Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Factura
Factura se intocmeste, in cel putin doua exemplare, pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii
efectuate si serveste ca:
document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor
livrate si a serviciilor prestate;
document de insotire a bunurilor pe timpul transportului, dupa caz;
document de incarcare in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.
Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, factura nu mai intra in categoria documentelor cu regim special.
Aceasta este considerata formular cu regim intern de tiparire si numerotare.
Puteti utiliza si dupa data de 1 ianuarie 2007 formularele de factura, factura fiscala si aviz de insotire a
marfii pretiparite, inseriate si numerotate sub supravegherea Companiei Nationale „Imprimeria Nationala”
S.A. sau editate cu ajutorul tehnicii de calcul, in baza prevederilor legale, insa doar pana la epuizarea
stocului existent in cadrul entitatii.
Atentie! Daca nu ati epuizat stocul de facturi fiscale, trebuie sa inlocuiti prefixul R din codul de
inregistrare in scopuri de TVA, pretiparit pe facturile fiscale cu prefixul RO. Aceasta modificare poate fi
efectuata fie manual, fie prin aplicarea unei stampile.
In situatia in care nu intocmiti factura in momentul livrarii, bunurile livrate trebuie sa fie insotite pe
timpul transportului de avizul de insotire a marfii. Pentru a exista o corelare intre documentele de livrare,
in formularul defactura trebuie sa inscrieti numarul si data avizului de insotire a marfii.
Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, factura trebuie sa cuprinda, in mod obligatoriu, cel putin
urmatoarele informatii:
numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care sa identifice factura in mod unic;
data emiterii facturii;
denumirea, adresa si codul de inregistrare ale persoanei impozabile care emite factura;
denumirea, adresa si codul de inregistrare ale cumparatorului de bunuri sau servicii;
denumirea si cantitatea bunurilor livrate sau denumirea serviciilor prestate;
data la care au fost livrate bunurile sau au fost prestate serviciile sau data incasarii unui avans,
cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/ prestarii sau incasarii avansului;
baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota de TVA, scutire sau operatiune
netaxabila, pretul unitar, exclusiv TVA, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de
pret;
indicarea, in functie de cotele TVA, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate
in lei, sau a urmatoarelor mentiuni:
1. – in cazul in care nu se datoreaza TVA, mentiunile „scutit cu drept de deducere“, „scutit fara drept
de deducere”, „neimpozabila in Romania” sau „neinclus in baza de impozitare”;
2
Facturile emise si cele primite pot fi stocate prin orice metode, iar locul de stocare trebuie sa se afle pe
teritoriul Romaniei. Exceptie fac facturile emise si cele primite prin mijloace electronice, care se pot stoca
in orice loc daca, pe perioada stocarii:
se garanteaza accesul on-line la datele respective;
se garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca
acestea sunt lizibile;
datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt de
asemenea stocate;
facturile sau continutul facturilor emise si primite pot fi puse la dispozitia organelor fiscale
competente fara nicio intarziere, de fiecare data cand se solicita acest lucru.
Transmiterea si stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta transmiterea sau punerea
la dispozitia beneficiarului, precum si stocarea, prin echipamente electronice de procesare si
stocare de date, inclusiv compresia digitala, pe baza cablurilor telegrafice, a transmisiei radio, a
tehnologiilor optice sau a altor mijloace electromagnetice.
La furnizor, factura circula:
la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele
reclamatii ale clientilor;
la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate.
La cumparator , factura circula:
la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea
in contabilitate.
La furnizor , factura se arhiveaza:
la compartimentul desfacere;
la compartimentul financiar-contabil;
La cumparator, factura se arhiveaza:
la compartimentul financiar-contabil.
Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii din cadrul entitatii dumneavoastra
trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, una sau mai multe persoane care sa aiba atributii
privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise.
Facturile trebuie sa aiba numere de ordine secventiale stabilite de catre dumneavoastra, in baza uneia
sau a mai multor serii, astfel incat necesarul sa fie asigurat.
Persoanele care nu au obligatia de a emite facturi vor inregistra veniturile realizate zilnic utilizand
monetarul, chitanta sau alte documente specifice, dupa caz. Aceasta prevedere nu se aplica operatorilor
economici care au obligatia sa utilizeze aparatele electronice de marcat fiscale.
De regula, in situatiile in care bunurile circula fara sa fie insotite de factura, documentul utilizat pe
perioada transportului trebuie sa fie avizul de insotire a marfii.
4
se fac livrari in ritm constant, iar clauzele contractuale prevad facturarea la anu
mite intervale de timp (de doua ori pe saptamana, de exemplu);
pentru materialele trimise spre prelucrare la terti, caz in care se mentioneaza pe aviz „pentru
prelucrare”;
pentru transferurile de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, cu mentiunea
„fara factura”.
Avizul de insotire a marfii trebuie sa cuprinda, in mod obligatoriu, cel putin urmatoarele informatii:
seria si numarul intern de identificare a formularului;
data emiterii formularului;
datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod de identificare
fiscala);
denumirea si cantitatea bunurilor livrate;
date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numar),numarul
mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului; si
semnatura expeditorului.
Avizul de insotire a marfii serveste ca:
document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;
dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale
aceleiasi unitati;
document de primire in gestiune, dupa caz.
