de alte documente ca: Fia de date a achiziiei, Caietul de sarcini, Nota de fundamentare, etc. se depune la Serviciul Achiziii Publice, n vederea demarrii procedurii de achiziie. 6. nainte de iniierea procedurii de achiziie Serviciul Achiziii Publice va verifica Nota justificativ mpreun cu documentaia nsoitoare i va acorda viza CPV, prin care se certific faptul c bunurile, serviciile sau lucrrile sunt cuprinse n Planul anual privind achiziiile publice i selecteaz procedura de achiziie. 7. Nota justificativ se supune vizei CFP (control financiar preventiv) i dup obinerea acesteia se aprob de ctre rector (ordonatorul de credite). 8. Serviciul Achiziii Publice ntocmete Referatul de necesitate i Propunerea de angajare a unei cheltuieli, cu ajutorul aplicaiei ALOP, dup care le depune, mpreun cu Nota justificativ i celelalte documente nsoitoare la Serviciul Contabilitate. 9. Propunerea de angajare a unei cheltuieli se supune vizei CFP i dup obinerea acesteia se aprob de ctre rector (ordonatorul de credite). 10. Serviciul Contabilitate ntocmete Angajamentul bugetar (individual sau global), dup caz, i l nregistreaz n contabilitate (cont 8066), dup care se supune vizei CFP i dup obinerea acesteia se aprob de rector (ordonatorul de credite), apoi mpreun cu toate documentele ntocmite pn n acest moment se transmite Serviciului Achiziii Publice. 11. n urma aprobrii Angajamentului bugetar, Serviciul Achiziii Publice aplic procedura de achiziie public, selectat conform prevederilor legale, n urma creia ntocmete Contractul (Angajamentul legal), care se supune vizei CFP i dup obinerea acesteia se aprob de rector (ordonatorul de credite). 12. Serviciul Achiziii Publice depune contractul, astfel semnat, la Serviciul Contabilitate, n vederea nregistrii n contabilitate a contractului n contul 8067 Angajamente legale. 13. n baza contractului produsele pot fi furnizate, serviciile pot fi prestate iar lucrrile pot fi executate, conform clauzelor contractuale. 14. Instituiile publice pot acorda sume n avans furnizorilor, conform prevederilor legale, dac acest fapt este stipulat n contract i numai dac avansul este garantat la rambursare prin Scrisoare de garanie bancar, n limita sumelor ce urmeaz a fi acordate n avans. 15. n urma livrrii i pe baza Facturii comisia de recepie procedeaz la recepia cantitativ i calitativ, ntocmind, dup caz:
Not de intrare recepie - pentru recepia bunurilor Proces verbal de recepie - pentru recepia serviciilor Proces verbal de recepie parial / final - pentru recepia lucrrilor

16. Dup efectuarea operaiunilor de recepie Viza Bun de plat se acord de ctre persoanele mputernicite prin decizia rectorului (ordonatorul de credite), prin aplicarea tampilei cu meniunea Bun de plat pe factura fiscal i semntura mputernicitului.

17. Documentele de recepie, ntocmite de ctre comisie, se transmit cu toate documentele anex la Serviciul Contabilitate pentru nregistrarea n evidena contabil a intrrilor de bunuri, servicii sau lucrri, dup care se transmit la Serviciul Financiar pentru a proceda la Recepia fiscal, care verific concordana dintre datele nscrise n factura fiscal i documentele de recepie i aplic Viza Acceptat la plat pe factura fiscal a furnizorului. 18. Dup parcurgerea procedurii de recepie fiscal, Serviciul Financiar va ntocmi Ordonanarea de plat i o va transmite Serviciului Contabilitate pentru calculul Angajamentelor bugetare rmase de achitat. 19. Ordonanarea de plat se va supune vizei CFP i se aprob de ctre rector. 20. n baza Ordonanrii de plat Serviciul Financiar ntocmete Ordinul de plat, cu ajutorul aplicaiei Ministerului Finanelor Publice, care se semneaz de ctre persoanele mputernicite cu specimene de semnturi n banc i se depune pentru efectuarea plii, fie la Trezoreria Municipiului Timioara fie la alte instituii bancare agreate, dup caz. 21. Prezenta decizie se va comunica tuturor facultilor, departamentelor, compartimentelor sau altor entiti cu atribuii n domeniul ALOP, din cadrul Universitii Politehnica din Timioara.

RECTOR, prof.dr.ing. Nicolae ROBU

DIRECTOR FINANCIAR CONTABIL, ec. Miclea Florian