5
Monetarul
Monetarul (cod 14-50-61), aprobat prin O.M.F.P. nr. 970/1998, este folosit pentru consemnarea vanzarilor
in unitatile cu amanuntul.
Acesta se intocmeste zilnic, la sfarsitul programului de lucru, pentru incasarile efectuate.
Firmele de comert cu amanuntul, cu anumite exceptii, au obligatia folosirii aparatelor de marcat
electronice fiscale si emiterii de bonuri fiscale (obligatie mentionata de O.U.G. nr. 28/1999,
republicata).
6
Bonul fiscal
Bonul fiscal este emis de casa de marcat si trebuie sa aiba inscrise cel putin urmatoarele date:
denumirea, adresa si codul fiscal ale agentului economic emitent;
logotipul si seria aparatului de marcat;
numarul de ordine al bonului, data si ora emiterii;
denumirea bunurilor sau serviciilor livrate, cantitatile, preturile unitare, valoarea si cota de TVA
aplicata;
valoarea totala a bonului, valoarea aferenta TVA si valoarea altor taxe necuprinse in baza de
impozitare a TVA.
Bonul fiscal trebuie sa fie inmanat in mod obligatoriu clientilor, odata cu bunurile
vandute. Neemiterea bonurilor fiscale constituie contraventie.
Atentie! Costul achizitiei si instalarii aparatelor de marcat electronice fiscale este deductibil
integral la determinarea impozitului pe profit din luna punerii in functiune.
In cazul unor defectiuni ale casei de marcat sunteti obligat sa tineti un registru special, numit carte de
interventie, ale carui format si mod de intocmire sunt cuprinse in H.G. nr. 479 din 18.04.2003 (publicata in
M.Of. nr. 319 din 12.05.2003). In perioada cuprinsa intre momentul constatarii defectiunii si repararea
casei de marcat, vanzarile vor fi consemnate intr-un registru special intocmit pe baza modelului din anexa
2a/2b la H.G. nr. 479/2003.
Tehnicianul de service care va repara casa de marcat trebuie sa aiba abilitare speciala in acest sens si
are obligatia de a consemna in cartea de interventii si in registrul special de vanzari data si ora la care
casa de marcat a reinceput sa functioneze.
Aceeasi procedura se aplica si in cazul intreruperii curentului electric, dar, in aceasta situatie, o
persoana responsabila din firma dvs. va consemna in registrul special de vanzari – sub semnatura si
stampila – data si ora reinceperii functionarii casei de marcat.
Sunt exceptate de la obligatia folosirii caselor de marcat numai vanzarile de paine si produse de
panificatie, ziare, reviste, vanzarile de timbre fiscale, postale si judiciare, activitatile de amanet, dar numai
pentru primirile de obiecte.
Atentie! Bonurile de vanzare pentru activitatea de taximetrie au un continut specializat, descris in detaliu
in H.G. nr. 479/2003, modificata de H.G. nr. 2398/2004.
Rola-jurnal
Rola-jurnal este considerata a fi exemplarul 2 al bonului fiscal. De fapt, din punct de vedere tehnic, ea
este o banda autocopiativa care trece prin imprimatorul casei de marcat odata cu banda de bonuri fiscale
si se ruleaza pe un alt tambur, pe masura ce se consuma.
La sfarsitul zilei, rola-jurnal se rupe obligatoriu dupa ultimul bon emis si se arhiveaza, conform legii, timp
de doi ani.
7
Registrul special
Registrul special este documentul in care se consemneaza datele din rapoartele fis-cale de inchidere
zilnica. Acest document, precum si memoriile fiscale ale aparatului de marcat se arhiveaza timp de 10
ani.
Bonul de comanda-chitanta
Bonul de comanda-chitanta este documentul specific contractarii si efectuarii de servicii. El are ca scop
atat consemnarea si incasarea veniturilor de la clienti, cat si inregistrarea obiectelor si materialelor primite
de la acestia pentru a fi reparate, curatate, croite etc.
Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, Bonul de comanda-chitanta nu s -a mai tiparit, inseriat si
numerotat sub supravegherea Companiei Nationale „Imprimeria Nationala” S.A.
Puteti utiliza formularele existente in stoc pana la epuizarea lor.
Bonul de comanda-chitanta se intocmeste in cel putin doua exemplare.
Jurnalul de vanzari
Jurnalul de vanzari are scopul de a asigura baza de control si de contabilizare a TVA si a veniturilor. La
intocmirea acestuia stau documentele primare justificative.
Modelul jurnalului de vanzari este cel prevazut de O.M.F.P. nr. 2.217 din 22.12.2006 privind organizarea
evidentei in scopul taxei pe valoarea adaugata.
Jurnalul de vanzari nu este un formular tipizat stabilit de Ministerul Finantelor Publice. Fiecare persoana
impozabila poate sa isi stabileasca modelul documentului pe baza caruia determina taxa colectata,
conform specificului propriu de activitate, dar acesta trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
8
valoarea totala, fara taxa, a tuturor livrarilor de bunuri si/sau prestarilor de servicii efectuate in
fiecare perioada fiscala (luna sau trimestru, dupa caz), insa cu o evidentiere distincta pentru:
1. – livrarile intracomunitare de bunuri scutite;
2. – exporturile de bunuri si alte operatiuni scutite de TVA;
– operatiunile care nu au loc in Romania;
3. – livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii pentru care se utilizeaza cota de TVA de
9%;
taxa colectata pentru fiecare perioada fiscala.